EROTUOMARIMAKSU- JÄRJESTELMÄ Seurapäivät Tom Westerholm, Ulla Karlsson (Jorma Kuparinen)

Transkriptio

1 EROTUOMARIMAKSU- JÄRJESTELMÄ Seurapäivät Tom Westerholm, Ulla Karlsson (Jorma Kuparinen)

2 Erotuomarimaksujärjestelmä Erotuomarimaksutapojen yhdenmukaistaminen ja lain mukaan toimiminen Verokirjalla toimiminen, kuukausi- ja vuosi-ilmoitukset, ennakonpidätysten tilittäminen Maksujen maksaminen sovitulla tavalla Lajiliitot menossa kaikki tähän toimintatapaan Seurojen taloushallinnon keventäminen Liitto ottaa huolehtiakseen erotuomarimaksuista syntyvän taloushallinnon seurojen resurssien ohjaaminen urheiluun Kehitystyö aloitettu syksyllä 2012 valmista Ensimmäisessä vaiheessa luotiin järjestelmä määritykset ja haettiin kumppanit toteuttamaan projektia Syksyn 2013 aikana valmistui järjestelmän prototyyppi Käyttöliittymän koodaus talvella valmista toukokuussa Manuaalien laadinta kevät-kesä 2014 ja käyttäjäkoulutukset elokuussa Järjestelmän parissa työskentelee kolme liiton virkailijaa sekä liiton muuta henkilöstöä tarvittaessa, kaksi testaajaa ja kaksi koodaajaa Järjestelmää varten hankitaan järjestelmävalvoja valvomaan maksujen oikeellisuutta ja siirtämään ne maksatukseen

3 Erotuomarimaksujärjestelmä Seuroilta kerätään ennakkomaksu sarjailmoittautumisten yhteydessä Kyseessä ei ole laina seuroilta liitolle vaan ennakkomaksu Seuroilta kerättävät maksut omalle tilille Ennakkomaksuilla varmistetaan maksujärjestelmän likviditeetti ei vaikutusta liiton likviditeettiin oman tilihallinnon vuoksi Järjestelmän kassavirta laskettu ja rahoitustarve on Kerätyt ennakkomaksut palautuvat seuroille nollalaskuina ja tarvittaessa palautuksina kauden jälkeen Hallintomaksulla saadaan taloushallinto Maksu kattaa järjestelmästä syntyvät taloushallinnon kustannukset Kyseessä on läpikulkuraha ei liiton varainkeruuvero Kuukausittainen seuralaskutus Seuraa laskutetaan kuukausittain toteutuneista erotuomarikustannuksista hallintomaksuineen Kauden lopussa seuroille ns. nollalaskut sekä tarvittaessa palautukset Seura maksaa siis vain toteutuneista erotuomarimaksuista Seura saa erittelyn otteluista ja ottelusta syntyneistä kustannuksista Erotuomari saa kuukausittain palkkakuitin hänelle maksetuista maksuista Erotuomari saa vuosi-ilmoituksen kalenterivuoden vaihduttua Taloushallinnon palvelut toteuttaa Rantalainen Oy

4 Erotuomarijärjestelmä - kokonaisprosessi Erotuomari Nimeäjä Ottelu Joukkue Järjestelmä valvoja Hallinto Seura Yhteystiedot Verokortti Pankkitiedot Tietojen ylläpito Nimettävät tuomarit Nimetyt erotuomarit Reklamoi vääristä tiedoista Ottelutietojen kuittaaminen Vahvistaa muutokset Palkkioiden maksaminen Lakisääteiset ilmoitukset Maksu Ottelu- ja tuomaritiedot tarkistus Laskun tarkistus Virheellisen laskun korjaus Laskutus

5 Erotuomarimaksujärjestelmä Prosessiaikataulu Pelipäivä 1. päivä 2. päivä 3. päivä 4. päivä 5. päivä 6. päivä Ottelu pelataan Poissaolo- Ilmoitus Kotijoukkue Erotuomari Erotuomari tekee matkalaskun 48h kuluessa Nimeäjä tekee mahdolliset tarkistukset Maksu Valvoja tarkistaa laskun Korjaukset tuomarille Laskun tarkistus Lasku siirtyy maksuun

6 Organisaatio Kilpailutoimenjohtaja Tom Westerholm Prosessin omistajuus Hallinnollisten päätösten tekeminen ja esittäminen hallitukselle Kilpailupäällikkö Ulla Karlsson Järjestelmän toimivuus Järjestelmävalvoja Erotuomaripalkkioiden tarkistaminen Yhteistyö erotuomari nimeäjien kanssa Hallinto Rantalainen Oy Palkkioiden maksu Seuralaskutus Vuosi-ilmoitukset

