Pääkaupunkiseudun partiolaisten partiotaitokilpailujen järjestelyohje

Transkriptio

1 Pääkaupunkiseudun partiolaisten partiotaitokilpailujen järjestelyohje L UONNOS

2 SISÄLLYS 1. JOHDANTO JÄRJESTELYJEN KÄYNNISTÄMINEN PESTIKUVAUKSET LYHYESTI LÄHTÖKOHDAT SÄÄNNÖT SUUNNITTELUAIKATAULU KILPAILUN KULKU...11 LÄHTÖ...11 KILPAILU ALKAA LÄHTÖTEHTÄVÄSTÄ:...12 SUUNNISTUS...12 MUUT RASTIT...12 YÖRASTI...13 SUNNUNTAIN RASTIT MAASTON VALINTA TEHTÄVIEN SUUNNITTELU IDEAMYLLY IDEOIDEN KARSIMINEN TEHTÄVÄLUETTELOON VALITTUJEN TEHTÄVIEN TYÖSTÖ...16 TEHTÄVIEN TESTAUS HYVÄN TEHTÄVÄN OMINAISUUDET KILPAILUN PROFILOINTIA IKÄKAUSIEN KANNALTA SUDENPENNUT JA SEIKKAILIJAT TARPOJAT JA SAMOAJAT RATA RASTIN TOIMINTA TULOSLASKENTA ENSIAPU JA EKSYMISET HUOLTO TALOUS

3 KILPAILUN TALOUS JA PIIRIN TOIMISTO MARKKINOINTI...28 LIPPUKUNTAPOSTI...28 SÄHKIS...28 HEPPU...28 UUDENMAAN PARTIOPIIRIN LEHTI PÄRSKE...29 TAPAHTUMAKALENTERI...29 PIIRIN WEBBISIVUT...29 KILPAILUN OMAT WEBBISIVUT...29 SUORAMARKKINOINTI MUISSA TAPAHTUMISSA...30 LEHDISTÖTIEDOTTEET...30 SOSIAALINEN MEDIA...30 JÄLKIMARKKINOINTI TIEDOTUS KISAAJILLE...31 KILPAILUKUTSU...31 TEHTÄVÄLUETTELO...31 ENNAKKO-OHJE...31 KÄSIOHJELMA...31 TULOKSET JA OIKEAT VASTAUKSET...31 SIDOSRYHMÄT VIESTITOIMINTA KISASSA ONGELMATILANTEET TYÖNJAKO JA AIKATAULU PIIRIN KISOISSA...33 KILPAILUN JOHTAJA...33 VALVOJA...33 JÄRJESTELYSIHTEERI...34 TEHTÄVÄPÄÄLLIKKÖ/SARJAPÄÄLLIKKÖ/TEHTÄVÄTOIMIKUNTA...34 RATAMESTARI...35 TULOSTOIMISTON PÄÄLLIKKÖ...35 TALOUSPÄÄLLIKKÖ...36 HUOLTOPÄÄLLIKKÖ...36 KILPAILUKESKUSVASTAAVA...36 VIESTIPÄÄLLIKKÖ...37 TIEDOTTAJA ESIMERKKI RASTIHENKILÖOHJEESTA...37 RASTIHENKILÖ KILPAILUORGANISAATIOSSA...37 RASTIHENKILÖN VARUSTUS...38 ENNEN KILPAILUPÄIVÄÄ SELVITETTÄVÄ...38 TOIMINTA RASTILLA...39 TURKOOSIN SARJAN PALAUTE JA SAATTAJA KISAN PAPERIT

4 25. VALVOJAN MUISTILISTA PIIRITOIMISTON TUKIPALVELUT...43 MITALIT JA PALKINNOT...43 MATERIAALIA...44 TYÖKALUT...44 OCAD LUVAT...45 MAASTON KÄYTTÖ...45 MAANOMISTAJIEN SELVITTÄMINEN...45 ILMOITUKSET VIRANOMAISILLE...46 KILPAILUKARTAT JÄSENMAKSUT...48 REILUSTI ENNEN KILPAILUA:...48 LÄHDÖN ILMOITTAUTUMISESSA:...49 EI-VIELÄ-PARTIOLAISTEN ILMOITTAUTUMINEN TOIMISTOPALVELUT...49 KOULUTUSSIHTEERI...49 TOIMISTOSIHTEERI...50 POSTI...50 LAMINOINTI...50 KOPIOINTI...50 TOIMISTON TILAT...51 KILPAILUIHIN ILMOITTAUTUMINEN KIVAN YHDYSHENKILÖN MUISTILISTA SM-KISOIHIN ILMOITTAUTUMINEN JA YHTEISKULJETUKSET...52 PIIRIN TUKI SM-KISOIHIN LÄHTIJÖILLE...52 KIVAN VASTUULLA...52 ILMOITTAUTUMINEN...52 YHTEISKULJETUKSET BUSSIEMÄNNÄN OHJE SM-KISOIHIN MAINOKSET MARKKINOINTI ENNEN KISAREISSUA LÄHTÖ HESASTA SAAPUMINEN KISAKESKUKSEEN PALUU JÄLKITYÖT JURPPIIKO

5 P ÄÄKAUPUNKISEUDUN PART IOLAIST EN PARTIOT AIT OKILPAILUJEN JÄRJESTELYOHJE Teksti: Kilpailutoimikunta, ohjelmaryhmä, alueryhmä, piirin toimisto Taitto: Ville Jokinen ja Teemu Penttilä Julkaisija: Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry Päätoimittaja: Teemu Penttilä 6. painos

6 1. J OHDANTO Pidät käsissä Pääkaupunkiseudun Partiolaisten kisanjärjestelyohjetta. Tämän ohjeen on tarkoitus helpottaa alueiden taakkaa pt-kisojen tekemisessä. Piirin pt-kisat kiertävät eri alueilla, jossa alueen lippukunnat tekevät kisan koko piirille. Näitä ptkisoja ovat talvikisat, kevät päiväkisat ja kevät yökisat. Talvikisoissa kisaavat tarpojat, samoajat, vaeltajat ja aikuiset. Kevät päiväkisoissa kisaavat seikkailijat ja tarpojat. Kevät yökisoissa kisaavat samoajat, vaeltajat ja aikuiset. Ohjeissa on kuvattu mitkä osa-alueet kisanjärjestämisessä ovat: kisaa varten perustetun järjestelytoimikunnan, piirintoimiston, piirin kilpailutoimikunnan (jatkossa kiva) sekä muiden piirin luottamusorganisaatioiden vastuulla. Ohjetta lukemalla selviää myös mitä palveluja piiritoimisto tarjoaa. Lisäksi tässä ohjeessa on lukuisia vinkkejä ja neuvoja kokemattomalle ja kokeneemmallekin kisanjärjestäjälle. Toivottavasti tästä ohjeesta on hyötyä kisantekijöille! 2. J ÄRJESTELYJEN KÄYNNISTÄMINEN Piirin kisojen järjestelyjen käynnistäminen on säännöissä kuvattu lyhykäisyydessään seuraavasti: 1. Kilpailutoimikunta nimeää keskuudestaan yhteyshenkilön kutakin kisaa varten. 2. Vastuuhenkilö ottaa puolitoista vuotta ennen järjestelyvuoroa yhteyttä ko. alueen alueelliseen ohjelmaohjaajaan. Yhteydenotto laitetaan tiedoksi myös muille aluetiimiläisille ja alueen piirineuvoksille. 3. Kilpailutoimikunta järjestää partiotaitokilpailujen toimitsijakurssin 1 2 kertaa vuodessa. 6

7 4. Kilpailujärjestäjien apuna on kilpailutoimikunnan nimeämä valvoja. Järjestäjä voi ehdottaa valvojaa. Pt-kisojen järjestäminen on alueellinen projekti. Kisaprojektiin porukan rekrytointi, projektin suunnittelu, tavoitteiden asettaminen, haasteet ja onnistuminen lähdöstä maaliin tarjoavat samanlaisen seikkailun tekijöilleen kuin minkä tahansa muun partiotapahtuman tekeminen. Se ei vaadi ylimaallisia kykyjä saati käsittämättömän laajaa kisakokemusta. Tärkeintä on, että kilpailujen järjestelytoimikunnassa olevat henkilöt täydentävät toisiaan ja projekti aikataulutetaan heti alussa. Kisojen järjestelyvuoroista päättää piirineuvosto. Ne löytyvät Päpan pt-kisojen säännöistä. Alueellisten järjestelyvuorojen tiedoksisaattamisesta huolehtii kiva, joka nimeää keskuudestaan yhdyshenkilön kutakin kisaa varten. Alueellinen ohjelmaohjaaja etsii ja rekrytoi kisan johtajan ja auttaa muiden kisan tekijöiden etsimisessä. Alueellinen koulutusohjaaja vastaa, että alueen johtajistosta löytyy tarpeeksi ptkisatoimitsijakurssin käyneitä. Vastuuhenkilö on noin puolitoista vuotta ennen järjestelyvuoroa yhteydessä kyseisen alueen alueelliseen ohjelmaohjaajaan. Yhteydenotto laitetaan tiedoksi myös alueen alueohjaajille ja piirineuvoksille. Alueellisen ohjelmaohjaajan kanssa sovitaan aikataulu kisajärjestelyjen aloittamisesta alueellisten ohjelmavastaavien tapaamisten ja aluetapaamisten puitteissa. Alueohjaajat ja piirineuvokset edistävät kisan tekijöiden rekrytointia. Alueellinen ohjelmaohjaaja ja kivan yhdyshenkilö vastaavat kisanjohtajan rekrytoinnista ja pestaamisesta. 7

8 Kisajärjestelyjen käynnistäminen etenee seuraavasti: 18 kk ennen kilpailua Kivan yhteyshenkilö lähettää käynnistysviestin alueelle. (AOO käy pt-kisatoimitsijakurssin.) 16 kk ennen kilpailua pidetään alueen yhteinen kokous, jossa Kivan yhteyshenkilö esittelee kilpailuprojektin ja käynnistetään kilpailun tekijöiden etsiminen aluetiimin johdolla. 12 kk ennen kilpailua tulevan kilpailun edustajat tutustuvat edelliseen vastaavaan kilpailuun ja yksi heistä toimii tuomarineuvoston puheenjohtajana kk ennen kilpailua järjestelytoimikunta alkaa säännölliset kokoontumisensa Lippukunnat valitsevat yhdessä kisalle johtajan ja sopivat järjestelyjen aikataulusta. Lippukunnat tuovat esille mahdollisia kisan tekijöitä, joista kisanjohtaja kokoaa itselleen tarvittavan järjestelytoimikunnan ja muut toimitsijat. Ensimmäisessä järjestelytoimikunnan kokouksessa ovat läsnä vähintään kisanjohtaja, muu kasassa oleva järjestelytoimikunta, valvoja (jos nimetty), alueellinen ohjelmaohjaaja, kivan yhdyshenkilö sekä piirin toimiston nimetty työntekijä. Toimisto välittää tarvittavat materiaalit (SP:n partiotaitokilpailujen säännöt ja järjestelyohjeet - kirja, PäPan pt-kisojen säännöt, Päpan pt-kisojen järjestelyohje ja pt-kisakurssi-dvd sekä PäPan toimintakalenteri) kilpailun johtajalle. Kiva järjestää partiotaitokilpailujen toimitsijakurssin 2 kertaa vuodessa. Toimitsijakurssille kannattaa ohjata mahdollisimman moni kilpailun tekijä. 8

