Helsingfors stad Föredragningslista 7/ (5) Stadsfullmäktige Sj/

Transkriptio

1 Helsingfors stad Föredragningslista 7/ (5) Beslutshistoria Kaupunginhallitus HEL T Päätös Kaupunginhallitus päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päätti seuraavaa: Kaupunginvaltuusto päättää muuttaa kulttuuri- ja kirjastotoimen johtosäännön 20 :n kuulumaan seuraavasti: 20 Organisaatio Virastossa on seuraavat osastot: - kirjasto- ja asiakaspalvelut - sisältö ja tukipalvelut Osaston toimistotasoisesta yksikköjaosta päättää lautakunta. Samalla kaupunginvaltuusto päättää johtosäännön 23 :n kuulumaan seuraavasti 23 Sisältö- ja tukipalveluiden toimiala Osasto vastaa kirjastoverkkoa tukevista sisältöpalveluista sekä keskitetyistä tukipalveluista hyväksyttyjen tavoitteiden mukaisesti. Lisäksi kaupunginvaltuusto päättää kumota kulttuuri- ja kirjatoimen johtosäännön 24 :n. Johtosäännön muutokset tulevat voimaan lukien. Esittelijä Lisätiedot apulaiskaupunginjohtaja Ritva Viljanen Leena Mickwitz, kaupunginsihteeri, puhelin: leena.mickwitz(a)hel.fi Kulttuuri- ja kirjastolautakunta HEL T

2 Helsingfors stad Föredragningslista 7/ (5) Päätös 20 Organisaatio Kulttuuri- ja kirjastolautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle, että kirjastotoimen osalta johtosääntöä muutetaan seuraavasti: Virastossa on seuraavat osastot: - kirjasto- ja asiakaspalvelut - sisältö- ja tukipalvelut Osaston toimistotasoisesta yksikköjaosta päättää lautakunta. 23 Sisältö- ja tukipalvelujen toimiala Osasto vastaa kirjastoverkkoa tukevista sisältöpalveluista sekä keskitetyistä tukipalveluista hyväksyttyjen tavoitteiden mukaisesti. Lisäksi 24 poistuu. Kaupunginkirjaston osalta johtosääntöä esitetään muutettavaksi siten että kolmen osaston mallista siirrytään kahden osaston malliin. Verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osasto sekä sisältöpalvelujen osasto poistetaan ja tilalle tulee sisältö- ja tukipalvelujen osasto, joka hoitaa pääosan entisten kahden osaston tehtävistä. Kirjastotoimen johtajan suoraan alaisuuteen siirretään valtakunnalliset ja kansainväliset tehtävät sekä johdon tuki eli johdon assistentti ja hallintosihteeri. Kirjaston organisaatiouudistus perustuu sekä toimintaympäristön että oman toiminnan muutoksiin. Muutokset on otettu huomioon kirjaston vuonna 2012 hyväksytyssä uudessa strategiassa. Ennen organisaatiouudistusta analysoitiin ja päivitettiin myös kirjaston prosessit, millä oli merkittävä vaikutus uudistuksiin. Ydinprosesseissa päädyttiin aiemman kolmen sijasta kahteen prosessiin. Sisältöprosessissa tuotetaan tarjolla olevat palvelut. Palveluprosessi kattaa suorat kontaktit käyttäjien kanssa sekä kirjastoissa ja muissa fyysisissä ympäristöissä että verkossa. Verkkokirjastoprosessi purettiin, koska verkkopalvelujen arvioitiin jo sulautuneen osaksi kirjaston tukipalvelukokonaisuutta. Avainprosesseiksi nostettiin kolme prosessia: markkinointi, kansalliset ja yhteiset tehtävät sekä kehittäminen. Uusi organisaatio on rakennettu vastaamaan edellä mainitussa vaiheissa tunnistettuihin haasteisiin. Suurin muutos on maan kaikkien kirjastojen lisääntyvä yhteistyö, jonka järjestämisessä Helsingin kaupunginkirjastolla yleisten kirjastojen keskuskirjastona on erityisrooli.

