ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE LÄHITAPIOLA-RYHMÄN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Transkriptio

1 LÄHITAPIOLA-RYHMÄN Tässä LähiTapiola-ryhmän asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja asiakasrekisteriin tallennetaan, mihin tietoja käytetään, miten tiedot suojataan ja mistä rekisteröity voi saada lisätietoja omien henkilötietojensa osalta. 1. Rekisterinpitäjä LähiTapiola-ryhmä Revontulenkuja LÄHITAPIOLA Rekisterinpitäjinä toimivat LähiTapiola-ryhmään kuuluvat seuraavat yhtiöt 1. LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö 2. LähiTapiola Keskinäinen Henkivakuutusyhtiö 3. LähiTapiola Varainhoito Oy 4. LähiTapiola Kiinteistövarainhoito Oy 5. LähiTapiola Kiinteistöpääomarahastot Oy 6. LähiTapiola Palvelut Oy 7. LähiTapiolan alueyhtiöt (20 kpl) * Lisätietoja LähiTapiola-ryhmästä saa LähiTapiolan verkkosivuilta 2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö Lisätietoja asiakasrekisterin sisältämistä henkilötiedoista ja niiden käsittelystä saa LähiTapiola-ryhmän tietosuojavastaavalta. Lisäksi LähiTapiolan internet sivuilta löytyy tietoa henkilötietojen käsittelyperiaatteista koko LähiTapiola-ryhmän tasolla. Sähköpostitse: Postitse: tietosuoja@lahitapiola.fi LähiTapiola-ryhmä Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava LÄHITAPIOLA 3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet LähiTapiola-ryhmä ylläpitää yhteistä asiakasrekisteriä voidakseen palvella asiakkaitaan, kehittääkseen palveluitaan ja suorittaakseen lakisääteiset velvollisuutensa. Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään sovellettavan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus), Suomen tietosuojalainsäädännön, vakuutuslainsäädännön, sijoituspalveluyrityksistä annettujen säännösten sekä muiden asiaan soveltuvien säännösten mukaisesti.

2 Asiakasrekisterin tietoja käytetään: LähiTapiola-ryhmän asiakaspalveluun ja asiakassuhteiden hoitamiseen, LähiTapiola-ryhmän palveluiden kehittämiseen ja LähiTapiola-ryhmän tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinointiin lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitamiseen Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely voi sisältää automaattista päätöksentekoa. Jos tällaista päätöksentekoa sisältyy asiakkaan hankkimaan tuotteeseen tai palveluun, siitä kerrotaan tuotteen tai palvelun oston yhteydessä. Automaattista päätöksentekoa tehdään esimerkiksi ostettaessa vakuutusta verkkopalveluissa. Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää myös profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja yhdistämällä ja analysoimalla arvioidaan henkilön tiettyjä ominaisuuksia. Profilointia käytetään hyödyksi esimerkiksi markkinoinnin kohdentamisessa. Asiakkaan tuntemistietoja ja rekisteröidyn muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. LähiTapiola-ryhmä kerää säästö- ja sijoitusasiakkaiden verovelvollisuustietoja ja luovuttaa niitä veroviranomaiselle, joka luovuttaa ne eteenpäin muille viranomaisille. Käsittelyn perusteet: LähiTapiola-ryhmä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja pääasiassa sopimussuhteeseen ja sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin perustuen. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn suostumukseen, kuten suostumus hoitotietojen hankkimiseksi hoitolaitokselta ja suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin toimittamiseksi, rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten verolainsäädännön ja vakuutusyhtiölain vaatimukset tai rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin, kuten tietojen käyttö suoramarkkinointiin edellyttäen, että rekisteröity on siitä tietoinen eikä ole kieltänyt sitä. Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai siihen verrattavissa olevaan suhteeseen, kuten korvauksen maksaminen asiakassuhteen ulkopuoliselle vahingonkärsijälle. Rekisteröidyn terveydentilatietojen käsittely rekisterissä perustuu LähiTapiolan lakisääteiseen velvoitteeseen tai rekisteröidyn suostumukseen.

3 4. Rekisteröidyt henkilöryhmät 1. Vakuutusasiakkaat 2. Korvausasiakkaat 3. Rahastoasiakkaat 4. Vakuutusyhtiöiden laina-asiakkaat 5. Vuokralaiset 6. Asiakkaaseen liittyvät henkilöt esim. samaan talouteen kuuluvat henkilöt tai yritysten tosiasialliset edunsaajat 7. Potentiaaliset asiakkaat 8. Lakisääteisten velvoitteiden takia rekisteröitävät yrityssidonnaiset henkilöt 5. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot a) Asiakkaaseen liittyvät tiedot yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoite tunnistamistiedot, kuten henkilötunnus, syntymäaika, kansalaisuus lainsäädännön edellyttämät tiedot taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi asiakassidokset, kuten perhe-, huoltaja-, ja edustajasidos kuolinpäivämäärä tiliyhteys, tilinumero rekisteröitymistiedot verkkopalveluihin verotukseen liittyvät tiedot kotimaan ja ulkomaiden osalta (vain FATCA-tiedon täyttäneet) MTK/MHY-jäsennumero b) Asiakkuuteen liittyvät tiedot yleisiä tietoja, kuten asiakkuusyhtiö, asiakkaalla olevat vakuutukset ja mahdollinen S-pankin asiakkuus asiakaskohtainen informaatio, kuten asiakkaan yhteydenotot ja asiakkaaseen liittyvien tehtävien dokumentointi tieto asiakkuuden hoitamiseen liittyvistä sopimuksista etutiedot tiedot S-etuasiakkuudesta ja siihen liittyvistä maksuista ja bonuksista c) Markkinointiin liittyvät tiedot sähköposti- ja matkapuhelinmarkkinointilupa suoramarkkinointikiellot 6. Säännönmukaiset tietolähteet ja henkilötietojen luovutus Henkilörekisterissä olevat tiedot hankitaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään, hänen valtuuttamiltaan tahoilta, julkisten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä ja luottotietorekisteristä. Henkilötietoja luovutetaan LähiTapiola-ryhmän ulkopuolelle vain asiakkaan suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttamiselle on erityinen lainsäädännöllinen peruste. Henkilötietoja

