ILMOITUS AVOIMESTA TYÖPAIKASTA VARALLAOLOLUETTELON LAATIMISTA VARTEN Tehtävän nimi Tehtäväryhmä ja palkkaluokka AD 6 Sopimuksen tyyppi Viite Määräaika hakemusten jättämiselle Hankkeen apulaispäällikkö (M/N) Väliaikainen toimihenkilö VEXT/17/197/AD 6/ICLAD 7.3.2017 klo 24.00, Alicanten aikaa (CET) Työpaikan sijainti Alicante, ESPANJA / Bangkok, THAIMAA 1 Varallaololuettelon voimassaolon päättyminen: 31.12.2017 Varallaololuetteloon otettavien hakijoiden määrä 3 Euroopan unionin teollisoikeuksien virasto (EUIPO) järjestää valintamenettelyn varallaololuettelon laatimiseksi EUIPOn kansainvälisen yhteistyön ja oikeudellisten asioiden osastoon nimitettävän hankkeen apulaispäällikön toimen täyttämistä varten. 1. TAUSTAA Kansainvälisen yhteistyön ja oikeudellisten asioiden osasto vastaa eurooppalaisesta ja kansainvälisestä yhteistyöstä ja ulkosuhteista viraston sidosryhmien kanssa sekä kaikista oikeudellisista asioista koko virastossa. Kansainvälisen yhteistyön ja oikeudellisten asioiden osastossa on seuraavat kolme aluetta: 1. oikeudelliset asiat: apulaisjohtajan alaisuudessa toimiva alue, jossa on kaksi yksikköä, riitaasiayksikkö ja oikeuskäytännön yksikkö, joita kumpaakin johtaa yksikön päällikkö 2. kansainvälinen yhteistyö: apulaisjohtajan alaisuudessa toimiva alue, jossa on yksi yksikkö: kansainvälisen yhteistyön yksikkö, jota johtaa yksikön päällikkö, joka on vastuussa muun muassa monien EU:n rahoittamien hankkeiden (Euroopan komission ja EUIPOn yhdessä rahoittamien hankkeiden) hallinnoinnista ja täytäntöönpanosta 3. eurooppalainen yhteistyö: apulaisjohtajan alaisuudessa toimiva alue, jossa on kaksi yksikköä, joita kumpaakin johtaa yksikön päällikkö: eurooppalaisen yhteistyön yksikkö vastaa EU:n sisäisistä yhteistyötoimista, erityisesti EU:n yhteistyöohjelmien hallinnoinnista institutionaalisten suhteiden yksikkö: vastaa institutionaalisista suhteista EU:n toimielimiin ja jäsenvaltioiden kansallisiin teollis- ja tekijänoikeusvirastoihin, suhteista käyttäjäyhdistyksiin, hallintoneuvostoon ja budjettikomiteaan sekä yhteyshenkilöiden kokouksista ja tapahtuma- ja sidosryhmähallinnoinnista. 1 Toimipaikkana on Bangkok Thaimaassa. Sovelletaan virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen liitettä 10.
Euroopan komissio on antanut kansainvälisen yhteistyön alalla EUIPOlle tehtäväksi panna täytäntöön kaksi erillistä EU:n rahoittamaa yhteistyöhanketta: ARISE ja IP & IP Key South East Asia. Niiden kustannukset ovat seuraavan 4 5 vuoden aikana yhteensä 12,5 miljoonaa euroa toimissa, jotka toteutetaan pääasiassa EU:ssa ja Kaakkois-Aasiassa. Näiden varojen oikeaaikainen ja sääntöjen mukainen käyttäminen on monimutkainen tehtävä, koska se edellyttää, että niihin liittyvät menot suoritetaan erillisten oikeudellisten kehysten (suora hallinnointi ja epäsuora hallinnointi hankkeen mukaan) ja sopimusten (yksi hanketta kohti) nojalla. Niihin liittyy erilaisia raportointivelvoitteita EU:n varainhoidon puiteasetuksen ja EUIPOn varainhoitoasetuksen mukaisesti ympäristössä, jossa on monia oikeudenkäyttöalueita (sekä ASEAN että EU) ja hallinnollisia käytäntöjä. Hankkeen toimeksiannon mukaisesti varainhoidon valvonta kuitenkin edellyttää tiettyä riippumattomuutta operatiivisista näkökohdista. Tätä tehtävää ja siihen liittyvää profiilia perustellaankin kyseisellä näkökohdalla ja sillä, että molempien hankkeiden johdossa on (tarvittaessa) varmistettava toiminnan jatkuvuus. 