Ilmoittaminen HILMA-palvelussa. Käsittelyjärjestys. Hankintailmoitukset.fi (HILMA) toimijat. Edita Publishing Oy Lakitieto ja koulutus

Transkriptio

1 Ilmoittaminen HILMA-palvelussa Edita Publishing Oy Lakitieto ja koulutus Käsittelyjärjestys HILMAn käytön perusasioita Kansallinen hankintailmoitus ja sen yhteydessä yleisiä hankinta-asioita Tämän ohessa ja jälkeen EU-lomakkeisiin liittyviä erityiskysymyksiä Lopuksi etukäteen lähettyjä kysymyksiä ja vastauksia niihin Hankintailmoitukset.fi (HILMA) toimijat Hankintayksikkö: kunnan tai valtion viranomainen tai muu hankintalaissa tarkoitettu hankintayksikkö Käyttäjä: Hankintayksikön työntekijä tai viranhaltija tai hankintayksikön puolesta hankintaa hoitava yksikkö Edita: HILMA-palvelun ilmoitusten ylläpitäjä ja tekninen tuki TEM: HILMAsta vastaava ministeriö 1

2 Käyttäjätunnukset Uudet tunnukset yläreunasta kohdasta rekisteröidy Täytä omat tietosi, huomaa, että tunnus on tarkoitettu henkilökohtaiseksi Ilmoituksia voit jättää heti Huomaa sähköpostivalinnat: Sähköpostia uudesta ilmoituksesta: saat viestin, kun avaat uuden lomakepohjan HILMAssa Sähköpostia julkaistusta ilmoituksesta: saat viestin, kun ilmoituksesi on tarkistettu ja julkaistu HILMAan Hankintayksikön luominen Hankintayksikkö syntyy palveluun, kun ensimmäinen käyttäjä liitetään siihen Kirjaudu sisään HILMAan, siirry kohtaan Muokkaa omia tietoja ja täytä hankintayksikkösi y-tunnus Tämän jälkeen voit muokata hankintayksikön tietoja Tunnusten liittäminen hankintayksikköön y-tunnuksella Lomakkeelle tulostuvat hankintayksikön tiedot valmiiksi Yksikköön liitetyt käyttäjät voivat muokata hankintayksikön tietoja Hankintayksikön tietojen muokkaaminen ei ole mahdollista ennen kuin käyttäjä on ylläpidon toimesta tarkastettu Hankintayksikön tiedot omat tietosi Omissa tiedoissasi voit antaa valmiiksi omat esitäytetyt tietosi lomakkeelle Hankintayksikön tiedoista tulevat ne kohdat, joita ei ole omissa tiedoissa mainittu Esimerkiksi sähköpostiosoitteeksi voidaan merkitä HY:n kohdalla koko viranomainen yleinen osoite ja omissa tiedoissa oman yksikön osoite Näin täyttäessäsi ilmoitusta sähköpostit tulevat oikeaan paikkaan 2

3 Ilmoituksen jättäminen Ilmoituksen jättäminen Päätavoite: Hankinnan asiallinen virheettömyys Virheellinen hankintailmoitus johtaa virheelliseen menettelyyn, joka on purkuperuste Virheellisen menettelyn kustannukset voivat nousta suuriksi, joten järkevintä huolehtia menettelyn oikeellisuudesta Hankintailmoituksen täyttäminen oikein on välttämätöntä virheettömälle menettelylle HILMAssa oikein tehty ilmoitus täyttää lainsäädännön ilmoittamisvelvollisuudet Omat hankintaohjeet Hankintojen helppouden ja yhdenmukaisuuden vuoksi on hyvä, jos hankintayksiköllä on yleiset ohjeet ilmoittamisesta Ohjeet voivat sisältää mm. aina ilmoitettaessa tarvittavat tiedot, kuten hankintaviranomaisen luonteen ja toimialat, jotka tarvitaan EUilmoitukseen Ei tarvetta miettiä samoja asioita joka ilmoitukseen Huomaa, että osa näistä tiedoista voidaan syöttää hankintayksikön tietoihin jo valmiiksi 3