9 Kilpailun tekijöiden tukena on kivan nimeämä valvoja. Valvoja pestaa kisanjohtajan. Valvoja on (mielellään II luokan maastotuomarikortin omaava) kokeneempi kisanjärjestelijä. Valvoja voidaan nimetä järjestelytoimikunnan esityksestä tai kivan etsimänä. Valvoja nimeämiseen asti tukihenkilönä toimii kivan yhdyshenkilö. Kilpailun tekijät saavat tehdä haluamansa tyylisen kilpailun. Kilpailussa on noudatettava Päpan pt-kisasääntöjä. Säännöistä poikkeaminen on mahdollista perustellusta esityksestä kivan päätöksellä. Valvoja tekee esityksen kivalle säännöistä poikkeamiseen. 3. P ESTIKUVAUKSET LYHYESTI Kilpailunjohtaja johtaa kilpailun suunnittelua. Hänellä pitää olla kokonaiskuvaa kisoista ja johtamistaitoa. Järjestelysihteeri ja tehtäväsihteeri hoitavat kilpailun paperimateriaalit virheettöminä oikeisiin paikkoihin. Tiedottaja vastaa kilpailun markkinoinnista, näkyvyydestä ja mediasuhteista. Tehtäväpäällikkö johtaa tehtävien suunnittelun ja testaamisen, sekä yhdessä tehtäväsihteerin kanssa hoitaa niiden paperit. Ratamestari suunnittelee ja toteuttaa kilpailun vaellusradat, piirtää niiden kartat ja laskee aikataulut. Lisäksi osallistuu suunnistustehtävien suunnitteluun. Tulospäällikkö (apureineen) laskee kilpailun tulokset käyttäen Kipakilpailupalveluohjelmaa. Huoltopäällikkö vastaa huollosta, kuljetuksesta, turvallisuudesta ja edustaa/johtaa järjestelytoimikunnasta käsin ensiapua ja viestiliikennettä. 9

10 Sarjapäälliköt/tehtävävastaavat (0-5 kpl) avustavat tehtäväpäällikköä. Rastipäälliköt (7-25 kpl) johtavat oman rastinsa toteutuksen maastossa. Voivat myös osallistua tehtävän suunnitteluun ja testaamiseen. Tarkempia pestikuvauksia otsikon Työnjako ja aikataulu piirin kisoissa alla. 4. L ÄHTÖKOHDAT Erinomaista koulutusta kisojen tekemiseen on käydä itse kisoissa katsomassa, mistä on kysymys ja miten asiat on järjestetty. Piirissämme on myös käytäntö, jossa järjestelyvuorossa olevalta alueelta valitaan edellisiin vastaaviin kisoihin tuomarineuvoston puheenjohtaja (Uudenmaan järjestämissä talvikisoissa mahdollisesti kilpailijoiden edustaja) tutustumaan kisaan. Myös muita kisaorganisaation jäseniä voi olla mukana katsomassa kisajärjestelyjä kisaajina tai toimitsijoina. Edellisiltä järjestäjiltä voi saada hyviä vinkkejä ja ehkä materiaaliakin kisoja varten. Piirin toimistolta ja kivalta on saatavissa myös suuri määrä kisoihin liittyvää materiaalia. Kilpailun järjestelyjä helpottamassa on kokeneempia kisanjärjestäjiä varten Suomen Partiolaisten kilpailunjohtajakurssi. 5. S ÄÄNNÖT Piirin kisojen säännöt määritellään PäPan pt-kisasäännöissä. Säännöt sisältävät lähinnä sellaisia seikkoja, jotka ohjaavat tekemään mielekkäät, tasapainoiset ja turvalliset kisat. Sääntöihin pitää tutustua ja niitä pitää noudattaa. 6. S UUNNITTELUAIKATAULU Suunnitteluaikataulusta (ja työnjaosta) on esitetty esimerkki sivulla 33. Seuraavia aikataulun välitavoitteita pitää noudattaa: 10

11 mainostuksen aloitus vuosi ennen tapahtumaa, jatkuu ja tiivistyy viimeiseen jälki-ilmoittautumispäivään asti järjestelytoimikunnan nimeäminen viimeistään 6 kk ennen kisaa kilpailukutsun julkaiseminen 5 kk ennen kisaa kisakeskuksen varaaminen ennen kilpailukutsun julkaisemista tai talousarvion hyväksymistä talousarvio kivalle 5 kk ennen kisaa tehtäväluettelon julkaiseminen 3 kk ennen kisaa ennakko-ohjeen postittaminen vartioille 1 ½ viikkoa ennen kisaa kilpailun tuloksien toimittaminen kivalle ja piirin toimistolle viimeistään 1 kk kisan jälkeen kilpailun tilinpäätöksen, maanomistajatietojen, karttojen, tehtäväkäskyjen ja arvostelupöytäkirjojen toimittaminen kivalle 2 kk kisan jälkeen On hyödyllistä tutustua kilpailumaastoon vuosi ennen kisoja, jotta tietää esim. talvikisoihin liittyen, minkälaisia latuja alueella on. Tehtävien laatiminen täytyy myös aloittaa hyvissä ajoin, jotta saadaan talousarvioon tehtävien kustannukset. Tehtäviä pitää myös kokeilla ajoissa, jotta voi tarvittaessa hylätä tai muuttaa jotakin tehtävää ennen tehtäväluettelon julkaisemista. 7. K ILPAILUN KULKU Seuraava esimerkki on tarkoitettu lukijalle, jolla ei ennestään ole kokemusta ptkisoista. Tarkoitus ei ole ohjata kisoja tietyn kaavan mukaisiksi. Tässä esitellään muutamien perustelujen kera hyvä runko pt-kisalle. L ÄHTÖ Kilpailijat saapuvat ennakko-ohjeessa mainittuun aikaan mennessä lähtöpaikalle, jossa he ilmoittautuvat saapuneiksi ilmoittautumispisteessä. Ilmoittautumisen yhteydessä tarkistetaan kilpailijoiden jäsenkortit. Ilmoittautumisten perusteella 11

12 päivitetään kilpailun osanottajalista. Päivitetty tieto kisavartioista on tiedotettava rasteille. K ILPAILU ALKAA LÄHTÖTEHTÄVÄSTÄ : tehdään lähtötehtävä tai siirrytään varsinaiselle lähtötehtävän suorituspaikalle sopiva paikka lähtötehtävälle on jonkinlainen kenttä tai muu avoin alue tehtävänä on monesti ajallisesti pidempi kätevyystehtävä. Vartiota ei pidä käskeä ottamaan mukaan työkaluja, joita tarvitaan vain kerran. On parempi, että tällöin järjestäjät hankkivat niitä riittävän määrän rastille. tehtäväaika alkaa lähtömerkistä ja päättyy, kun vartio kokonaisuudessaan palauttaa tehtävän ilmoitettuun palautuspaikkaan. Tämä pitää hoitaa siten, että ruuhkasta huolimatta jokaiselle vartiolle saadaan täsmällinen palautusaika. lähtöjä voi porrastaa sarjojen kesken, jos vartioita on paljon S UUNNISTUS kun lähtötehtävä on palautettu, ohjataan vartio suunnistustehtävän alkuun suunnistustehtävä kisan tässä vaiheessa luo toivottua hajontaa vartioiden välille, jotta seuraavilla rasteilla ei olisi niin kovaa ruuhkaa sopiva suunnistuksen pituus on päiväsarjoille 1 km ja SIPU:lle 1,5 km ja RUHA:lle 2 km (ks. säännöt, pikataipaleiden yhteispituus) suunnistuksen rastien pitää olla oikeissa paikoissa täsmälleen rastiympyrän keskipisteessä kartassa pitää olla mittakaava ja painovuosi vartion voi jakaa sääntöjen sallimissa puitteissa rasteilla on oltava kunnolliset rastiliput ei valkoista A4:ä, varsinkaan talvella. Suositeltavaa on myös käyttää piirin rastileimasimia. M UUT RASTIT suunnistustehtävän maalin toiminta on oltava selkeää ja tehokasta, jotta kaikkien suoritusajat saadaan tarkasti mitattua ja kirjattua. Jos arvostelu tapahtuu interpoloimalla, lähdössä ja maalissa olevien kellojen on oltava samassa ajassa. Vartioiden saamiin pisteisiin vaikuttaa myös virhe suorituksen kokonaisajassa, vaikka kellojen virhe olisikin sama kaikille vartioille. Eli lähtöja maalikellot sekunnilleen samaan aikaan. 12

13 muilla rasteilla yörastille asti on kaikenlaisia partiotaitoja mittaavia tehtäviä, esim. ensiapua, luonnontuntemusta, erikoissuunnistuksia, kätevyystehtäviä ym. tärkeää on se, ettei reitin loppupuolelle sijoiteta erityistä tarkkuutta tai päivänvaloa vaativia tehtäviä, koska vartioiden on saatava suorittaa tehtävät mahdollisimman tasavertaisissa olosuhteissa. Tällaisia tehtäviä ovat mm. suunnistukset, etäisyyden arvioinnit ja tarkkuustehtävät. jos samalla rastilla on useampia tehtäviä, on oltava erityisen huolellinen, että jokainen vartio suorittaa kaikki tehtävät. usein vaellukselle asetetaan tavoiteaika, jonka mukaisesti vartioiden pitää viimeistään tulla yörastille / maaliin. Pistemenetyksen uhka saa suurimman osan vartioista tulemaan järkevään aikaan perille, jolloin rastimiesten ei tarvitse koko viikonloppua odottaa vartioiden saapumista. maanomistajilta on pyydettävä lupa rastien pitoon ja läpikulkuun. Y ÖRASTI yörastilla voi teettää monenlaisia tehtäviä kuten yösuunnistuksen, kätevyystehtäviä, ruoanlaittoa ym. Yösuunnistuksessa rasteille on laitettava myös heijastimet ja suunniteltava reitti niin, ettei pahoja eksymisiä pääsisi syntymään. tärkeää on, että rastille on tehokkaat huoltoyhteydet, sekä polttopuita, laavukeppejä ja juomavettä riittävästi säännöissä sanotaan, että sinisen ja punaisen sarjan vartioilla on oltava 5 tunnin tehtävätön aika eli yöpymistauko, jonka kuluessa ei saa olla tehtävää suoritettavana. Vastaavasti ruskean ja harmaa sarjan vartioilla tehtävätön aika on 3 tuntia. tavallisesti arvostellaan majoittuminen ja siisteys, jottei yörasti jää rastimiesten siivottavaksi kaikilta osin. aamulla vartiot kannattaa lähettää matkaan väliaikalähtönä siinä järjestyksessä kuin ne tulivat yörastille. Näin siksi, etteivät nopeimmat vartiot viimeisinä lähtiessään ota edeltäviä vartioita kiinni ja näin ruuhkauta jollekin rastille koko porukkaa. S UNNUNTAIN RASTIT Kuten lauantai-iltana ei aamullakaan voi olla hämärässä sellaisia tehtäviä, joiden suoritukseen vaikuttavat valaistusolosuhteet 13

14 muuten tehtävät voivat olla mitä tahansa, joskaan ei ole kovin mielekästä heti yörastilta päästyä pysähtyä tekemään pitkäkestoista tehtävää. lopussa on yleensä kiritaival, jonka pituutta rajoittaa säännöissä pikataipaleiden maksimipituus, joka lasketaan yhteensä koko kilpailun pikataipaleista. maalissa on hyvä olla peseytymismahdollisuus ja jos maali on eri paikka kuin lähtö, niin vartioiden vaihtovaatekassit on syytä siirtää valmiiksi lähtöpaikalta maaliin. 8. M AASTON VALINTA Kilpailumaaston valintaan vaikuttavat monet asiat: kilpailijoiden näkökulma mielekäs retkeilyreitti ei liikaa umpimetsää, ei liikaa asvalttitietä, riittävästi polkuja, ladut kartassa nähtävyyden ja maisemat plussaa metsälammet, jyrkänteet, kosket, ruukit, lehdot, hiidenkirnut ei samaa pätkää edestakaisin helppo saapua (aamulla Helsingin kautta) ja poistua kisasta julkisilla maalissa sauna uusi maasto tai uudenlainen reittivaihtoehto siihen perehdyttävä ainakin kahden viime vuoden kisoihin ratamestarin näkökulma maanomistajat (jokaiselta on kysyttävä lupa, myös läpikulkuun) kohtuullinen (pieni <20) määrä pien-maanomistajia joku suurmaanomistaja (seurakunta, metsähallitus, kaupunki, metsä-yhtiö, säätiö, ystävällismielinen yksityinen) tulentekoluvat hyviä rastipaikkoja riittävästi tilaa mielekkäitä polkureittejä niiden välillä hankalat paikat löytää yörasti kokoava maastonkohde yörastin takana reitti helpottuu iltaa kohden suunnistuksellisuudelta ja kulkukelpoisuudeltaan lähtö kilpailukeskus suunnistukset, kartat 14

