Tiedote on osa tiedotussuunnitelmaa 1. Tiedote ja tiedotussuunnitelma 2. Vinkkejä tapahtumatiedotukseen sosiaalisessa mediassa 1. Tiedote ja tiedotussuunnitelma Hyvä tiedote on kohderyhmäänsä kiinnostava uutinen. Mieti etukäteen: Mitä teen? Miksi teen? Kenelle teen? - millaisia ihmisryhmiä uutinen kiinnostaa ja miksi? Esim. "pari-kolmekymppisiä naisia ja miehiä", "opiskelijoita", "jazzdiggareita", "kaupunkilaisia", "aktiivisia kulttuurinkuluttajia". Millaisista paikoista, medioista ja yhteisöistä kohderyhmäsi henkilöitä voisi tavoittaa? Paitsi valtavirtamedialle, tiedotteita voi kohdistaa esim. opiskelijayhdistyksille, erikoisjulkaisuille, erityisalojen ja -yhteisöjen sisäisiin kanaviin jne. - onko uutinen kiinnostava paikallisesti, alueellisesti, valtakunnallisesti tai jopa kansainvälisesti? Vertaile muita samankaltaisia uutisia lehdissä ja verkossa. - mihin eri toimituksista uutinen sijoittuu aihepiiriltään? Kiinnostaako uutinen uutistoimitusta vai esim. kulttuuritoimitusta tai vaikkapa "sunnuntaiosastoa" tai menovinkkipalstoja. - mihin medioihin uutinen sopii? Verkkomediassa uutiskynnys ylittyy helpommin, mutta vaatii aktiivisuutta sosiaalisessa mediassa, että uutinen leviää, tulee luetuksi ja "pysyy pinnalla" informaatiotulvassa. Aikakauslehdet tarvitsevat 2-3 kuukautta ennen lehden ilmestymistä. Suunnitelmasi perusteella kokoa tiedotuslista ja tee tiedotussuunnitelma: Miten teen? Milloin teen? Miten tarkastelen onnistumistani? - milloin lähetän tiedotteen? Tasapuolisuuden nimissä on hyvä lähettää ainakin median edustajille samaan aikaan. (Toki voi miettiä, haluaako aiheuttaa "pöhinää" esim. sosiaalisessa mediassa tai ammattilaisten kesken vuotamalla tapahtumasta jotain pientä ulos..?) - mihin osoitteisiin lähetän tiedotteen? Erilaisia valmiita medialistoja on myytävänä, mutta mikäli löydät aikaa miettiä ja kerätä listasi yksilöllisesti, viesti menee tarkemmin juuri sinun kohderyhmällesi. - lähetänkö saman tiedotteen kaikille, vai muokkaanko sitä tiettyä ryhmää varten? - ketä minun kannattaa lähestyä henkilökohtaisesti ryhmäviestin sijaan? Haluanko esim. järjestää haastatteluja / saada ennakkojuttuja tapahtumaan liittyen? Haluanko kutsua henkilöitä tapahtumaan? - miten otan sosiaalisen median ja verkkonäkyvyyden huomioon niin, että se tukee tiedotustani? Miten aktivoin ihmisiä verkossa? Vinkki: Tee konkreettinen suunnitelma kirjallisesti päivämäärineen ja näytä se joko työryhmälle tai jollekin uutiseen/tapahtumaan liittyvälle taholle. Perustele suunnitelmasi yksityiskohdat. Tiedotteen laatiminen Jos tiedotat medialle, laadi tiedote sellaiseksi, että toimittajat voivat mahdollisimman pienin muutoksin muokata siitä jutun. Tee se myös formaattiin, josta sen voi kopioida.
