Johtamisjärjestelmän uudistaminen

Transkriptio

1 Johtamisjärjestelmän uudistaminen Kaupunginjohtaja Jussi Pajunen Kaupunginvaltuusto

2 Johtamisjärjestelmän uudistaminen Strategiaohjelma (kaupunginvaltuusto ) Uudistetaan kaupungin johtamisjärjestelmä Uudistuksen tavoitteena on kunnallisvaalituloksen heijastuminen kaupungin johtoon demokraattisen päätöksenteon ja sen vaikuttavuuden parantaminen ja kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen roolin vahvistaminen kaupungin johtamisessa

3 Kaupunginhallituksen johtamisen jaoston työskentely

4 Johtamisen jaoston työskentely 2013 loppuvuosi Kaupunginhallituksen johtamisen jaosto aloitti 2014 ja kevät 2015 Jaosto on tutustunut johtamismalleihin 2015 toukokuu Kysely valtuustoryhmille Valtuustoryhmien vastaukset, linjausten valmistelun ja vuorovaikutuksen käynnistäminen Vuorovaikutus kaupunkilaisten ja sidosryhmien kanssa Syyskausi Uudistusesityksen käsittely jojassa (26.10., ) Jojan esitys johtamisjärjestelmän uudistamisesta kaupunginhallitukselle ja kaupunginvaltuustolle

5 Kuntalaisten ja sidosryhmien vuorovaikutus Vuorovaikutusta varten kaupungin verkkosivuille luotiin sivusto - Vuorovaikutuksen välineenä verkkoaivoriihi ja lisäksi mahdollisuus vastaamiseen asuakastaloissa, osassa kirjastoja ja kaupungintalolla - Verkossa 755 vastaajaa ja kirjallisia vastauksia 40 vastaajalta - Henkilöstölle viestitettiin kyselystä kaupungin sisäisten viestintäkanavien kautta. Vastaajista enemmistö (46,7%, 353 vastaajaa) oli kaupungin työntekijöitä - Vuorovaikutuksen tulokset heijastelevat johtamisjärjestelmän kokonaisuuden monimuotoisuutta ja eri ratkaisuihin liittyviä arvovalintoja. - Vuorovaikutuksen tulokset on käsitelty johtamisen jaostossa

6 Yhteenvetoa johtamisen jaoston työskentelystä Jaosto on tarkastellut Suomen suurten kaupunkien sekä eräiden pohjoismaiden ja eurooppalaisten kaupunkien johtamista Tampereen mallia seurattu tarkasti Ulkomaisista vertailuista ei suoraan hyötyä Suomen suurten kaupunkien yhteenveto Pormestarimalli on hylätty, siellä missä on selvitetty Toimialamalliin siirrytty eräissä kaupungeissa Palkallisia luottamushenkilöitä käytössä vähän Puheenjohtajamallista ei kokemuksia Vertailu on haastavaa, koska paikallinen poliittinen kulttuuri ja historia vaikuttaa

7 Toimintaympäristön muutosvoimat ja lainsäädäntö

8 Kaupungin johtamisen toimintaympäristön muutosvoimia Kaupungin väestö kasvaa ja monipuolistuu Kaupunkilaisten palvelutarpeet monipuolistuvat Sidosryhmien odotukset kaupunkia kohtaan lisääntyvät Elinkeinoelämä, järjestöt, matkailijat ja vierailijat Helsingin asema kansainvälisessä kaupunkikilpailussa Metropolialue kasvaa Talouden reunaehdot tiukkenevat Poliittisen toimintaympäristön muutos Johtamisessa yhteistoiminta henkilöstön kanssa korostuu

9 Kansalliset muutokset Hallitus on luomassa Suomeen uuden kolmiportaisen julkisen hallinnon Kunnat Itsehallintoalueet Valtio Sotea ja pelastustoimea ollaan siirtämässä itsehallintoalueille 2019 Järjestelmä avaa mahdollisuuden siirtää myös muita kuntien tehtäviä itsehallintoalueille Kuntien tehtäväalue näyttäisi pienenevän Kuntalain muutos: valtuustokausi alkaa

