Kokouksen osanottajat Puheenjohtaja II varapuheenjohtaja Varsinaiset jäsenet Johtotiimi Sihteeri Toimiston henkilökunta Käsitellyt asiat Päätös

Transkriptio

1 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 1 (7) KEPAN HALLITUKSEN KOKOUS 3/2018 Aika klo Paikka Kepan toimisto, kokoushuone Dialogi Elimäenkatu 25-27, 6. krs Helsinki Kokouksen osanottajat Puheenjohtaja Lehtinen Annu II varapuheenjohtaja Ketolainen Liisa Varsinaiset jäsenet Alanne Kaisa Arnkil Jenni Havu Silja Isometsä Sanni Koivisto Anna Kuusiola Timo Lunnas Kari Pontela Risto Sato Mariko Suomi Katri Tuohimaa Mari Johtotiimi Lappalainen Timo, toiminnanjohtaja Hannula Outi, ohjelmajohtaja Häkli Laura, vaikuttamistyön ja viestintäjohtaja Romar Anne, hallintojohtaja Sihteeri Ikävalko Johanna Toimiston henkilökunta Hakkarainen Outi, luottamusvaltuutettu Lounasheimo Paula, järjestökoordinaattori, jäsensuhteet Starck Auli, ohjelmasuunnittelija Käsitellyt asiat 29 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12: PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN Nimettiin pöytäkirjan tarkastajiksi Mariko Sato ja Kaisa Alanne. 31 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kepan sääntöjen 13 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on mukaan luettuna puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista. Sääntöjen mukaan hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, kaksi varapuheenjohtajaa ja kaksitoista muuta varsinaista jäsentä. Näin ollen hallituksen kokouksen päätösvaltaisuuteen edellytetään puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan sekä seitsemän varsinaisen edustajan oloa. Todettiin kokous päätösvaltaiseksi. 32 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Vahvistettiin esityslista työjärjestykseksi.

2 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 2 (7) 33 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen kokouksen 2/2018 pöytäkirja on liitteenä 33A. esitys Merkitään hallituskokouksen 2/2018 pöytäkirja hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle. Merkittiin hallituskokouksen 2/2018 pöytäkirja hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle. 34 VUODEN 2017 TOIMINTAKERTOMUS Ohjelmajohtaja vuoden 2017 toimintakertomukseksi vietäväksi yhdistyksen kevätkokouksen hyväksyttäväksi on liitteenä 34A. Suullisessa esityksessä todettiin toimintaympäristön epävarmuus sekä yhdistymishankkeen tuoma ylimääräinen kuormitus. Niistä huolimatta Kepa on pystynyt vastaamaan jäsenistön toiveeseen siitä, ettei toiminnan taso notkahtaisi yhdistymisprosessista huolimatta. Globaalikasvatus- ja asennevaikuttamistyö päätoiminnoista nousi erityisesti esille toimintavuoden aikana. Globaali- ja viestintätuen siirto ulkoministeriöstä opetushallitukselle onnistuttiin estämään. Koulut Maailmaa Muuttamaan-hanke sai paljon positiivista palautetta. Opetus- ja kulttuuriministeriö on selvästi rekisteröinyt Kepan ja sen jäsenistön merkittävinä ja asiantuntevina toimijoina. Samoin Kepan tuottama Maailman kuvalehti -julkaisun strateginen merkitys on lisääntynyt: sen käsittelemät aiheet ovat välittyneet valtamedian juttuaiheiden sisällöiksi. Seuranneessa lyhyessä keskustelussa kiiteltiin toimintakertomuksen rakennetta ja liitteistä. esitys Hallitus hyväksyy vuoden 2017 toimintakertomuksen liitteineen vietäväksi yhdistyksen kevätkokouksen hyväksyttäväksi. Hallitus hyväksyi vuoden 2017 toimintakertomuksen liitteineen vietäväksi yhdistyksen kevätkokouksen hyväksyttäväksi. 