AIKA: Keskiviikkona klo Porin kaupunginkirjasto Satakunnan maakuntakirjasto, kirjaston kokoustila

Transkriptio

1 MUISTIO 1 Maakunnallinen yhteisjärjestelmä -kokous 1/2010 AIKA: Keskiviikkona klo PAIKKA: LÄSNÄ: Porin kaupunginkirjasto Satakunnan maakuntakirjasto, kirjaston kokoustila Asko Hursti (Pori), Paula Kauppila (Pori), Leena Palonen (Pori), Leena Purhonen (Nakkila), Aini Lähteenmäki (Kankaanpää), Helena Viljanen (Harjavalta), Katri-Helena Saarinen-Holappa (Siikainen), Katariina Leppinen (Karvia), Anja Hakaoja (Kokemäki), Tiina Mannelin (Kiikoinen), Tarja Jansson (Lavia), Minna Hautaluoma (Honkajoki), Karri Hara (Rauma), Sari Pajunen (Pori), Anja Mikola (Pori), Antti Peltonen (Pomarkku), Jouko Ilvonen (Merikarvia), Juha Hokkanen (Ulvila), Satu Mäenpää (Eura), Marjut Tiisala (Huittinen), Marketta Pennanen-Virhiä (Pori), Elise Nuotio (Pori), Vesa Taimi (Pori) Kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti toivotti kaikki paikalla olijat tervetulleiksi yhteisjärjestelmäkokoukseen. 1. TÄHÄNASTISET KOKEMUKSET YHTEISJÄRJESTELMÄSTÄ Kokouksen aluksi Asko Hursti tiedotti Satakirjastojen johtoryhmässä tapahtuneista henkilömuutoksista. Karri Hara on aloittanut Rauman kaupunginkirjaston kirjastopalveluiden johtajana. Satu Mäenpää vastaavasti toimii Euran vs. kirjastotoimenjohtajana elokuun alkuun asti. Antti Peltonen siirtyy Joensuuhun Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulun kirjastonjohtajaksi. Kokouksessa keskusteltiin tähänastisista kokemuksista yhteisjärjestelmästä. Anja Hakaoja oli kerännyt muutamalta viikolta seutuvarausten matka-aikoja varausten kiinnittämisestä varausten saapumiseen. Seutuvarauksista 26 % saapui noutopaikkaan viimeistään 2 päivässä, 42 % viimeistään 4 päivässä ja 96 % varauksista saapui perille viikossa. Aineisto tarkistetaan Porissa tällä hetkellä kahteen kertaan kuljetuksia käsiteltäessä. Web-Origossa on viime aikoina ollut useita käyttökatkoksia. Kokouksessa mainittiin myös, että hyllyvarausten haku on ollut hidas. Luvialla on ollut ongelmia sähköisissä tilauksissa ja Kokemäellä huomautuskirjeiden tulostumisessa. Huomautuskirjeeseen oli tulostunut useamman eri ihmisen myöhässä olevia aineistoja ja aiemmin videoiden huomautuskirjeet olivat lähteneet väärin. Sovittiin, että Leena Paloselle lähetetään aina tieto käyttökatkoksista ja kaikista muista Origon toimintaan liittyvistä virheistä mielellään kuvakaappauksen kera. Näin Origon toimintaan liittyvistä virheistä voidaan pitää kirjaa. kirjasto@pori.fi puh faksi Postiosoite: PL Pori Porin kaupunki Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto Gallen-Kallelankatu 12

