JULKISUUSLAINSÄÄDÄNTÖ JA TIEDON ANTAMINEN ASIASTA/ASIAKIRJASTA

Transkriptio

1 JULKISUUSLAINSÄÄDÄNTÖ JA TIEDON ANTAMINEN ASIASTA/ASIAKIRJASTA Työhallinnon menettelyohje 1. Yleistä työministeriön aikaisemmat kirjeet Työministeriö on lähettänyt seuraavat kirjeet henkilötieto- ja julkisuuslainsäädännön uudistamisesta: , 728/001/99TM Henkilötietoja ja viranomaisten toiminnan julkisuutta koskevan lainsäädännön uudistuminen , 2510/001/99TM Valtion henkilöstön palkkojen julkisuus, Tutkimusluvat , 158/031/2000TM Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu ja merkintäohje , 897/032/2000TM Oikeus luovuttaa ja saada tietoja työvoimapalvelujen tietojärjestelmästä , 897/032/2000TM URA-tietojärjestelmän rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet. Uuden julkisuuslain soveltamisala on laaja, sillä se säätelee kansalaisten tiedonsaannin edistämistä ja hyvän tiedonhallintatavan toteuttamista sekä luo pohjan tietoturvallisuuden kehittämiselle. Laki säätää myös salassa pidettävistä asiakirjoista ja vaitiolovelvollisuudesta. Oikeus saada tietoja viranomaisen asiakirjoista on perusoikeus, mikä ilmennee perustuslain 12 :stä ja julkisuuslain 9 :stä. Lain tulkintaa keskeisesti ohjaavassa 17 :ssä korostetaan mm. tiedonsaantirajoitusten ahdasta tulkintaa, julkisuusperiaatteen tarkoitusta, objektiivisuusvaatimusta, suhteellisuusperiaatetta sekä tiedon pyytäjien tasapuolista kohtelua. Viranomaisen velvollisuus ottaa julkisuusperiaate huomioon toiminnassaan sekä velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa merkitsevät uuden ajattelutavan omaksumista viranomaisen toiminnassa. Samoin vaikuttaa hyvän tiedonhallintatavan omaksuminen. Viranomaisten on selvitettävä, miten asiakirjat tulevat viranomaiselle, miten asiaa / asiakirjaa virastossa käsitellään ja miten ne säilytetään. Tämä koskee sekä paperimuodossa että sähköisessä muodossa olevia asiakirjoja. Viranomaisen on huolehdittava tietojen saatavuudesta (asiakirja löytyy aina), käytettävyydestä (asiakirja on voitava antaa pyytäjälle), eheydestä (asiakirjan sisältö ei ole muuttunut viranomaisen tietämättä sinä aikana, kun asiakirja on viranomaisessa). Viranomaisen on huolehdittava myös tietoturvasta. Lainsäädännön uudistuminen ei sinänsä näytä aiheuttaneen erityisiä ongelmia työhallinnossa. Tässä ohjeessa pyritään keskittymään neuvoihin siitä, miten menetellään erilaisissa konkreettisissa tilanteissa. Tässä ohjeessa keskitytään julkisuuslain soveltamiseen ja henkilötietolakia sivutaan satunnaisesti eikä tässä käsitellä tietojen luovuttamista henkilörekistereistä. On vielä huomattava, että tietojen luovuttamisessa voi julkisuuslain ohella tai sijasta tulla sovellettavaksi myös muissa laeissa olevat erityissäännökset. Työhallinnossa tällaisia on esimerkiksi siviilipalveluslaissa ja työvoimapalvelulaissa. 2. Julkisuuslain tarkoittama viranomainen ja viranomaisen asiakirja Julkisuusperiaatetta sovelletaan viranomaisen asiakirjaan. Viranomaista ja viranomaisen asiakirjaa koskevat käsitteet on määritelty lain 4 ja 5 :ssä. Mikäli viranomaisen asiakirjalta vaadittavat edellytykset eivät täyty, asiakirja jää julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle.

