Yhteishallintosääntö seliteosio

Transkriptio

1 Yhteishallintosääntö seliteosio

2 Sisällysluettelo Yhteishallintosääntö I Yleistä 4 1 Asukashallinnon tarkoitus 4 2 Soveltamisala 4 II Asukkaiden kokous 4 3 Asukkaiden kokouksen tehtävät 4 4 Koolle kutsuminen 5 5 Äänioikeus ja vaalikelpoisuus 5 6 Päätöksenteko 5 III Asukastoimikunta 5 7 Asukastoimikunta 5 8 Toimikausi ja kokoonpano 5 9 Kokoontuminen 6 10 Päätöksenteko 6 11 Asukastoimikunnan tehtävät 6 IV Piirineuvosto 6 12 Piirineuvosto 6 13 Kokoontuminen 6 14 Päätöksenteko 6 15 Piirineuvoston tehtävät 7 V Yhteistyöelin Ahjo 7 16 Yhteistyöelin Ahjo 7 17 Kokoontuminen 7 18 Päätöksenteko 7 19 Ahjon tehtävät 7 VI Asukasasiamies 7 20 Asukasasiamies 7 21 Asukasasiamiehen tehtävät 9 VII Asukasdemokratian toteutuminen 9 22 Tiedottaminen 9 23 Asukkaiden edustus hallituksessa 9 24 Talouden ja hallinnon asukasvalvonta 9

3 I Yleistä Seliteosio II Asukkaiden kokous III Asukastoimikunta IV Piirineuvosto V Yhteistyöelin Ahjo VI Asukasasiamies VII Asukasdemokratian toteutuminen Liitteet 18 Lisätietoja 18

4 Yhteishallintosäännöstä ilmenevät yhtiön asukashallintotoimielimet sekä niiden tehtävät. Yhteishallintosääntö täydentää yhtiöjärjestystä ja yhteishallintolain säännöksiä, jotka koskevat asukashallinnon toimielimiä sekä näiden kokoonpanoa, valintaa ja päätöksentekoa. Yhteishallintosääntö I Yleistä 1 Asukashallinnon tarkoitus Asukashallinnon tarkoitus on turvata yhtiön vuokralaisten (myöhemmin asukkaiden ) osallistuminen Espoon Asunnot Oy:n (myöhemmin yhtiön ) hallintoon sen lisäksi, mitä laissa yhteishallinnosta vuokrataloissa ja yhtiöjärjestyksessä on säädetty. Tarkoitus on myös edistää asumisviihtyvyyttä, kunnossapitoa, hoitoa ja taloutta vaikuttamalla asumiskäyttäytymiseen. 2 Soveltamisala Yhteishallintosääntöä sovelletaan Espoon Asunnot Oy:n omistamissa arava- ja muista vuokrataloista muodostuvissa vuokranmääritysyksiköissä, joista kaikista käytetään jäljempänä nimitystä vuokranmääritysyksikkö, sekä vuokranmääritysyksiköistä muodostuvissa kiinteistöpiireissä. II Asukkaiden kokous 3 Asukkaiden kokouksen tehtävät Vuokranmääritystä varten muodostetun yksikön talon tai talojen asukkaat ja muut huoneistojen haltijat käyttävät yhteishallintolain ja tämän säännön mukaista päätösvaltaansa asukkaiden kokouksessa. Asukkaiden kokous valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja sihteerin. Kokoukselle valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa. 4 Yhteishallintosääntö

5 5 Äänioikeus ja vaalikelpoisuus Asukkaiden kokouksessa käsitellään asukastoimikunnan, luottamushenkilön, talon asukkaiden ja yhtiön käsiteltäväksi esittämät asiat. Asukkaiden kokouksella on oikeus valita asukastoimikunta tai luottamushenkilö sekä työryhmiä ja vastuuhenkilöt seuraaviin tehtäviin: suojanhoitaja, ympäristöekspertti, turvallisuuspäällikkö, kiinteistön hoidon ja siivouksen yhdyshenkilö sekä tarvittaessa muita toimijoita. Asukkaiden kokouksella on oikeus valita asukastoimikunta tai asukastoimikuntia. Jos valitaan useampia toimikuntia, kokouksen tulee määrätä niiden toimialueista. Äänioikeutettuja ja vaalikelpoisia ovat kaikki talossa vakinaisesti asuvat 18 vuotta täyttäneet henkilöt. Äänioikeutettuja ovat myös liike- tai toimistotilojen välittömät haltijat siten, että heillä on kullakin huoneistoa kohden yksi ääni. Talon omistaja ei kuitenkaan ole äänioikeutettu eikä vaalikelpoinen, vaikka hänellä olisi välittömässä hallinnassaan talon huoneisto. Samaan toimielimeen saa valita vain yhden henkilön samasta huoneistosta. Asukkaiden kokous päättää asukastoimikunnan jäsenten lukumäärästä, valintatavasta ja toimikauden pituudesta. Asukkaiden kokous valitsee asukastoimikunnan puheenjohtajan, sihteerin ja varapuheenjohtajan. Yhtiön hallituksen asukasjäsenten ehdokkaiden nimeämisestä säädetään erillisessä liitteessä. Asukkaiden kokoukselta voidaan tarvittaessa pyytää lausuntoa yhteishallintoon liittyvissä asioissa. 6 Päätöksenteko Asukkaiden kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmistö kokouksessa annetuista äänistä on kannattanut, jollei asukkaiden kokous ole päättänyt, että jonkin asian osalta päätös on tehtävä yksimielisesti, määräenemmistöllä tai kaikkien äänioikeutettujen kannattaessa sitä taikka että vaali on toimitettava tiettyä vaalitapaa noudattaen. Äänten mennessä tasan ratkaisee vaalissa arpa ja muulloin se mielipide, jota puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. Asukkaiden kokouksesta laaditaan aina pöytäkirja. 4 Koolle kutsuminen Asukkaiden kokous on kutsuttava koolle vähintään kerran kalenterivuodessa käsittelemään yhteishallintolaissa tai tässä säännössä tarkoitettuja asioita. Asukkaiden kokouksen kutsuu koolle asukastoimikunnan puheenjohtaja, luottamushenkilö tai, jos niitä ei ole, yhtiön edustaja. Kokous on myös viipymättä kutsuttava koolle käsittelemään yhteishallintolaissa tai tässä säännössä tarkoitettua asiaa, jos sitä vaatii vähintään yksi kymmenesosa äänioikeutetuista. Kutsu asukkaiden kokoukseen on toimitettava jokaiseen huoneistoon jaettavalla ja talon ilmoitustauluille asetettavalla ilmoituksella vähintään viikkoa ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat sekä kokouksen aika ja paikka. III Asukastoimikunta 7 Asukastoimikunta Asukastoimikunta on asukkaiden kokouksen valitsema toimielin. Se käyttää tämän säännön ja yhteishallintolain mukaista päätösvaltaa sekä vaikutusmahdollisuutta asumiseen sekä vuokranmääritysyksikön talouteen ja kunnossapitoon liittyvissä asioissa. Samaan vuokranmääritysyksikköön kuuluvien asukastoimikuntien yhteistyöstä päättävät asukastoimikunnat keskenään. 8 Toimikausi ja kokoonpano Asukastoimikunta valitaan yhdeksi tai kahdeksi vuodeksi. Toimikauden pituudesta päätetään asukkaiden kokouksessa. Asukkaiden kokous päättää myös jäsenten lukumäärästä ja valintatavasta. Asukastoimikunta tai sen jäsen voidaan erottaa kesken toimikauden asukkaiden kokouksen päätöksellä, jota on kannattanut vähintään puolet äänioikeutetuista. Yhteishallintosääntö 5

