Tampereen Partiolaiset ry. Ohjeita TAPAHTUMAN- JÄRJESTÄJÄLLE

Transkriptio

1 Tampereen Partiolaiset ry 2017 Ohjeita TAPAHTUMAN- JÄRJESTÄJÄLLE

2 Hienoa, olet mukana järjestämässä Tampereen Partiolaiset ry:n tapahtumaa! Tukenasi on aina joku johtokunnan jäsen ja/tai partiotoimiston työntekijä. Tässä listattuna muutamia ohjeita ja vinkkejä koskien yleisiä järjestelyitä. MAINOSTUS JA ILMOITTAUTUMINEN Jotta tapahtumaan saadaan osallistujia, pitää sitä mainostaa aktiivisesti, kiinnostavasti ja riittävästi. Tapahtumilla ei ole virallisia logoja, mutta voit halutessasi tehdä omalle tapahtumallesi sellaisen. Tätä logoa on helppo käyttää mainonnassa sekä tehtäväkäskyissä ja muissa materiaaleissa. Esimerkkejä: L Apua logon suunnitteluun voi kysyä partiotomiston tiedottajalta. Pyyntö tulee kuitenkin tehdä ajoissa, mieluiten noin 3 kk ennen tapahtumaa. Mainostus on hyvä aloittaa ajoissa, jotta lippukunnat ehtivät tiedottaa tapahtumista omille jäsenilleen. Usein viimeinen ilmoittautumispäivä on noin viikkoa ennen tapahtumaa, joka kannattaa ottaa huomioon. Tapahtumamainosten tulisi olla informoivia ja kiinnostavia. Parhaiten mainostus sujuu, kun tapahtumanjohtaja itse kirjoittaa mainoksen. Mainokseen riittää jo muutama lause. Mainostekstiä voidaan jakaa nettisivujen lisäksi Facebookissa ja Instagramissa. Mainosteksti tulee toimittaa joko johtokunnan vastuuhenkilölle tai viestintävastaavalle, jotta se saadaan jakoon oikeille kanaville. Viestintävastaava useimmiten huolehtii tapahtuman mainostuksesta myös juuri ennen ilmoittautumisen

3 päättymistä, ja yleensä tapahtumiin tuleekin parin viimeisen päivän aikana eniten ilmoittautumisia. Tapahtumiin ilmoittaudutaan TP:n nettisivujen kautta, mihin saadaan tehtyä erilaisia lomakkeita kysymyksiä varten. Peruslomakkeissa kysytään vartion nimi & koko, lippukunta, yhteyshenkilö & yhteystiedot, mahdolliset allergiat sekä tarvittaessa esim. oikea kisasarja. Mikäli tapahtumassasi on tarvetta erikoisemmille kysymyksille, ota yhteyttä johtokunnan tapahtumavastaavaan tai partiotoimiston työntekijään. Esimerkiksi kilpailujen ilmoittautumisissa ei ole tarvetta tietää kaikkien osallistujien nimiä, koska kisamaksu on vartiokohtainen, mutta mikäli osallistumismaksu on henkilökohtainen, tulee kysyä kaikkien vartion jäsenten nimet. RAHA-ASIAT talousarvio, kululaskut Kaikille tapahtumille on tehty talousarvio, jota tulee noudattaa. Saat talousarvion partiotoimiston työntekijältä. Talousarviossa huomioidaan tapahtuman osallistujamäärä, joka muuttuu ilmoittautumisen päättymiseen asti. Talousarvioluvut tarkistetaan ilmoittautumisajan päätyttyä. Tapahtumiin voi hankkia materiaaleja ja ruokaa vahvistetun talousarvion mukaisesti. Osaan tapahtumista on budjetoitu vain ns. mehutarjoilu ja osaan taas lämmin ruoka. Kisatehtävien kaikkia materiaaleja ei ole tarkoitus haalia kasaan kotoa ja kololta, vaan niihin voi tarpeen mukaan ostaa tavaraa. Kisavartiot maksavat materiaaleista, joten niihin voi käyttää rahaa. Tapahtumanjohtajan vastuulla on huolehtia, että myös muut järjestäjät ovat tietoisia talousarviosta ja rahankäytöstä. Esimerkiksi kilpailuissa voi materiaalikulut jakaa suoraan niiden tehtävien kesken, joissa materiaaleja tarvitaan.

