Keskiviikko klo Seurakuntakeskus, kokoussali, Hämeenkatu 16

Transkriptio

1 ESITYSLISTA N:o 12/2009 Kirkkoneuvosto PÖYTÄKIRJA Sivu 1(21) 269 KOKOUSAIKA KOKOUSPAIKKA SAAPUVILLA OLLEET JÄSENET Keskiviikko klo Seurakuntakeskus, kokoussali, Hämeenkatu 16 Järvinen Ilkka Haapamäki Aila Heimonen Taisto Helttunen Pentti Huuskonen Reijo Karhunen Tuula Nihtilä Risto Orenius Marja Paananen Eeva-Liisa Pallonen Jouni Puupponen Riitta Rajala Inga-Lill Virtanen Marja-Leena puheenjohtaja MUUT SAAPUVILLA OLLEET Ala-Paavola Sinikka Leppänen Jorma Lätti Jouni Marjamäki Ritva KV:n puheenjohtaja KV:n varapuheenjohtaja talousjohtaja hallintosihteeri ASIAT ALLEKIRJOITUS Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJA ON TARKASTETTU Ilkka Järvinen Hyvinkäällä Allekirjoitukset Ritva Marjamäki Inga-Lill Rajala Marja-Leena Virtanen

2 Kirkkoneuvosto Kokouksen asialista 309. Kokouksen avaus 310 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 311. Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen 312. Kokousasioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen 313. Sopimusluonnos Evankelisen lähetysyhdistys ry:n (ELY) kesäjuhlien järjestämisestä 314. Kolehtisuunnitelma vuodeksi Martin koulun avustusanomus terveiden elämäntapojen opetukseen 316. Piispantarkastuksen lopputarkastus Seurakunnan kehityskeskusteluohjeet ja lomake 318. Seurakunnan edustaja työympäristötoimikuntaan v Työsuojeluvaltuutettu ja varavaltuutetut toimikaudeksi Ympäristöohjelmaa ja ympäristödiplomihakemusta valmistelevan työryhmän asettaminen 321. Kaukasten asukasyhdistyksen aloite leikkipaikan kiipeilytelineestä 322. Ahmankadun vuokrasopimuksen irtisanominen 323. Laskujen tarkastus ja hyväksymiskäytännön tarkistaminen 324. Tietohallintoyhteistyön käynnistäminen Kehä-IT:n kanssa 325. Helenenkadun asuinkerrostalon tuleva käyttö 326. Kirkkohallituksen ja kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet 327. Johto- ja toimikuntien kokousten asialistat 328. Kirkkoherran ja talousjohtajan päätösluetteloiden asiat 329. Kirkkoon liittyneet ja kirkosta eronneet Muita asioita 331. Valitusosoitus ja kokouksen päättäminen

3 Kirkkoneuvosto Kokouksen avaus Alkulaulun Arkihuolesi kaikki heitä jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 310 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Esityslista on lähetetty jäsenille Kokous todetaan KJ 9:1 :n ja KL 7:4 :n mukaisesti lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 311 Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Riitta Puupponen ja Inga-Lill Rajala. Pöytäkirja tarkastetaan kirkkoherranvirastossa maanantaina Tarkastettu pöytäkirja pidetään nähtävillä kirkkoherranvirastossa viraston aukioloaikana. Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä pitämisestä on seurakunnan virallisella ilmoitustaululla Riitta Puupposen tilalle pöytäkirjantarkastajaksi valittiin Marja-Leena Virtanen, muuten ehdotus hyväksyttiin. 312 Kokousasioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen Esityslista hyväksytään kokousasioiden käsittelyjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin kokousasioiden käsittelyjärjestykseksi.

4 Kirkkoneuvosto Sopimusluonnos Evankelisen lähetysyhdistys ry:n (ELY) kesäjuhlien järjestämisestä Liitteenä 1 on sopimusluonnos Evankelisen lähetysyhdistys ry:n (ELY) kesäjuhlien järjestämisestä Hyvinkäällä. Juhlat ovat Juhlien järjestelyistä vastuu päätoimikunta, jossa on edustajat lähetysyhdistyksestä ja seurakunnasta. Toimikunnan puheenjohtajana toimii kirkkoherra Ilkka Järvinen. Juhlien pääsihteerinä toimii ELY:n pääsihteeri Antero Rasilainen. Juhlien Hyvinkään seurakunnan käytännön vastuuhenkilö on julistuksen vastuukappalainen Kosti Kallio. Sopimusluonnoksen mukaan Hyvinkään seurakunnan taloudelliseen vastuuseen on kirjattu kuuluvaksi: - juhlien käytössä olevien seurakunnan tilojen antaminen veloituksetta - seurakunnan työntekijöiden ja omien kuorojen mahdolliset matkakulut sekä ruoka- ja kahvikulut - vastuu teostomaksuista osana seurakunnan sopimusta - seurakunnan kutsumien vieraiden kulut - osallistua eurolla muihin juhlista aiheutuviin kuluihin. Hyväksytään liitteenä oleva sopimusluonnos Evankelisen lähetysyhdistys ry:n (ELY) kesäjuhlien järjestämisestä. Ehdotus hyväksyttiin. 314 Kolehtisuunnitelma vuodeksi 2010 Seurakunnan tulee laatia suunnitelma vuoden aikana koottavista kolehdeista. Kirkkoneuvosto vahvistaa suunnitelman (KL 2:8), joka voidaan laatia kerralla koko vuodeksi tai työkausittain. Liitteenä 2 on kolehtisuunnitelma vuodeksi Kirkkoneuvosto on v päättänyt kolehtikohteiden myöntämisessä noudatettavat periaatteet seuraavasti: 1) Kolehtikohde on kirkkohallituksen suosituslistassa 2) Kolehtikohde on ev.lut. kirkon yhteydessä toimiva järjestö 3) Kolehtikohteella on paikkakunnalla yhteistä toimintaa seurakunnan kanssa 4) Ulkomaisten kohteiden avustamisessa käytetään kirkon omia kanavia, joita ovat: Kirkon Ulkomaanapu sekä kirkon viralliset lähetysjärjestöt (SLS, SPS, SLEY, SLEF, SEKL, ELK, SANSA).