6 9 Kokoontuminen Asukastoimikunnan kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja. Kokouksen voi kutsua koolle tarvittaessa myös asukastoimikunnan jäsen, asukaskokous tai yhtiön edustaja esittämällä puheenjohtajalle kirjallisen kokoonkutsumispyynnön ja asialistan. Asukastoimikunta kokoontuu tarpeen mukaan. 10 Päätöksenteko Asukastoimikunnan kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmistö kokouksessa annetuista äänistä on kannattanut, jollei asukastoimikunta ole päättänyt, että jonkin asian osalta päätös on tehtävä yksimielisesti, määräenemmistöllä tai kaikkien äänioikeutettujen kannattaessa sitä tai että vaali on toimitettava tiettyä vaalitapaa noudattaen. Äänten mennessä tasan ratkaisee vaalissa arpa ja muulloin se mielipide, jota puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. 11 Asukastoimikunnan tehtävät Asukastoimikunnan tehtävänä on 1) osallistua valmisteluun vuokranmääritysklinikoilla, käsitellä ja antaa lausunto vuokranmääritysyksikköön kuuluvien talojen talousarvioesityksestä sekä vuokranmääritysesityksestä 2) neuvotella asukastoimikunnan kokouksessa, tehdä esityksiä ja antaa lausunto vuosittain talousarvioon sisällytettävistä korjauksista sekä korjaussuunnitelmasta 3) valvoa asukkaiden ja muiden huoneistojen haltijoiden puolesta hoito-, huolto- ja korjaustoimien suorittamista 4) tarvittaessa esittää muutoksia järjestyssääntöjen sisältöön 5) edistää asumiseen liittyvien erimielisyyksien ratkaisemista ja tarvittaessa toimia sovittelijana häiriötapauksissa 6) päättää yhteisten autopaikkojen, saunojen, pesutupien ja vastaavien tilojen vuokraus- ja jakamisperiaatteista ja valvoa niiden noudattamista 7) päättää yhteisten askartelu- ja kerhohuoneiden sekä vastaavien tilojen käytöstä ja talkoiden sekä muiden tilaisuuksien järjestämisestä 8) päättää toimikunnan päätettäväksi siirretystä asiasta tai toimeenpanna sen tehtäväksi annettu asia, jos asukastoimikunta on valmis ottamaan sen vastaan 9) tehdä esitys, neuvotella ja antaa lausunto muista vuokranmääritysyksikön taloja koskevista asioista 10) seurata vuokranmääritysyksikön taloudellista tilaa talous- ja kulutusraporttien avulla 11) huolehtia muista talokohtaisten toimihenkilöiden tehtävistä mahdollisuuksien mukaan (esim. ympäristöekspertti), mikäli näitä toimihenkilöitä ei ole taloon valittu 12) tiedottaa talon asioista ja tapahtumista vuokranmääritysyksikön asukkaille sekä 13) valita piirineuvoston jäseneksi asukastoimikunnan puheenjohtaja tai tarpeen vaatiessa joku muu kuin puheenjohtaja ja varajäseneksi muu asukastoimikunnan jäsen. IV Piirineuvosto 12 Piirineuvosto Piirineuvosto on kiinteistöpiirikohtainen asukashallintoelin. Piirijaosta päättää yhtiön hallitus. Piirineuvoston toimikausi on yksi (1) vuosi. 13 Kokoontuminen Piirineuvosto kokoontuu tarpeen mukaan. Järjestäytymiskokous pidetään, kun asukastoimikuntien puheenjohtajat on valittu. Piirineuvoston ensimmäisen kokouksen kutsuu koolle nykyinen puheenjohtaja, tarvittaessa varapuheenjohtaja tai omistajan edustajana isännöitsijä. Seuraavat kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja, kun katsoo sen tarpeelliseksi. Jos yli puolet kiinteistöpiirin puheenjohtajista vaatii kokousta, on puheenjohtajan, varapuheenjohtajan tai isännöitsijän kutsuttava kokous koolle. 14 Päätöksenteko Piirineuvoston kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmistö kokouksessa annetuista äänistä on kannattanut, jollei piirineuvosto ole päättänyt, että jonkin asian osalta päätös on tehtävä yksimielisesti, määräenemmistöllä tai kaikkien äänioikeutettujen kannattaessa sitä tai että vaali on toimitettava tiettyä vaalitapaa noudattaen. Äänten mennessä tasan ratkaisee vaalissa arpa ja muulloin se mielipide, jota puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. 6 Yhteishallintosääntö

7 15 Piirineuvoston tehtävät Piirineuvoston tehtävänä on 1) valita keskuudestaan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri sekä tarvittaessa myös muita toimielimiä sekä jäseniä eri tehtäviin 2) valita piirin tositetarkastaja sekä kuulla tositetarkastajaa ja käsitellä tarkastusraportti 3) antaa lausunto tarvittaessa piirin talokohtaisista korjaussuunnitelmista ja rahoitussuunnitelmasta sekä käsitellä tarpeen mukaan piirin talokohtaisia talousarvioita 4) käsitellä ja antaa lausunto kiinteistön huolto- ja hoitosopimusten sisällöstä 5) tavata vähintään kerran vuodessa ylläpidonvastaava ja kiinteistön huollon sekä hoidon edustajien kanssa 6) käydä läpi vuosiraportteja ja tehdä talokohtaista vertailua 7) käsitellä asukasvalvojan raportti 8) käsitellä ja jakaa yhteisiä tiedotteita 9) kirjata ja jakaa muille vuokranmääritysyksiköille hyväksi todettuja asumiseen ja asukasdemokratiaan liittyviä käytäntöjä 10) käsitellä muita asioita, joita puheenjohtaja, piirineuvoston jäsen tai yhtiön edustaja esittää esiin otettavaksi. Piirineuvoston puheenjohtajat ovat ilman eri päätöstä Ahjon jäseniä. Puheenjohtajan ollessa estynyt voi piirineuvosto tarvittaessa valita varapuheenjohtajan Ahjon jäseneksi. V Yhteistyöelin Ahjo 16 Yhteistyöelin Ahjo Ahjo on asukkaiden ja yhtiön johdon välinen yhteistyöelin. Ahjon jäseniä ovat valitut asukasedustajat sekä yhtiön johtoryhmä. 18 Päätöksenteko Ahjon kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmistö kokouksessa annetuista äänistä on kannattanut. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, paitsi vaaleissa arpa. 19 Ahjon tehtävät Ahjon asukasjäsenet valitsevat puheenjohtajan keskuudestaan, sihteerinä toimii asukasasiamies. Ahjon tehtävänä on 1) toimia asukkaiden ja yhtiön johdon keskustelufoorumina 2) valita yhteishallintolain mukainen valvoja seuraamaan ja tarkastamaan vuokranmääritysyksiköiden talouden ja hallinnon hoitoa 3) kehittää ja arvioida asukashallintoa yhtiössä, antaa tulkintoja yhteishallintosäännön soveltamisesta ja esittää tarvittaessa muutoksia yhteishallintosääntöön hallituksen hyväksyttäväksi 4) valita jäsenet koko yhtiön asukashallintoa koskeviin työryhmiin 5) osallistua Asukasviestin toimintaan ja sen kehittämiseen 6) kirjata ja jakaa hyväksi todettuja asumiseen ja asukasdemokratiaan liittyviä käytäntöjä 7) kehittää ja seurata piirineuvostojen toimintaa 8) tarkastella vuosittaista korjausohjelmaa ja korjauslisän perusteita sekä määrää 9) tarkastella pääomavuokrien tasausta koskevaa pisteytystä 10) käsitellä tarvittaessa kaikkia asukashallintoon liittyviä yhtiötason asioita, tehdä esityksiä ja antaa niistä lausunto sekä 11) pitää yhteyttä yhtiön hallitukseen ja tavata sen kanssa tarvittaessa. 17 Kokoontuminen Ahjon ensimmäisen järjestäytymiskokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai yhtiön edustaja. Myöhemmät kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja. Järjestäytymiskokous pidetään vuosittain, kun piirineuvostot ovat järjestäytyneet ja valinneet puheenjohtajansa. Puheenjohtajan on lisäksi kutsuttava kokous koolle, kun vähintään puolet jäsenistä sitä vaatii. Ahjon kokouksessa ovat läsnä jäsenten lisäksi asukasasiamies ja tarpeen mukaan muita yhtiön edustajia. VI Asukasasiamies 20 Asukasasiamies Asukasasiamiehen nimittää yhtiön toimitusjohtaja kuultuaan asiasta ensin asukkaiden edustajia. Asukasasiamies on työsuhteessa yhtiöön. Asukasasiamies toimii asukastoimielinten toimintaan, asukasdemokratiaan ja asukashallintoon liittyvien asioiden koordinoijana. Hänen toimeensa kuuluu läheinen yhteistyö asukastoimielinten kanssa asumisongelmien ratkaisemisessa. Yhteishallintosääntö 7