4 Kululaskukuitit toimitetaan Tampereen Partiolaisille sähköisesti osoitteessa: kululasku.partio.fi Kululaskujärjestelmään löytyy ohje osoitteesta: muuta-tarpeellista. Kuitit tulee toimittaa kuukauden kuluessa tapahtumasta. Myöhässä toimitettuja kululaskuja ei hyväksytä! Kysy tarvittaessa ajoissa apua partiotoimistosta. TULOSTEET JA LAMINOINNIT Tapahtumien materiaaleja voit tulostaa halutessasi partiotoimistolla, kunhan sovit asiasta ajoissa toimiston työntekijän kanssa. Papereita saa myös laminoitua toimistolla. Toimistolta saat tapahtumaan tarvittaessa esimerikiksi kirjekuoria ja muuta materiaalia lainaan. RAPORTTI Kaikista tapahtumista tulee kirjoittaa tapahtumaraportti. Saat tapahtumaraporttitiedoston, kun aloitat tapahtuman järjestelyitä. Lue lomake läpi jo ennen tapahtumaa! Raporttiin tulee listata muutama tavoite ennen tapahtumaa sekä kertoa tapahtuman jälkeen lyhyesti, miten järjestelyt sujuivat. Voit pyytää oman tapahtumasi aiempia raportteja luettavaksesi. Raportteja kerätään, jotta tulevissa tapahtumissa tiedetään esimerkiksi paikan sopivuus tapahtumalle tai aikataulun riittävyys. Tämän ohjeen lopusta löydät mallin tapahtumaraportista.

5 TULOSTEN JULKISTAMINEN & JUTTU NETTISIVUILLE Kilpailujen tulokset on hyvä julkaista mahdollisimman pian tapahtuman päätyttyä, mielellään viimeistään seuraavana päivänä. Tulokset julkaistaan sekä Facebookissa että TP:n nettisivuilla. Sovi ennen tapahtumapäivää, kenelle lähetät tulokset: johtokunnan vastuuhenkilölle, viestintävastaavalle vai suoraan partiotoimistoon. Tapahtumista ja kisoista olisi hyvä saada myös pieni jutunpätkä jakoon nettisivuille ja/tai Facebookiin. Tämän voit lähettää samalla, kun lähetät tulokset eteenpäin. Jutussa voi kertoa osallistujamäärästä, tapahtuman luonteesta ja tehtävistä. Huolehdithan, että tapahtumasta otetaan valokuvia, jotka TP saa käyttöönsä. Esimerkki: Aurinkoinen sunnuntaipäivä oli mitä parhain ajankohta perinteiselle Harhahetki-kaupunkikilpailulle. Harhaketki kisailtiin tänä vuonna Messukylän vanhan kirkon ja Riihiniemen välisellä alueella. Yli kolmekymmentä seikkailija- ja tarpojavartiota testailivat taitojaan liikkuessaan Pokemonien matkassa tehtäviltä toiselle. Päivän aikana omaa osaamistaan pääsi kokeilemaan mm. sienten tunnistuksessa, Pokemon-voileipien tekemisessä, ramboradalla ja puukätevyydessä. Hieman jonoakin kertyi joillekin rasteille päivän aikana, mutta lopulta kaikki pääsivät maaliin ja tekemään itselleen oman villalankapokepallon.