Sijoita tärkein asia heti tiedotteen alkuun. Lukijaa kiinnostavat eniten otsikko ja ingressi. Jos lukija lopettaa tähän, tulee hänen saada uutisesta silti irti perustiedot: Mitä tapahtuu? Milloin tapahtuu? Missä tapahtuu? Jos kerrot asiastasi kiinnostavasti, lukija jatkaa itse leipätekstiin, joka syventää otsikkoa ja ingressiä: Miksi tapahtuu? Ketä on mukana? Millaisin seurauksin? Miten osallistun/mistä saan lisätietoja? HUOM! Jos liität lisätietokohtaan verkkosivut, pidä huoli että sivulla on oikeasti lisää tietoa! Mikäli mahdollista, hanki tiedotteeseen suora sitaatti relevantilta henkilöltä. Tiedotteen oheen voi liittää aiheeseen liittyvän valokuvan. Henkilöiden kasvokuvat ovat kiinnostavimpia. Jos tapahtumalla on logo, liitä se mukaan. Sähköpostilla lähetettävän tiedotteen muotoilu - Aloita tekemällä tiedote valmiiksi ennen kuin lisäät osoitteet! - Katso, mistä osoitteesta olet lähettämässä viestiä, ja tarkista miten osoite/henkilö näkyy vastaanottajalle. Yksityisestä "Mikko Mallikas <drumdevil666@kirkonpolttajat.com>" - osoitteesta lähetettävä jazztiedote ei ehkä osu maaliinsa, jos tarkoituksena ei ole herättää hilpeyttä. - Sähköpostin otsikko on tiedotteesi otsikko tai sisältö. Esim: "Tiedote: Suomen Jazzliitto avaa jazzklubin Helsinkiin" - Perustiedot viestikentän ylälaitaan tai dokumentin vasempaan ylälaitaan: - kenelle tiedote on suunnattu (yleensä medialle), päivämäärä ja se, koska tiedote on vapaa julkaistavaksi. Esim: "Tiedote medialle 16.3.2014. Vapaa julkaistavaksi heti." - Älä käytä liikaa sähköpostiohjelman muotoilua, äläkä varsinkaan kopioi muotoiltua tekstiä tekstinkäsittelyohjelmasta (esim. Wordista) suoraan sähköpostiin. Kaikki meiliohjelmat eivät näytä muotoiluja samanlaisina. Tiedotteen otsikon (ja mahdollisesti ingressin) voit lihavoida tms. meiliohjelman omalla muotoiluvalikolla. - Yhteyshenkilö ja lisätietojen lähde yhteystietoineen merkitään tiedotteen alalaitaan. Samoin aiheeseen liittyvät verkkosivut. 2. Vinkkejä tapahtumatiedotukseen sosiaalisessa mediassa Sosiaalista mediaa voi hyödyntää tapahtumatiedotuksessa monella tavalla. Muutamalla perustoiminnolla ja hyvällä etukäteissuunnittelulla päästään jo pitkälle. Sosiaalisen median avulla tapahtumia voi markkinoida hyvinkin kohdennetusti erilaisille ihmisryhmille, mutta sen lisäksi tapahtumat pystytään konkretisoimaan tapahtumahetkellä täysin eri lailla kuin ennen. Joskus jopa tuntuu että enemmän kuin itse konserttiin, osa yleisöstä keskittyy kuvien ottamiseen ja lataamiseen Instagramiin tai kommenttien tweettaamiseen Twitteriin... Sosiaalisen median palvelut ja toiminnot täydentävät mukavasti tapahtumien kokonaisviestintää ja tämä tulee muistaa tapahtumamarkkinoinnin suunnittelussa ja
koordinoinnissa. Tapahtumaviestien tulisi noudattaa samaa kaavaa kaikilla käytetyillä kanavilla ja samoja aiheita käsitteleviä viestejä tulisi lähettää samanaikaisesti kaikilla käytössä olevilla kanavilla niiden tehon maksimoimiseksi. Tässä alla perustoimenpiteitä konserttien tai muiden tapahtumien perustiedotukseen/- markkinointiin somessa. 