5 Kirkkoneuvosto Erityistilanteissa kirkkoherra voi poiketa säännöistä painavista syistä ja ilmoittaa ne kirkkoneuvostolle tiedoksi. Hyväksytään kolehtisuunnitelma ehdotuksen mukaisesti. Keskustelun jälkeen kolehtisuunnitelma hyväksyttiin. 315 Martin koulun avustusanomus Terveiden elämäntapojen opetukseen Martin koulun vararehtori Tarja Lausvaaran allekirjoittamalla kirjeellä Martin koulu anoo seurakunnalta avustusta Koulutus Elämään opetusvaunun vierailusta aiheutuneisiin kustannuksiin. Koulutus Elämään opetusohjelma on lasten ja nuorten terveiden elämäntapojen opetusta liikkuvassa opetusvainussa. Tavoitteenä on ehkäistä päihteiden käyttöä vaikuttamalla lasten asenteisiin ja valintoihin. Opetusvaunu on ollut Martin koululla viikoilla 45 ja 46. Kirkkoherra on tarkistanut vararehtorilta, että opetusvaunun vierailuun tarvittua määrärahaa ei ole vielä saatu kaikkea kokoon, joten seurakunnan mahdollinen avustus olisi hyvin tarpeellinen. Kyseinen hyväksi koettu opetusohjelma on ollut osana Martin koulun opetusta jo neljän vuoden ajan. Anomus ja tietoa opetusohjelmasta liitteenä 3. Tuetaan kirkkoneuvoston käyttövaroista Martin koulun Koulutus Elämään opetusvaunun vierailua 500 eurolla. Keskustelun jälkeen ehdotus hyväksyttiin.

6 Kirkkoneuvosto Piispantarkastuksen lopputarkastus Hyvinkään seurakunnassa pidetyn piispantarkastuksen lopputarkastus pidettiin Lääninrovasti oli kutsunut tuohon lopputarkastustilaisuuteen kirkkoherran lisäksi kirkkovaltuuston puheenjohtajat, kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan, tilintarkastajat, talousjohtajan ja hallintosihteerin. Lopputarkastuksessa käytiin läpi piispantarkastuksen hallinnon ja talouden tarkastuksen raporttia ja piispantarkastuskertomusta ja niissä esille nousseita kysymyksiä, joihin seurakunnassa on kiinnitettävä huomiota tai tehtävä toimenpiteitä. Kirkkoneuvosto oli käsitellyt em. hallinnon ja talouden tarkastuksen raporttia ja piispantarkastuskertomusta kokouksessaan Lääninrovastin kautta Espoon hiippakunnan tuomiokapituliin lähetetty muistio lopputarkastuksesta on liitteenä 4. Merkitään muistio piispantarkastuksen lopputarkastuksesta tiedoksi. Muistio merkittiin tiedoksi. 317 Seurakunnan kehityskeskusteluohjeet ja lomake Kuluvan vuoden syyskuussa asetettiin työryhmä valmistelemaan Hyvinkään seurakunnassa sovellettavia kehityskeskusteluohjeita ja keskusteluissa käytettäviä lomakkeita sekä suunnittelemaan ja toteuttamaan kehityskeskusteluohjeiden käyttöönotossa tarpeelliseksi katsottu koulutus. Työryhmän puheenjohtajana toimi kirkkoherra Ilkka Järvinen, valmistelevana virkamiehenä talousjohtaja Jouni Lätti ja muina jäseninä Markku Husso, siht., Virpi Koivisto, Ritva Marjamäki, Satu Rytilahti ja Tuija Vänskä. Tavoitteena on, että kehityskeskustelukäytäntö niveltyy joustavasti seurakunnan toiminnan johtamiseen ja tavoiteasetantaprosessiin. Ohjeistus niveltyy Harkinnanvaraisen palkanosan (HAVA) toteutuksessa käytettäviin ohjeisiin ja lomakkeisiin, joiden valmistelusta päävastuu on UPJryhmällä. Ohjeluonnoksista on hankittu esimiesten, työympäristötoimikunnan ja UPJryhmän palautteet. Työryhmän laatimat ohjeet ja lomake on todettu tarkasteluissa toimiviksi.