6 PALKINNOT Mikäli olet järjestämässä kilpailua, selvitä etukäteen milloin ja missä palkinnot jaetaan. Yrjönviestin ja Harhahetken palkinnot on mahdollista jakaa heti tapahtuman päätyttyä, mikäli tulokset saadaan kerättyä valmiiksi jo tapahtuman aikana. Palkintojenjako voidaan järjestää esimerkiksi TP:n syyskokouksessa tai palkinnot voidaan toimittaa lippukuntiin muilla tavoilla. Pottukisan tulokset julkistetaan aina maalissa ja samalla paljastetaan seuraavan vuoden kisanjärjestäjä. Palkintojen olisi hyvä olla partiomaisia ja/tai tapahtuman teemaan liittyviä. Talousarviossa palkintoihin on varattu rahaa. Varmista partiotoimiston työntekijältä paljonko palkintoihin voi käyttää. Yrjönviestissä on useimmiten palkittu Nalle-sarjan kolme parasta ja Karhu-sarjan paras vartio. Harhahetkessä mahdollisesti sekä seikkailijoiden että tarpojien sarjassa kolme parasta vartiota, mikäli kisassa on ollut kaksi eri sarjaa. Molempien kilpailujen palkinnot voivat olla joko vartio- tai henkilökohtaisia. Pottukisassa on palkittu kolme parasta vartiota, tässä kisassa palkinnot voivat olla hieman erilaisia. Partiotoimistolta saat kunniakirjapohjat tai valmiiksi voittajien nimellä kirjoitetut kunniakirjat jaettaviksi kilpailujen kärkivartioille.

7 TIIVISTELMÄT TAPAHTUMISTA Yrjönviesti Yrjönviesti on jo vuodesta 1959 lähtien järjestetty perinteinen pienoispartiotaitokilpailu. Yleensä toukokuussa järjestettävä yhden illan mittainen kilpailu on hyvä mahdollisuus päästä testaamaan vuoden aikana opittuja partiotaitoja kuten suunnistusta, kädentaitoja ja nokkeluutta. Kilpailumaastona on yleensä ollut joko Kauppi tai Pyynikki. Kilpailuun saa osallistua noin 3-5 hengen vartioissa. Nalle-sarjassa kilpailevat seikkailijat ja tarpojat. Karhu-sarjassa kilpailevat samoajat, vaeltajat ja aikuiset. Maalissa tai kisan aikana on tarjolla esimerkiksi mehua ja jotain pientä välipalaa, mutta ei lämmintä ruokaa. Järjestelyvuoro vaihtelee itäpiirin, länsipiirin ja sisäpiirin kesken. Harhahetki Vuodesta 1985 lähtien järjestetty Harhahetki poikkeaa muista kisoista siinä, että se käydään metsän sijasta keskellä kaupunkia. Yleensä Tampere-päivänä järjestettävässä muutaman tunnin kestävässä kisassa seikkailijat ja tarpojat pääsevät tutustumaan kotikaupunkiinsa hieman eri näkökulmasta. Samalla partio näkyy hyvin katukuvassa, kun kisailijat kiertävät rastilta toiselle huivit kaulassa. Harhahetki sopii mainiosti vaikka vasta syksyllä aloittaneelle ryhmälle, mutta tarjoaa haasteita myös pidempään toiminnassa mukana olleille. Kilpailuun voi halutessaan tehdä kaksi eri sarjaa: seikkailijat sekä tarpojat. Harhahetki on luonteeltaan joka vuosi hieman erilainen: siinä voidaan edetä kävellen tai pyörillä ja rasteille voidaan löytää valokuvien avulla tai käytettävissä voi olla vaikka kaupungin vanha kartta. Maalissa tai kisan aikana on tarjolla pientä välipalaa tai helppoa retkiruokaa. Järjestelyvuoro vaihtelee itäpiirin, länsipiirin ja sisäpiirin kesken.