4 Virhe ilmoituksessa Ilmoituksia tehtäessä tulee muistaa, että väärä tieto muodostaa menettelyvirheen Jos et tiedä jonkin valinnan (hankintalaji, menettelyn luonne tms) tarkoitusta, ota selvää! Tietoa mm. neuvontayksikön sivuilta ( maksullisista lisäarvopalveluista, oman organisaation hankintaosaajilta HILMA-palvelusta myös siltä osin, kuin asia koskee ilmoituksen jättämistä eikä sisältöä Virheen korjaaminen on hankalaa Pyri siihen, että ilmoitus on julkaisukelpoinen, kun painat Lähetä -nappia Lomakkeiden täyttäminen Pakolliset kohdat merkitty *-merkillä Vasemmassa reunassa ilmoituksen eri osat/jaksot ja niiden vieressä pallo Kynä merkitsee, että täytät nyt kyseistä osiota Vihreä, oikein täytetty Punainen, pakollinen tieto puuttuu tai on väärin Harmaa, osiota ei täytetty Ilmoitusta ei voi lähettää jos pakollisia tietoja puuttuu lähetä-nappi on harmaa Suurennuslasi, ilmoituksen oikoluku, ja tarkistus Ilmoituksen käsittely HILMAssa Saman päivän aikana julkaistaan ennen klo saapuneet ilmoitukset Ei kuitenkaan poikkeukseton varaa mieluummin aikaa julkaisulle erityisesti EUilmoituksissa, joissa määräajat ehdottomia Ilmoitukset tarkistetaan pintapuolisesti Vastuu tietojen oikeellisuudesta on kuitenkin hankintayksiköllä 4

5 Apua ja ohjeita täyttäessäsi Ilmoituksissa on sinisiä info-nappuloita, joita painamalla saat lisätietoa täytettävästä kohdasta Lomakkeen valinta Ei ilmoitusta, kansallinen ilmoitus vai EUilmoitus? Kynnysarvot löytyvät palvelusta Huomaa erilliset erityisalojen kynnysarvot Huomaa myös keskushallinnon viranomaisten erilliset kynnysarvot Ohjeellinen lista näistä viranomaisista Eri hankintalajien erot Palvelu vs. käyttöoikeussopimus Liitteen B mukaiset hankinnat Hankinnalle valittu CPV-koodi määrää, onko kyseessä liitteen A vai B mukainen palveluhankinta Esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuoltoalan hankinnat, jotka liittyvät palvelutuotantoon Päivähoitopalvelut ( ) -> liite B: kansallinen hankintailmoitus ja EU-jälki-ilmoitus Tietokonetuki ( ) päivähoidon käyttöön -> liite A, EU-hankintailmoitus ja EU-jälki-ilmoitus 5

6 Kansallinen hankintailmoitus Kansallinen ilmoituslomake Sähköinen lomake palvelussa, kun olet kirjautunut sisään Palvelussa myös PDF-lomake Kansallinen hankintailmoitus Ainoastaan yksi lomake, ei ennakko- tai jälkiilmoitusta, eikä erityisaloille omaa lomaketta Yhteystiedot Erityisesti yhteyshenkilön oltava paikalla ilmoituksen jättämisen aikoihin Varmistetaan, että tieto hankinnasta on jaettu riittävän laajasti usealle henkilölle Jos sähköpostiosoite on vain muodossa huolehdi siitä, että myös henkilön nimi löytyy ilmoituksesta! Huomaa ero tarjouksen toimitusosoitteen ja lisätietojen antajan välillä 6

7 Kansallisen hankintailmoituslomakkeen täyttäminen Hankintayksikkö ja yhteystiedot Käytä paikalla olevan henkilön yhteystietoja Jos ilmoituksessa on huomautettavaa, näiden yhteystietojen mukaan otetaan yhteyttä Hankinnan kohde Tunniste- tai viitenumero vapaavalintainen Hankinnan arvioitu arvo täytettävä Ilman arvonlisäveroa, optiot mukaan lukien Ei virhevastuuta, pitää pyrkiä arvioimaan oikein Arvoa ei ole pakko julkaista Hankinta ylittää hankintalain 15 :n kynnysarvon tarkoittaa, että kyseessä kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta Kansallisen hankintailmoituksen tekeminen, jatkuu CPV-koodit (hankinnan koodi) Hankintalajin valinta rajaa pääkohteen CPV:t Lisäkohteilla voi käyttää mitä tahansa CPV:tä Vähintään 2-tason tarkkuudella Kansallisen hankintailmoituksen tekeminen, jatkuu NUTS-koodit (aluekoodi) Käyttö vapaaehtoista Valitaan tarkin mahdollinen, esim. Turku K853 Jos toteutetaan useassa paikassa, valitaan sellainen alue, joka kattaa koko toteutusalueen Helsinki ja Espoo, Helsingin seutu S011 Rauman ja Porin alueella, Satakunta FI196 7