35 TILINPÄÄTÖS 2017 Keskustelu esitys Hallintojohtaja vuoden 2017 tilinpäätöksestä vietäväksi yhdistyksen kevätkokouksen hyväksyttäväksi on liitteenä 35A. Varsinaisen toiminnan kulut olivat ,28 euroa. Tilikauden ylijäämä oli ,96 euroa, mistä esitetään siirrettäväksi omaan pääomaan jäsenmaksutuotot vähennettynä Koulu maailmaa muuttamaan -hankkeen omavastuuosuudella. Loput esitetään siirrettäväksi vuodelle 2018, mihin vielä pyydetään UM:n lupa. Hallituksen lyhyessä keskustelussa todettiin, että omarahoituksen kasvattaminen ja sen kautta turvareservien rakentaminen on perusteltua ja viisasta. Hallitus hyväksyy vuoden 2017 tilinpäätöksen vietäväksi kevätkokouksen hyväksyttäväksi ja ylijäämän siirron esityksen mukaisesti. Hallitus hyväksyi vuoden 2017 tilinpäätöksen vietäväksi kevätkokouksen hyväksyttäväksi ja ylijäämän siirron esityksen mukaisesti. 36 KEVÄTKOKOUS 2018, OHJELMA JA ESITYSLISTA

3 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 3 (7) Yhdistyksen kevätkokous pidetään perjantaina klo Vallilan Pikselissä, Kumpulantie 5/Jämsänkatu 2:ssa, noin 200 metriä Kepan toimistolta. Kehys ry pitää oman kevätkokouksensa samana päivänä ja samoissa tiloissa klo Kepan kevätkokouksen esityslista on liitteenä 36A. Kevätkokousten jälkeen on jäsenjärjestöille suunnattu Kehyksen ja Kepan yhteinen työpaja klo Työpajassa keskustellaan ja kuullaan jäsenistön näkemyksiä uuden kattojärjestön ohjelmasta, säännöistä ja nimestä. Kukin aihepiiri on tarkoitus käsitellä erillisissä työpajoissa samaan aikaan. Iltapäivän luonnosohjelma on liitteenä 36B. esitys Hallitus hyväksyy kokouspäivän ohjelman ja kevätkokouksen 2018 esityslistan. Hallitus hyväksyi kokouspäivän ohjelman ja kevätkokouksen 2018 esityslistan. 37 FRAME, VOICE, REPORT! -HANKKEEN ARVIOINTIRYHMÄN ASETTAMINEN Ohjelmajohtaja Kepa on mukana EU-rahoitteisessa kolmivuotisessa Frame, Voice, Report! -hankkeessa, jolla vahvistetaan järjestöjen kehitysviestintä- ja globaalikasvatusosaamista. Hanketta toteutetaan samanaikaisesti seitsemässä EU-maassa, ja sen vetäjänä toimii tanskalainen CISU. Hankkeessa kanavoidaan EU-tukea järjestöille järjestämällä kaksi avointa rahoitushakua, joissa suomalaisille järjestöille kanavoituu yhteensä yli euroa. Hankkeesta tullee hyötymään noin 35 järjestöä. Ensimmäinen hankekierros käynnistyi maaliskuun alussa. Päätöksentekoa varten esitetään asiantuntijavetoisen arviointiryhmän perustamista. Hankkeen rakenne on määritelty jo hakemusvaiheessa. Hakemuksia esikäsittelee konsultti, joka laatii pisteytyksen ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella. Kolmijäseninen arviointiryhmä käy läpi konsultin pisteytyksen ja tekee päätöksen valittavista hankkeista. Työryhmään esitettävien henkilöiden