2. TEHTÄVÄT Kansainvälisen yhteistyön ja oikeudellisten asioiden osasto etsii työskentelemään kansainvälisen yhteistyön yksikön päällikön alaisuuteen kokenutta ja harjaantunutta ehdokasta, jonka tehtäviä ovat seuraavat: hankkeen täytäntöönpanon koordinointi sen talousarvion ja suunnitelman mukaisesti auttaminen hankkeen toimintaohjeiden laatimisessa talousarvion asianmukaisen toteuttamisen ja rahoitusmenettelyjen valvonnan varmistaminen Bangkokissa hankkeen asianmukaisen taloudellisen toteuttamisen valvonta, muun muassa hankkeen rahoitusta koskevien toimintaohjeiden vaatimustenmukaisuuden valvonta tekohetkestä alkaen sekä EUIPOn ja EU:n varainhoitoasetusten ja erityisesti ulkoisiin toimiin sovellettavien erityissäännösten noudattamisen valvonta hankkeen johtajan avustaminen Bangkokissa sijaitsevan ulkoisen täytäntöönpanoryhmän koordinoinnissa raporttien (kertomusten, toimintakertomusten jne.) laatimisen koordinointi toimintakoordinaattorien kanssa toimintaehtojen ja hankinta-asiakirjojen laatimisen koordinointi toimintakoordinaattorien kanssa vuotuisen työohjelman suunnitteluun osallistuminen tiiviissä yhteistyössä Alicantessa sijaitsevan keskusryhmän kanssa vuotuisen työohjelman täytäntöönpanon hallinnointi vahvistetun talousarvion ja aikataulun mukaisesti raportointi hankkeen päällikölle, tarvittaessa hankkeen päällikön edustaminen ja sijaisena toimiminen tiedottaminen EUIPOn johdolle hankkeen taloustilanteesta ja muista siihen liittyvistä taloudellisista kysymyksistä matkustaminen EUIPOn toimitiloihin Alicanteen, Espanjaan, kokouksiin, tapahtumiin tai työskentelyistuntoihin osallistumista varten.
Koko henkilöstöä koskevat tehtävät: aktiivinen työskentely EUIPOn tavoitteiden saavuttamiseksi strategisen suunnitelman mukaisesti kaikkien muiden esimiehen mahdollisesti osoittamien työhön liittyvien tehtävien suorittaminen ja tehtävistä vastaaminen. 3. KELPOISUUSEHDOT Hakijat voidaan hyväksyä valintamenettelyyn, jos he täyttävät kaikki seuraavat edellytykset hakemusten jättämisen määräaikaan mennessä: Yleiset ehdot 2 Hakija on jonkin Euroopan unionin jäsenvaltion kansalainen. Hakija on täysivaltainen kansalainen. Hakija on täyttänyt mahdolliset asevelvollisuutta koskevat lainmukaiset velvoitteet. Hakijalla on tehtävien suorittamiseen soveltuvat henkilökohtaiset ominaisuudet. Hakijalla on terveydelliset edellytykset tehtävien hoitamiseen. Koulutus Hakijalla on tavallisesti vähintään kolme vuotta kestäviä korkeakouluopintoja vastaava koulutus, jonka suorittamisesta on annettu tutkintotodistus Työkokemus 3 Hakijalla on vähintään kolmen vuoden asiaankuuluva kokoaikainen työkokemus osiossa Tehtävät kuvatuista tehtävistä ja siinä kuvatulla tasolla. Kielitaito Hakijalla on EU:n yhden virallisen kielen hyvä taito (vähimmäistaso B2) kieli 1. Hakijalla on englannin kielen perusteellinen taito (vähimmäistaso C1) kieli 2. EUIPOn sidosryhmien kanssa käytävässä viestinnässä yhteinen kieli on englanti. Myös useimmat kansainvälisen tason kokoukset ja tapahtumat pidetään englanniksi. Siksi tätä tointa varten edellytetään erittäin hyvää suullista ja kirjallista englannin kielen taitoa. Ilmoitetut tasot vastaavat kieliä koskevaa yhteistä eurooppalaista viitekehystä. Tietotekniset taidot Tietoteknisten taitojen on oltava edistyneellä tasolla. Hakijalla on oltava monipuolinen kokemus työskentelystä MS Office -paketin tietokoneohjelmilla (pääasiassa Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS Project) tai vastaavan kaltaisilla ohjelmilla sekä kokemusta tietokantojen ja internethakujen käytöstä työssä. 2 Katso Euroopan unionin muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen 12 artikla. 3 Työkokemuksen kertyminen alkaa päivästä, jona hakija on saanut kyseisessä tehtäväryhmässä edellytetyn tutkintotodistuksen.