8 8 Yhteishallintosääntö

9 21 Asukasasiamiehen tehtävät Asukasasiamiehen tehtävänä on 1) toimia suunnittelijana, käynnistäjänä ja tiedottajana sekä kouluttajana 2) osallistua harkintansa mukaan talojen asukaskokouksiin omasta aloitteestaan sekä sitä erikseen pyydettäessä, kokouksessa hän toimii seuranta- ja asiantuntijajäsenenä toimenkuvansa liittyvissä asioissa 3) selvittää asukasdemokratiaa asukkaille 4) tiedottaa asukasdemokratiaan liittyvistä asioista yhtiön työntekijöille 5) osallistua tarvittaessa talojen ensimmäisten kokousten käynnistämiseen ja kokouskäytännöstä tiedottamiseen sekä 6) raportoida merkittävistä asukasdemokratiaan liittyvistä asioista. 7) vastaanottaa ja seuraa tositetarkastajien raportointia Asukasdemokratian VII toteutuminen 22 Tiedottaminen Asukkaiden kokouksella tai asukastoimikunnalla on oikeus saada yhteishallintolain ja yhteishallintosäännön mukaisten oikeuksien käyttämiseen tarpeelliset tiedot omistajalta tai tämän edustajalta. Tiedot on annettava tilintarkastajan varmentamana, jos asukkaiden kokous tai asukastoimikunta ne sellaisena pyytää. Jos tietojen oikeellisuutta ei voida varmentaa, on tilintarkastajan todettava tämä. Omistajan tulee myös tiedottaa vuokranmääritysyksikön asukkaille ja huoneistojen haltijoille sellaisista asioista, jotka voivat vaikuttaa heihin tai toimielinten yhteishallintolain mukaisten oikeuksien ja tehtävien käyttämiseen. Asukastoiminnassa saatuja tietoja saa käyttää vain laissa ja tässä säännössä mainittuja tehtäviä varten. 23 Asukkaiden edustus hallituksessa Yhtiön hallitukseen valitaan kaksi (2) asukkaiden edustajaa ja kaksi (2) varaedustajaa yhtiöjärjestyksen mukaisesti. 24 Talouden ja hallinnon asukasvalvonta Asukkailla on oikeus valita valvoja seuraamaan ja tarkastamaan vuokranmääritysyksikön talouden ja hallinnon hoitoa. Asukasvalvojan valitsee Ahjo. Asukasvalvoja valitaan toistaiseksi ja toimikausi päättyy, kun uusi asukasvalvoja on valittu hänen tilalleen. Asukasvalvoja toimii tilintarkastajan valtuuksin. Lisäksi piirineuvostot valitsevat kiinteistöpiireille tositetarkastajan ja tarvittaessa hänelle varahenkilön. Yhteishallintosääntö 9

10 Vuokranmääritysyksikkö/kohde = Kiinteistö tai kiinteistöt, jotka muodostava yhden taloudellisen kokonaisuuden. Yleensä vuokranmääritysyksikkö koostuu yhden kiinteistön samaan aikaan rakennetuista taloista. Vuokranmääritysyksikkö yksilöidään osoitteen mukaan ja sille annetaan seurantaa varten kustannuspaikkanumero, esim. Eestinlaakso 10, kustannuspaikka Vuokranmääritysyksikölle määritetään keskivuokra. Vuokranmääritysklinikka = Kiinteistöalueen yhteinen vuokranmääritykseen liittyvä informaatiotilaisuus, jossa esitetään tulevien vuokrien määräytymisperusteet. Tilaisuudessa kunkin kiinteistön edustajalla on mahdollisuus saada lisätietoja oman kiinteistönsä vuokranmäärityksestä ennen varsinaisen lausunnon antamista. Yhteishallintosäännön seliteosio kuvaa tarkemmin säännössä määriteltyjä tehtäviä ja toimenkuvia sekä antaa käytännön ohjeita asukkaille. Seliteosio täydentää Espoon Asunnot Oy:n yhteishallintosääntöä. Yhteishallintosäännön seliteosioon voidaan tehdä muutoksia Ahjon päätöksellä. Lausunto vuokranmäärityksestä = Asukastoimikunnilla on mahdollisuus kommentoida kohdekohtaista talousarvioehdotusta. Lausunnot huomioidaan ennen vuokrien vahvistamista. Kiinteistöpiiri = Espoon Asunnot Oy:n kiinteistöt on jaettu kolmeen alueeseen ja kukin alue kolmeen piiriin: Alue 1 Itä-Espoo; piirit 1.1, 1.2, 1.3 Alue 2 Etelä-Espoo; piirit 2.1, 2.2, 2.3 Alue 3 Länsi- ja Pohjois-Espoo; piirit 3.1, 3.2, 3.3 Korjauslisä = Aravakohteiden vuokrissa kerättävä vuokran osa, jolla rahoitetaan suurempia vuosikorjauksia korjausohjelman mukaisesti. Korjauslisän määrä päätetään vuosittain ja sitä kerätään kaikilta aravakohteilta samansuuruisena ( /m 2 /kk). Korjauslisätyö = Korjauslisällä rahoitettavat, korjausohjelman mukaiset hankkeet, esim. kylpyhuone- ja keittiökorjaukset. Korjauslisällä voidaan rahoittaa myös suurempia ennakoimattomia korjaustarpeita. Peruskorjaus kunnostetaan alkuperäistä vastaavaan tasoon/perusparannus pyritään kunnostamaan lähelle nykypäivän vaatimuksia = Lainarahoituksella tehtävät laajat, kohteen ja sen asuntojen, perusteelliset korjaukset. Hoitovuokra = Vuokran osa, jolla katetaan kohteen ylläpitokulut, mm. huolto, siivous, sähkö, lämmitys, vesi ja jätehuoltokustannukset. Pääomavuokra = Vuokran osa, jolla katetaan aravakohteiden pääomakulut, mm. korot ja lyhennykset. Seliteosio 10 Yhteishallintosäännön seliteosio

