Valitse paras laite skannaustarpeisiisi

Transkriptio

1 Monitoimilaite- ja skanneriopas Valitse paras laite skannaustarpeisiisi Sopiva HP-laite voi auttaa infrastruktuurin optimoinnissa ja asiakirjatyönkulkujen selkeytyksessä. Löydät erityistarpeisiin sopivat tuotteet valitsemalla erilaisista yhden ja monen toiminnon skannaustuotteista. -monitoimilaite Flow -monitoimilaite Verkkoon kytketty skanneri Tietokoneeseen kytketty -skanneri Paperin muuntaminen digitaalisiksi työnkuluiksi Tehokkaan asiakirjahallinnan työnkulun avulla yrityksesi voi saavuttaa merkittäviä säästöjä. Kuinka pystyt valitsemaan sopivimman laitteen, kun tarjolla on niin monia skannauslaitteistoja, -ohjelmistoja ja -ratkaisuja? Kannattaako valita yhden toiminnon työpöytäskannerit, verkotetut skannerit vai monitoimilaitteet (MFP:t), joissa on tulostus-, kopiointi- ja faksaustoiminnot, vai uudet skannauksen optimoivat Flow-monitoimilaitteet? Koska kunkin liiketoiminnan ja myös yrityksen eri osastojen tarpeet ovat erilaiset, paras vaihtoehto riippuu erilaisista kriteereistä, kuten optimoitavan sieppauksesta-työnkulkuunprosessin laajuudesta ja sisällöstä. Mikä sopii parhaiten? HP:ltä löytyy asiakirjatyönkulkuusi sopiva skannauslaite riippumatta liiketoimintaympäristöstä. -monitoimilaitteet Näillä verkotetuilla all-in-one-laitteilla voi skannauksen lisäksi myös tulostaa, kopioida ja faksata. Ne ovat edullisia pienen asiakirjamäärän yksinkertaisiin ympäristöihin. Flow -monitoimilaitteet Uusilla Flowmonitoimilaitteilla voi skannata nopeasti kaksipuolisesti yhdessä vaiheessa; niissä on edistynyt kuvanparannus ja -käsittely; sekä suurempi automaattisen asiakirjan syöttölaitteen kapasiteetti. Ne sopivat täydellisesti toimistoihin, joilla on edistyneet työnkulut mutta joissa halutaan myös laitteiden yhdistämisellä saavutettavaa käytännöllisyyttä. Verkotetut -skannerit Näiden yhden toiminnon skannereiden suuri nopeus ja vankat kuvankäsittelyn toiminnot tekevät niistä juuri oikean valinnan toimistoihin, joiden skannausmäärät ovat tarpeeksi suuret erityisen skannauslaitteen käyttöön. Niiden avulla käyttäjät voivat lisäksi jakaa skannausmahdollisuuden. Tietokoneeseen kytketyt -skannerit Näitä erityisskannereita käyttää tavallisesti yksi henkilö ja ne tukevat monimutkaisia työnkulkuja. Ne sopivat asiakirjoille, jotka edellyttävät tietokoneen skannausohjelmiston avulla tapahtuvaa tarkistusta tai muunnosta. Luota luotettavaan teknologiajohtajaan HP LaserJet -monitoimilaitteet ja HP Scanjet -laitteet ovat tunnettuja luotettavuudestaan ja suorituskyvystään. Niillä saavutetaan paras yhdistelmä helppokäyttöisyyttä ja monimutkaisia toimintoja, mikä auttaa töiden suorituksessa. Voit luottaa HP:n innovaatioihin, kuten HP EveryPage 1, jossa käytetään monia tekniikoita varmistamaan, että jokainen ADFlaitteen arkki skannataan. Lisäksi -monitoimilaitteita ja -skannereita voidaan ohjata ja konfiguroida etäkäytöllä HP Web Jetadmin -kalustonhallintaohjelmiston avulla. 2 Näytämme seuraavilla sivuilla joitakin työnkulun näkökohtia. Kuvaamme laitteen ominaisuudet, jotka mahdollistavat kyseisen työnkulun ja lopuksi tarkastelemme neljää eri tapausta, jotka liittyvät eri skannauslaitetyyppeihin. 1 HP EveryPage -toimintoa kutsutaan HP Precision Feed -tekniikaksi Scanjet-laitteissa. 2 Lataa HP Web Jetadmin maksutta osoitteesta

