Sähköinen ajanvaraus Organisaation ylläpitäjän ohje Valtiovarainministeriö

Transkriptio

1 Sähköinen ajanvaraus Organisaation ylläpitäjän ohje Valtiovarainministeriö

2 Sisältö 1 Yleistä Sisään- ja uloskirjautuminen Salasanan vaihto Organisaatiot Käyttäjien hallinta Organisaatiohaku Organisaation / toimipisteen muokkaus Toimipisteen lisäys Toimipisteen poisto Organisaation palvelunhallinta Palvelun lisäys organisaatiolle Palvelun muokkaus ja poisto Toimipisteen palvelunhallinta Palveluresurssit Toimipisteen palvelut Muiden toimipisteiden tarjoamat palvelut Ajanvaraus Varauksen luonti Varausten tarkastelu Varausten muokkaus ja peruutus Toimipisteen varausten tarkastelu... 25

3 1 1 Yleistä Ajanvarausjärjestelmä on tarkoitettu etäpalvelua tarjoavien yhteispalvelupisteiden ja asiointipisteiden lisäksi myös palvelua tuottavien valtion viranomaisten sekä myöhemmin myös kansalaisten käyttöön. Järjestelmä tulee mahdollistamaan ajanvarauksen myös muuhun kuin etäpalveluun. Tämä ohje on suunnattu toimipisteen pääkäyttäjille. Virkailijan ohjeet on saatavana erillisinä. 1.1 Sisään- ja uloskirjautuminen Kirjaudu järjestelmään selaimella osoitteessa Sinulle aukeaa järjestelmän kirjautumisikkuna, johon täytät henkilökohtaiset tunnuksesi. Ensimmäistä kertaa kirjautuessa järjestelmä pyytää vaihtamaan salasanan. Uuden salasanan tulee olla vähintään kahdeksan merkkiä pitkä ja sisältää pienten kirjainten (a-z) lisäksi merkkejä luokasta isot kirjaimet (A-Z), numerot (0-9) tai erikoismerkit (!@#$%/,.;:-_*=+?). Kirjautuaksesi ulos järjestelmästä klikkaa oikean yläkulman Kirjaudu ulos -linkkiä.

4 2 1.2 Salasanan vaihto Näin vaihdat salasanasi: 1. Klikkaa oikeassa ylälaidassa näkyvää nimeäsi. Omat tiedot -ikkuna avautuu näytölle. 2. Klikkaa oikealta käyttäjätiedoista linkkiä Salasana. 3. Kirjoita avautuviin kenttiin nykyinen salasanasi, uusi salasana ja uuden salasanasi vahvistus. 4. Klikkaa ikkunan oikeasta alareunasta Tallenna-painiketta. 5. Sulje ikkuna oikean yläkulman punaisesta rastista.

5 3 2 Organisaatiot Järjestelmän hierarkia rakentuu organisaatioista ja niiden alla olevista toimipisteistä. Avattuaan ylävalikosta Organisaatiot, käyttäjä näkee listattuina ne organisaatiot ja toimipisteet, joihin hänellä on voimassaoleva käyttäjärooli. 2.1 Käyttäjien hallinta Järjestelmässä on kolme käyttäjätasoa, joiden oikeudet on rajattu roolin mukaan. Organisaation pääkäyttäjän roolin käyttöoikeudet määräytyvät tarkemmaksi sen perusteella, onko käyttäjä luotu organisaatioon vai toimipisteeseen. Kansalaisen käyttöoikeudet rajoittuvat henkilökohtaiseen ajanvaraukseen eikä erillistä käyttäjätunnusta sitä varten luoda. Viranomaisen käyttöoikeudet on kuvattu seuraavassa taulukossa: Järjestelmän pääkäyttäjä Organisaation pääkäyttäjä (Organisaatio) Organisaation pääkäyttäjä (Toimipiste) Asiointitapojen hallinta X Organisaation luonti X Organisaation pääkäyttäjän X luonti Toimipisteen luonti X X Organisaation käyttäjähallinta X X Organisaation palveluhallinta X X Toimipisteen käyttäjähallinta X X X Palveluresurssien hallinta X X X Virkailija Palveluresurssien saatavuustietojen X X X hallinta Palvelun resursointi X X X Ajanvaraus asiakkaan puolesta X X X X Hallinnoi haluamasi organisaation tai toimipisteen käyttäjiä seuraavasti: 1. Valitse ylävalikosta Organisaatiot 2. Valitse organisaatio / toimipiste, jonka käyttäjiä haluat hallinnoida ja klikkaa