2 2 Kokouksessa keskusteltiin seutuvarausten käsittelyyn liittyvistä käytännöistä ja aineiston kuljetuksista. Kokouksessa oli mukana myös Minna Kataja, joka vastaa Porissa seutulainojen käsittelystä ja kuljetuksista. Minna Katajan ohjeena oli, että varauslappu laitettaisiin jämäkästi keskelle kirjaa niin, että ylhäällä näkyy kirjaston nimi. Varauslappua ei kannata laittaa heti etukannen väliin, koska sieltä se saattaa helpommin tipahtaa. Jos varauslapun haluaa teipata kirjaan, se pitää ehdottomasti teipata tarran puolelle, ei etukanteen. Matkalla olevaa aineistoa ei tarvitse erikseen pakata pusseihin tai kirjekuoriin. Minna Katajan arvion mukaan kuljetettavan aineiston määrä on viisinkertaistunut. Muista Satakirjastoista tuleva aineisto on viimeistään kahdeksalta Porissa valmiina käsiteltäväksi. Aineisto käsitellään Porissa kymmeneen mennessä. Aineistoa ei ehditä Porissa välillä palauttamaan. Kokouksessa keskusteltiin hyllyvarausten kiinnittämisestä. Porille varataan kaksi tuntia aikaa hakea hyllyvaraukset ennenkuin muut ryhtyvät kiinnittämään niitä. Jotta aineisto kulkisi jouhevasti ja tehokkaasti, tarvitaan tarkat ohjeet siitä, miten aineisto tulisi käsitellä kirjastoissa kuljetuksia varten. On tärkeää, että kirjastoissa jaetaan tietoa kuljetuksiin liittyvistä käytännöistä. Leena Palonen kerää kaikki aineiston kuljetuskäytäntöihin liittyvät ohjeet ja lähettää ne kirjastoille. Kun Säkylään, Köyliöön tai Eurajoelle lähetetään aineistoa lainaan, aineisto pitää lainata jo lähtöpaikassa eli aineiston pitää lähteä kiertoon lainassatilassa, ei matkalla-tilassa. Kokouksessa keskusteltiin myös muualta Suomesta tuleviin kaukolainapyyntöihin liittyvistä käytännöistä. Jos esimerkiksi Hartolan tekemä seutuvaraus kiinnittyisi Porissa Honkajoen kirjaan kirjaa palautettaessa, niin voidaanko toisen kirjaston aineistoa lähettää muualle Suomeen kaukolainaan. Asko Hursti esitti, että muille Suomen kirjastoille voitaisiin antaa sellainen ohje, että varaus Satakirjastoihin tehtäisiin aina seutuvarauksena eikä suoraan tiettyyn kirjastoon. Sovittiin, että Pori lähettää vain omia kirjojaan kaukolainaan muualle Suomeen. Kokouksessa keskusteltiin myös siitä, voiko seutuvarauksen tehdä kirjaston nimiin. Pomarkussa on tehty perhepäivähoitajia varten varauksia kirjaston nimiin. Jos halutaan useampi kappale samaa nimekettä esim. kouluille, niin tämä on hankalaa toteuttaa Origossa. Tilastointi ei mene oikein, jos seutuvaraus tehdään kirjaston nimellä, mutta kokouksessa todettiin, että aineistoa ei kuitenkaan näissä tapauksissa yleensä lainata kirjaston nimiin vaan asiakkaan. Kokouksen yhteydessä tutustuttiin myös kokoustilan vieressä olevaan logistiikkakeskukseen. Minna Kataja kertoi kuljetukseen lähtevän aineiston käsittelystä. Samalla keskusteltiin myös kirjastoista lähtevän ja niihin saapuvan aineiston määristä. Marjut Tiisala arvioi, että Huittisista lähtevän ja sinne saapuvan aineiston määrä on suunnilleen sama. Marjut Tiisalan ja Aini Lähteenmäen mielestä seutuvarausjärjestelmä on tuonut parannusta asiakkaille. Marjut Tiisalan mukaan myös yhteisjärjestelmän myötä käyttöönotettu hyllyvaraus on tuonut parannusta.

