3/2010 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti Elkan uudet aineistot sivut 4-5 Digitointi vauhdissa sivut 6-8 ja 12-14 Arkisto 2.0 tulee sivut 9-11 TEEMA: STANDARDIT JA NIIDEN KÄYTTÖ OAIS kääntyi suomeksi sivut 18-19 Standardit ja tietojärjestelmät sivut 20-25 Käsitteet haltuun sivu 24
FAILI 3/2010 Toimitus Päätoimittaja: Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Matti Happonen, Kela Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Rauni Bildjushkin, Espoon kaupunki, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Juho Rännäli, Tulli Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa tai rtftai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran resoluutiolla Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093, Faksi (09) 325 6093 Tilaukset Carl-Magnus.Roos@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 1/1 sivu takakansi 4-väri 1200 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1000 1/1 muut sivut 4-väri 800 ½ muut sivut 4-väri 500 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi, tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@liikearkistoyhdistys tai Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, 50120 Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2010 2 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS 3 Työtä ja juhlaa Osmo Palonen PUHENJOHTAJAN PALSTA Yhteistyötä ja yhteentoimivuutta Matti Happonen 4 ARKISTOT Elkaan tehty merkittäviä arkistoluovutuksia 4 Olli Alm Yllätyksestä tuli haaste Riku Keski-Rauska 6 9 Tutkijasali-tilasta virtuaalitietopalveluun Jaana Kilkki Digitointi etenee vauhdilla Arkistolaitoksessa 12 Istvan Kecskeméti 15 Vapa käyttöön marraskuussa Mårten Stenius TUTKIMUS Unescon lista kuin McDonalds 17 Pekka Henttonen TEEMA: STANDARDIT JA NIIDEN KÄYTTÖ OAIS kääntyi Suomeksi 18 Sari Järn Kenen tietojärjestelmä senkö standardi? 20 Juho Rännäli Haaveissa vainko oot mun 22 Osmo Palonen eams ja Sähke2 käytäntöön 24 Mirja Loponen Asiakirjahallinnan käsitteet haltuun Juho Rännäli 26 JÄRJESTÖT Seminaari ja iltajuhla 50 vuoden kunniaksi 27 Liikearkistoyhdistys Kunnallisarkistoyhdistyksellä toimintaa jo 30 vuotta 28 Pentti Taskinen HANKKEET Hihat kääritty! 31 Ari Rouvari ja Tapani Sainio KIRJAT Ohjeita digitaalisen keskiajan kansalaisille 32 Pekka Henttonen INSIDER Mapilla päähän vastuunpakoilijoita 33 Insider ABSTRACTS Faili 3/201 34 Kansi: Digitoija Aleksi Saarni työssään Kansallisarkistossa. Kuva Istvan Kecskeméti. Artikkelien kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainintaa. FAILI nro 3/ 2010
PÄÄKIRJOITUS Työtä ja juhlaa Kesän ja syksyn tärkeitä juttuja on taas kerran standardointityö. Brittiläisten konsulttien vetämä Moreq2010 kehitys oli tietysti kommentoitavana suomalaisella kesälomalla ja jälki sen mukaista. Vain meidän pieni vapaaehtoisryhmämme sai jotakin aikaan, mutta muut suomalaiset kommentit puuttuivat. Kommentoinnin toivotaan jatkuvan vielä toisessa vaiheessa myös meidän osaltamme. Voi kuitenkin olla että kiireellä ei taas saa kuin... Eurooppalainen asiakirjastandardi olisi tärkeä kaikille. Moreq-työssä on tehty hyviä yrityksiä, mutta nyt pitää vahtia, ettei uuden tekeminen pilaa entisiä pohjia. Kun tavoitteena on ollut standardin yksinkertaistaminen ei ole järkeä, että keksitään uusia, standardeista poikkeavia rakenteita ja sotketaan puurot ja vellit. Toki on niin että asiakirjahallinnon aktiivivaiheessa kerätään tietoa arkistointia varten, mutta pääasia täällä on kuitenkin huolehtia, että asiat tulevat tehtyä oikein. Arkistointia varten on omat standardinsa, kuten tästäkin lehdestä voimme lukea, mutta eurooppalaisen Moreq-standardin kehityksen täytyy olla tehty aktiivivaiheen asiakirjahallintoon. Tätä asiaa probagoimaan me tarvitsemme niin liikeelämässä kuin julkisella sektorilla toimivat. Lukekaa siis www.dlmforum.eu ja www.arkistoyhdistykset.fi -verkkosivuja ja ottakaa osaa kehitystyöhön. Vastuu on teidän! hhh Monissa muissakin hankkeissa käynnistysvoimaksi on tullut yhä useammin poliittinen tavoite saada jotakin aikaan. Kun tämä tavoite sitten yhdistyy päätöksentekijäin kiireeseen näyttää tuloksia oman toimikautensa aikana, vaikka ongelman monimutkaisuutta ja eri tekijöiden aiheuttamaa hidastavaa vaikutusta ei kunnolla tunneta tai haluta tunnistaa, päädytään umpikujiin. Tästä meillä on hyvänä esimerkkinä Kanta-hanke, jonka projektisuunnitelma kirjoitettiin oikein lakiin. Poliittinen tahto ei kuitenkaan muuttanut suljetuista järjestelmistä vuosikymmeniä elänyttä terveydenhuollon IT-toimintaa hetkessä avoimeksi, vaikka kaikki kuinka julistivat uskoaan avoimiin rajapintoihin, standardeihin ja SOA-arkkitehtuuriin. Ministerien