KIRKKONUMMEN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1 (22) Kokouspäivä Paikka ja aika: Masalan seurakuntasali Tinantie 4, 15.10.2013 klo 18.00 20.15 Jäsenet: Posti Timo, puheenjohtaja Ehrnstén Viveka klo 19.35 asti Erkkilä Pentti Kaurila Tuija Lumijärvi Johanna Nieminen John Rahja Jaakko Rekola Merja Salonen Antti, varapuheenjohtaja Seppälä Pirjo Sivonen Risto Tarkka Juha Taubert Håkan Hellström Gunnel Vanhamäki Veikko Hietanen Rauni Andersén Sanna Mervasto Kalevi Riihitammela Paavo Seppänen Tarja Pentikäinen Tuomo Väkeväinen Tuulia Haukijärvi Eino Korhonen Eila Bäck Carl-Gustaf Muut kutsutut: Yhteisen n puheenjohtaja Viveca Lahti Yhteisen n 1. varapuheenjohtaja Jaana Nuottanen Yhteisen n 2. varapuheenjohtaja Ari Harinen Viranhaltijat: Timo Posti, kirkkoherra Lars-Henrik Höglund, kirkkoherra Sirkkaliisa Cavonius, talousjohtaja Anders Nordström, kiinteistöpäällikkö Riitta Kaijansinkko, hallintoassistentti 115-126 Allekirjoitukset Timo Posti Puheenjohtaja Riitta Kaijansinkko Pöytäkirjanpitäjä Tarkistus 15.10.2013 Eino Haukijärvi Pöytäkirjantarkastaja Håkan Taubert Pöytäkirjantarkastaja Todistan, että pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä Paikka ja aika Taloustoimisto 17.10 15.11.2013
2 (22) SISÄLLYSLUETTELO 115 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS... 3 116 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN JA NÄHTÄVÄNÄ PITÄMINEN... 4 117 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS... 5 118 TALOUDELLINEN RAPORTTI 31.8.2013... 6 119 YHTIÖKOKOUSEDUSTAJAN VALINTA, KIRKKOLAAKSON KIINTEISTÖOSAKEYHTIÖT... 7 120 VUOKRAUSEHTOJEN TARKISTAMINEN, SEURAKUNTAYHTYMÄN KAIKKI TILAT... 8 121 HENKILÖSTÖASIA... 9 122 HAUTAUSMAAKATSELMUS 2013... 10 123 ILMOITUSASIAT... 11 124 SIIVOUSTARVIKKEIDEN HANKINTA, PUITESOPIMUS... 12 125 SEURAKUNTAYHTYMÄN LUKITUSJÄRJESTELMIEN UUSIMINEN, HANKINTA... 16 126 MUUT ASIAT... 17
3 (22) 115 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkojärjestyksen 9. luvun 1 :n mukaan kutsun yhteisen n kokoukseen antaa puheenjohtaja. Kutsu on ohjesäännön 6 :n mukaan toimitettava jäsenille viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta ja kutsuun on liitettävä, mikäli mahdollista, luettelo käsiteltävistä asioista. Kirkkolain 7. luvun 4 :n mukaan yhteinen on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esitys Päätös Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin.
4 (22) 116 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN JA NÄHTÄVÄNÄ PITÄMINEN Ohjesäännön 8 :n mukaan pöytäkirja tarkastetaan heti tai sen tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä. Pöytäkirjan nähtävänä olosta säädetään kirkkolain 25. luvun 3 :ssä. Kun ainoastaan tarkastetut pöytäkirjat voidaan asettaa yleisesti nähtäväksi, pöytäkirjan tarkastaminen on suoritettava ennen nähtävänä oloajan alkamista. Esitys Päätös Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan 15.10.2013. Pöytäkirja pidetään nähtävänä taloustoimistossa ajalla 17.10. 15.11.2013. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Eino Haukijärvi ja Håkan Taubert.
5 (22) 117 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS Esitys Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Päätös Hyväksyttiin sen jälkeen, kun esityslistalle oli lisätty ilmoitusasia.