15 tehtävän vaatimukset: ylitys, jyrkänne, luonnontuntemus monisäikeisyys riittävät hajontamahdollisuudet eri sarjoille, niin että voidaan hyödyntää samoja rasteja mahdollisimman paljon luontevat lyhentämismahdollisuudet myös nuorimmille sarjoille (ainakin talvi-kisoihin) mahdollisuuden kiertää mahdollisia hankalia maanomistajia huollon näkökulma ajoluvat saatavilla ilman kustannuksia tiehoitokunnilta puomit auki ei tarvetta suuriin kiertoihin alueen toiselle reunalle pääsemiseksi (esim Kattila-Salmenkartano väli) kilpailukeskus lähellä (yleensä helppoja koulut ja partiokämpät) hyväkuntoinen tie yörastille (vedet, polttopuut, paljon henkilöliikennettä) mahdollisuus EA-kuljetuksiin kaikilta rasteilta (erityispaino vaarallisiin rasteihin) turvallisuusnäkökulma ei kyseenalaisia vesistön tai jäiden ylityksiä ei pahoja jyrkänteikköjä pimeässä ei 80 km/h tien vartta yhtään, myös 60 km/h on kyseenalainen, ei ainakaan pime-ässä ei teiden ylityksiä tai piikkilankaa suunnistustehtäviin 9. TEHTÄVIEN SUUNNITTELU 9.1 I DEAMYLLY ikäkausien ohjelmien aktiviteetit pöydälle. Perus kysymyksenasettelu: Miten tätä voisi soveltaa kisatehtävässä? vapaata visiointia ja ideoiden heittelyä yksin tai yhdessä kaikki kirjataan ylös, myös päättömät ideat mielikuvitus, vanhat kisatehtävät, omat kisamuistot 9.2 I DEOIDEN KARSIMINEN käytännön rajoitukset, vrt. benjihypyn kustannukset 15

16 onko tehtävät ikäkauden partio-ohjelman mukaisia? Kuitenkin niin, että ei tehdä useita kokonaan rinnakkaisia kisoja, vaan eri versioita tehtävistä tehtävän mielekkyys kisaajan kannalta arvosteltavuus, mitä tehtävä testaa kisan mahdollinen teema tehtäväluettelosta monipuolinen ja sääntöjen mukainen (kts. tehtäväryhmien vaatimukset ja muista selkeät koulutukselliset vihjeet tehtävien nimissä) 9.3 T EHTÄVÄLUETTELOON VALITTUJEN TEHTÄVIEN TYÖSTÖ tehtäväkäskyn viilaaminen arvostelun hiominen materiaalivalinnat, mallipiirrokset jne. T EHTÄVIEN TESTAUS onko käsky ymmärrettävä? toimivatko arvosteluperusteet ja arvostelupöytäkirjat käytännössä? onko tehtävä sopivan haastava kohdeikäryhmälle? onko käsky mahdollista ymmärtää vahingossa tai tahallaan väärin (porsaanreikiä) toimiiko tehtävä aidossa maastossa ja erilaisissa sää- ja valaistusolosuhteissa? 16

17 10. HYVÄN TEHTÄVÄN OMINAISUUDET Partiomaisuus kouluttava, kehittävä toiminnallinen, tarjoaa tekemistä kaikille vartion jäsenille sääntöjenmukainen ikäkausien partio-ohjelman mukainen Tasapuolisuus arvosteltavissa yksiselitteisesti ja tasapuolisesti ei perustu porsaanreikään suoritusolosuhteiltaan ja tehtävämateriaaliltaan tasavertainen ei vaadi kohtuuttomia erityisvarusteita aiheuttaa hajontaa eli kaikki vartiot eivät saa melkein samoja pisteitä sattumalla ei ole vaikutusta suorituksen onnistumiseen tulos ei määräydy vartion parhaimman tai huonoimman mukaan ei ole riippuvainen jostain muusta tehtävästä Mielekkyys ja motivoivuus uusi, tuore tehtäväidea tai vanhan tehtävän uudenlainen toteutus sopivan vaikea 17

18 myös heikompi vartio pystyy mielekkäästi suorittamaan, kisaajat eivät ole yliihmisiä kisan järjestäjiin verrattuna monipuolinen yhteys käytännön elämään vartio saa aikaan jotain konkreettista olosuhteisiin, vuodenaikaan ja säähän sopiva mahdollinen suorittaa ilman erityislahjoja suoritusajaltaan realistinen maksimipisteiltään vaikeustasonsa mukainen ei ole liian teoreettinen selkeä ja tehtävänannoltaan yksiselitteinen selkeät mallipiirrokset turvallinen Kisanjärjestäjien resurssit tuloslaskennan kannalta kohtuullinen sopii kilpailun kokonaisaikatauluun voidaan hankkia kohtuullisesti riittävät resurssit, ettei rasti ruuhkaannu ei vaadi liikaa rastihenkilöitä kohtuulliset materiaalikustannukset 18

19 materiaali helposti hankittavaa, kuljetettavaa ja säilyvää Huomasitko: listatuista ominaisuuksista harvat liittyvät itse tehtäväideaan! Siksi tehtävien testaaminen ja rastipäällikön huolellinen rastin toiminnan suunnittelu ovat todella tärkeitä tehtävien suunnittelun elementtejä. 11. KILPAILUN PROFILOINTIA IKÄKAUSIEN KANNALTA Tässä kappaleessa on taulukoitu kisojen sarjojen suhdetta eri ikäkausien partioohjelmaan. Näihin tutustuminen auttaa hahmottamaan kisojen roolia partioohjelmassa S UDENPENNUT Mitä kisoihin kannustavia aktiviteetteja ohjelmassa on? Mitä kisoja meillä on ja mitä niissä tehdään. Mitä kisoihin tarvittavia lähtötietoja antavia aktiviteetteja meillä on? Miten sääntöjen mukainen kisavartio sopii lippukunnan ryhmiin? Miten ryhmä toimii? Johtajan rooli? JA SEIKKAILIJAT Sudenpennut Jälki 16: Partiotaitokilpailut Seikkailijat Väli-ilmansuunta: Isojen kisat, Taitomerkki: Partiotaitokilpailu Alueiden kisat, Pinkki, Susen Törmä, Susen loikka (Kannus), loikka ei juuri alueiden omia kisoja Jälki 11: Retki, Jälki 16: Karttamerkit, Partiotaitokilpailut Kaupunkisuunnistus, Suunnistan, Taitomerkki Partiotaitokilpailu, Taitomerkki Suunnistus OK. Suuremmat laumat OK. Kuudesluokkalaiset jakaantuvat kahteen kolmannen vuoden seikkailijat pentueeseen. Saattajan ikä eivät pääse enää keväällä mahdollistaa lippukunnissa turkoosiin, mutta heitä varten on toimivien alaikäisten akeloiden väli-ilmansuunta isojen kisat. toimimisen saattajana. 19

20 Sääntöjen vartiojako Kisatehtävien ideointi aktiviteettien perusteella. Mistä tiedän mitä jälkeä/tarppoa/taskua kukakin suorittaa? Sudenpennut TURKOOSI SARJA: Pentueessa on 4-8 sudenpentua Kilpailuvartio koostuu saman iältään 7-10 vuotta. Lisäksi lippukunnan jäsenistä. mukana on vähintään 15-vuotias Kilpailuvartioon kuuluu 4 6 saattaja, joka kulkee pentueen vuotiasta seikkailijaa. mukana koko kilpailun läpi, Lisäksi mukana tulee olla 1 2 mutta ei osallistu tehtävien kpl yli 15-vuotiasta saattajaa. suorittamiseen ellei sitä erikseen Saattaja ei saa osallistua mainita. Saattaja voi auttaa tehtävien suorittamiseen, ellei pentuetta tehtäväkäskyn sitä tehtäväkäskyssä erikseen lukemisessa ja vastausten mainita. kirjoittamisessa, mutta hän ei saa neuvoa itse suorituksessa. Osallistujat ovat mielellään saman sudenpentulauman jäseniä. Pojat ja tytöt kilpailevat samassa sarjassa. -Suse-tmk suosittelee SP:n -Seikkailijoiden aktiviteeteissa valmiita kisapaketteja. Kiva on nousujohteisuutta eri havainnut, että nämä ovat melko ilmansuuntien välillä. vaativia järjestettäviä Kisanjärjestäjän on hyvä Päpalaiseen havainnoida tämä, että kisanjärjestelykulttuuriin. esimerkiksi solmuja on kaikissa Materiaalista puuttuu ilmansuunnissa. -Ohjelmassa on järjestelyohjeet esim seikkailijoille pieniä aikataululaskenta. -Tehtävien johtamistehtäviä, esimerkiksi painopiste niissä aktiviteeteissä, rastin suorittaminen. Tehtävät mitkä ovat haastavia järjestää voisivat määrätä tähän tai kololla ja kokouksessa. muuten tukea. -Kisanjärjestäjä ei voi tietää mitä jälkeä (34 kpl) sudenpennut suorittavat. -> Kilpailukutsussa tai ennakkoohjeessa voidaan ilmoittaa laumoille kisan keskeisiä tehtäviä, jolloin saadaan kisa linkattua paremmin viikkotoimintaan. Miten määritellä tehtävien oikea -Tehtäväkäskyn ohje max viisi taitotaso ja vaikeusaste? lausetta pitkä. -Arvosteluperusteissa kokonaispisteitä ja ei interpolointeja. -Ohjeita tuetaan kuvituksella. -Yksinkertaisia ja selkeitä tehtäviä, joissa ymmärrettävä arvostelu. 20 -Seikkailijat suorittavat ilmansuunnat aina samassa järjestyksessä. Kisassa aina mukana kaikkia ilmansuuntia suorittavia vartioita. -> Tehtävien suunnittelussa voisi käyttää useammin muotoilua, jos osaat tee, jos et osaa "osta" kahdella pisteellä ohje. -Arvostelussa voidaan käyttää interpolointia, mutta sitä ei välttämättä tarvitse olla käskyssä näkyvissä. -Kunnolliset arvosteluperusteet, koska seikkailijat huomaavat, jos pisteet vedetään hatusta.

21 Tukitoimenpiteitä 11.2 T ARPOJAT Mitä kisoihin kannustavia aktiviteetteja ohjelmassa on? Mitä kisoja meillä on ja mitä niissä tehdään. Mitä kisoihin tarvittavia lähtötietoja antavia aktiviteetteja meillä on? Sääntöjen vartiojako Tukitoimenpiteitä -Supe-tmk järjestää tilauskoulutusta pyynnöstä. Iltakoulutus. JA Pt-kisatoimitsijakurssi. Susetmk:n edustaja mukaan Törmän tehtävätoimikuntaan. S AMOAJAT Tarpojat Luovuus: Organisointi: Partaitokilpailu Törmä, Talvikisat, Laten laukka (Kannus), Vihree (EPT) Suunnistus 1 ja 2, Retkelle valmistautuminen, Vastuutehtävä Pt-kisat, Kaupunkisuunnistus Oranssi ja Vihreä sarja: Vartion koko on 4 6 henkilöä. Vartion jäsenet ovat vuotiaita. Vartion yhteisikä määräytyy vartion koon mukaan seuraavasti: Vartion koko Max yhteisikä 4 59 vuotta 5 73 vuotta 6 87 vuotta Lila sarja on tasoltaan vastaava kuin vihreään ja oranssiin sarjaan. Vartion koko on 3 9 henkeä. Kunkin jäsenen tulee olla iältään vuotta. Vartion mukana saa olla 1 2 var-tionjohtajaa, jotka voivat olla iältään vanhempia. Pt-kisatoimitsijakurssi Samoajat Tasku: Partiotaitokilpailut, Kevät-yökisat, Talvikisat, Punkku Tasku: Pysytään kartalla. SININEN JA PUNAINEN SARJA Kilpailuvartiossa on neljä vuotiasta jäsentä. Kilpailuvartion jäsenten yhteenlasket-tu ikä saa olla korkeintaan 68 vuotta. Pt-kisatoimitsijakurssi 12. RATA Kilpailureitin pituus määritellään sarjoittain Päpan pt-kisasäännöissä. Hiihtäen käytävissä talvikisoissa reitti mitataan latuja pitkin, talvikisoissa on siis oltava latu koko reitille (muuten ensimmäisenä hiihtävät vartiot joutuvat avaamaan ladun muille, mikä tekee kisasta raskaan kyseiselle vartiolle). Ladut tulee merkata mallikarttaan. 21