3 3 2. MAKSUKÄYTÄNTÖJEN YHTENÄISTÄMINEN Kokouksessa keskusteltiin maksukäytäntöjen yhtenäistämisestä. Syksyllä päätettiin, että siirretään maksujen yhtenäistämistä myöhempään ajankohtaan. Eri kirjastojen maksukäytäntöjä voitaisiin nyt ryhtyä kartoittamaan ja miettimään niiden yhtenäistämistä. Leena Palonen on ryhtynyt laatimaan taulukkoa kirjastojen tämänhetkisistä maksukäytännöistä. Asiaa valmistelemaan perustettiin pieni työryhmä, johon valittiin edustajia erikokoisista kirjastoista. Työryhmään valittiin Minna Hautaluoma, Aini Lähteenmäki, Marjut Tiisala, Karri Hara, edustaja maakuntakirjastosta ja sihteeriksi Leena Palonen. 3. TULEVAISUUDEN TAVOITTEET JA SUUNNITELMAT 4. KIRJASTOKORTTI 5. MAKSUSAATAVIEN VANHENEMINEN Kokouksessa keskusteltiin uuden kirjastojärjestelmän hankkimisesta tulevaisuudessa eli missä vaiheessa kilpailutetaan uusi kirjastojärjestelmä ja web-kirjasto. Kirjastojärjestelmäpuolella ainoa vaihtoehto tällä hetkellä on Axiell Aurora. Marc 21 -formaatin tulo pitää myös ottaa huomioon. Tällä hetkellä webkirjaston hankkiminen olisi kiireellisempää. Asiaa pitäisi jo ryhtyä valmistelemaan budjetteja silmälläpitäen. CS Library ja Axiell tulevat Poriin esittelemään verkkokirjastojaan klo Kokouksessa keskusteltiin kokouskutsun liitteinä olleista kirjastokorttimalleista. Eri kirjastokorttimalleista eniten miellyttivät tyrni-aiheiset kirjastokortit. Tyrni-aiheisista kirjastokorteista järjestettiin kokouksessa äänestys ja eniten ääniä sai vaihtoehto numero yksi. Axiellilta tiedustellaan, mitä vaatimuksia kirjastokortin numerosarjalle on. Tämän jälkeen pitää miettiä, minkä verran kirjastokortteja tilataan kullekin kirjastolle ja pyytää niistä tarjoukset. Kokouksessa pohdittiin myös kirjastokortin takaosaa ja takaosaan tulevia tekstejä. Kirjastokortin takaosaan tulisivat ainakin asiakkaan allekirjoitus ja teksti sitoutumisesta käyttösääntöjen noudattamiseen. Todettiin, että kirjastokortin takaosassa ei tarvitse luetella kaikkien Satakirjastoihin kuuluvien kirjastojen nimiä. Kokouksessa keskusteltiin maksusaatavien vanhenemisesta. Saatavat vanhenevat lain mukaan kolmessa vuodessa, jos asiakasta ei ole niistä muistutettu. Esimerkiksi Helmet-kirjastojen kirjastojärjestelmästä lähtee asiakkaille muistutuksia maksamattomista maksuista ja näin kirjastojen saatavat eivät vanhene. Sovittiin, että maksukäytäntöjen yhtenäistämistä miettivä työryhmä pohtii, miten tässä asiassa tulisi edetä ja laatii esityksen asiasta. Kokouksessa pohdittiin sitä, mistä kolme vuotta lasketaan. Tästä on olemassa erilaisia tulkintoja. Porin kaupungin lakimiehen Leena Tuomisen mukaan kolme vuotta lasketaan jostain päivästä, ei esim. kalenterivuodesta. Kirjastot.fi-palstalta voi käydä lukemassa parin vuoden takaista keskustelua asiasta.

