KESKINÄINEN TYÖELÄKEVAKUUTUSYHTIÖ VARMA

Transkriptio

1 1 (5) Nro 1 1 REKISTERINPITÄJÄ Nimi KESKINÄINEN TYÖELÄKEVAKUUTUSYHTIÖ VARMA Postiosoite PL 1 Postinumero ja -toimipaikka VARMA Puhelin Käyntiosoite Salmisaarenranta 11, Helsinki 2 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ TAI YHTEYSHENKILÖ Nimi Sähköposti Arto Hartikainen: työkyvyttömyyseläkkeet, kuntoutusasiat, eläkkeiden arviolaskelmat ja työeläkeotteet Eija Vähäpassi: osa-aika-, varhennettu vanhuus-, vanhuus- ja perheeläkkeet Voppe Salokari: eläkemaksatus etunimi.sukunimi@varma.fi Puhelin Faksi REKISTERI Rekisteri: eläkkeen hakijoista, eläkeläisistä, kuntoutusrahan hakijoista, eläkeratkaisuista, maksetuista eläkkeistä, eläkkeiden arviolaskelmista ja työeläkeotteista (K, Aski, Vesa, Lapa) Eläkkeiden maksurekisteri Emma lähtien vain katselu Eläkkeiden ratkaisurekisteri Heli lähtien vain katselu Eläkkeiden ratkaisurekisteri S-systeemi vain katselu

2 2 (5) 4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS 1. Henkilötietolain 8 :n mukaiset yleiset edellytykset, esim. asiakassuhteen hoitaminen jäsenyysasioiden hoitaminen palvelusuhteen hoitaminen muu, mikä 2. Henkilötietolain 4 luvun mukainen henkilötietojen käsittely erityisiä tarkoituksia varten (tutkimus, tehtävä jne. nimettävä tai muuten yksilöitävä) tutkimus tilasto viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä henkilömatrikkeli sukututkimus suoramarkkinointi luottotietotoiminta 3. Erityislainsäädäntö (esim. tietty viranomaiselle säädetty tehtävä kuten päivähoidon järjestäminen, opetuksen järjestäminen jne.) mikä Lakisääteinen velvoite, vakuutettujen asioiden hoito eläkkeen laskenta eläkkeen maksaminen eläkkeen vastuunjako eläkkeen verotukseen liittyvät toimenpiteet arviolaskelmia eläkkeen määrästä kuntoutusasioiden hoito työeläkeotepalvelu Eläkeasioiden hoitoon liittyvien verkkopalvelujen antaminen 5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmät) Henkilön tunnistetiedot: nimi, henkilötunnus, osoite Hakemuskäsittely: eläkehakemuksen vireilläolotiedot eläkkeen laskennan perusteena olevat tiedot eläkkeeseen oikeuttavat työansiot ja työtulot työsuhdeajat, eläkepalkat, yrittäjäjaksot, työtulot, ansaitun eläkkeen määrät eläkkeen ratkaisutiedot

3 3 (5) tiedot muista eläkkeistä ja korvauksista eläkkeen hakemisessa ja muutoskäsittelyssä syntyneet asiakirjat Maksukäsittely: maksussa oleva eläke eläkelaji alkaminen ja päättyminen viivästyskorotus maksuyhteystiedot maksun vastaanottajatiedot verotustiedot tiedot maksettavasta eläkkeestä kuukausittain ja vuositasolla vastuunjakotiedot ansiohistoria ja aikaisemmat eläkkeet muita tietoja eläkkeestä perittävät maksamattomat YELvakuutusmaksut eläkkeestä perittävät ulosotot ja kuittaukset eläkkeestä perittävät sairaskassamaksut Eläkkeiden arviolaskelmat: eläkearvion laskennan perusteena olevat työansiot ja työtulot päättyneet työsuhteet ja yrittäjäjaksot työsuhdeajat, eläkepalkat, yrittäjäjaksot, työtulot, ansaitun eläkkeen määrät aikaisempien eläkkeiden ratkaisut ja määrät Työeläkeotteet: työeläkeotteen antamisvuotta edeltäneen vuoden loppuun mennessä karttuneen eläkkeen määrä laskennan perusteena olevat työansiot ja työtulot päättyneet työsuhteet ja yrittäjäjaksot työsuhdeajat, eläkepalkat, yrittäjäjaksot, työtulot, ansaitun eläkkeen määrät Eläkkeen hakemisessa ja muutoskäsittelyssä, eläkkeiden arviolaskelmissa ja työeläkeotteissa syntyneet asiakirjat kuvattuna sähköisessä arkistossa paperiarkistot Päivitysviitteet

4 4 (5) 6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Rekisteröidyn oma ilmoitus Työnantaja Eläketurvakeskus Verottaja Arekin ansaintajärjestelmä, Arekin tietopalvelut, TEL-L- vakuutettujen rekisteri (T), eläkejärjestelyrekisteri (E), asiakasrekisteri ASPA ja CRM ja yrittäjärekisteri (Y) Lääkärit, sairaalat ja terveyskeskukset Työttömyyskassat Työvoimaviranomaiset Väestörekisterikeskus Muut eläkelaitokset Sosiaaliviranomaiset Kansaneläkelaitos Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta Vakuutusoikeus Pankit Direct Media SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Luovutuksensaaja Eläkkeensaaja Vakuutetut Verottaja Eläketurvakeskus Työnantaja, säätiöt STM Muut eläkelaitokset ja vakuutusyhtiöt Kela Työttömyyskassat Sosiaaliviranomaiset Työvoimaviranomaiset Ulosottoviranomaiset Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta ja vakuutusoikeus TyEL-vakuutuksenottajat Luovutusperuste tai toimeksianto tai sopimus ja toimeksianto

5 5 (5) Luovutuksensaaja Pankit Direct Media 121 Itella Oyj Oy Antenna Ab Pitney Bowes Management Services Ab Posten Åland Xerox Oyj Luovutusperuste kuolintietojen päivitys postituspalvelu ja osoitepalvelu tulostus- ja postituspalvelu tulostus- ja kuorituspalvelu postituspalvelu tulostus- ja kuorituspalvelu Järjestelmän käyttöpalvelut on ulkoistettu Tieto Oyj:lle ja järjestelmän ja tietokannan ylläpito Tieto Esy Oy:lle. Rekisteristä siirretään tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ETK:n välityksellä valtioiden välisten sosiaaliturvasopimusten mukaisesti. 8 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET A. Manuaalinen aineisto 1. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapito velvollisuuden alaisia ja ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen. 2. Asiakirja-aineistot säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan käyttövaltuushallinnan avulla. B. ATK:lle tallennetut tiedot 1. Tietojenkäsittelyvaltuuksien hallinnan avulla valvotaan, että rekisterin tietoja ja sen osa-alueita saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. 2. Rekisteri on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. 3. Julkisen tietoliikenneverkon kautta lähetettäessä luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin SSL-salauksella 1) HetiL 10 ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa rekisterin sisältöä.