Tarkastuslautakunta ASIALISTA NRO 1/2013 Kokousaika 22.5.2013 klo 9 15.10 Kokouspaikka Utsjoen kunnanvirasto, valtuustosali Asialista ja asian pykälä: 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä esityslistan hyväksyminen 2 Vt. kunnanjohtajan ajankohtaiskatsaus ja Utsjoen kunnan vuoden 2012 tilinpäätöksen esittely 3 Sivistystoimen edustajan kuuleminen vuoden 2012 toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja sivistystoimen ajankohtaisista asioista 4 Tilintarkastuksen kilpailuttaminen 5 JHTT-tilintarkastajan tilintarkastuskertomus 2012 6 Utsjoen kunnan tarkastuslautakunnan arviointikertomus 2012 7 Muut asiat Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty valitusosoitus, pidetään yleisesti nähtävillä Puheenjohtaja Seppo Punna
2(6) Kokousaika 22.5.2013 klo 9 15.10 Kokouspaikka Utsjoen kunta, Kunnanvirasto, kunnanhallituksen huone Saapuvilla olleet jäsenet Varsinainen jäsen Henk.koht.varajäsen Seppo Punna, pj Kati Eriksen, vpj, Aulis Nordberg Jouni Esa Nousuniemi Juha Lohi Hillevi Lamminen Muut saapuvilla olleet Tarkastuslautakunta 2013-2016 Varsinainen jäsen Ismo Manninen, pj Väinö Guttorm, vpj Satu-Marjut Nieminen Henk.koht.varajäsen Jarkko Tenoranta Jouni-Esa Nousuniemi Anni Ahlakorpi Vuokko Tieva-Niittyvuopio vt. kunnanjohtaja Pirjo Länsman-Kiimalainen vt. rehtori 3 Ursula Laitakari vt. sivistystoimenjohtaja 3 Marja Länsman, toimistosihteeri :t 1-7 Kirsi Solmari, perusturvajohtaja :t 1-6 Antero Hyvärinen, BDO Audiator Oy, siht. :t 1-3, 5-7 Asiat :t 1-7 Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Seppo Punna Antero Hyvärinen :t 1-3, 5-7 Juha Lohi 4 Pöytäkirjan tarkastus 22.5.2013 klo Pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävillä Juha Lohi Kunnanvirasto Virka-asema Ilmoitustaulunhoitaja Allekirjoitus
3(6) KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS SEKÄ ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Tarkltk 1 Valtuusto on kokouksessaan 6.2.2009 valinnut tarkastuslautakuntaan seuraavat jäsenet ja varajäsenet: Varsinainen jäsen Seppo Punna, pj Kati Eriksen, varapj Aulis Nordberg Henk.koht.varajäsen Jouni Esa Nousuniemi Juha Lohi Hillevi Lamminen Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Puheenjohtaja toimii kokouksen esittelijänä. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi sekä hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestyksesi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi sekä hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestyksesi. VT. KUNNANJOHTAJAN AJANKOHTAISKATSAUS JA UTSJOEN KUNNAN VUODEN 2012 TILINPÄÄTÖKSEN ESITTELY Tarkltk 2 Kuntaan sovelletaan mm. kuntalain 8-9 lukuja, joissa on säännökset taloudenhoidosta ja tilintarkastuksesta. Kunnan on tehtävä kultakin vuodelta tilinpäätös. Kuntalain 68 :n mukaan tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen, konsernitaseen ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumavertailun ja toimintakertomuksen. Toimintakertomuksessa on kuntalain 69 :n mukaan tehtävä selkoa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on annettava tietoa myös sellaisista kunnan talouteen ja