8 Kansallisen hankintailmoituksen tekeminen, jatkuu Hankintamenettelyn valinta Tärkeää tiedostaa, mitä mikäkin hankintamenettely tarkoittaa käytännössä Usein valitaan rajoitettu menettely, vaikka ei tarkoiteta sitä Normaali hankintamenettely on avoin menettely Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön perusteella tarjouksia, joista valitaan paras tai rajoitettu menettely Hankintailmoitukseen vastataan osallistumishakemuksilla, joista valitaan parhaimmat tarjoajat ja näille lähetetään tarjoukset Tarjoajilla on siis esikarsinta ennen kuin he tekevät tarjouksensa Rajoitetun menettelyn käyttö Ilmoitus rajoitetusta menettelystä Osallistumishakemukset Tarjoajien valinta jatkoon Tarjouspyyntöjen lähettäminen Rajoitettua menettelyä ei tule rinnastaa esim. siihen, että halutaan rajoittaa annettavien tarjouspyyntöasiakirjojen määrää Erityinen menettely, jossa omat edellytyksensä Tarjousten vastaanotto ja arviointi Kansallisen hankintailmoituksen tekeminen, jatkuu Osatarjouksien hyväksyminen Vapaaehtoista, mutta laajoissa urakoissa hyödyllistä Hankinta voidaan jakaa osiin, esimerkiksi sähköurakkaan, putkiurakkaan ja rakennustöihin Tarkemmat tiedot Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot -kenttään Vaihtoehtoiset tarjoukset Vapaaehtoista, käytetään jos halutaan määritellä hankinta ongelmakeskeisesti tai ei tunneta markkinoilla olevia ratkaisuja Tarjouspyynnössä esitettyä tarvetta vastaavat, mutta vaihtoehtoiset tai innovatiiviset ratkaisut 8

9 Kansallinen hankintailmoitus: Tarkemmat ehdot Soveltuvuutta koskevat vaatimukset Taloudelliset ja rahoitukselliset edellytykset Pätevyys Muut syrjimättömät edellytykset Todistukset Edellisten vaatimusten täyttämisen osoittaminen Viranomaisen todistus, tase, luottolaitoksen lausunto ym. Kansallinen hankintailmoitus: Tarkemmat ehdot 2 Ehdokkaiden määrän rajaaminen Ei mahdollista avoimessa menettelyssä Vertailuperusteet Jos tarjouksen vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, on ilmoitettava vertailuperusteet tärkeysjärjestyksessä tai vertailuperusteiden painotus Jos vertailuperusteet esitetään tarjouspyyntöasiakirjoissa, tulee tästä ilmoittaa hankintailmoituksessa Jos vertailuperusteena on vain hinta, ei käytetä Kansallinen hankintailmoitus: Eräpäivä ja tarjouspyynnöt Tarjousten/osallistumishakemusten eräpäivä Kansallisessa ilmoituksessa kohtuullinen aika EU-ilmoituksessa säädetyt määräajat Yleensä viikko on käytännössä liian lyhyt Ilmoitukset julkaistaan Julkiset hankinnat lehdessä kerran viikossa Voi siis kulua yli viikko siihen, että mahdollinen tarjoaja voi saada tiedon hankinnasta Sähköisissä palveluissa yleensä seuraavana päivänä 9