6 4 painiketta Avaa 3. Klikkaa sivun alareunassa painiketta Lisää uusi jäsen 4. Täytä käyttäjätiedot ja tallenna painikkeella Tallenna Voit poistaa käyttäjän oikeudet avattuna olevaan organisaatioon / toimipisteeseen klikkaamalla Poista-painiketta poistettavan käyttäjän vierestä. Huom. käyttäjä poistuu järjestelmästä kokonaan vasta sitten, kun hänen käyttöoikeutensa on poistettu kaikista organisaatioista ja toimipisteistä. 2.2 Organisaatiohaku Organisaatioita ja toimipisteitä voidaan listata nimen perusteella. Mikäli hakuehdoksi annetaan 1-2 merkkiä, haetaan kyseisellä ehdolla alkavia organisaatioita. Antamalla vähintään kolme merkkiä, merkkijono voi esiintyä missä nimen kohdassa tahansa. Hakuehtoa pidentämällä voi rajata hakua tarkemmaksi. 1. Valitse ylävalikosta Organisaatiot 2. Klikkaa painiketta Organisaatiohaku 3. Kirjoita Nimi-kenttään hakuehto ja klikkaa painiketta Hae 4. Lista hakuehdon täyttävistä organisaatioista ja toimipisteistä käyttäjineen avautuu näytölle

7 5 2.3 Organisaation / toimipisteen muokkaus 1. Valitse ylävalikosta Organisaatiot 2. Valitse muokattava organisaatio / toimipiste ja klikkaa painiketta Avaa 3. Muokkaa tietoja ja tallenna lopuksi painikkeella Tallenna 2.4 Toimipisteen lisäys Organisaatioille voidaan lisätä toimipisteitä hierarkiassa yhdelle alemmalle tasolle. 1. Valitse ylävalikosta Organisaatiot 2. Klikkaa painiketta Organisaatiohaku 3. Kirjoita hakuehto Nimi-kenttään ja klikkaa painiketta Hae 4. Lista hakuehdon täyttävistä organisaatioista ja toimipisteistä avautuu näytölle. 5. Valitse organisaatio, jonka alle toimipiste luodaan ja klikkaa painiketta Lisää uusi toimipiste 6. Täytä toimipisteelle tarvittavat tiedot. Tähdellä (*) - merkityt kentät ovat pakollisia. Huom. organisaationa näkyy se, jonka alle toimipiste luodaan. 7. Lisää toimipisteelle jäsen roolissa organisaation pääkäyttäjä. Tällä käyttäjällä on oikeus tehdä uusia käyttäjiä toimipisteeseen.

8 6 8. Täytä kentät Etunimi, Sukunimi, Rooli, Sähköpostiosoite ja tarvittaessa Voimassaolo. 9. Tallenna uusi toimipiste painikkeella Tallenna, jonka jälkeen sinulle näytetään toimipisteen tallennetut tiedot. Lisää tarvittaessa uusia jäseniä toimipisteeseen kappaleen 2.1 Käyttäjien hallinta mukaisesti. 2.5 Toimipisteen poisto Toimipisteen voi poistaa järjestelmästä, mikäli siihen ei ole liitetty palveluita. Poistoa koskeva ohjeistus tarkentuu myöhemmin.