2 2 Julkisuuslain tarkoittama viranomainen määräytyy lain 4 :n mukaisesti. Viranomaisen määrittely on kattavampi ja laajempi kuin aikaisemmassa laissa. Hallintoviranomaisten lisäksi viranomaisella tarko i- tetaan nyt myös mm. valtion liikelaitoksia sekä toimeksiantotehtävää hoitavaa yksityistä tämän käyttäessä julkista valtaa. Työhallinnossa viimeksi mainittuja edustaa esim. siviilipalveluskeskus sekä yksityiset vastaanottokeskukset ja työvoimakoulutusta antavat oppilaitokset. Luonnollisesti valtion ja kuntien omistamat vastaanottokeskukset sekä työvoimaopisto ovat laissa tarkoitettuja viranomaisia. Ministerivaliokunnat ovat yleensä VN:n sisäistä valmistelua varten asetettuja valmisteluelimiä, eivätkä siis itsenäisiä viranomaisia lukuun ottamatta EU -ministerivalio-kuntaa ja raha-asiainvaliokuntaa. Työhallinnossa toimii eritasoisia johtoryhmiä. Koska ne eivät yleensä tee päätöksiä tai ehdotuksia, vaan ovat johtamisen välineitä, eivät ne ole lain tarkoittamia viranomaisia. Huomattava on, että myös viranomaisen päätöksellä tiettyä tehtävää itsenäisesti hoitamaan asetettua komiteaa, lautakuntaa, toimikuntaa, toimitusmiehiä, työryhmää, projektia tms. pidetään itsenäisenä viranomaisena. Toimeksiantoja kirjoitettaessa on siten syytä jo etukäteen ottaa huomioon ao.elimessä syntyvien asiakirjojen julkisuus, pelisäännöt tietojen antamisesta yms. Työhallinnossa eräs tähän ryhmään kuuluva toimielin on työvoimatoimikunta. Viranomaisen asiakirjan määrittely sisältyy lain 5 :ään. Julkisuuslain tarkoittamalta viranomaisen asiakirjalta edellytetään, että se on syntynyt viranomaisen tehtävän hoidossa. Merkitystä sen sijaan ei ole asiakirjan tallentamistavalla tai muodolla eikä asiakirjan tarvitse olla allekirjoitettu tai varmennettu kuuluakseen julkisuuslain soveltamisalaan. Perinteisen paperialustaisen asiakirjan lisäksi julkisuuslain tarkoittamia asiakirjoja ovat siten mm. diaarimerkintä ja sähköpostin välityksellä tullut aloite, lausunto yms. Mikä tahansa asiakirja ei kuulu lain soveltamisalaan. Tällaisia ovat esim. virkamiehen omat muistiinpanot ja luonnokset, jotka eivät ole vielä irtaantuneet valmistelijalta (5 3 momentti). Sisäistä työskentelyä varten laaditut muistilaput ja neuvottelupaperit tulevat julkisiksi vain, jos ne on arkistolainsäädännön mukaan liitettävä arkistoon (5 4 momentti). Kyseessä on tällöin yleensä asiakirja, josta ilmenee asiaa koskevan päätöksenteon perusteet. 3. Julkisuuslain mukainen asiakirjaryhmittely ja tietojen antaminen Julkisuuslain soveltamisalaan kuuluvat asiakirjat ja asiat voidaan tietojen antamisen näkökulmasta jaotella seuraavasti: 3.1. Julkiset asiakirjat Soveltamisalaan kuuluvat 1. julkiset 2. salassa pidettävät 3. harkinnanvaraisesti julkiset Soveltamisalan ulkopuolelle jäävät Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei asiasta ole laissa erikseen toisin säädetty. Julkisuuslain 4 ja 5 :n mukainen viranomaisen asiakirja tulee julkiseksi, kun lain 6 tai 7 :ssä tarkoitettu ajankohta on saavutettu. Julkiseksi tulon ajankohtaa määrittelevät em. säännökset ovat toissijaisia salassapitosäännöksiin nähden. Mikäli salassa pidettävää tietoa ei asiakirjaan kuitenkaan sisälly, on kyse kokonaan julkisesta asiakirjasta. Tästä on tieto pyydettäessä aina annettava. Viranomaisen laatiman asiakirjan julkiseksi tulemisessa on huomattava mm. se, että uuden julkisuuslain mukaan valmistelussa syntyneet asiakirjat tulevat julkisiksi, kun asia on käsitelty loppuun (6 :n 8 ja 9 kohdat). Asiakirjaa, johon sisältyy salassa pidettäviä osia, voidaan pitää rajoitetusti julkisena. Asiakirja ei muutu salaiseksi, mikäli tieto voidaan antaa siten, etteivät salaiset osat tule julkisiksi. Asiakirjan salassa pidettävän osan on oltava selvästi erotettavissa julkisesta osasta ja asiakirjan sisällön on oltava oikein y m- märrettävissä erottamisenkin jälkeen.

