SUOMEN ASIANAJAJALIITTO FINLANDS ADVOKATFÖRBUND 1 (10)

Transkriptio

1 SUOMEN ASIANAJAJALIITTO FINLANDS ADVOKATFÖRBUND 1 (10) Henkilötietolain ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annetun asetuksen tarkoittama REKISTERISELOSTE SUOMEN ASIANAJAJALIITON HENKILÖREKISTEREISTÄ JA TIETOJÄRJESTELMISTÄ 1. REKISTERINPITÄJÄÄ KOSKEVAT TIEDOT Rekisterinpitäjänä toimii Suomen Asianajajaliitto, osoite PL 194, (Simonkatu 12 B 16), Helsinki, p , f Liiton yhteyshenkilö henkilörekistereitä koskevissa asioissa on liiton pääsihteeri Minna Melender. 2. ASIANAJAJALIITON YLLÄPITÄMÄT HENKILÖREKISTERIT Suomen Asianajajaliiton lakisääteisenä tehtävänä on asianajajaksi hyväksyminen, asianajajaluettelon pitäminen, lupien myöntäminen asianajotoiminnan harjoittamiseen yhtiömuodossa sekä asianajajien valvonta. Sääntöjensä mukaan Suomen Asianajajaliiton tehtävänä on mm. asianajotoiminnan kehittäminen maassa ja asianajajien ammatillisen yhteenkuuluvaisuuden ja heidän yhteisten ammattietujensa edistäminen. Lakisääteisten ja sääntömääräisten tehtäviensä täyttämiseksi Suomen Asianajajaliitto ylläpitää seuraavia henkilörekistereitä: A. Jäsenrekisteri B. Asianajajaluettelo C. EU-luettelo D. Yhtiörekisteri E. Suomen Asianajajaliiton toimistoluettelo F. Kotisivuihin liittyvä asianajajahakupalvelu G. Tilaajarekisterit H. Asianajajatutkinto I. Asianajajista annetun lain 7 h :n tarkoittama julkinen päiväkirja J. Ekstranetjärjestelmä K. Työsuhderekisteri L. Mediarekisteri

2 3. KUVAUS ERI REKISTEREISTÄ A. Jäsenrekisteri Jäsenrekisteri toteutetaan Asianajajarekisteri nimiseen atk-ohjelmaan perustuen. Tähän rekisteriin on koottu asianajajista, ns. EU-asianajajista ja asianajotoimistojen palveluksessa olevista henkilöistä seuraavat tiedot: - Henkilötyyppi (Asianajaja, muu lakimies ja asianajosihteeri); - Titteli (jäsenen koulutukseen, asemaan tai arvonimiin liittyvää tietoa); - Sukunimi; - Etunimi; - Henkilötunnus; - Työnantaja (asianajotoimiston nimi); - Postiosoite ja toimipaikka; - Käyntiosoite; - Maa; - Ohivalinta; - Matkapuhelin; - Faksinumero; - Sähköpostiosoite; - Kotisivu; - Suoramarkkinointikielto; - Koulutus (esim. OTK; VT); - Sukupuoli; - Äidinkieli; - Kotikunta; - Jäsenhakemusnumero; - Kielitaitoa koskevat tiedot; - Lisäpätevyys (esim. sovittelija); - Toiminnan osaamislueet; - Tieto siitä, mihin paikallisosastoon asianajaja kuuluu; - Jäsenlajia koskeva tieto; - Jäsenyyden alkamis- ja päättymisajankohta; - Jäsenyyden päättymisen syy (eronnut, katsottu eronneeksi, erotettu, kuollut); - Aiemmat jäsenyydet; - Luottamustoimet Suomen Asianajajaliitossa; - Poikkeuslupia koskevat tiedot (Vapautus jäsenmaksun suorittamisesta, poikkeava yhtiölupatieto); - Hallituksen myöntämät asianajotoimintaa koskevat luvat; ja - Onko jäsen merkitty jonkin muun maan EU-rekisteriin 2 (10)

