Henkilötietojen tietosuoja & kirjastojärjestelmä. Pirjo Järvinen syksy 2017

Transkriptio

1 Henkilötietojen tietosuoja & kirjastojärjestelmä Pirjo Järvinen syksy

2 Koulutuksen tavoite antaa perustietoa henkilötietojen käsittelystä ja siihen liittyvistä tietosuoja-asioista kirjastojärjestelmän vinkkelistä valmistaudutaan tietosuojadirektiivin voimaan tuloon lakeja ei tarvitse osata ulkoa; riittää kun olemme hereillä aina kun meiltä kysytään henkilötietoja esityksessä punaisella värjätyt asiat ovat heikkoja lenkkejämme ohjausryhmässä sovittiin, että kussakin yksikössä jatketaan asiasta keskustelua omissa palavereissa ja mietitään käytäntöjä 2

3 Tietosuoja muutoksessa EU:n jäsenvaltioissa sovelletaan yhdenmukaista tietosuoja-asetusta toukokuusta 2018 lähtien henkilötietolaki kumotaan, tilalle uusi tietosuojalaki Tietosuojalla tarkoitetaan rekisteröidyn asiakkaan yksityisyyden turvaamista ja hänen henkilötietojensa oikeaoppista käsittelyä; estetään niiden luvaton käyttö ja muu käsittely Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa Henkilötietojen käsittelyä on niiden kerääminen, säilyttäminen, saataville asettaminen sekä myös pelkkä asiakkaan tietojen katsominen Kirjaston asiakasrekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettävää tietoa Henkilö- ja asiakastietoja käsitellään vain kun kirjastossa työtehtävät sitä edellyttävät 3

4 Tietosuoja ja turva ovat käytännön kirjastotoimintaa ja kaikkia koskeva Kaikilla meillä on vastuu tietoturvan ja tietosuojan toteuttamisesta kirjastoissa; esimiehet valvovat ohjeiden noudattamista ja huolehtivat että työnohjauksessa nämäkin asiat otetaan esille Pelkkä tekninen tai organisatorinen toimiminen ei riitä: näitä ovat mm. kirjastojärjestelmän käyttöoikeuksien hallinta, varmenteet, suostumukseen perustuva tietojen luovutus, käyttölokitietojen valvonta, käyttö- ja salassapitositoumukset, rekisteriselosteet Tietosuoja- ja tietoturvaohjeiden noudattaminen suojaa asiakkaan ja henkilökunnan yksityisyyttä, synnyttää luottamusta asiakkaan ja kirjaston välille, parantaa henkilöstön oikeusturvaa laiminlyönneistä aiheutuu vastuukysymyksiä, hallinnollisia seuraamuksia sekä imagotappioita 4

5 Kirjastojärjestelmän rekisteriseloste PIKI-kirjastojärjestelmästä on tehty yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja, joka on oltava asiakkaan saatavilla kirjastoissa ja löytyy myös verkkokirjastosta Tampere hoitaa keskitetysti kirjastojärjestelmän ja käyttölokituksen rekisteriselosteiden ylläpidon kustakin PIKI-kunnasta on lautakunta X rekisterinpitäjänä kirjaston asiakasrekisterin lisäksi asiakastietoja kertyy tila- ja laitevarausjärjestelmiin sekä video- ja kulunvalvontaan (mm. omatoimi-kirjastoissa) >Tietosuojaseloste oltava kaikesta mihin henkilötietoja muodostuu rekisteriksi kirjaston asiakasrekisteri on korkean riskin rekisteri 5

6 Henkilötiedot ovat luottamuksellisia asiakasrekisteriin pääsevät kaikki, joilla on tiedossaan voimassaoleva käyttäjätunnus ja salasana (henkilökohtainen tai yhteiskäyttötunnus = n. 650 kpl): esimiehillä on osaltaan vastuu käyttäjätunnusten hallinnassa, he hakevat työntekijälle tunnuksen ja käyttöoikeudet (22 erilaista), joka annetaan työtehtävien mukaan; käyttöoikeus on rajattu yhteen kirjastoon harjoittelijoita, lyhytaikaisia sijaisia ja opiskelijoita varten on harjoittelija -tunnuksia pitkäaikaiselle sijaiselle haetaan aina oma käyttäjätunnus kirjastojen toivomuksesta yhteiskäyttötunnuksia on käytännön syistä jätetty tiskitehtäviin aina kun voit käyttää omaa tunnustasi, käytä sitä! 6

7 Käyttäjätunnus on henkilökohtainen ei luovuteta perintönä eikä edes väliaikaisesti muille salasanaa voi ja pitää muuttaa säännöllisesti yhteiskäyttö- eikä mitään muitakaan tunnuksia ja salasanoja EI säilytetä näppäimistöjen alla, näyttöjen reunoissa eikä säilötä yhteisiin kansioihin yhteisille työtai verkkoasemille, joista ne voi kuka tahansa poimia tunnukset lukitaan työsuhteen loputtua tunnus voidaan antaa määräaikaisena pitkään vapailla olevien tunnukset voidaan myös lukita pitkään käyttämättöminä olleista tunnuksista otetaan yhteyttä ja sovitaan tunnuksen lukituksesta 7