8 Pottukisa Pottukisa on tarkoitettu samoajille, vaeltajajille ja aikuisille. Kilpailussa liikutaan rastilta toiselle autoilla. Kilpailun reitti kulkee yleensä edellisen vuoden voittajalippukunnan kotikulmilla. Pottukisalla on teema, joka näkyy niin tehtävissä kuin kilpailijoiden asuissa. Parhaiten kilpailussa pärjää hyvillä reittivalinnoilla, nokkeluudella ja kekseliäisyydellä. Kisan voittajavartion lippukunta järjestää aina seuraavan vuoden Pottukisan. Ensimmäinen Pottukisa on järjestetty jo vuonna Kilpailussa on harvoin ollut käytössä virallista karttaa, rasteille on suunnistettu mm. 80-luvun kartalla, valokuvien perusteella, qr-koodeilla tai ratkomalla erilaisia vihjeitä. Useimmiten rasteja on kuitenkin niin monta, etteivät vartiot ehdi käydä kaikkia läpi. Rastien etsimisen ohella on usein ollut esimerkiksi matkatehtäviä, kilpailijoiden asujen ja rekvisiitan arviointia tai piilotettujen aarteiden löytämistä. Pottukisan maalissa on yleensä tarjolla joku lämmin ruoka kisailijoille tuloksia odotellessa. ROK Ryhmänohjaajakoulutus on osa samoajaikäkauden partio-ohjelmaa ja se on tarkoitettu tarpoja- ja samoajavartiota johtamaan alkaville samoajille tai viimeisen vuoden tarpojille. TP järjestää ROK-kurssin aina pääsiäisenä, jolloin kurssi kestää viisi päivää. Kurssin aikana perehdytään samoajaikäkauden aktiviteettien kautta tarpojaohjelman sisältöön, ohjelman toteuttamiseen ja suunnitteluun, ryhmän johtamisen perusasioihin sekä yleisimpiin ongelmatilanteisiin. Koulutukseen sisältyy puolen vuoden johtamisharjoitus, joka toteutetaan lippukunnissa. Kun johtamisharjoitus on tehty, asiasta ilmoitetaan partiotoimistoon todistuksen saamiseksi.

9 TAPAHTUMAN ARVIOINTI sivu 1/3 PERUSTIEDOT Tapahtuma: Pottukisa Eki K:n kaikotus Ajankohta: Tapahtumaraporttimalli Osallistujamäärä: ilmoittautui 15 vartioita (70 henkeä), 1 vartio perui tapahtumapäivänä + rastimiehet 25 henkeä (osallistujalista liitteeksi) Tapahtumanjohtaja: Laura Hartin-Kouhia, Harjusiskot Tapahtuman staabi/järjestäjät: (nimi ja lippukunta) Heli Vuorinen, Harjusiskot Minna Horelli, Harjusiskot Pauliina Nurmi, Harjusiskot Elias Puustinen, Harjusiskot Noora Tulivuo, Harjusiskot Eerika Tuomela, Harjusiskot Tapahtuman muonittaja: (nimi ja lippukunta) Minna Horelli, Harjusiskot Tapahtumapaikka: Länsi-Tampere, kisakeskus Lielahden kko Arvio tapahtumapaikasta ja muuta huomioitavaa: Kirkko ja lähinnä sali/aula, jota käytettiin, oli sopiva tuon kokoiselle porukalle, isommalla porukalla olisi tullut liian ahdasta. Kirkon pihaa saatiin käytettyä myös. TAPAHTUMALLE ASETETUT TAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUTUMINEN Tapahtuman jälkeen arvioi tavoitteen toteutumista ja ympyröi/lihavoi sopivin vaihtoehto (1=täysin samaa mieltä, 2=jonkin verran samaa mieltä, 3=jonkin verran eri mieltä ja 4=täysin eri mieltä) sekä kirjoita perustelut. TAVOITE 1: Kunnon kisat kasaan, kaikilla on kivaa. Tavoite 1 saavutettiin Perustelut: Kisat saatiin kasaan vähän viime hetkellä puristaen, mutta kunnialla. Kisaajat olivat hyvillä mielin. Itse mietimme, olivatko rastit/vihjeet rasteille liian vaikeita, mutta mitä palautetta kisaajilta tuli, niin kaiketi ei. TAVOITE 2: Hyvää ruokaa Tavoite 2 saavutettiin Perustelut: Onnistui! Saatiin kiitosta: Paras ruoka pottukisoissa ikinä! TAVOITE 3: Hyvät palkinnot Tavoite 3 saavutettiin