22 Talvikisoissa vartiota kiinnostaa minkälaiseen latuverkkoon kisa tukeutuu. Tämän perusteella vartiot ainakin kokeneemmat vartiot harkitsevat lähtevätkö he kisaamaan metsä-, latu- vai luistelusuksilla. Ratasuunnittelussa on kannattaa ehdottomasti tutustua pt-kisatoimitsijakurssin opetusmonisteeseen aiheesta. Kisojen aikataulut ja rastien suorituspaikkamäärät on laskettava taulukkomuodossa. Laskelmaa varten on valmis excel-taulukkopohja saatavana kivalta. 13. RASTIN TOIMINTA Rastipäällikkö rekrytoi oman rastinsa henkilökunnan hyvissä ajoin ennen kisaa. Piirin kisoissa rastimiesten koulutus voidaan hoitaa ennen rastin aukeamista rastipaikalla, kunhan rastipäälliköllä on selkeä käsitys siitä, mitä ja miten rastilla tehdään. Rastin toiminnan on oltava sujuvaa eli jonotustilanteet on pystyttävä estämään etukäteissuunnittelulla. Sen vuoksi joillekin rasteille on hankittava suorituspaikkalaskelman mukainen ja muuten riittävä rastimiesjoukko. Erityisen hyvin kannattaa huolehtia siitä, että suorituspiste saadaan nopeasti käyttökuntoon edellisen vartion poistuttua ja seuraava vartio saadaan pian suorittamaan. Käytännössä monesti tarvitaan jokaista sarjaa kohden useampi suorituspiste, jottei syntyisi ruuhkaa. Suorituspisteiden lukumäärä täytyy laskea kisaaikataulun ja vartioiden lukumäärän perusteella. Siihen on saatavissa valmiit mallit kivalta. Suorituspisteet pitää laatia yhdenmukaisiksi, jotta vartiot eivät olisi epätasaarvoisessa asemassa. Esimerkki: Polkupyörätrial-rastilla on kolme rataa ja joka radalla oma pyöränsä. Yksi rata sisältää muita enemmän kivikkoa ja pyöräkin on 20v vanha, löysärenkainen, patarautarunkoinen menopeli. Muilla radoilla on maastopyörät ja sileä maasto. Tässä tapauksessa huomataan helposti, että jos saman sarjan vartioita käy kaikilla suorituspaikoilla, tulee yhdeltä radalta varmasti huonompia tuloksia. 22

23 14. TULOSLASKENTA Tulosten pitää olla laskettu oikein, muuten koko kilpailulla ei ole merkitystä. Tulosten laskemiseen kannattaa käyttää Kilpailupalvelu- eli Kipa-ohjelmaa tai sen vanhempaa versiota Tulospalvelu- eli TuPa-ohjelmaa. Omien järjestelmien laatiminen vaatii varsin paljon aikaa, taitoa ja tarkkuutta. Tulevien kisajärjestäjien kannattaa käyttää tarmonsa muuhun kuin uuden tuloslaskentasovelluksen tekemiseen. Ohjelmat ja käytön tuki on saatavilla kivalta. Pt-kisatoimitsijakurssilla opetellaan ohjelman käyttöä. Tärkeää on, että kaikki paperit rasteilta tuodaan tuloslaskijoille, jotka arkistoivat ne myöhempiä tarkastuksia varten. Tehtävien arvostelu kannattaa laatia selkeäksi, jotta tuloslaskenta on sujuvaa. Esimerkiksi kätevyystehtävien arvostelussa kannattaa kiinnittää huomiota mahdolliseen toimivuuteen, työn jälkeen ja joihinkin tärkeisiin mittoihin. Mikäli kätevyystehtävässä keskitytään arvosteluperusteissa hurjaan määrään millimetrintarkkoja mittoja, niitä tarkistetaan koko sunnuntaipäivä ja seuraava viikkokin. Selkeä arvostelu auttaa myös vartioita hahmottamaan, mitä tehtävässä edellytetään. Uudenmaan piirin toivomuksena on, että talvikisojen palkintojenjako järjestetään heti kisan jälkeen. Tätä vaihtoehtoa tulee pohtia, jos kisan resurssit riittävät siihen. 15. ENSIAPU JA EKSYMISET Säännöt velvoittavat vartioita ottamaan omat EA-välineet. Tästä pitää mainita kisakirjeen mukana toimitettavassa varusteluettelossa. Luetellut tarvikkeet ovat vartion omaan käyttöön hätätilanteessa. Niitä ei saa käyttää tehtäviin. Jokaisella rastilla on varauduttava ensiavun antamiseen, erityisesti kätevyys- ja juoksutehtävissä. Suunnitelma loukkaantuneen henkilön saamiseksi hoitoon kisa-alueelta on laadittava etukäteen. Viimeisten vartioiden etenemistä on syytä seurata. Jokaisella rastimiehellä on hyvä olla kartta, karttasuoja, kompassi, otsalamppu ja talvikisoissa sukset, jotta viipyvää vartiota voidaan lähteä etsimään lähimaastoista heti, kun merkittävästi normaalia hitaampi häntäpään vartio on havaittu. 23

24 16. HUOLTO Huoltoporukan harteille sälytetään yleensä isojen tavaramäärien kuljettaminen rasteille ja niiltä pois, mahdollisesti tavaroiden hankintaa, wc-huolto, jätehuolto, EA yms. Tärkeää on sopia työnjaosta täsmällisesti. Yleensä huollolla on hyvä olla käytössään pakettiauto tai peräkärry, jonka ajokilometrit maksetaan kisan budjetista. Kannattaa varmistaa, että vakuutukset ovat kunnossa. Liikenneturvallisuutta ei koskaan korosteta liikaa: kuljettajien on saatava riittävästi unta ja ravintoa. Autoilla ei pidä kaahailla eikä niillä kannata ajaa mahdottomien maastonkohtien yli. Mikäli kulkuneuvolla on ajettava maastossa, tarvitaan siihen maanomistajan lupa. Yksityisteillä liikkumiseen tarvitaan lupa tiehoitokunnalta. Liikennesääntöjä on aina noudatettava. 17. TALOUS Kisan tekemisen alkuvaiheessa tehdään talousarvio, jota tarkennetaan koko ajan, kun uutta tietoa saadaan. Talousarvion laatimisessa on syytä erotella vartioiden lukumäärästä riippuvat muuttuvat kulut ja riippumattomat kiinteät kulut. Esimerkiksi kätevyystehtävien laudan määrä on muuttuva kulu, kun jokainen vartio tarvitsee lintupöntön tekemiseen 3 metriä lautaa 1,20 / m. Kilpailukeskuksen vuokra on kiinteä kulu. Budjetoinnissa kannattaa aloittaa seuraavista lähtökohdista: kilpailumaksut ja osallistujamäärät edellisen vuoden mukaisesti piirin tappiotakuu pienen vartiomäärän varalle tehtäviin % osallistumismaksujen tuotosta palkintoihin 20 % osallistumismaksujen tuotosta 24

25 kilpailukeskuksen vuokra saunan vuokra tai sauna maksut kokoustarjoiluihin 1,5 / hlö / kokous huollon kuljetuskaluston vuokra piirin tuki kisalle oheisen kaavion mukaisesti (tuki eurot vartioiden lukumäärän funktiona) Esimerkki kisojen talousarviosta seuraavalla sivulla. 25

26 Mallitalvikisa 2012 Budjetti Vartiota päiväsarjat Vartiota yösarjat TULOS 102, ,5-27,5 122,5 Tuotot Avustukset/ PäPa Sponsori palkinnot Kisamaksut päiväsrj. Kisamaksut yösarjat , ,5 2777,5 4227,5 Postitus Kokous Kopiointi Testiviikonloput ,5 32, ,5 42, ,5 62, Maastokartat Suunnistuskartat Auton vuokra Polttoaineet Km-korvaukset Ensiapu Muut kulut Polttopuut , Kulut Hallinto Kartat Huolto Vuokrat Kilpailijoiden sauna Kisakeskus Tehtävät Palkinnot Ruokailu Toimitsijat 26

27 KILPAILUN TALOUS JA PIIRIN TOIMISTO Kilpailun taloutta voi suunnitella yhdessä toimiston kilpailusta vastaavan toimihenkilön tai talousihmisten kanssa. Kilpailunjohtaja vastaa kilpailun taloudesta. Taloudellisen vastuun kantaa piiri, mutta mahdollisista ylityksistä tulee keskustella toimiston kanssa etukäteen. Kysy tuen määrä piiritoimistolta. Toimihenkilöiden tuesta ei laskuteta, mutta siitä on sovittava tapauskohtaisesti. Piiritoimisto laskuttaa lippukunnilta osallistumismaksun ilmoittautuneiden perusteella. Kilpailusta aiheutuneet kulut tilitetään piirin tilityslomakkeella piiritoimistolle. Kisan hyväksytyn talousarvion mukaisiin kuluihin on kilpailunjohtajan suostumuksella saatavissa rahaa ennakkoon, kunhan asia sovitaan hyvissä ajoin piirin toimiston kanssa. Tilitetyt kulut on syytä kirjata ennen toimistolle toimittamista kilpailun omaan talousseurantaan, koska toimistolta ei ole saatavissa ajantasaisia väliaikatietoja toteutuneista kustannuksista, joiden perusteella voitaisiin ohjata kustannusten muodostumista. Mallitalousarvio on laadittu siten, että siinä on huomioitu viiden eri vartiomäärän vaikutus budjettiin. Vartiomäärä selviää vasta juuri ennen kisaa, ja kaikissa sitä ennen muodostuvissa suunnitelmissa ja kuluissa on huomioitava kaikki vaihtoehdot. Piirin tuki tasaa vartioiden lukumäärästä aiheutuvaa epätasaisuutta. Piirin tuki menee seuraavan taulukon ja kaavion mukaisesti: Tuki euroissa vartiota

28 summa MARKKINOINTI L IPPUKUNTAPOSTI Piirin lippukuntaposti menee jokaiseen lippukuntaan. Lippukuntapostiin kannattaa laittaa kilpailun mainosjuliste, kisakutsu ja tehtäväluettelo, jotka lippukunta voi laittaa näkyville lippukunnan kolon seinälle. Talvikisat järjestetään yhdessä uusmaalaisten kanssa. Kutsu ja mainos tulisi toimittaa myös heidän lippukuntapostiinsa toimiston avustuksella. S ÄHKIS Piirin sähköisiin tiedotteisiin kannattaa laittaa sähkiksen aineisto-ohjeen mukaisesti perustietoa kisasta ja linkki nettisivuille. Sähkikseen kannattaa laittaa mainos ainakin, kun kisan nimi ja paikka on tiedossa, kilpailukutsu on julkaistu, tehtäväluettelo on julkaistu ja kun viimeinen ilmoittautumispäivä lähenee. H EPPU 28

29 Heppu on piirin oma lehti ja se menee jokaiselle partiolaiselle kotiin. Hepun ilmestymisajat ja DL:t löytyvät nettisivuilta. Tiettyihin Heppuihin on oheisen viestintäsuunnitelman mukaisesti varattu tilaa kilpailumainoksille. Tilavarauksista ja ilmoituskoosta lisätietoja suoraan Hepun taittajalta. U UDENMAAN PARTIOPIIRIN LEHTI P ÄRSKE Talvikisoista on syytä toimittaa kilpailukutsu myös Uudenmaan lehteen. T APAHTUMAKALENTERI Kilpailuajankohdat on vakioitu Päpan pt-kisasääntöjen mukaisesti. Ne vahvistetaan Päpan syys-seminaarin yhteydessä. P IIRIN WEBBISIVUT Uutisointi piirin nettisivuilla on tärkeää. Sen lisäksi sivuille voi tehdä bannerin, joka ohjaa kävijät kisan omille nettisivuille. Uutisia kisasta tai kisan bannerin piirin webbisivujen etusivulle voi hoitaa piirin tiedottajan kautta. K ILPAILUN OMAT WEBBISIVUT Jokaisella kisalla pitää olla omat sivut. Jos järjestäjillä ei osaamista löydy, saa piiriltä valmiin pohjan ja tuen. Sivut kannattaa sijoittaa Purkkiin, jolloin niitä pääsee muokkaamaan kisanjärjestäjät ja toimisto. Sivujen tulisi sisältää ainakin seuraavat asiat: kilpailukutsu tehtävä- ja pisteluettelo tulokset tekijät 29