7 Kirkkoneuvosto Kehityskeskusteluohjeet ja lomake liitteenä 5. Merkitään seurakunnassa käytettävät kehityskeskusteluohjeet ja lomake tiedoksi. Keskustelun jälkeen kehityskeskusteluohjeet ja lomake merkittiin tiedoksi. 318 Seurakunnan edustaja työympäristötoimikuntaan Seurakunnan edustajana työympäristötoimikunnassa toimii työsuojelupäällikkö sekä, jos työympäristötoimikunnassa on enemmän kuin neljä jäsentä, kirkkoherra ja kirkkoneuvoston määräämä muu henkilö. Henkilöstön edustajina toimivat työsuojeluvaltuutettu sekä varavaltuutettujen ja pääsopijajärjestöjen asettamien luottamusmiesten yhteisessä kokouksessaan keskuudestaan valitsemat henkilöt (Sopimus yhteistoiminnasta seurakunnassa mom.). Työympäristötoimikunnan toimikausi on neljä vuotta (5 1 mom.). Kirkkovaltuusto on kokouksessaan päättänyt, että Hyvinkään seurakunnan työympäristötoimikuntaan kuuluu 8 jäsentä. Kirkkoneuvosto määräsi kokouksessaan työympäristötoimikuntaan seurakunnan edustajaksi talousjohtaja Jouni Lätin. Määrätään seurakunnan edustajaksi työympäristötoimikuntaan vuosiksi talousjohtaja Jouni Lätti. Seurakunnan edustajaksi työympäristötoimikuntaan vuosiksi määrättiin talousjohtaja Jouni Lätti.

8 Kirkkoneuvosto Työsuojeluvaltuutettu ja varavaltuutetut toimikaudeksi Työsuojeluvaltuutettu ja varavaltuutetut valittiin toimikaudeksi sopuvaalilla Vaalin tulos on kirkon sopimusvaltuuskunnan antamien ohjeiden mukaan ilmoitettava kirkkoneuvostolle, valituksi tulleille henkilöille sekä seurakunnan henkilöstölle. Kirkkoneuvoston tulee lisäksi ilmoittaa työsuojeluvaltuutetun sekä varavaltuutettujen nimet työturvallisuuskeskukselle. Työsuojeluvaltuutetun tehtävää toimikauden hoitaa toimistosihteeri Titta Laine, 1. varavaltuutettu on nuorisotyönohjaaja, vs. nuorisosihteeri Kirsi Kupiainen ja 2. varavaltuutettu kappalainen Kosti Kallio. Työsuojeluvaravaltuutetut ja pääsopijajärjestöjen asettamat luottamusmiehet valitsevat keskuudestaan työympäristötoimikuntaan henkilöstön edustajat kokouksessaan Merkitään vaalin tulos tiedoksi ja ilmoitetaan työsuojeluvaltuutetun ja varavaltuutettujen nimet työturvallisuuskeskukselle. Ehdotus hyväksyttiin. Lisäksi merkittiin tiedoksi, että työsuojeluvaltuutetut ja pääsopijajärjestöjen asettamat luottamusmiehet olivat aiemmin valinneet henkilöstön edustajiksi työympäristötoimikuntaan Kirsi Kupiaisen, Päivi Lievosen, Kari Peleniuksen ja Maarit Rytkönen. 320 Ympäristöohjelmaa ja ympäristödiplomihakemusta valmistelevan työryhmän asettaminen (Lätti) Kirkkovaltuusto hyväksymässä vuoden 2010 talousarviossa ja toimintasuunnitelmassa on asetettu tavoitteeksi käynnistää koko seurakunnan yhteisenä projektina ympäristödiplomihanke. Hankkeessa edetään vaiheittain siten, että Kirkon ympäristödiplomia voidaan hakea. Ylipuutarhuri Markku Husson talousarvion valmisteluprosessia varten laatima muistio ympäristödiplomiprosessista on liitteessä 6. Liitteessä 7 on Kirkon ympäristödiplomin käsikirjasta ote, jossa kuvataan laadintaprosessia valmistelevan ympäristötyöryhmän kokoonpanoa ja tehtäviä. Suosituksena on se, että työryhmässä tulisi olla sekä seurakunnan työntekijöitä että luottamushenkilöitä/seurakuntalaisia. Työryhmän tulee olla riittävän edustava ja asiantunteva, toisaalta

9 Kirkkoneuvosto kooltaan sopiva tehokkaaseen työskentelyyn. Asiantuntemusta ja lisätietoa voidaan hankkia myös esim. kutsumalla asiantuntijoita työryhmään kuultavaksi ja tutustumiskäynnein. Seurakunnan eri toimintayksiköt osallistuvat selvitysten ja koulutusten kautta kattavasti ympäristöohjelman valmisteluun ja toteutukseen. Seurakunnan työntekijöistä ylipuutarhuri Markku Husso on viime vuosina tehnyt työssään erilaisia ympäristöselvityksiä ja perehtynyt laaja-alaisimmin moniin työryhmän työssä esiin tuleviin ympäristökysymyksiin. Hän on valmis toimimaan myös työryhmän sihteerinä. Asetetaan työryhmä, jonka tehtävänä on laatia seurakunnan ympäristöohjelma ja valmistella tarvittavat toimenpiteet Kirkon ympäristödiplomin hakemista varten. Työryhmän tulee laatia tarkempi työsuunnitelma ja aikataulu työskentelyään varten. Työryhmä voi käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita ja muuta selvitysapua kirkkoneuvoston erikseen myöntämien määrärahojen rajoissa. Nimetään työryhmän jäsenet ja valitaan työryhmän puheenjohtaja ja sihteeri. Työryhmään nimettiin puheenjohtajaksi Sinikka Ala-Paavola ja muiksi jäseniksi luottamushenkilöistä Risto Nihtilä ja Marja-Leena Virtanen. Viranhaltijoista ryhmään valittiin kirkkoherra Ilkka Järvinen, talousjohtaja Jouni Lätti, kiinteistöpäällikkö Olli-Petri Halme, ylipuutarhuri Markku Husso (sihteeri), pääemäntä Aino Kuronen sekä kasvatuksen edustaja, jonka tiimi valitsee keskuudestaan. Asiantuntijoita ryhmä kutsuu työskentelyyn tarpeen mukaan. 321 Kaukasten asukasyhdistyksen aloite leikkipaikan kiipeilytelineestä (Lätti) Kaukasten asukasyhdistys on tehnyt aloitteen/esityksen Kaukasten palvelutalon leikkipaikan kiipeilytelineen hankkimisesta seurakunnalle (liite 8). Sähköpostissa pyydetään ilmoittamaan, missä aikataulussa monitoimiteline tulee ja väitetään, että seurakunta on luvannut hoitaa monitoimitelineen jo vuonna 2008.