3 EU-asianajajista rekisterissä ovat lisäksi seuraavat tiedot: - kansallisuus; - sen maan viranomaisen nimi, joka on myöntänyt henkilölle asianajajan statuksen; ja - äidinkieli (mikäli muu kuin suomi tai ruotsi) Henkilötiedot kerätään henkilöiltä heidän liittyessään jäseniksi Suomen Asianajajaliittoon. Tietoja täydennetään rekisterinpitäjän toimesta aina asianajajan kirjallisesta pyynnöstä, kun olemassa olevissa tiedoissa tapahtuu muutoksia tai kun liiton eri toimielimissä tehdään sellaisia asianajajaa koskevia päätöksiä, jotka edellä olevan mukaisesti rekisteröidään. Henkilötietojen keräämisen tarkoituksena on - mahdollistaa liiton lakisääteinen velvollisuus asianajajien toiminnan valvontaan, - mahdollistaa liiton lakisääteinen velvollisuus asianajajaluettelon pitämiseen - mahdollistaa asianajajille myönnettyjen lupien noudattamisen valvonta - mahdollistaa liiton jäsenmaksujen ja muiden jäsenvelvoitteiden asianmukainen laskutus, Asianajajaliiton lakimääräisten ja sääntömääräisten tehtäviensä vuoksi jäsenistöstään keräämiä muita tietoja kuin nimi ja tarvittavat yhteystiedot ei missään olosuhteissa luovuteta ulkopuolisille. Mitään rekisteritietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. B. Asianajajaluettelo Asianajajista annetun lain 4 :n mukaan asianajajayhdistyksen hallituksen on pidettävä asianajajaluetteloa ja lähetettävä siitä vuosittain ote oikeusministeriölle. Hallituksen on pidettävä luettelo jokaisen nähtävänä ja jokaisella on oikeus saada luettelosta tai sen osasta jäljennös kohtuullista maksua vastaan. Asianajajaluettelosta ilmenevät seuraavat tiedot: - Nimi - Toimiston nimi - Asianajajan ja toimiston yhteystiedot Tiedot asianajajaluetteloon kerätään jäseneksi liittymisen yhteydessä ja niitä täydennetään asianajajien ilmoitusten mukaisesti. Luettelon tiedot tarkistetaan vuosittain. Asianajajaluettelo on lain määräykseen perustuen julkinen. 3 (10)

4 C. EU-luettelo Asianajajista annetun lain 5 b :n mukaan asianajajayhdistyksen on pidettävä ns. EUluetteloa, johon muussa Euroopan unionin jäsenvaltiossa asianajajan tointa harjoittamaan oikeutetulla asianajajalla on oikeus kirjoittautua harjoittaessaan pysyvästi asianajajan tointa kotivaltionsa ammattinimikettä käyttäen Suomessa. Tätä rekisteriä koskevat samat määräykset kuin edellä asianajajaluetteloa. D. Yhtiörekisteri Yhtiörekisteri toteutetaan Asianajajarekisteri nimiseen atk-ohjelmaan perustuen. Tähän rekisteriin kootaan liiton jäsenten työnantajiin, asianajotoimistoihin, liittyvät seuraavat tiedot; - Asianajotoimiston nimi; - Lähiosoite; - Postitoimipaikka; - Maa; - Yhteystiedot; - Kieli (suomi-ruotsi); - Toimintapaikkakunta; - Toimipisteet; - Yhtiömuoto (itsenäinen ammatinharjoittaja tai yritysmuoto); - Kotisivu; - Sähköpostiosoite; - Rekisteri sisältää myös tiedon toimistossa työskentelevistä asianajajista ja muista lakimiehistä. Heistä rekisteriin merkitään vain heidän nimensä; - Verkkolaskuosoite (sähköinen laskutus) ja operaattori; ja - YTJ-tunnus. Tiedot kerätään henkilöiltä näiden liittyessä Asianajajaliiton jäseniksi. Tiedostoa täydennetään ja tietoja muutetaan aina, kun asianajaja ilmoittaa toimistossaan tapahtuneista muutoksista ja aina kun liiton hallitus myöntää asianajajille asianajotoimintaan liittyviä yhtiölupia. Yhtiörekisteriin liittyvien tietojen tarkoituksena on varmistaa liiton lakisääteisiin velvollisuuksiin kuuluvan asianajajien toiminnan valvonnan onnistuminen. Rekisterin tarkoituksena on myös helpottaa jäsentoimistoihin kohdistuvan informaation ja muun liiton toimistosta lähetetyn materiaalin oikea perillemeno. Tähän rekisteriin merkityistä tiedoista ei anneta tietoja ulkopuolisille. 4 (10)