tahto ei vain yksinkertaisesti riitä muuttamaan toimialaa ja sen yhteiskuntapoliitisesti kieltämättä aikansa eläneitä käytäntöjä, tapoja ja järjestelmiä. Nyt samaa voi pelätä tapahtuvan julkisen sektorin monissa muissakin suurissa hankkeissa. Kun yhteentoimivuus on kovin harvoin arkipäivää edes ministeriöiden välillä, kuinka se voitaisiin valtionvarainministeriön mahtikäskyllä saada käyttöön koko yhteiskunnan toiminnoissa yhden vaalikauden aikana? Täällä liike-elämän puolella asioiden yhteentoimiminen on ainakin niillä alueilla, joissa liiketoiminta sitä edellyttää, paljon helpompaa. Suljetut järjestelmät hävisivät tuotannosta jo vuosikymmeniä sitten, koska kukaan ei niitä ostanut. Asioista ei muutenkaan tehty turhan monimutkaisia. Tiedonsiirtoa järjestelmien ja laitteiden välillä on toteutettu kenttäväylillä tai sarjaliikenteellä silloin kun se on ollut nopein ja riittävin tapa saada aikaan yhteentoimivuutta. Tietokantojen tietoa on jaettu reaaliaikaisilla näkymillä kaverille ja näin on saatu aikaan luotettavia tuotantoympäristöjä. Yritysten henkilöstö osaa myös vaihtaa sovelluksesta toiseen esimerkiksi painamalla peukalo-etusormi-otteella Alt ja Tab -näppäimiä, kun ei ole ollut perusteltua tuottaa kalliita työpöytäintegraatioita. Pitäisiköhän tässä tehdä kuin Meksikon tullissa. Muutoksen aikaansaamiseksi ainoa tapa oli antaa potkut kaikille. hhh Kun nämä poliittisin tavoittein varustetut valtion hankkeet etenevät mikä mitenkin, on hyvä kuulla että kuntapuolella ainakin jollakin joukolla edetään. Vaikka tästä mahdollisesti Sitran tuella rakennettavasta SARKK-hankkeesta voi käyttää mielisanontaani Hyvin suunniteltu on vasta hyvin suunniteltu näyttää vihdoinkin siltä, että sitoutuneita mukanaolijoita on riittävästi. Kun pohjatyöt on tehty hyvin eikä toteutus riipu vaalikausista, voidaan odottaa että kuntien arkisto avautuu aiemmin kuin valtion PAS. hhh Liikearkistoyhdistys siis juhlii 18. marraskuuta seminaarissa ja illallisilla Ostrobotnialla, johon odottelemme nykyisten jäsentemme lisäksi lukuisia muitakin. Nämä eivät ole kuitenkaan ainoita alan juhlapäiviä kalenterissa. Kunnallisarkistoyhdistys täyttää 30 vuotta ja Arkistoalan ammattiyhdistys 80 vuotta. Onnea ja intoa jatkaa työtä kukin omalla sektorillaan! Liikearkistoyhdistyksen 50. vuotta ei kuitenkaan laajemmin juhlita tässä numerossa. Sen sijaan vuoden viimeinen numero on omistettu puolivuosisadan muistamiseen ja taas kerran kaikki ideat toteutuksesta voi toimittaa julkaisutoimikunnalle tai allemerkitylle. Osmo Palonen Päätoimittaja FAILI nro 3/ 2010 3
ABSTRACTS FAILI 3/2010 In his leader the editor of Faili, Mr. Osmo Palonen, writes about Moreq 2010 development and asks other Finns to volunteer as well. Now the only active unit has been the voluntary Finnish Moreq Working Group. The initiator of the group was the publisher of Faili, Association of Finnish Busness Archives. Palonen has his doubts about the tight project schedule of Moreq 2010. The problem seems to be the same in Finnish government IT-activities: when everything is tied into the electrolar periods the projects are unrealistic. As an unshiny example Palonen picks up the national medical archive, where the project schedule was written in the law. Now the law have to be re-written when the project reality has been different to the will of the ministers. Palonen thinks that the private sector has completely different experience concerning the approach of interoperability. Based on his experience interoperability between the systems has been a must for decades. It has been done by cost-effective methods as field-bus, serial interface or a on-line view to the other suppliers database. Olli Alm, manager of IS and development writes about the new material in Elka. The most of the historical documents of Finnish forest industry are now in Elka. Also the number of video contents is climbing. There are new collections from Nesteoil Oyj and bankrupted car importing company Konela Oy handed over to Elka. Now Elka can provide moving images about the history of Finnish oil refining company and the marketing of cars made in the Soviet Union. This and last year has been active in digitisation of contents in the archives. Mr. Riku Keski-Rauska of Porvarillisen Työn Arkisto reports about the co-operative digitisation project of the private central archives. For this project the Finnish government allocated extra funding; the proper use of the 800 000 Euro demanded new learning period and deeper co-operation. In the project paper documents, microfilm, posters, sound and video recordings has been digitised and the funding includes