10 Kirkkoneuvosto Vuonna 2008 käytiin liitteen 9 mukainen kirjeenvaihto silloisen isännöitsijän kanssa, missä esitettiin ko. leikkivälineen sisällyttämistä Kaukasten Palvelutalo Oy:n talousarvioon ja ilmoitettiin, että seurakunnalla ei ole varattu rahaa leikkivälineeseen ja että palvelutalon ulkoalueiden varustelutason nostaminen on lähtökohtaisesti Palvelutalon hallituksen valmistelussa ja tulisi toteutua ensi sijassa palvelutalon talousarvion kautta. Seurakunnalle ei toimitettu syksyn 2008 aikana esitystä leikkivälineen hankinnasta, mihin viitattiin sähköpostissa toisena vaihtoehtona. Kaukasten Palvelutalo Oy:n isännöitsijälle on toimitettu vielä seurakunnan johtavan lapsityönohjaajan allekirjoittama esitys monitoimileikkivälineen hankinnasta päiväkodin ja seurakunnan kerhojen yhteiskäyttöön. Esitykseen sisältyy valmis selvitys hintatietoineen soveltuvista vaihtoehdoista. Nykyisen isännöitsijän ilmoituksen mukaan isännöitsijä ei ole kuitenkaan ottanut hankintaesitystä esille Kaukasten Palvelutalo Oy:n hallituksessa talousarviovalmistelun 2009 yhteydessä eikä hankinta sisälly tämän vuoden talousarvioon Seurakunnan päätösvaltaiset henkilöt eivät ole missään vaiheessa luvanneet, että seurakunta hankkii ko. leikkitelineen, eikä sellaista ole sisältynyt seurakunnan talousarvioon, vaikka sähköposteista ilmenee, että paikallinen lastenohjaajamme olisi sellaista jossain palavereissa lupaillut. Tämä on ilmoitettu isännöitsijälle yksiselitteisesti vuonna Siitä, onko isännöitsijä tiedottanut edelleen asukasyhdistykselle ja muille neuvotteluissa mukana olleille asiasta, seurakunnassa ei ole tietoa Todetaan, että seurakunta ei ole luvannut hankkia Kaukasten Palvelutalo Oy:n käyttöön aloitteessa mainittua monitoimileikkivälinettä eikä ole varannut siihen varoja. Seurakunta on pyytänyt lokakuussa 2008 Kaukasten Palvelutalo Oy:n isännöitsijää ottamaan palvelutalon hallituksessa esille leikkivälineen hankinta vuoden 2009 talousarvion valmistelun yhteydessä. Samalla kirkkoneuvosto toteaa, että Kaukasten Palvelutalo Oy:n yhteisten tilojen ja piha-alueiden kalustohankinnat kuuluvat Kaukasten Palvelutalo Oy:n ja sen hallituksen vastuulle. Seurakunta osallistuu omalta osaltaan niiden rahoittamiseen palvelutalon yhtiövastikkeen kautta. Ilmoitetaan Kaukasten asukasyhdistykselle, että seurakunta ei ole hankkimassa esitettyä leikkivälinettä Kaukasten Palvelutalon leikkipaikalle. Saatetaan päätös 1) tiedoksi Kaukasten asukasyhdistykselle 2) tiedoksi ja toimenpiteitä varten Kaukasten Palvelutalo Oy:n isännöitsijälle sekä palvelutalon hallituksessa toimiville seurakunnan edustajille. Keskustelun jälkeen päätösehdotus hyväksyttiin.

