Rekisteriä käytetään työttömyyskassan jäsenten etuusasioiden hoitamiseksi.

Transkriptio

1 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 Laatimispäivä a pitäjä Nimi Metallityöväen työttömyyskassa Osoite PL 116, Helsinki Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 3 nimi 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Nimi Hallintoasiantuntija Anne Heiskanen, puh , anne.heiskanen@metalliliitto.fi Osoite PL 116, Helsinki Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Maksatusjärjestelmävastaava Antti Kilpiö, puh , antti.kilpio@metalliliitto.fi YAP Kassa Työttömyyskassan tehtävänä on työttömyysturvalaissa tarkoitetun ansiopäivärahan ja muiden kassan toimialaan kuuluvien lakisääteisten etuuksien järjestäminen jäsenilleen kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteriä käytetään työttömyyskassan jäsenten etuusasioiden hoitamiseksi. osarekistereitä ovat yksilöjäsenrekisteri (jäljempänä jäsenrekisteri), maksurekisteri ja takaisinperintärekisteri. Metallityöväen Liitto ylläpitää rekisteriä työttömyyskassan ja liiton ns. yhteisjäsenistä. Liiton laatima rekisteriseloste yhteisjäsenistä on liitteenä 3. Maksurekisteriin tallennettuja jäsenten henkilötietoja käytetään ansiopäivärahan ja vuorottelukorvauksen maksamiseen. Takaisinperintärekisteriä käytetään kassan jäsenelle liikaa maksetun ansiopäivärahan tai vuorottelukorvauksen takaisinperintään. 5 tietosisältö Jäsenrekisteriin on tallennettu tietoja työttömyyskassan ns. yksilöjäsenistä ja jäsenmaksuista. Yksilöjäsenet ovat pelkästään työttömyyskassan jäseniä (vrt. ns. yhteisjäsenet, jotka ovat sekä työttömyyskassan että liiton jäseniä). Jäsenrekisterin sisältö ilmenee tarkemmin eriteltynä oheisesta liitteestä (liite 1, kohta 1). Maksurekisteriin on rekisteröity tietoja jäsenistä, jotka ovat hakeneet ansiopäivärahaa tai vuorottelukorvausta. Maksurekisterin tietoryhmiä ovat jäsenen perustiedot ja maksuperusteet, työvoimapoliittiset lausunnot, kurssitiedot, työttömyystiedot ja työssäolotiedot sekä maksu- ja päätöstiedot ja jäsenen vuosikertymät. Tarkempi tietoryhmien tietosisältö on eriteltynä oheisessa liitteessä (liite 1, kohta 2). Takaisinperintärekisteriin on rekisteröity tiedot etuudensaajista, joille on maksettu liikaa etuutta ja etuus peritään kokonaan tai osaksi takaisin taikka takaisinperinnästä luovutaan kokonaan tai osittain. Takaisinperintärekisterin tietoryhmiä ovat jäsentiedot, tapaustiedot, maksurivit, rekisterikorjaukset ja suoritukset. Tarkempi tietoryhmien tietosisältö ilmenee eriteltynä oheisesta liitteestä (liite 1, kohta 3).

2 6 Säännönmukaiset tietolähteet Jäsenrekisteriin saadaan tietoja säännönmukaisesti hakijan itsensä toimittamasta jäsenhakemuksesta, jäsenen toimittamista ilmoituksista, jäsenen edellisestä työttömyyskassasta sekä maksurekisteristä. Lisäksi työttömyyskassa saa tietoja Väestörekisterikeskukselta. Maksurekisteriin saadaan henkilötietoja työttömyyspäivärahaa ja vuorottelukorvausta hakeneiden jäsenten toimittamasta päivärahahakemuksesta ja hakemuksen liitteistä sekä palkkatodistuksesta, jäsenrekisteristä, työ- ja elinkeinotoimistosta, Kelalta, Väestörekisterikeskuksesta, Eläketurvakeskuksesta, eläkelaitoksilta, verottajalta ja tarvittaessa muilta työttömyyskassoilta. Takaisinperintärekisteriin saadaan tietoja hakijan itsensä toimittamasta hakemuksesta, työnantajalta, työvoimaviranomaiselta, verottajalta, eläkelaitoksilta, Kelalta sekä maksu- ja jäsenrekistereistä. Tarkempi selvitys säännönmukaisista tietolähteistä on oheisessa liitteessä (liite 2, kohta 1).