10 Kaupungin nykyinen organisaatio

11 Helsingin organisaatio

12 Toimielimet 2016: Lautakuntarakenne Kaupunginvaltuusto (85) Tarkastuslautakunta Kaupunginhallitus (15) Konsernijaosto (9, Khn jäseniä) Johtamisen jaosto (9, pj ja varapj Khs tai Khs vara) Tietotekniikkajaosto (9, pj ja varapj Khs tai Khs vara) Kj Talpa jk (5, 5 viranh.) Kaj Ryj Sj Stj Kaupunkisuunnittelu ltk Yleisten töiden ltk Opetus ltk (11) Kulttuuri ja kirjasto ltk Sosiaali ja terveys ltk (13) Kiinteistö ltk Asunto ltk Rakennus ltk Ympäristö ltk Teknisen palvelun ltk Pelastus ltk Sk jaosto (9, ltk jäsenet) Rk jaosto (2 ltk jäs +7 lisäjäs.) Nuoriso ltk Sk työväenopiston jk Rk työväenopiston jk Kaupunginorkesterin jk 1. jaosto (7, pj ltk jäs.) 2. jaosto (7, pj ltk jäs.) 3. jaosto, rk (7, pj ltk jäs.) Asuntotuotanto tk (5) Palvelukeskus jk Liikunta ltk Kaupunginmuseon jk Varhaiskasvatus ltk Liikennelaitos jk Oiva jk (5, 4 viranh. ja 1 kumpp.) Taidemuseon jk Työterveys jk Eläintarhan jk 12 (5, 4 viranh. ja 1 kumpp.)

13 Johtamisjärjestelmän uudistaminen Esitys kaupunginvaltuustolle

14 Luottamushenkilöorganisaatio ja johtaminen Kaupunginhallitus ja toimialalautakunnat Kaupunginvaltuuston koko on 85 valtuutettua Kaupunginhallitus (15) valitaan kaupunginvaltuutetuista ja varavaltuutetuista Kaikkien kaupunginhallitusryhmien mahdollisuus osallistua täysipainoisesti kaupunginhallituksen työskentelyyn turvataan jatkovalmistelussa Toimialalautakuntien koko ratkaistaan jatkovalmistelussa siten että taataan riittävä asiantuntemus ja poliittinen edustavuus. Lähtökohtana selvitetään 13 jäsenen lautakuntia. Kaupunginhallituksen vakituisia jaostoja ovat konsernijaosto ja elinkeinojaosto. Selvitetään digitalisaatiojaoston perustamista ensi valtuustokaudelle

15 Luottamushenkilöorganisaatio ja johtaminen: Pormestarimalli Erotetaan virkamiesvalmistelu ja poliittinen päätöksenteko selkeästi toisistaan ottamalla käyttöön pormestarimalli Valtuusto valitsee pormestarit ja apulaispormestarit vaalikaudeksi kerrallaan Pormestari toimii kaupunginhallituksen puheenjohtajana ja apulaispormestarit toimialalautakuntien puheenjohtajina sekä kaupunginhallituksen jäseninä Pormestari ja apulaispormestarit ovat päätoimisia luottamushenkilöitä Jatkovalmistelussa määritellään tarve valtuustokauden alussa suurimman valtuustoryhmän aloitteesta valtuustoryhmien kesken neuvoteltavalle pormestariohjelmalle. Pormestariohjelman suhde valtuustostrategiaan määrittyy jatkovalmistelussa

16 Luottamushenkilöorganisaatio ja johtaminen: Esittely kaupunginhallitukselle Kansliapäällikkö toimii kaupunginhallituksen esittelijänä Mikäli kansliapäällikön esitys poikkeaa toimialasta vastaavan pormestarin tai apulaispormestarin kannasta eikä pormestari anna asialle esittelylupaa, alistetaan pohjaesityksen muoto pormestariston (ent. johtajisto) päätettäväksi Pormestaristossa tehdyn sisällöllisen päätöksen esittely kaupunginhallitukselle voisi tapahtua pormestarin toimesta Esittelylupakäytännön vaihtoehtoja selvitetään jatkovalmistelussa

17 Luottamushenkilöorganisaatio ja johtaminen: Toimialamalli Palvelujen asukaslähtöisyyden parantamiseksi sekä kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen strategisen ohjauksen tehostamiseksi otetaan käyttöön palvelukokonaisuudet yhdistävä ja ohjattavia yksiköitä vähentävä toimialamalli Lautakuntarakennemallia uudistetaan siirtymällä toimialalautakuntiin