3 3 On myös huomattava, että asiaa koskeva rekisteröintitieto voi olla julkinen vaikkei asiakirja välttämättä olekaan. Tiedon antaminen julkisesta asiakirjasta Työministeriössä tiedon asiakirjan sisällöstä antaa kirjaamon henkilöstöön kuuluva taikka asiaa valmisteleva virkamies tai hänen sijaisensa. Ministeriössä tiedon antamista koskevat pyynnöt ohjataan ensis i- jaisesti kirjaamoon ( ; Sen sijaan, jos on syytä miettiä julkisuuskysymystä (rajoitetusti / harkinnanvaraisesti julkiset), kirjaamosta pyyntö ohjataan esittelijälle tahi muulle vastuuvirkamiehelle tai kirjaamo ottaa yhteyttä esittelijään tai muuhun vastuuvirkamieheen. Jos esittelijä ei ole tavoitettavissa, asia siirtyy esimiehen tai muun po. asiaa hoitavan virkamiehen ratkaistavaksi. Muualla työhallinnossa on myös varmistettava, että aina löytyy virkamies, joka voi antaa tietoja asioista ja asiakirjoista. Koska julkinenkin asiakirja saattaa sisältää salassa pidettäviä tietoja, rekisteriin tehty merkintä asian tai asiakirjan julkisuudesta ei yksinomaan ole riittävä peruste tiedon antamiseksi. Tiedon antajan onkin asiakirjakohtaisesti tarkistettava, ettei se sisällä salassa pidettäviä tietoja. Epäselvissä tapauksissa tiedon voi antaa vain asiaan perehtynyt virkamies Salassa pidettävät asiakirjat Salassa pidettävistä viranomaisen asiakirjoista on säädetty lain 24 :ssä. Koska salassapito on poikkeus julkisuusperiaatteesta, säännöstä on lähtökohtaisesti sovellettava ahtaasti. Salassapitosäännökset ovat aikaisemmasta laista poiketen myös pääosin yleispäteviä sillä niiden soveltaminen ei yleensä ole riippuvainen siitä, minkä viranomaisen hallussa asiakirjat ovat. Vielä muistutettakoon, että vaikka asiakirjaan sisältyy salassa pidettäviä osia, se tai sitä koskeva diario-merkintä eivät välttämättä ole salaisia. Salassapitovelvoitteita on myös arvioitava aina sen ajankohdan mukaan, jolloin tietoa pyydetään. Salassapitosäännöksessä on käytetty kahta eri tapaa ilmaista asiakirjan salassapidon ulottuvuus; säännökset ovat joko ehdottomia tai vahinkoedellytyslausekkeen sisältäviä. Ehdottomat salassapitosäännökset säätävät tietynlaiset asiakirjat salassa pidettäviksi riippumatta siitä, minkäla isia vaikutuksia niiden antamisesta voisi konkreettisessa tilanteessa aiheutua. Vahinkoedellytyslausekkeissa toisen mukaan olettamana on julkisuus ( jos tiedon antaminen aiheuttaa.. ) ja toisissa olettamana on salassapito ( jollei ole ilmeistä, että tiedon antamisesta ei aiheudu.. ). Asiakirjan julkisuus tai salassa pidettävyys ratkeaa em. vahinkoedellytyslausekkeiden pohjalta. Työhallinnossa ei liene juurikaan sellaisia asioita, jotka olisivat absoluuttisesti salassa pidettäviä. Merkintä salaisten asiaindiariin tehdään vain niissä tapauksissa, jolloin sekä asiakirjat että tieto asian vireilläolosta on salainen. Seuraavat lain 24 :n 1 momentin kohdat tullevat useimmiten työhallinnossa sovellettaviksi: 6 (kantelut), 13 (eräät julkaisemattomat asiakirjat, joilla voi olla vaikutusta pääoma- ja rahoitusmarkkinoihin), 15 (eräät viranomaisten tarkastus- ja valvonta-asiakirjat), 16 (viranomaiselle vapaaehtoisesti annetut tutkimus- ja tilastoaineistot), 17 (julkisyhteisön liike- tai ammattisalaisuudet sekä muu liiketoiminta pääasiassa ehdottomasti salassa pidettävää), 18 (julkisyhteisön työmarkkinaosapuolena tai työriidan osapuolen laatimat/saamat tiedot), 19 (viranomaisen oikeudenkäynnin osapuolena laatimat ja hankkimat asiakirjat oikeudenkäyntiin valmistautuessa), 20 (asiakirjat, jotka koskevat yksityistä liike- tai ammattisalaisuutta yms. - pääasiassa ehdottomasti salassa pidettävää), 23 (vuosituloa tai kokonaisvarallisuutta taikka tuen tai etuuden perusteena olevia tuloja tai varallisuutta koskevat asiakirjat), 24 (pakolaista, turvapaikanhakijaa, oleskeluluvan tai viisumin hakijaa koskevat asiakirjat), 25 (mm. terveydentilaa koskevat tiedot), 29 (psykologiset testit, soveltuvuuskokeet työntekijän