11 Kirkkoneuvosto Ahmankadun vuokrasopimuksen irtisanominen (Lätti) Seurakunnalla on ollut pitkään vuokralla kerhotila Hakalasta osoitteessa Ahmankatu 2. Tilan kunto ei vastaa kerhotoiminnalle asetettuja vaatimuksia. Hakalan alueelta on etsitty myös sopivampia tiloja marras- - joulukuun aikana, mutta toistaiseksi sopivaa tilaa ei ole löytynyt. Tilassa nyt toimivat kerhot voidaan pääosin siirtää Pappilankadulle (lapsityön kerho), Kehrääjäkadulle (perhekerho) ja diakoniaryhmä paikallisen taloyhtiön kerhotilaan. Hyvinkään seurakunta irtisanoo Ahmankatu 2 kerhotilan vuokrasopimuksen päättymään Ehdotus hyväksyttiin. 323 Laskujen tarkastus ja hyväksymiskäytännön tarkistaminen (Lätti) Taloussäännön 13. :n mukaan Kirkkoneuvosto antaa ohjeen laskujen hyväksymisessä noudatettavasta menettelystä. Tässä ohjeessa määritellään myös, ketkä tarkastavat ja hyväksyvät kunkin tehtäväalueen meno- ja tulotositteet. Myös myyntilaskutustiedot on hyväksyttävä ennen niiden kirjaamista. Kaikkiin ostolaskuihin ja muihin tositteisiin tai niiden liitteisiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanotosta, asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Menettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu vähintään kaksi ihmistä. Nykyinen tarkastus- ja hyväksymiskäytäntö pääpiirteissään: 1. Ostolaskut ja palkkiolaskut - asiatarkastus (vastaanotto ja asiatarkastus): täytetään aina työalalla tai toimintayksikössä - hyväksyminen: toimintayksikön esimies tai tarvittaessa hänen esimiehensä hyväksyy laskut - talousjohtaja hyväksyy ostolaskujen päivittäisten maksujen maksatuslistat ja palkkiolaskujen maksatuslistat (maksatuslupa). 2. Myyntilaskutustiedot - asiatarkastus: asiaa hoitava toimintayksikön työntekijä - hyväksyminen: toimintayksikön esimies (hinnastoihin perustuvia toistuvia palvelumaksuja ei hyväksytä erikseen; esim. leiri-, kerho-, hautaus- ja pitopalvelumaksut) - kirjanpitäjä tarkistaa/hyväksyy myyntilaskutuslistat

12 Kirkkoneuvosto Tiliotteilla tulevat suoritukset (esim. verotilitykset, korkotulot) - asiatarkastus: kirjanpitäjä - hyväksyminen: talousjohtaja Sähköiset matkalaskut Vuoden 2009 aikana on otettu käyttöön sähköinen matkalaskuohjelmisto. Matkalaskujen osalta on sovellettu uudessa järjestelmässä vuoden 2009 aikana seuraavaa käytäntöä: laskujen tarkastus ja hyväksyminen tehdään sähköisesti, samoin laskun kierrätys matkalaskujärjestelmässä kaikille matkalaskujen tekijöille on reititetty tarkastuspolku pääsääntöisesti tarkastaja ja hyväksyjä ovat sama henkilö (oma esimies) jokaisen matkalaskuja tarkastavan/hyväksyvän esimiehen tulee merkitä lomansa järjestelmään, jolloin tarkastus/hyväksymiskierto ohjautuu sijaiselle loman ajaksi palkanlaskennassa (matkalaskujen maksatuksessa) kaikki laskut tarkistetaan teknisesti ennen maksatusta ja virheelliset/lisäselvityksiä vaativat laskut palautetaan sähköisesti korjattavaksi ja uudelleen hyväksyttäväksi kirkkoherra ja talousjohtaja tarkistavat toistensa laskut ristiin ja kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja hyväksyy heidän matkalaskunsa. Hyväksymiskäytännössä kirkkoherran ja talousjohtajan matkalaskujen tarkistus ja hyväksyminen olisi käytännön työn sujuvuuden kannalta tarkoituksenmukaista hoitaa kokonaan ristiintarkastuksena. Lisäksi myös heidän laskujaan koskee palkanlaskijan tekninen oikeellisuustarkastus. Liitteenä 10 on päivitetty ehdotus laskujen hyväksymiskäytännöstä toimintayksiköittäin ja tehtäväalueittain. Hyväksytään matkalaskujen tarkastus- ja hyväksymiskäytäntö seuraavasti: laskujen tarkastus ja hyväksyminen tehdään sähköisesti, samoin laskun kierrätys matkalaskujärjestelmässä pääsääntöisesti tarkastaja ja hyväksyjä ovat sama henkilö (oma esimies) palkanlaskennassa (matkalaskujen maksatuksessa) kaikki laskut tarkistetaan teknisesti ennen maksatusta ja virheelliset/lisäselvityksiä vaativat laskut palautetaan sähköisesti korjattavaksi ja uudelleen hyväksyttäväksi kirkkoherra ja talousjohtaja tarkistavat ja hyväksyvät toistensa laskut ristiin. Hyväksytään laskujen hyväksymiskäytäntö toimintayksiköittäin ja tehtäväalueittain (liite 10). Tilintarkastajien vaihduttua on perusteltua vielä hankkia heidän lausunto esitetyn tarkastus- ja hyväksymiskäytännön hyväksyttävyydestä ja tarvittaessa vielä tarkentaa menettelytapoja ennen kuin taloushallinnon ohjeet 2010 otetaan käyttöön. Ehdotus hyväksyttiin.

