ILMAJOEN KUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA nro 8 Sivistyslautakunta sivu , kello 17:00-18:10 Kunnantalo

Transkriptio

1 ILMAJOEN KUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA nro 8 Sivistyslautakunta sivu 1 Kokousaika Kokouspaikka Saapuvilla olleet jäsenet Poissa , kello 17:00-18:10 Kunnantalo Hellsten Vesa, pj Haapoja Mervi Kujanpää Saija Mahlamäki Kirsi Mäenpää Juha Ojaluoma Simo Ranta Tuula Takamäki Tuija Korvola Vesa Muut saapuvilla olleet Kunnanhallituksen edustaja Salme Hautala Esittelijänä ja pöytäkirjanpitäjänä sivistystoimenjohtaja Kirsi Kinnunen Päivähoidonjohtaja Vivi-Ann Koskimäki 110 aikana klo 17:30-17:53. Asiat :t Pöytäkirjan allekirjoitus Vesa Hellsten puheenjohtaja Kirsi Kinnunen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirja on tarkastettu Sivistystoimistossa Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Juha Mäenpää Kirsi Mahlamäki , virka-aikana Sivistystoimistossa Kirsi Kinnunen sivistystoimenjohtaja

2 ILMAJOEN KUNTA Sivistyslautakunta KOKOUSKUTSU/ ASIALISTA Kokousaika klo 17:00-18:10 Kokouspaikka Kunnantalo Käsiteltävät asiat Pykälä Pöytäkirjan liitteet Asia Sivu SIV 107 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 2 SIV 108 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA 2 SIV 109 SIV 110 SIV 111 HANKINTAOIKAISU JAAKKO ILKAN KOULUN FYSIIKKA- KEMIALUOKKIEN VÄLINEIDEN TOIMITTAJAVALINNASTA 3 TÄYTTÄMISLUVAT JA LISÄMÄÄRÄRAHA ENNUN JA ALA- KUHNALAN PÄIVÄKOTEIHIN TOIMINTAKAUDELLE LUOMAN KOULUN KOULUNJOHTAJAN NIMEÄMINEN ALKAEN 8 SIV 112 MUUT ASIAT 9 Pöytäkirjan nähtävänäpito Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty oikaisuvaatimusosoitus ja valitusosoitus pidetään yleisesti nähtävänä kunnantalon sivistystoimistossa 16. päivänä elokuuta 2011 virka-aikana. Puheenjohtaja Ilmajoella 4. päivänä elokuuta 2011 Vesa Hellsten, merk.

3 Sivistyslautakunta SIV 107 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Sivistyslautakunnan kokous tulee kutsua koolle vähintään neljä päivää ennen kokousta ja kokous on päätösvaltainen, kun yli puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. SIV 108 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi tulee valita kaksi sivistyslautakunnan jäsentä. Sivistyslautakunta valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Aakkosjärjestyksen mukaan vuorossa ovat Vesa Korvola ja Juha Mäenpää, joita pyydetään valmistamaan, että heillä ei ole estettä pöytäkirjantarkastukseen. Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Juha Mäenpää ja Kirsi Mahlamäki.