30 yhteystiedot kilpailuohje malliratkaisut (sääntöjen mukaan) muuta kivaa kuten kuvagalleria, uutisia yms. S UORAMARKKINOINTI MUISSA TAPAHTUMISSA Kilpailuille parasta markkinointia on henkilökohtainen markkinointi piirin suurissa tapahtumissa. Tällaisia ovat edelliset piirin kisat, Hiippari, leirit, paraati, seminaarit ja esimerkiksi Punkku. Pelkkiä flyereita jakamalla ei välttämättä menesty, mutta jos jakaisin flyerit käärittyinä karkkeihin, Törmiksi pukeutuneen järjestelytoimikunnan kasatessa Törmän muotoista pyramidia taustalla ja laulaen nuotin vierestä Törmätään kilpailulaulua. L EHDISTÖTIEDOTTEET Lehdistötiedote tehdään yhdessä piirin tiedottajan harkinnan mukaan. S OSIAALINEN MEDIA Kilpailun markkinoinnissa kannattaa hyödyntää myös sosiaalista mediaa, kuten Facebookkia tai Twitteriä. Facebookissa voi hyödyntää myös edellisten vuosien vastaavien kisojen keräämää joukkoa. Mainoskuvia voi laittaa myös esimerkiksi Instagrammiin. J ÄLKIMARKKINOINTI Kilpailun jälkeen on syytä hoitaa vielä jälkimarkkinointi seuraavien kisojen mahdollisia osallistujia, sekä piirin ja kisan sidosryhmiä ajatellen. Uutisia ja juttuja kisasta kisan nettisivuille Uutinen kisoista Heppuun ja piirin nettisivuille 30

31 Valmiiksi kirjoitettuja juttuja kisa-alueen ja järjestävän alueen paikallislehtiin. Näissä piirin tiedottaja voi auttaa pyydettäessä. Kuvagalleriat nettiin tai Facebookkiin tai muualle ja mahdolliset videot Youtubeen. Lähetäthän linkit myös piirin toimistolle ja Kivalle, sekä tietysti kisaajille ja kisan tekijöille. 19. TIEDOTUS KISAAJILLE K ILPAILUKUTSU Julkaistaan 5 kk ennen kisaa Hepussa. T EHTÄVÄLUETTELO Julkaistaan kilpailukutsussa mainitulla tavalla kilpailukutsun yhteydessä tai kisan nettisivuilla. E NNAKKO - OHJE Lähetetään ennen kisaa vartioille. Säännöissä on määritelty pakollinen sisältö. K ÄSIOHJELMA Käsiohjelma eli kisaohje jaetaan kilpailupaikalla vartioille. T ULOKSET JA OIKEAT VASTAUKSET Tulokset postitetaan (sähköpostitetaan) kilpailuvartioille kilpailun jälkeen. Tulokset voidaan julkaista palkintojen jaossa tai heti niiden valmistuttua. Valvoja hyväksyy tulokset. Lisäksi tulokset tulisi julkaista seuraavassa Hepussa ja piirin nettisivuilla. Tehtävien oikeat vastaukset, malliratkaisut ja arvosteluperusteet asetetaan nähtäville kilpailun maaliin. Tämän jälkeen ne julkaistaan kilpailun www-sivuilla sekä lähetetään paperilla tai sähköpostilla vartioille. Nettijulkaisussa on huomioitava tekijänoikeuskysymykset. 31

32 S IDOSRYHMÄT Mahdollisen kilpailun suojelijan pyytää piirin toiminnanjohtaja. Kiitoskirjeet tai -sähköpostit yhteistyöstä on hyvä lähettää suurimmille maanomistajille ja tukijoille heti kilpailun jälkeen. 20. VIESTITOIMINTA KISASSA Kännykät ovat osoittautuneet käteviksi viestivälineiksi kisoissa, kunhan tärkeisiin paikkoihin ulottuu kuuluvuuspeitto. Omien liittymien käyttökustannuksista kannattaa sopia etukäteen. Olennaista on kertoa kisakeskukseen jokaiselta rastilta, milloin kunkin sarjan ensimmäinen vartio on tullut ja viimeinen vartio lähtenyt. Tällaista tilannetietoa on hyvä pitää yllä kisakeskuksessa, jotta mahdollisiin eksymistapauksiin osataan reagoida ajoissa ja kohdistaa etsinnät oikealle alueelle. Viestintävälineiden kuuluvuus kisa-alueella on hyvä testata jo ratasuunnittelun ja rastipaikkojen valinnan yhteydessä. 21. ONGELMATILANTEET Kisoissa syntyy kaikenlaisia ennalta arvaamattomia ongelmia, jotka on parasta antaa tuomarineuvoston ratkaistavaksi. Kilpailunjohtaja, valvoja ja tuomarineuvoston puheenjohtaja pyrkivät tekemään mahdollisimman oikeudenmukaisia ja kilpailun kulun kannalta suotuisia ratkaisuja. Tällaisia ongelmia ovat esimerkiksi kisa-aikataulun venyminen vaikkapa siksi, että rastihenkilöstö ei ole löytänyt omalle rastilleen, loukkaantumiset tai melontatehtävässä olevan kanootin rikkoutuminen. Sen sijaan, että koko kilpailu keskeytettäisiin tai edes yksittäinen tehtävä hylättäisiin, kannattaa pyrkiä 32

33 paikkaamaan tilanne jotenkin, esim. teettämällä lauantain esteratatehtävä sunnuntaina, jolloin ehdittäisiin rakentamaan uusi rata, jos lauantaina vaikkapa jokin ratkaiseva asia olisi rikkoutunut. 22. TYÖNJAKO JA AIKATAULU PIIRIN KISOISSA Tässä yksi esimerkki työnjaosta ja aikataulusta piirinkisojen järjestämiseksi. Sitä kannattaa soveltaa henkilökohtaisten mieltymysten mukaan. K ILPAILUN JOHTAJA Laatii toiminta-aikataulun - 12 kk Toimii järjestelytoimikunnan puheenjohtajana Valvoo ja koordinoi järjestelytoimikunnan jäsenten ja mahdollisten alatoimikuntien työskentelyä Vastaa tehtävien ja kilpailun yleissuunnittelusta Vastaa organisaation sisäisestä tiedotuksesta jatkuvaa Pitää yhteyttä kivaan jatkuvaa Vastaa organisaation koulutuksesta - 6 kk Vastaa koekilpailun/tehtävien testauksen järjestämisestä - 2 kk Kerää kiertopalkinnot toimiston ja Kivan avustuksella - 1 kk Vastaa ilmoituksista poliisille ja palokunnalle - 1 kk Vastaa kilpailun toteuttamisesta kisaviikonloppu Vastaa avajaisten ja palkintojen jaon järjestämisestä - 1 kk +2 vkoa Käsittelee tarkistuspyynnöt kisaviikonloppu Hyväksyy laskut ja käteiskuittien tilitykset maksettaviksi heti kisan jälkeen Vastaa kisaorganisaation palaute- ja kiitostilaisuuden järjestämisestä + 2 vkoa Laatii kilpailun loppuraportin kivalle ja piirin toimistolle + 2 kk V ALVOJA 33

34 Toimii kisaorganisaation tukihenkilönä jatkuvaa Valvoo partiohengen ja Päpan pt-kisasääntöjen toteutumista kisoissa jatkuvaa Valvoo kisan ikäkausien partio-ohjelman mukaisuutta jatkuvaa Valvoo yleisjärjestelyiden ja rastitoiminnan suunnittelua jatkuvaa Hyväksyy talousarvion kivalle toimitettavaksi - 5 kk Tarkistaa ja hyväksyy kilpailukutsun, tehtävä- ja pisteluettelon, - 5 kk Tarkistaa ja hyväksyy tehtävät ja radan - 2 kk Tarkistaa ja hyväksyy tulokset ja tilinpäätöksen kisan jälkeen J ÄRJESTELYSIHTEERI Toimii järjestelytoimikunnan sihteerinä jatkuvaa Puhtaaksikirjoittaa kilpailukutsun - 6 kk Vastaa tehtäväkäskyjen yhtenäisestä ulkomuodosta - 4 kk Hankkii mainokset käsiohjelmaan - 2 kk Vastaa ennakko-ohjeen ja käsiohjelman laatimisesta ja postittamisesta - 2 kk Vastaanottaa ilmoittautumiset kisassa - 1 kk Vastaa käsiohjelman kokoamisesta yhdessä tiedottajan kanssa - 1 kk Vastaa tehtäväkäskyjen, arvostelupöytäkirjojen ja rastipöytäkirjojen taitosta ja monistuksesta - 1 kk Hoitaa/johtaa rastimateriaalin ryhmittämisen rasteittain kilpailukeskuksessa Toimii kilpailutoimiston päällikkönä kisaviikonloppu Huolehtii kilpailujen jälkiselvittelyistä kuten kilpailumateriaalin arkistoinnista, löytötavaroista ja kiitoskirjeiden postituksesta heti kisan jälkeen Huolehtii tulosluettelon ja mallivastausten postittamisesta palkintojen jaon jälkeen T EHTÄVÄPÄÄLLIKKÖ / SARJAPÄÄLLIKKÖ / TEHTÄVÄTOIMIKUNTA Laatii tehtäväkäskyt ja kaikki muut tehtäviin liittyvät paperit kk Järjestää tehtävien koesuoritukset, joiden perusteella laaditaan rastien aikataulu - 4 kk Hioo tehtävien arvostelun kk 34

35 Tarkistaa, että tehtävät on mahdollista suorittaa suunnitellulla tavalla kk Suunnittelee rastien toiminnan yleisjärjestelyn ja rastien miehityksen - 2 kk R ATAMESTARI Laatii kilpailureittien yleissuunnitelman - 6 kk Tekee karttojen käyttö- ja hankintasuunnitelmat - 6 kk Osallistuu tehtävien suunnitteluun - 5 kk Varaa maaston ja hankkii maastonkäytön luvat kk Valmistelee suunnistukseen liittyvät tehtävät papereineen - 4 kk Tekee kisalakanan kk Laatii etenemistaulun - 3 kk (rastien aukioloajat, rastien kuljetusaikataulut, tulosten saapumisaikataulun tulostoimistoon) Laskee suorituspaikkatarpeet ilmoittautumisten jälkeen - 1 kk -2 vko Valmistelee ja johtaa etsintää - 1 vko Huolehtii reitin varrelle sijoitettavista viitoituksista - 1 vko 0 vko Tarkistaa kaikki radat ja rastien sijoitukset maastossa kisaviikonloppu T ULOSTOIMISTON PÄÄLLIKKÖ Osallistuu tehtävien ja tehtävien arvostelun suunnitteluun Kokoaa ja kouluttaa tulostoimiston henkilökunnan kk Vastaa tuloslaskennan suunnittelusta - 2 kk Tekee tuloslaskenta-aikataulun - 1 kk Valmistaa tulos- ja mallivastausnipun - 1 kk Suunnittelee tulosten kuljetuksen maastosta - 0 kk Johtaa tulostoimiston työskentelyä kisaviikonloppu Vastaanottaa ja tarkastaa tulostoimistoon saapuvan tulosmateriaalin kisaviikonloppu Hyväksyy lasketut tulokset julkaistaviksi kisaviikonloppu Valvoo lasketun tulosmateriaalin arkistoinnin kisaviikonloppu 35

36 T ALOUSPÄÄLLIKKÖ Laatii talousarviot - 6 kk Esittelee talousarvion yhdessä kisanjohtajan kanssa piirin kivalle - 5 kk Toimii yhteyshenkilönä kivaan talousasioista Seuraa talousarvion toteutumista jatkuvaa kisan jälkeen Ottaa vastaan laskut ja tilitykset, sekä toimittaa ne toimistolle jatkuvaa Laatii tilinpäätöksen + 1 kk H UOLTOPÄÄLLIKKÖ Vastaa kuljetuksista - 2 kk Vastaa ensiapujärjestelyistä (kyselyt päivystyksistä) - 2 kk Laatii kuljetussuunnitelman - 1 kk Järjestää pysäköintipaikat ja muut liikennejärjestelyt - 1 kk Huolehtii kilpailussa tarvittavan materiaalin ja kaluston luetteloinnista ja hankinnasta (rastiliput ja -tunnukset, krepit, lamput, teltat, tehtävissä tarvittavat materiaalit, arvostelussa tarvittava materiaali) Järjestää materiaalin kuljetukset kilpailukeskukseen ja maastoon, sekä mahdollisesti kilpailijoille Valvoo kilpailumateriaalin ryhmittämisen, jaon ja vastaanoton kilpailukeskuksessa Valvoo rastien kuljetukset Vastaa juottopisteistä kisaviikonloppu K ILPAILUKESKUSVASTAAVA Kilpailukeskuksen varaus - 5 kk Tekee kisakeskuksen käyttösuunnitelman - 1 kk Vastaa majoituksesta ja muonituksesta Vastaa peseytymismahdollisuuksien järjestämisestä ja muusta hygieniasta Vastaa yleisön, kilpailijoiden, toimitsijoiden ja kutsuvieraiden muonituksen järjestelyistä 36

