Esite. Xerox SMARTsend 3.0. Nopeaa ja turvallista skannausta

Transkriptio

1 Xerox SMARTsend 3.0. Esite Xerox SMARTsend 3.0 Nopeaa ja turvallista skannausta

2 Lisää tuottavuutta tehokkaalla skannauksella Tehokas skannaus mahdollistaa uuden tavan työskennellä. SMARTsend - ohjelmiston ja monitoimijärjestelmän avulla voidaan paperiasiakirjat skannata digitaaliseen muotoon ja lähettää ne useammalle vastaanottajalle useaan paikkaan. Näin tieto saadaan tehokkaammin ja nopeammin useamman henkilön käyttöön. Älykkäämpiä työnkulkuja SMARTsend-ohjelmisto auttaa sinua yksinkertaistamaan tiedonhallinnan. Asiakirjojen jakaminen on nyt helpompaa kuin koskaan. Paperiasiakirjojen sisältämien tietojen jakaminen käy nyt sekunneissa. Skannaa asiakirja vain kerran, SMARTsend muuntaa sen digitaaliseen muotoon ja lähettää sen työnkulkuun ennalta määritettyihin määränpäihin sähköpostiosoitteisiin, tietosäiliöihin, verkkokansioihin, FTPkansioihin, verkko-osoitteisiin tai tulostimiin. Skannaus kotiin -toiminnolla voit lähettää skannatun asiakirjan omaan sähköpostiin, ECM-järjestelmään tai verkkokansioon. Tämä voidaan toteuttaa työnkulkuna, jonka käyttöön tarvitaan tunnistus verkossa tai PIN-koodi, tai kunkin käyttäjän henkilökohtaisena työnkulkuna. Skannaa ja tallenna -toiminnolla voit skannata kaksipuolisia värillisiä asiakirjoja, muuttaa niiden skannaustarkkuutta ja katsoa niiden pienoiskuvia monitoimijärjestelmän näytössä. Lisäksi Selaa ja tulosta -toiminnolla voit tulostaa kaksipuolisena ja väreissä. Luodessasi työnkulkuja sinulla on käytettävissäsi suora yhteys yleiseen sähköpostiosoitteistoon, joten sähköpostiosoitteita ei tarvitse kirjoittaa käsin. Tehokas tekstintunnistusohjelma (OCR) (Pro-versiossa) takaa sen, että skannatut asiakirjat säilyttävät mahdollisimman tarkasti alkuperäisen ulkoasunsa ja ovat muunnettavissa lukuisiin eri tiedostomuotoihin. SMARTsend Prossa voit määrittää sopivan tiedostomuodon kutakin työnkulun sisältämää määränpäätä varten. Esimerkiksi, jos jokin määränpää edellyttää PDF- tai TIFF-muotoa ja toinen Word- tai Excel-muotoa, tämä voidaan toteuttaa helposti. SMARTsend Pron avulla voit muuntaa skannatun asiakirjan hakukelpoiseen PDF-, Word- tai Excel-muotoon ja lähettää suoraan DocuShare -säilöön tai muuhun tuettuun säilöön. Näin paperiasiakirjoista tulee helposti saatavilla olevaa, indeksoitua tietoa. SMARTsend 3.0 tukee tekstintunnistusta MS Word 2007-, MS Excel ja WordPerfect 10 -tiedostomuotoihin. SMARTsendissä voit valita, haluatko vahvistuksen tiedostojen perillemenosta sähköpostitse tai tulostettuna. Näin voit olla varma, että skannaustyösi meni perille.