3 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset REKISTERISELOSTE 2 Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan jäsenelle itselleen sekä työttömyyskassasta eronneen tai erotetun jäsenen uudelle työttömyyskassalle tai kassan asiamiehelle jäsenasioiden hoitamista varten. Verottajalle tietoja luovutetaan koneellisesti jäsenmaksujen huomioon ottamiseksi verotuksessa. Maksurekisteristä luovutetaan jäsentä koskevia tietoja jäsenelle, Finanssivalvonnalle, Eläketurvakeskukselle, Työttömyysvakuutusrahastolle, työ- ja elinkeinoministeriölle ja verottajalle. Tietoja luovutetaan myös pyynnöstä toiselle työttömyyskassalle, työ- ja elinkeinotoimistolle, työttömyysturva-asiamiehelle, Kelalle, sosiaali- ja terveysministeriölle, vakuutus- ja eläkelaitoksille, verottajalle, sosiaalitoimistoille, ulosottoviranomaisille, oppilaitoksille, esitutkintaa suorittaville viranomaisille ja tuomioistuimille. Tarkempi selvitys säännönmukaisista tietojen luovutuksista oheisessa liitteessä (liite 2, kohta 2). Takaisinperintärekisterin tietoja luovutetaan jäsenelle, Eläketurvakeskukselle, vakuutus- ja eläkelaitoksille, ulosottoviranomaisille, verottajalle, Finanssivalvonnalle, Työttömyysvakuutusrahastolle, työ- ja elinkeinoministeriölle ja maksurekisteriin. Eläketurvakeskukselle tietoja luovutetaan työttömyyspäivien huomioon ottamiseksi eläkeasioissa ja mahdollisten eläkesuoritusten maksamiseksi työttömyyskassalle. Vakuutus- ja eläkelaitoksille tietoja luovutetaan mahdollisten eläkesuoritusten maksamiseksi työttömyyskassalle. Ulosottoviranomaisille tietoja luovutetaan saatavien perimistä varten. Tietoja luovutetaan Finanssivalvonnalle, verottajalle, työ- ja elinkeinoministeriölle ja Eläketurvakeskukselle tilastojen oikaisua varten. YAP Solutions Oy:n maksatusjärjestelmään tietoja luovutetaan koneellisesti. Tietoja luovutetaan myös pyynnöstä toiselle työttömyyskassalle, työ- ja elinkeinotoimistolle, työttömyysturva-asiamiehelle, Kelalle ja muutoksenhakuviranomaisille. Epäiltäessä väärinkäytöstä tietoja voidaan luovuttaa esitutkintaa suorittaville viranomaisille. 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 9 suojauksen periaatteet A Manuaalinen aineisto manuaalinen aineisto säilytetään niille varatuissa tiloissa suljettujen kulkureittien takana. B ATK:lla käsiteltävät tiedot Tietojenkäsittely YAP Solutions Oy:ssä tietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimeksiannosta YAP Solutions Oy:n määräysvaltaan kuuluvassa tietokannassa. pitäjä on tarkastanut, että YAP Solutions Oy on tehnyt henkilötietolain mukaisen ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle. pitäjä on myös sopinut toimeksisaaneen YAP Solutions Oy:n kanssa kirjallisesti siitä, että viimemainittu sitoutuu rekisteritietojen käsittelyssä noudattamaan henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä. YAP Solution Oy:ssä tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tietoja saavat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja he ovat allekirjoittaneet vaitiolosopimuksen. Pääsyä rekisterissä oleviin tietoihin kontrolloidaan keskuskoneen suojausohjelmalla. Tietojen käyttövaltuushallinnan avulla valvotaan, että rekisterin tietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt ja niillä oikeuksin kuin on myönnetty.