4 4 6. TIETOKANNAN SIIVOUS 7. MUUT ASIAT Luettelointityöryhmältä oli pyydetty esitystä tietokannan siivoamisesta. Luettelointityöryhmän puheenjohtaja Sari Pajunen esitteli luettelointityöryhmän laatimaa ehdotusta tietokannan siivoamisesta. DVD:den siivoaminen olisi tärkeää, mutta niiden yhdistäminen on hankalaa, koska dvd:eistä on erilaisia painoksia ja tietokannasta puuttuu dvd:den osalta EAN-koodeja. Sovittiin, että kirjastot käyvät läpi omat dvd:nsä ja lisäävät niihin EAN-koodin ja tarvittaessa muuttavat pääsanan mennessä. Pienempi ryhmä tekee tämän jälkeen dvd:den yhdistämisen. Luettelointityöryhmä laatii dvd:den siivoamisesta vielä yksityiskohtaisemman ohjeen. Äänilevyille ja kaseteille ei tehdä mitään. Sovittiin, että kirjastot kävisivät läpi omaa luokassa 78 olevaa kirja-aineistoaan. Jos tällaisten teosten esim. laulukirjat, soitonoppaat ja partituurit pääpaino on nuoteilla, niin materiaaliksi muutetaan nuotti. Kukin kirjasto käy läpi omaa aineistoaan ja pienempi ryhmä tekee myöhemmin musiikkiaineiston yhdistämisen. Myös musiikkiaineiston siivoamisesta laaditaan tarkempi ohje. Vanhoille lehdille ei tehdä mitään. Parin vuoden kuluttua voidaan miettiä pidempään säilytettävien lehtien yhdistämistä. Kirjojen siivoamisen organisointi on hankalampaa. Kirjastot voivat käydä läpi omaa vanhempaa, ilman ISBN:ää olevaa kaunokirjallisuuttaan ja yhdistää tietueita mahdollisuuksien mukaan. Sovittiin, että tässä vaiheessa keskitytään saamaan yksi kokonaisuus eli pääsääntöisesti dvd:t siivottua. Jos poistaa viimeisen niteen tietueesta, pitää muistaa poistaa myös tietue. Tietokannassa on isoilla kirjaimilla kirjoitettuja tietueita. Näiden muuttamisesta koneellisesti pieniksi kirjaimiksi on alustavasti puhuttu Axiellin kanssa. - WEB-KÄYNNIT JA MUUT TILASTOT - SAKOTTOMAT VIIKOT Kokouksessa käsiteltiin Web-Origosta saatavia kävijätilastoja. Yhteisjärjestelmän myötä Web-Origosta ei saa enää kävijätietoja kunnittain, vaan kävijämäärä on kaikkien Web-Origossa kävijöiden yhteissumma. Porissa on laskettu kunkin kirjaston Web-Origon kävijöiden määrä asukasluvun mukaisessa suhteessa viime vuoden joulukuulta ja Satakirjastot.fi-sivuston ajalta ( ). Kokouksessa keskusteltiin myös Origosta saatavista muista tilastoista ja siitä, miten seutulainat tulisi tilastoida. Opetusministeriön uusissa ohjeissa mainitaan, että seutulainoja ei lasketa kaukolainoiksi. Joissakin kirjastoissa on pidetty sakottomia viikkoja. Kokouksessa keskusteltiin siitä, voivatko kirjastot pitää sakottomia viikkoja, kun ollaan yhteisjärjestelmässä. Sakottomien viikkojen järjestäminen yhteisjärjestelmässä on hankalaa. Sakottomat viikot järjestävän kirjaston pitäisi poistaa asiakkaalta maksut oman kirjaston aineiston osalta ja vastaavasti, jos asiakas palauttaa sakottoman viikon järjestävän kirjaston aineistoa muihin Satakirjastoihin, niin muiden kirjastojen pitäisi ottaa tämän aineiston osalta maksut pois.