valinnassa on painotettu globaalikasvatuksen ja kehitysviestinnän osaamista sekä laajaa järjestökentän tuntemusta. Arviointiryhmään ei voi kuulua henkilö, joka työskentelee avustusta hakevassa järjestössä. Arviointityöryhmään esitetään seuraavia henkilöitä: - Minna Mannert, globaalikasvatuksen asiantuntija ja kokemusta useista jäsenjärjestöistä. Mannert tuntee myös Frame-hankkeen ja Kepan hyvin. - Eeva Kemppainen, globaali- ja mediakasvatuksen asiantuntija, aktivisti, bloggaaja. Kemppainen on kehittänyt vastamainosten pedagogiikkaa ja työskentelee mm. Eettisen kaupan puolesta ry:ssä (ei hakukelpoinen) sekä Koneen säätiön apurahalla omien viestintä ja kasvatusprojektiensa parissa. Anna-Sofia Joro, kehitysviestinnän asiantuntija, journalisti. Jorolla on kokemusta Kepasta ja hän tuntee jäsenjärjestökentän hyvin. Töissä SPR:ssä (ei hakukelpoinen). Raportointimenettelyn osalta esitetään, että arviointiryhmä raportoisi päätöksistään hallitukselle, joka merkitsisi ne tiedoksi. esitys Hallitus nimeää Frame, Voice, Report! -hankkeen arviointiryhmään Minna Mannertin, Eeva Kemppaisen sekä Anna-Sofia Joron. Hallitus myöntää arviointiryhmälle oikeuden päättää Kehys-Kepa ry:n puolesta Frame, Voice, Report -hankkeen kautta jaettavaksi myönnetyistä hankerahoituksista, edellyttäen että hankkeet vastaavat hankkeen arviointikriteereitä. Päätökset tulevat hallitukselle tiedoksi. Hallitus nimesi Frame, Voice, Report! -hankkeen arviointiryhmään Minna Mannertin, Eeva Kemppaisen sekä Anna-Sofia Joron. Hallitus myönsi arviointiryhmälle oikeuden päättää Kehys-Kepa ry:n puolesta Frame, Voice, Report -hankkeen kautta jaettavaksi

4 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 4 (7) myönnetyistä hankerahoituksista, edellyttäen että hankkeet vastaavat hankkeen arviointikriteereitä. Päätökset tulevat hallitukselle tiedoksi. 38 KEPAN MAATOIMISTOJEN SULKEMINEN JA HENKILÖSTÖN TYÖSUHTEIDEN PÄÄTTÄMINEN Ohjelmajohtaja Kepan hallitus hyväksyi kokouksessaan toimintasuunnitelman ja talousarvion vuodelle 2018; valtuuttaen työvaliokunnan hyväksymään lopulliset muotoilut. Toimintasuunnitelmassa ja sen talousarvioissa oli huomioitu ulkoministeriön rahoituspäätöksen erityisehto, jonka mukaan valtion tukea ei voi käyttää Kepan etelän toiminnan rahoittamiseen siinä muodossa, kuin rahoitusta oli anottu. Maatoimistojen sulkeminen ja asianmukaiset ilmoitukset viranomaisille Tansaniassa ja Mosambikissa edellyttävät vielä Kepan hallituksen erillistä päätöstä maatoimistojen sulkemisesta ja henkilökunnan työsuhteiden päättämisestä. Ulkoministeriö on kehottanut Kepaa ajamaan alas sen nykymuotoiset etelän toiminnot kevään aikana. Alasajosuunnitelma on liitteenä 38A. esitys Hallitus päättää, että Kepan maatoimistot Tansaniassa ja Mosambikissa suljetaan ja niiden henkilöstön työsopimukset päättyvät Hallitus merkitsee exit-suunnitelman tiedokseen. Hallitus päätti, että Kepan maatoimistot Tansaniassa ja Mosambikissa suljetaan ja niiden henkilöstön työsopimukset päättyvät Hallitus merkitsi exit-suunnitelman tiedokseen. 