4(6) konsernitaseeseen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa tuloslaskelmassa ja taseessa. Vuoden 2012 tilinpäätös on liitteenä (liite 1). : Esitän, että tarkastuslautakunta kuulee vt. kunnanjohtaja Vuokko Tieva-Niittyvuopion ajankohtaiskatsauksen ja vuoden 2012 tilinpäätöksen esittelyn. Tämän jälkeen käydään keskustelua katsauksen ja esittelyn pohjalta. Todettiin, että vt. kunnanjohtaja Vuokko Tieva-Niittyvuopio oli työmatkan vuoksi estynyt saapumasta kokoukseen. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja tilintarkastaja olivat edellisenä päivänä keskustelleet kunnan tilinpäätöksestä ja taloudellisesta tilanteesta. Kuultiin toimisto sihteeri Marja Länsmanin selostus tilinpäätöksestä. Asia merkittiin keskustelun jälkeen tiedoksi. SIVISTYSTOIMEN EDUSTAJAN KUULEMINEN VUODEN 2012 TOIMINNALLISTEN JA TALOUDELLISTEN TAVOITTEIDEN TOTEUTUMISESTA JA SIVISTYSTOIMEN AJANKOHTAISISTA ASIOISTA Tarkltk 3 Tarkastuslautakunnan valtuustokauttaan varten laatiman arviointisuunnitelman mukaan tarkastuskauden 2012-2013 painopistealueeksi on valittu sivistystoimi. : Esitän, että tarkastuslautakunta kuulee sivistystoimenedustajaa vuoden 2012 toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja sivistystoimen ajankohtaisista asioista. Tämän jälkeen käydään keskustelua mainituista aiheista. Kuultiin sivistystoimenedustajia. Keskustelun jälkeen asia päätettiin merkitä tiedoksi. TILINTARKASTUKSEN KILPAILUTTAMINEN Tarkltk 4 Tarkastuslautakunta 31.10.2012 23: Kuntalain 72 :n mukaisesti valtuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden ilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT-tilintarkastaja)
5(6) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu tilintarkastajan valinnan valmistelu. Jotta tilintarkastustyö ei viivästyisi on tarpeen aloittaa tilintarkastuspalvelujen kilpailuttaminen jo ajoissa tämän vuoden puolella. Kilpailuttaminen tulee suorittaa hankintalain säännösten mukaisesti. Kysymyksessä on palveluiden kilpailutus. Kuntaliitto on laatinut tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisesta ohjeet vuonna 2008, jotka päivitetään vuonna 2012. Uusia ohjeita ei vielä esityslistan lähtöpäivään mennessä ole tullut. Kuntaliitosta saadun tiedon mukaan ohjeet valmistuvat viimeistään syyskuussa 2012 ja uusissa ohjeissa tulee mahdolliseksi valita tilintarkastaja 1-6 vuodeksi. : Päätetään tilintarkastuksen kilpailuttamisesta ja siihen liittyvistä toimenpiteistä. Asian käsittelyä jatketaan kunhan kuntaliiton ohjeet ovat saapuneet. : Todettiin, että kuntaliiton suositus jaettiin kokouksessa ja tarkastuslautakunta kokoontuu käsittelemään kilpailutusta joulukuun alussa. Tarkltk 22.5.22013 4: Todetaan, että tarkastaja poistui asian käsittelyn ajaksi. Sihteeriksi valitaan N.N. Keskustellaan tilintarkastuksen kilpailuttamisesta. Todetaan saapuneet tarjoukset ja päätetään jatkotoimenpiteistä. Todettiin, että tarkastaja poistui asian käsittelyn ajaksi. Sihteeriksi valittiin Juha Lohi. Keskusteltiin tilintarkastuksen kilpailuttamisesta. Todettiin saapuneet tarjoukset (3 kpl) ja päätettiin esittää kunnanvaltuustolle BDO Audiator Oy:n valitsemista kunnan tilintarkastajaksi kaudelle 2013-2018. JHTT-TILINTARKASTAJAN TILINTARKASTUSKERTOMUS VUODELTA 2012 Tarkltk 5 JHTT-tilintarkastajan on kuntalain 73 ja 75 :ien mukaan suoritettava tilintarkastus ja annettava suorittamansa tarkastuksen perusteella tilintarkastuskertomus.