valintaa tai palkkauksen perustetta koskevat arvioinnit) ja 31 (puhelinnumero, kotipaikkakunta ja muut yhteystiedot, jos henkilö on niin pyytänyt). Kursiivilla ehdottomasti salassa pidettävät asiat. Julkisuuslakiin sisältyvät myös säännökset asiakirjan salassapidon sekä vaitiolovelvollisuuden perusteista ja hyväksikäyttökiellosta (22 ja 23 ). Vaitiolovelvollisuus merkitsee mm. kieltoa ilmaista asiakirjan salassa pidettävä tieto. Vaitiolovelvollisuuden soveltamisala on laaja koskien mm. kaikkia ministeriön/viraston palveluksessa olevia ja jatkuen vielä palvelussuhteen päättymisen jälkeen, mikäli

4 4 asiakirjan salassapito ei ole aiemmin katkennut. Vaitiolovelvollisuus ulottuu myös mm. harjoittelijoihin ja siviilipalvelusta suorittaviin henkilöihin. Todettakoon vielä, että niin salassapitovelvoitteet vaikuttavat myös viraston sisäisessä työskentelyssä: salassa pidettävät asiakirjat ja tiedot on pidettävä poissa myös sellaisten samassa virastossa toimivien ulottuvilta, jotka eivät osallistu sen asian käsittelyyn, johon salassa pidettävä informaatio liittyy. Tiedon antaminen salassa pidettävästä asiakirjasta Salassa pidettävästä asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin on erikseen julkisuuslaissa tai muussa laissa säädetty. Tiedon antamisesta päättää vastuuvirkamies tai esimies tahi vastaavia tehtäviä hoitava virkamies. Usein salassapitovelvollisuus koskee vain osaa asiakirjasta. Tieto julkisesta osasta on annettava, jos se voi tapahtua niin, että salassa pidettävä osa ei tule tietoon. Salassa pidettävän osan on siten selkeästi oltava erotettavissa julkisesta osasta ja että asiakirja on salassa pidettävien osien peittämisen jälkeenkin sellainen, että asiakirjan sisältö on ymmärrettävissä oikein. Asiakirjasta voidaan antaa kopio esimerkiksi poistamalla asianosaisen nimi ja muut tunnistetiedot tai korvaamalla ne symboleilla. Jos asian rekisterimerkintä sisältää salassa pidettäviä tietoja, se on tältä osin pidettävä salassa. Tämä merkitsee esimerkiksi sitä, että asian vireille saattajasta ei voi antaa tietoa, jos asian ryhmä tai asian sisältöä kuvaava merkintä paljastaa salassa pidettävän tiedon Valmistelun ja keskeneräisten asioiden julkisuus sekä muu viranomaisen harkinnassa oleva julkisuus Yhtenä keskeisenä tavoitteena on ollut viranomaisen asioiden valmistelua koskevan julkisuuden lisääminen. Julkisuuslain mukaan tieto voidaan antaa valmisteilla olevasta asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen (9 2 mom.). Tiedon antaminen tällaisesta asiakirjasta on viranomaisen harkinnassa. Harkinta ei kuitenkaan ole täysin vapaata sillä sitä rajoittaa viittaussäännös lain 17 :ään. Lupaa harkittaessa on katsottava, ettei tietojen saamista lain tarkoitus huomioon ottaen perusteettomasti rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Harkinnassa on siten huomioitava 17 :n ohella myös lain 3 ja 20. Valmistelun julkisuudessa onkin muistettava julkisuuden ensisijaisuus ja julkisuusperiaatteen tarkoitus. Viranomaisella on lisäksi tiedonantovelvollisuus valmisteilla olevista, yleisesti merkittävistä hankkeista ja ratkaisuista. Säännöksellä korostetaan viranomaisen toiminnan ja suunnittelun avoimuutta sekä mahdollisuutta seurata asioiden etenemistä. Erityisesti on huomattava, että tiedon pyytäjiä on kohdeltava tasapuolisesti. Eri tiedotusvälineiden edustajia on siten esimerkiksi kohdeltava samojen perusteiden mukaan. Tiedon antaminen valmisteilla olevasta asiakirjasta sekä keskeneräisestä asiasta Tiedon antamisesta päättää ensi vaiheessa asian vastuuhenkilö. On kuitenkin otettava huomioon, että tärkeissä keskeneräisissä asioissa, esim. lainvalmisteluasioissa, tulee olla työministeriön ylimmän johdon mielipide tiedossa ennen kuin tietoja annetaan. Eli virkamiehen omat kirjalliset hahmotelmat eivät vielä ole siis lain piirissä. Kun kyseessä on 5 :n 4 momentin mukaisista papereista, jotka eivät tule arkistoon liitettäviksi arkistolainsäädännön mukaan mutta viranomainen on näin vapaaehtoisesti menetellyt, voi tietoja näistä antaa vain viranomaisen luvalla. Hallituksen esityksen mukaan kysymyksen ollessa julkisen vallan käytön tai kansalaisten osallistumismahdollisuuksien kannalta keskeisistä valmisteluasioista, lähtökohtana on tiedon antaminen sitä pyytävälle. Jos sen sijaan on kysymys esimerkiksi keskeneräisestä yksityishenkilön etuutta koskevasta asiasta, tiedon antamiseen ei ole samanlaista velvoitetta. 4. Menettely tiedon antamisessa