3 Luo työnkulku Julkaise työnkulku Järjestelmän työnkulku PaperWare-työnkulku Skannaa sähköpostiin Skannaa säilöön Skannaa tiedostoon Tulosta etätulostimella 1. Luo työnkulku tietokoneellasi. Ohjattujen toimintojen avulla voit määrittää digitaalisten asiakirjojen formaatin, määränpäät, julkaisutavat jne. 2. Julkaise työnkulku a. Laitteen käyttöpaneelilta: Valitse näytössä näkyvistä tallennetuista työnkuluista haluamasi, aseta skannattava asiakirja laitteeseen ja paina käynnistysnäppäintä. b. PaperWare-kansilehden avulla: Tulosta PaperWare-kansilehti, jossa on lueteltu skannaustyön määränpäät, aseta se skannattavan asiakirjan päälle ja käynnistä skannaus. SMARTsend tulkitsee kansilehden ohjeet ja lähettää asiakirjan niiden mukaisesti. 3. Nauti SMARTsendin tehosta. Yhden yksinkertaisen työnkulun avulla voit jakaa tietoa useaan paikkaan ja usealle henkilölle. Lataa SMARTsend 3.0:n ilmainen kokeiluversio osoitteesta Älykäs verkon jäsen SMARTsend on erittäin IT-ystävällinen ja helpottaa näin järjestelmäoperaattorien työtä. Suojauksessa ja käyttöoikeuksien hallinnassa voidaan käyttää hyväksi verkkokäyttäjäprofiileja. Jos haluat rajoittaa käyttöä, sekään ei tuota ongelmia. Automaattisen laitteenetsinnän avulla käyttäjät löytävät tilanteeseen parhaiten sopivan monitoimilaitteen. Laiteluetteloita voidaan suodattaa sijainnin ja laitteen nimen mukaan. Järjestelmänvalvojat voivat hallita järjestelmää mistä tahansa tehokkaan web-selainpohjaisen käyttöliittymän avulla. Monipuolisten suojausominaisuuksien ansiosta luottamukselliset tiedot ovat aina turvassa. Näitä ovat muun muassa tiedostojen suojattu ja salattu tallennus kautta, suojattu laitteiden etsintä ja konfigurointi SNPMv3:n kautta, integroitu verkkotunnistus ja salasanalla suojatut henkilökohtaiset työnkulut. Työnkulkujen käyttöä voidaan seurata tapahtumaloki varmistaa, että kaikista tapahtumista jää kirjaus. Mahdollistaa vanhentuneiden työnkulkujen automaattisen poistamisen. Teknisesti edistynyt SMARTsend-ohjelmiston loistavat ominaisuudet on suunniteltu optimoimaan verkkoinvestointisi kannattavuus ja johdattamaan liiketoimintaasi tulevaisuuteen. Tuki monille Xerox-laitteille, kuten Xerox ColorQube, WorkCentre Pro -mustavalkoja värijärjestelmät sekä vanhemmat skannaustoiminnolla varustetut Document Centre -laitteet. Mahdollistaa indeksointitietojen (metatietojen) lisäämisen asiakirjoihin. Näitä voidaan käyttää myöhemmin asiakirjojen etsinnässä. Mahdollistaa seuraavat toiminnot webpalvelujen kehitystyökalujen avulla: Töiden hallinta (mukaan lukien ohjelmallinen töiden lähetys, peruutus) Ympäristön hallinta Työnkulun hallinta Laitteen konfigurointi Skannausprofiilien hallinta EIP-ominaisuudella varustettujen monitoimilaitteiden käyttäjät voivat helposti skannata ja tallentaa paperilla olevia tietoja erilaisiin asiakirjasäilöihin kuten Xerox DocuShare, Microsoft SharePoint ja Windows-kansiot. Monitoimilaitteen kosketusnäytöstä käyttäjä voi valita Skannaus työnkulkuun -kuvakkeen, joka on ohjelmoitu niin, että se esimerkiksi skannaa DocuSharesäilöön. Verkossa sijaitsevia kansioita ja arkistoja voidaan selata ja valita niistä sopiva määränpää skannattavalle asiakirjalle. Kosketettaessa skannauskuvaketta näyttöön ilmestyy pienoiskuva asiakirjasta, jotta voidaan varmistaa, että asiakirjan skannaus on onnistunut. Asiakirjojen nimiä voidaan muuttaa käyttämällä kosketusnäytössä näkyvää näppäimistöä. Prosessi päätetään koskettamalla tallennusnäppäintä. Tässä vaiheessa on myös mahdollista pyytää vahvistusraportin tulostusta.