3 Helsingfors stad Föredragningslista 7/ (5) Esimerkkejä kansallisesta yhteistyöstä ovat yhteisluettelon käynnistyminen ja yhteinen e-aineistojen hankinta. Kansallisen yhteistyön toimijat on uudistuksessa nostettu omaksi yksikökseen suoraan kirjastotoimen johtajan alaisuuteen. Tämä on perusteltua juuri keskuskirjastotehtävien takia. Kaupunginkirjasto on ainoa kaupungin virasto jolla on valtakunnallisia velvoitteita. Kirjaston sisällä purettiin edellisessä uudistuksessa perustettu verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osasto. Se oli todettu liian pieneksi ollakseen osastotasoinen yksikkö. Sisällöllisesti merkittäviä uudistuksia ovat asiakaspalveluyksiköiden ja sisältöpalveluyksiköiden aiempaa selkeämpi ryhmittely omiin osastoihinsa sekä keskustakirjastotyön liittäminen kiinteästi kirjaston muuhun kehittämiseen. Johtosäännön muutoksen henkilöstövaikutukset Käsittely Verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osaston kirjastotoimen apulaisjohtajan virka jäi viranhaltijan irtosanoutumisen takia avoimeksi ja on edelleen täyttämättä. Organisaatiomuutos tulee voimaan aikaisintaan Voimassa oleva kulttuuri- ja kirjastotoimen johtosääntö on liitteenä. Kaupunginkirjaston henkilöstötoimikunta on käsitellyt johtosäännön muutosehdotuksen kokouksessaan Kaupunginkirjaston uusi organisaatiokaavio on liitteenä Esittelijän muutetun ehdotuksen mukaan Tuula Haavisto: Esittelijän perusteluista siirretään päätöstekstiin seuraavasti: "Kaupunginkirjaston osalta johtosääntöä esitetään muutettavaksi siten että kolmen osaston mallista siirrytään kahden osaston malliin. Verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osasto sekä sisältöpalvelujen osasto poistetaan ja tilalle tulee sisältö- ja tukipalvelujen osasto, joka hoitaa pääosan entisten kahden osaston tehtävistä. Kirjastotoimen johtajan suoraan alaisuuteen siirretään valtakunnalliset ja kansainväliset tehtävät sekä johdon tuki eli johdon assistentti ja hallintosihteeri. Kirjaston organisaatiouudistus perustuu sekä toimintaympäristön että oman toiminnan muutoksiin. Muutokset on otettu huomioon kirjaston vuonna 2012 hyväksytyssä uudessa strategiassa. Ennen organisaatiouudistusta analysoitiin ja päivitettiin myös kirjaston

4 Helsingfors stad Föredragningslista 7/ (5) prosessit, millä oli merkittävä vaikutus uudistuksiin. Ydinprosesseissa päädyttiin aiemman kolmen sijasta kahteen prosessiin. Sisältöprosessissa tuotetaan tarjolla olevat palvelut. Palveluprosessi kattaa suorat kontaktit käyttäjien kanssa sekä kirjastoissa ja muissa fyysisissä ympäristöissä että verkossa. Verkkokirjastoprosessi purettiin, koska verkkopalvelujen arvioitiin jo sulautuneen osaksi kirjaston tukipalvelukokonaisuutta. Avainprosesseiksi nostettiin kolme prosessia: markkinointi, kansalliset ja yhteiset tehtävät sekä kehittäminen. Uusi organisaatio on rakennettu vastaamaan edellä mainitussa vaiheissa tunnistettuihin haasteisiin. Suurin muutos on maan kaikkien kirjastojen lisääntyvä yhteistyö, jonka järjestämisessä Helsingin kaupunginkirjastolla yleisten kirjastojen keskuskirjastona on erityisrooli. Esimerkkejä kansallisesta yhteistyöstä ovat yhteisluettelon käynnistyminen ja yhteinen e-aineistojen hankinta. Kansallisen yhteistyön toimijat on uudistuksessa nostettu omaksi yksikökseen suoraan kirjastotoimen johtajan alaisuuteen. Tämä on perusteltua juuri keskuskirjastotehtävien takia. Kaupunginkirjasto on ainoa kaupungin virasto jolla on valtakunnallisia velvoitteita. Kirjaston sisällä purettiin edellisessä uudistuksessa perustettu verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osasto. Se oli todettu liian pieneksi ollakseen osastotasoinen yksikkö. Sisällöllisesti merkittäviä uudistuksia ovat asiakaspalveluyksiköiden ja sisältöpalveluyksiköiden aiempaa selkeämpi ryhmittely omiin osastoihinsa sekä keskustakirjastotyön liittäminen kiinteästi kirjaston muuhun kehittämiseen. Johtosäännön muutoksen henkilöstövaikutukset Verkkokirjasto- ja hallintopalvelujen osaston kirjastotoimen apulaisjohtajan virka jäi viranhaltijan irtosanoutumisen takia avoimeksi ja on edelleen täyttämättä. Organisaatiomuutos tulee voimaan aikaisintaan Voimassa oleva kulttuuri- ja kirjastotoimen johtosääntö on liitteenä. Kaupunginkirjaston henkilöstötoimikunta on käsitellyt johtosäännön muutosehdotuksen kokouksessaan Kaupunginkirjaston uusi organisaatiokaavio on liitteenä." Lautakunta hyväksyi muutoksen yksimielisesti. Esittelijä Lisätiedot kirjastotoimen johtaja Tuula Haavisto Anna-Maria Soininvaara, kirjastotoimen apulaisjohtaja, puhelin:

5 Helsingfors stad Föredragningslista 7/ (5) anna-maria.soininvaara(a)hel.fi Tuula Haavisto, kirjastotoimen johtaja, puhelin: tuula.m.haavisto(a)hel.fi