5 5 Sovittiin, että kirjastot eivät järjestä sakottomia viikkoja yhteisjärjestelmässä. - ERÄPÄIVÄMUISTUTUSTEN JA HUOMAUTUSKIRJEIDEN TEKSTIEN YHTENÄISTÄMINEN - ESITTEET JA MARKKINOINTI - KULJETUKSET - E-KIRJAT Edellisessä yhteisjärjestelmäkokouksessa oli sovittu, että Porissa laaditaan eräpäivämuistutuksesta ja huomautuskirjeen/laskun perinnästä mallitekstit. Nämä mallitekstit oli lähetetty kokouskutsun liitteenä. Kokouksessa pohdittiin eräpäivämuistutuksen tekstiä. Joissakin kirjastoissa ei haluta, että lainoja uusitaan puhelimitse ja vastaavasti toisissa kirjastoissa ei haluta, että lainoja uusitaan eräpäivämuistutukseen vastaamalla. Todettiin, että parasta olisi, että asiakkaat uusisivat itse lainojaan. Kokouskutsun liitteenä lähetettyyn mallitekstiin muutettiin kohtaan puhelimitse (02) xxx xxxx tilalle ottamalla yhteyden kirjastoon. Kaikilla Satakirjastoilla olisi käytössä sama eräpäivämuistutusteksti. Aiemmissa yhteisjärjestelmäkokouksissa on sovittu, että kaikilla kirjastoilla olisi toisessa/kolmannessa huomautuksessa tai laskussa maininta perinnästä. Sovittiin, että kokouskutsun liitteenä ollut malliteksti ( lasku siirtyy perintään, mikäli asiaa ei ole hoidettu eräpäivään mennessä ) tulee kaikille Satakirjastoille käyttöön. Kokouksessa keskusteltiin Satakirjastoihin liittyvästä markkinoinnista ja esitteistä. Satakirjastoja varten on painatettu Satakirjastot-kasseja, joiden myynnistä saatava tulo on kirjastoille alv:llista tuloa. Kassin hinta on kaikilla 1. Satakirjastoille voitaisiin painattaa myös juliste ja laatia pieni esite. Kuljetussopimusta Kuljetusliike Heikki Salmisen kanssa on jatkettu helmi maaliskuun ajan. Kokouksessa pohdittiin kuljetusten järjestämistä ja niiden aikatauluja. Kokouksessa ehdotettiin, voisiko kuljetukset järjestää niin, että ne menisivät ensimmäisellä viikolla kolme kertaa (ma, ke ja pe) ja toisella kaksi kertaa (ti ja to). Porilla, Kysy-kirjastoilla, Kankaanpäällä ja Ulvilalla on aiemmin ollut käytössään e-kirjat. Yhteisjärjestelmän myötä kaikille kirjastoille ostettiin projektirahoista e-kirja-lisäominaisuus eli kaikilla Satakirjastoilla on nyt käytössään e-kirjat. Elise Nuotio näytti Web-Origosta e-kirjoja. Porin, Kysykirjastojen, Kankaanpään ja Ulvilan aiemmin hankkimat e-kirjat on tarkoitus yhdistää yhdeksi kokoelmaksi ja tämän vuoksi näiden kirjastojen pitää uudistaa käyttösopimus. E-kirjojen hankintaoikeus on vain näillä kirjastoilla.

6 6 - TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTE Osoitteesta löytyy Satakirjastot-tietokannan julkisuuslain mukainen tietojärjestelmäseloste. - YHTEISJÄRJESTELMÄÄ VARTEN PERUSTETTU SATAKIRJASTOT-SIVUSTO 8. SEURAAVA KOKOUS Yhteisjärjestelmää varten perustettiin kirjastojen henkilökunnille tarkoitettu Satakirjastot-sivusto ( johon on koottu yhteisjärjestelmän rakentamiseen ja tietokantojen yhdistämiseen liittyviä ohjeita, muistioita jne. Sovittiin, että Satakirjastot-sivustolle kerätään jatkossakin kaikki ohjeet ja muistiot. Leena Palonen lähettää kaikille kirjastoille vielä muistutuksen Satakirjastot-sivustosta. Kokouksessa sovittiin, että seuraava johtoryhmän kokous pidetään torstaina klo Iltapäivällä klo CS Library ja Axiell esittelevät verkkokirjastojaan. MUISTION LAATIJA: Leena Palonen JAKELU: Läsnäolleet, Satakunnan kirjastot