4. VALINTAPERUSTEET Virasto käyttää seuraavia perusteita, jotta haastatteluun ja mahdolliseen testivaiheeseen voidaan valita parhaat ehdokkaat: työkokemus teollis- ja tekijänoikeuksien alalla työkokemus EU:n rahoittamien hankkeiden taloushallinnosta työkokemus EU:n rahoittamien hankkeiden koordinoinnista/projektinhallinnasta EU:n projektinhallintamenetelmien ja -menettelyjen hyvä tuntemus todistetut valmiudet hallinnoida ja johtaa ryhmiä monikulttuurisessa ympäristössä SAP ERP -järjestelmän hyvä tuntemus. Edellä mainittujen perusteiden lisäksi haastatteluun ja testivaiheeseen kutsutut ehdokkaat arvioidaan myös seuraavien vaatimusten mukaisesti: Taidot Erityisesti seuraavat: viestintä: selkeä ja tarkka viestintä sekä suullisesti että kirjallisesti analysointi ja ongelmanratkaisu: kyky määrittää monimutkaisten kysymysten ratkaisevat seikat ja saada aikaan luovia ja käytännöllisiä ratkaisuja työskentely muiden kanssa: yhteistyön tekeminen muiden kanssa ryhmissä ja organisaatioiden välillä sekä ihmisten välisten erojen kunnioittaminen; ryhmähengen luominen kannustamalla saavuttamaan yhteiset tavoitteet ja vaihtamalla tietämystä ja kokemusta oppiminen ja kehittyminen: henkilökohtaisten taitojen sekä organisaatiota ja sen ympäristöä koskevan tietämyksen kehittäminen ja parantaminen; sitoutuminen toisten kouluttamiseen, tiedon jakamiseen ja työskentelymenetelmien järjestelmälliseen parantamiseen priorisointi ja organisointi: kyky asettaa tärkeimmät tehtävät etusijalle, työskennellä joustavasti ja järjestää omat ja muiden työt tehokkaasti laatu ja tulokset: henkilökohtaisen vastuun ottaminen ja aloitteellisuus laadukkaan työn suorittamiseksi määrättyjen menettelyjen mukaisesti; selkeän asiakaslähtöisyyden osoittaminen (sisäisesti ja ulkoisesti); järjestelmällisten ja metodologisten prosessien luominen hankkeissa sekä omassa ja oman ryhmän työssä sietokyky: tehokkuuden säilyttäminen paineen alaisena työskenneltäessä, joustavuus ja mukautuminen muuttuvaan työympäristöön: toisten kannustaminen samanlaiseen toimintaan sekä oman ja ryhmän toimintamallin mukauttaminen muuttuvien olosuhteiden mukaisesti johtajuus: ihmisten ja ryhmien johtaminen ja ohjaaminen tulosten saavuttamiseksi; työn jakaminen omassa ryhmässä asianmukaisesti ja selkeiden ohjeiden antaminen; ihmisten omaa työtä ja EUIPOn menestymiseen osallistumista koskevan innon ja myönteisen asenteen edistäminen. 5. HAASTATTELUT JA TESTIT Esivalinta Valintamenettelyyn hyväksyttyihin hakijoihin, joiden hakemukset ovat parhaita kohdassa 4 esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti, voidaan ottaa yhteyttä heidän kielitaitonsa tarkistamiseksi (erityisesti englannin puhuminen) sekä heidän työkokemuksensa ja/tai muiden taitojen, tietojen ja osaamisen todistamiseksi. Tämä esivalinnassa tehtävä yhteydenotto ei vielä tarkoita, että hakija kutsutaan haastatteluun: se on yksi vaihe valittaessa soveltuvimpia hakijoita kutsuttaviksi haastatteluun.
Haastattelu Haastattelut tehdään Alicantessa, ja niissä käytetään tehtävien luonteen vuoksi englannin kieltä. Muiden hakijan hakemuksessa/ansioluettelossa ilmoittamien asiaankuuluvien kielten taitoa voidaan arvioida tässä työpaikkailmoituksessa ilmoitettujen tasojen mukaisesti. Haastattelussa testataan hakijan tietämystä suoritettaviin tehtäviin liittyvistä asioista (tekninen tietämys ja henkilökohtaiset taidot), viraston toiminnasta ja EU-asioista sekä hakijan soveltuvuutta täytettävien tehtävien suorittamiseen ja soveltuvuutta kansainvälisessä ympäristössä toimimiseen. Testi(t) Edellä mainittujen seikkojen arvioimiseksi voidaan tehdä yksi tai useampi testi. Haastatteluun ja testivaiheeseen kutsuttavat ehdokkaat saavat kutsussa tarkat tiedot. 6. YLEISTÄ TIETOA Yleistä tietoa EUIPOn valinta- ja palvelukseenottomenettelyistä on seuraavassa linkissä. 7. HAKEMINEN Hae napsauttamalla tätä linkkiä. Kaikki asiakirjat, jotka on liitetty linkkeinä tai joihin viitataan tässä ilmoituksessa, katsotaan tämän työpaikkailmoituksen osaksi. Tärkeää: Hakijoiden on hyvä huomata, että heidän hakemuksessaan/ansioluettelossaan/ehdokasprofiilissaan antamansa tiedot ovat hakukelpoisuus- ja valintaperusteiden arvioinnin perusta. Siksi heitä pyydetään perehtymään huolellisesti näihin vaatimuksiin ja antamaan asiaankuuluvat tiedot niin yksityiskohtaisesti, että niitä voidaan arvioida. Erityistä huomiota on kiinnitettävä tietoihin koulutuksesta ja työkokemuksesta, etenkin tarkkoihin päivämääriin niissä, sekä siihen, miten vastuualueita, suoritettuja tehtäviä ja käytettyjä työkaluja on kuvattu.