39 TYÖILMAPIIRIKARTOITUKSEN 2017 TULOSTEN ESITTELY t Keskustelu esitys ja luottamusvaltuutettu Työilmapiirikartoituksen 2017 tulokset ovat liitteenä 39A. esittelee työilmapiirikartoituksen tuloksista johdon puheenvuoron, joka on liitteenä 39B. Luottamusvaltuutettu esittelee henkilökunnan huomioita toteutetusta työilmapiirikartoituksesta ja ajatuksia jatkotoimista, liite 39C. Todettiin, että tehdyn ilmapiirikartoituksen tulokset ovat tärkeää informaatiota, kun rakennetaan uuden yhteisen kattojärjestön organisaatiota. Ehdotettiin, että keskustelua voisi jatkaa myös toimivan johdon ja tiiminvetäjien keskusteluissa. On hyvä pohtia, mitä palveluja tarjotaan jäsenjärjestöille ja onko organisaatiossa niihin tarvittavat resurssit. Seuraavan hallituksen kokouksen jatkokeskustelujen tueksi toivottiin tämänhetkisen organisaation kuvausta. Hallitus merkitsee tiedoksi. Hallitus merkitsi tiedoksi johdon ja luottamusvaltuutetun puheenvuorot osana taustamateriaalia uuden kattojärjestön resurssinjakoa ja toiminnan sekä palveluiden tasapainottamiseen liittyvää suunnittelua. 40 TOIMINNANJOHTAJAN KATSAUS Hallitus päätti jatkaa keskustelua seuraavassa hallituksen kokouksessa. raportoi Kepan toiminnasta kaudelta ja antaa katsauksen

5 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5 (7) tulevaan toimintaan. Raportti on liitteenä 40A ja raportin liite liitteenä 40A liite 1. esitys Merkitään tiedoksi. Päätettiin, että hallitus perehtyy liitteenä olevaan toiminnanjohtajan raporttiin kukin tahollaan aikataulusyistä. Jewish National Fundin Maailma Kylässä -festivaalille 2018 osallistumisen osalta päätettiin kartoittaa erillisen välikokouksen tarve. 41 HALLITUKSEN SISÄISEN TARKASTUKSEN RAPORTTI Kari Lunnas Hallituksen sisäinen tarkastaja esittelee raportin, joka on liitteenä 41A. Hallituksen sisäinen tarkastaja piti raportin keskeisimpinä huomioina - tiimien toimivuuden kehittämisen merkitystä - luottamusjohdon ja henkilöstön vuorovaikutuksen mahdollistamista - työhyvinvoinnin ja työssä jaksamisen tukemista. esitys Merkitään tiedoksi. Merkittiin hallituksen sisäisen tarkastuksen raportti tiedoksi. 42 JÄSENASIAT 42.1 Jäsenhakemukset Yhdistyksen hallitus voi hyväksyä yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi jokaisen yhdistyksen tarkoitusta toteuttavan oikeuskelpoisen yhdistyksen tai säätiön. Yhdistyksen hallitus voi hyväksyä kannatusjäseneksi oikeuskelpoisen yhteisön, säätiön tai yksityisen henkilön, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa ja joille varsinainen jäsenyys ei jostakin syystä sovellu. Yhdistyksen syyskokous päätti, ettei jäsenmaksuihin vuodelle 2018 tule korotuksia. YHDISTYSTEN jäsenmaksu määräytyy yhdistyksen jäsenmäärän mukaisesti seuraavasti: Jäsenmäärä Maksu Alle 100 jäsentä 52 euroa/kalenterivuosi jäsentä 94 euroa/kalenterivuosi jäsentä 188 euroa/kalenterivuosi jäsentä 270 euroa/kalenterivuosi Yli jäsentä 624 euroa/kalenterivuosi. SÄÄTIÖIDEN jäsenmaksun suuruus määräytyy sen mukaan, mikä säätiön budjetti on Kepan sääntöjen 3:n mukaiseen toimintaan. Budjetti, euroa Maksu euroa/kalenterivuosi euroa/kalenterivuosi euroa/kalenterivuosi euroa/kalenterivuosi euroa/kalenterivuosi.