8 Salasanan vaihtaminen: asetukset, käyttäjien hallinta 8

9 Hae käyttäjätunnuksella/sukunimelläsi 9

10 Muita hyviä käytänteitä Työasema lukitaan aina siltä poistuttaessa (lippu + L tai ctrl + alt + del) kun poistut koneen ääreltä, tyhjennä aina asiakkaan tiedot ruudulta automaattien lukijat viritetään siten, että niillä ei voi lainata hetun -viivakoodilla vaan vain kirjastokortilla >> pakottaa lainaajan tiskiin muista suojata myös omaa ja työtoverisi yksityisyyttä ja henkilötietoja! puhelinasioinnissa, chatissä ja verkossa on oltava erityisen hereillä älä anna henkilöön liittyviä tietoa kyselijälle, anna kyselijän kertoa tarvittavat tiedot Sinulle! 10

11 Henkilötodistuksella lainaaminen kysytään onko kirjastokortti kadonnut, jos on >> uusi jos ei, henkilötodistuksella lainaamisesta laitetaan Tampereen kaupungin lakimiehen kehotuksesta huomautus tietoihin (837: HETU ) Henkilöllisyystodistuksella lainaaminen on poikkeus; lainaaminen ja asiakkaan vastuu materiaalista on sidottu kirjastokortilla lainaamiseen ja kortin katoamisesta ilmoittamiseen asiakas ei voi myöhemmin väittää, että kirjaston tietoon olisi samalla annettu kortin katoamisilmoitus kun on annettu lainata ilman sitä 11

12 Lainaajatieto tyhjätään X:llä asiakastietueen oikeasta alanurkasta 12

13 Asiakasrekisterin henkilötiedot Henkilötietolaki velvoittaa käyttämään henkilötietoja huolellisesti ja lainmukaisesti ja niiden käsittely pitää perustua aina määrättyyn tehtävään Uuden tietosuoja-asetuksen mukaan tullaan asiakkaiden henkilötietietojen käsittelyyn tarvitsemaan asiakkaan suostumus (suullinen, sähköinen tai kirjallinen) Alle 15-vuotiaan? henkilötietojen käsittelyyn tullaan tarvitsemaan huoltajan/takaajan suostumus kaikki asiakasrekisterissä oleva tiedot ovat luottamuksellisia > asiakkaiden täyttämät ilmoittautumiskaavakkeet hävitetään (AMS?) 13

14 Oikeudet ja velvollisuudet kirjastolla on ollut oikeus tallentaa asiakkaan, takaajan ja asiakasyhteisön vastuuhenkilön henkilötunnus asiakasrekisteriinsä (henkilötietolaki 523/1999, 13 ) rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää kirjaston lainaustoiminnan kannalta kirjaston toiminta perustuu kirjastolaissa säädettyyn velvoitteeseen rekisteröityä koskevia tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty eli kirjastopalvelujen tarjoamiseen (käyttötarkoitussidonnaisuus): kirjastokortin anto, lainausoikeuden lakkaamista koskeva tilanne ja perintä (tietosuojalautakunnan linjaus 56/93) 14

15 Oikeudet ja velvollisuudet Henkilötietoja ei saa katsella omasta mielenkiinnosta tai omien yksityisasioiden hoitamiseen Tietojen luvaton käyttö on rikos Henkilötietoja saadaan luovuttaa vain kirjastojärjestelmän tietosuojaselosteessa mainituille tahoille Poliisin tietopyynnöt kirjaston asiakasrekisteristä on henkilötietoon sidottua tietojen luovutusta ja ne ohjataan aina Tampereelle verkkopäällikölle tai koordinaattorille 15

16 Asiakkaan oikeuksista Jokaisella on oikeus henkilöllisyyden tarkistuksen jälkeen saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja kirjaston asiakasrekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Mutta hänellä ei ole oikeutta saada tietoonsa muiden asiakkaiden tietoja, ei edes sitä onko joku kirjaston asiakasrekisterissä. Asiakkaalla on oikeus saada henkilötiedoistaan jäljennös, paperilla tai sähköisesti. Tiedon toimittamiseen asiakkaalle on aikaa kuukausi. Henkilökunnan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto Henkilötietolain mukaan henkilötiedot tulee hävittää sen jälkeen kun tiedot eivät ole rekisterinpitäjän kannalta enää tarpeellisia 16

17 Sulkuturvapalvelu (esim. MySafety) sulkuturvapalveluja välittävä firma voi soittaa kirjastoon ja pyytää kirjastokortin sulkemista/poistamista hoitavat asiakkaidensa puolesta asiakkaan heille ilmoittamien mm. henkilö-, maksu-, jäsen-, ajo- ja kirjastokorttien, passien, puhelinten yms. sulkemisia korttien/esineen kadotessa viranomaisille ja pankkeihin kirjastokortin voi sulkea jos he ilmoittavat kadonneen kirjastokortin numeron ja asiakkaan henkilötunnuksen 17