18 Toimiala- ja lautakuntarakenteen päälinjaukset Hallintokuntien rajoja poistetaan yhdistämällä lautakuntia ja virastoja laajemmiksi toimialoiksi tarkoituksenmukaisella tavalla Toimialoja on keskushallinnon lisäksi korkeintaan neljä, ja ne voivat olla esimerkiksi Sosiaali- ja terveystoimi Opetus- ja varhaiskasvatustoimi Tekninen toimi Kulttuuri-, liikunta- ja vapaa-aikatoimi Lautakunnille muodostetaan tarvittava määrä jaostoja jatkovalmistelussa siten, että monipuolinen edustus, eri alojen tuntemus ja yhteydet kansalaisyhteiskuntaan voidaan varmistaa ja että jaostot mahdollistavat luottamushenkilöille sisällöllisen perehtymisen käsiteltäviin asioihin riittävällä tarkkuudella Jaostoille delegoidaan itsenäistä päätösvaltaa tarkoituksenmukaisessa laajuudessa Toimialajohtajat toimivat lautakuntien esittelijöinä Kaupunkikonsernille tukipalveluja tuottavien liikelaitosten ohjaus keskitetään keskushallintoon. Tukipalveluliikelaitoksilla on johtokunnat

19 Lautakuntarakenteen valmistelun lähtökohtia Toimialoja keskushallinnon lisäksi korkeintaan neljä, esimerkiksi : Keskushallinto Kaupunginvaltuusto (85) Tarkastuslautakunta Kaupunginhallitus (15) Taloushallintopalvelu jk Konsernijaosto Palvelukeskus jk Elinkeinojaosto Työterveys jk Digitalisaatiojaosto selvitetään Tekninen toimi Opetus- ja varhaiskasvatustoimi Kulttuuri-, liikuntaja vapaa-aikatoimi Sosiaali- ja terveystoimi Tekninen ltk Opetus- ja varhaiskasvatus ltk Kulttuuri-, liikuntaja vapaa-aika ltk Sosiaali- ja terveys ltk Rakennusltk:n ja ympäristöltk:n tehtävät: Ltk tarve selvitetään Suomenkielinen jaosto Ruotsinkielinen työväenopisto (jaosto tai johtokunta) Pelastus ltk Liikenneliikelaitos jk Ruotsinkielinen jaosto Lautakunnille muodostetaan tarvittava määrä jaostoja jatkovalmistelussa siten, että monipuolinen edustus, eri alojen tuntemus ja yhteydet kansalaisyhteiskuntaan voidaan varmistaa ja että jaostot mahdollistavat luottamushenkilöille sisällöllisen perehtymisen käsiteltäviin asioihin riittävällä tarkkuudella 19

20 Operatiivisen organisaation päälinjaukset Keskushallintoa johtaa kansliapäällikkö. Toimialaa johtaa toimialajohtaja. Kansliapäällikkö nimitetään määräajaksi johtajasopimuksella. Toimialajohtajien virkasuhteen muoto määrittyy jatkovalmistelussa. Johtamisjärjestelmän uudistuksen tavoitteena on yhtäältä poliittisen ohjauksen ja päätöksenteon ja toisaalta ammattiosaamiseen perustuvan virkamiesvalmistelun roolien selkiyttäminen Kansliapäällikkö on toimialajohtajien esimies Jatkovalmistelussa on selvitettävä, voivatko toimialajohtajat olla substanssiasioissa vastuussa suoraan apulaispormestarille ja toimialalautakunnalle. Toimialan seuraava organisaatiotaso muodostetaan palvelukokonaisuuksista Esimies-alaissuhteet määrittyvät pääasiallisesti tarkempien hallinto- ja johtosääntöjen valmistelun yhteydessä