2 Työnkulun vaiheet ja vaihtoehdot Skannaatko suuren määrän sivuja? Tarvitsetko edistyneitä sieppaus-, kuvantamis-ja käsittelytoimintoja? EI KYLLÄ LaserJet Enterprise -monitoimilaite Laitteiden jakaminen Käyttävätkö useat henkilöt laitetta? KYLLÄ EI Tietokoneeseen kytketty Scanjet Enterprise -skanneri Yksi toiminto tai monitoimisuus Tarvitsetko erityisen skannauslaitteen vai laitteen, jossa on myös tulostus-/ kopiointi-/faksaustoiminnot? EI KYLLÄ LaserJet Enterprise Flow -monitoimilaite Verkkoon kytketty Scanjet Enterprise -skanneri Kuva 1. Oikean skannauslaitteen valinta liiketoiminnallesi alkaa kysymällä oikeat kysymykset skannaustyönkulusta. Koska kukin näistä kysymyksistä vastaa tiettyä laitteen toimintoa, vastauksesi johtaa sopivimpaan skannauslaitteeseen. Mieti ensin nykyisiä ratkaisuja Ennen kuin voit löytää yrityksellesi sopivan skannausratkaisun, on tärkeää ottaa huomioon työpaikalla jo olemassa olevat ratkaisut. Jos työpaikalla on jo olemassa asiakirjahallinnan ratkaisu, yhteensopivan laitteen valinta on oleellista. Jos asiakirjahallinnan ratkaisua ei ole olemassa valmiina, HP:ltä saa erilaisia tarpeisiin sopivia yhden ja monen toiminnon skannauslaitteita. Tarkastellaan seuraavaksi laitteiston valintakysymyksiä. Skannaatko suuren määrän sivuja? Valitse laite, joka pystyy käsittelemään työkuormituksen Sivumäärä, jonka skannauslaite on suunniteltu käsittelemään, ilmaistaan joko suositeltuna kuukausiskannausmääränä tai päivittäisenä kapasiteettina. Voit arvioida sivumäärän, jonka aiot skannata, ja valita sitten arvioon sopivan laitteen. Skannerin nopeus mitataan sillä, kuinka monta yksipuolista sivua (sivua/min) tai kaksipuolista kuvaa (kuvaa/min) skanneri käsittelee minuutissa. Kuvaa/min-arvo voi olla jopa kaksinkertainen sivua/ min-lukuun verrattuna, koska Flow -monitoimilaitteet ja -skannerit sieppaavat kaksipuolisen asiakirjan yhdessä vaiheessa. HP-monitoimilaitteilla ja -skannereilla, joilla on suuremmat ADF-syöttökapasiteetit, käyttäjät voivat ladata suurempia töitä, mikä säästää aikaa. Valitse laite, joka pystyy käsittelemään materiaalisi HP LaserJet -monitoimilaitteiden automaattiset asiakirjojen syöttölaitteet voivat käsitellä kätevästi tavallisia paperikokoja ja -tyyppejä, kuten letter, legal- tai A4 bond -paperit. HP LaserJet Flow -monitoimilaitteissa ja -skannereissa on HP EveryPage -tekniikka, jonka avulla voit syöttää ja siepata skannaustulokset myös eripainoisten ja kokoisten tulostusmateriaalien pinot nopeasti ja luotettavasti. Tämä toiminto minimoi asiakirjojen valmisteluun tarvittavan ajan samalla, kun se varmistaa, että sivut käsitellään keskeytyksettä. Jos on tarve skannata epäsäännöllisiä, vaurioituneita tai hauraita materiaaleja, kannattaa valita monitoimilaite tai skanneri, jossa on valotustaso. Pienet määrät, standardikoot ja -painot: -monitoimilaite Suuret määrät, toistuva kaksipuolinen skannaus, erilaiset tulostusmateriaalit: Flow -monitoimilaite, tietokoneeseen tai verkkoon kytketty -skanneri 2