11 I Yleistä Seliteosioon tulevia päivityksiä voidaan tehdä Ahjon kokouksessa. 1 Tämän yhteishallintosäännön perustana on laki yhteishallinnosta vuokrataloissa /649. Lisäksi sovelletaan Espoon Asunnot Oy:n (myöhemmin yhtiö ) yhtiöjärjestystä. Soveltuvin osin tulee ottaa huomioon myös henkilötieto- ja tietosuojalain säännökset. Osakeyhtiötä ei koske laki viranomaistoiminnan julkisuudesta. Yhteishallintosäännön seliteosiossa on tarkoitus antaa yksityiskohtaisia soveltamisohjeita tulkinnanvaraisiin tilanteisiin sekä malleja käytännön asukastoimintaan. 2 Yhtiön vuokranmääritysyksiköt on jaettu kiinteistöpiireihin. Kiinteistöpiirit on lueteltu erillisessä liitteessä (liite 1). Vuokranmääritysyksiköistä, kustannuspaikoista ja kiinteistöpiireistä päättää yhtiön hallitus. Kun yhteishallintosääntö on hyväksytty noudatettavaksi, ei sitä tarvitse vuosittain tai toimikausittain hyväksyttää uudelleen. Yhteishallintosääntöön tehtävistä muutoksista säädetään erikseen. II Asukkaiden kokous 3 Sihteeri laatii kokouksesta pöytäkirjan, johon on merkittävä kokouksen aika, paikka, läsnäolijat, käsitellyt asiat sekä päätökset. Asukkaiden kokouksessa käsitellään sille kuuluvia asioita, ei esimerkiksi yksittäisen asukkaan huoneiston vika-asioita. Pöytäkirjamalli on liitteenä (liite 2). Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja sihteeri sekä pöytäkirjan tarkastajat. Tarkastetusta pöytäkirjasta toimitetaan kopio isännöitsijälle. Pöytäkirja saatetaan tiedoksi asukkaille vuokranmääritysyksikön käytännön mukaisesti. Pöytäkirja julkaistaan kahden (2) viikon kuluessa kokouksesta. Asukkaiden kokous voi päättää, että toistaiseksi tai seuraavaksi toimikaudeksi ei aseteta asukastoimikuntaa, vaan sille kuuluvat tehtävät hoitaa asukkaiden kokous, omistajayhteisön tai -säätiön hallitus tai yhteishallintolain 12 :ssä mainittu vastaava toimielin tai asukastoimikunnan sijaan valittava luottamushenkilö. Ensisijaisesti suositellaan aina asukastoimikunnan valitsemista. Voidaan myös päättää, että asukastoimikunta tai luottamushenkilö hoitaa vain osan tämän lain mukaan asukastoimikunnalle kuuluvista tehtävistä. Luottamushenkilöillä on samat oikeudet kuin asukastoimikunnalla. Kokouksista tulee laatia muistio pöytäkirjan sijaan. Luottamushenkilöllä on oikeus osallistua piirineuvoston kokoukseen jäsenenä. Valinnoista ilmoitetaan yhtiölle yhteystietolomakkeella. Lomake toimitetaan yhtiössä määrätylle henkilölle. Yhteishallintosäännön seliteosio 11

12 Asukastoimikunnan puheenjohtajan tehtäviä Puheenjohtajan asema on merkittävä taloyksikön hallinnossa. Hän on myös asukastoimikunnan jäsen. Puheenjohtaja on yhdyshenkilö asukkaiden, isännöitsijän ja yhtiön välillä. Puheenjohtajan ja isännöitsijän yhteistyö on tiivistä. Puheenjohtaja on piirineuvoston jäsen, ellei tehtävään ole valittu toista henkilöä. Suojanhoitajan tehtäviä Jokaiseen taloyksikön väestönsuojaan on nimettävä suojanhoitaja. Hän osallistuu suojanhoitajan koulutukseen ja huolehtii ohjeiden mukaan siitä, että väestönsuoja laitteineen säilyy jatkuvasti hyvässä kunnossa. Lisäksi hän kertoo väestönsuojaan ja suojavarustuksiin liittyvistä puutteista sekä parannusehdotuksista isännöitsijälle. Puheenjohtaja vastaa asukkaiden kokousten koollekutsumisesta. Muita tehtäviä ovat asukastoimijoiden kokousten johtaminen ja koollekutsuminen, tehtävien seuranta, yhteydenpito isännöitsijään ja yhtiöön, kiinteistön talouteen liittyvät asiat kuten talousarvio ja seurantaraportit, tiedottaminen koulutuksista ja tapahtumista muille asukkaille ja osallistuminen kiinteistöpiirin piirineuvoston kokouksiin. Puheenjohtajan tehtävänä on osallistua vuokranmääritysklinikalle tai mikäli hän ei itse pääse paikalle huolehtia sijaisen saamisesta. Varapuheenjohtajan tehtäviä Varapuheenjohtaja hoitaa puheenjohtajan tehtävät, kun varsinainen puheenjohtaja on estynyt. Hän hoitaa tehtäviä myös varsinaisen puheenjohtajan erottua, kunnes uusi puheenjohtaja on asukaskokouksessa valittu. Sihteerin tehtäviä Sihteeri laatii kokouspöytäkirjat sekä esityslistat yhdessä puheenjohtajan kanssa ja vastaa asiakirjojen asiamukaisesta säilytyksestä. Sihteeri toimittaa kopiot kaikista tarkastetuista asukastoimikunnan pöytäkirjoista isännöitsijälle sekä tekee tarvittaessa tiedotteet, viimeistään kahden (2) viikon kuluttua kokouksesta. Ympäristöekspertin tehtäviä Yhtiö järjestää eksperteille vuosittain 1 3 koulutustilaisuutta. Ekspertti on asukkaan ja huollon sekä yhtiön ylläpidosta vastaavien henkilöiden kumppani ja tiedonvälittäjä. Ekspertti toimii taloyksikkönsä asukkaille tiedonjakajana, ohjaajana ja auttajana veden- ja energiansäästössä, jätehuollossa, kierrätyksessä ja ympäristöön liittyvissä asioissa. Hän raportoi kulutuspoikkeamista kiinteistönhoidon vikailmoitusjärjestelmään sekä jätehuollosta ja kierrätyksestä HSY:lle tai tarvittaessa muulle kiinteistöyksikön nimeämälle henkilölle. Turvallisuuspäällikön tehtäviä Turvallisuuspäälliköt ovat taloyksikkönsä turvallisuusasiantuntijoita. He eivät ole juridisessa vastuussa taloyksikkönsä turvallisuudesta, mutta heidän tehtävänään on osallistua turvallisuuspäällikön koulutukseen ja päivittää koulutuksen yhteydessä taloyksikölle pelastussuunnitelma. Heidän tulee kehittää taloyksikön turvallisuutta, tiedottaa turvallisuusasioista asukkaille ja tehdä niihin liittyviä parannusehdotuksia isännöitsijälle. Kiinteistön hoidon ja siivouksen yhdyshenkilön tehtäviä Yhdyshenkilö osallistuu taloyksikön kiinteistöhoidon ja siivouksen seurantaan ja raportoi lomakkeella havainnoistaan säännöllisesti kiinteistöyksikköön. 4 Uusissa taloissa kokous tulee pitää viimeistään puoli vuotta talon valmistumisesta ja mahdollisuuksien mukaan jo ennen sisään muuttoa. Kokouksen kutsuu koolle yhtiön edustaja. Kutsu asukaskokoukseen on lähetettävä myös isännöitsijälle ja yhtiölle. Kokouskutsumalli on liitteenä (liite 3). Yhtiön edustajilla on tarvittaessa oikeus osallistua asukaskokouksiin. Määrätyn tärkeän asian johdosta kokoonkutsujana asukastoimikunnan tai luottamushenkilön lisäksi voi toimia myös yhtiön edustaja. Mikäli koolle kutsutaan ylimääräinen asukaskokous, se on pidettävä neljän viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Asukkaiden kokouksia voidaan pitää vuoden aikana useampia aina tarpeen mukaan. Asukkaiden aktiivista osallistumista kokouksiin kannustetaan. Asukkaiden kokouksiin osallistuminen on tärkeä vaikuttamisen mahdollisuus. Asukkaiden kokouksiin on yhteishallintolain mukainen asukasdemokratian perusta. 12 Yhteishallintosäännön seliteosio