6 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 6 (7) esitys 42.2 Erot KANNATUSJÄSENMAKSU on yrityksiltä ja oppilaitoksilta vähintään 265 euroa/kalenterivuosi. Yhdistyksen hallitus teki periaatepäätöksen kesäkuussa 2013 siitä, jossa linjattiin kannatusjäsenyyttä mm. seuraavasti: Kepan jäsenyyttä on hakenut Sanzaal ry, Anambra State Association Finland ry, Keski- Suomen monikulttuuristen yhdistysten liitto Wari ry ja Lieksan Somaliperheyhdistys ry. Liitteessä 42.1A on kooste jäsenehdokkaista. Hallitus päättää hyväksyä Sanzaal ry:n, Anambra State Association Finland ry:n, Keski- Suomen monikulttuuristen yhdistysten liitto Wari ry:n ja Lieksan Somaliperheyhdistys ry:n jäsenhakemukset. Hallitus hyväksyi Sanzaal ry:n, Anambra State Association Finland ry:n ja Keski- Suomen monikulttuuristen yhdistysten liitto Wari ry:n jäsenhakemukset ja sijoitti järjestöt I jäsenmaksuluokkaan, 52 euroa/kalenterivuosi. Hallitus hyväksyi Lieksan Somaliperheyhdistys ry:n jäsenhakemuksen ja sijoitti järjestön II jäsenmaksuluokkaan, 94 euroa/kalenterivuosi. Jäsenen eroaminen, eronneeksi katsominen tai erottaminen Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos - jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitteet, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai toimii yhdistyksen tarkoituksen vastaisesti - jäsen on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä, tai - jäsen ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Ennen erottamispäätöksen tekemistä jäsenelle on annettava tilaisuus selvityksen antamiseen. Jäsenen katsotaan eronneen yhdistyksestä, jos se on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta kahtena peräkkäisenä vuonna. esitys Erotetaan jäsenyydestä Aarambh Association ry, sillä jäsenmaksut ovat maksamatta kolmelta vuodelta eikä yhteyttä jäseneen saada. Hallitus merkitsi erottamisen tiedoksi. 43 UUDEN KATTOJÄRJESTÖN TOIMINNANJOHTAJAN VALINTA Valintapaneelin puheenjohtaja Valintapaneelin puheenjohtaja esitteli paneelin esityksen uuden kattojärjestön toiminnanjohtajaksi. Uuden järjestön toiminnanjohtajan valintapaneeli esittää Kepan ja Kehyksen hallituksille erikseen ja yhteishallitukselle yhteisesti uuden järjestön toiminnanjohtajan tehtävään tietotekniikan insinööriä Juha-Erkki Mäntyniemeä. Yhteishallitus vahvistaa toiminnanjohtajanimityksen, mikäli sekä Kepan että Kehyksen hallitukset hyväksyvät Juha-Erkki Mäntyniemen esittämisen ja nimittämisen toiminnanjohtajan tehtävään Valintapaneelin puheenjohtaja kertasi rekrytoinnin kokonaisprosessin vaiheita ja taustoitti nimitysesityksen perusteluita. Mäntyniemi on soveltuvuus- ja kokonaisarvion pohjalta vahvin kandidaatti, omaten parhaat edellytykset ja ominaisuudet haastavassa tehtävässä

7 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 7 (7) onnistumiseen. Valinnan painotus on johtajuuden vahvuuskehikossa. Tämä painotus on yhteishallituksessa keskustellun mukainen ja vastaa myös henkilöstön painotustoivetta sekä haastavan johtamistehtävän vaatimuksia. esitys Hyväksytään valintapaneelin esitys Juha-Erkki Mäntyniemen nimittämisestä uuden kattojärjestön toiminnanjohtajan tehtävään, ja nimityksen vahvistaminen yhteishallituksen kokouksessa. Siirretään aloitusajankohdan sekä palkka- ja sopimusraamin vahvistaminen yhteishallituksen kokouksen käsittelyyn. Hyväksyttiin esitys Juha-Erkki Mäntyniemen nimittämisestä uuden kattojärjestön toiminnanjohtajan tehtävään, ja nimityksen vahvistaminen yhteishallituksen kokouksessa. 44 ILMOITUSASIAT Ei ilmoitusasioita. 45 MUUT ASIAT 45.1 Seuraava hallituksen kokous pidetään klo 14: KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:45. Anna-Mari Lehtinen puheenjohtaja Johanna Ikävalko sihteeri Mariko Sato pöytäkirjan tarkastaja Kaisa Alanne pöytäkirjan tarkastaja