3 Tarvitsetko edistyneitä sieppaus-, kuvantamisja käsittelytoimintoja? Valitse asiakirjojen sieppauksen ja kuvanparannuksen toiminnot Mieti, miten skannattuja materiaaleja käytetään työnkulussa. Yksinkertaisessa sieppaustyönkulussa esimerkiksi asiakirjat skannataan tallennusta varten ja niille tehdään hyvin vähän kuvanparannusta. Monimutkaisempiin sieppaustyönkulkuihin voi kuulua värien poistaminen värillisistä asiakirjoista, optisen tekstintunnistuksen (OCR) käsittely, tietojen automaattinen poiminta rakenteellisesta lomakkeesta tai tietojen hävitys skannatusta asiakirjasta osana sieppausprosessia. Monitoimilaitteissa on yleensä sieppauksen ja kuvankäsittelyn perustoiminnot. Uusissa Flow-monitoimilaitteissa on monia edistyneitä automaattisen kuvantamisen ja kuvankäsittelyn ominaisuuksia, joita on verkkoon kytketyissä Scanjet-laitteissa kuten sivujen laskenta, kuvien esikatselu laitteen kosketusnäytössä ja automaattinen suuntaus (säätää yksittäisen työn jokaisen sivun oikeasuuntaiseksi). Flow-monitoimilaitteissa on myös vedettävä ulkoinen näppäimistö kätevämpää tietojen syöttöä varten. Jos tarvitset tehokkaita sieppaus- ja kuvanparannustoimintoja, kuten erän erottelu, viivakoodien tunnistus / koodin purku tai Kofax Virtual ReScan Pro -ohjelmisto (joka voi parantaa asiakirjan luettavuutta automaattisesti), valitse tietokoneeseen kytketty skanneri. Lisäksi niiden avulla skannaustuloksia voidaan tarkastella tietokoneen näytössä, jolloin voidaan varmistaa, että tarkat yksityiskohdat siepataan juuri halutun laatuisina. Työnkulun integrointiominaisuuksien valinta Mieti niiden kohteiden määrää ja monimutkaisuutta, joihin skannaustulokset lähetetään. Monitoimilaitteissa käytetään peruslähetyskohteita, kun taas Flow-monitoimilaitteet ja verkkoon kytketyt skannerit sisältävät SharePoint -vaihtoehdon. Tietokoneeseen kytketyt skannerit soveltuvat hyvin, kun ne halutaan integroida asiakirjahallinnan järjestelmään, joka edellyttää ISIS- tai TWAIN-ohjaimia. Ne soveltuvat myös silloin, kun lähetetään useisiin kohteisiin samanaikaisesti, tai ne sopivat työnkulkuihin, joissa on mukana Kofax Virtual ReScan -ohjelmisto. HP tarjoaa myös johtavien asiakirjaratkaisujen suoran integraation. Näitä ratkaisuja ovat esimerkiksi Omtool AccuRoute, Kofax Capture tai ReadSoft Document Suite, ja niitä voidaan käyttää verkotettujen monitoimilaitteiden ja Scanjet-laitteiden ohjauspaneelista. Sieppauksen, kuvantamisen ja kuvankäsittelyn perustoiminnot: -monitoimilaite Käyttävätkö useat henkilöt laitetta? Valinta tietokoneeseen ja verkkoon kytkettyjen laitteiden välillä Valinta tietokoneeseen ja verkkoon kytkettyjen laitteiden välillä riippuu siitä, kuinka moni henkilö käyttää laitetta. Tietokoneeseen kytkettyjä skannereita käyttää tavallisesti yksittäinen teknikko, joka käsittelee suuren määrän monimutkaisia skannaustöitä useille osastoille tai koko yritykselle. Tietokoneeseen kytketyt HP Scanjet -skannerit liitetään tietokoneeseen Hi-Speed USB 2.0 -liitännällä. Verkotetut laitteet soveltuvat käyttöön ympäristöissä, joissa useat käyttäjät tarvitsevat skannauslaitetta. Nämä laitteet liitetään verkkon Ethernet-liitännän kautta. Useat käyttäjät: -monitoimilaite, HP LaserJet Enterprise Flow -monitoimilaite tai verkkoon kytketty HP Scanjet Enterprise -skanneri Yksittäinen käyttäjä: Tietokoneeseen kytketty HP Scanjet Enterprise -skanneri Tarvitsetko erillistä skannauslaitetta? Valinta yhden