4 Sivistyslautakunta YHT 307/2011/40 SIV 109 HANKINTAOIKAISU JAAKKO ILKAN KOULUN FYSIIKKA-KEMIALUOKKIEN VÄLINEIDEN TOIMITTAJAVALINNASTA IS-Vet Oy vaatii päivätyllä hankintaoikaisuvaatimuksellaan, että Jaakko Ilkan koulun fysiikka-kemialuokkien välineiden toimittajaksi valitaan Is-Vet Oy perusteluinaan seuraavaa: Tarjouspyynnön toimitusehtona oli Tuotteet toimitetaan perille sisätiloihin tilaajan osoittamaan paikkaan. Toimittaja vastaa tuotteiden paikoilleen asennuksesta sekä pakkausmateriaalin poiskuljetuksesta. Toimitusajasta oli määritelty sen alkavan viikolla 31 ( ) vuonna 2011 ja olevan valmiina viimeistään tiistaina Is-Vet Oy:n ja Atoma Oy:n tarjoukset pitävät sisällään välineiden paikoilleen asennuksen, mutta Printel Oy:n tarjouksessa on maininta vain niiden toimittamisesta sisätiloihin tilaajan osoittamaan paikkaan. Välineiden paikalleen laitto on toimittajalle selkeä kustannustekijä, joka joudutaan huomioimaan tarjouksessa. Kustannus jää alhaisemmaksi, jos välineet kyetään toimittamaan yhdessä erässä, mutta useammat toimituserät lisäävät kustannuksia. Atoma Oy:n tarjouksessa on maininta jonka mukaan he eivät voi taata toimitusta haluttuun päivämäärään mennessä johtuen, että tuotteet saksalaisen päämiehen varastossa. Tämä on joko ehto tai sitten se on luettava heikennykseksi vertailuperusteiden kohtaan toimitusvarmuus. Kelpoisuusehdoissa on määritelty, että tarjoajalla on hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävä kokemus vastaavasta toiminnasta. Kokemus katsotaan riittäväksi, mikäli tarjoajalla on osoittaa referenssejä vastaavasta toiminnasta viimeisen kolmen vuoden ajalta. Jos tarjotaan vain osakokonaisuuksia, referenssitoimitusten tulee vastata osakokonaisuuksia. Tiedossamme ei ole, että Atoma Oy:llä olisi osoittaa vaadittuja referenssejä. Emme pysty edes osoittamaan, että Atoma Oy olisi osallistunut julkisiin kilpailutuksiin viimeisen kolmen vuoden aikana. Tilinpäätöstietojen mukaan Atoma Oy:n liikevaihto viimeisellä tilikaudella oli 6000 euroa. Tarjouspyynnössä on maininta, että tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, jotka ovat tarjouksessaan antaneet tilaajalle vääriä tietoja. Lisäksi tarjouspyyntöasiakirjoissa on maininta, että tarjoajan on toimitettava tarjouksen mukana kattavat tuotetiedot ja selkeät kuvat kustakin tarjotusta tuotteesta. Tuote tulee esittää niin tarkasti, että tarjousten ehdottomien vaatimusten toteutumisen tarkistaminen ja laadun vertailu on mahdollista tehdä pelkästään tarjousasiakirjojen

5 Sivistyslautakunta perusteella. Atoma Oy:n kohdalla tätä emme voineet tarkastaa koska tuotetiedot ja kuvat tarjotuista välineistä on luokiteltu luottamukselliseksi. Julkista hankinnoista annetun lain johtava periaate on se, että hankinnoissa tarjousten tekijöille taataan tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Tästä periaatteesta seuraa merkitykseltään olennainen sääntö: Koska hankinta on lain nimenomaisen sanamuodon mukaan (7 ) tehtävä mahdollisimman edullisesti, tarjouksista on hyväksyttävä kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Jo tarjouspyynnössä on ilmoitettava, kumpaa perustetta käytetään. Jos valinta perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen, tarjouspyynnössä on myös ilmoitettava ne kriteerit, joilla kokonaistaloudellisuutta arvioidaan. Esitettyjen perusteella katsomme, että Printel Oy:n tarjous olisi pitänyt hylätä tarjouspyynnön vastaisena koska se ei pitänyt sisällään vaadittua toimitusehtoa jonka muut tarjoajat olivat hinnoitelleet sisään tuotteiden hintoihin kustannukseksi. Atoma Oy taas ei täytä vaadittua kelpoisuusehtoa eli heillä ei ole riittävää kokemusta/esittää referenssejä vastaavista toimituksista. Lisäksi Atoma Oy:llä on maininta joten emme voi taata toimitusta vaadittuna aikana johtuen siitä, että välineet ovat Saksalaisen päämiehen varastossa. (Edustamme myös Saksalaisia tavaranvalmistajia ja heidän lomakuukautensa on elokuu.) Tämä olisi pitänyt huomioida tarjouksia käsiteltäessä, sillä toimitusvarmuus ei ko tiedon perusteella ole kaikilla tarjoajilla sama. Päätösehdotus annetaan kokouksessa. Sivistystoimenjohtajan kokouksessa antama esitys: Tarjouspyynnössä on kohta toimittaja vastaa tuotteiden paikoilleen asennuksesta. Printel Oy on tarjouksessaan ilmoittanut toimitusehdoksi toimitettuna sisätiloihin tilaajan osoittamaan paikkaan. Sinänsä kyseistä ehtoa ei voida tulkita sellaiseksi, etteikö toimitus sisältäisi asennusta. Joka tapauksessa tarjouksessa ei ole poissuljettu asennusta. Päinvastoin Printel Oy on merkinnyt kelpoisuuslomakkeeseen ehdottomiin vaatimuksiin kyllä koskien asennuksen sisältymistä hintaan ja että toimittaja vastaa tuotteiden paikoilleen asennuksesta, mikäli asennusta tarvitaan. Printel Oy:n osalta on kysymys myös tuotteista, joiden osalta ei tarvita asennusta. Hankinnassa ei ole menetelty Printel Oy:n valinnan osalta hankintalain vastaisesti. Tarjouspyynnössä on toimitusajan osalta ilmoitettu, että alkaen viikolla 31 (1-5.8) vuonna Tilattujen laitteiden toivotaan olevan