4 voidaan luovuttaa lainsäädännön perusteella viranomaisille, kuten Finanssivalvonnalle ja veroviranomaisille. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa palvelujen tuottamisessa tai tarjoamisessa käytettäville yhteistyökumppaneille (esim. bonusyhteistyö S- ryhmän kanssa). Nämä kumppanit voivat siis toimia sekä henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjän lukuun että itsenäisinä rekisterinpitäjinä. Henkilörekisteristä luovutetaan säännönmukaisesti tietoja vakuutusyhtiöiden yhteisiin vahinko- ja väärinkäytösrekistereihin. Rekistereiden tarkoituksena on vakuutusyhtiöihin kohdistuvan rikollisuuden ehkäiseminen. Vahinkorekisteriin merkitään vakuutusyhtiölle ilmoitettuja vahinkoja koskevat perustiedot. Merkinnän tekeminen väärinkäytösrekisteriin edellyttää, että epäillystä rikollisesta teosta on ilmoitettu poliisille tai syyttäjälle. 7. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja voidaan siirtää tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. LähiTapiola-ryhmä siirtää henkilötietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle ainoastaan sellaisille yhteisöille, joiden osalta LähiTapiola-ryhmä on varmistanut riittävän tietosuojan tason sopimuksin tai muutoin tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. 8. Henkilötietojen säilytysaika LähiTapiola-ryhmä määrittelee henkilötietojen säilytysajat ottaen huomioon soveltuvan lainsäädännön vaatimukset sekä liiketoiminnan, kuten korvauskäsittelyn ja vakuutusasioiden hoidon, toimivuuden ja sujuvuuden. Vakuutustoiminta on luonteeltaan pitkäkestoista, jolloin säilytysaikojen tarkoituksena on myös turvata sekä rekisteröityjen että LähiTapiolan oikeudet. Lakisääteisissä henkilö- ja liikennevahingoissa lain edellyttämä säilytysaika on 100 vuotta vahingon viimeisestä käsittelypäivästä. Useissa vapaaehtoisissa vakuutuslajeissa vakuutussopimuksia ja vahinkotapahtumia koskevat tiedot säilytetään vähintään 20 vuotta sopimuksen päättymisestä tai vahingon viimeisestä käsittelypäivästä. 9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet 1. Tietojenkäsittelyoikeuksien hallinnan avulla valvotaan, että rekisterin tietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt 2. Rekisterin tietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus 3. Rekisteriä pidetään LähiTapiola-ryhmän verkossa, joka on eristetty julkisesta tietoliikenneverosta palomuuriratkaisujen avulla 4. Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin 5. Rekisterin tietojen käytöstä pidetään rekisteriä 6. Rekisterin asiakirja-aineisto säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan käsittelyoikeuksien hallinnan avulla

5 10. Rekisteröidyn oikeudet Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa 2 ilmoitetulle rekisteriasioita hoitavalle yhteyshenkilölle. Oikaisuoikeus Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä lähettämällä tätä koskeva pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna. Kielto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa rekisterinpitäjälle kiellosta kirjallisesti. Yhteystiedot löytyvät tietosuojaselosteen 2 kohdasta. Muut oikeudet EU:n tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen, mikäli se on teknisesti toteutettavissa. Jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle. *Alueyhtiöt: LähiTapiola Etelä Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Etelä-Pohjanmaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Etelärannikko Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Sydkusten Ömsesidigt Försäkringsbolag LähiTapiola Itä Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Kaakkois-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Kainuu-Koillismaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Keski-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Lappi Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Loimi-Häme Keskinäinen Vakuutusyhtiö

6 LähiTapiola Lännen Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Pirkanmaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Pohjanmaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Österbotten Ömsesidigt Försäkringsbolag LähiTapiola Pohjoinen Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Pääkaupunkiseutu Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Huvudstadsregionen Ömsesidigt Försäkringsbolag LähiTapiola Satakunta Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Savo Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Savo-Karjala Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Uusimaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö - LokalTapiola Nyland Ömsesidigt Försäkringsbolag LähiTapiola Varsinais-Suomi Keskinäinen Vakuutusyhtiö LähiTapiola Vellamo Keskinäinen Vakuutusyhtiö