21 Toimialarakenteen muodostamisen lähtökohtia Kaupunginvaltuusto (85) Tarkastuslautakunta Tarkastusvirasto Toimialojen rakenne on esitetty pääkohdittain. Toimialojen tarkempi muodostaminen ja palvelukokonaisuudet valmistellaan hallintosääntövalmistelun yhteydessä. Kaupunginhallitus (15) Konsernijaosto Elinkeinojaosto Digitalisaatiojaosto selvitetään Keskushallinto Tietokeskus Oiva Taloushallintopalvelu jk Palvelukeskus jk Työterveys jk Taloushallintopalvelu Palvelukeskus Työterveys Tekninen toimi Opetus- ja varhaiskasvatustoimi Kulttuuri-, liikuntaja vapaa-aikatoimi Sosiaali- ja terveystoimi Tekninen ltk Opetus- ja varhaiskasvatus ltk Kulttuuri-, liikunta ja vapaa-aika ltk Sosiaali- ja terveys ltk Kaupunkisuunnitteluvirasto Kiinteistövirasto Asuntotuotantotoimisto Rakennusvirasto Rakentamispalvelu Tukkutori Rakennusvalvontavirasto Ympäristökeskus Pelastus ltk Opetusvirasto Varhaiskasvatusvirasto Kulttuurikeskus Kaupunginkirjasto Kaupunginmuseo Taidemuseo Kaupunginorkesteri Korkeasaaren eläintarha Työväenopisto sk Työväenopisto rk Liikuntavirasto Nuorisoasiainkeskus Sosiaali- ja terveysvirasto Pelastuslaitos Liikenneliikelaitos jk Liikennelaitos Palvelukokonaisuuksia vähemmän kuin virastoja Tavoitteena uudistuksen periaatteiden mukainen organisaatio Yksittäisiä tehtäviä voidaan jatkovalmistelussa siirtää hallintokuntien välillä 21

22 Osallisuus Tehdään kaupunkilaisten osallistumisen linjaukset, joissa määritellään, miten aiemmin tehtyjä osallistumisen ja kuulemisen kokeiluja vakinaistetaan ja otetaan käyttöön, sisältäen ainakin osallistuvan budjetoinnin, asukas- ja käyttäjäraadit sekä verkkoosallistumisen Tavoitteena on vahvistaa asukkaiden ja palveluiden käyttäjien osallistumista palveluiden kehittämiseen Osallistuvan budjetoinnin käyttö vakinaistetaan nuorisotoimessa ja opetuksessa ja selvitetään laajentamista muihin soveltuviin toimiin Jatkovalmistelussa valmistellaan uuteen johtamisjärjestelmään ja toimialalautakuntarakenteeseen kytkeytyvä Helsingin osallisuus- ja vuorovaikutusmalli

23 Jatkovalmistelun periaatteet Asukaslähtöisyys kaupungin palvelukokonaisuudessa paranee Osallistumisen ja vuorovaikutuksen mahdollisuudet paranevat kaupunkitasoisesti ja alueellisesti Kaupunkikokonaisuuden ohjattavuus paranee Valmistelu ja päätöksenteko säilyvät selkeästi erillään Luottamushenkilöiden toimintaedellytykset paranevat Kaupungin toiminnan tuottavuus ja kustannustehokkuus paranevat Varaudutaan hallitusohjelman uudistusten toteuttamiseen Edistetään kaupungin ja metropolialueen yhteistoimintaa

24 Yhteenvetona uudistuksen neljä ydinkohtaa

25 Pormestarimalli ja lautakuntamalli Pormestarimalli Pormestari toimii kaupunginhallituksen puheenjohtajana Apulaispormestarit ovat toimialalautakuntien puheenjohtajia sekä kaupunginhallituksen jäseniä Pormestari ja apulaispormestarit ovat päätoimisia luottamushenkilöitä Kaupunginjohtajaa ja apulaiskaupunginjohtajia koskevista virkajärjestelyistä ja nykyisten viranhaltijoiden asemasta tehdään esitykset jatkovalmistelussa Toimialamalli Asukaslähtöisyyden parantamiseksi yhdistetään lautakuntia ja virastoja laajemmiksi toimialoiksi tarkoituksenmukaisella tavalla

26 Organisaatio ja osallisuus Operatiivinen organisaatio Toimialan seuraava organisaatiotaso muodostetaan palvelukokonaisuuksista Osallisuus Luodaan uuteen johtamisjärjestelmään ja toimialalautakuntarakenteeseen kytkeytyvä Helsingin osallisuus- ja vuorovaikutusmalli