18 Asiakkaan velvollisuuksista Tulevissa uusissa käyttösäännöissä edellytetään, että asiakkaan pitää ilmoittaa yhteystietonsa ja Suomessa voimassa-oleva postiosoitteensa. Poste restante - osoitteet ovat hyväksyttäviä osoitteita kirjaston asiakasrekisteri on salainen ja kaikki siinä olevat tiedot luottamuksellisia LexPIKI: asiakkaan on käytävä henkilökohtaisesti paikalla saadakseen kirjastokortin LexPIKI: pelkät sähköiset yhteystiedot eivät ole riittävä yhteystieto 18

19 19

20 20

21 Turvakieltoasiakkaan tietojen käsittely Tietojärjestelmiin pitää erotella selvästi henkilöt, joilla on turvakielto (voimassa 5 vuotta kerralla). Turvakielto tarkoittaa asiakkaan yhteystietojen (kotikunta, asuinpaikka, osoite ym.) luovutusrajoitusta henkilön turvakiellosta tehdään merkintä asiakastiedoissa kirjastojärjestelmän viestikenttään ja osoitetieto piilotetaan laittamalla osoite ei-aktiiviseksi Asiakkaalla olisi hyvä olla sähköposti, jotta kirjaston ilmoitukset menisivät perille 21

22 Asiakastiedoissa osoitekentän nuolen kautta 22

23 Osoitetieto asetetaan ei-aktiiviseksi + tallennetaan 23

24 Loki on ylläpidon tärkein turvallisuustyökalu; osa käytönvalvontaa Lokitieto on dokumentti jonkin tapahtuman toteutumisesta tiettynä hetkenä Kirjasto-ohjelmassa otettu käyttöön 2017 alusta käyttölokitus, josta saadaan tunnuskohtaisesti historiatietoa kirjasto-ohjelman käyttäjien suorittamista lisäyksistä, muutoksista ja poistoista, tapahtumatietoja asiakastietojen hausta ja katselusta ja siitä kuka raportteja on tarkastellut kirjastojärjestelmään tehdyt muutokset kerääntyvät ja säilyvät järjestelmässä 2 vuotta, tiedot alkavat poistua v alusta 24

25 Asiakas ja käyttölokitiedot Asiakkaalla ei ole nykyisen henkilötietolain mukaan tarkistus-oikeutta kirjastojärjestelmän käyttölokirekisteriin. Tiedonsaanti käyttölokirekisteriin voidaan myöntää, jos asiakkaan omien tärkeiden etuuksien ajaminen sitä vaatii Jokaisesta pyynnöstä tehdään aina tapauskohtainen ratkaisu käyttölokirekisteriä koskevasta pyynnöstä on oma protokollansa (mitä pitää sisältää, mihin jätetään, kuka tekee päätöksen luovutuksesta jne.) >> pyynnöt verkkopäällikölle / koordinaattorille 25

26 Henkilökunta ja käyttölokitieto Käyttäjillä eli henkilökunnalla on omien käyttöoikeusjärjestelmään tallennettujen tietojen ja hänelle annettujen tunnusten käytöstä syntyneisiin lokitietoihin henkilötietolain 26 :ssä tarkoitettu tarkastusoikeus Käyttäjä voi esittää tietojen korjaamista henkilötietolain 29 :n perusteella. Virheellinen tieto korjataan rekisteriin, ei lokiin. Käyttölokia ei voi eikä pitäisikään voida korjata, koska sen on tarkoitus olla evidenssi tapahtuneesta! Mutta virheellisen tiedon korjaamisesta tulee jäädä lokimerkintä. 26

27 Mitä muuta asetus edellyttää? hallinnollisen johdon/rekisterinpitäjän on osoitettava dokumentoinnilla miten tietosuojaperiaatteet ja rekisteröityjen oikeudet toteutuvat tietosuojatyötä organisoidaan, tietosuojasta vastaavat hallinnollinen johto ohjeistaa kirjallisesti asiakastietojen käsittelyn henkilöstölle, ohjeiden jalkautus ja koulutus henkilötietojen käsittelijällä velvollisuus ilmoittaa tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle, jolla on ilmoitusvelvollisuus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjällä on valvontavelvollisuus 27

28 Apuja ja lisätietoja Tampereella ja ympäristökunnilla käytössä KeePass - ohjelma, johon voi säilöä kaikki omat salasanansa. (löytyy Ohjelmistojakelusta) ja ohjeet Loorasta: ICT ja Tietohallinto > Tietoturva >Ohjeet ja määräykset sivulta. Loora + PIKIextra: "Henkilöstön tietosuoja ja tietoturvaopas (12/2016), tietosuojavaltuutetun toimiston sivut Julkisen hallinnon digitaalisen turvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) ohjesivusto (VM) Arjentietosuoja.fi -sivut 28

29 29