10 TAPAHTUMAN ARVIOINTI sivu 2/3 Perustelut: Saatiin mielestämme kivat palkinnot. Voittajat saivat lahjakortin Pyynikin munkkikahvilaan, jolla koko vartio saa kahvit ja munkit. Tämän lisäksi suklaalevy. Toiseksi ja kolmanneksi tullut saivat karkkia kotimatkalle. Kaikille osallistujille jaettiin pikkuhammastahnoja ja purkkaa. Ei krääsää, tarpeellista ja sellaista, mistä tulee hyvä mieli TAPAHTUMAN KÄYTÄNNÖNJÄRJESTELYIDEN ONNISTUMINEN Arvio tapahtuman käytännön toteutuksesta ja aikataulusta: Rastit oli suunniteltu hyvissä ajoin keväällä, samoin tilavaraus oli tehty, mutta kaiken muun suunnittelu (markkinointi, budjetointi, ruoka, aikataulu ) oli vielä elokuun puolivälissä vain irrallisia ajatuksia. Erityisesti markkinointi olisi voitu hoitaa paremmin. Elokuun aikana olisi pitänyt markkinoida aktiivisemmin ja saada syksyn ensimmäiseen lpk-postiin mainos. Markkinointiin herättiin vasta kun ilmo oli jo päättymässä ja osallistujia oli liian vähän. Siksi ilmo aikaa pidennettiin. Saatiin onneksi sopivan kokoinen jengi kasaan. Kesän ajalle suunniteltu markkinointi ja somenäkyvyys jäi toteuttamatta. Kisan ollessa käynnissä kaikille vartioille ilmoitettiin, että rastit ovat auki 30 min aiempaa ilmoitettua pidempään, koska näytti siltä, että monilla vartioilla oli vielä rasteja käymättä. Osa kuitenkin lopulta jätti rasteja tietoisesti käymättä, eli oliko tuo jatkoaika tarpeen ollenkaan? TAPAHTUMAN MARKKINOINTI JA SEN ONNISTUMINEN (liitteeksi tapahtuman ohjelma ja aikataulu) Markkinointiponnisteluista opittua: (miten tapahtumaa mainostettiin, jutut lehdessä, uudet ideat) Markkinointiin olisi pitänyt panostaa enemmän. Nyt oltiin lähes ainoastaan (ilmaisen) Facebook-mainonnan varassa (tapahtumamainoksen jakoa). Olisi pitänyt huomioida paremmin lippukuntapostin deadlinet, jotta oltaisi saatu sitä hyödynnettyä markkinoinnissa. Ajatus mainostaa videoteaserilla jäi suunnitelman asteelle toteutusvaikeuksien vuoksi. OSALLISTUJIEN PALAUTE JA JÄRJESTÄJIEN ARVIOT TAPAHTUMAN ONNISTUMISESTA Poimintoja osallistujien palautteesta: (esim. fiilis, hyöty omaan pestiin, saiko mitä haettiin, järjestäjät) Hyvää ruokaa, kivat rastit, vihjeissä mietittävää. (liitteeksi yhteenveto osallistujien palautteesta, jos sellainen on tehty) Järjestäjien yhteinen arvio tapahtumasta: Kisat onnistui ihan hyvin. Rasteilla sai välillä odotella pitkiäkin aikoja seuraavia vartioita. Lähdön porrastusta olisi voinut miettiä eri tavalla kuin nyt (vartiot lähetettiin eri rasteille). Oli aika kivaa vaihtelua, että se voitti, joka oikeasti sai eniten pisteitä. Kisaan ollaan tyytyväisiä. Vihjeiden vaikeus aiheutti pohdintaa, kuitenkin vihjepuhelinta (joka uusi aiempiin vuosiin verrattuna) käytettiin koko kisassa vain neljä kertaa. TP:n johtokunnalta kaivattiin tarkempia ohjeita kisan kirjoittamattomiin sääntöihin, esim. voittajan päättäminen (aiempien vuosien voittajat). Lisäksi olisi ollut hyvä tietää mitä teemoja on käytetty lähivuosina, jotta samankaltaisuuksilta vältyttäisiin. Tapahtumanjohtajan oma arvio tapahtumasta: Kts. yllä.