10 Liitetiedostot Joko HILMAan lähetettävät tiedostot tai linkki omiin tiedostoihin Liitetiedostot eivät arkistoidu Liitteiden, kuten esimerkiksi tarjouspyynnön arkistointi on hankintayksikön vastuulla! HILMAan lähetettävissä ei määrärajaa Maksimikoko 4 megatavua Kun liität tiedoston, muista painaa hakemisen lisäksi lisää ja vasta sen jälkeen tallenna ja jatka Ei rajoja tiedostotyypeille Kannattaa käyttää yleisesti käytössä olevia formaatteja, esim. pdf ja doc Esim. Acrobat-tiedostot voi tallentaa vanhemmassa formaatissa, jos käytät uusinta versiota itse EU-ilmoitukset Kynnysarvon ylittäviä koskee huomattavasti kansallisia ilmoituksia tarkempi sääntely Ennakkoilmoitus Ennakkoilmoitus ei ole hankintailmoitus, vaan sillä tiedotetaan tulevasta hankinnasta Jos ennakkoilmoitus jätetään, se lyhentää ilmoituksen vähimmäismääräaikaa Jos haluat käyttää lyhennettyä aikaa, muista mainita ennakkoilmoitus varsinaisessa hankintailmoituksessasi Kohta IV.3.2 EU-hankintailmoituslomakkeessa Ei koskaan alle 22 pv 10

11 EU-hankintailmoitus Julkaistaan HILMAn, Julkiset hankinnat -lehden ja lisäarvopalvelujen lisäksi myös Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (TED) Ilman liitteitä Tenders Electronic Daily (TED) Osoitteessa ted.europa.eu Oman ilmoituksen etsiminen TEDistä Palveluun on ensiksi kirjauduttava ja rekisteröidyttävä Hankinnan nimellä, esim. Päällystysurakka Huomaa, että teet haun arkistosta (valinta haun laajuus arkisto) Esim. jälki-ilmoituksessa tarvittava EUVL-numero ilmoituksen alussa TEDissä Ilmoitusnumero sisältää lehden numeron ja ilmoitusnumeron Esimerkiksi 2008/S : ilmoitus numero on julkaistu virallisen lehden lisäosassa S numerossa 25 Jälki-ilmoituksessa kohta iv.3.2 EU-hankintailmoitus, I jakso Hankintalajin valinta, eri vaihtoehdot kuin kansallisessa Hankintaviranomaisen luonne ja pääasialliset toimialat Pääosin tilastointitarkoituksiin, mutta pakollinen kenttä Onko hankintayksikkö valtion keskushallintoviranomainen? Tekee hankintoja muille Käytävä ilmi myös muista asiakirjoista! 11

12 II jakso Hankinnan nimi kuten kansallisessa Toimii otsikkona HILMAssa ja TEDissä Jos tavarahankinta, valitaan myös toteutustapa NUTS-koodi Kuten kansallisessakin tarkin mahdollinen Tarkennettavissa tekstikentässä II.1.5 Huomaa, että toteutustapa ja hankintalaji rajaa Tärkeä hakujen kannalta II jakso, jatkuu CPV-koodi EU-ilmoituksissa vähintään päätasolla II.1.7 Sopimus kuuluu Maailman kauppajärjestön (WTO) julkisia hankintoja koskevan sopimuksen soveltamisalaan Pääsääntöisesti EU-kynnysarvon ylittävät kuuluvat sopimuksen soveltamisalaan Poislukien Hankintalain liitteen B mukaiset toissijaiset palveluhankinnat II jakso, jatkuu Sopimus on jaettu osiin eli osatarjoukset hyväksytään Jos hyväksytään, täytyy täyttää myös Liite B: osia koskevat tiedot Ilman liitteitä ilmoitusta ei voi tallentaa, jos valittu Huomaa, että kansallisessa ilmoituksessa eri tavalla! Eri vaihtoehdot kuten kansallisissakin 12

13 II jakso, jatkuu Määrä ja laajuus II.2.1 on vapaa tekstikenttä, jossa voi kuvailla hankintaa sanallisesti Hankinnan arvo Ks. myös Hankintalain 17, 18 ja 19, joissa ohjeita hankinnan arvon laskemiseen Kaikki optiot, vaihtoehdot ja pidennysehdot otettava huomioon laskettaessa Kesto tai alkamis- ja päättymispäivä III jakso: Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Hankintasopimukseen liittyvät ehdot Vakuudet, takuut, maksuehdot, rahoitus III.1.3- kohta Jos ryhmittymältä vaaditaan Hankintalain 61 :n mukaisesti tiettyä oikeudellista muotoa sopimuskauden aikana Vain jos se on tarpeen hankintasopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi III jakso, jatkuu Osallistumisehdot Toimijoiden soveltuvuusedellytykset Huomaa myös Hankintalain 53 ja 54 : Pakolliset ja harkinnanvaraiset poissulkuperusteet Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Kuten kansallisessa, selvitystarve ja dokumentit Tekninen suorituskyky Tekniset vaatimukset ja niiden arvioinnin perusteena käytettävät dokumentit 13