13 5 Talossa vakinaisesti asuva 18 vuotta täyttänyt henkilö voi valtuuttaa toisen henkilön edustamaan itseään asukkaiden kokoukseen. Kukin asukkaiden kokouksessa läsnä oleva voi edustaa vain yhtä henkilöä ja käyttää yhtä ääntä. Asukkaiden kokous päättää toimielinten jäsenten valintatavasta. Valintatavalla tarkoitetaan mm. vaalitapaa, ja vuokranmääritysyksikössä, joka käsittää useampia taloja tai porrashuoneita, pyritään valitsemaan asukastoimikunnan jäsenet mahdollisimman tasapuolisesti eri taloista ja porrashuoneista. Henkilö, joka on kelpoinen asukastoimielimeen, voi antaa suostumuksensa tehtävään etukäteen kirjallisena. Tällöin hänet voidaan valita tehtävään, vaikka hän ei olisi paikalla asukkaiden kokouksessa. Asukastoimikunnan jäsenen tulee ilmoittaa kirjallisesti asukastoimikunnalle, jos hän haluaa erota tehtävästään. Mikäli asukastoimikunnan toimintaa on mahdollista jatkaa eroamisen jälkeen, ei asukaskokousta ole välttämätöntä kutsua koolle. Tällöin asukastoimikunnan kokoonpanoa on täydennettävä seuraavassa asukkaiden kokouksessa. Asukastoimikunnan puheenjohtajan tai sen jäsenten vaihdosta on aina ilmoitettava, ja isännöitsijälle on lähetettävä pöytäkirjakopio. Mikäli asukastoimikunnan puheenjohtaja tai luottamushenkilö eroaa, on kutsuttava koolle asukaskokous valitsemaan uusi puheenjohtaja tai luottamushenkilö. Varapuheenjohtaja hoitaa puheenjohtajan tehtäviä uuden puheenjohtajan valintaan saakka. Asukkaiden kokouksen puheenjohtajalle annettua maistraatista saatavaa luetteloa ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen kuin äänioikeuden toteamisen. Luetteloa ei saa kopioida tai jakaa eteenpäin. Luettelo tulee käytön jälkeen tuhota tai palauttaa yhtiölle. Lain mukaan asukastoimikuntaan voidaan valita vain yksi henkilö kustakin taloudesta. Tarvittaessa asukastoimikunnan apuna voi toimia muitakin talon asukkaita myös samasta taloudesta, ei kuitenkaan varsinaisena jäsenenä. Asukastoimikunnan jäsenet ja erilliset toimijat, esimerkiksi ympäristöekspertti, voivat olla samasta taloudesta tai sama henkilö. Yhtiön työntekijöiden, jotka asuvat yhtiön omistamissa asunnoissa, tulee pidättäytyä asukastoimikunnan jäsenyydestä ja puheenjohtajuudesta. Asukastoimintaan voi muuten osallistua. 6 Asukkaiden kokous voi tehdä päätöksiä vain esityslistassa mainituista asioista. III Asukastoimikunta 7 Asukastoimikunta on yhteishallintolain 7 :n tarkoittama toimielin. 8 Mikäli asukastoimikunnan jäsen muuttaa pois vuokranmääritysyksiköstä, päättyy hänen jäsenyytensä asukastoimikunnassa automaattisesti. 9 Asukastoimikunnan kokouksen kutsussa on mainittava kokouspaikka ja -aika. Sihteeri laatii kokouksesta pöytäkirjan, johon on merkittävä kokouksen aika, paikka, läsnäolijat, käsitellyt asiat sekä päätökset. Asukastoimikunnan kokouksessa käsitellään vain esityslistassa mainitut asiat. Asukastoimikunnan yhteinen näkemys asiasta on se, mikä pöytäkirjaan on kirjattu. Pöytäkirjamalli on liitteenä (liite 4). Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja sihteeri sekä pöytäkirjan tarkastajat. Sihteeri toimittaa kopiot kaikista asukastoimikunnan tarkastetuista pöytäkirjoista isännöitsijälle sekä tekee tarvittaessa tiedotteet, viimeistään kahden (2) viikon kuluttua kokouksesta Pöytäkirja luetaan seuraavassa kokouksessa. Asukastoimikunnan tulee vuoden aikana kokoontua käsittelemään ainakin seuraavia asioita: budjetti, talkoot, lausunnot ja vuosikertomus. Tehtävien suunnittelussa apuna käytetään asukastoimikunnan vuosikelloa. Vuosikellomalli on liitteenä (liite 5). 10 Asukastoimikunta voi tehdä päätöksiä vain esityslistassa mainituista asioista. Yhteishallintosäännön seliteosio 13

14 11 1) Talokohtaisia talousarvioita käsitellään vuosittain vuokranmääritysklinikoilla. Kutsu vuokranmääritysklinikoille julkaistaan Asukasviestissä sekä asukassivuilla, ja se lähetetään asukastoimikuntien puheenjohtajille. Lisäksi vuokranmääritysesitys lähetetään asukastoimikunnille lausuttavaksi. Asukastoimikunnat käyvät esitykset läpi ja neuvottelevat niistä kokouksessaan sekä antavat lausunnon, joka toimitetaan isännöitsijälle. 2) Asukastoimikunnat voivat tehdä esityksiä talokohtaisiksi hankinnoiksi talousarvion puitteissa. Myös korjausohjelmasta sekä hoitovuokralla suunnitelluista korjauksista voidaan antaa lausunto vuokranmäärityksen yhteydessä. Asukastoimikunnat käyvät esitykset läpi, neuvottelevat niistä kokouksessaan ja antavat lausunnon, joka toimitetaan isännöitsijälle. Asukastoimikunnille toimitetaan myös neljännesvuositiedote, joissa kerrotaan vuokranmääritysyksikön talousarvion tilanteesta ja korjausten etenemisestä sekä tarvittaessa muista asioista. Asukastoimikunnilta tiedustellaan, haluavatko he itse huolehtia talon hoitotoimista. Mikäli näin halutaan tehdä, on esitettävä, kuinka asia hoidetaan ja ketkä vastaavat siitä, että hoitotoimet tulevat tehdyksi. Talkoovakuutus kattaa myös itse hoidettavat työt. 3) Asukkaiden edustaja voi osallistua kiinteistöjen perusparannushankkeisiin etukäteen sovituissa tapauksissa ja on mukana jo suunnitteluvaiheessa. Erityisesti laajoissa perusparannushankkeissa asukkaiden tietämystä halutaan hyödyntää. Ylläpidonvastaava sopii etukäteen, mihin tilaisuuksiin asukkaiden edustaja osallistuu. Talossa tehtävistä huolto ja korjaustöistä tiedotetaan asukkaille aikatauluineen ennen töiden aloittamista (urakoitsija hoitaa tiedottamisen työn edetessä ja asuntokohtaisen tiedottamisen). Huollossa tai siivouksessa huomatuista puutteista tai laiminlyönneistä tulee raportoida huollon ja siivouksen toteuttavalle toimijalla ja tarvittaessa vuokranantajan edustajalle. Poikkeamista tulee raportoida yksilöidysti ja välittömästi havainnoin tekemisen jälkeen. Lisäksi piirineuvosto kokoontuu vähintään kerran vuodessa yhdessä ylläpidonvastaavan sekä siivouspäällikön kanssa ja käy läpi muun muassa näitä asioita. Huollon ja hoidon palauteiltaan osallistuvat myös huoltoyhtiön, viherhoidon ja siivousyhtiön edustajat. 4) Järjestyssääntöjen on oltava järjestyslain ja yhtiön yleisen linjan mukaiset. Yhtiössä on käytössä mallijärjestyssäännöt. Omat säännöt ovat erikseen rivitaloille ja kerrostaloille. Luhti- ja paritaloissa voi olla tarpeen mukaan omia säännöksiä. Mikäli erityiskohteissa järjestyssääntöihin on tarpeen tehdä vähäisiä muutoksia, niistä voi keskustella isännöitsijän kanssa. Koko yhtiön yhteisiin järjestyssääntöihin muutokset hyväksyy Ahjo. 5) Yhtiö tarjoaa sovittelukoulutusta, johon sovittelusta kiinnostuneita suositellaan osallistumaan. Isännöitsijä toimii apuna sovittelutilanteissa. 6) Autopaikkojen ja pesutupien sekä saunojen käytöstä on yhteiset periaatteet. Talokohtaisia eroja voi olla esimerkiksi pesutupien aukioloajoissa sekä autopaikkojen jakamisessa paikkojen riittävyyden mukaan. Pysäköinnin valvonnasta voidaan kuulla asukastoimikuntia, mutta päätösvalta on omistajalla. Mikäli asukastoimikuntaa ei ole, asukkaiden kokous käsittelee ja päättää näistä asioista. Ellei asukastoimikunta eikä asukkaiden kokous pääse yksimielisyyteen, siirretään asian käsittely ja päätöksenteko piirineuvostolle. Jos piirineuvostossakaan ei synny päätöstä, asian käsittely ja päätöksenteko siirretään Ahjolle. Mikäli autopaikat sijaitsevat pysäköintiyhtiössä, tällöin on ensisijaisesti noudatettava pysäköintiyhtiön sääntöjä. 7) Talkoot järjestää asukastoimikunta. Yhtiö lähettää talkookirjeen, jossa ohjeistetaan ilmoittamaan talkoiden ajankohta 2 3 viikkoa aiemmin, mikäli huoltoyhtiöltä on tarpeen tilata esimerkiksi roskalavoja. Isännöitsijän kanssa sovitaan talkootarjoilujen järjestämisestä. Askartelu- ja kerhotiloja kannustetaan käyttämään monipuolisesti. Yhteisissä käyttösäännöissä sovitaan muun muassa siivouksesta sekä avainten hallinnasta. 8) Asukastoimikunnalle voidaan antaa myös muita tehtäviä tarpeen mukaan. 9) Asukastoimikunta voi tarpeen mukaan antaa lausuntonsa asumiseen ja kiinteistöön liittyvistä asioista, ja yhtiö voi myös pyytää niitä. 10) Kulutusraportit ovat saatavilla sähköisenä asukassivuilla, ja huoltoyhtiö toimittaa ne myös ilmoitustaululle. 14 Yhteishallintosäännön seliteosio