37 Hankkii ruuan ja kahvin järjestelijöille Vastaa kisakeskuksen siivouksesta V IESTIPÄÄLLIKKÖ Tekee viestisuunnitelman ja viestiohjeen - 1 kk Hankkii viestikaluston - 1 kk Tekee puhelinluettelon - 1 vko Vastaa viestipäivystyksestä ja viestikurista Ylläpitää tilannekeskusta T IEDOTTAJA Vastaa kilpailun ulospäin suuntautuvasta tiedotustoiminnasta Vastaa yhteydenpidosta piirin tiedottajaan - 6 kk + 1 kk Vastaa kilpailukutsun ja tehtäväluettelon toimittamisesta Heppuun Laatii lehdistötiedotteen yhdessä PäPan tiedottajan kanssa - 2 kk Vastaa kutsuvierasohjelman laadinnasta ja toteutuksesta - 2 kk Järjestää yleisön ja kutsuvieraiden kuljetukset - 1 kk Vastaa aineiston ja tulosten toimittamisesta Heppuun julkaistavaksi heti kisan jälkeen 23. ESIMERKKI RASTIHENKILÖOHJEESTA R ASTIHENKILÖ KILPAILUORGANISAATIOSSA Jokaisella rastilla on rastipäällikkö, jolla on apunaan rastihenkilöitä. Rastipäällikkö vastaa rastin toiminnasta. Hän saa ottaa vastaan määräyksiä vain sovituilta henkilöiltä. Rastihenkilöt saavat ottaa ohjeita ja määräyksiä vastaan vain rastipäälliköltä. Ulkopuoliset vierailijat eivät saa häiritä rastin toimintaa. Kaikenlainen vartioiden huoltajien avunanto kilpailuvartiolle on ehdottomasti kiellettyä, jotta kilpailuasetelma olisi kaikille vartioille mahdollisimman tasapuolinen. 37

38 R ASTIHENKILÖN VARUSTUS Rastilla vietetään useimmissa tapauksissa koko päivä, joten jotta sekä tehtävä toimisi hyvin että olo olisi koko päivän mukava, kannattaa huolelliseen varustautumiseen panostaa. kello (valtakunnan aikaa käyvä sekunnilleen), jossa aika näkyy ainakin sekunnin tarkkuudella. Kännykän kello ei käy! erillinen sekuntikello, jos sellaisen omistaa lyijykyniä, tussi, kirjoitusalusta (esim. muovikansio), muovitaskuja, pyyhekumi, paperia valaisin (otsalamppu on kätevä), varaparistot säänmukainen varustus: partiohuivi, lämpimät vaatteet, varavaatteet, sadevarusteet (jos rastipaikalle siirtyminen edellyttää laduilla kulkemista tarvitaan sukset) puukko kompassi, karttamuovi ensiside tai vastaava, heijastin tulitikut riittävästi eväitä, vaikka rasti venyisi ruokailuvälineet riittävästi juomista, myös lämmintä wc-paperia ja/tai nenäliinoja viihdykettä metrimitta istuinalusta (esim. makuualusta) kännykän käytöstä: Osa kilpailun viestiliikenteestä perustuu matkapuhelimiin. Koska alueella on vain yksi masto, ylikuormittuu se jo pelkästään puhelimien runsaudesta. Tästä syystä tulee kisa-alueella pitää kännykkä suljettuna. E NNEN KILPAILUPÄIVÄÄ SELVITETTÄVÄ tiedät missä ja milloin rastisi henkilökunta kokoontuu 38

39 tiedät tarvitsetko joitakin erityisvarusteita T OIMINTA RASTILLA Käyttäydythän koko ajan partiomaisesti, iloisesti ja avuliaasti etkä siis tupakoi, makaile, ruokaile tai vetelehdi vartioiden läsnä ollessa. Vältä turhaa jahkailua, sillä vartioilla on luultavasti vielä pitkä päivä edessään. Mahdollisissa jonotustilanteissa on vartioiden jonotuskortteihin merkittävä jonotusaika ja huolehdittava, että vartiot pääsevät suorittamaan oikeassa järjestyksessä. Selvitä rastipäälliköltäsi, saatko kertoa vartioille tehtävien vastauksia, arvosteluperusteita, muiden vartioiden tuloksia tms. Oikeat vastaukset ovat nähtävillä kisan jälkeen kilpailukeskuksessa ja tulokset löytyvät samasta paikasta. Kaikkia vartioita tulee rastilla kohdella samalla, koko rastihenkilöstön yhdessä etukäteen sopimalla tavalla. Kohtelua EI SAA muuttaa, vaikka kesken kisan huomattaisiin, että jokin on mennyt vikaan. Tasapuoliseen kohteluun kuuluu myös se, että suorituspaikat ja arvostelu ovat kaikille yhtäläiset. Rastipäällikkö on esimiehesi, ja otat ohjeita vain häneltä. Kilpailijoilla tai ulkopuolisilla vierailijoilla ei ole mitään sanomista sinulle. Noudata aina täsmällisesti rastipäällikön ohjeita! Rastipäällikkö on rastilla sinua varten, voit aina kysyä häneltä neuvoa. Älä ole liian omatoiminen. Jos tehtäväkäsky on huono, on se järjestelytoimikunnan vika. Pulmatilanteissa voi vartioille sanoa esim. viittaan tehtäväkäskyyn. Sopikaa rastilla etukäteen, miten vastaatte mihinkin kysymykseen. Suullisia ohjeita ei vartioille anneta, ellei rastipäällikkö ole erikseen niin määrännyt. MUISTA! Jos yhdelle vartiolle annetaan suullisia ohjeita, on samat ohjeet toistettava kaikille vartioille kaikilla suorituspisteillä! 39

40 Täytä kaikki paperit huolellisesti ja selvällä käsialalla. Ole tarkka ajanottoon liittyvissä asioissa. Älä heitä mitään papereita pois. Selvitä itsellesi 1) milloin suoritusaika alkaa, 2) millä tarkkuudella ajanotto suoritetaan ja 3) mihin aika päättyy. Laita nimesi KAIKKIIN papereihin, jotka täytät. Huolehdi myös, että kaikki paperit ovat lukukelpoisia myös kisan jälkeen, säästä riippumatta. Jos joku vartio käyttäytyy poikkeavasti, kirjoita heti ylös mahdollisimman tarkka kuvaus tapahtumista. Anna vartion suorittaa tehtävä ja arvostele sinulle annettujen ohjeiden mukaan. Tuomarineuvosto päättää vartion ja tehtävän kohtalosta myöhemmin kirjoittamasi/kertomasi perusteella. Tehtäväsi on vain toimia annettujen ohjeiden mukaan. Ota toiminnassasi huomioon, että virheellinen arvostelu voi aiheuttaa koko tehtävän hylkäämisen! TURKOOSIN SARJAN PALAUTE JA SAATTAJA Turkoosin sarjan vartioille pitää sääntöjen mukaan antaa palaute tehtäväsuorituksista ja kertoa oikea toimintamalli heti tehtävän jälkeen. Tämä tulee hoitaa ystävällisesti, mutta ripeästi siten, että se ei aiheuta rastin ruuhkaantumista. Se voidaan hoitaa myös ohjaamalla vartio tutustumaan malliratkaisuun suorituksen jälkeen. Turkoosin sarjan saattajan rooli on säännöissä määritelty seuraavasti: Saattaja ei saa osallistua tehtävien suorittamiseen, ellei sitä tehtäväkäskyssä erikseen mainita. Tämä lause on syytä lisätä vielä kilpailuohjeisiin. Hyvä käytäntö voisi olla, että jokaiseen käskyyn kirjataan, saako saattaja osallistua tehtävän suorittamiseen tai saako antaa neuvoja siihen liittyen. On myös hyvä pohtia halutaanko saattajan neuvovan tehtävän suorituksessa vai seuraavan etäämpänä suoritusta. Saattajien aktiivisuudessa on suuria eroja, mitkä saattavat vääristää kilpailun tasapuolisuutta. Lisätään tähän vielä tarkennukseksi, että lilassa sarjassa vartiolla ei ole saattajaa, vaan vartionjohtaja, joka voi olla selvästi vanhempi. Vartionjohtaja on täysipainoinen vartion jäsen, eikä hänen osallistumistaan tehtävien suorittamiseen voida rajoittaa. 24. KISAN PAPERIT Paperi Tehtäväkäskyt Arvostelupöytäkirjat Jakelu Jaetaan vartioille kisassa Täytetään rasteilla 40 DL -1 vko -1 vko

41 Mallipiirrokset Suunnistuskartat Leimauskortit Kysymystaulut Vastauslomakkeet Tehtävien malliratkaisut Tehtävien jaetaan vartiolle Jaetaan vartioille Jaetaan vartiolle Rasteilla näkyvillä Jaetaan vartiolle Näkyvillä kilpailun maalissa ja nettiin Koontipöytäkirja Täytetään rasteilla Kilpailukutsu Julkaistaan lehdessä ja netissä Tehtäväluettelo Julkaistaan lehdessä tai netissä Markkinointisuunnitelma Toimitetaan toimistolle Mainosjuliste Lähetetään lippukuntapostissa Mainosflyeri Jaetaan piirin tapahtumissa Talousarvio Hyväksytetään Kivalla Tilinpäätös Hyväksytetään Kivalla Ennakko-ohje Postitetaan ilmoittautuneille Lupalappu alaikäisille kisaajille Postitetaan ilmoittautuneille Käsiohjelma Jaetaan kilpailupaikalla Kilpailukartta Sarjoittain jaetaan vartioille Radan aikataululaskelma Sarjoittain jaetaan rasteille Kilpailulakana (kartta, jossa Jaetaan rasteille kaikki sarjat) Hankintalista Mitä, kuka, mistä? Tulosluettelot Sähköpostilla vartiolle, nettiin Pelastussuunnitelma Päivystävälle palomestarille Ilmoitus yleisötilaisuudesta Poliisille Tuomarineuvoston pöytäkirja Toimitetaan Kivalle Arkistotiedostot Kaikki paperit Kivalle Palautelomake Kilpailun maalissa vartiolle Lehdistötiedoite Piirin tiedottaja julkaisee Uutinen Piirin nettisivuille ja Heppuun Kiitoskirje Tärkeimmille yhteistyötahoille Rastipäällikköohje Rastipäälliköille Viestiohje Rastipäälliköille Yörastiohje Jaetaan vartioille Kunniakirjat Vartiolle palkintojenjaossa Puhelinluettelo Rastipäälliköille -1 vko -1 vko -1 vko -1 vko -1 vko 0-1 vko -5 kk -3 kk -6 kk -5 kk -8 kk -5 kk +1 kk -2 vko -2 vko -1 vko -1 vko -1 kk -1 vko -2 vko +2 vko -2 vko -5 vrk +2 vko +2 kk -1 vko -2 vko +2 vko +2 vko -2 vko -1 vko -1 vko 0-1 vko 25. VALVOJAN MUISTILISTA kilpailun päivämäärät säännöistä tapahtumakalenteriin järjestelytoimikunta koossa ja riittävän kyvykäs/koulutettu kilpailukutsussa sääntömääräiset asiat kilpailukutsu ajoissa ulkona 41