14 III jakso, jatkuu III.3, Palvelun suorittamisen rajaaminen tietylle ammattikunnalle sähkötyöt, terveydenhuolto Viitattava velvoittavaan säädökseen Suorittamisesta vastaavien nimet ja ammatillinen pätevyys HL 60, voidaan vaatia tietyntyyppisissä hankinnoissa, esimerkiksi rakennusurakoissa suunnittelijan ja toteuttajan koulutus yms IV jakso: Menettely Menettelyn luonne Avoin menettely tavallisin Rajattu kuten kansallisessa, valitaan pienempi määrä tarjoajia jatkoon Nopeutettu rajoitettu menettely Ankarat edellytykset, vrt. suorahankinta Erilaiset neuvottelumenettelyt Eroaa olennaisesti normaalihankinnasta IV jakso, jatkuu Toimijoiden lukumäärä rajoitetussa menettelyssä Määrä tai haarukka Objektiiviset perusteet ehdokkaiden valinnalle Tässä siis asetetaan tarjoajien arviointiperusteita, eikä tarjousten Ei käytetä avoimessa menettelyssä Tekstikenttään kirjoitettava tarjoajien valinnassa käytettävät perusteet eli miten jatkoon pääsevät valitaan 14

15 IV jakso, jatkuu Sopimuksentekoperusteet Alin hinta vai kokonaistaloudellinen edullisuus Perusteet kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioimiseksi joko hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa Prosentit yleensä hyvä tapa painotuksille IV jakso, jatkuu Hankintayksikön viitenumero Ei sinällään merkityksellinen, helpottaa asiakirjojen hallintaa Aikaisempi ilmoitus Maininta esim. ennakkoilmoituksesta Ks. TED-ohjeista miten löydät ilmoituksen IV jakso, jatkuu Asiakirjojen saatavuuden määräaika Hankintayksikön määriteltävissä Asiakirjojen maksullisuus Kuten muutenkin, kopiointikulut 15

16 IV jakso, jatkuu Tarjousten vastaanottamisen määräaika Ehdoton, ei voida joustaa Määräajan kuluttua ilmoitus poistuu myös HILMAsta Ajan jatkamisesta tarkemmin myöhempänä Tarjouspyyntöjen tai osallistumispyyntöjen lähettäminen Rajoitetussa menettelyssä koskee siis osallistumispyyntöjä, eli rajoitetussakin menettelyssä tämän päivän täytyy olla ennen edellisen kohdan määräaikaa. IV jakso, jatkuu Tarjouksen voimassapitoaika ja avaaminen Ei erityistä sääntelyä Ei välttämätöntä olla ulkopuolisia henkilöitä Yleisesti hyvä olla mukana esteetön henkilö, vaikka hankintailmoituksessa tällaista tietoa ei olisikaan V/VI jakso: Täydentävät tiedot Yleinen lisätietoja -kenttä Mahdollisuus kertoa kaikista hankintaan liittyvistä erityisistä seikoista Jos kyseessä korjausilmoitus, niin tähän syytä kirjoittaa muutokset alkuperäiseen ilmoitukseen nähden Jos kyseessä yksinkertainen hankinta, voi periaatteessa korvata tarjouspyynnöt laittamalla tarvittavat tiedot hankintailmoitukseen. 16