13 Kirkkoneuvosto Tietohallintoyhteistyön käynnistäminen Kehä-IT:n kanssa (Lätti) Kirkkovaltuusto hyväksyi sopimuksen tietohallintopalvelujen yhteistoiminnasta Kehä-IT:n puitteissa kokouksessaan Yhteistyön käynnistämistä on valmisteltu siten, että Hyvinkään seurakunta siirtyy tammi- - helmikuun vaihteen tienoilla käyttämään Kehä-IT:n palveluja. Seurakuntamme siirtyy kolmantena seurakuntana uuteen toimintaympäristöön. Aikainen siirtyminen on perusteltua, koska suuri osa seurakunnan työasemakannasta on välittömän uusimisen tarpeessa. Muutosvaiheen keskeisiä toimenpiteitä ovat: 1. Tietoliikenneyhteyksien nopeuden nostot tarpeellisin osin. Muutostyöt tilattu Elisalta marraskuussa ja tarvittavat paikalliset atk-verkon laajennukset ovat menossa. 2. Palvelintoimintojen siirtäminen Kehä-IT:n palvelimille. Toteutetaan muutoshetkellä. Kehä-IT:n uusiin tiloihin on siirretty onnistuneesti Nurmijärven seurakunnan palvelintoiminnot joulukuun ensimmäisenä viikonloppuna. 3. Vanhentuneen työasemakannan uusiminen. Muutosvaiheen yhteydessä uusitaan vanhentunutta työasemaa (thin client -päätteitä ja kannettavia mikroja). Laitteet vuokrataan Kehä-IT:n kautta ja kilpailuttamana. 4. Saatetaan kaikki vakinaiset työntekijät seurakunnan tietoverkon piiriin (vaatii vajaan 10 lisätyöaseman hankkimista mm. hautausmaille ja lastenohjaajille). 5. Otetaan tarpeellisessa laajuudessa käyttöön etätyöskentelymahdollisuus kannettavilla tietokoneilla (myös langattomat yhteydet). 6. Otetaan siirtymisen yhteydessä käyttöön kirkkohallituksen edellyttämä aikaisempaa turvallisempi tunnistautumiskäytäntö. 7. Otetaan käyttöön toimisto-ohjelmiston uusin versio (Office 2007) ja kannettavissa siirrytään asteittain Windows 7 käyttöjärjestelmään. 8. Järjestetään kaikille käyttäjille 1 2 päivän koulutus uusista päivitysominaisuuksista ja kerrataan tarpeellisia IT-työskentelyn perusperiaatteita. 9. Siirrytään Kehä-IT:n HelpDeskin käyttöön atk/käyttäjätuessa ja järjestetään sopimuksen mukainen lähituki seurakunnassa. Työjärjestelyihin liittyy seurakunnan nykyisen atk-tukihenkilön siirtyminen Kehä-IT:n palvelukseen palvelujen siirtovaiheen jälkeen. 10. Joitakin vanhoja tekniseen tukeen liittyviä sopimuksia sanotaan irti tarpeettomina. Ohjelmistolisenssien hallinta siirtyy tarpeellisin osin Kehä-IT:n vastuulle ja tältä osin tehdään tarpeelliset hallinnolliset uudelleen järjestelyt. Merkitään valmistelutilanne tiedoksi. Hyväksytään esittelyssä mainittu aikataulu ja toimenpiteet jatkovalmistelun ja uuteen toimintaympäristöön siirtymisen lähtökohdaksi. Annetaan taloustoimiston tehtäväksi hoitaa käytännön valmistelut ja toimeenpanotehtävät yhteistoiminnan käynnistämisessä ja uuteen toimintaympäristöön siirtymisen osalta. Ehdotus hyväksyttiin.

14 Kirkkoneuvosto Helenenkadun asuinkerrostalon omistuspolitiikasta päättäminen (Lätti) Helenenkadun kerrostalon tulevaa käyttöä ja peruskorjaustarpeita on käsitelty erityisesti vuosina 2000 ja 2004 kirkkoneuvoston taloudellisessa jaostossa. Vuoden 2009 talousarviossa tavoitteeksi asetettiin Helenenkadun kerrostalon tulevaisuuden ratkaiseminen. Omistajapolitiikka ja peruskorjauskysymykset oli tarkoitus ratkaista talousarvion 2010 valmistelun yhteydessä. Kirkkoneuvosto kävi asiasta valmistelevan keskustelun kokouksessaan Pöytäkirjaan kirjattiin, että kirkkoneuvostossa on ilmaistu halu Helenenkadun asuinkerrostalon säilyttämiseen. Talousjohtajan ja kiinteistöpäällikön tehtäväksi annettiin päivittää faktoja ja vaihtoehtoja asuinkerrostalon tulevaisuuden näkymistä, jonka jälkeen päätetään jatkotoimista ja jatkoaikatauluista. Liitteenä 11 on talousjohtajan ja kiinteistöpäällikön laatima muistio Helenenkadun asuinkerrostalon omistuspoliittisia vaihtoehtoja. Muistiossa on tarkasteltu lyhyesti kiinteistön historiaa ja henkilöstöpoliittista arvoa työsuhdeasuntojen tarjoamisessa. Kiinteistön on arvioitu vaativan täydellisen peruskorjauksen, jonka alustava kustannusennuste on 3 milj. euroa. Aikataulullisesti on arvioitu peruskorjauksen tulevan ajankohtaiseksi noin viiden vuoden kuluttua. Muistioon on kirjattu talon nykyisten vuokralaisten ja seurakunnan henkilöstöä edustavan työympäristötoimikunnan kannanotot, joissa puolletaan kiinteistön tai ainakin sen osan säilyttämistä seurakunnan omistuksessa. Muistiossa on todettu, että seurakunta ei ole varautunut peruskorjaukseen rahastointi tms. keinoin, joten rahoitus tulisi tehdä seurakunnan muualta kertyneistä säästöistä tai lainavaroin. Taloudellisesti kiinteistö tuottaisi väistämättä peruskorjauksen jälkeisinä alkuvuosina alijäämää/tappiota (poistot ja sitoutuneen pääoman laskennallinen korko tai lainakorko huomioon ottaen). Kiinteistön rahavirrasta olisi korkojen lisäksi hyvin vaikea irrottaa korkojen lisäksi varoja lainanlyhennykseen heti peruskorjauksen jälkeisinä vuosina, mikäli koko investointi tehtäisiin lainavaroin. Myös palvelussuhdeasuntojen osalta vuokrataso olisi välttämätöntä määritellä peruskorjauksen jälkeen verotusarvoja korkeammaksi, käytännössä varsin lähelle kohtuullista käypää vuokratasoa, mikäli ei tehdä tietoista päätöstä tukea kirkollisverovaroin työntekijöiden palvelussuhdeasumista. Muistion laskelmien perusteella on tehtävissä myös se johtopäätös, että seurakunta voisi tarvittaessa kattaa kiinteistön myyntituloilla (koko kiinteistö tai osittainen myynti osakkeina) peruskorjauksen investointimenot tai jäljellä olevan lainapääoman. Muistiossa hahmotetut omistuspoliittiset ratkaisuvaihtoehdot ovat: 1) Säilytetään Helenenkadun asuinkerrostalo ainakin pääosin seurakunnan omistuksessa. 2) Myydään Helenenkadun asuinkerrostalo.