6 Sivistyslautakunta asennettuna, mikäli asennusta tarvitaan, viimeistään tiistaina Pidätämme oikeuden muuttaa tätä ajankohtaa, mikäli esimerkiksi Jaakko Ilkan koulun rakennustöiden aikataulu muuttuu. Ottaen huomioon tarjouspyynnössä toimitusajasta lausuttu ja Atoma Oy:n tarjousasiakirjassa esittämät seikat hankintayksikkö on katsonut, ettei Atoma Oy:n valinnan osalta hankinnassa ole menetelty hankintalain vastaisesti. Kelpoisuuslomakkeessa on kohta, jossa tarjoaja ilmoittaa omaavansa riittävän kokemuksen vastaavasta toiminnasta. Kohdassa on lisäksi selvennykseksi todettu, että kokemus katsotaan riittäväksi, mikäli tarjoajalla on osoittaa referenssejä vastaavasta toiminnasta viimeisen kolmen vuoden ajalta Lomakkeen ehtojen mukaan referenssit toimitetaan pyydettäessä. Atoma Oy:n puolesta on merkitty kyseiseen kohtaan, että kyseinen kohta täyttyy tarjouksen tekijän osalta. Hankintayksikkö katsoo, ettei hankinnan aikana ole ollut epäillystä eikä tietoa, etteikö Atoma Oy:llä olisi ollut riittävää kokemusta niiden tuotteiden osalta, joihin toimittajaksi yhtiö on valittu. Atoma Oy on toimittanut tarjouspyynnössä mainitut kattavat tuotetiedot ja selkeät kuvat kustakin tarjotusta tuotteesta eikä hankinnassa ole tältäkään osin menetelty hankintalain vastaisesti. Hankinnassa tarjousten tekijöitä on kohdeltu tasapuolisesti ja syrjimättömästi eikä hankinnassa ole käytetty harkintavaltaa väärin. Hankinnassa ei ole menetelty hankintaoikaisuvaatimuksen tekijän väittämällä tavalla hankintalain vastaisesti ja hankintaoikaisuvaatimus hylätään kokonaisuudessaan. Päätös: Hyväksyttiin. Lisätietoja: sivistystoimenjohtaja Kirsi Kinnunen, puh

7 Sivistyslautakunta YHT 308/2011/180 SIV 110 TÄYTTÄMISLUVAT JA LISÄMÄÄRÄRAHA ENNUN JA ALA-KUHNALAN PÄIVÄKOTEIHIN TOIMINTAKAUDELLE Päivähoitopalvelujen tarpeen lisääntymisen vuoksi tarvitaan Ennun ja Ala-Kuhnalan päiväkoteihin lisähenkilöstöä, koska ao. päiväkotien esiopetushenkilöstö (0,75 päiväkodinjohtaja, 2 lastentarhanopettajaa, 1 lastenhoitaja) siirtyy Peuralan koululle alkaen. Peuralan koululla aloittavat toimintansa päivähoitoa tarvitsevat esikoululaiset (39 lasta). Lasten hoitoaika on klo 6:00-18:00 välillä. Työvuorosuunnittelu on haasteellista esiopetuksen ja päivähoidon yhteensovittamiseksi, jotta olisi riittävästi henkilökuntaa lain edellyttämällä tavalla koko hoitopäivän ajan. Joukossa on erityistä tukea tarvitsevia ja pidennetyn oppivelvollisuuden omaavia lapsia, joten heitä varten on lisäksi ryhmäavustaja. Myös kaksi henkilökohtaista avustajaa siirtyy Peuralan koululle avustettavien tarpeen vuoksi. Avustaja ei voi vastata toiminnasta, joten häntä ei voida lukea mukaan vastuussa olevaan kasvatushenkilöstöön. Lain vaatima henkilöstömitoitus edellyttää yli 3-vuotiaita kohden yhden vastuussa olevan kasvatushenkilön seitsemälle lapselle. Peuralan koulussa tulee olemaan 3,75 vastuuhenkilöä/39 lasta kohden. Ennun ja Ala-Kuhnalan päiväkoteihin sijoitetaan 1-5 -vuotiaita päivähoitoa tarvitsevia lapsia. Lain vaatima henkilöstömitoitus edellyttää neljää alle 3-vuotiasta kohden yhden vastuukasvatushenkilön. Yli 3-vuotiaille taas riittää yksi vastuukasvatushenkilö seitsemää lasta kohden. Täyttöaste Ennun päiväkodissa on yli 100 % (22 lasta 21 paikalla). Ennun päiväkotiin (paikkoja 21, olemassa oleva henkilöstö: 0,25 päiväkodinjohtaja, 1 muualta siirretty lastentarhanopettaja) tarvitaan seuraava lisähenkilöstö: 2,5 päivähoitajaa (palkka sotuineen x 2,5 hlö). Palkkoihin tarvitaan siis yhteensä ajalle : sotuineen. Täyttöaste Ala-Kuhnalan päiväkodissa on 100 % (21 lasta 21 paikalla). Ala-Kuhnalan päiväkotiin (paikkoja 21, olemassa oleva henkilöstö 1 päiväkodinjohtaja, 1 lastenhoitaja) tarvitaan seuraava lisähenkilöstö: 1 lastentarhanopettaja (palkka sotuineen),