17 V/VI jakso, jatkuu Muutoksenhakutiedot tulevat esitäytettynä Liitetiedostot Kuten kansallisessakin ilmoituksessa Huomattava, että liitteet eivät välity TEDpalveluun vaan ovat tarjolla HILMAssa Vaikka liitteet olisivat viittaus omille sivuille, oltava varovainen liitteiden muokkaamisessa ilmoituksen julkaisemisen jälkeen Virheet ilmoituksissa Helpointa välttää virhe oikolukemalla läpi Yleiset virhekohdat erityisen huolella Päivämäärät, vuodenvaihteessa vuosiluku Hankinnan nimi Hankinnan arvo, desimaalipilkku/piste Kaikki viestit luetaan pikaisesti myös HILMAn ylläpidon toimesta Virheisiin puututaan jos huomataan, mutta niitä ei etsitä, älä laske tämän varaan 17

18 Jälki-ilmoitus Hankinta-asetus 614/ Ei ole mahdollista ottaa alkuperäistä ilmoitusta pohjaksi On kuitenkin mahdollista esim. avata aikaisempi ilmoitus toiseen ikkunaan tai tulostaa se ja käyttää siten pohjana Täytetään alkuperäisen ilmoituksen perusteella Jälki-ilmoitus, jatkuu 48 päivän kuluessa hankintasopimuksen tekemisestä Kaikista EU-ilmoituksista Myös liitteen B mukaisista palveluhankinnoista, joista on tehty vain kansallinen hankintailmoitus Jos ilmoitusta ei ole tehty, julkaisutoimiston palvelu lähettää muistutuksia Muistutukset eivät lopu, jos jälki-ilmoituksessa ei ole viitattu alkuperäiseen ilmoitukseen Jälki-ilmoitus, jatkuu Hankintayksikkö ei saa ilmoittaa jälkiilmoituksessa tietoja, joiden julkaiseminen on yleisen edun vastaista, vaarantaa liikesalaisuuksien säilymistä taikka haittaa tarjoajien välistä kaupallista ja tervettä kilpailua. 18

19 Jälki-ilmoituksen sisältö Määritellään Hankintadirektiivissä, liite VII Yleisimmät puutteet: Hankintapäätöksen perustelut Tarjousten lukumäärä Voittajien nimet ja yhteystiedot Maksettu hinta Hankintailmoituksen numero EUVL:ssä! Pidettävä mielessä edellä esitetty yleisen edun vastaisuus Hankinnan keskeyttäminen EU-hankinnoissa jälki-ilmoituksella! Perustelut keskeyttämiselle käytävä ilmi jälkiilmoituksesta Poikkeustapauksia hankinnoissa Määräajan jatkaminen, peruuttaminen, ilmoituksen muuttaminen 19

20 Ilmoituslomakkeet, joita ei löydy HILMAsta Ohjeellinen kausi-ilmoitus -erityisalat Kelpuuttamisjärjestelmä -erityisalat Hankkijaprofiilia koskeva ilmoitus Julkinen käyttöoikeusurakka Hankintailmoitus (käyttöoikeusurakan saajan, joka ei ole hankintaviranomainen, tekemät hankintasopimukset) Suunnittelukilpailua koskeva ilmoitus Suunnittelukilpailun tulokset Ilmoitukseen jäänyt virhe Jos ilmoitukseen jää virhe, riippuu ilmoituksen jättämisen jälkeen kuluneesta ajasta, mitä tehdään Aina tulee harkita, mikä merkitys virheellä on hankinnan kannalta Epäolennainen kirjoitusvirhe ei voi vaikuttaa hankintaan, joten korjaaminen ei tarpeen Jos päivämäärissä, luvuissa tms on virhe ja jos erehtymisen mahdollisuus on olemassa, korjataan Usein asia on hankintayksikölle selvä, mutta ei tarjoajalle, esim. tarjousten määräajan vuosi 2009, piti olla 2008 Virhe tuoreessa ilmoituksessa Jos huomaat heti tai ilmoituksen jättöpäivän aikana virheen, ilmoita asiasta välittömästi Ilmoitukset julkaistaan viiveellä, julkaisematon ilmoitus voidaan palauttaa täydennettäväksi Soittaminen on varmin ja nopein tapa Hankinnan nimi, numero, hankintayksikön nimi 20