6 (22) 118 TALOUDELLINEN RAPORTTI 31.8.2013 Valmistelu Verokertymän toteutumat per 30.9.2013 on liitteenä 118.1, josta voidaan nähdä, että kertymät ovat toteutuneet odotetusti vuoden 2012 vastaavan ajan kertymiin verrattuna. Mikäli loppuvuosi toteutuu loka- ja joulukuun osalta kuten vuonna 2012 ja marraskuu edes jonkin verran paremmin kuin vuonna 2012, on odotettavissa, että verokertymä pysyy talousarvion mukaisena. Verohallinon ennakkotiedon perusteella näyttäisi tällä hetkellä siltä, että marraskuun verototeuma voisi olla edellisvuotta parempi. Rahoitusarvopaperit per 31.8.2013 ja pankkitilien saldot ovat liitteessä 118.2. Seurakuntayhtymän rahoitustilanne on melko hyvä. Tilannetta on kuitenkin seurattava vielä entistäkin tarkemmin esimerkiksi investointeja toteutettaessa. Liitteessä 118.3 on pääluokittainen tulot-menot-netto yhteenveto per 31.8.2013 ja 31.8.2012. Voidaan todeta, että suhteellinen toteuma on samoilla linjoilla kuin edellisenäkin vuonna. Talousarvion matemaattinen vertailuarvo per 31.8.2013 olisi 66,7 %. Pääluokittain tarkasteltuna toteumat ovat talousarvion mukaisia seurakunnallisessa toiminnassa ja hallinnossa. Hautatoimen toteuma on vähän yläkantissa, 70 % talousarvion luvuista (60 %v. 2012) ja kiinteistötoimen toteuma on huomattavasti yläkantissa, 81 % talousarvion luvuista, ja 76 %, vaikka huomioon otetaan yhteisen n kokouksessaan 25.9.2013 hyväksymä lisätalousarvio, 81.000 euroa. Vastaava prosentuaalinen toteuma per 31.8.2012 oli 67 %. Kiinteistöpäälliköltä voisi pyytää tarkempaa selvitystä hautatoimen ja kiinteistötoimen taloudellisesta toteuman syistä ja jatkotoimenpiteistä. Liitteet 118.1 Verotulokertymä per 30.9.2013 118.2 Rahoitusarvopaperit ja pankkitilien saldot per 31.8.2013 118.3 Pääluokittainen yhteenveto tulot-menot-netto per 31.8.2013 Talousjohtajan esitys merkitsee taloudelliset raportit per 31.8.2013 tiedoksi ja pyytää kiinteistöpäälliköltä selvitystä kiinteistötoimen ja hautatoimen prosentuaalisen ylityksen syistä sekä arviota loppuvuoden toteutumisesta sekä mahdollisista toimenpide-ehdotuksista näiden toimialojen osalta. Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
7 (22) 119 YHTIÖKOKOUSEDUSTAJAN VALINTA, KIRKKOLAAKSON KIINTEISTÖOSAKEYHTIÖT Talousjohtajan esitys Kiinteistö Oy Kirkkolaakson Kauppakeskus ja Kiinteistö Oy Kirkkolaakson Liikekeskus ovat Kirkkonummen seurakuntayhtymän 65-prosenttisesti omistamia kiinteistöosakeyhtiötä, jotka vuokraavat liiketiloja yrittäjille. Toisena omistajana on Helsingin seurakuntayhtymä 35 prosentin osuudella. Kiinteistöosakeyhtiöt muodostavat yhdessä Kirkkonummen seurakuntayhtymän kanssa konsernin, jonka tase liitetään Kirkkonummen seurakuntayhtymän tilinpäätökseen. Kiinteistöosakeyhtiöiden yhtiökokoukset pidetään marras-joulukuussa 2013. Kokouksissa päätetään yhtiöjärjestyksen määräämät asiat, mm. vuoden 2014 talousarviosta sekä valitaan hallituksen jäsenet vuodelle 2014. Kirkkonummen seurakuntayhtymän yhteinen valitsee edustajan yhtiökokouksiin. valitsee yhtiökokousedustajan. Päätös Valittiin yhtiökokousedustajaksi talousjohtaja Sirkkaliisa Cavonius.