5 Yksilöintivelvollisuus Tiedon saamista koskeva pyyntö on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomaisessa voidaan selvittää, mitä asiakirjoja pyyntö koskee. Tiedon pyytäjää on tarvittaessa asiaa koskevien rekisteritietojen ja mu i- den hakemistojen avulla avustettava yksilöimään ne asiakirjat, joiden sisällöstä hän haluaa tiedon. Periaatteessa tietoa/asiakirjaa koskeva pyyntö voidaan esittää suullisesti tai kirjallisesti Tietoja pyytävän henkilöllisyyden selvittäminen ja asianosaisen tiedonsaantioikeus Viranomaisella ei ole oikeutta vaatia viranomaisen asiakirjasta tietoa pyytävän henkilöllisyyden selvittämistä tai pyynnön perustelemista. Nämä tiedot on kuitenkin annettava, jos henkilöllisyyden selvittäminen tai pyynnön perusteleminen on tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämisen kannalta sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä. Henkilöllisyyden selvittäminen tulee kysymykseen lähinnä silloin, kun pitää varmistaa, onko tiedon pyytäjällä asianosaisen oikeus tiedon saamiseen. Julkisuuslain 11 :ssä on säädetty asianosaisen tiedon saantioikeudesta ja rajoituksista tiedonsaantioikeuteen. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Asianosaisella ei kuitenkaan ole tiedonsaantioikeutta muuhun kuin julkiseen asiakirjaan, jos tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua, lapsen etua (huostaanotot) tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua. Lain 13 :n 2 momentti koskee muita erityistilanteita, joissa tietoja pyytävällä on velvollisuus antaa selvitys pyyntönsä perusteeksi Asiasta päättäminen ja menettely kielteisessä tapauksessa Kirjallinen päätös asiakirjapyyntöön on tarpeen silloin, kun pyydettyä asiakirjaa ei anneta, jos myönteiseen päätökseen asetetaan ehtoja tai asiakirjaa pyytänyt haluaa kirjallisen päätöksen. Sellaisissa tilanteissa, joissa voidaan olettaa päätöksen olevan edellä sanotun kaltaisen, on syytä pyytää kirjallinen tiedonsaantipyyntö, joka kirjataan. Näin tulee menetellä aina silloin, kun pyydettyä tietoa ei heti anneta. Virkamiehen on ilmoitettava tiedon pyytäjälle kieltäytymisen syy. Päätösten perusteleminen on mu u- toinkin virkamiehelle hallintomenettelylain mukaisesti kuuluva virkavelvollisuus. Päätöksessä on mainittava salassapidon peruste ja ilmaistava ne tosiasialliset seikat, jotka ovat vaikuttaneet salassapitosäännöksen soveltamiseen (erityisesti vahinkoedellytyslausekkeen merkitys). Vastaavasti on meneteltävä, jos myönteiseen päätökseen liitetään ehtoja. Virkamiehen kieltäydyttyä antamasta pyydettyä tietoa voi tiedon pyytäjä saattaa asian viranomaisen ratkaistavaksi. Virkamiehen on kieltäytymisen yhteydessä ilmoitettava tästä mahdollisuudesta tiedon pyytäjälle. Virkamiehen on tiedusteltava asian kirjallisesti vireille saattaneelta tiedon pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi. Virkamiehen on myös annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista. Viranomaisen kielteisiin ja ehtoja sisältäviin päätöksiin on liitettävä asianmukainen valitusosoitus. Se on niinikään liitettävä sellaisiin kirjallisiin myönteisiin päätöksiin, joihin jollakulla muulla kuin tiedon pyytäjällä on oikeusturvan tarve Nopean käsittelyn vaatimus Asiakirjan saamista koskeva asia on käsiteltävä viivytyksettä ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut tiedon antamista koskevan pyynnön.

6 6 Julkisuuslain 14 :n 2 momentin mukaan, jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, on asia ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kahden kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Mainitut kuukauden ja kahden kuukauden määräajat muuttuvat vuoden 2003 alusta kahdeksi viikoksi ja kuukaudeksi. Määräajoista huolimatta tavoitteena on kuitenkin, että asiakirja annetaan tiedoksi niin pian kuin se on mahdollista ja että tiedon pyytäjää palvellaan muutoinkin nopeasti ja tehokkaasti. Kun asiakirja on kokonaan julkinen, asiakirjasta on annettava tieto välittömästi esimerkiksi silloin kun asiakirjaa pyydetään viranomaisen luona. Nopean käsittelyn vaatimus koskee sekä ensiasteen päätöksentekoa että tilannetta, jossa tiedon antamisesta kieltäytyminen on saatettu viranomaisen ratkaistavaksi. Lain 6 :n 3 momentissa säädetään viranomaiselle velvollisuus oma-aloitteisesti antaa tieto asiasta asianosaiselle jo ennen asiakirjan julkiseksi tulemista. Jos asiassa annetaan toimituskirja tai muu asiakirja yksityiselle tai toiselle viranomaiselle, viranomaisen on huolehdittava mahdollisuuksien mukaan tarvittaessa siitä, että vastaanottaja voi saada asiasta tiedon ennen asiakirjan julkiseksi tuloa. Tämä voi tapahtua esimerkiksi puhelimitse tai lähettämällä telekopio Asian rekisteröinti Kirjallisesti saadut tiedoksisaantipyynnöt rekisteröidään, vaikkei asiaa myöhemmin siirrettäisikään viranomaisen ratkaistavaksi. Suulliset pyynnöt voidaan jättää rekisteröimättä, jos oikeus tiedon saamiseen on ilmeisen selvä ja tieto annetaan viipymättä. Muissa tapauksissa tulee suullisetkin tiedoksisaantipyynnöt rekisteröidä käsittelyn määräaikojen luotettavan seurannan vuoksi Tiedon antamistavat Lähtökohtana on, että tieto annetaan tiedon pyytäjän haluamalla tavalla. Yleensä tieto asiakirjasta annetaan ottamalla siitä jäljennös. Jäljennös voidaan pyynnöstä todistaa oikeaksi. Tieto asiakirjan sisällöstä voidaan antaa myös suullisesti. Monissa tilanteissa tiedon antaminen suullisesti on käytännöllisin tapa. Myös sähköisessä muodossa talletetuista asiakirjoista voidaan antaa tietoa suullisesti. Julkisuus voidaan toteuttaa myös antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi ja jäljennettäväksi. Sähköisessä muodossa talletetusta asiakirjasta tieto voidaan antaa näyttämällä se näyttöpäätteellä. Tietoturvallisuussyistä sähköisiä asiakirjoja ei saa kopioida tietoja pyytävän omille levykkeille. Tieto voidaan antaa myös teknisen käyttöyhteyden avulla silloin kun oikeus tiedon saamiseen julkisesta asiakirjasta on ilmeisen selvä. Julkisuuslain 16 :n 1 momentin mukaan tieto asiakirjan sisällöstä voidaan antaa muulla kuin pyydetyllä tavalla, jos pyynnön noudattamisesta asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuttaisi kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle. Näissäkin tapauksissa tieto on joka tapauksessa annettava jollakin käytännöllisellä tavalla Käsittelyn johdosta perittävät maksut Maksuperustelain ja päätöksen perusteella työministeriö perii tietojen annosta maksuja kopioista, postituskuluista jne. Tätä menettelyä tullaan tarkistamaan siten, että se ottaa huomioon mm. disketeistä ja tietoaineistojen tuottamisesta tietopalveluna perittävät maksut. Kysymyksessä olevien liiketaloudellisesti hinnoiteltavien suoritteiden ministeriössä noudatettavasta maksumenettelystä Informaatiopalvelut tehtävätiimi tiedottaa tiimifoorumin ilmoitustaululla työhallinnossa tapahtuu.

7 7 Muiden työhallinnon viranomaisten tulee omasta puolestaan huolehtia maksujen perimisperusteista. Tiedon pyytäjälle on ilmoitettava etukäteen käsittelyn johdosta perittävien maksujen perusteista, jos tiedon antamisesta perittävä maksu tulisi olemaan tavanomaista suurempi. Asiakirjaan tutustumisesta viranomaisen luona tai tietojen antamisesta suullisesti asiakirjasta ei saa periä maksua. Myöskään tiedon antamista koskevasta viranomaisen myönteisestä tai kielteisestä päätöksestä ei peritä maksua. 5. Tiedon antaminen eräistä muista asiakirjoista 5.1. Vanhat asiakirjat 5.2. EU-asiakirjat Myös sellaiset ns. vanhat asiakirjat, jotka ovat vuoden 1951 asiakirjajulkisuuslain nojalla harkinnanvaraisesti julkisia asiakirjoja, tulevat uuden julkisuuslain voimaantulon johdosta lähtökohtaisesti julkisiksi. Ne eivät ole julkisia, jos ne esimerkiksi sisältävät salassa pidettäviä tietoja taikka jos niiden ei katsota olevan viranomaisen asiakirjoja. Jokaisella on oikeus saada vanhoista asiakirjoista tietoja samojen periaatteiden mukaan kuin muistakin julkisista asiakirjoista. Valtionarkistoon siirretyistä asiakirjoista tiedon antaa po. arkisto. Sen sijaan valtioneuvoston arkistoon siirrettyjen asiakirjojen osalta tiedonantamisesta päättää ministeriö. Oikeusministeriössä valmistellaan EU-asiakirjoja koskevaa ohjeistoa. Kun se valmistuu, työministeriö toimittaa sen hallinnon tietoon Hankintoja koskevat asiakirjat Hankintoja koskevien asiakirjojen osalta on erityisesti huomattava, että saapuneet tarjousasiakirjat ja niiden johdosta laaditut asiakirjat eivät ole miltään osin julkisia ennen kuin hankintapäätös on tehty. Tarjoajan liike - tai ammattisalaisuuksia sisältävät tarjousasiakirjojen kohdat ovat eivät päätöksen jälkeenkään tule julkisiksi. Tiedon asiakirjoista antaa hankinnan valmistelusta vastaava virkamies tai muu vastuu virkamies Toisen viranomaisen asiakirja ja asian siirtäminen toiselle viranomaiselle Tiedon antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Julkisuuslain 15 :n 1 momentti oikeuttaa kuitenkin viranomaisen siirtämään asiakirjan pyyntöä koskevan asian toisen viranomaisen ratkaistavaksi, jos pyydetty asiakirja on toisen viranomaisen laatima tai jos kysymys on toisen viranomaisen kokonaisuudessaan käsiteltäväksi kuuluvaan asiakirjaan liittyvästä asiakirjasta. Siirtäminen voi olla tarpeen erityisesti silloin, kun esimerkiksi pyydetyn asiakirjan salassapito on riippuvainen tietojen antamisen vaikutuksista. Salassapidon ulottuvuuden määrittely saattaa tällöin edellyttää sellaista erityisasiantuntemusta, joka on asian käsittelystä kokonaisuudessaan vastaavalla viranomaisella. Jos pyyntö asiakirjan saamiseksi on erheellisesti osoitettu ministeriölle / työvoimatoimistolle, vaikka asiakirja ei sille kuulu, on asia hallintomenettelylain 9 :ssä säädetyin edellytyksin siirrettävä toimivaltaiselle viranomaiselle. Jos suullinen asiakirjapyyntö koskee muuta viranomaista, on virkamiehen pyrittävä hyvän hallintotavan mukaisesti antamaan asiassa tarpeellista ohjausta. Jos asia koskee muuta työministeriön hallinnonalan viranomaista, virkamiehen on hallintomenettelylain 4 :n mukaisesti annettava neuvoja siitä, miten asia pannaan vireille ja miten asiaa käsiteltäessä on toimittava Komitean yms. valmisteluelinten asiakirjat

8 8 Virkamiehelle voi virastoon tulla asiakirjoja, jotka liittyvät hänen tehtäviinsä viranomaisen ulkopuolella, esimerkiksi toisen viranomaisen tehtävissä, kuten komitean jäsenenä. Tietojen saamisesta komitean asiakirjoista päättää komitea, ei se ministeriö, jonka virkamies toimii komitean jäsenenä. Työministeriön toimesta asetettujen komiteoitten osalta päätösvalta kuuluu yleensä puheenjohtajalle/sihteerille. Todettakoon, että pääsääntöisesti komitean asettama jaosto ei ole tässä laissa tarkoitettu itsenäinen viranomainen Kantelu yms. asiakirjat Ministeriöön tulevissa kanteluasioissa asiakirjat lähetetään pääsääntöisesti lausunnolle ao. työvoimaosastolle ja työvoimatoimistolle. Jokainen tällaisen lausuntopyynnön saava viranomainen joutuu omalta osaltaan ratkaisemaan, miltä osin kanteluasiakirjat ovat julkisia, jos niistä pyydetään tietoa. Kantelut ja esimerkiksi nimitykset saattavat joskus omata yleistä mielenkiintoa. Silloin on viranomaisen pidettävä huolta siitä, että asianosainen/asianosaiset saavat ennen tiedotusvälineitä tiedon ratkaisusta.