1. Facebook-tapahtuma ennakkomarkkinoinnin välineeksi Facebookissa välineeksi nousevat Facebook-sivu ja sen alle luotava Facebooktapahtuma. Luodessanne Facebook-sivun alle julkisen Facebook-tapahtuman, johon myös osallistujat voivat kutsua lisää osallistujia, mahdollistatte samalla sen, että tieto tapahtumastanne voi levitä hyvinkin laajoille joukoille. Tämä tosin edellyttää sitä, että tapahtumaanne liittyy asioita, jotka saavat ihmiset puhumaan tapahtumastanne, jakamaan sitä käsittelevää tietoa eteenpäin sekä kutsumaan kavereitaan mukaan tapahtumaan. Facebook-tapahtuman seinällä tulee olla aktiivinen ja kommentoida sinne tulleita päivityksiä tai kysymyksiä. Tapahtuman seinän voi määritellä siten, että sinne voivat kirjoittaa kaikki osallistujat, mikä onkin suositeltava tapa. Tapahtuman seinällä on hyvä olla aktiivinen ennen tapahtumaa, sen aikana ja myös sen jälkeen. Hyvät kuvat, kuvatekstit ja osallistava, ytimekäs kirjoitustyyli toimivat aina. Jaa myös muiden sivuilta tapahtuman kannalta kiinnostavia päivityksiä tai linkkejä. 2. Twitter ja hashtagit tapahtuman aikana Vaikka Twitteriä ei Suomessa käytetä lähellekään yhtä paljon kuin Facebookia, voi muutaman aktiivisen tweettaajan päivitykset tehdä sekä tapahtumaa järjestävää tahoa, että itse tapahtumaa huomattavasti tunnetummaksi kuin aiemmin. Tapahtumatweettaaminen perustuu ensisijaisesti niin sanottuihin hashtageihin. Tämä on weettaajia suositellaan käyttämään tapahtumaa käsittelevissä tweeteissään. Hashtagit ovat nykyään käytössä myös Facebookissa ja monissa muissa yhteisöpalveluissa. Hashtagien käyttö voi tuntua hankalalta, jos ei ole itse toimintoa käyttänyt. Järjestäjän ei myöskään kannata avata Twitter-profiilia pelkän tapahtumatweettaamisen ympärille. Sen sijaan tapahtumalle kannattaa aina luoda sitä kuvaava hashtag, risuaitamerkki, sillä ne, jotka tweettaavat, osaavat toimintoa kyllä käyttää. Ja kun he tweettaavat ahkerasti, voi tapahtuma saada yllättävätkin siivet alleen verkossa. 3. Kuvat jakoon verkkosivuille ja Facebookiin tapahtuman jälkeen. Mikäli tapahtumastanne on otettu kuvia ja niille on julkaisulupa, kannattaa kuvia käyttää tapahtuman jälkimarkkinoinnin välineenä. Ihmisiä kiinnostaa käydä katsomassa, sattuvatko he kenties näkymään joissakin kuvissa ja jos, niin miltä he niissä näyttävät.
Laadukkaat ja tapahtumaanne positiivisesti kuvaavat kuvat kannattaa ladata näkyville sekä Facebookiin että verkkosivuille. Facebookissa kuvia voi ladata palveluun esimerkiksi muutaman päivän kuluessa, jolloin mahdollisuus saada oma kuvalatauksia käsittelevä päivityksensä näkyville faniensa uutisvirtaan on parempi kuin lataamalla kaikki kuvat kerralla. HUOM! Muistathan pyytää esiintyjiltä luvan kuvien jakoon, ja ethän jaa tuntemattomista henkilöistä kuvia, joissa he ovat etualalla ja selkeästi esillä! Jos haluaa ohjata kävijöitä verkkosivuilleen tapahtuman jälkeen, voi toimia siten, että lataa suuremman määrän kuvia verkkosivuille ja vain muutaman kuvan Facebookiin. Facebooksivulla voi jakaa linkkiä verkkosivujen kuvagalleriaan samalla, kun jakaa yksittäisiä kuvia Facebookissa. Samassa yhteydessä kannattaa kiittää vielä kerran kaikkia osallistujia ja järjestäjiä hyvin onnistuneesta tapahtumasta. Ohjatessasi ihmisiä Facebookista verkkosivuille kuvia selaamaan, muista hyödyntää lisämarkkinoinnin mahdollisuus tässä yhteydessä. Jos haluat markkinoida järjestösi tulevaa toimintaa, saada ihmiset tilaamaan järjestäjän uutiskirje tai vaikkapa liittymään jäseneksi, kannattaa kuvagalleriasivun yhteyteen tuoda halutut toiminnot esille. Tämä voi olla yksinkertaisesti kuvien rinnalla oleva sivubanneri, jossa lukee: "Liity jäseneksi", "Tilaa uutiskirje" tai "Lue lisää tapahtumistamme".