9 7 3 Organisaation palvelunhallinta Organisaation kaikkien toimipisteiden palvelutarjonta perustuu Organisaation palvelunhallinnassa tehtäviin palvelumäärittelyihin. Palvelut luodaan organisaatiotasolla ja ne resursoidaan ja käyttöönotetaan toimipistetasolla (luku 4. Toimipisteen palvelunhallinta). 3.1 Palvelun lisäys organisaatiolle Uuden palvelun voit lisätä seuraavasti: 1. Valitse ylävalikosta Organisaation palvelunhallinta 2. Valitse organisaatio, johon uusi palvelu lisätään 3. Klikkaa painikkeesta Lisää uusi palvelu 4. Anna palvelulle nimi kenttään Palvelu 5. Lisää tarvittaessa palvelun nimi eri kielillä 6. Määritä palvelun kesto minuutteina (minimi 10 minuuttia). Liukukytkintä voi liikuttaa hiirellä tai nuolilla oikealle ja vasemmalle 5 minuutin välein. 7. Valitse kaikki ne asiointitavat, joilla palvelua on mahdollista tarjota. Toimipisteen palvelunhallinnassa määritellään myöhemmin millä tavoilla palvelu on saatavissa kyseisestä toimipisteestä. 8. Valitse ovatko palvelun ajanvaraustiedot näkyvät muille organisaatioille - Julkinen (muiden organisaatioiden virkailijat voivat nähdä varaustiedot) - Salassa pidettävä (varauksen tietoja ei näytetä) 9. Tallenna palvelu painikkeella Tallenna (tai jatka ohjeissa lisätietokenttien määrittelyyn)

10 8 Lisää tarvittaessa palveluun lisätietokenttiä, jotka kysytään kansalaiselta ajanvarauksen yhteydessä. Palvelulla voi olla enintään 10 valintaruutua, 8 lyhyttä tekstikenttää ja 3 pitkää tekstikenttää. 1. Klikkaa painiketta Muokkaa palvelun lisätietokenttiä. 2. Valitse minkä tyyppisen lisätietokentän haluat lisätä. - valintaruutu - lyhyt teksti (100 merkkiä pitkä) - pitkä teksti (1000 merkkiä pitkä) 3. Kirjoita kentän kuvaus ja eri kieliversiot. 4. Valitse halutessasi useampia lisätietokenttiä. 5. Voit muuttaa lisätietokenttien järjestystä Siirrä-painikkeilla. 6. Tallenna lisätyt kentät painikkeella Valmis.

11 9 7. Tallenna palvelu lopuksi painikkeella Tallenna, jonka jälkeen sinulle näytetään tallennetut tiedot ja voit palata päänäkymään 3.2 Palvelun muokkaus ja poisto Tallennetun palvelun tietoja voit muuttaa klikkaamalla palvelun nimeä listalla, jolloin palvelun tiedot aukeavat muokattavaksi.

12 Voit poistaa palvelun klikkaamalla sen oikealla puolella olevaa roskakori-ikonia, jollei palvelu ole käytössä yhdessäkään toimipisteessä. 10

13 11 4 Toimipisteen palvelunhallinta Toimipisteen palvelunhallinnassa resursoidaan ja otetaan käyttöön ylemmän tason organisaatiolle lisättyjä sekä muiden toimipisteiden tarjoamia palveluita. Palvelut eivät näy toimpisteen ajanvarauksessa ennen niiden käyttöönottoa. 4.1 Palveluresurssit Palveluresurssit voivat olla henkilöitä, huoneita, laitteita ym. palvelun tuottamiseen tarvittavia resursseja. Resurssille tallennetaan nimi sekä sähköpostiosoite varausvahvistusten lähetystä varten. Puhelinnumero on vapaehtoinen. Resurssin tiedot eivät tule näkyviin palvelun varaajalle. Lisää palveluresursseja seuraavasti: 1. Valitse ylävalikosta Toimipisteen palvelunhallinta ja välilehti Palveluresurssit 2. Valitse organisaatio, alue ja toimipiste, johon palveluresursseja lisätään 3. Klikkaa painiketta Lisää uusi palveluresurssi 4. Täytä resurssin tiedot 5. Tallenna resurssi painikkeella Tallenna