11 TAPAHTUMAN ARVIOINTI sivu 3/3 TAPAHTUMAN ONNISTUMISET, EPÄONNISTUMISET JA IDEOITA TULEVAISUUTEEN Mikä onnistui hyvin? Mitä kannattaa säilyttää tulevissa tapahtumissa? Mainitse ainakin 3 huippujuttua. Hyvä ruoka! Riittävän haastavat vihjeet, koska oli oikeastaan kiva, että vähän joutui pohtimaan (ja vihjepuhelin tarvittaessa). Mikä ei sujunut? Mitä pitäisi muuttaa seuraavaan tapahtumaan? Kisanjohtajan vaihtuminen. Alkuperäinen kisanjohtaja estyi, uusi kisanjohtaja pestattiin vasta n. kk ennen tapahtumaa. Siinä vaiheessa koko paketti oli vielä aika levällään. Markkinointiin tulee panostaa, nyt ilmoittautumisaikaa jouduttiin jatkamaan, joka hankaloitti mm. muonituksesta vastaavan henkilön työtä merkittävästi. Kehittämisehdotuksia ja ideoita seuraaville järjestäjille: Kannattaa painottaa sitä, että vartiot ilmoittavat välittömästi keskeytyksestään. Nyt osa jätti rasteja käymättä tietoisesti, mutta ei varsinaisesti mielestään keskeyttänyt. Viimeiset rastit joutuivat odottelemaan turhaan, kun vartioita alkoi tippuakin yhtäkkiä kisakeskukseen. Hyvästä ruuasta ja kivoista palkinnoista kannattaa pitää kiinni. BUDJETTI JA TOTEUTUMA (tarvittaessa täytetään toimistolla, liitteeksi laskelmat) Tapahtuman budjetti: 375 (15 vartioita x 25 ) Rastit ja juoksevat kulut 50 Matkatehtävän kuutiot 15x3= 45 Palkinnot 40 Ruoka 240 Yht: = 375 Toteutuma: 375 (15 vartioita x 25 ) Rastit ja juoksevat kulut 6,72 Matkatehtävän kuutiot 52 Palkinnot 36 Ruoka 254,91 Yht: 6, ,91=349,63 Mikäli budjetti ja toteutuma poikkeavat suuresti, mikä/mitkä olivat syynä siihen? Rastit toteutettiin lopulta tosi pienellä budjetilla, esim. Eki K:n punaiset pipot saatiin lahjoituksena. Myös juoksevissa kuluissa säästettiin kun esim. tarvitut kirjekuoret saatiin lahjoituksena. Palkinnot jaettiin kolmelle parhaalle, mutta kaikki mukana olleet saivat purkkaa ja hammastahnoja, nämäkin lahjoituksina. Kokonaisbudjetissa heittoa siis suunnitellun ja toteuman välillä +25,37.

12 Tampereen Partiolaiset ry Facebook: tampereenpartiolaiset Instagram: tampereenpartiolaiset