5 E. Etsi asianajaja- ja toimistoluettelo hakupalvelut Suomen Asianajajaliitolla on kotisivuillaan asianajajien hakupalvelu ( jossa kuluttajat ja yritysten edustajat voivat hakea asianajajien yhteystietoja eri hakukriteerien avulla. Asianajajista hakupalveluun käytettävät hakukriteerit ovat: - Nimi; - Osasto (tieto siitä, mihin paikallisosastoon asianajaja kuuluu); - Paikkakunta; - Äidinkieli (millä kielellä asianajaja hoitaa toimeksiantoja, suomi-ruotsi); - Sukupuoli; - Kielitaito; ja - Osaamisalue Hakutuloksissa ilmoitetaan seuraavat tiedot: - Toimiston nimi; - Toimiston osoite; - Puhelinnumerotiedot; - Sähköposti- ja kotisivuosoitteet; - Toimistossa työskentelevät asianajajat; ja - Toimiston muut lakimiehet Hakupalvelun tiedot perustuvat jäsenrekisterin tietoihin (ks. kohta A). Palvelut ovat suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. F. Tilaajarekisteri Asianajajaliitto julkaisee jäsenlehteä Advokaatti ja oikeustieteellistä aikakauskirjaa Defensor Legis. Molemmat toimitetaan jäsenetuna ilman eri korvausta liiton jäsenille ja molemmilla on myös ulkopuolisia tilaajia. Lehtien tilaajapalvelun mahdollistamiseksi ja tilausmaksujen laskutuksen toteuttamiseksi lehdistä pidetään yllä normaaleja tilaajarekistereitä, jotka sisältävät tilaajista tarvittavat osoite- ja laskutustiedot. Rekisteristä ei anneta tietoja ulkopuolisille. 5 (10)

6 G. Asianajajatutkinto Suomen Asianajajaliiton sääntöjen 5 :n mukaan jäseneksi pyrkivän tulee osoittaa riittävästi tuntevansa asianajotoiminnan perusteita koskevat säännökset ja ohjeet sekä hyvän asianajajatavan vaatimukset suorittamalla oikeusministeriön hyväksymässä järjestyksessä erityinen tutkinto (asianajajatutkinto). Tutkintoon osallistuvilta rekisteristä ilmenevät seuraavat tiedot: - Sukunimi; - Etunimi; - Syntymäaika; - Osoite; - Puhelin; - Sähköpostiosoite; - Tutkinnot; - Suostumus kirjallisen tutkinnon tulosten julkaisemiseen Asianajajaliiton kotisivuilla; - Kirjalliseen kokeeseen, kokeen eettisiä kysymyksiä käsittelevään osaan ja oikeudenkäyntiosaan osallistumista koskevat tiedot; ja - Tutkinnon eri osien hyväksymispäivämäärät Rekisterin tarkoituksena on kontrolloida asianajajaksi hyväksymisen edellytyksenä olevan asianajajatutkinnon suorittamista. Rekisteristä ei anneta tietoja ulkopuolisille. H. Julkinen päiväkirja Julkinen päiväkirja on asianajajista annetun lain 7 h :ssä tarkoitettu luettelo, johon on merkittävä lainkohdassa tarkoitettuja tietoja asianajajiin kohdistuvien valvonta- ja palkkioriita-asioiden käsittelystä. Julkiseen päiväkirjaan merkityt tiedot ovat julkisia. Julkiseen päiväkirjaan tehdään seuraavat merkinnät: - Asian nro ja laatu; - Jaosto; - Vireilletulopvm; - Otettu tutkittavaksi; - Hakija; - Asianajaja/aa-yhtiö; - Käsittelyn vaihe; - Ratkaisupvm; - Ratkaisu; - Seuraamuksen peruste; ja - Muutoksenhaku 6 (10)