15 Kirkkoneuvosto Molemmissa omistuspoliittisissa vaihtoehdoissa on erilaisia toteutusvaihtoehtoja, jotka on perusteltua ratkaista lopullisesti vasta peruslinjauksen jälkeen erillisten tarkempien selvittelyjen perusteella. Esitetään kirkkovaltuustolle, että 1) Helenenkadun asuinkerrostalo säilytetään ainakin pääosin seurakunnan omistuksessa. 2) Kirkkoneuvostolle annetaan tehtäväksi valmistella tarkempi suunnitelma talon hallinnointitavasta, tulevasta peruskorjauksesta ja sen aikataulusta sekä muista mahdollisesti tarvittavista toimenpiteistä vuoden 2010 aikana. Keskustelun kuluessa Aila Haapamäki esitti, että ehdotuksen 1 kohdasta poistetaan sanat ainakin pääosin, jota esitystä Taisto Heimonen kannatti. Koska oli tehty pohjaehdotuksesta poikkeava kannatettu esitys puheenjohtaja esitti äänestysjärjestykseksi: ne, jotka kannattavat pohjaehdotusta, äänestävät jaa ja ne, jotka kannattavat Aila Haapamäen muutosehdotusta äänestävät ei. Jaa-ääniä annettiin 10, ei-ääniä 2, yksi äänesti tyhjää, joten äänin 10 2, yhden äänestäessä tyhjää esittelijän päätösehdotus oli hyväksytty. 326 Kirkkohallituksen ja kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet Kirkkohallituksen yleiskirje 44/ Yhteistyö KL-kuntahankinnat Oy:n kanssa Kirkkohallituksen yleiskirje 45/ Lisäys rahoituslaskelmaohjeeseen 2. IT-yhteistyöalueiden toimintaan liittyvä kirjanpito ja tilastointi Kirkkohallituksen yleiskirje 46/ Ilmastohälytys, toivo, toiminta: kirkonkellot soivat sunnuntaina klo 15 ilmastonsuojelun puolesta Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A16/ A(H1N1)v-rokotuksissa käyminen työaikana Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A17/ Luontoisetujen verotusarvot lukien Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A18/ Luottamusmieskorvauksen maksamisesta Merkitään yleiskirjeet tiedoksi. Yleiskirjeet merkittiin tiedoksi.

16 Kirkkoneuvosto Johto- ja toimikuntien kokousten asialistat Kasvatusjohtokunta Kasvatusjohtokunnan lausunto erityisnuorisotyönohjaajan viransijaisuudesta 2. Viranhaltijoiden päätösluettelot Julistusjohtokunta Lähetystyön esittely 2. Terveisiä lähetysjärjestöjen kesäjuhlilta 3. Talousarviototeutuma Nimikkosopimussumman yhtenäistäminen 5. Konserttikäytäntö Hyvinkään kirkoissa Merkitään asialistat tiedoksi Asialistat merkittiin tiedoksi. 328 Kirkkoherran ja talousjohtajan päätösluetteloiden asiat Kirkkoherran päätösluettelon asialista 68 69/ Vs. erityisnuorisotyönohjaaja Tiina Puusniekan valintapäätöksen vahvistaminen 69. Vs. diakoniatyöntekijä Johanna Tontin palkaton virkavapaus Talousjohtajan päätösluettelon asialista / Lastenohjaajien kesätyö- ja lomautusohjeiden uusiminen 109. Taloustoimiston silppurihankinnat 110. Asuinhuoneiston vuokrasopimus 111. Hakupalveluiden hankinta vuodelle Tietoliikenneyhteyksien muutosten tilaus 113. Aamupostin ilmoittelutarjouksen hyväksyminen vuodelle Vuokrasopimuksen irtisanominen, Ranta 115. Sähköpostiosoitteen tilaus, Jussi Ollila ja lakkautus, Merja Olin 116. Tulostimien hankinta 117. Rahavarojen lyhytaikainen sijoittaminen määräaikaiseen talletukseen 118. Vuokrasopimuksen irtisanominen, Ulla Nikki 119. Ohjelmistohankinta 120. Päätös vuosisidonnaisesta palkanosasta, Seija Heiskanen Merkitään asialistat tiedoksi. Asialistat merkittiin tiedoksi.

