Puhelin Rekisterin tietosisältö Rekisteri sisältää työterveysaseman hoidossa olevista tai olleista potilaista seuraavia tietoja:

Transkriptio

1 REKISTERISELOSTE 1 (6) Huom. Rekisterin ylläpito Eterassa on päättynyt. 1. Rekisterinpitäjä Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Etera Palkkatilanportti Helsinki Puhelin Rekisteriasioista vastaava henkilö Anna Kilpi 3. Rekisterin nimi Eteran työterveyshuollon tietojärjestelmä Doctorex potilashallinnon tietojärjestelmä Muut terveydenhuollon tietojärjestelmät (StatQ) Manuaalinen potilaskortisto ja röntgenarkisto 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) Eteran johtosääntöön ja erillisiin työterveyshuoltosopimuksiin perustuen palvelujen käyttöön oikeutettujen henkilöiden työoloihin sekä terveyden- ja sairaanhoitoon liittyvien tutkimusten ja hoidon suunnittelu ja toteutus sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu ja tilastointi 5. Rekisterin tietosisältö Rekisteri sisältää työterveysaseman hoidossa olevista tai olleista potilaista seuraavia tietoja: Perustiedot Työterveystiedot Sairauskertomus Terveyskertomus Fysioterapia Tutkimusrekisterit Laskutus Ajanvaraustiedot Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot Lähetteet, lausunnot, todistukset Nimi, henkilötunnus, kotiosoite ja kotipuhelin/matkapuhelin Työnantaja, osasto, työpiste, työpuhelin, ammatti, henkilönumero ja työsuhteen alku- ja loppupäivä Työterveyshuoltopainotteisen sairaanhoidon toteuttamisen kannalta potilaan välttämättömät sairaustiedot Hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaiset potilaan välttämättömät terveystiedot (terveystarkastustiedot) (Työ)fysioterapiaan liittyvät potilaan välttämättömät terveystiedot ja sairaanhoitotiedot Laboratorio-, röntgen- ja muut tutkimustiedot Tarvittaessa potilasta koskevat laskutustiedot Päivä, aika, kenelle aika, varaamissyykoodi, potilaan nimi ja syntymäaika ja yrityskoodi Potilaan tapaturma- ja rokotustiedot, seurantatarve ja työpsykologin/muiden asiantuntijoiden laatimat tiedot sekä työilmapiirikyselyt Potilaalle palvelujen tuottamisen kannalta välttämättömät lähetteet, lausunnot, todistukset ja epikriisit

2 REKISTERISELOSTE 2 (6) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Potilas Hoitohenkilökunta Työnantaja Potilaan ilmoittamat tiedot Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot Työterveyshuollon piiriin kuuluvien henkilöiden perustiedot, työpaikan ja yhteystiedot sekä niitä koskevat muutokset. Tiedot tarvitaan sen varmistamiseksi, että työterveyspalveluja annetaan ainoastaan niihin oikeutetuille. Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö tai terveydenhuollon ammattihenkilö 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Toimintasuunnitelmaan perustuen työkyvyn seurantaa varten työntekijöiden sairauspoissaolopäivien lukumäärä- ja ajankohtatiedot kerran vuodessa ja tarvittaessa useammin. Työterveysasemalta annetun lähetteen perusteella tutkimus- ja hoitotietoja potilaan kirjallisen, suullisen tai asiayhteydestä ilmenevän suostumuksen perusteella. Työterveysasemalta annetun lähetteen perusteella tai ostopalvelusopimukseen perustuen laskutuksen oikeellisuuden tarkistamiseksi tiedot siitä, ketä on hoidettu, mitä toimenpiteitä on tehty ja paljonko ne ovat maksaneet. Pääsääntö Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä (Laki potilaan oikeuksista 13 ). Niistä ei saa ilman potilaan kirjallista suostumusta antaa sivulliselle tietoja. Sivullisella tarkoitetaan muita kuin asianomaisessa toimintayksikössä potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvia henkilöitä. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Tietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn suostumuksen perusteella. Siitä on käytävä ilmi, kuka tietoja saa luovuttaa, kenelle tietoja luovutetaan, mitä tarkoitusta varten tietoja luovutetaan, mitä tietoja luovutetaan. Suostumuksessa on oltava päiväys ja potilaan allekirjoitus. Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää potilaan suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus. Poikkeukset Kenelle Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus, esim. Edellä mainitusta poiketen potilastietoja voidaan luovuttaa: Mitä tietoja, luovutuksen peruste ja luovuttamistapa Viranomaiselle tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.