7 I. Ekstranet-tietokanta Asianajajaliitto on ottanut käyttöön tietoturvallisen ekstranet-palvelun. Sen avulla välitetään ja käsitellään luottamuksellista aineistoa liiton toimiston ja luottamushenkilöiden välillä. Järjestelmän käyttäjähallinnassa on luetteloitu nimeä käyttäen ne liiton eri toimielimien ja työryhmien jäsenet, joilla on oikeus kirjautua järjestelmään. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. J. Työsuhderekisteri Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Suomen Asianajajaliiton työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoito. Rekisteriin on rekisteröity Suomen Asianajajaliittoon työsuhteessa olevat henkilöt. Rekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: Henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, henkilötunnus), työsuhdetta koskevat tiedot (alkamispäivä, tehtävä), palkanlaskentatiedot sekä työajan seuranta ja vuosilomia koskevat tiedot. Tietoja luovutetaan ainoastaan työnantajaliitoille, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiölle, verottajalle ja muille tahoille, joille Suomen Asianajajaliitto on lain mukaan velvollinen työsuhdetietojaan luovuttamaan. Tietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle. K. Mediarekisteri Rekisterin tarkoituksena on helpottaa Asianajajaliiton viestintää media-alan sidosryhmiin. Rekisteröidyt henkilöt ovat yksittäisiä tiedottajia/toimittajia ja toimituksia. Rekisteriin on rekisteröity henkilön nimi, osoitetiedot ja sähköpostiosoite. Säännönmukaiset tietolähteet ovat Oikeustoimittajat ry:n jäsenluettelo sekä muut julkiset osoitteistot. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle. 4. KÄYTÖSSÄ OLEVAT DIAARIT Suomen Asianajajaliittoa koskevat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain säännökset liiton käyttäessä julkista valtaa. Tätä valtaa liitto käyttää: A. Päättäessään henkilön hyväksymisestä asianajajaksi ja myöntäessään asianajajille asianajajista annetussa laissa tarkoitettuja lupia (jäsenasiat) ja 7 (10)

8 B. Valvoessaan asianajajien toimintaa (valvonta-asiat). Jäsenasioiden diaariin merkitään seuraavat tiedot: - tiedot hakijasta; - hakemuksen vireilletulopäivä; - mitä hakemus koskee; ja - milloin asia on ratkaistu Valvonta-asioiden diaariin (Valvontaluettelo) merkitään seuraavat tiedot: - asian numero; - asian laatu (valvonta-asia, palkkioriitaa koskeva suositusmenettely); - asiaa käsittelevä valvontalautakunnan jaosto; - vireilletulo- ja tutkittavaksiottamispäivämäärät; - kantelijaa tai hakijaa koskevat tiedot; - menettelyn kohteena oleva asianajaja ja palkkioriita-asiassa asianajoyhtiö; ja - asian käsittelyä ja lopputulosta koskevat tiedot Diaarien julkisuuden osalta noudatetaan hallituksen vahvistamaa Suomen Asianajajaliiton asiakirjojen julkisuutta koskevaa ohjetta. 5. HENKILÖREKISTEREIDEN JA DIAARIOIDEN SALAUS REKISTERIT A. Jäsenrekisteri B. Asianajajaluettelo C. EU-luettelo D. Yhtiörekisteri Jäsenrekisteriohjelma Asianajajarekisteri on ulkoistettu Kehätieto Oy:n palvelimelle, joka sijaitsee mainitun yrityksen tiloissa. Ohjelma on suojattu palomuurein ja tunnussanoin. Liiton henkilökunnalla on pääsy rekisteriin SSL-suojattua yhteyttä käyttäen omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan. Rekisteriin on määritelty jokaiselle henkilölle omat, työtehtäviin perustuvat, oikeudet saada rekisterin tietoja käyttöönsä, muokata tietoja ja lisätä tietoja. Asianajajaluettelo laaditaan käyttäen hyväksi jäsenrekisteriohjelma Asianajajarekisteriä, joten sen suojaus on järjestetty jäsenrekisteriohjelman suojauksen yhteydessä. EU-luettelo muodostuu Asianajajarekisteriin kirjatuista tiedoista, joten sitä koskevat samat suojaukset kuin jäsenrekisteriä. 8 (10)