4 Rekisteriä ylläpidetään käyttövaltuuksien mukaisesti YAP Solutions Oy:n hallinnassa olevassa tietokannassa, joka on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan asianmukaisin teknisin keinoin. Tietojenkäsittelylaitteistot ovat kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa. Rekisteristä tulostettu aineisto säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa.

5 Metallityöväen työttömyyskassa Rekisteriseloste, henkilötietolaki 10 LIITE 1 Työttömyyskassan maksatusjärjestelmään kerättävät/tallennettavat henkilötason tiedot YAP Solutions Oy:n ylläpitämään, työttömyyskassan käytössä olevaan maksatusjärjestelmään on mahdollista tallettaa alla olevia tietoja. Osa tiedosta on sellaista, jonka tallentaminen ja oikeellisuus on käsittelijän/tallentajan vastuulla (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite, edellisen kassan tiedot, päätöksestä valittamiseen liittyvät tiedot). Suuri osa tiedosta on kuitenkin sellaista, jota käsittelijä ei pysty itse päivittämään vaan tiedot tulevat ohjelmasta muun toiminnon tuloksena (esim. maksuhistoriatiedot syntyvät, kun käsittelijä on kirjannut henkilölle maksun ja tähän liittyvä maksatusajo on suoritettu). Ohjelmassa on mahdollista olla seuraavia henkilötason tietoja: 1. Jäsenrekisteri henkilötunnus nimi (sukunimi, etunimet, kutsumanimi, edellinen nimi) osoite, väliaikainen osoite, osoite ulkomaille puhelinnumerot sähköpostiosoite äidinkieli työttömyyskassaan liittymispäivä ja eroamispäivä sekä eroamisen syy jäsenlaji edellisen (tai edellisten) työttömyyskassan jäsenyysaika ja erosyy jäsenmaksutiedot (aika, summa) 2. Maksurekisteri työ- ja elinkeinotoimisto (josta lausunto/lausunnot tullut) ammatti (työ- ja elinkeinotoimiston lausunnosta) työvoimapoliittisen lausunnon sisältö, lausuntokoodi maksetut päivät / täydet päivät maksetut ajat maksuunpanopäivittäin ja tukilajeittain (brutto, vero, jäsenmaksu, perinnät, netto) maksetun/käsitellyn ajanjakson työttömyyslaji (= tukilaji) tilinumero, johon työttömyyskassa maksaa henkilön etuuksia perintätiedot (maksun saaja, alku- ja loppupäivämäärä, perittävä määrä, peritty määrä) lasten syntymäajat (joista mahdollista saada lapsikorotusta) sekä mahdollinen lapsen kuolinpäivä puolison samassa taloudessa asuvien lasten syntymäajat ja henkilötunnukset työssäolotiedot (työssäoloseurantaa varten); työnantajan nimi, aika, palkka, työssäoloehtoviikkojen lukumäärä, palkanmäärityspäivämäärä päivärahan perusteena oleva kuukausipalkka ja päiväpalkka, päivärahan suuruus työttömyyden aikaiset tulot (etuuslaji, aika ja summa) verotiedot (verokortin voimassaoloaika, vuosikertymä, verotapa, verokunta, veroprosentti/- prosentit) maksettujen etuuksien rahoitusosuudet (valtio, työttömyysvakuutusrahasto, työttömyyskassa) 1(2)