21 Virhe aiemmassa ilmoituksessa Usein virhe tulee esiin tarjoajien kyselyiden perusteella Aina arvioitava virheen merkityksellisyys Kirjoitusvirheet, väärä diaarinumero ym. eivät välttämättä vaikuta hankintaan, jos menettely ei vaarannu Jo julkaistun ilmoituksen korjaaminen edellyttää aina korjausilmoituksen tekemistä Kansallinen korjausilmoitus Ei vaadi erillistä yhteydenottoa HILMAn ylläpitoon Vanhaa ilmoitusta voi käyttää pohjana Hankinnan nimen alkuun teksti KORJAUSILMOITUS ja vanhan hankinnan nimi Kohtaan Hankinnan kuvaus lomakkeella tulee merkitä, mitä on muutettu Esim. Tässä korjausilmoituksessa on korjattu aikaisemman ilmoituksen hankittavan tavaran määrä ja osoite, josta lisätietoja saa Näin tarjoaja tietää, edellyttääkö muutos uutta tarjousta EU-ilmoituksen korjaaminen Tehdään korjausilmoitus kuten kansalliseenkin hankintailmoitukseen Hankinnan nimen eteen Korjausilmoitus Lisäksi otettava yhteys HILMAan joko etukäteen tai jälkikäteen EU-ilmoituksen korjausta ei julkaista erikseen TED:ssä vaan aikaisempaa ilmoitusta korjataan uuden ilmoituksen mukaan Muutokset kirjattava aina, sillä ne ilmoitetaan HILMAsta EU:n julkaisutoimistoon Menettelyvirheen vaara! 21

22 Liitetiedostojen vaihtaminen Virhe liitetiedostossa ennen ilmoituksen julkaisua Toimi kuten muunkin virheen kohdalla - soita Jos ilmoitus on jo julkaistu ja haluat muuttaa liitetiedostoa, ota yhteys ylläpitoon Erityisen tärkeää huomata, että osa tarjoajista on jo saanut tiedon vanhasta liitteestä Menettelyn virheellisyyden mahdollisuus tarjouspyyntöä muutettaessa Jos tarjouspyynnön sisältö muuttuu, tulee tehdä uusi ilmoitus/korjausilmoitus Jos tarjouksia ei tule? Hankintailmoituksen määräaikaa on mahdollista jatkaa korjausilmoituksella Kansallisissa ilmoituksissa ei ole määräaikoja Kohtuullinen aika, jos muutoksia Huomioitava, että tieto esim. lehden kautta voi saavuttaa tarjoajat vasta yli viikon kuluttua hankintailmoituksen tekemisestä Jos tarjouksia halutaan, kohtuullinen määräaika ei ole ainoastaan velvollisuus, vaan välttämättömyys EU-hankinnan määräajan jatkaminen Myös EU-ilmoituksissa on mahdollista pidentää hankinnalle varattua aikaa Mahdollista korjausilmoituksella Otettava huomioon korjausilmoituksen muotoseikat Jos ilmoituksen sisältöön tulee muutoksia, määräaikoja syytä noudattaa Aina, jos vaikuttaa tarjousten sisältöön tai tarjoajille asetettuihin vaatimuksiin 22

23 Jos tarjouksia ei tule? Jos hankintaan ei tule yhtään vaatimukset täyttävää tarjousta, suorahankinta mahdollinen Tällöin oltava tarkka suorahankinnan ehdoista Yhdenvertaisuus Syytä myös miettiä hankintailmoituksen, aikarajojen ja tarjouspyynnön osuutta Olisiko mahdollista vaikuttaa tarjoamiskynnykseen? Miten kauan ilmoitus on HILMAssa? Ilmoitus poistuu kun ilmoitusten jättämisen määräaika umpeutuu Hankintayksikön tulee itse arkistoida esim. tarjouspyyntö ja muut asiakirjat, eivät säily HILMAssa Käyttäjällä on omien ilmoitustensa arkisto Jos käyttäjä on liitetty hankintayksikköön, hän näkee myös hankintayksikkönsä julkaistujen ilmoitusten arkiston Vanhojen ilmoitusten arkisto löytyy Editan lisäarvopalvelusta Creditasta Palvelussa suurin osa suomalaisista hankintailmoituksista vuodesta 2001 alkaen Yhteystiedot ja linkit HILMA: TED-palvelu: ted.europa.eu SIMAP: simap.europa.eu Neuvontayksikkö: HILMA-päivystys: , 23