toiminnon skannerin ja monitoimilaitteen välillä Suuret skannausmäärät hoidetaan parhaiten erillisellä skannauslaitteella. Lisäksi toiset käyttäjät eivät voi varata yhden toiminnon skannereita tulostukseen, kopiointiin tai faksaukseen. Niillä skannaus on lisäksi tehokkaampaa kuin HP LaserJet -monitoimilaitteilla ja nopeampaa kuin HP LaserJet Flow -monitoimilaitteilla. Jos käyttäjille on tärkeää, että he pystyvät kätevästi yhdistämään tulostuksen, kopioinnin, faksauksen ja skannauksen yhteen laitteeseen, monitoimilaite on paras ratkaisu niin kauan kuin skannausmäärät eivät ole niin suuria, että ne estävät toisilta käyttäjiltä laitteen käytön. Flow-monitoimilaitteilla on Scanjet-laitteiden vankat kuvanparannusominaisuudet ja edistyneet käsittelytoiminnot sekä kätevä monitoimisuus. Ne ovat sopiva valinta, jos tarvitaan edistyneitä skannaustoimintoja, mutta skannaustöiden määrä ei ole hyvin suuri. Erillinen skannauslaite: Tietokoneeseen tai verkkoon kytketty -skanneri Monitoimilaite: -monitoimilaite tai Flowmonitoimilaite Sieppauksen, kuvantamisen ja kuvankäsittelyn edistyneet toiminnot: Flow -monitoimilaite tai verkkoon kytketty -skanneri Tehokkaat sieppauksen, kuvantamisen ja kuvankäsittelyn toiminnot: Tietokoneeseen kytketty -skanneri Katso sivujen 4-5 taulukosta lisätietoja kunkin tyyppiseen laitteeseen sisältyvistä toiminnoista. 3

4 Toimintojen vertailu Alla olevassa taulukossa on nopea yhteenveto tyypillisen -monitoimilaitteen, Flow -monitoimilaitteen, verkkoon kytketyn -skannerin ja useiden tietokoneeseen kytkettyjen -skannereiden välisistä eroista. Skannausominaisuus MFP Flow MFP Verkkoon kytketty skanneri Tietokoneeseen kytketty skanneri 500 MFP M525/ Color MFP M575 Flow MFP M525c/ Color Flow MFP M575c 8500fn1 -skannerit Skannaatko suuren määrän sivuja? ADF-tyyppi ADF:n kääntö Kaksipäinen, yhdessä vaiheessa kaksipuolisesti skannaava ADF Kaksipäinen, yhdessä vaiheessa kaksipuolisesti skannaava ADF Kaksipäinen, yhdessä vaiheessa kaksipuolisesti skannaava ADF Paperin syöttötekniikka ADF:n syöttökapasiteetti Normaali HP EveryPage HP EveryPage HP EveryPage 50 arkkia 100 arkkia 100 arkkia arkkia (mallin mukaan) Yksipuolinen skannausnopeus, letter/a4, (sivua minuutissa tarkkuudella 300 dpi) Värillinen, M525/M575: Jopa 32/30 Vain musta, M525: Jopa 42/40 Vain musta, M575: Jopa 32/30 Värillinen: Jopa 32/30 Vain musta: Jopa 42/40 Värillinen: Enintään 45 Vain musta: Enintään 60 Värillinen: C Vain musta: C (mallin mukaan) Kaksipuolinen skannausnopeus, letter, (kuvaa minuutissa tarkkuudella 300 dpi) Värillinen, M525/M575: Jopa 15/14 Vain musta, M525: Jopa 18/18 Vain musta, M575: Jopa 15/14 Värillinen: Jopa 31/30 Vain musta: Jopa 52/50 Värillinen: Enintään 90 Vain musta: Enintään 120 Värillinen: Vain musta: (mallin mukaan) Suositeltu skannausmäärä sivua kuukaudessa sivua kuukaudessa sivua kuukaudessa Vaihtelee mallin mukaan 4