6 Metallityöväen työttömyyskassa Rekisteriseloste, henkilötietolaki 10 vuosikumulaatiotiedot; tukilajeittain maksetut summat vuositasolla osiin eriteltynä (ansioosa, perusosa, lapsikorotukset, mahdolliset ylläpitokorvaukset, jäsenmaksut, ennakonpidätykset, maksettu netto), maksetut päivät, täydet päivät, omavastuuaikojen lukumäärä annetut myönteiset ja kielteiset päätökset (aika ja päätöksen sisältö) 500 päivän enimmäismaksuajan laskurin tiedot (alkupäivämäärä, päivien lukumäärä) työsuhteet (kesto, päättymispäivä, irtisanomisen syy, y-tunnus) 3. Takaisinperintärekisteri Kassan takaisinperinnät o perinnän syy o onko kyse väärinkäytöksestä o minkä tukilajin perinnästä on kyse o perittävä aika o summa o perinnän lyhennystapa o saadut lyhennykset (summa, päivämäärä) o perintäpäätöksen päivämäärä ja sisältö + muut perinnän vaiheet o maksuerät (maksusuunnitelma) o tehdyt tilastokorjaukset o perinnän päättymispäivä o jäsenen tekemät valitukset kassan antamista päätöksistä päätösnumero (josta valitettu) valituksen saapumispäivä valituksen syy valituksen käsittelyn eri vaiheet kassassa ja valituselimissä (työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta, vakuutusoikeus) valituksesta annettujen päätösten päivämäärät ja ratkaisu/ratkaisut 2(2)

7 Metallityöväen työttömyyskassa Rekisteriseloste, henkilötietolaki 10 LIITE 2 Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen luovutukset 1. Säännönmukaiset tietolähteet Jäsenen tiedot jäsenrekisteristä ja jäsenen kirjallisesta ilmoituksesta avauksen yhteydessä Työvoimapoliittiset lausunnot työ- ja elinkeinoministeriöltä päivittäin Ennakkopidätystunnukset verohallitukselta kerran vuodessa 2. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Eläketurvakeskukselle täydet päivät, 501. päivä ja etuuksien maksujaksot Verovirastolle vuosi-ilmoituksen saajakohtaiset erittelyt o maksetuista etuuksista o edellisen verovuoden maksettujen etuuksien korjauksista o työttömien korvauspäivistä o perityistä jäsenmaksuista o Finanssivalvonnan etuudensaajarekisteriin henkilötiedot sekä maksu- ja päätöstiedot neljännesvuosittain 1(1)

8 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 Laatimispäivä a pitäjä Nimi Metallityöväen Liitto ry Osoite Käyntiosoite: Hakaniemenranta 1, HELSINKI, postiosoite: PL 107, Helsinki 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 3 nimi 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Vaihde Nimi Kirsi Jääskeläinen Osoite Hakaniemenranta 1, Helsinki Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) , kirsi.jaaskelainen@metalliliitto.fi JÄSENHENKILÖREKISTERI Osarekistereinä, joita käytetään alarekistereinä päärekisterille: A) Jäsenmaksurekisteri B) Toimihenkilörekisteri C) Koulutusrekisteri Liiton jäsenten henkilötietojen käsittely, ammattiyhdistyksen ja niiden muodostaman liiton toiminnassa jäsenyysasioiden hoitamiseksi. Rekistereiden henkilötietoja voidaan käyttää ammattiyhdistystoiminnassa, jos ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän erityisten oikeuksien ja velvoitteiden noudattamiseksi työoikeuden alalla tai työtaistelutilanteessa, kuten saadakseen esimerkiksi selville työehtosopimuksen yleissitovuuden. Ammattiyhdistyksellä ja niiden muodostamalla liitolla tarkoitetaan ammattiyhdistystoimintaan liittyviä yhteisöjä kuten ammattiosastoa, ammattiliittoa,keskusjärjestöä, työttömyyskassaa, ammattiyhdistysopistoa, lomajärjestöä ja ay-toimintaan liittyvää tutkimustoimintaa. Ammattiyhdistystoimintaan liittyvänä tavanomaisena tietojen luovuttamisena katsotaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittely edellä mainittujen yhteisöjen kesken niiden eri rekisterien mukaisten jäsenyysasioiden hoitamiseksi.tämän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää sekä luovuttaa jäsenyyden perusteella saatavien erilaisten jäsenetujen tarjoamiseen ellei jäsen ole jäseneksi liittymisilmoituksessaan tai kirjallisella ilmoituksessa kieltänyt suoramarkkinointia. Osarekistereiden tarkoitus: A) Jäsenmaksurekisteri: Jäsenmaksujen hallinta työnantaja-ja jäsentasolla B) Toimihenkilörekisteri: Tehtävätiedot järjestö-ja luottamustehtävissä toimivista henkilöistä C) Koulutusrekisteri: Jäsenten koulutustietojen ylläpito sekä näiden tietojen käyttäminen kurssitilastointeihin sekä kurssirekrytointiin