7 Hallintomaksu

8 Erotuomarimaksujärjestelmä Ennakkomaksut IKÄLUOKKA SARJA MAKSU ENNAKKO LASKUTUS LASKUTUS YHTEENSÄ ENNAKKO- LASKUN PVM 1. SEURA- LASKUN PVM A- ja B-nuoret C-nuorten I- ja II divisioonat Minit, I- ja II-divisioona Mikrot, I- ja II-divisioona Supermikrot Miesten II-divisioona Miesten III-divisioona Miesten IV-divisioona Miesten V-divisioona, muut miesten sarjat Naisten I divisioona 800 (1.6.) Naisten II-divisioona Naisten III-divisioona, muut naisten sarjat A-nuorten SM-sarja ja I-divisioona B-nuorten SM-sarja ja I-divisioona Senioreiden SM-sarjat

9 Joukkueen tehtävät 1) Ilmoita poissaollut erotuomari erittäin tärkeää, että poissaolot ilmoitetaan heti, että ne saadaan selvitettyä 2) Ilmoita eri erotuomari kuin nimetty erotuomari erittäin tärkeää, että saadaan oikeat erotuomarit pelattuihin peleihin 3) Tarkista erotuomarin lasku maksujärjestelmässä voi tehdä n. 48 tuntia ottelun päättymisen jälkeen mahdolliset isoimmat virheet heti valvojalle 4) Tarkista seuralasku seuran edustajan kanssa

10 Joukkueen näkymää Ilmoita poissaollut erotuomari tai eri kuin nimetty erotuomari

11 Ilmoita poissaollut erotuomari (ketään ei ollut tilalla) Ilmoita eri tuomari paikalla kuin nimetty

12 Joukkueen näkymää => Erotuomarien laskut

13 JOUKKUEEN NÄKYMÄÄ Summary = yhteenveto erotuomarin kuluista

14 Joukkueen näkymä Details = tarkat tiedot erotuomarin kuluista

15 Joukkueen näkymä Change log = muutetut tiedot erotuomarin matkalaskussa, valvoja muuttaa/korjaa matkalaskua

16 Joukkueen näkymä Make reclamation = tee ilmoitus valvojalle erotuomarin virheellisestä laskutuksesta

17 Seuran tehtävät Laskun tarkistaminen yhdessä joukkueiden kanssa Tarvittava reklamointi Valvojalle SEURALASKUTUS laskut seuralle kuun 10. päivä, mahdollinen reklamointi eräpäivä 14 vrk

18 Seuran näkymää => Erotuomarien laskut

19 Tuomarinäkymää

20 Järjestelmänvalvojan näkymää

21 Koulutustilaisuudet Erotuomarit ja nimeäjät => kausikoulutukset ympäri Suomea, n. 30 tilaisuutta Joukkueet Eteläinen alue kauden avaustilaisuudet Muut alueet, suunnitellaan tarpeet kenttäpäälliköiden kanssa Seurat => Suunnitellaan tarpeet kenttäpäälliköiden kanssa

22 Helpdesk kuka auttaa ketä? toimija Helpdesk kuka auttaa? Seura => Yleinen asia kokonaisuudesta T. Westerholm Tähän helpdesk kaavio => Seuralaskun reklamaatio valvoja Joukkue => Laskun reklamaatio valvoja => Tuomarimuutos erotuomarinimeäjä => Järjestelmä ei toimi U. Karlsson => ottelusiirto sarjavastaava Sarjavastaava => ottelusiirto joukkue ja kenttäpäällikkö => yleisiä asioita kenttäpäällikkö ja U. Karlsson

23 Helpdesk kuka auttaa ketä? toimija Helpdesk kuka auttaa? Erotuomari => tuomarimuutos erotuomarinimeäjä => Matkalaskun korjaus valvoja => Apua, miten teen matkalaskun? erotuomarinimeäjä tai kouluttaja sekä valvoja => Järjestelmä ei toimi U. Karlsson Erotuomarinimeäjä => Järjestelmä ei toimi U. Karlsson => Tuomarimuutos tuomari ja valvoja => selvitetty tuomarin poissaolo valvoja ja kurinpitopäällikkö/-ryhmä Kenttäpäällikkö => järjestelmä ei toimi U. Karlsson =>