42 tehtävät on johdettu ikäkausien aktiviteeteista tehtäväluettelo sääntöjen mukainen kaikkien (paitsi yllätys-) tehtävien nimet antavat koulutuksellisen vihjeen talousarvio on pilkottu riittävän pieniin osiin ja kaikki hankinnat huomioitu työnjako on sovittu selkeästi paperille rastipäälliköt on nimetty kilpailulle on laadittu aikataulu suorituspaikkamäärät on laskettu tehtävätön aika on huomioitu yörastin tehtävissä järjestelytoimikunnan kokouksista pidetään muistioita ja ne menevät kaikille tarpeellisille kilpailukartoissa on: mittakaava, painovuosi, (ladut), värit rata on sääntöjen mukainen, sopivan vaikea ja rankka, lyhennysmahdollisuus kisan kuluessa on huomioitu maanomistajilta on kysytty lupa kilpailuun pelastussuunnitelma on toimitettu pelastuslaitokselle metsäpalovaroitus huomioitu ilmoitus yleisötilaisuudesta on toimitettu poliisille selvitetty missä sairaalassa on ensiapupäivystys mihinkin aikaan ja varmistettu, että ottavat vastaan myös vieraspaikkakuntalaisia ennakko-ohje on sääntöjen mukainen tuloslaskentaan on Tupan tai Kipan taitava henkilöstö tehtäväkäskyt on laadittu käskyissä on sääntömääräiset asiat käskyt on selkeitä valvoja on käynyt läpi kaikki tehtäviin liittyvät paperit arvostelupöytäkirjat on laadittu tarvittavista tehtävistä suurin sallittu arvostelutarkkuus 0,5 p suunnistustehtävien kartat on tarkastettu 42

43 kunnolliset rastiliput on käytössä rasteissa tunnukset rastit täsmälleen oikeissa paikoissa suunnistuskarttoihin kopiolupa lähtö- ja maalikellot samassa ajassa (kaikki aikatehtävät, joissa interpoloidaan) rastipisteet vaelluskartan rastiympyrän keskipisteessä suorituspaikat tasa-arvoiset keskenään tehtävien arvostelu suorituspisteillä mietitty kaikista tehtävistä on malliratkaisut tuomarineuvoston puheenjohtaja on valittu hankittavat materiaalit listattu ja hankkijat sovittu, sekä rahat riittävät näihin hankintoihin kaikki kilpailumateriaali arkistoitu ja toimitettu Kivalle tilinpäätös laadittu ja toimitettu Kivalle 26. PIIRITOIMISTON TUKIPALVELUT MITALIT JA PALKINNOT Jokaisen sarjan kolmen parhaan vartion jäsenet saavat kaiverretut mitalit. Jotta mitalit olisivat ajoissa valmiina, tulee tieto kaiverrettavien mitalien määrästä olla toimistolla vähintään viikkoa ennen palkintojenjakoa. Mitalien kaiverruttamisesta sovitaan alustavasti ennen kilpailuja ja muista palkintoihin liittyvistä käytännöistä sovitaan kilpailusta vastaavan toimihenkilön kanssa erikseen. Toimisto hoitaa kiertopalkintojen kaiverruttamisen. Jokaisen sarjan paras vartio saa palkinnokseen kiertopalkinnon. Kiertopalkinnoista kisan järjestäjät saavat lisätietoa piirin toimistolta. Edellisten kisojen voittajavartiot palauttavat kiertopalkinnot piirin toimistolle seuraavasti: 43

44 Talvikisa mennessä Kevätkisa 1.4. mennessä Kiertopalkintojen saajille toimitetaan nämä palautustiedot ja varmistetaan, että he ovat ymmärtäneet ne. Kiertopalkintojen saajista yhteystietoineen toimitetaan lista Kivalle ja piirin toimistolle. M ATERIAALIA Piirin toimistolta löytyy koko joukko kilpailun järjestämisen avuksi hankittuja tavaroita. Tavarat tulee varata toimistosihteeriltä ajoissa ennen kilpailua. Varusteet tulee palauttaa viipymättä kisan loputtua takaisin toimistolle. rastiliput 100 kpl leimasimet 50 kpl lähtölakana 4 kpl maalilakana 4 kpl ajanottokello noin 20 kpl erilaisia opasteita ja kylttejä GSM SIM-kortteja 20 kpl? heijastimia muuta partion markkinointimateriaalia T YÖKALUT Kilpailun tehtävät suunnitellaan siten, että ne tukevat kunkin kisaavan ikäkauden partio-ohjelmaa. Tällöin ensisijaisen tärkeänä työkaluna on ikäkausien ohjelmien aktiviteettilistaukset ja suoritusvinkit. Niitä löytyy Johtajakansiosta, jota voi lainata tarvittaessa piirin toimistolta, ja ohjelma.partio.fi sivustolta. Tehtäviä suunniteltaessa kannattaa varmasti käyttää hyväksi myös edellisten kisojen oppeja: 44

45 SP:n Partiotaitokilpailujen säännöt ja järjestelyohjeet kirja kilpailumateriaalia netistä, esimerkiksi Espoon Partiotuen kiska.ept.fi partiowiki (mm. tehtävät) muiden järjestöjen kilpailut (Suomen Latu) kurssi dvd:ltä muiden piirien ja Suomen Partiolaisten kisat O CAD Piirillä on lisenssi Ocad 10 Professional suunnistuskartan piirto ja radan suunnitteluohjelmistoon. Ohjelmiston käyttöä hallinnoi kiva ja siihen saa myös käyttötukea. 27. LUVAT M AASTON KÄYTTÖ Jokamiehenoikeudet koskevat vain yksittäistä kansalaista tai pientä ryhmää, eivät partiotaitokilpailujen järjestämistä. Siksi maastossa liikkumiseen suuremmalla porukalla ohjatusti (myös suunnistus) tarvitaan maanomistajan lupa. Luvat tarvitaan rastipaikkojen ja reitin varren maanomistajilta. Kaupungin ulkoilu-alueilla tehdään anomus paikalliseen ulkoilualueista vastaavaan virastoon (Helsinki) tai ulkoilutoimeen (esim Espoo ja Vantaa). Valtion metsäalueista vastaa yleensä Metsähallitus. Tulentekoon ja moottoriajoneuvojen maastokäyttöön on ehdottomasti oltava lupa maanomistajalta. Tonttien rajat ja kiinteistötunnukset näkyvät myös netissä palvelussa. M AANOMISTAJIEN SELVITTÄMINEN Tietoja kiinteistön omistajasta saa asioimalla Maanmittauslaitoksen palvelupisteessä. Siellä voi itse tehdä muistiinpanoja enintään kymmenestä kiinteistöstä maksutta. 45

46 Puhelimessa luovutetaan yhden kiinteistön omistajatieto veloituksetta, kun kysyjä kertoo kiinteistötunnuksen. Piirin toimistolla on käyttöoikeuden Maanmittauslaitoksen Kiinteistötietojärjestelmään, josta selviää maanomistajatiedot kiinteistötunnuksen perusteella. Palvelussa jokainen haku maksaa, joten yleisimpien retkeilyalueiden maanomistajatiedot yhteystietoineen kerätään piirin omaan rekisteriin. Rekisteriin kirjataan: Kunta/kaupunki, kiinteistötunnus, maanomistajan nimi, maanomistajan yhteyshenkilö (jos eri kuin omistaja), postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut havainnot (esim muut omistukset, joista ei tonttitason tietoa), sekä koska viimeksi kysytty lupaa ja mikä on ollut vastaus. Lisäksi rekisteriin liitetään kartta, johon on merkitty myös muuta kautta selvitetyt maanomistajatiedot. 1. Kilpailun ratamestari ja toimisto sopivat lupien hankinnasta ja toimisto jakaa ratamestarille taulukon olemassa olevista tiedoista. 2. Kilpailun ratamestari selvittää esimerkiksi selaamalla paikkatietoikkunasta kiinteistötunnukset, joille tarvitaan maanomistajatieto. Nämä tiedot täytetään yhteiseen taulukkoon. 3. Toimisto etsii kiinteistötietojärjestelmästä maanomistajatiedot ja täyttää ne taulukkoon. 4. Sovitaan julkisten maanomistajien osalta, kysyykö luvan maankäyttöön toimisto vai kilpailun ratamestari. 5. Ratamestari ja toimisto täydentävät taulukkoa muista lähteistä saamallaan tiedolla, sekä ajantasaisilla yhteystiedoilla. I LMOITUKSET VIRANOMAISILLE 46

47 Pelastuslaki ja valtioneuvoston asetus pelastustoimesta velvoittavat laatimaan kisalle pelastussuunnitelman. Pelastussuunnitelman toimituspaikkaa on tiedusteltava kilpailupaikkakunnan päivystävältä palomestarilta. Suunnitelmasta on saatavilla valmis pohja Kivalta. Jos tapahtumassa on yli 100 henkeä tai siellä käsitellään avotulta, on siitä tehtävä ilmoitus myös poliisille 5 vuorokautta ennen tapahtumaa. Järjestyslain mukaan tällöin tarvitaan (kortillisia) järjestyksenvalvojia, mutta tämä on usein neuvoteltavissa poliisin kanssa. Kilpailusta tulee ilmoittaa lähimpää terveyskeskukseen (jossa on päivystys läpi yön). Tällöin pitää varmistaa, että hoitoon otetaan myös vieraspaikkakuntalaisia, vaikka ei olisi hengenhätä. K ILPAILUKARTAT Partiotaitokilpailuissa tarvitaan monenlaisia karttoja, joiden on mielekästä olla nykyään värikarttoja. Maanmittauslaitoksen perus- tai maastokarttojen valokopiointiin tai nettijulkaisuun ei tarvita enää lupaa. Kopiossa on mainittava Lisenssinantajan nimi, aineiston nimi ja ajankohta, jolloin Maanmittauslaitos on luovuttanut aineiston (esimerkiksi: sisältää Maanmittauslaitoksen Maastotietokannan 06/2012 aineistoa). Nettijulkaisuun lisättävä lisäksi nettilinkki Maanmittauslaitoksen avoimen tietoaineiston lisenssiin. Muiden karttojen (kuten suunnistuskarttojen) kopioimiseen on lupa pyydettävä tekijänoikeuden haltijalta. Maasto- tai peruskarttapohjaisten ulkoilukarttojen (esimerkiksi Nuuksio-Luukkaan ulkoilukartta) tekijänoikeuden eivät välttämättä ole Maanmittauslaitoksella, vaan asia on tarkastettava kartan reunasta ennen kopiointia. 47

48 Piirin kisoissa käytetään reittikarttana värikarttoja. Suunnistustehtävissä voidaan perustellusta syystä käyttää musta-valkokarttoja. Maanmittauslaitoksen kartat on imuroitavissa Maanmittauslaitoksen Avoimen datan tiedostopalvelun kautta ilmaiseksi. Suunnistuskarttojen tiedot löytyvät pääosin Suomen suunnistusliiton Internet-sivuilta kohdasta karttarekisteri. Sieltä kuitenkin puuttuu vanhentuneita karttoja, jotka ovat usein partiolaisille vielä käyttökelpoisia. Niistä voi kysellä paikallisilta suunnistusseuroilta tai kokeneilta suunnistajilta. Suunnistustehtäviin voi hyödyntää myös Karttapullautin-nimisellä ohjelmalla Maanmittauslaitoksen datasta tehtyjä karttoja, jotka ovat merkittävästi maastokarttaa parempia suunnistaa. Piirillä on laadukas värikopiokone, jonka käyttökustannukset ovat edulliset. Sen käytöstä on sovittava hyvissä ajoin ennen tarvetta varsinkin suurien erien ollessa kysymyksessä. Mikäli suunnistuskartat soveltuvat piirin muuhun käyttöön myös kisan jälkeen voi piiri osallistua karttojen hankintakuluihin. Tästä tulee sopia aina erikseen kilpailusta vastaavan työntekijän kanssa. 28. JÄSENMAKSUT Partiolaisilla SP:n jäsenmaksun tulee olla maksettuna hyvissä ajoin ennen kilpailua. Jos kuitenkaan joku ei ole maksanut jäsenmaksuaan ja haluaa osallistua kilpailuun, tulisi hänen menetellä seuraavasti: R EILUSTI ENNEN KILPAILUA : soita Partioaseman infoon ilmoita haluavasi maksaa jäsenmaksu pikaisesti saat SP:stä viitenumeron ja jäsenmaksun summan maksa lasku heti ja ota kuitti mukaasi kilpailuihin 48