3 REKISTERISELOSTE 3 (6) Työsuojelun piiriviranomainen Terveyskeskuksen ja sairaanhoitopiirin vastaava lääkäri Lääkärin on ilmoitettava ammattitaudista tai muusta työstä johtuvasta sairaalloisesta tilasta (Työsuojelun valvontalaki (131/73/ 22 ), kirjallinen ilmoitus lomakkeella Lääkärin tulee tehdä ilmoitus epäilemästään tai toteamastaan yleisvaarallisesta tai ilmoitettavasta tartuntatautitapauksesta (Tartuntatautilaki (583/86) 23 ), kirjallinen ilmoitus lomakkeella Kuolemansyyn selvittämisestä vastaava tutkintaviranomainen Lääkäri tai muu henkilö, joka vainajaa on tämän viimeisen sairauden aikana hoitanut tai jolla muuten on tietoja kuolemaan liittyvistä seikoista, on velvollinen pyynnöstä ilmoittamaan asianomaiselle lääkärille, poliisille tai muulle tutkintaviranomaiselle tiedossaan olevat kuolemansyyn selvittämiseksi tarpeelliset seikat (L kuolemansyyn selvittämisestä (459/73) 14 ) Tuomioistuin, poliisi Terveydenhuollon ammattihenkilö voidaan velvoittaa todistamaan myös salassapitovelvollisuuden piiriin kuuluvasta asiasta, jos asia koskee rikosta, josta voi seurata vankeutta kuusi vuotta tai ankarampi rangaistus (Oikeudenkäymiskaari 24 ). Samoilla ehdoilla on oikeus todistaa esitutkinnassa (Esitutkintalaki 27 ). Ajo-oikeuden, ampuma-aseluvan tai muun sellaisen luvan voimassaolon harkitsemiseksi poliisilla on oikeus saada perustellusta pyynnöstä luvanhaltijan terveydentilaan, päihteiden käyttöön tai väkivaltaiseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja salassapitovelvollisuuden estämättä, jos on syytä epäillä, että luvanhaltija ei enää täytä luvan saannin edellytyksiä (Poliisilaki 35 ). Työnantaja Kirjallinen lausunto lakisääteisen terveystarkastuksen johtopäätöksistä, siltä osin kuin ne liittyvät työsuojeluun ja työterveyshuoltoon (Vnp terveystarkastuksista erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavissa töissä (1672/92) 6 ). Työterveyshuoltopalveluja koskevan laskun liitteenä (paperituloste) laskutuksen oikeellisuuden tarkistamiseksi tieto siitä, ketä on hoidettu, mitä toimenpiteitä on tehty ja paljonko ne ovat maksaneet (Henkilötietolaki 8 ). Työsuojeluviranomainen ja työpaikan työsuojeluvaltuutettu Uuden työnantajan työterveyslääkäri Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskus Oikeus pyynnöstä saada nähtäväkseen kirjallinen lausunto terveystarkastuksen johtopäätöksistä (Vnp terveystarkastuksista erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavissa töissä (1672/92) 6 ). Oikeus pyynnöstä saada tiedot henkilön terveystarkastuksista, jos henkilö siirtyy samalla tavalla vaaralliseen työhön (Vnp terveystarkastuksista erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavissa töissä (1672/92) 6 ). Tutkimus- ja suunnittelu- sekä tilastointitarkoituksia varten terveydenhuollon valtakunnallisiin rekistereihin (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 3 ), esim. lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri

4 REKISTERISELOSTE 4 (6) Vakuutusyhtiö Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö tai terveydenhuollon ammattihenkilö Potilaan lähiomainen tai muu läheinen Tutkimuskäyttö 8. Potilastietojen suojaamisen yleiset periaatteet Potilastietojen suojaaminen ja säilytystapa Tapaturma- ja ammattitautiasioissa työpaikkaterveydenhuollosta vastaava lääkäri on velvollinen luovuttamaan vakuutuslaitokselle hallussaan olevat käsiteltävänä olevan vakuutus- ja korvausasian ratkaisuun vaikuttavat tiedot (Tapaturmavakuutuslaki 65a ) Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tarpeellisia tietoja potilaan suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti. Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilölisyydestä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä. Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä henkilötietolain 14 :ssä säädetään. Potilastiedot on säädetty salassa pidettäväksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman potilaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon toteutukseen osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 ). X Potilasrekisteriin on ulkoinen VPN-suojattu verkkoyhteys Pasilan lääkäriasemalla sijaitsevaan työterveyslääkäri Annukka Kimasen työasemaan. X Potilasrekisteri on suljettu muulta ulkopuoliselta käytöltä X Potilasrekisteritietoja käsitellään atk:n avulla X tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla X ja salasanoilla X sekä potilastietoja valvotaan (lokitiedostot) X Muut kuin atk:lla (manuaaliset) potilastiedot ja arkistot X valvonnan alaisina asiakaskansioissa, säilytetään lukollisissa arkistokaapeissa lukituissa tiloissa 9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

5 REKISTERISELOSTE 5 (6) Tarkastusoikeuden sisältö Jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. (Henkilötietolaki 26 ) Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Mikäli vain osa rekisteriin merkityistä tiedoista jää em. perusteella tarkastusoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut hänestä talletetut tiedot. Tarkastusoikeuden toteuttaminen Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyynnön voi tehdä tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella. Tarkastuspyyntö osoitetaan Eteran työterveysasemalle. Tarkastusoikeudesta päättää vastaava työterveyslääkäri. Tiedot antaa työterveyslääkäri tai työterveyshoitaja. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Rekisteröidylle varataan ilman aiheetonta viivytystä tilaisuus tutustua hänestä rekisteriin talletettuihin tietoihin. Pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa. Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy tietojen antamisesta, kieltäytymisestä on annettava kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta rekisteröidylle. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana.

6 REKISTERISELOSTE 6 (6) 10. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (HeTiL 29 ). Korjausvaatimus tehdään kirjallisesti työterveysasemalle. Vaatimukseen merkitään selvästi korjattava ja korvaava tieto sekä päiväys ja pyynnön esittäjän allekirjoitus. Korjausvaatimuksen voi tehdä tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella. Korjauksesta päättää vastaava työterveyslääkäri Korjauksen suorittaa työterveyslääkäri tai työterveyshoitaja Potilasasiakirjoihin merkitään korjatut tiedot ja korjaajan nimi, asema ja päiväys (sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirjojen laatimista koskevat ohjeet 1993:7). Virheelliset merkinnät arkistoidaan paperitulosteena, joihin liitetään korjausvaatimus. Myös paperitulosteeseen tiedon korjaaja kirjaa korjauspäivän sekä päivää ja allekirjoittaa sen. Tietojen korjaamisesta ilmoitetaan potilaalle kirjallisesti. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, potilaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksessa on mainittava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Potilaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.