15 14 11) Huolehtiessaan ympäristöekspertin tai muun valitsematta jääneen toimijan tehtävistä, on kyseessä lähinnä postin läpikäyminen ja tiedotteiden jakaminen. 12) Tiedottamisessa käytetään ilmoitustauluja, koti- ja asukassivuja sekä tarpeen mukaan asuntoihin jaettavia tiedotteita. Vuokranmääritysyksikkö tiedottaa muun muassa kulutusraporteista, vedenkulutuksesta sekä jätehuollon asioista. 13) Ensisijaisesti puheenjohtaja toimii piirineuvoston jäsenenä. Mikäli puheenjohtaja ei pysty vastaanottamaan piirineuvoston jäsenyyttä, voidaan jäseneksi valita myös varapuheenjohtaja tai joku muu asukastoimikunnan jäsen. Ensisijaisesti puheenjohtajan varajäsenenä toimii varapuheenjohtaja, mutta varajäseneksi voidaan valita myös joku muu asukastoimikunnan jäsen. IV Piirineuvosto 12 Piirineuvosto on asukastoimikuntien puheenjohtajien tai muista tehtävään valituista henkilöistä muodostuva piirikohtainen toimielin. Neuvosto käsittelee piirikohtaisia asioita ja tiedottaa niistä. 13 Piirineuvoston puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle ja isännöitsijä auttaa tarvittaessa kokouskutsujen lähettämisessä. Kokouskutsu on toimitettava vähintään viikkoa ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouspaikka, aika ja käsiteltävät asiat. Kokouksiin voi osallistua myös yhtiön edustajia. Sihteeri laatii kokouksesta pöytäkirjan, johon on merkittävä kokouksen aika, paikka, läsnäolijat, käsitellyt asiat sekä päätökset. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri sekä pöytäkirjan tarkastajat. Tarkastetusta pöytäkirjasta toimitetaan kopio isännöitsijälle kahden (2) viikon kuluessa kokouksesta. Pöytäkirja luetaan seuraavassa kokouksessa. Piirineuvoston tulee vuoden aikana kokoontua käsittelemään ainakin seuraavia asioita: järjestäytyminen, korjaussuunnitelmat, huollon ja hoidon palaute, vuosiraportit ja asukasvalvojan raportti. Tehtävät käydään tarkemmin läpi kohdassa 15. Piirineuvosto voi tehdä päätöksiä vain esityslistassa mainituista asioista. 15 Piirineuvoston tehtävät 1) Puheenjohtajan valinnassa on kiinnitettävä huomiota tehtävän vaatimaan ajankäyttöön. Puheenjohtajan keskeisiä tehtäviä ovat piirineuvoston koollekutsuminen, yhteydenpito yhtiöön ja esityslistan laatiminen yhteistyössä yhtiön kanssa. Puheenjohtajan on huolehdittava, että piirineuvostolle kuuluvat asiat tulevat käsitellyksi. 2) Tositetarkastajan toimenkuva on liitteenä (liite 6). Tositetarkastajan valinnassa tulee kiinnittää huomiota kyseisen henkilön osaamiseen ja mahdollisuuksiin hoitaa kyseistä tehtävää. Tositteisiin liittyvät kysymykset kootaan ja toimitetaan tositetarkastajalle, joka voi tarkastuskäynnin perusteella raportoida asiasta. Tositetarkastaja on paikalla asiaa käsittelevässä piirineuvoston kokouksessa. 3) Piirineuvostossa käydään läpi kiinteistöpiirin korjauslisällä rahoitettavien korjauksien tilannekatsaus. Ylläpidonvastaava ja isännöitsijä osallistuvat tilannekatsauksen läpikäyntiin vuosittain, kun talousarvio ja korjausohjelma on päätetty. 4) Kun vanhat huoltosopimukset irtisanotaan ja uusia sopimuksia kilpailutetaan, asiasta tiedotetaan piirineuvostolle ja tältä pyydetään lausunto kyseisen alueen erityispiirteistä. Piirineuvosto voi käsitellä asiaa kokouksessaan ja laatia puheenjohtajan johdolla lausunnon ylläpidonvastaavalle toimitettavaksi. 5) Yhtiö järjestää vähintään kerran vuodessa huollon ja hoidon palauteillan, jossa paikalla ovat huoltoyhtiön, viherhoidon ja siivouksen edustajat, ylläpidonvastaava ja isännöitsijät. Tilaisuudessa käydään läpi huollon ja hoidon toimivuutta kyseisen piirin alueella. 6) Käsiteltäviä kulutusraportteja ovat muun muassa energian- (lämmön- ja sähkönkulutuksen) ja vedenkulutuksen sekä jätehuollon vuosiraportit. Raportit ovat saatavilla myös sähköisenä asukassivuilla. 7) Asukasvalvojan raportti sekä muut pyydetyt selvitykset käydään läpi. Piirineuvosto saa tiedon asukasvalvojan raportista Ahjon jäsenten välityksellä. Yhteishallintosäännön seliteosio 15