4 Xerox SMARTsend 3.0:n tekniset tiedot SMARTsendin tärkeimmät ominaisuudet Web-pohjainen ohjelmistosovellus, joka automatisoi paperiasiakirjojen digitaalisen muuntamisen ja jakelun. Näin enemmän tietoa on useampien henkilöiden käytettävissä. Skannaustyönkulkujen luominen verkkoselaimella käytettävien ohjattujen toimintojen avulla. Lähettäminen useaan määränpäähän yhdellä skannauksella. Indeksointitietojen (metatietojen) lisääminen skannattuihin asiakirjoihin. Skannattujen asiakirjojen muuntaminen useisiin vakiomuotoihin. Skannatun kuvan formaatin muuttaminen määränpään mukaan. Skannaus kotiin -toiminnon avulla laitteen käyttäjille voidaan helposti määrittää skannaustöiden määränpää (sähköpostiosoite, FTP-sivusto, ECM-järjestelmä tai verkkokansio). Skannattujen tietojen suojattu ja salattu lähetys HTTPS-protokollan avulla. Henkilökohtaiset työnkulut (monitoimijärjestelmän verkkotunnistustoiminnon avulla). Lähetysvahvistus sähköpostitse tai tulostettuna skannaukseen käytetyllä monitoimilaitteella. SMARTsend Pron tärkeimmät ominaisuudet Kaikki samat ominaisuudet kuin FreeFlow SMARTsendissä ja lisäksi: Skannaustyönkulun käynnistys PaperWarekansilehden avulla, jolloin skannaustyön määränpäätietoja voidaan muokata skannauksen yhteydessä. Integroitu tekstintunnistus (OCR) mahdollistaa asiakirjojen automaattisen digitaalisen arkistoinnin ja myöhemmän muokkauksen. Järjestelmän tekniset tiedot Suositus on, että SMARTsend asennetaan vain sille varatulle palvelimelle tai tietokoneelle. Vähimmäisvaatimukset: Keskusyksikkö: 1,0 GHz tai nopeampi Kiintolevy: 1 Gt tai enemmän vapaata levytilaa RAM: 512 Mt tai enemmän (1 Gt tai enemmän suositellaan kaikille käyttöjärjestelmille ja vaaditaan, kun käytössä on Windows Vista) Verkkoprotokolla: TCP/IP (tukee myös HTTP- ja HTTPS-protokollia) Yksi verkkosovitin (ei tue useiden sovittimien käyttöä) Tietokone ei voi olla domain controller. SMARTsendin voi asentaa myös jaettuun tulostustai tiedostopalvelimeen, joka täyttää yllä mainitut vähimmäisvaatimukset. Tuetut käyttöjärjestelmät Windows 2003 Server, jossa on käytössä ASP. NET ja johon on asennettu kaikki Service Pack -päivitykset sekä Internet Information Services (IIS). Windows 2008 Server Windows XP Professional WorkStation SP2 -ympäristö Vista Business Edition SMARTsend EIP -sovelluksia tuetaan vain Windows ja Windows palvelimissa, ei XP Pro- tai Vista Business -palvelimissa. SMARTsend voidaan asentaa myös näille palvelimille yhdessä VMwaren virtuaaliinfrastruktuurin kanssa tai Microsoft Virtual PC- tai Virtual Server -ohjelmien kanssa. Tämä voi kuitenkin johtaa suorituskyvyn heikkenemiseen (hitaampaan käsittelyyn). Työasemavaatimukset SMARTsendin käyttöliittymä on webselainpohjainen ja sitä voi käyttää seuraavien web-selainten kautta: Windows-asiakkaat Microsoft Internet Explorer, versio 5.5 ja uudempi Windows/Mac-asiakkaat Netscape Navigator, versio 7.0 ja uudempi Mac OS X v10.2 tai uudempi Mozilla, versio 1.7 ja uudempi Mozilla FireFox, versio ja uudempi Linux/Unix-asiakkaat Mozilla, versio 1.7 ja uudempi Mozilla FireFox, versio ja uudempi Tuetut Xerox-monitoimilaitteet* Seuraavat skannaustoiminnolla varustetut Xeroxmonitoimilaitteet toimivat SMARTsendin kanssa: ColorQube 9201/9202/9203 Document Centre 425, 426, 430, 432, 440 Document Centre 460 ST, 470ST, 480ST, 490ST Phaser 3635MFP WorkCentre 232/238, 245/255, 265/275 WorkCentre 4150, 4250, 4260 WorkCentre 5222/5225/5230/5225A/5230A WorkCentre 5632/5638/5645/5655/5665/5675/ 5687 WorkCentre 6400 WorkCentre 7132, 7232/7242 WorkCentre 7328/7335/7345/7346, 7425/7428/7435 WorkCentre 7655/7665/7675 WorkCentre 7755/7765/7775 WorkCentre M20/M20i, M24 WorkCentre M118/M118i WorkCentre Pro 32, 35, 40, 45, 55, 65, 75, 90 WorkCentre Pro 123/128, 133, 165/175 WorkCentre Pro 232/238, 245/255, 265/275 WorkCentre Pro C2128/C2636/C3545 Xerox 4595 Copier/Printer (varauksin) *Tarkasta SMARTsend-tuki osoitteesta Internet-faksi- ja sähköpostitoiminnoilla varustetut laitteet (SMARTsend Pro PaperWare-kansilehtien avulla), mukaan lukien: WorkCentre Pro 685/785 WorkCentre M20i WorkCentre M118i WorkCentre M24 WorkCentre Pro- ja DocumentCentrevaatimukset Skannaus tiedostoon käytössä TCP/IP LPR käytössä DNS-isäntänimi tai staattinen IP-osoite määritetty Tuetut skannausmääränpäät ja -säilöt Sähköposti FTP Microsoft-verkkokansio NetWare-kansio (Novell NetWare, versio 5.x tai 6.x) Etätulostin Skannaus verkko-osoitteeseen Domino.doc (versio 3.1) Domino (versio 5.x tai 6.0) DocuShare 5.0 ja 6.0 Microsoft SharePoint Portal Server 2001, 2003 ja 2007 Hummingbird DM (valinnainen) Interwoven WorkSite 8.0 (valinnainen) Documentum SP3 (valinnainen) Live Link Enterprise Server 9.5 (valinnainen) Lisätietoja saa soittamalla tai osoitteesta Xerox Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. Xerox, Xerox-logon ympyräsymboli, Document Centre, DocuShare, SMARTsend, Phaser, WorkCentre ja ColorQube ova Xerox Corporationin tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. 10/09 SFTBR-04NF