5 Skannausominaisuus MFP Flow MFP Verkkoon kytketty skanneri Tietokoneeseen kytketty skanneri 500 MFP M525/ Color MFP M575 Flow MFP M525c/ Color Flow MFP M575c 8500fn1 -skannerit Tarvitsetko tehokkaita sieppaus-, kuvantamis- ja käsittelytoimintoja? Näppäimistö Virtuaalinen näppäimistö kosketusnäytössä Virtuaalinen näppäimistö, vedettävä ulkoinen näppäimistö Virtuaalinen näppäimistö, vedettävä ulkoinen näppäimistö Ei käytössä (syöttö tietokoneen näppäimistöltä) Lähetys kohteisiin Sähköposti Verkkokansio Lähiverkko/Internetfaksi USB FTP SharePoint Sama kuin Flow MFP Google Drive Edistynyt käsittely Ei mitään OCR (noin 30 s/sivu, työn mukaan) OCR (noin 15 s/sivu, työn mukaan) Ei käytössä (riippuu tietokoneen suorituskyvystä) Edistynyt kuvankäsittely Automaattinen tyhjien sivujen poisto Kuvien esikatselu Automaattinen värien tunnistus Reunan poisto Vinouden poisto Automaattinen sisällön rajaus Automaattinen suuntaus Automaattinen sivun rajaus Automaattinen sävytys Värin päästö Erän erottelu Viivakoodin tunnistus / koodin purku Kofax Virtual ReScan Pro Edistyneen työnkulun mahdollistaminen Ei mitään Kolmansien osapuolten asiakirjaratkaisujen ohjauspaneelien suora integrointi Sama kuin Flow MFP TWAIN/ISIS kolmansien osapuolten integrointia varten SharePoint -sarakkeen metatiedot Lähetys useisiin kohteisiin samanaikaisesti Käyttäjän määrittämä lähetys kohteisiin komentorivin parametreilla Alueen poissulkeminen monivalintatunnistusta varten Käyttävätkö useat henkilöt laitetta? Verkkoyhteys Verkkoyhteys Verkkoyhteys Suora yhteys Tarvitsetko erillistä skannauslaitetta? Monitoimisuus Monitoimisuus Erillinen skannaus Erillinen skannaus 5

6 Käyttötapaukset Tilanne yksi: -monitoimilaite Kiinteistönvälitystoimisto haluaa toteuttaa yksinkertaisen arkistointijärjestelmän tallenteilleen. Kaikki asiakirjat tallennetaan kunkin asiakkaan sukunimen mukaan ja niissä on yleensä sivua. Kukin toimiston 40 välittäjästä käsittelee 2-3 tapahtumaa kuukaudessa. Useimmat tallenteet ovat letter ja legal-kokoisia, mutta satunnaisesti niihin sisältyy myös ei-standardikokoja, kuten henkilökohtaisia shekkejä. Useimmat välittäjät suorittavat omat skannauksensa. Ratkaisu: Määrät ovat suhteellisen pieniä, asiakirjat ovat yksinkertaisia ja työnkulku on selkeä. Toimisto ottaa käyttöön HP LaserJet Enterprise 500 MFP M525dn -laitteen. Toimisto pystyy jakamaan tulostus-, kopiointi- ja faksaustoiminnot sen lisäksi, että se voi skannata vaivattomasti letter- ja legal-kokoisia asiakirjoja automaattisella asiakirjojen syöttölaitteella. Muutamat letter-kokoa pienemmät asiakirjat voidaan käsitellä monitoimilaitteen tasoskannerilla. Tilanne kaksi: Flow MFP Pankin lainaosastolla useiden virkailijoiden on tulostettava, kopioitava ja faksattava asiakirjoja useita kertoja päivässä. Virkailijat myös skannaavat satunnaisesti lainahakemuksia, jotka on lähetettävä SharePoint -järjestelmään, jotta muut käyttäjät voivat arvioida hakemuksia, mutta heillä ei ole aikaa skannaustöiden monimutkaiseen manuaaliseen käsittelyyn. Lisäksi he haluavat parantaa asiakaspalvelua vähentämällä skannattujen asiakirjojen virheitä. Ratkaisu: Lainaosasto tarvitsee monitoimilaitteen, jolla on vankat skannausominaisuudet. Kun lainavirkailijoiden on käsiteltävä hakemuksia, he asettavat ne Flow MFP M525c -laitteen automaattiseen asiakirjojen syöttölaitteeseen. He valitsevat yhden kosketuksen Quick Set -toiminnon ja syöttävät metatiedot Flow-monitoimilaitteen ulkoisella näppäimistöllä. Quick Set -asetukset on konfiguroitu laitteelle siten, että se skannaa automaattisesti molemmat puolet, poistaa tyhjät sivut ja optimoi