9 5 tietosisältö Jäseneen liittyviä tietoja: - jäsenen henkilötunnus ja henkilö-ja yhteystiedot - jäsenen sopimusalatiedot ( = työnantajan noudattanma työehtosopimus) - ammattiosaston nimi ja siihen liittymispäivämäärä sekä sen järjestysnumero ja nimi - jäsenyyteen liittyvät perustiedot: uusi/ vanha/ siirtynyt jäsen, jäseneksi liittymisajankohta, työttömyyskassaan liittymispäivämäärä, jäsenmaksun perintätapa, jäsenlaji ja sen alkamispäivä - kansalaisuus ja äidinkieli Jäsenen työsuhteeseen ja tilitysvelvoitteisiin liittyviä tietoja: - työnantajan ja/tai työpaikan yksilöinti- ja yhteystiedot ja y-tunnus - työsuhteen tiedot ja työsuhteen alkamis- ja päättymistiedot - jäsenen antama valtuutus periä liiton ja työttömyyskassan jäsenmaksu sekä näihin liittyvät tiedot - itsemaksavan jäsenen itsemaksuvelvoitteen alkamis-ja päättymispäivät Jäsenen jäsenmaksuihin- ja maksuvapautustietoihin liittyvät tiedot: - jäsenmaksuvapautukseen liittyvät tiedot: vapautuslaji, vapautussyy ja jäsenmaksuvapautuksen alkamis-ja päättymispäivät -jäsenmaksu tilittäjän/maksajan nimi - jäsenmaksun/ vapautuksen selite - maksujakson alku-ja loppupäivät Muut jäsenyyteen liittyvät asiat: - jäsenen ilmoitus suoramarkkinointikiellosta (luovuttaminen/käyttäminen markkinointitarkoituksiin) Osarekisterien tietosisältö: A) Jäsenmaksurekisteri 1.Työnantajilta tulleet jäsenmaksutiedot: - tilittäjän nimi ja y-tunnus - tilityskuukausi ja maksupäivätiedot - tilitettävän maksun määrä - kirjanpitoon liittyvät siirtotiedot 2. Jäsenen jäsenmaksutiedot: - jäsenen henkilötiedot, henkilötunnus ja yhteystiedot - tilittäjän nimitieto - jäsenmaksun alku-ja loppupäivätiedot - maksupäivätieto - maksetun jäsenmaksun summa - kirjanpitosiirtoihin liittyvät tositetiedot - työsuhteen voimassaoloon liittyvät erityisseikat esim äitiysloma yms. 3. Jäsenmaksutiedot verottajalle - Lainsäädännön mukaiset tiedot jäsenmaksurekisteritiedoista verottajalle verotusta varten ( esim. henkilötunnus ja ay-jäsenmaksusumma kerätyltä vuodelta) B) Toimihenkilörekisteri 1. Järjestötehtäviin liittyvät tiedot: - henkilötiedot, henkilötunnus ja yhteystiedot - tehtävän nimi ( esim puheenjohtaja, taloudenhoitaja jne.) - tehtävän alku-ja loppupäivätiedot - ammattiosaston nimi ja järjestysnumero 2. Luottamustehtäviin liittyvät tiedot: - henkilötiedot, henkilötunnus ja yhteystiedot - tehtävän nimii( esim. pääluottamusmies, työsuojeluvaötuutettu jne.) - tehtävän alku-ja loppupäivätiedot - työnantajan/työpaikan nimi ja yhtystiedot C) Koulutusrekisteri Rekisteriin talletetaan jäsenen koulutustietoja, suoritettujen kurssien nimet, alkamis- ja päättymisajankohdat.