27 Henkilöstön ja johdon asema muutoksessa

28 Henkilöstön asema Strategiaohjelman mukaisesti henkilöstön palvelussuhde turvataan, jos työ organisaatiomuutosten takia tai muusta syystä loppuu Tämä vaatii henkilöstöltä valmiutta siirtyä tehtävästä toiseen Henkilöstöperiaatteet linjataan kevään aikana ja täydennetään muutosprosessin aikana Siirtyminen uusiin tehtäviin Rekrytoinnin periaatteet Palkkauksen periaatteet Suuri osa henkilöstöstä jatkaa nykyisissä tehtävissä Uudet tehtävät täytetään ensisijaisesti nykyisellä henkilökunnalla Haettaviksi menevät tehtävät päätetään erikseen Palkka määräytyy uuden tehtävän ja kaupungin uudelleensijoittumisperiaatteiden mukaan

29 Virastopäälliköiden ja osastopäälliköiden asema Ylintä johtoa koskee Kunnallinen viranhaltijalaki Kaupungin henkilöstöpoliittiset periaatteet Virasto- ja osastopäälliköillä tulee olla mahdollisuus vaikuttaa omaa tehtäväänsä koskevaan valmisteluun ja päätöksentekoon Mahdollinen virkojen lakkauttaminen edellyttää yhteistoiminnan lisäksi viranhaltijan kuulemista On tarkoitus, että virasto- ja osastopäälliköiden avautuvat virat täytetään muutosvaiheen aikana määräaikaisesti

30 Jatkovalmistelu ja eteneminen

31 Kaupunginhallituksen tarkoituksena on, mikäli kaupunginvaltuusto hyväksyy päätösehdotuksen kehottaa/todeta 1. Kaupunginjohtajaa käynnistämään jatkovalmistelun siten, että hallintosääntöön tarvittavat määräykset käsitellään kaupunginvaltuustossa kevätkaudella Johtamisen jaosto ohjaa ja seuraa johtamisjärjestelmän ja organisaation uudistusta 3. Kaupunginjohtaja perustamaan hallintosäännön uudistamisen valmistelun työryhmän ja sen tarvittavat alatyöryhmät 4. Kaupungin henkilöstötoimikunta toimii uudistuksen yhteistoiminnan seurantaryhmänä 5. huolehtii projektiorganisaation perustamisesta 6. Vapautuvia virastopäälliköiden ja osastopäälliköiden virkoja ei täytetä toistaiseksi, vaan ne hoidetaan määräaikaisjärjestelyin. Myös seuraavien organisaatiotasojen esimiestehtävien rekrytoinnit on arvioitava erikseen. Kansliapäällikön virantäytöstä päätetään erikseen. 7. Valmistellaan toimialajohtajien virkojen perustamiseksi tarvittavat esitykset 8. Johtamisen jaosto valmistelee uuteen johtamisjärjestelmään käytännesäännöt Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi

32 Jatkovalmistelun aikataulu 2015 Kvsto: Johtamisjärjestelmäpäätös Hallintosääntö Valtuusto Uusi johtamisjärjestelmä Johtamisjärjestelmä tiedossa kuntavaaleihin Joja: Johtamisjärjestelmän uudistamisesitys Kvsto; Johtamisjärjestelmän uudistuspäätös ja jatkovalmistelukehotus Hallintosäännön valmistelu 2018 Muutosprosessi Kevätkausi 2016 Toimialojen ja palvelukokonaisuuksien valmistelu Alemman organisaatiorakenteen valmistelu Henkilöstösiirrot Järjestelmämuutokset Päätökset alemmasta organisaatiorakenteesta Syyskausi

33 Jatkovalmistelun päävaiheet Kevät 2016 Toimialojen ja palvelukokonaisuuksien valmistelu Hallintosäännön valmistelu Syksy 2016 Alemman organisaatiorakenteen valmistelu Johdon virkajärjestelyt Kevät 2017 Toimeenpano, muun muassa henkilöstösiirrot ja järjestelmämuutokset alkaen Uuden organisaation aloittaminen

34 Työskentelyn käynnistäminen valtuuston päätöksen jälkeen Keskustelu jatkovalmistelusta, Khn johtamisen jaosto Täytäntöönpanopäätös, kaupunginhallitus Työryhmien asettaminen, johtajisto

35 Lopuksi: Kaupunginhallituksen esityksen pääviestit

36 Kaupunginhallituksen esityksen pääviestit Demokraattinen päätöksenteko heijastuu paremmin kaupungin johtamiseen Kaupungin asukaslähtöisyys ja ihmisten osallisuus paranevat Johtaminen vahvistuu Kaupungin palvelut tuotetaan kustannustehokkaammin