14 12 Palveluresursseille merkataan kalenteriin vapaaksi ne ajat, jolloin resurssi on käytettävissä palveluiden tarjontaan. Ajat eivät ole palvelukohtaisia. Mikäli halutaan palvelukohtaisia aikoja, luodaan palvelukohtaiset resurssit. 1. Valitse välilehti Palveluresurssit 2. Klikkaa muokattavan palveluresurssin nimestä ja sivulle aukeaa palveluresurssin tiedot 3. Muokkaa halutessasi palveluresurssin nimeä, puhelinnumeroa ja sähköpostia 4. Valitse kalenterista oikea ajankohta painikkeilla < tai > Voit vaihtaa kalenteriin viikko- tai päivänäkymän painikkeista Viikko ja Päivä 5. Maalaa vapaa aika kalenteriin, jolloin kalenterimerkintään ilmestyy kellonaika 6. Muuta alkamisaikaa tarttumalla kalenterimerkintään ja raahaamalla se uuteen paikkaan 7. Voit pidentää/lyhentää aikaa tarttumalla ja vetämällä merkinnän alaosassa olevasta kahvasta 8. Poista kalenterimerkintä tuplaklikkaamalla sitä 9. Tallenna resurssi painikkeella Tallenna Resurssien vapaan ajan merkitsemiseksi kerralla pidemmälle ajalle on suunnitteilla ratkaisu.

15 Toimipisteen palvelut Organisaatiotasolla luoduista palveluista valitaan toimipisteen käyttöön ne, joita toimipisteestä on mahdollista varata. 1. Valitse ylävalikosta Toimipisteen palvelunhallinta 2. Valitse Organisaatio, Alue ja Toimipiste 3. Valitse välilehti Toimipisteen palvelut

16 14 Toimipisteen tarjoamat palvelut tulee resursoida ennen mahdollisuutta aikojen varaamiseen. 1. Klikkaa muokattavan palvelun nimeä ja sivulle aukeaa lomake asiointitapojen ja tarvittavien resurssien valitsemiseksi 2. Valitse tarjottavat asiointitavat 3. Kiinnitä tarvittavat resurssit kuhunkin valittuun asiointitapaan klikkaamalla painiketta Valitse resurssit 4. Valitse ponnahdusikkunasta resurssit. Voit valita useita resursseja, jos nämä tarvitaan yhtä aikaa palvelun tuottamiseen, esim. henkilö ja huone 5. Klikkaamalla linkkiä Lisää rivi voit lisätä uudet palvelun resurssit. Esim. Paavo Palveluresurssi huoneessa 1 ja Pirjo Palveluresurssi huoneessa 2 tarjoavat molemmat palvelua Demopalvelu käyntiasiointitavalla, jolloin jommankumman resurssiparin on oltava vapaana, jotta aika on varattavissa.

17 15 Huom. palveluresurssit on määriteltävä erikseen jokaiselle tarjottavalle asiointitavalle 6. Klikkaa painiketta Liitä palvelu toimipisteeseen, mikäli näillä resursseilla tarjotaan palvelua myös muissa toimipisteissä (luvussa 4.3 lisää tästä) 7. Valitse toimipisteet ponnahdusikkunasta 8. Sulje ponnahdusikkuna klikkaamalla painiketta Tallenna

18 16 9. Tallenna klikkaamalla painiketta Tallenna 10. Ota palvelu käyttöön toimipisteessäsi klikkaamalla Vaihda tila 11. Tila-sarakkeessa lukee palvelun kohdalla nyt Käytössä ja palvelu on varattavissa ajanvarauksessa resursseille määriteltyjen aikojen mukaisesti Voit poistaa kaikki palvelun resursoinnit tässä toimipisteessä klikkaamalla Poistasarakkeessa Poista-linkkiä. Sarakkeessa lukee Ei voi poistaa, mikäli palveluun on tehty jo varauksia. 4.3 Muiden toimipisteiden tarjoamat palvelut Palveluntarjoajat voivat tarjota resursoituja palveluitaan varattavaksi muissa toimipisteissä, esim. yhteispalvelupisteissä (ks. 4.2). Tarjottaviin palveluihin voidaan liittää yhteispalvelupisteiden paikallisia resursseja, kuten tiloja ja laitteita. 1. Valitse välilehti Muiden toimipisteiden tarjoamat palvelut.