10 6 Säännönmukaiset tietolähteet Henkilö-ja yhteystiedot, jäsenyyteen liittyvät perustiedot ja työsuhteen tiedot saadaan jäsenen liitolle toimittamasta liittymisilmoituksesta ja/tai uuden jäsenen liittyessä jäseneksi haluavien palvelurekisteristä/koontirekisteristä. Jos työnantaja perii jäsenmaksun työnantajaa ( tai tilittäjää) koskevat yksilöinti-ja tilitystiedot ilmoittaa työnantaja. Liitonvaihdostilanteissa rekisteröidyn katsotaan liittyessään uuden liiton jäseneksi suostuneen henkilö-ja työsuhdetietojen automaattisen luvutukseen vanhan ja uuden liiton välillä, mikäli molemmat liitot kuuluvat SAK:hon ja ellei rekisteröity ole tätä kieltänyt. jäseneksi liittymisilmoituksessa on maininta tietojen siirtymisestä automaattisesti SAK:n liittojen välisissä liitonvaihdostilanteissa. Liittoyhdistymis- ja liittopurkautumistilanteissa sekä sopimusalojen siirtotilanteissa jäsenyyteen vaikuttavista muutoksista tiedotetaan jäsenelle kunkin liiton sääntöjen edellyttämällä tavalla. Ellei jäsen ole kohtuullisessa ajassa ilmoittanut kirjallisesti vastustavansa liittomuutosta hänen kohdallaan, siirretään jäsenen tässä rekisteriselosteessa mainitut henkilötiedot uuden tai toisen liiton jäsenhenkilörekisteriin.

11 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset REKISTERISELOSTE 2 Säännönmukaisena tietojen luovutuksena kotimaassa verotukseen liittyvät tiedot sekä ammattiyhdistystoimintaa koskevaan tutkimus- ja tilastointitoimintaan käytettävät jäsentiedot. Liiton jäsentietoja luovutetaan jäsen-ja ammattiosastoille jäsenluetteloiden muodossa. Tietoja luovutetaan Metallityöväen Työttömyyskassalle jäsenyystarkastuksen yhteydessä. Muista luovutuksista päättää Metallityöväen Liiton liittohallituksen alainen työvaliokunta. 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä oman organisaation ulkopuolelle, muuten kuin liittohallituksen alainen työvaliokunta erikseen tapauskohtaisesti päättää. 9 suojauksen periaatteet A Manuaalinen aineisto tiedot on määritelty salassapidettäviksi eikä niitä ilman eri päätöstä luovuteta toiselle osapuolelle. Manuaalista rekisteriä säilytetään erillisessä tilassa, jonne ei ole vapaa pääsy. B ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisteritietoja säilytetään toimeksiannosta YAP Solutions Oy:n määräysvaltaan kuuluvassa tietokannassa. Metallityöväen Liitto R.Y. on tarkastanut, että YAP Solutions Oy on tehnyt henkilötietolain mukaisen ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle.tämän lisäksi Metallityöväen Liitto on tehnyt kirjallisen sopimuksen YAP Solutions Oy:n kanssa henkilötietolain mukaisten menettelytapojen noudattamiseksi, jossa toimeksisaaja sitoutuu noudattamaan henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä. Tietokanta on suojattu ja tietokantaan pääsemiseksi käyttäjän täytyy antaa järjestelmän käyttäjätunnus ja henkilökohtainen salasana. Tietokannan ylläpitämisessä ja käyttämisessä noudatetaan SAK:n ja sen liitoille laadittua yhteistä tietoturvakäytäntö ohjesääntöä. Tietokannan ylläpitotiloissa on kulunvalvonta. Tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tämän rekisteriselosteen mukaisia tietoja saavat käsitellä ainoastaan ne Metallityöväen liitto r.y:n palveluksessa olevat henkilöt, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta ne ovat oleellisia tietoja. Henkilötietolain edellyttämän hyvän tietojenkäsittelytavan varmistamiseksi rekisterinpitäjä on ohjeistanut ja kouluttanut rekisteritietoja käsittelevät henkilöt.