49 L ÄHDÖN ILMOITTAUTUMISESSA : kerro, ettet ole maksanut jäsenmaksuasi maksa maksu käteisellä toimitsijoille maksukuittiin merkinnät o jäsennumero (jos tiedossa) o nimi o lippukunta ja piiri o summa Kilpailun järjestäjät toimittavat maksun sekä tiedot Suomen Partiolaisille välittömästi kilpailun jälkeen. E I - VIELÄ - PARTIOLAISTEN ILMOITTAUTUMINEN Piirin kilpailuissa voi kilpailla ei-vielä-partiolaisia mukana. Heiltä kerätään yhteystiedot ja syntymäaika ilmoittautumisen yhteydessä. Tämä ei ole kuitenkaan kiertotie jäsenmaksun maksamiselle, vaan ei-vielä-partiolaisena voi kisata ainoastaan henkilö, joka ei ole aiemmin osallistunut partiotaitokilpailuun kilpailijana. 29. TOIMISTOPALVELUT Piirin toimistolla työskentelee koko joukko eri toimialojen asiantuntijoita, joilta kaikilta voit saada tarvittaessa apua. K OULUTUSSIHTEERI Kilpailut kuuluvat koulutussihteerin työnkuvaan. Hän on se henkilö, johon teidän tulee olla yhteydessä kisa-asioissa, ellei ole toisin sovittu. Koulutussihteeri auttaa kilpailun markkinoinnissa ja tekee kilpailusta Jäsenrekisteriin tapahtuman jonne kilpailuvartiot voivat ilmoittautua. Häneltä saa myös osallistujaraportin ilmoittautumisajan päätyttyä. 49

50 Mikäli kilpailun aikana tarvitaan bussikuljetuksia, olkaa ajoissa yhteydessä koulutussihteeriin, joka tilaa tarvittavat kuljetukset. Jos teillä on omia yhteyksiä bussifirmoihin, ei niiden käyttäminen ole kiellettyä. T OIMISTOSIHTEERI Toimistosihteeri on piiritoimiston ydin, jonka kautta hoituvat monet päivittäiset juoksevat asiat. Häneltä varataan materiaalia, tehdään ilmoittautumisia ja peruutuksia sekä pyydetään jäsenrekisteristä ajettuja raportteja. TOIMISTOPALVELUT Posti Toimistolla on mahdollisuus frankeerata kirjeet edullisesti. Piiritoimistolta saa apua postitukseen pyydettäessä. Laminointi Toimistolla on mahdollisuus laminoida kilpailumateriaaleja, jotta ne kestäisivät paremmin säätä ja kulutusta. Kysy laminoinnin kustannuksista toimistolta. Kopiointi Piiritoimistolla on hyvät laitteet kilpailussa tarvittavan materiaalin tulostamiseen tai kopiointiin. Kysy kopioinnin voimassa olevat hinnat toimistolta. Materiaalit kannattaa toimistolla tulostaa suoraan tietokoneelta, tällöin materiaalin taso ei heikkene kopioidessa. Tätä kannattaa hyödyntää ainakin kuvien ja piirrosten kanssa, jolloin teksti ja selkeä grafiikka ei kärsi paljoakaan. Helsingin Nuorisoasiainkeskuksessa ja Espoon Välkyssä voi kopioida ilmaiseksi tai paperien hinnalla toimistolla voit saada apua kopioinnissa toimiston aukioloaikoina 50

51 kopiointiin kannattaa varata runsaasti aikaa, sillä koskaan ei tiedä, mikä menee pieleen ja varata aika etukäteen, ettei joudu kopiointiruuhkaan esim. lpkpostitus. Toimiston tilat Partioasemalla on paljon tiloja kilpailujen suunnittelupalavereihin ja palkintojenjaon järjestämiseen. Tilat voi varata joko itse osoitteesta varaus.partioasema.fi tai toimistosihteeriltä. Kilpailuihin ilmoittautuminen Kilpailun ilmoittautumisen voi toteuttaa piirin ilmoittautumisjärjestelmän mukaisesti toimiston tuella tai suoraan sähköpostilla kisan järjestäjille. Piiritoimisto tukee, kunhan olet ajoissa liikkeellä! Toimisto osallistuu palaveriin järjestelyjen alussa. Tilaisuus voi olla kisanjohtajan pestaus tai järjestelytoimikunnan järjestäytymiskokous. Toimiston kanssa on hyvä palaveerata myös puolivälissä kisan järjestelyitä, jotta pystytään sopimaan tarkemmin kisaa lähellä olevista asioista. 30. KIVAN YHDYSHENKILÖN MUISTILISTA yhteys alueelliseen ohjelmaohjaajaan 1,5 vuotta ennen kisaa. Tiedoksi myös pineille ja alueohjaajille aloituskokouksessa kisan laajuuden ja reunaehtojen kertominen kilpailun päivämäärät säännöistä tapahtumakalenteriin valvojan nimeäminen järjestäjän esityksen tai oman rekrytoinnin mukaan kisanjohtajan etsintä yhdessä alueellisen ohjelmaohjaajan kanssa muistutus budjetista ja kisakutsusta 7 kk ennen (säännöt 5 kk) tuomarineuvoston puheenjohtajan hankinta seuraavaa vastaavaa kisaa järjestävältä alueelta kisaa vastaavien sm-kisojen mainokset kisassa 51

52 tulosten ja yhteystietojen toimittaminen heti kisan jälkeen sovittu smkisaedustusvartioiden soittelemista varten kaikki kilpailumateriaali arkistoitu ja toimitettu kivalle tilinpäätös laadittu ja toimitettu kivalle 31. SM-KISOIHIN ILMOITTAUTUMINEN JA YHTEISKULJETUKSET P IIRIN TUKI SM- KISOIHIN LÄHTIJÖILLE Parhaiten edellisissä piirin kisoissa kyseisessä sarjassa sijoittuneiden vartioiden osallistumismaksun maksaa piiri Piiri tukee näiden kuljetuksia 100 eurolla. K IVAN VASTUULLA Piirin kiintiön ylittävien vartioiden karsiminen SM-kisoista SM-kisojen mainostaminen (esim. Hepussa ja kisatapahtumissa) Piirin kustantamien vartioiden nimeäminen Sääntömääräisen piirihuoltajan nimeäminen, jos kisaan on lähdössä alaikäisiä kisaajia. SM-kisojen yhteyshenkilön nimeäminen ja ilmoittaminen piirin toimistoon (jos ei ilmoitettu, kivan pj) I LMOITTAUTUMINEN Toimisto ottaa vastaan ilmoittautumiset, laskuttaa kisamaksut ja ilmoittaa piirin kilpailuvartiot SM-kisojen järjestäjille (tavallisesti kirjallinen ilmoittautuminen). Piirin yhteiskuljetukseen ja SM-kisojen ruokailuihin on haluttaessa ilmoittauduttava samalla. Piiri laskuttaa kulut lippukunnilta. Y HTEISKULJETUKSET Kivan yhteyshenkilö ja piirin toimisto yhdessä valitsevat sopivan kuljetustavan (bussi, juna jne.) ja hoitavat varaukset. ilmoittavat yhteiskuljetukseen lähtijöille paikka-, aika-, yms. tiedot. 52

53 huolehtivat, että kuljetuksissa on bussiemäntä/-isäntä, joka saa ilmaisen matkan. Varsinkin kevät-kisakuljetukseen tarvitaan bussiemäntä/-isäntä. 32. BUSSIEMÄNNÄN OHJE SM-KISOIHIN 1. M AINOKSET Katso Hepun DL:t ennen kisaa. Mainos Heppuun, joka ilmestyy viimeistään 4 vko ennen kisaa. Katso kisan alkamisaika ja kisakeskuksen sijainti piiriohjeesta tai kilpailukutsusta. Tee päätös tarvitaanko bussi ja mennäänkö perjantaina. Sovi bussin hintahaarukka toimiston kanssa. Katso kilpailukutsusta pyydetyt ilmoittautumistiedot ja ilmo DL. Laadi mainos edellisvuoden vastaavan kisan mainoksen pohjalta -> Hyväksytä toimistolla. ->Laita Heppuun aineisto-ohjeen mukaan. Arvioi matkalla olevia muita piirejä ja pyydä toimiston ottamaan yhteyttä bussin täyttämiseksi. 2. M ARKKINOINTI Piirinkisojen jälkeen soitetaan läpi vähintään kolme parasta jokaisesta sarjasta. Heti tulosten julkistuksen jälkeen, tai jopa jo ennakkotulosten perusteella, jos sm-kisojen ilmo DL tulee ennen palkintojen jakoa. Kysytään haluaako lähteä sm-kisoihin. Kerrotaan, että paras lähtijöistä saa piirin matka-avustuksen ja ilmaisen kisamaksun. Pyydä vartioiden yhteystiedot toimistolta. Sovi Kivan kokouksessa kuka soittaa minkäkin sarjan läpi. Sovi piirinkisojen tekijöiden kanssa sm-kisojen mainoksen julkaisemisesta piirinkisojen käsiohjelmassa. 3. E NNEN KISAREISSUA Toimisto lähettää listan bussiin tulijoista ja tiedon bussin koosta, sekä bussifirman päivystysnumeron, jos autoa ei kuulu. Varaa mukaan lista, kello, kännykän verkkolaturi ja kynä, sekä ajo-ohje kisakeskukseen (pieni Suomen kartta myös kiva pidemmällä reissulla, jos ei ole puhelimessa). Vastaa mahdollisiin tiedusteluihin. Matkalta voidaan ottaa kyytiin porukkaa, mutta ei välttämättä tarvitse jokaista hakea kotiovelta. 53

54 4. L ÄHTÖ H ESASTA Esittäydy kuskille ja sovi missä pidetään tauot (noin 2-3 tunnin välein). Katsokaa kuskin kanssa läpi tiedot matkalta kyytiin tulevista. Pidä nimenhuuto n. 5 min ennen määrättyä lähtöaikaa. Kirjaa myös tämän jälkeen tulleet listaan. Kirjaa muutokset listaan laskutusta varten. Tasalta kysele bussissa olijoilta puuttuvista kyytiläisistä. Soita tai käske soittaa perään. Jos joku ei saavu, eikä häntä tai hänen kavereita tavoiteta, 15 min yli voidaan lähteä. Kun päästään liikenteeseen esittele kyytiläisille itsesi, kerro mahdollisista taukopaikoista ja arvioidusta saapumisajasta kisakeskukseen. 5. S AAPUMINEN KISAKESKUKSEEN Tiedota kisaajille, että bussi lähtee palkintojenjaon jälkeen takaisinpäin (mikäli kyytiläisiä on palkinnoilla). Ilmoita liikenteenohjaajalle tai ilmoittautumispisteeseen: Päpa (ja muut kyydissä olevat piirit) saapuneet Sovi kuskin kanssa paluuajasta. Bussi paikalle ennakko-ohjeessa olevan aikataulun mukaan. Katso (tarvittaessa) perään, että päiväsarjalaiset pääsevät nukkumaan. Ja saavat aamulla itsensä pakettiin. 6. P ALUU Arvioi väliaikatulosten perusteella onko kyytiläisiä palkinnoilla. Jos on palkinnoilla, bussi lähtee palkintojenjaon jälkeen. Jos ei, voidaan lähteä aikaisemminkin takaisin. Tästä kuitenkin tiedotus kisakeskuksessa huutelemalla viimeistään puolta tuntia ennen. Joku voi olla pitsalla. Huutelussa on hyvä käyttää termiä Helsingin bussi piirin nimien sijaan. Nimenhuuto ja kyytiläisten kirjaaminen ym. kuten tullessa. 7. J ÄLKITYÖT Toteutunut osallistujalista toimistolle viikon sisällä kisasta. Siihen on hyvä merkata myös edustusvartiot ja bussiemäntä, sekä mahdolliset tuomarineuvoston jäsenet, joilta ei laskuteta kuljetusmaksua. 54

55 33. JURPPIIKO Jaksoitko lukea tänne asti, mutta jotain jäi puuttumaan, oli epäselvästi tai väärin kerrottu. Kerro tästä saman tien havainnon tehtyäsi piirin kilpailutoimikunnalle esimerkiksi sähköpostilla. Korjaamme palautteen mukaisesti mielellämme tämän ohjeen seuraavaan painokseen havaitsemasi epäkohdan. 55

56 56