19 2. Avaa palvelu klikkaamalla palvelun nimeä. 3. Valitse asiointitavat, joilla palvelu on varattavissa toimipisteessäsi. 4. Kiinnitä tarvittaessa asiointitapakohtaiset paikalliset resurssit klikkaamalla painiketta Muokkaa. 5. Valitse ponnahdusikkunasta tarvittavat resurssit ja hyväksy painikkeella Ok. 17

20 6. Tallenna resurssien kiinnitykset painikkeella Tallenna. 18

21 19 5 Ajanvaraus 5.1 Varauksen luonti i-. Yritykselle varausta tehdessä voidaan käyttää yrityksen Y-tunnusta. 1. Valitse ylävalikosta Ajanvaraus 2. Valitse viranomainen, palvelu, alue, toimipiste ja asiointitapa 3. Etsi valintojen jälkeen avautuvasta kalenterista sopiva ajankohta selaamalla viikkoja nuolipainikkeilla. 4. Valitse haluttu aika klikkaamalla sitä. Valittu aika tulee näkyviin ruudun alaosassa 5. Voit myös valita automaattisesti ensimmäisen vapaan ajan klikkaamalla Ensimmäinen vapaa aika -painiketta 6. Klikkaa painiketta Jatka täyttääksesi varaustiedot

22 7. Täytä henkilötunnus ja klikkaa painiketta Etsi henkilö 8. Mikäli henkilöä ei löydy entuudestaan, kirjoita nimitiedot ja klikkaa Luo uusi henkilö 9. Täytä mahdolliset lisätietokentät 10. Täydennä varausvahvistuksen lähetystä varten matkapuhelinnumero tai sähköpostiosoite 11. Voit lisätä useamman varausvahvistuksen lähetysosoitteen klikkaamalla Lisää uusi -linkkiä 12. Tallenna varaus painikkeella Varaa aika 20

23 13. Vahvistus varatusta ajasta tulee näytölle sekä lähetetään varaajalle ja varatuille palveluresursseille. 21

24 Varausten tarkastelu Yksittäinen tuleva varaus voidaan hakea varaustunnuksella. Henkilötunnuksella voidaan hakea henkilön kaikki tulevat ja menneet varaukset viimeisen puolen vuoden ajalta varaustunnus ja klikkaa painiketta Hae 3. Sivulle ilmestyy joko yksittäinen varaus tai lista henkilön varauksista

25 Varausten muokkaus ja peruutus Tulevaisuudessa olevia aikoja voidaan muokata ja perua. Varatusta ajasta on mahdollista muuttaa palvelukohtaisesti kysyttäviä lisätietoja. Sen sijaan asiointitavan ja asiakkaan tietojen muutos sekä ajankohdan siirto vaativat kokonaan uuden ajan varaamisen ja entisen perumisen. 1. Etsi varaus luvun 5.2 avulla 2. Klikkaa muokattavan varauksen tiedoista ja varaus avautuu näytölle 3. Lähetä tarvittaessa uusi varausvahvistus tekstiviestinä tai sähköpostitse painikkeesta Tallenna 4. Viesti varauksen muokkauksesta lähetetään varaajalle ja varatuille palveluresursseille.

26 24 Ajan peruutus tapahtuu seuraavasti: 1. Etsi varaus luvun 5.2 avulla 2. Poista varaus painikkeesta Peruuta. 3. Vahvista peruutus avautuvassa dialogissa. 4. Viesti perutusta ajasta lähetetään varaajalle ja varatuille palveluresursseille.

27 Toimipisteen varausten tarkastelu Toimipisteen varaustilanne voidaan listata joko palvelukohtaisesti tai kaikkien palveluiden osalta tiettynä ajanjaksona. 1. Klikkaa linkkiä Toimipisteen varausten tarkastelu sivun oikeasta ylälaidasta 2. Valitse hakuehdot alasvetovalikoista 3. Valitse listattavan ajanjakson alku- ja loppupäivä kalentereista tai kirjoittamalla päiväys sille varattuun kenttään muodossa pp.kk.vvvv tai p.k.vv 4. Klikkaa painiketta Hae