16 8) Tiedotteita voi olla sekä yhtiöltä tulevia että piirineuvoston omia. Tiedotteet on hyvä jakaa paikalla oleville piirineuvoston kokouksessa ja poissa oleville pöytäkirjan mukana. Sihteeri toimittaa kopiot kaikista tarkastetuista pöytäkirjoista isännöitsijälle viimeistään kahden (2) viikon kuluttua kokouksesta. 9) Piirineuvostossa keskitytään piirin vuokranmääritysyksiköiden kesken jaettaviin hyviin käytäntöihin. Koko yhtiön vuokranmääritysyksiköitä koskevat käytännöt tulisi viedä Ahjon käsiteltäväksi. 10) Käsitellä muita asioita, joita puheenjohtaja, piirineuvoston jäsen tai yhtiön edustaja esittää esiin otettavaksi. 11) Piirineuvoston puheenjohtajat ovat ilman eri päätöstä Ahjon jäseniä. Kun puheenjohtaja on estynyt, voi piirineuvosto valita varapuheenjohtajan Ahjon jäseneksi. V Yhteistyöelin Ahjo 16 Yhteistyöelin Ahjo on yhteishallintolain 16 :n tarkoittama asukkaiden ja yhtiön välinen toimielin, jossa voidaan käsitellä koko asuntokantaa koskevia vuokralaisdemokratiaan liittyviä asioita. 17 Kokouskutsu on toimitettava vähintään viikkoa ennen kokousta kaikille Ahjon jäsenille. Kutsun toimittamisesta huolehtivat puheenjohtaja ja sihteeri. Ahjon kokous on laillinen ja päätösvaltainen, kun se on kutsuttu koolle edellä mainitulla tavalla ja puheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista asukasedustajiston jäsenistä on paikalla. Jos asukasjäsen on estynyt osallistumaan kokoukseen, hänen on ilmoitettava tästä ennakolta varajäsenelleen. Sihteeri laatii kokouksesta muistion, johon on merkittävä kokouksen aika, paikka, läsnäolijat, käsitellyt asiat sekä päätökset. Muistion allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Muistio luetaan ja tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Tarkastetusta muistiosta toimitetaan kopio asukasasiamiehelle, Espoon Asunnot Oy:n toimitusjohtajalle sekä isännöitsijöille. Nämä tiedottavat kokouksen päätöksistä kukin tehtäviensä mukaisille tahoille. 18 Ahjolla on päätösvaltaa vain tässä yhteishallintosäännössä mainituissa asioissa. Päätöksiä voidaan tehdä vain esityslistalla olevista asioista. Asukasdemokratiaa koskevissa asioissa päätöksiä tekevät Ahjon asukasjäsenet. 19 1) Puheenjohtajana toimii asukkaiden edustaja. 2) Ahjon tehtävänä on välittää tietoa yhtiön ja asukkaiden välillä koko yhtiötä koskevista ajankohtaisista asioista. 3) Valvojalla tarkoitetaan yhteishallintolain 14 :n mukaista valvojaa. Valvojan valitsevat Ahjon asukasjäsenet. 4) Tulkintoja yhteishallintosäännöstä tehdään yhteistyössä yhtiön edustajien kanssa. 5) Ahjo voi nimittää koko yhtiön asukashallintoa koskevia työryhmiä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi vaalityöryhmä ja vuokrien pisteytystä käsittelevä työryhmä sekä eri asukastoimijoiden tehtävänkuvia tarkastelevat työryhmät. 6) Ahjo valitsee Asukasviestin toimitusneuvoston joka yhteistyössä päätoimittajan kanssa esittää aiheita asukasviestin artikkeleiksi. 7) Ahjo voi määritellä ja suositella koko yhtiön laajuisia hyviä toimintatapoja. Yleensä kyseessä on tällöin jokin laajahko kokonaisuus. 8) Ahjon jäsenet ovat myös piirineuvostojensa edustajia ja voivat tuoda esiin omissa piirineuvostoissaan käsiteltyjä asioita. 9) Ahjo seuraa korjauksien toteutumista. 10) Mikäli pääomavuokrien pisteytyksen muuttaminen vaatii työryhmän, Ahjo nimeää sen. Pääomavuokrien pisteytystä tarkastellaan tarpeen mukaan. 11) Ahjo pitää yhteyttä yhtiön hallitukseen ja tapaa sen tarvittaessa. Myös konsernijaoston kanssa voidaan tavata tarpeen mukaan. 16 Yhteishallintosäännön seliteosio

17 VI Asukasasiamies 20 Asukasasiamiehen valinnassa voidaan pyytää näkemyksiä asukkaiden edustajilta. 21 Asukasasiamiehen toimenkuvaa koskeva kuvaus on liitteenä (liite 7). Asukasdemokratian VII toteutuminen 22 Tiedottamisen tarkoituksena on varmistaa tiedon nopea kulku eri osapuolien ja kohderyhmien välillä. Asukashallinnossa on tiedottamisessa kolme päätasoa: pääomataloudesta tiedottaminen käyttötaloudesta tiedottaminen asukkaiden toiminnasta, asukasdemokratiasta ja asukashallinnosta tiedottaminen. Asukastiedotusta ovat muun muassa asuntoihin jaettavat tiedotteet, ilmoitustaulut, asukasopas, koti- ja asukassivut, Asukasviesti ja asukastoimikuntien puheenjohtajille lähetettävät tiedotteet. Kukin taho huolehtii siitä, että kokousten pöytäkirjat toimitetaan viipymättä tarkastettuna ja allekirjoitettuna niille kohderyhmille, joille tiedoksisaanti kuuluu. Asukasasiamies huolehtii omalta osaltaan asukasdemokratiasta tiedottamisesta. Tiedottamisessa otetaan huomioon henkilötietolaki ja tietosuojavaltuutetun antamat tarkemmat ohjeet henkilötietojen käsittelemisestä vuokrataloasumisessa. 23 Yhtiön hallituksen asukasedustajaehdokkaiden valinnasta säädetään tarkemmin erillisessä liitteessä (liite 8). Pääomataloudesta tiedottamisen päävastuu on yhtiöllä ja sen hallituksella. Käyttötaloudesta tiedottamisen vastuu jakautuu asukastoimielinten ja yhtiön kesken. Tiedottamisen piiriin kuuluvat asukkaat, asukastoimielimet, yhtiö ja yhteistyötahot (huolto ja hoito). 24 Valvoja pitää yhteyttä Ahjoon tapaamalla sen kerran vuodessa. Valvojan toimenkuva on määritelty tarkemmin asukasvalvojan sopimuksessa (liite 9). Yhteishallintosäännön seliteosio 17

18 Liitteet 1 Kiinteistöpiiriluettelo 2 Asukkaiden kokouksen pöytäkirjamalli 3 Kokouskutsumalli asukaskokoukseen 4 Asukastoimikunnan pöytäkirjamalli 5 Vuosikellomalli 6 tositetarkastajan toimenkuva 7 Asukasasiamiehen toimenkuva 8 ehdokkaiden valinta hallituksen asukasjäseniksi 9 Asukasvalvojan keskeisimmät tehtävät Lisätietoja Lisätietoja yhteishallintolaista saa muun muassa Aran internetsivuilta: 18

19 Liite 1 Kiinteistöt Kiinteistöpiiriluettelo Rahoitusmuodot: 1 Aravakohteet, aravalainalla ja uudella korkotukilainalla rahoitetut kohteet joissa on säännelty asukasvalinta, vuokranmääritys ja kiinteistönmyynti 2 Korkotukikohteet, vanhalla korkotukilainalla lainoitetut joissa on säännelty asukasvalinta ja kiinteistönmyynti 3 Vapaarahoitteiset, ei rajoituksia 4 Jatkorajoitteiset kohteet, entisiä aravakohteita jotka kuuluvat myynnin osalta sääntelynpiiriin 5 Palveluasunnot, Espoon kaupungin kokonaan vuokraamia erityisryhmille tarkoitettuja kohteita LT= liiketilat (omassa salkussa) PK=päiväkoti (omassa salkussa) KP Nimi Piiri Rah. AS m 2 LT m 2 PK m 2 Yht.m Adjutantinkatu 5 1, Armas Launiksenkatu 7 1, Helmipöllönkatu 2 1, Huvilinnanaukio 8 / Säterinkatu 9 1, Huvilinnanpiha 2 / Huvil.mäki 5 1, Huvilinnantie 2 1, Kiskottajankuja 1 1, Konstaapelinkatu 3 1, Kyyhkysmäki 10 1, Kyyhkysmäki 11 1, Kyyhkysmäki 13 1, Kyyhkysmäki 5 1, Leipurinkuja 2 1, ,5 5658, Leppävaarankatu 11 1, ,5 2700, Nummersinkatu 1 1, ,5 161, Pikkulinnunreitti 25 1, ,5 1435, Postipuuntie 12 1, Postipuuntie 5 1, Postipuuntie 8 1, Rautakiskonkuja 1 1, Ruusutorpanpuisto 1 2 1, Ruutikatu 9 1, Ruutikuja 3 1, Sepelkyyhkyntie 1 / Lintukorpi 2 1, ,5 1972, Sepelkyyhkyntie 3 1, Sokerilinnantie 4 1, , , Sokerilinnantie 5 1, , , Säterinkatu 16 1, ,9 2691, Timpurinkuja 2 1, Vallikaivanto 1 1, Vanha Maantie 5 1, Vanha Maantie 7 1, Vermonpolku 3 1, KP Nimi Piiri Rah. AS m 2 LT m 2 PK m 2 Yht.m Avaruuskatu 1 1, Haukilahdenranta 25 1, Haukilahdenranta 4 1, ,5 615,