17 Kirkkoneuvosto Kirkkoon liittyneet ja kirkosta eronneet Kirkkoon liittyneitä mennessä on 104 henkilöä (v ) ja kirkosta eronneita 366 (v ). Kastettuja v ( mennessä) on 382 (v ) ja kuolleita 302 (v ). Muuttoliikkeen määrät ovat: seurakuntaan muuttaneita (v ) ja seurakunnasta muuttaneita (v ). Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 330 Muita asioita 1. Ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävän kanttorin vaalin valmistelutyöryhmä valinta Espoon hiippakunnan tuomiokapituli on päättänyt istunnossaan Hyvinkään seurakunnan ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävän kanttorin viran hakijoiden kelpoisuudesta virkaan. Tuomiokapituli on lähettänyt seurakuntaan kirkkovaltuustolle valintaa varten oman lausuntonsa hakijoista sekä hakemusasiakirjat. Kirkkoneuvosto valitsi vaalin valmistelutyöryhmään kirkkoherra Ilkka Järvisen, johtavan kanttorin Erkki Hannosen, kirkkoneuvoston edustajana julistusjohtokunnassa toimivan Pentti Helttusen sekä kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan Marja-Leena Virtasen ja sihteeriksi hallintosihteeri Ritva Marjamäen. 2. Seuraavat kokoukset Kirkkoneuvosto 27.1., 24.2., 24.3., 28.4., 19.5., 16.6., 18.8., 22.9., , , , Kirkkovaltuusto 17.2., 26.5., ja 8.12.

18 Kirkkoneuvosto Valitusosoitus ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antoi valitusosoituksen. Varapuheenjohtaja Marja-Leena Virtanen kiitti kirkkoneuvoston puolesta kirkkoherraa ja muita neuvoston virkamiehiä ja toivotti hyvää joulua. Kokous päätettiin virteen Maa on niin kaunis.

19 Kirkkoneuvosto OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS Kokouspäivämäärä Pykälä 331 MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kirkkolain 24 luvun 5 :n mukaan oikaisuvaatimusta, kirkollisvalitusta eikä hallintolainkäyttölain 5 :n 1 momentin nojalla ryhtyä julkisista hankinnoista annetun lain mukaiseen hakemusmenettelyyn, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Pykälät Koska päätöksestä voidaan tehdä kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 mom. mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät Kirkkolain 24 luvun 14 :n 2 ja 3 mom:n, Hallintolainkäyttölain 5 :n 2 mom:n, Muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pykälät ja valituskieltojen perusteet Hankintaa koskevista seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24 luvun 14 :n nojalla saa tehdä kirkollisvalitusta sillä perusteella, että päätös on julkisista hankinnoista annetun lain (1505/1992) vastainen, jos asian tutkiminen kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan. Pykälät OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusviranomainen ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään ja yhteystiedot: Hyvinkään seurakunnan kirkkoneuvosto Käyntiosoite: Hämeenkatu 16, HYVINKÄÄ Postiosoite: PL 29, HYVINKÄÄ Telekopio: (019) Sähköposti: hyvinkaa.srk@evl.fi Pykälä Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle oikaisuvaatimusajan kuluessa. Oikaisuvaatimuksen voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin oikaisuvaatimus on jätettävä niin ajoissa, että se ehtii perille oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava.

20 Kirkkoneuvosto VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen ja valitusaika Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kirkollisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kirkollisvalituksin myös asianosainen, seurakunnan jäsen sekä kirkkoneuvosto. Pykälät Valitusviranomainen ja yhteystiedot: Helsingin hallinto-oikeus Käyntiosoite: Ratapihantie 9, HELSINKI Postiosoite: PL 120, HELSINKI Telekopio: (09) Sähköposti: Valitusaika 30 päivää Kirkollisvalitus, pykälät Hallintovalitus, pykälät Valitusaika 30 päivää Kirkollisvalitus / alistusasia Valitusviranomainen ja yhteystiedot: Espoon hiippakunnan tuomiokapituli, pykälät Valitusaika 30 päivää Käyntiosoite: Kotikyläntie 3, ESPOO Postiosoite: PL 203, ESPOO Telekopio: (09) Sähköposti: espoo.tuomiokapituli@evl.fi Kirkkohallitus, pykälät 30 päivää PL 185, (Satamakatu 11, HELSINKI) Telekopio: (09) Sähköposti: kirkkohallitus@evl.fi Valituskirjelmä Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjelmässä on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta postiosoite ja puhelinnumero, joihin asian käsittelyä koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa päätös, johon haetaan muutosta miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi perusteet, joilla muutosta vaaditaan Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä taikka jos valituksen laatijana on muu henkilö, on valituskirjelmässä ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Valituskirjelmän liitteet päätös, johon haetaan muutosta, alkuperäisenä tai jäljennöksenä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisajankohdasta asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle Asiamiehen, jollei hän ole asianajaja tai julkinen oikeusavustaja, on liitettävä valitukseen valtakirja. Valitusasiakirjojen toimittaminen Valitusasiakirjat on toimitettava valitusajassa päätöksessä mainitulle valitusviranomaiselle. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille valitusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä.