sähköisen viestinnän periaatteet ja ohjeet

Transkriptio

1 LOHJA KAUPUNKI Sivu 1 (45) LOHJAN KAUPUNKI SÄHKÖISEN VIESTINNÄN PERIAATTEET JA OHJEET Edellinen hyväksyntä: Yhteistyötoimikunta Kh Dokumentin tiedot: Asiakas: Suunnitelma: Versio: Laatija: Lohjan kaupunki sähköisen viestinnän periaatteet ja ohjeet V1 Pasi Perämäki

2 LOHJA KAUPUNKI Sivu 2 (45) SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ LAIT JA ASETUKSET MÄÄRITELMIÄ INTERNET YLEISTÄ PÄÄTÖKSENTEOSTA JA PALVELUISTA TIEDOTTAMINEN ESITYSLISTAT JA PÖYTÄKIRJAT KUULUTUKSET VUOROVAIKUTTEISUUS: OSALLISTUMIS- JA PALAUTEMAHDOLLISUUDET VIREILLEPANO, KÄSITTELYN AIKANA PYYDETTÄVÄT LISÄSELVITYKSET JA LAUSUNNOT PÄÄTÖKSEN TIEDOKSIANTO ASIAN SIIRTÄMINEN MUUTOKSENHAKUASIAT TELEFAX YKSITYISYYDEN SUOJA SÄHKÖISET PALVELUT INTERNETISSÄ VIRANHALTIJOIDEN JA TYÖNTEKIJÖIDEN OHJEET INTERNETIN KÄYTÖSSÄ OHJEET SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖPERIAATTEET SÄHKÖINEN ASIOINTI LOHJAN KAUPUNGILLE SÄHKÖPOSTIN VÄLITYKSELLÄ VIRKASÄHKÖPOSTIVIESTIN KÄSITTELYSSÄ HUOMIOITAVAA HENKILÖKOHTAISEN SÄHKÖPOSTIVIESTIN KÄSITTELYSSÄ HUOMIOITAVAA YKSITYISEN SÄHKÖPOSTIVIESTIN KÄSITTELYSSÄ HUOMIOITAVAA PERILLE MENEMÄTTÖMÄN SÄHKÖPOSTIVIESTIN KÄSITTELY VÄÄRÄÄN OSOITTEESEEN SAAPUNUT SÄHKÖPOSTIVIESTI ROSKAPOSTIVIESTIN KÄSITTELYPERIAATTEET SÄHKÖPOSTIOSOITTEIDEN JULKAISEMINEN SÄHKÖPOSTIN KIELLETTY KÄYTTÖ JA TIETOSISÄLTÖ SÄHKÖPOSTIEN SALAUS JA SALAUSJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ SÄHKÖPOSTIN JA TIETOVERKON KÄYTÖN VALVONTA MENETTELY VIRANHALTIJAN/TYÖNTEKIJÄN POISSAOLOJEN AIKANA TYÖNANTAJAN OIKEUDET SÄHKÖPOSTIVIESTIEN LUKEMISEEN TYÖNANTAJALLE KUULUVAN VIESTIN SELVITTÄMINEN VÄÄRINKÄYTÖSTEN YM. SELVITTÄMINEN MENETTELY SÄHKÖPOSTEJA AVATTAESSA JA VAITIOLOVELVOLLISUUS VÄÄRÄÄN OSOITTEESEEN SAAPUNEET / LÄHETETYT SÄHKÖPOSTIVIESTIT ROSKAPOSTIN KÄSITTELYPERIAATTEET INTRANET KÄYTTÄJÄ- JA KÄYTTÄJÄTIETOJEN HALLINTA KAUPUNGIN VIESTINTÄÄN LIITTYVÄT TIETOJÄRJESTELMÄT TYÖNANTAJAN TYÖJOHTO-OIKEUS KÄYTTÖOIKEUDET TIETOJÄRJESTELMISTÄ KERÄTTÄVÄT TIEDOT JA VALVONTA YLLÄPITOHENKILÖKUNNAN OIKEUDET JA VAITIOLOVELVOLLISUUS B. OHJEOSA TYÖRYHMÄOHJELMISTO MITÄ ON EXCHANGE 2007 TYÖRYHMÄOHJELMISTO?... 27

3 LOHJA KAUPUNKI Sivu 3 (45) 7 TYÖRYHMÄOHJELMISTON KÄYTTÖ SÄHKÖPOSTITUNNUKSEN LUONTIPERIAATTEET MIKÄ KÄYTTÄJÄTUNNUS? SALASANAN VAIHTAMINEN SELAIMELLA TAPAHTUVA KÄYTTÖ, OUTLOOK WEB ACCESS OUTLOOK 2003 KÄYTTÖ MOBIILIKÄYTTÖ OHJEISTUS OUTLOOK-KANSIORAKENTEESEEN KALENTERI SÄHKÖINEN KALENTERI... VIRHE. KIRJANMERKKIÄ EI OLE MÄÄRITETTY. 8.2 SÄHKÖISEN KALENTERIN KÄYTTÖÖNOTTO... VIRHE. KIRJANMERKKIÄ EI OLE MÄÄRITETTY. 8.3 KALENTERITYYPI KALENTERIIN TEHTÄVÄT VARAUKSET KALENTERIPYYNTÖJEN KÄSITTELY RESURSSIKALENTERIT RESURSSIEN VARAUS VARAUSTEN SEURANTA KALENTERIEN KÄYTTÖOIKEUDET MITEN KALENTERI JAETAAN NIIN, ETTÄ MUUT NÄKEVÄT KALENTERIN MERKINNÄT? HENKILÖKOHTAISET MERKINNÄT YHTEENVETO LIITTEET LIITE 1. NETIKETTI SÄHKÖPOSTIOSOITE VASTUUHENKILÖ JA JAKELU... 44

4 LOHJA KAUPUNKI Sivu 4 (45) SRATEGIAOSA 1 YLEISTÄ Lohjan kaupungin sähköisen viestinnän periaatteet jaetaan kahteen eri osakokonaisuuteen A:n ja B:n. A. osa sisältää sähköisen viestinnän strategian ja B. osa käyttöohjeet ja periaatteet toiminnalle. 1.1 LAIT JA ASETUKSET Sähköistä viestintää säätelevät mm seuraavat lait: Laki sähköisestä asioinnista hallinnossa 1318/1999 Henkilötietolaki 523/1999 Laki ja asetus viranomaistoiminnan julkisuudesta 621/1999, 1030/1999 Hallintolaki 434/2003 Hallintolainkäyttölaki 586/1996 Arkistolaki 831/1994 Yksityisyyden suojaa sähköpostin käytössä säätelevät mm seuraavat lait: Hallitusmuoto 8 2 momentti Rikoslaki 38 luku 3 Laki yksityisyyden suojasta televiestinnässä ja teletoiminnan tietoturvasta MÄÄRITELMIÄ Lohjan kaupungissa käytössä olevia sähköisiä viestimiä ovat sähköposti- ja työryhmäohjelmistot, eri tietoverkot, julkinen internetverkko ja sisäinen intranetverkko sekä telefax. Kaupungin virallinen osoite on Kuntaliitoksen myötä osoittaa Sähköisellä viestillä tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetettyä informaatiota. Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksi antamiseen. Sähköinen viestintä voi olla Kuntalaispalvelua - tiedon välittäminen kunnallishallinnon päätöksenteosta ja tarjotuista palveluista kuntalaisille, esim. internetissä julkaistavat kokouksien esityslistat ja pöytäkirjat

5 LOHJA KAUPUNKI Sivu 5 (45) - sähköinen asiointi kuntalaisen ja kaupungin viranomaisen välillä, esim. telefaxit, sähköpostit, sähköisten lomakkeiden kautta välitetyt asiointipyynnöt Viranomaisten välistä toimintaa - sähköinen asiointi (vireillepano, lausunnot, kannanotot) ja tiedonvälitys viranomaisten kesken - hallintolain mukainen asiakirjan siirtäminen oikealle viranomaiselle Sisäistä viestintää - sähköposti ja eri intranet-sivustot 2 INTERNET 2.1 YLEISTÄ Internet on nykyisin yleisin palvelukanava, jonka kautta tarjotaan kaupungin asukkaille nopea tapa saada tietoa palveluista ja päätöksenteosta. Internetsivut palvelevat kaupunkilaisten lisäksi yhteisöjä, yrityksiä, matkailijoita sekä kaupunkiin muuttoa harkitsevia. Kaupungin omassa organisaatiossa luottamushenkilöt ja perinteisessä asiakaspalvelussa työtä tekevät voivat käyttää hyväkseen internetsivujen tietoa. Lohjan kaupungissa internetpalveluista vastaa keskushallinto. Tietohallinto vastaa internetpalveluiden teknisestä ylläpidosta ja toimialojen asiakirjahallinnot ja pääkäyttäjät toimitetusta sisällöstä. Yleishyödyllisille lohjalaisille yhdistyksille on tarjottu palvelintilaa ilmaiseksi. Ko. palvelua ei ole vuoden 2006 jälkeen annettu. Kaupungin omille hallinnollisille sivuille ei ole otettu mainoksia ilman kaupunginhallituksen lupaa. Etusivulla on kohderyhmien mukaisesti suunnitellut linkit kaupungin palveluihin, kuten asukas, vierailija, yrittäjä. Palvelulinkeistä avautuvien muiden etusivujen rakenne on määritelty yhtenäiseksi. Varsinaiset palvelusivut ja niiden sisällöt ovat eri hallintokuntien omassa harkinnassa huomioiden kuitenkin yhtenäisen graafisen ulkoasun ja tietoturvan. Kehitys, ylläpito ja kustannukset on hajautettu hallintokuntiin. Ohessa on kaupungin nykyinen etusivu. Kaupungin etusivun ylläpidosta vastaa etusivutoimitus, jolle voi lähettää materiaalia ja kommentteja osoitteella toimitus@lohja.fi. Koko sivuston ja internet-palvelujen kehittämistä varten on perustettu hallintokuntien ylläpitäjistä koottu internetryhmä. Kummankin ryhmän vetäjänä toimii virastopalveluiden kansliasihteeri.

6 LOHJA KAUPUNKI Sivu 6 (45) 2.2 PÄÄTÖKSENTEOSTA JA PALVELUISTA TIEDOTTAMINEN Lohjan kaupungin päätöksenteko tukeutuu Dynasty-asiahallinnan tietojärjestelmään ja tämän avulla tuotettuihin dokumentteihin. Osa dokumenteista julkaistaan myös internetissä ESITYSLISTAT JA PÖYTÄKIRJAT Kuntalaissa (29 ) on säädetty kunnalle velvollisuus tiedottaa asukkailleen mm. vireillä olevista asioista, suunnitelmista, käsittelystä, ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kaupunki laittaa yleisölle tarkoitettuihin julkisiin tietoverkkoihin tietoa vain julkisista asioista. Julkiset asiat voivat koskea sekä yksityisiä, luonnollisia henkilöitä että oikeushenkilöitä eli erilaisia yhteisöjä ja säätiöitä. Salassapidettäviä esityslistatekstejä ja päätöksiä liitteineen ei saa siirtää julkisiin tietovälineisiin. Lohjan kaupungin internetsivuilla esityslistat julkaistaan sinä päivänä kun postitettujen esityslistojen oletetaan olevan perillä luottamushenkilöillä ja pöytäkirjat sinä päivänä, kun ne ovat yleisesti nähtävänä. Internet-palvelimelle tehtävät aineistosiirron suorittavat

7 LOHJA KAUPUNKI Sivu 7 (45) esityslistojen/pöytäkirjojen kokoajat. Suomen Kuntaliiton suosituksen mukaisesti pöytäkirjoja pidetään nähtävänä internetsivuilla korkeintaan yhden vuoden ajan KUULUTUKSET Internetissä olevalla Tiedotukset-sivulla julkaistaan ne kaupungin kuulutuksia (esim. kaavat ja eri toimielimien kokousajat), joilla katsotaan olevan laajaa tiedotusmerkitystä. Se ei vastaa virallista julkisten kuulutusten ilmoitustaulua, joka sijaitsee kaupungintalon ala-aulassa. Virallista ilmoitustaulua hoitaa keskushallinnon kirjaamo. keskushallinto.kirjaamo@lohja.fi VUOROVAIKUTTEISUUS: OSALLISTUMIS- JA PALAUTEMAHDOLLISUUDET Yksi Lohjan kaupungin sähköisten verkkopalvelujen tavoitteista on kansalaisten osallistumismahdollisuuksien lisääminen ja demokratian turvaaminen. Tämä toiminnan lisääminen on jatkuva prosessi ja tulisi huomioida kaikkea toimintaa suunniteltaessa. Yleispalaute Lohjan kaupungille on mahdollista lähettää yleispalautetta, joka osoitetaan joko kaupungin yleisosoitteeseen lohjan.kaupunki@lohja.fi tai asiasisällön mukaan palvelukeskusten kirjaamoihin keskushallinto.kirjaamo@lohja.fi perusturvakeskus.kirjaamo@lohja.fi sivistyskeskus.kirjaamo@lohja.fi kaupunkisuunnittelukeskus.kirjaamo@lohja.fi Lähettäjän ei tarvitse välttämättä tietää, mille palvelukeskukselle asia kuuluu, koska palautteet välitetään kirjaamoista oikeaan osoitteeseen. Samalla lähettäjälle ilmoitetaan, kenelle hänen viestinsä on ohjattu tai mistä hän voi kysyä lisätietoja. Pyydetty / kohdistettu palaute, kansalaiskyselyt Pyydettyjen palautteiden yhteydessä on aina etukäteen määriteltävä onko saatava palaute viesti vai asiakirja (katso määritelmät) ja miten sen kanssa menetellään: vastaaminen, kirjaaminen, tulostaminen, käsitteleminen, säilyttäminen, arkistointi VIREILLEPANO, KÄSITTELYN AIKANA PYYDETTÄVÄT LISÄSELVITYKSET JA LAUSUNNOT Asioiden vireillepano tapahtuu hallintolain mukaan pääsääntöisesti kirjallisesti. Tietoteknisen kehityksen myötä lainsäädännössä, esim. julkisuuslaissa, on pyritty ottamaan huomioon sähköisten viestien käyttäminen.

8 LOHJA KAUPUNKI Sivu 8 (45) Hallintolain perusteluasiakirjojen mukaan kirjallisella muodolla tarkoitetaan luettavassa muodossa olevaa asiakirjaa. Tämä muotovaatimus täyttyy myös silloin, kun asiakirja toimitetaan sähkeenä, telexinä, telekopiona tai muulla sellaisella tavalla, jossa on kysymys kirjoituksen lähettämisestä ja joka tulostuu kirjallisessa muodossa. Sähköisessä asioinnissa on otettava huomioon lainsäädäntöön sisältyvät muotomääräykset. Muilta osin julkishallinnossa sovelletaan hallintolakia, jonka mukaan on mahdollista viranomaisen suostumuksella panna asia vireille suullisestikin. Vireillepano voi siis yleensä tapahtua myös sähköpostin välityksellä. Eräissä tapauksissa asian käsittelyn eteneminen voi edellyttää lisäksi alkuperäisin allekirjoituksin varustetun asiakirjan toimittamista myöhemmin kuten esimerkiksi virkahakemuksissa ja muutoksenhakuasioissa, vaikka sähköisen asiakirjan saapuminen katkaiseekin määräajan kulumisen. Lisäksi, jos viestin liittyminen sen lähettäjään on vähänkin epävarmaa, on syytä pyytää täydennykseksi allekirjoitettu asiakirja. Käsittelyn aikana voidaan lisätietoja ja lausuntoja pyytää ja vastaanottaa sähköpostilla. Tässä sovelletaan vastaavia periaatteita kuin vireillepanossa. Esim. aloitteen vireillepanossa edellytetään tietoa lähettäjän posti/kotiosoitteesta, jotta lähettäjällä voidaan todeta olevan Lohjan kaupungin asukkaalle kuuluva aloiteoikeus. Kokonaan nimettömät viestit eivät johda vireillepanoon eikä asian käsittelyyn PÄÄTÖKSEN TIEDOKSIANTO Ulkopuolelle Päätös voidaan pätevästi antaa tiedoksi vain virallisesti allekirjoitettuna paperiversiona. Pelkästään tiedoksi annettava julkista, ei-arkaluontoista tietoa sisältävä päätös, johon ei liity muutoksenhakuohjeita tai -kieltoa voidaan lähettää sähköpostilla. Tämä edellyttää, että vastaanottaja on yhteystiedoissaan ilmoittanut sähköpostiosoitteensa. Kyseessä on silloin periaatteessa sama menettelytapa kuin jos päätös lähetetään tavallisena postina ilman saantitodistus- tms. menettelyä. Erilaisten teknisten yhteensopimattomuuksien vuoksi (viesti tai varsinkin sen liitetiedosto saattaa mennä perille sellaisessa muodossa, ettei vastaanottaja pysty sitä avaamaan) on varminta kuitenkin pyytää vastaanottajalta kuittaus. Kaupungin sisällä Kaupungin sisällä päätökset voidaan lähettää tiedoksi ja jatkovalmisteluun sähköpostin välityksellä, kuitenkin sillä edellytyksellä että ne eivät sisällä salassapidettävää arkaluontoista tietoa.

9 LOHJA KAUPUNKI Sivu 9 (45) ASIAN SIIRTÄMINEN Hallintolain mukainen siirtovelvollisuus koskee myös sähköisen viestimen avulla tapahtuvaa asiointia. Jos joku toimittaa ilmeisestä erehdyksestä tai tietämättömyydestä viranomaiselle asiakirjan, jonka käsittely ei kuulu viranomaisen toimivaltaan, viranomaisen on pyrittävä selvittämään, mille viranomaiselle asia kuuluu. Viranomaisen on heti siirrettävä asia toimivaltaiseksi katsomalleen viranomaiselle ja ilmoitettava siitä lähettäjälle. Siirtämisvelvollisuus koskee myös sähköpostia MUUTOKSENHAKUASIAT Oikaisuvaatimus (kuntalaki, hallintolaki) Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti kaupungin toimivaltaiselle toimielimelle oikaisuvaatimusohjeen mukaisesti. Oikaisuvaatimuksen voi määräajan kuluessa toimittaa sähköisellä viestimellä, mutta alkuperäinen asiakirja on lähetettävä myöhemmin täydennyksenä. Muutoksenhakuasiakirjojen saapumisajankohtien todentamiseksi on huolehdittava siitä, että sähköisten viestimien kellot ovat oikeassa ajassa. Kunnallisvalitus, hallintovalitus (kuntalaki, hallintolainkäyttölaki, erityislait) Valitukset kaupungin päätöksistä tehdään toimivaltaiselle muutoksenhakuelimelle kirjallisesti valitusosoituksen mukaisesti. Valituskirjelmä on allekirjoitettava. Valituskirjelmän voi kuitenkin toimittaa määräajan kuluessa sähköisellä viestimellä ja myöhemmin alkuperäisesti allekirjoitettuna TELEFAX Telefaksin käyttöä salassa pidettävien tai arkaluonteisten tietojen välittämisessä on kielletty. Jos ennalta arvaamattoman kiireen vuoksi faksin käyttö on välttämätöntä, on varmistuttava siitä, että henkilö, jolle faksi lähetetään, on henkilökohtaisesti vastaanottamassa sitä. Telefaxin saapumisajankohta on määräaikojen ollessa kyseessä seuraava: viimeistenkin sivujen on saavuttava ennen määräajan päättymistä. Toimipisteeseen saapuneet faxit on päivittäin tarkastettava ja ohjattava välittömästi eteenpäin oikealle käsittelijälle. 2.3 YKSITYISYYDEN SUOJA Yksityisyyden suoja on turvattu hallitusmuodon perusoikeussäännöksissä ja siihen olennaisesti liittyvästä henkilötietojen suojasta on tarkemmin säädetty henkilötietolaissa. Henkilötunnuksia tai muita yksityisyyden suojan piiriin kuuluvia tietoa EI SAA laittaa julkisiin tietoverkkoihin. Henkilöltä on pyydettävä suostumus, jos julkisissa tietoverkoissa aiotaan julkaista hänen nimensä lisäksi muita henkilötietoja kuten esimerkiksi syntymäaika, kotiosoite, kotipuhelinnumero tai valokuva.

10 LOHJA KAUPUNKI Sivu 10 (45) Työntekijöillä on oikeus tietää, mitä tarkoitusta varten heitä koskevia tietoja on Internetissä ja niitä ei saa julkaista vastoin työntekijän tahtoa. Jos kunnassa katsotaan tarpeelliseksi julkaista kunnan luottamushenkilöiden ja palveluksessa olevien kotiyhteystietoja Internetissä, siihen tarvitaan asianomaisten henkilöiden suostumus. Julkisissa tietoverkoissa voidaan antaa tietoja kunnallisessa luottamustehtävässä olevan nimestä ja puoluejäsenyydestä tehtävän yhteydessä esimerkiksi lautakunnan jäseniä koskevassa luettelossa. 2.4 SÄHKÖISET PALVELUT INTERNETISSÄ Lohjan kaupungin palveluprosesseja suunniteltaessa ja tarkistettaessa selvitetään aina myös se, voidaanko asiakkaille tarjota vaihtoehtona palvelu verkon kautta. Toistaiseksi Lohjan kaupungissa voidaan tarjota vain palveluja, jotka eivät edellytä sähköistä tunnistusta (tupas) tai allekirjoitusta eli sähköistä henkilökorttia. Lohjan kaupungin taustajärjestelmät eivät toistaiseksi pysty vastaanottamaan tietoa suoraan sähköisessä muodossa. Vuoden 2008 aikana avataan sähköiset lomakkeet päivähoitoon ja asuntotoimeen. Olemassa olevat voivat olla kahdenlaisia: - sellaisia jotka asiakas tulostaa, täyttää, allekirjoittaa ja lähettää postissa tai toimittaa asiakaspalvelukeskuksiin. - sellaisia, jotka asiakas voi täyttää ruudulla, tulostaa ja allekirjoittaa ja lähettää postissa. Kun hakulomake laitetaan verkkoon ja halutaan antaa mahdollisuus myös palauttaa se sähköisessä muodossa, täytyy ensin selvittää, vaaditaanko ko. asiaa koskevassa laissa, että hakemus on allekirjoitettu. Useissa hakemuksissa (esim. päivähoito- ja asuntohakemus) pitää olla allekirjoitus. Nämä hakemukset edellyttävät useimmiten myös liitteitä, joita ei voi tai ole tarkoituksenmukaista yleensä toimittaa sähköisesti. Sen sijaan erilaisia ilmoituksia ja ilmoittautumisia voidaan vastaanottaa verkon kautta, jos on käytettävissä lähettäjän identifioiva tunniste (esim. vesimittarilukemat) tai jos vastaanottaja vahvistaa ilmoittautumisen perinteisin keinoin (esim. Hiiden opistoon ilmoittautumiset). Salassa pidettäviä tai arkaluontoisia tietoja sisältävien lomakkeiden palauttaminen viranomaiselle tietoverkon välityksellä edellyttää aina erityisjärjestelyjä ja tietoturvan varmistamista. 2.5 VIRANHALTIJOIDEN JA TYÖNTEKIJÖIDEN OHJEET INTERNETIN KÄYTÖSSÄ Internetyhteys on työväline, joka on tarkoitettu työasioiden hoitamiseen työaikana. Henkilökohtaisten asioiden hoito (esim. pankkipalvelut, lomamatkojen varaus) on luvallista ja sallittu kohtuullisessa määrin. Kiistanalaisessa tapauksessa esimies määrittelee kohtuullisen käytön määrän.

11 LOHJA KAUPUNKI Sivu 11 (45) Kaupungin internet-liittymän käyttö kaupalliseen tai poliittiseen tarkoitukseen, kuten yksityiseen yritystoimintaan tai vaalimainontaan on ehdottomasti kielletty. Posti- ja www-palvelinten käyttö sellaiseen harrastustoimintaan ja muuhun toimintaan, joka ei olennaisesti liity kaupungin toimintaan, on kielletty. Työasemat suojataan eri käyttö- ja turvasäännöin. Tällöin käyttäjät eivät pysty itsenäisesti asentamaan internetistä lisäosia. Kaikissa tilanteissa ko. menettely ei onnistu ja käyttäjällä voi olla mahdollisuus itse asentaa ohjelmia. Näissäkään tapauksissa käyttäjä ei saa Internetistä siirtää omalle koneelle mitään ohjelmistoja tai kuvia/taustakuvia mukaan lukien näytönsäästäjät tai musiikki. Erilaisiin keskusteluryhmiin tai kilpailuihin ei saa osallistua Lohjan kaupungin sähköpostilla ja internet-liittymän kautta. Sähköpostikorttien lähettäminen on kielletty. Tietohallinnon asettamien määritysten ja oletuskäynnistyssivun muuttaminen on kielletty. Tietohallinto ohjeistaa näistä asioista tietohallinnon intranetissä. Henkilöstön internetliikennettä voidaan seurata esimiehen pyynnöstä. Tietohallinnon henkilökunnalla on tehtäviensä hoitamiseksi lupa valvoa, rajoittaa ja säädellä tietoliikenneverkon käyttöä sekä tarvittaessa kopioida, siirtää poistaa tai selvittää koneissa tai verkoissa olevaa tietoa. Jokaisesta työasemasta syntyy internet-seurantatietoa työasemalle ja verkkoon. Tiedostoista voidaan selvittää internetkäyttäytyminen (osoitteet ja käytetty aika) myös taannehtivasti. 3 OHJEET SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ Sähköposti kuuluu kirjesalaisuuden piiriin. Sähköposti on työväline, joka on tarkoitettu työasioiden hoitamiseen työaikana. Sähköpostin käyttö yksityisiin tarkoituksiin on kohtuullisessa määrin sallittu. Kiistanalaisessa tapauksessa esimies määrittelee kohtuullisen käytön määrän keskustelemalla henkilön kanssa. Käyttö kaupalliseen tai poliittiseen tarkoitukseen, kuten yksityiseen yritystoimintaan tai vaalimainontaan on kuitenkin ehdottomasti kielletty. Myöskään ketjukirjeitä ei saa lähettää kaupungin sähköpostipalvelimilla. Postipalvelinten käyttö joukkopostiluonteisesti harrastustoimintaan ja muuhun toimintaan, joka ei olennaisesti liity kaupungin toimintaan, on kielletty. Tietoturvasyistä kiertokirjeiden lähettäminen ja niihin vastaaminen on kielletty. Liitteiden avaaminen on kielletty, jos on syytä epäillä viestin alkuperää ja tarkoitusta. Edellä mainitut ja vastaavat roskapostiksi luokiteltavat viestit on poistettava välittömästi. Henkilötiedot, jotka sisältyvät sähköpostin käyttöoikeuden määrittävään käyttäjätiedostoon ja sen käyttöä kirjaavaan käyttökirjanpitoon (lokitiedostoon) ovat henkilötietolain (L 523/1999) tarkoittamia henkilötietoja. Luonnollisen henkilön sähköpostiosoite on henkilötie-

12 LOHJA KAUPUNKI Sivu 12 (45) tolain mukaan henkilötieto. Myös viestien sisällöstä voi ilmetä henkilötietoja. Sähköpostijärjestelmä muodostaa henkilötietolain tarkoittaman henkilörekisterin, josta laaditaan rekisteriseloste. Sähköpostijärjestelmässä olevia henkilötietoja käsitellään Lohjan kaupungissa henkilörekisteriselosteen mukaisella tavalla ja tarkoituksessa. 3.1 SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖPERIAATTEET Sähköpostikäyttäjät jaetaan käytettävän palvelinkapasiteetin mukaan 3 eri käyttäjäluokkaan: Peruskäyttäjä, levytilaa käytössä 200 Mb Tehokäyttäjä, levytilaa käytössä 500 Mb Heavykäyttäjä, levytilaa käytössä 1000Mb Teho- ja heavykäyttäjät ovat henkilöitä, joiden työtehtävät vaativat laajaa sähköpostin käyttöä esim. liitteiden perusteella. Nykytilanteen ongelman on käyttäjien ns. laiskuus ylläpitää postilaatikoiden kokoa pienenä. Tällöin käyttäjät haluavat yhä suurempia postilaatikoita, joka taas aiheuttaa infrastruktuurille laajennuspaineita. Perusperiaatteena on huomioida se, että sähköposti ei ole toiminnan arkistointipaikka, vaan viestinvälitysjärjestelmä. Vuosien 2008 ja 2009 aikana avataan käyttäjille mahdollisuus arkistoida viestejä ja niiden liitteitä sähköpostijärjestelmän ulkopuoliseen Rondo- sähköiseen arkistoon. Sähköpostiohjelmiston käytössä voidaan eritellä organisaatiokäyttö, virkakäyttö ja henkilökohtainen käyttö. Organisaatio-käytöllä tarkoitetaan organisaation sähköpostiosoitteeseen (esim. rakennusvalvonta@lohja.fi) lähetettyjä viranomaistoimenpiteitä edellyttäviä viestejä. Virkakäytöllä (virkasähköposti) tarkoitetaan työnantajan viranhaltijan/työntekijän työkäyttöön antamaan virkasähköpostiosoitteeseen (etunimi.sukunimi@lohja.fi) lähetettyjä viestejä, jotka edellyttävät ko. viranhaltijalta/työntekijältä työtehtäviin liittyviä toimenpiteitä. Henkilökohtaisella käytöllä tarkoitetaan työnantajan viranhaltijan/työntekijän työkäyttöön antamaan sähköpostiosoitteeseen (yleensä sama kuin henkilön virkasähköpostiosoite) liittyviä henkilökohtaisia viestejä. Kaupungin organisaatiosähköpostia saa käyttää pääosin vain viranomaistehtävissä ja sen käyttöoikeudet haetaan aina erikseen. Kaupungin sähköpostiohjelmiston käyttö henkilökohtaiseen käyttöön on kohtuullisessa sallittu, kuitenkin siten, että se ei saa häiritä asianomaisen työtehtävien suorittamista. Järjestelmissä ei ole kuitenkaan tarkoituksenmukaista lähettää, vastaanottaa tai säilyttää mitään sellaista yksityistä tietoa, jota ei ole tarkoitettu muiden tietoisuuteen. Yleisenä

13 LOHJA KAUPUNKI Sivu 13 (45) suosituksena on lisäksi, että henkilökohtaiset / luottamukselliset viestit merkitään otsikko-kohdassa tekstillä Yksityinen. 3.2 SÄHKÖINEN ASIOINTI LOHJAN KAUPUNGILLE SÄHKÖPOSTIN VÄLITYKSELLÄ Organisaatio-osoitteelle saapunut sähköposti tulee ohjata kaikille asiaa hoitaville tiedoksi. Jos saapuneessa viestissä on kuittauspyyntö, lähetetään kuittausviesti ilman tarpeetonta viivettä. Organisaatiosähköpostiosoitteen vastuuhenkilöt huolehtivat siitä, että osoitteeseen tulleet viestit luetaan riittävän usein erityisesti hakemuksille määrättyinä tärkeinä määräaikoina. Organisaatio- ja virkasähköpostiin toimitetun viranomaistoimintaan liittyvän sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta on ilmoitettava viipymättä viestin lähettäjälle siten kuin sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 12 :ssä säädetään. Viranomaiselle toimitettu tai viranomaisen laatima sähköpostiviesti on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (L 621/1999) mukaisesti viranomaisen asiakirja lain 5 :n 3 momentissa säädetyin poikkeuksin. Viranomaisen asiakirjan osalta noudatetaan julkisuuslain säädöksiä salassapidosta, tiedon saantioikeudesta ja asiakirjan siirrosta toiselle viranomaiselle. Lohjan kaupungissa laadittua virkasähköpostia, joka sisältää salassa pidettäväksi säädettyjä henkilötietoja tai muita tietoja, ei saa lähettää käyttämättä erillisiä salausmenetelmiä. Tietohallinto järjestää pyytäessä salausohjelmistot. Sähköpostiviestejä käsitellään ja ne kirjataan ja arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelmassa ilmenevällä tavalla. Sähköpostin kautta kulkevista pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista on otettava arkistokelpoinen paperituloste, jollei arkistonmuodostussuunnitelmassa muuta todeta. Valtiovarainministeriön yleisohje tarpeettomiksi tulleiden tietoaineistojen hävittämisestä ( VM 40/0194) koskee myös määräajan säilytettävien sähköpostitse saapuneiden tai lähetettyjen asiakirjojen hävittämistä. Kaikki sähköiset viestit täytyy käsitellä ja niihin antaa vastaus viipymättä. Silloin kun kyseessä on sähköinen asiakirja (vireillepano, asian käsittelyyn liittyvä, lausunto jne.), se tulostetaan, kirjataan, käsitellään ja arkistoidaan kuten vastaavat paperiasiakirjat. Asiointi tulee ohjata henkilökohtaisten osoitteiden sijasta yleisosoitteisiin (ks. edellä kohta 2.2.3). Keskusten kirjaamoihin tuleva posti ohjautuu 3 5 henkilölle, niin että myös kirjaajien poissaolojen aikana postin käsittely on turvattu. Jos sähköisiä asiakirjoja, joilla on vireillepanovaikutus, tulee yksittäisen viranhaltijan tai työntekijän postilaatikkoon, hänen on toimitettava ne asianmukaisesti käsiteltäväksi ko. keskuksen kirjaamoon. Sähköisen viestin saapumisaika on se aika, jolloin viesti on tullut vastaanottajalle, esim. sähköpostien osalta postipalvelimelle, ei se aika, jolloin viesti luetaan. Vastuu sähköisen viestin perillemenosta on aina lähettäjällä.

14 LOHJA KAUPUNKI Sivu 14 (45) 3.3 VIRKASÄHKÖPOSTIVIESTIN KÄSITTELYSSÄ HUOMIOITAVAA Virkasähköpostin lähettäminen tai automaattinen ohjaaminen yksityiseen sähköpostiosoitteeseen on kielletty tietosuojan ja tiedonhallinnan vuoksi. Lohjan kaupunki kohtelee virkasähköpostiosoitteella toimitettua viestiä pääsääntöisesti vastaanottajalle osoitettuna henkilökohtaisena viestinä, koska vastaanottaja ei voi estää henkilökohtaisten viestien saapumista. Jos saapuneessa viestissä on kuittauspyyntö, vastaanottajan tulee lähettää kuittausviesti. Sähköisessä asioinnissa lähetetään aina kuittausviesti, vaikkei sitä ole erikseen pyydetty. Virkasähköpostiviestistä tulee ilmetä, että sen lähettäjä on viranomainen, ei yksittäinen työntekijä/virkamies esim. liittämällä allekirjoitukseen asema ja yksikön nimi sekä muistuttamalla tai asettamalla paluuosoite siten, että jatkoyhteydet hoidetaan edelleen ao. yleisosoitteen kautta. Virkasähköpostiviestien kohdalla noudatetaan julkisuuslakia ja arkistolakia sekä niiden perusteella annettuja säädöksiä ja ohjeita kuten edellä organisaation sähköpostiviestien kohdalla on todettu. Lohjan kaupungin allekirjoitusmuoto (pakollinen käyttää): Etunimi Sukunimi Matti Meikäläinen Titteli/Virka/Toimi Mikrotukihenkilö Lohjan kaupunki / Toimipaikka Lohjan kaupunki / Tietohallinto Katuosoite (Ei postilokero) Ojamonkatu 36 Postiosoite Lohja Puhelinnumero(t) p. (019) , HENKILÖKOHTAISEN SÄHKÖPOSTIVIESTIN KÄSITTELYSSÄ HUOMIOITAVAA Henkilökohtainen sähköpostiosoite on tyypillisesti sama kuin virkasähköpostiosoite. Työntekijän tulee siirtää virkasähköpostiosoitteeseensa tulevat henkilökohtaiset viestit välittömästi omaan kansioon, nimeltään yksityinen, tai vaihtoehtoisesti poistaa ne. Tämä koskee sekä saapuvia että lähteviä viestejä. 3.5 YKSITYISEN SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSSÄ HUOMIOITAVAA Henkilön omaan käyttöönsä ulkopuoliselta palveluntarjoajalta hankkima yksityinen sähköpostiosoite on yksityisasia, jota ei tässä tarkemmin ohjata. Yksityisessä sähköpostissa ei saa tietoturva syistä käyttää samoja salasanoja kuin kaupungin tarjoamilla sähköpostitunnuksilla.

15 LOHJA KAUPUNKI Sivu 15 (45) 3.6 PERILLE MENEMÄTTÖMÄN SÄHKÖPOSTIVIESTIN KÄSITTELY Sähköpostiviestin lähettäjällä on pääasiallinen vastuu viestin luettavuudesta, viestin perillemenosta, määräajan ylittymisestä ja muista näihin verrattavista seikoista. Mikäli saapuvan viestin osoite ei ole sähköpostijärjestelmän tiedossa, posti palautuu automaattisesti lähettäjälle virheilmoituksen kera. 3.7 VÄÄRÄÄN OSOITTEESEEN SAAPUNUT SÄHKÖPOSTIVIESTI Mikäli käyttäjä saa toiselle henkilölle tarkoitetun sähköpostiviestin, käyttäjällä on vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto niin viestin sisällöstä kuin olemassaolostakin. Toiselle henkilölle (esimerkiksi kaimalle) tarkoitettu sähköpostiviesti on ohjattava edelleen oikeaan osoitteeseen, jos osoite on tiedossa. Mikäli osoitetta ei ole tiedossa, lähettäjälle on annettava tieto epäonnistuneesta toimituksesta ja saapunut viesti hävitetään. Kaupungin toimivaltaan kuulumaton, ilmeisestä erehdyksestä tai tietämättömyydestä Lohjan kaupungille lähetetty sähköpostiviesti on siirrettävä hallintolain 21 :n mukaisesti toimivaltaiseksi katsotulle viranomaiselle, jos se on tiedossa; siirrosta on ilmoitettava viestin lähettäjälle. Ellei siirto ole mahdollinen viesti palautetaan ja hävitetään kaupungin palvelimilta. Sama käytäntö koskee myös saapuneita telefaxeja. 3.8 ROSKAPOSTIVIESTIN KÄSITTELYPERIAATTEET Roskapostilla tarkoitetaan häiritseviä sähköpostiviestejä, joita käyttäjä ei halua; yleensä kyse on mainospostista. Varsinaisen roskapostin lisäksi sähköpostitse saattaa tulla suomalaista suoramarkkinointia. Luonnolliselle henkilölle - kuten työntekijälle - osoitettu suoramarkkinointi on kielletty TTsL 21 :n 1 momentin mukaan automaattisten järjestelmien - kuten sähköpostin - avulla, ellei henkilö ole antanut etukäteistä suostumusta. Ulkomaiseen roskapostiin ei pidä vastata, koska vastaamalla osoittaa osoitteensa toimivaksi, jolloin osoite lisätään roskapostituslistoille. Virkasähköpostiosoitteeseen tullut roskapostiviesti katsotaan oikeushenkilöön kohdistuvaksi, jonka Lohjan kaupunki voi tarvittaessa kieltää. Lohjan kaupunki pyrkii pienentämään roskapostiongelmaa teknisin menetelmin estämällä roskapostin saapumisen tunnetuista roskapostia välittävistä palvelimista tai tuhoamalla saapuneen roskapostin. Tähän toimintaan käytetään markkinoilta hankittua erillistä roskapostisuodatusjärjestelmää. Lohjan kaupungin ei tarvitse tiedottaa roskapostin tuhoamisesta viestinnän osapuolille tai palauttaa sitä lähettäjälle. Käyttäjä voi ilmoittaa häiritsevästä roskapostista ylläpitohenkilökunnalle tai atk-tukihenkilölle. Sähköpostijärjestelmän pääkäyttäjä tai varahenkilö vapauttaa jatkolähetykseen roskapostisuodatusjärjestelmän virheellisesti estämät sähköpostit, joko sähköpostiviestin otsikon tai lähettäjän tietojen perusteella. Uuden sähköpostijärjestelmän (Exchange 2007) käyttöönoton valmistuttua voidaan roskapostin käsittelyssä myös ottaa käyttöön käyttäjien itse ylläpitämä roskapostiseuranta.

16 LOHJA KAUPUNKI Sivu 16 (45) 3.9 SÄHKÖPOSTIOSOITTEIDEN JULKAISEMINEN Julkaisemisella tarkoitetaan sähköpostiosoitteen ilmaisemista muun muassa kaupungin puhelinluettelossa tai muussa julkaisussa, kaupungin www-sivulla, käyntikortissa ja hakemistopalvelussa. Lohjan kaupunki julkaisee yleiset sähköpostiosoitteet sekä henkilöstön yhteystiedot, joissa sähköpostiosoitteet ovat muotoa Kaupunki ei julkaise yksityisiä sähköpostiosoitteita. Luottamushenkilöiden yksityiset sähköpostiosoitteet voidaan julkaista ko. henkilön luvalla (Dynasty-yhteystietorekisteri). Sähköpostitunnukset ovat henkilökohtaisia ja niitä tulee käsitellä samoin kuin muitakin käytön turvallisuuden takaavia tunnuksia (esim. pankkikortin tunnusluku). Vaikka virallinen asiointi pyritään ohjaamaan yleisosoitteiden kautta, virallisia viestejä ja asiakirjoja tulee edelleenkin saapumaan myös henkilökohtaisilla osoitteilla, ja sen vuoksi lomien tai muiden pitempiaikaisten poissaolojen yhteydessä on käytettävä toimintoa, jossa viestin lähettäjä saa tiedotuksen poissaolon pituudesta ja sijaisesta. Tämän ohjeen lisäksi on käytettävä yleisiä sähköpostin käyttäytymissääntöjä eli Netikettiä. Työsuhteen päättyessä esimiesten velvollisuus on ilmoittaa tietohallinnolle kuukautta aikaisemmin sähköpostiosoitteen sulkemisesta. Esimiesten on pyrittävä ilmoitettamaan tietohallintoon ennakolta virka- ja työsuhteiden päättymiset SÄHKÖPOSTIN KIELLETTY KÄYTTÖ JA TIETOSISÄLTÖ Sähköpostin käytössä muihin kuin työtehtävien hoitamiseen eli henkilökohtaisessa käytössä tulee olla yleisesti ottaen pidättyväinen, koska jokainen viranhaltija/työntekijä edustaa omalta osaltaan kaupunkia toimiessaan kaupungin myöntämän käyttöluvan turvin ja kaupungin tietojärjestelmien kautta. Myös postituslistoille ilmoittautumista tulee välttää, koska käyttäjien tulee huomioida, että saapuvan postin määrä pysyy kohtuullisena ja saadusta postista on myös ammatillista hyötyä. Keskustelu- ym. foorumeilla tulee käyttäytyä siten, etteivät esitetyt kommentit ole ristiriidassa kaupungin edun kanssa. Roskapostitulvan välttämiseksi sähköpostiosoitetta ei saa keskustelu- ym. foorumeilla ilmaista tai rekisteröidä verkon palveluihin. Epäasiallisten ja vahingollisten viestien ja tietojen lähettäminen sähköpostitse on kiellettyä. Tällaisia viestejä ja tietoja ovat mm. : virukset tai muut automaattisesti leviävät viestit, tiedostot tai ohjelmat nimettömät viestit, ketjukirjeet ja massapostitukset tuntemattomille henkilöille uskonnollisesti, poliittisesti tai muuten propagandistinen/loukkaava viestintä toiseen henkilöön kohdentuvat loukkaavat tai halventavat viestit viestien ja tietojen edelleen jakelu ilman lähettäjän lupaa silloin, kun edelleen jakelu saattaisi aiheuttaa vahinkoa tai haittaa lähettäjälle.

17 LOHJA KAUPUNKI Sivu 17 (45) Sähköpostin käytössä on erityisesti kiinnitettävä huomiota myös lähetettävien tietosisältöjen luottamuksellisuuteen. Lohjan kaupungilla ei ole käytössä salausjärjestelmää. Sähköpostiviestit kulkevat tietoverkoissa avoimina ja selväkielisinä ja siitä syystä luottamuksellisten ja salaisten tietojen lähettäminen sähköpostitse ilman salausjärjestelmän käyttöä on kiellettyä. Sähköpostin automaattinen ohjaaminen toiseen erityisesti kaupungin tietoverkon ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen on kiellettyä tietoturvallisuuden vuoksi. Lohjan kaupungilla on oikeus asettaa rajoituksia sähköpostiviestien ja niiden liitetiedostojen suhteen. Rajoitukset voidaan toteuttaa esimerkiksi suodattamalla liian suuret tai kaupungin tietoturvallisuutta vahingoittavat tai uhkaavat viestit ja tiedostot - kuten haittaohjelmat pois. Käyttäjille tiedotetaan näistä rajoituksista intranetissä. Seuraavat rajoitteet liitetiedostojen vastaanottamisessa ja lähetyksessä ovat automaattisesti voimassa: 50 Mt lähetys- ja vastaanottoviestin maksimikoko Seuraavat liitetiedostot, jotka ovat muotoa:.386,.3gr,.add,.ade,.asp,.bas,.bat,.chm,.cmd,.com,.cpl,.crt.dbx,.dll,.exe,.fon,.hlp,.hta,.inf,.ins,.isp,.js,.jse,.lnk.mdb,.mde,.msc,.msi,.msp,.mst,.ocx,.pcd,.pif,.reg,.scr,.sct.shs,.shb,.url,.vb,.vbe,.vbs,.vxd,.wsc,.wsf,.wsh käytetään seuraavia dns-block-listoja: Sender IP is listed by DNSBL "spamhaus" Sender IP is listed by DNSBL "dsbl" Kaupungilla on oikeus ohjelmallisesti tarkistaa viestit ja liitetiedostot mahdollisten virusten ja muiden haittaohjelmien osalta. Kaupungilla on oikeus myös poistaa viruksia ja muita haittaohjelmia sisältävät viestit ja liitetiedostot. Viestin välittämisessä tehty liitetiedostojen poistaminen on tarvittaessa saatettava viestin vastaanottajan ja lähettäjän tietoon SÄHKÖPOSTIEN SALAUS JA SALAUSJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ Mikäli on tarvetta lähettää sähköisesti luottamuksellista/salaista tietoa yleisen Internet verkon välityksellä, on tieto salakirjoitettava. Salauksessa on käytettävä vahvaa salausta, johon on käytettävissä ns. julkisen avaimen salaus (SMIME). Tällaisissa tapauksissa tietohallinto tuottaa salausjärjestelmät. Kiinteää tiedon salausta ei saa suorittaa ilman erillistä lupaa. Pääsääntönä on, ettei erittäin salaiseksi tai salaiseksi luokiteltuja asiakirjoja saa missään tapaukseen lähettää sähköpostilla. Muita kuin julkisia tietoja ja julkisia henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ei tule siirtää sähköpostina tai muuna tietoverkon yli tapahtuvana tie-

18 LOHJA KAUPUNKI Sivu 18 (45) donsiirtona ilman salakirjoitusta. Salassa pidettäviä tietoja ja salassa pidettäviä henkilötietoja voidaan siirtää, mikäli sen salaukseen käytetään riittävän vahvoja salausalgoritmeja. Sähköpostilla vastaanotetun asiakirjan oikeellisuus ja aitous on tarvittaessa varmistettava. Jos virkasähköposti on salattu siten, että vain vastaanottaja voi avata sen, se on avattava välittömästi siirron jälkeen. Tarvittaessa se voidaan salata uudestaan siten, että se on muidenkin asian käsittelijöiden avattavissa SÄHKÖPOSTIN JA TIETOVERKON KÄYTÖN VALVONTA Lohjan kaupunki ei valvo perusteettomasti sähköposteja, eikä loukkaa viestintäosapuolten eikä viestien käsittelemien henkilöiden yksityisyyttä. Myöskään muussa verkkokäytön valvonnassa ei perusteettomasti loukata yksityisyyttä. Joissain olosuhteissa yksityiskohtaisempi tutkinta voi olla välttämätöntä. Ylläpitohenkilökuntaan kuuluvat henkilöt, jotka joutuvat työnsä takia tekemisiin lokitietojen ja toisten ihmisten viestien kanssa. Heitä sitoo ehdoton vaitiolovelvollisuus ja he ovat sitoutuneet noudattamaan ylläpitohenkilöstön toimintasääntöjä. Ylläpitohenkilökunnalle määritellään mahdollisuuksien mukaan henkilökohtaiset pääkäyttäjätunnukset. Ylläpitotehtävät jaetaan mahdollisuuksien mukaan usealle henkilölle, joilla on eri käyttövaltuudet. Myös ylläpidon toimenpiteistä kerätään tarvittavaa lokitietoa. Syntyvää lokitietoa käytetään normaalisti vain vaitiolovelvollisen ylläpitohenkilöstön teknisluontoisiin tehtäviin. Tällaisia ovat esimerkiksi palvelun tason varmistaminen, häiriötilanteiden selvittäminen sekä tilastointiin verrattava yhteenveto, jossa ei näy yksityiskohtaista käyttöä. Lokitietoja ei käytetä käyttäjäkohtaisten profiiliyhteenvetojen tms. tekemiseen, mutta perustellusti väärinkäytöstä epäiltäessä voidaan lokitietoja käyttää tilanteen selvittämiseen. Tilanteissa, joissa perustellusti (näyttö) epäillään käyttäjän syyllistyneen rikolliseen toimintaan tai väärinkäytöksiin, kaupunginjohtaja tai hänen sijaisensa harkitsee ja päättää, keillä kaupungin edustajilla oikeus lukea käyttäjälle lähetettyjä tai hänen lähettämiään sähköpostiviestejä tai vastaavia lokitietoja. Tarvittaessa tehdään rikosilmoitus poliisille, joka voi hankkia tuomioistuimelta televalvontaluvan. Arkistonmuodostussuunnitelmassa tai ylläpito-ohjeistuksessa määritellään lokitietojen säilytysaika ja paikka MENETTELY VIRANHALTIJAN/TYÖNTEKIJÄN POISSAOLOJEN AIKANA Kun kyse on ennakoidusta poissaolosta, työntekijän on huolehdittava sähköpostinsa asianmukaisesta hoidosta. Ensisijainen menettely on automaattinen poissaoloviesti, josta ilmenee sijaisten yhteystiedot ja mikäli mahdollista poissaolon pituus. Poissaolon syy voi olla esimerkiksi työtehtävien hoitoon liittyvä matka tai koulutus taikka loma, sairaus tai muu työstä poissaoloon oikeuttava syy. Organisaatiosähköpostiosoitteen vastuuhenkilö huolehtii siitä,

19 LOHJA KAUPUNKI Sivu 19 (45) että posti luetaan ja sen edellyttämiin toimenpiteisiin ryhdytään myös vastuuhenkilön poissaolon aikana. Poissaolojensa aikana työntekijän/viranhaltijan tulee huolehtia automaattisen poissaoloilmoituksen käyttämisestä. Automaattista poissaolotiedotetta on suositeltavaa käyttää aina viranhaltijan/työntekijän ollessa pois työpaikaltaan pidempään kuin yhden työpäivän. Poissaolotiedotteessa on hyvä ilmoittaa sen henkilön yhteystiedot, johon viestin lähettäjä voi ottaa yhteyttä poissaolevan viranhaltijan/työntekijän sijaan. Alla on kuvattu Lohjan kaupungin oletusteksti poissaolotiedotteeseen. Olen poissa työpaikalta xx.xx.xxxx xx.xx.xxxx välisen ajan. Poissa ollessani ota yhteyttä (henkilön nimi, yhteystiedot) Terveisin, Oma nimi Halutessasi voit korvata poissa työpaikalta tekstin poissaolon syyllä esim. vuosiloma, koulutus, yms. Tieto sijaisuudesta voidaan myös jättää pois. Yli 6 kuukauden poissaoloissa tietohallinto nimeää sähköpostiosoitteen uudestaan, jolloin alkuperäiseen sähköpostiosoitteeseen ei voida lähettää postia. Alkuperäisen sähköpostiosoitteen sähköpostit säilyvät ja henkilön tullessa takaisin tehtäviin sähköposti nimetään takaisin alkuperäiseksi. Viranhaltija/työntekijä voi myös poikkeuksellisesti antaa kirjallisen suostumuksensa siihen, että poissaolon aikana tietty työnantajan tehtävään hyväksymä henkilö voi ottaa vastaan poissa olevalle lähetetyt viestit työnantajan toiminnan kannalta tärkeiden viestien sisällön selvittämiseksi. Tällöinkään selvästi henkilökohtaiseksi merkittyä viestiä ei saa toisen puolesta avata. Sähköpostin käyttöoikeudet päättyvät palvelussuhteen päättyessä. Palvelussuhteen päättyessä esimiehen on kuukautta ennen ilmoitettava tietohallintoyksikölle, että sähköpostiosoite poistetaan käytöstä päivänä xx.xx.xxxx. Ilmoitus tehdään kaupungin intranetissä olevalla lomakkeella. Henkilön poistuessa kaupungin palveluksesta, hänen käyttäjätunnuksensa suljetaan ja sähköpostipostinsa poistuvat automaattisesti 4 kk kuluttua. Esimiehen tulee kehottaa viranhaltijaa/työntekijää hyvissä ajoin poistamaan henkilökohtaiset viestit ja ilmoittamaan viestintäkumppaneilleen sähköpostiosoitteen poistamisesta palvelussuhteen päättyessä.

20 LOHJA KAUPUNKI Sivu 20 (45) Käyttäjän kuoltua hänen sähköpostitunnuksensa suljetaan. Avaamattomat viestit palautetaan lähetysosoitteeseen. Muut viestit säilytetään 6 kuukauden ajan, jonka jälkeen ne hävitetään. Käyttäjän henkilökohtaiset viestit luovutetaan kuolinpesälle yksikön esimiehen ja kuolinpesän hoitajan tehdyn kirjallisen sopimuksen perusteella. Virkasähköpostiviestien käsittelystä päättää yksikön esimies. Menettelyssä tulee noudattaa aikaisemman kohdan mukaisia ohjeita. Tällaisessa tilanteessa tehdään erillinen pöytäkirja tehdyistä toimenpiteistä TYÖNANTAJAN OIKEUDET SÄHKÖPOSTIVIESTIEN LUKEMISEEN TYÖNANTAJALLE KUULUVAN VIESTIN SELVITTÄMINEN Jos viranhaltija/työntekijä on estynyt suorittamasta työtehtäviään, ja on ilmeistä, että työnantajan toiminnan kannalta tärkeitä viestejä ei ole saatu työnantajan käyttöön, on työntekijältä / viranhaltijalta pyydettävä mahdollisuuksien mukaan suostumus työnantajalle kuuluvien viestien selvittämiseen ja tarvittaessa avaamiseen. Seuraavissa tilanteissa voi toimialajohtaja päättää viestien aukaisemisesta yksikön esimiehen esittelystä, jollei työntekijän/viranhaltijan hoitamien asioiden selville saaminen ja työnantajan toiminnan turvaaminen ole muilla keinoin mahdollista: työntekijän/viranhaltijan sähköpostiin on lähetetty tämän poissa ollessa työnantajalle kuuluvia viestijä lähettänyt tai vastaanottanut välittömästi ennen poissaoloaan työnantajalle kuuluvia viestejä Jos työntekijältä ei esimerkiksi vakavan vammautumisen, kuolemantapauksen tai muutoin voida saada suostumusta edellä mainittujen tietojen selvittämiseen, on työnantajalla yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 19 ja 20 :ssä tarkemmin säädetyin edellytyksin oikeus hakea esille ja avata ilmeisimmin työnantajalle kuuluva viesti. Tällaisessa tilanteessa tehdään erillinen pöytäkirja tehdyistä toimenpiteistä. Tämän toimintaprosessin helpottamiseksi esimiesten tulee kehottaa työntekijöitään otsikoimaan yksityisviestit ja siirtämään ne omaan kansioon VÄÄRINKÄYTÖSTEN YM. SELVITTÄMINEN Epäiltäessä väärinkäytöksiä, rikollista toimintaa taikka riitatilanteissa on työnantajalla oikeus lukea viranhaltijalle/työntekijälle lähetettyjä tai hänen lähettämiään sähköpostiviestejä saatuaan suostumuksen ao. henkilöltä tai muuten kirjallisesti sovittuaan asiasta hänen kanssaan. Suostumus voidaan pyytää myös etukäteen käyttöoikeuksia myönnettäessä.