9 9 6. Asiakirjojen saatavuus 6.1. Asiakirjojen luettelointi Julkisuuslain 18 :n 1 momentin 1-kohdan mukaan viranomaisen tulee pitää luetteloa (diario) sille käsiteltäväksi annetuista tai otetuista sekä sen ratkaisemista ja käsittelemistä asioista. Ministeriössä luetteloa pitää kirjaamo. Valtakunnansovittelijan toimisto sekä työneuvosto pitävät diarioita omista asioistaan. Työvoimatoimistot kirjaavat asiansa valtaosin asiakas- ym. URA-järjestelmän rekistereihin. Ainakin joissain isoissa toimistoissa on käytössä sama diario-ohjelma kuin ministeriössä. Mutta ilmeisesti pienissä toimistoissa käsiteltäväksi tulevat muut asiat vain mapitetaan. Julkisuuslain tavoitteiden mukaisesti tiedot ministeriössä/muis sa yksiköissä käsiteltävistä asioista ja niihin liittyvistä asiakirjoista tulee olla mahdollisimman helposti löydettävissä, jotta tiedon antamista koskevat pyynnöt voidaan käsitellä viipymättä. Tämän vuoksi kaikki käsiteltäviin viranomaisasioihin liittyvät uudet julkiset asiakirjat tulee rekisteröidä jonnekin, ellei niiden rekisteröimisestä muihin hallinnon tai valtionhallinnon tietojärjestelmiin ole määrätty erikseen. Asioiden mapittaminen ei yksistään enää riitä. Marraskuun 2000 loppuun mennessä on niin ministeriön kuin työvoimatoimistojen saatettava di ariot ja muut asiakirjaluettelot valmiiksi. Samalla muistutetaan siitä, että tietojärjestelmä- ja/tai rekisteriselosteet on tehtävä myös esimerkiksi toimistojen omista tietojärjestelmistä sekä internet kotisivuista. Työministeriössä diario toimii asiakirjaluettelona ja työministeriö tekee tietojärjestelmä- / rekisteriselosteet keskitetysti URA:sta, Meritistä ja Fortimesta. Jos tehdään rekisteriseloste, ei tietojärjestelmäselostetta tarvitse tehdä. Tietojärjestelmäselosteesta tulee ilmetä tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen talletettavat tiedot. Henkilötietolain mukainen rekisteriseloste pitää sisällään tiedot henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, kuvauksen rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle sekä kuvauksen rekisterin suojauksen periaatteista. Molemmista tulee lisäksi ilmetä ylläpitäjää ja yhteyshenkilöä koskevat tiedot Viranomaisen itsensä käsiteltäväksi ottamat asiat Asioiden luettelointivelvoite koskee paitsi viranomaiselle käsiteltäväksi lähetettyjä myös sen itse käsiteltäväksi ottamia asioita. Nämä asiat tulee rekisteröidä asianomaisessa yksikössä siinä vaiheessa kun ne tulevat vireille. Ministeriö kirjaa Valtioneuvoston Hankerekisteri HARE:een sinne kuuluvat asiat (komiteat, kehittämishankkeet jne.) ja ministeriön projektinhallintajärjestelmään ministeriön asettamat projektit.

10 Epä viralliset asiakirjat Tässä yhteydessä tarkoitetaan epävirallisilla asiakirjoilla sellaisia virkamiehen yksityiselämän piiriin kuuluvia asiakirjoja, joilla ei ole mitään tekemistä viranhoidon kanssa. Näitä voivat olla yksityiset sähköpostiviestit ja ammattiyhdistyksen työpaikalle lähettämät kirjeet. Tällaiset asiakirjat eivät kuulu julkisuuslain soveltamisen piiriin Vastuuhenkilön rekisteröintivelvollisuus Koska tiedon antamista koskevat pyynnöt on käsiteltävä viivytyksettä, on myös asiakirjoja koskevat rekisteritiedot pidettävä mahdollisimman hyvin ajan tasalla. Asian vastuuhenkilön tulee huolehtia rekisteröintitietojen merkitsemisestä silloin, kun asiakirja ei kulje kirjaamon kautta. Onko asiakirja tullut viranomaiselle kirjaamon kautta, ei muutoinkaan vaikuta sen luonteeseen viranomaisen asiakirjana. Virkamiehelle tullut sähköpostiviesti, jolla on tarkoitettu saattaa hallintoasia vireille ministeriössä, tulee kuitenkin jatkolähettää ministeriön viralliseen sähköpostiosoitteeseen Edelleen lähettämisestä tulee ilmoittaa viestin lähettäjälle Asiakirjojen säilyttäminen 7. Hyvä tiedonhallintatapa Viranomaisen on järjestettävä asiakirjansa siten, että pyydetyt asiakirjat voidaan saada nopeasti esille. Tämä ei merkitse pelkästään asiakirjaa koskevien rekisteritietojen ajan tasalla pitämistä vaan asian vastuuhenkilön tulee myös tietää, missä muita kuin jo arkistoituja asiakirjoja säilytetään ja huolehtia siitä, että myös sijaisella on tämä tieto vastuuhenkilön poissa ollessa. Lain 18 :ssä ja asetuksessa viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/2000) on määritelty hyvä tiedonhallintatapa. Käsite merkitsee tietojen asianmukaista saatavuutta, käytettävyyttä ja suojaamista sekä eheyttä ja laatua. Työministeriön projektissa parhaillaan selvitetään ja täsmennetään sitä, mitä hyvä tiedonhallintatapa työhallinnossa merkitsee ja asiasta tiedotetaan lisää myöhemmin. 8. Rekisterien vastuuhenkilöt ja heidän yhteystiedot Työhallinnon viranomaisten tulee pitää huoli siitä, että rekistereistä ja niiden vastuu henkilöistä on olemassa ajan tasalla oleva tieto yleisön saatavilla. Tietojärjestelmäkuvauksia ja rekisteriselosteita laitettaessa nyt ajan tasalle, myös yhteystiedot on tarkistettava. Suurin osa rekistereistä on keskitetysti hallinnoituja (URA). Työvoimatoimistoissa tulee kuitenkin lisäksi huolehtia, että paikallisen vastuuhenkilön tiedot ovat saatavilla.