6(6) Tarkastuksessa on hyvän tilintarkastustavan mukaisesti tarkastettava kunkin tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastajien on tarkastettava: 1) onko kunnan hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mukaisesti, 2) onko kunnan tilinpäätös ja konsernitase laadittu tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti sekä antavatko ne oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista, 3) ovatko valtionosuuksien perusteista ja käytöstä annetut tiedot oikeita sekä 4) onko kunnan sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Tilivuoden 2012 tilintarkastus on vielä kesken. Se on tarkoitus saattaa loppuun 22.5.2013 ennen tarkastuslautakunnan kokousta. JHTT-tilintarkastajan tilintarkastuskertomus vuodelta 2012 jaetaan kokouksessa ja annetaan selostus suoritetusta tilintarkastuksesta. Tarkastuslautakunnan on käsiteltävä JHTT-tilintarkastajan tilintarkastuskertomus ja annettava niistä lausuntonsa sekä otettava kantaa siihen, onko tilinpäätös hyväksyttävissä ja tilivelvollisille myönnettävissä vastuuvapaus. Jos tilintarkastuskertomuksessa on esitetty muistutus on tarkastuslautakunnan hankittava siitä asianomaisen selitys ja sekä kunnanhallituksen lausunto ja esitettävä kunnanvaltuustolle oma käsityksensä mahdollisesti tarpeellisista toimenpiteistä. Kuullaan selostus tilintarkastuksesta ja todetaan tilintarkastuskertomus 2012 ja päätetään tarkastuslautakunnan lausunnosta kunnanvaltuustolle tai muista tarpeellisista toimenpiteistä mahdollisen muistutuksen johdosta. Kuultiin tilintarkastajan selostus tilintarkastuksesta. Todettiin, että Kiinteistö Oy Ringinvatron tilinpäätöstä ei ollut vielä käsitelty yhtiön hallituksessa. Todettiin alustava tilintarkastuskertomus, jossa on esitetty muistutus tilivelvollisille. Tämän johdosta tarkastuslautakunta päättää pyytää selvityksen kunnanhallitukselta ja kunnanjohtajalta. Selvitys pyydetään toimittamaan tarkastuslautakunnalle riittävän ajoissa, jotta asia saadaan käsiteltyä tilinpäätöstä käsittelevässä kesäkuun valtuuston kokouksessa. Tarkemmasta aikataulusta voi sopia tarkastuslautakunnan puheenjohtajan kanssa.
7(6) TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2012 Tarkltk 6 Kuntalain 71 :n mukaan on tarkastuslautakunnan valmisteltava kunnanvaltuuston päätettävät tilintarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tarkastuslautakunnan samoin kuin JHTT tilintarkastajankin - tulee seurata myöskin taseessa olevan alijäämän kattamista ja esittää käsityksensä tarvittaessa asiasta. Liitteenä 2 valtuustokauden aikaisemmilta vuosilta laaditut arviointikertomukset 2009-2011 valmistelun pohjaksi. Tarkastuslautakunnan jäseniä pyydetään toimittamaan tarkastuslautakunnansihteerille sähköpostitse arviointikertomukseen ehdottamansa teksti luonnokset, joiden pohjata kokouksessa jatketaan valmistelua. Laaditaan tarkastuslautakunnan arviointikertomus kunnanvaltuustolle tilivuodelta 2012. Laadittiin tarkastuslautakunnan arviointikertomus kunnanvaltuustolle tilivuodelta 2012. Valmistelua jatketaan ja arviointikertomus hyväksytään ja allekirjoitetaan seuraavassa tarkastuslautakunnan kokouksessa. MUUT ASIAT Tarkltk 7 Tarkastuslautakunta voi ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Merkittävät asiat on syytä valmistella ennen niitä koskevaa mahdollista päätöksentekoa. Käsitellään muut mahdolliset asiat. Keskusteltiin puheenjohtajalle tulleesta selvityspyynnöstä ja todettiin, että asian osalta ei ole erityistä huomautettavaa. Seuraava tarkastuslautakunnan kokous pidetään puhelinkokouksena. Ajankohdasta päätetään sen jälkeen kun hallitukselta ja vt. kunnanjohtajalta on saatu vastaukset :ssä 5 pyydettyyn asiaan.
8(6) KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.10
9(6) Muutoksenhakuohjeet Kokouspäivämäärä 22.5.2013 Oikaisuvaatimusohje Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valmistelua tai täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea oikaisua. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään: Tarkastuslautakunta, Utsjoen kunta, PL 41, 99981 Utsjoki Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivä kuluttua kirjeen lähettämisestä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Valitusosoitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen on Rovaniemen hallinto-oikeus, Oikeustalo, PL 8112, 96101 Rovaniemi. Muu valitusviranomainen: pykälä Valitusaika on kolmekymmentä (30) päivää. Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet Valituskirja on valittajan tai laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 90 euroa.