8 Sivistyslautakunta ,5 päivähoitajaa (palkka yhdelle sotuineen + puolikkaalle sotuineen). Palkkoihin tarvitaan siis yhteensä ajalle : sotuineen. Yhteensä päivähoitoon tarvitaan viisi lisähenkilöä päivähoitotarpeen lisääntymisen vuoksi loppuvuodelle 2011, kuluja tästä syntyy noin Päivähoidonjohtaja Vivi-Ann Koskimäki on sivistyslautakunnan kuultavana kokouksessa. Sivistyslautakunta pyytää kunnanhallitukselta a) täyttölupaa Ennun päiväkotiin 2,5 päivähoitajalle (palkka sotuineen x 2,5 hlö). Palkkoihin tarvitaan yhteensä ajalle : sotuineen. b) täyttölupaa Ala-Kuhnalan päiväkotiin 1 lastentarhanopettajalle (palkka sotuineen), 1,5 päivähoitajalle (palkka yhdelle sotuineen+ puolikkaalle sotuineen). Palkkoihin tarvitaan siis yhteensä ajalle : sotuineen. c) lisämäärärahaa em. palkkoihin yhteensä Päätös: Hyväksyttiin. Asiantuntijana kuultavana klo 17:30-17:53 ajan päivähoidonjohtaja Vivi-Ann Koskimäki. Lisätietoja: sivistystoimenjohtaja Kirsi Kinnunen, puh

9 Sivistyslautakunta YHT 309/2011/180 SIV 111 LUOMAN KOULUN KOULUNJOHTAJAN NIMEÄMINEN ALKAEN Luoman koulun koulunjohtajan Niina Päivärinnan siirtyessä Palonkylän kouluun lukien Luoman koululle tulee nimetä koulunjohtaja. Luoman koulu on 2-opettajainen. Koulun vakinaisina opettajina toimivat KM Niina Ylihärsilä ja KM Leena Huhta-Kahma. Toinen opettajista nimetään koulunjohtajaksi ja toinen varajohtajaksi. Leena Huhta-Kahma on puhelimitse sivistystoimenjohtajalle ilmoittanut, ettei ole kiinnostunut koulunjohtajan tehtävistä. Niina Ylihärsilällä on kokemusta Luoman koulun vs. koulunjohtajuudesta. Sivistyslautakunta nimeää Luoman koulun koulunjohtajaksi Niina Ylihärsilän lukien toistaiseksi. Varajohtajaksi nimetään Leena Huhta-Kahma. Päätös: Hyväksyttiin. (Lisätietoja: sivistystoimenjohtaja Kirsi Kinnunen, puh )

10 Sivistyslautakunta SIV 112 MUUT ASIAT Sivistystoimen talouden toteuma kuukausilta 1-7, 2011 annetaan kokouksessa tiedoksi. Sivistyslautakunta merkitsee em. asiat tietoonsa saatetuksi. Päätös: Hyväksyttiin. (Lisätietoja: sivistystoimenjohtaja Kirsi Kinnunen, puh )