money to preserve the contents centrally. In the National Archives of Finland the digitisation has been extended heavily by the special funding allocated by the Ministry of Education and Culture. The National Archives got over 1,5 million Euro in 2009 and over 2 million Euro in 2010 for digitisation, improvement of usability and preservation, reports Dr. Istvan Kecskeméti, Director of Archiving Techniques Unit. As a result the number of digitised files is close to 10 times more than before the projects in 2009 and 2010 started. The number of digitised files was 1 million at the end of 2007 and it will be over 10 million, when all 2010 digitised records will be ingested in the digital archive in 2011. Director of Development in the National Archives Information Service, Mrs. Jaana Kilkki gives the readers new ideas where the information service is heading to. The change from reading rooms to virtual services will also change the main principles of archives. She explains how the new Archive 2.0 will connect the users in the services; the new archives will get influence from the social media the users will turn active participants. In the same process the idea of service given by the archivists have to be changed. The new generations are not using archivists as gate keepers. Instead the archives have to create web services in where the users can find information they are looking for without understanding the traditional structures of archives. The first step in the National Archives is Portti (gate) web service that gives guidance and directions to use archival contents. Third article about the new developments in the National Archives tells about the new VAPA (ingest and dissemination) information system for the born digital material. Project Manager Mårten Stenius reports that the system is ingesting records based on the NA s SÄHKE norm and will have interface to search via the NA s own and national digital librarys user interfaces. The system is based on Tessella SDB4 product. The pilot production will start in November and the system will be available for all government agencies in February 2011. VAPA system will also act as preservation system until the long-term digital repository modelled in the National digital library project will be open no earlier than 2016. The theme of this issue is standardisation. Sari Järn has interviewed Juha Hakala of the National Library concerning the translation of OAIS standard. Hakala leaded the group that made the translation that was published by the national standardisation body SFS in May. Hakala tells that the translation was important also in creating standardised terminology in Finnish for the digital preservation. Under the same theme Mr. Juho Rännäli of Finnish Customs asks if we have proper IT tools to provide the historical records to the users in future. He quotes the article written by James Lappin in Records Management Bulletin. Rännäli includes also development of standards in the his article. He asks if Microsoft Sharepoint has made the ECM systems unnecessary or if those are needed under the Sharepoint. Rännäli also considers the status of Moreq development and gives a statement that organisations as Customs have a special interest for EU wide standards and interoperability of Information systems. Mr. Osmo Palonen now using the hat of Project Manager of the Mikkeli University of Applied Sciences critisises the development work of Moreq 2010. When the target was to make Moreq2 modular, it looks like new openings are made by the draft writers. In the first questions Palonen presents DLM Forum have to make decision if Moreq is Specification for electronic records management system in active use under the continuum model umbrella or a tool to manage hybrid archives. Palonen explains the comments made by the Finnish Moreq Working Group. The colleague of Palonen Database Specialist Mirja Loponen of MUAS has a more practical view on standardisation. She gives the readers instructions how they can progress with process modelling of the records management workflows. If the organisations in public sector will use the national norms and have a license to digital archiving only they have to use time and money for the process modelling, Loponen points out. 4 FAILI nro 3/ 2010
Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä SharePointdokumentit Asiankäsittelyn dokumentit Muu dokumenttien hallinta Arkisto
Kiinnostaako miten toteutetaan kokonaisvaltainen tiedonelinkaarenhallinta? Varaa-aika ratkaisukeskukseemme ja tule tutustumaan tarkemmin! Lisätietoja: Finland_commercial@emc.com, Puh. (0)201 202 200