9 Yhtiörekisteri muodostuu samoin Asianajajarekisteriin kirjatuista tiedoista joten sitä koskevat samat suojaukset kuin jäsenrekisteriä. E. Kotisivulla oleva hakupalvelu F. Tilaajarekisteri G. Asianajajatutkinto Asianajajaliiton kotisivuilla julkaistava Etsi asianajaja -palvelu perustuu asianajajarekisteriä varten kerättyihin tietoihin. Ohjelman suojausta koskevat samat periaatteet kuin jäsenrekisteriä. Ohjelman tiedot ovat kuitenkin julkisia. Tilaajarekisteriin pätevät samat suojaukset kuin jäsenrekisteriin. Asianajajatutkintoon liittyviä henkilötietoja käsitellään Asianajajaliiton toimiston sisäisessä tietoverkossa, johon jokaisella henkilökuntaan kuuluvalla on pääsy omalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. H. Julkinen päiväkirja Tiedot julkiseen päiväkirjaan siirtyvät automaattisesti valvonta-asioiden diaarista ja se on suojattu samalla tavoin kuin jäljempänä kerrottava valvonta-asioiden diaari. I. Ekstranet-tietokanta J. Työsuhderekisteri Käyttäjätietoja käsitellään liiton sisäisessä tietoverkossa, joka on suojattu palomuurilla ja salasanoilla. Tietojen käsittelystä vastaa liiton it-vastaava. Henkilötietoja käsitellään Asianajajaliiton sisäisessä tietoverkossa ja tiedostoihin pääsee henkilökunnasta vain tietojen kanssa tekemisissä oleva henkilö henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Manuaaliset tiedot säilytetään lukittavissa arkistokaapeissa. Työntekijöiden terveydentilaa koskevia tietoja säilytetään vastaavalla tavalla erillään muista henkilötiedoista. K. Mediarekisteri Rekisteri on Asianajajaliiton sisäisessä tietoverkossa ja henkilökuntaan kuuluvalla on pääsy rekisteriin omalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. KÄYTÖSSÄ OLEVAT DIAARIT 9 (10)

10 A. Jäsenasioiden diaari ja jäsenhakemuksia koskeva diaari Jäsenasioiden diaari sijaitsee liiton tiloissa olevalla palvelimella. Palvelin on suojattu palomuurin avulla. Jäsenasioiden diaarista vastaa jäsenasioita käsittelevä henkilö. B. Valvonta-asioiden diaari (valvontaluettelo) Valvonta-asioiden diaari on osa Jäsenrekisteriohjelmaa, joka on ulkoistettu Kehätieto Oy:n palvelimelle. Liiton henkilökunnalla on pääsy rekisteriin SSL-suojattua yhteyttä käyttäen omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan. Valvontaluettelon osalta rekisteriin on määritelty jokaiselle henkilölle omat, työtehtäviin perustuvat, oikeudet saada diaarin tietoja käyttöönsä, muokata ja lisätä tietoja. 10 (10)