20 1199 Holmankorpi 1 1, ,5 5925, Holmankorpi 3 1, , , Holmankuja 5 1, Ilmakuja 2 / Maapallonk. 2 1, ,5 2458, Itsehallintotie 4 1, Jukolanahde 3 1, Klovinkallio 6 1, Komentajankatu 2 1, ,5 3106, Komentajankatu 6 1, Kuitinkatu 2 1, ,5 2311, Kuitinkatu 6 1, Kuunsäde 4 1, Kääntöpiiri 4 1, Maakirjantie 2 1, ,5 3845, Maapallonkatu 3 1, ,5 4665, Maapallonkatu 6 1, ,5 2096, Mielikinviita 4 1, ,5 68, Niittymaanaukea 4 1, , , Peuramäenkuja 2 1, Peuramäentie 9 1, ,5 4431, Porttiniityntie 14 1, ,5 4841, Seilimäki 21 1, Seiliniitty 4 1, Taavinharju 29 1, Taavinsuo 11 1, ,5 4974, Taivalmäki 1 1, Taivalmäki 3 1, Takojantie 4 1, Ukkohauentie 2 1, Ukkohauentie 4 1, KP Nimi Piiri Rah. AS m 2 LT m 2 PK m 2 Yht.m Karakalliontie 1 1, Kilonpuistonkatu 3 1, , , Kilonpuistonkatu 6 1, Kilonpurontie 1 1, ,5 179, Kilonpurontie 7 1, Lansanpurontie 1 1, Lansantie 25 1, ,5 2753, Leppälinnunrinne 3 1, Leppälinnunrinne 5 1, ,5 3454, Leppälinnunrinne 6 1, Leppäsillantie 2 1, Lintukorvenkuja 6 1, Nuijamäki 2 1, Nuijamäki 6 1, , , Nurminiityntie 1 1, Pesätie 3 1, , , Puistomäki 1 1, ,5 6065, Puistomäki 2 1, ,5 2298, Puistopiha 5 1, ,5 2140, Pääskyskuja 9 1, Rastaspuistontie 3 1, ,5 6883, Ratamotie 1 1, Ruotutorppa 4 1, Ruotutorppa 6 1, Tikankolo 2 1, ,5 2238, Tiklinkuja 3 1, Trillakatu 4 1, ,5 3891, Vasamatie 3 1, ,5 33, Viherkalliontie 10 1,

21 KP Nimi Piiri Rah. AS m 2 LT m 2 PK m 2 Yht.m Kala-Maija 1 2, ,5 3499, Kala-Maija 2 2, ,5 471, Kala-Matti 1 ja 5 2, ,5 5980, Kalaonnentie 5 2, Kalastajankuja 10 2, , , Kalastajankuja 2 2, , , Kalastajankuja 6 2, ,5 3796, Kalastajanmäki 1 2, Kalastajanmäki 13 2, Leilitie 2 2, Liisankuja 1 2, Markkinakatu 10 2, ,5 5412, Matinkallio 8 2, Matinkatu 7 2, Matinniitynkuja 2 2, Nassakkakuja 1 2, ,5 1655, Nelikkokuja 2 2, Nelikkotie 18 2, Nuottaniementie 7 2, ,5 1602, Pyyntitie 2 2, Pyyntitie 4 2, ,5 4208, Päivänkakkarantie 1 2 2, Sepetlahdentie 11 2, Tiistiläntörmä 3 2, Tiistinkallio 1 2, Tiistinkallio 4 2, Tiistinkallio 6 2, KP Nimi Piiri Rah. AS m 2 LT m 2 PK m 2 Yht.m Eestinlaakso 12 2, Eestinlaakso 14 2, Eestinlaakso 16 2, ,5 1956, Eestinlaakso 20 2, Eestinmalmintie 40 2, ,5 1827, Eestintaival 6 2, Finnoontie 12 2, Hyljelahdentie 14 2, Hyljelahdentie 7 2, ,5 1797, Iivisniemenaukio 1 2, ,5 2441, Iivisniemenkatu 1 2, ,5 2441, Kaskenpolttajankuja 2 3 2, Kilvoituksentie 7 2, Korpimaa 5 ja 8 2, Kukkumäenportti 1 3 2, Kuuttikuja 1 2, Kuuttikuja 4 ja 8 2, ,5 4251, Lehtikaskentie 9 2, ,5 2450, Naurismäki 3 2, Norppatie 6 2, Nöykkiönniitty 4 2, Oksakarhinmäki 5 2, Pihlajatie 4 2, ,5 1474, Reunakuja 1 2, Rullaniementie 3 2, Rullaniementie 4 2, Soukanahde 6 2, Soukankaari 4 2, Soukankuja , ,5 680, Soukankuja 9 2, Viittakorpi 1 2, ,5 2047, Viittakorpi 3 2, ,5 4228,5 21

22 KP Nimi Piiri Rah. AS m 2 LT m 2 PK m 2 Yht.m Aallontaite 1 4 2, Aallontaite 6 2, ,5 2601, Ankkuritie 6 2, , , Espoonlahdenkatu 5 2, Jälkimaininki 2 2, Jälkimaininki 3 2, ,5 6043, Kipparinkuja 1 2, Lokirinne 1 2, ,5 500, Maakravunkuja 1 2, ,5 5219, Maakravunkuja 3 2, Maininkitie 1 2, ,5 1945, Maininkitie 5 2, Merenkulkijankatu 5 2, , , Merisaapas 1 2, ,5 213, Merisaapas 3 2, Merivalkama 6 2, ,5 1840, Merivirta , ,5 5182, Myötätuulenkuja 5 2, Myötätuulenmäki 5 2, Oxfotintie 3 2, ,5 1580, Oxfotintie 5 2, ,5 1300, Ristiaallokonkatu 7 2, Ristiaallokonkatu 9 2, , , Ruorikuja 1 2, Ruorimiehenkatu 1 2, Solmukuja 2 2, Tiimalasintie 1 2, ,5 3901, Tillinmäentie 25 2, Vanha Saunalahdentie 19 2, KP Nimi Piiri Rah. AS m 2 LT m 2 PK m 2 Yht.m Alaniityntie 2 3, Heinäpoudanpiha 1 3, Hösmärinkuja 2 3, ,5 1472, Kiltakallio 6 3, ,5 2830, Kiltaveljenpolku 3 3, ,5 1564, Kirjanpitäjänkuja 7 3, ,5 5514, Kirstinharju 6 8/Kirstinmäki / Kirstinharju 4 3, , , Kirstinharju 7 3, Kirstintie 1 3, Kiulupolku 2 3, ,5 3104, Kuurinkallio 8 ja 11 3, Kuurintorpantie / Kuurinmäentie 3, Kylävainionkuja 2 3, Kylävainionkuja 4 3, Liittokuja 2 3, Reviisorinkatu 5 3, Riimukallio 3 3, ,5 2415, Saarnimäenkuja 2 3, ,5 1471, Saarnimäenkuja 8 3, , , Saarniraiviontie 6 ja 8 3, ,5 5235, Samariantie 8 3, Sokinvuorenkuja 4 3, Sunanlaakso 2 3, ,5 2668, Suvelantie 8 3, Ullanmäentie 11 3, , , Ullanmäki 2 3, Ullantorpantie 6 3, ,5 2846, Ullantorppa 13 3, Ullantorppa 7 3, ,5 3682, Viirikuja 2 3, , ,5 22