tiedoston luettavuuden ja tiedostokoon. Valmis optinen tekstintunnistus käsittelee asiakirjan automaattisesti ja lähettää sen sitten SharePoint -järjestelmään. Tilanne kolme: Tietokoneeseen kytketty -skanneri Koulupiirin on arkistoitava useiden vuosien aikana kertyneitä kymmeniä tuhansia asiakirjoja, kuten todistuksia, kunnan raportteja ja oppilaiden testituloksia Henkilötunnukset on hävitettävä, ennen kuin asiakirjat tallennetaan. Useat vanhemmista asiakirjoista ovat hyvin haalistuneita. Ratkaisu: Sekä määrä että kuvien käyttö viittaa tietokoneeseen kytketyn skannerin käyttöönottoon. Kun käytetään 7000 s2 -arkinsyöttöskanneria ja asianmukaista ohjelmistoa, voidaan luoda työnkulkujärjestelmä, jolla siepataan uudet tiedostot ja lähetetään ne sitten yksittäisiin kouluihin sähköpostitse tai web-palvelun kautta. Tuloksena saadaan selkeytetty sieppaus ja parantunut pääsy tietoihin. Tilanne neljä: Verkkoon kytketty -skanneri Sairaala halua parantaa tietoihin pääsyä, selkeyttää asiakkaiden ja vakuutusyhtiöiden laskutusta sekä pienentää varastointikustannuksia. Sairaalan täytyy siepata tuhansia asiakirjoja monista eri lähteistä päivittäin. Asiakirjat on sitten siirrettävä työnkulkuun reititystä varten verkkokansion kautta ja/tai sähköpostilla laskutukseen, lääkintähenkilökunnalle, arkistointiin jne. Ratkaisu: IT-osasto suosittelee 8500fn1 -asiakirjansieppaustyöasemien hankintaa sairaalan jokaiseen kerrokseen. Tukihenkilöstö on koulutettu työasemien käyttöön ja he lisäävät asiakirjat asianmukaisesti työnkulkuun. Jotkut asiakirjat, kuten potilaan sisäänkirjauslomakkeet, luodaan esipainetuilla viivakoodeilla helppoa reititystä varten. Muihin asiakirjoihin käyttäjä voi lisätä metatietoja integroidulla näppäimistöllä, jotta tiedostot reititetään asianmukaisille vastaanottajille. Käsinkirjoitetut tallenteet tarkistetaan tarkkuuden varalta laitteen katselunäytöstä. Asiakirjat indeksoidaan ja niille suoritetaan optinen tekstintunnistus. Asianmukaiset valtuudet saaneet työntekijät voivat käyttää ja hakea asiakirjoja. Yhteenveto HP:ltä löytyy asiakirjatyönkulkuusi sopiva skannauslaite riippumatta liiketoimintaympäristöstä. Monitoimilaitteet tarjoavat laitetoimintojen yhdistämisen, verkkoyhteydet ja edullisuuden, kun skannausmäärät ovat pieniä ja toimintaympäristöt yksinkertaisia. Jos skannausmäärät ovat suuremmat tai tarvitaan edistyneitä toimintoja, on harkittava erityistä skanneria. Jos halutaan jakaa skannaustoiminnot useiden käyttäjien kesken, verkkoskanneri on paras valinta. Jos tarvitaan edistyneitä työnkulun toimintoja sekä monitoimilaitteen kätevyyttä, paras valinta on Flow-monitoimilaite. Luo yhteys hp.com/go/getconnected Ajankohtaiset HP:n ohjaimia, tukea ja suojausta koskevat hälytykset toimitettuina suoraan työpöydällesi Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. HP pidättää itsellään oikeuden muuttaa tämän asiakirjan sisältöä ilman ennakkoilmoitusta. HP-tuotteiden takuut määritellään pelkästään niiden mukana toimitettavissa rajoitetun takuun lausekkeissa. Tämän julkaisun sisältöä ei tule tulkita lisätakuuksi. HP ei vastaa tämän julkaisun sisältämistä teknisistä tai toimituksellisista virheistä tai puutteista. Katso lisätietoja sivustosta 4AA4-3848FIE, laadittu lokakuussa 2012