8 (22) 120 VUOKRAUSEHTOJEN TARKISTAMINEN, SEURAKUNTAYHTYMÄN KAIKKI TILAT Valmistelu Kirkkonummen seurakuntayhtymän Yhteistyötoimikunta on kokouksessaan 23.9.2013 ( 80) esittänyt kysymyksen alkoholin käytöstä seurakuntayhtymän tiloissa. Talousjohtajan esitys Tällä hetkellä on sallittua yksi onnittelumalja hääjuhlassa. Tilojen käyttäjien toiveissa olisi voida tarjota esim. lasillinen viiniä ruoan kanssa tai jopa lasillinen konjakkia kahvin kera muistotilaisuuksissa. Tämä on yhä useammin ollut poisnukkuneen toiveenakin. Kaste- ja rippijuhlissa puolestaan haluttaisiin usein tarjota lasillinen kuohuviiniä. On ilmeistä, että näin välillä tapahtuukin. Yhteistyötoimikunta toivoo, että käytännöt olisivat yhtenäiset ja esittää, että seurakunnan tiloissa sallittaisiin tilaisuudesta riippumatta yksi alkoholiannos osallistujaa kohti, joka voi olla onnittelumalja tai ruokaviinilasillinen tai konjakkiannos kahvin kanssa. Tämä olisi perusteltua nykyisessä yhteiskunnassa, jossa maljan kohottaminen juhlan kunniaksi tai poismenneen muistoksi on yhä tavallisempaa. Määrä tulisi kuitenkin rajoittaa yhteen annokseen osallistujaa ja tilaisuutta kohti. Asiassa tulee pyytää seurakuntaneuvostojen lausunnot. keskustelee asiasta ja pyytää asiasta lausunnot seurakuntaneuvostoilta viimeistään 10.11.2013 mennessä. Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
9 (22) 121 HENKILÖSTÖASIA
10 (22) 122 HAUTAUSMAAKATSELMUS 2013 Hautausmaakatselmusryhmään on vuonna 2013 kuulunut Pentti Erkkilä, Håkan Taubert ja Matti Wahlman. Työryhmä on yhdessä kiinteistöpäällikkö Anders Nordströmin ja kirjanpitäjä Tove Palmin (vastuualueena hautakirjanpito, ryhmän sihteeri) kanssa käynyt läpi Kirkkonummen seurakuntayhtymän hautausmaat ja tehnyt niistä raportin, joka on liitteenä 122.1 Raportissa on edellytetty, että useita vuosia raporteissa ehdotetut toimenpiteet toteutettaisiin lokakuun 2013 aikana. Näitä ovat: - Pyhän Mikaelin uurnalehto: huonokuntoiset betonipalkit uusitaan lokakuun aikana - Vanha hautausmaa: betoninen terassi poistetaan (turvallisuusriski); kirkkomuuri korjataan (turvallisuusriski). Anders Nordström on ollut yhteydessä Kirkkohallituksen yliarkkitehti Antti Pihkalaan viikolla 39/2013, Pihkala on antanut luvan korjata kirkkomuuria, mikäli kirkkomuurin ulkomuotoon ei tule muutoksia; sivurappusten vieressä oleva kuoppa on tasoitettu; pyörätuoliluiskaa korjataan lokakuun 2013 aikana; kirkon edessä olevat ritilät oikaistaan lokakuun 2013 aikana - Rajakummun hautausmaa: parkkipaikan kyltti sekä ilmoitustaulu on siirretty viikolla 39/2013; parkkipaikan kyltit uusitaan osittain viikolla 41/2013; portin muurit korjataan lokakuun 2013 aikana - Haapajärven hautausmaa: lammen korjaus valmistuu lokakuun 2013 loppuun mennessä, mukulakivet tulisi asentaa lammen pohjalle.; lumieste, Haapajärven kappelin katolla oleva risti, samoin kuin sadevesirännit ja vesiohjauspellit korjataan vuoden 2013 aikana Liitteet 122.1 Hautausmaakatselmusraportti Kiinteistöpäällikön esitys merkitsee hautausmaakatselmustyöryhmän raportit tiedoksi. Päätös ryhtyy välittömiin toimenpiteisiin turvallisuusriskejä sisältävien kohteiden korjaamiseksi. Muuten merkitään tiedoksi.
11 (22) 123 ILMOITUSASIAT Merkitään tiedoksi, että Eva Lindberg tulee paikalle 19.11.2013 pidettävän Yhteisen n kokouksen aluksi.
12 (22) 124 SIIVOUSTARVIKKEIDEN HANKINTA, PUITESOPIMUS Valmistelu Kirkkonummen seurakuntayhtymän hankintaohjeissa todetaan, että hankinnoissa on pyrittävä tarkoituksen mukaiseen yhteistyöhön. Seurakuntayhtymä on kilpailuttanut seurakuntayhtymän siivoutarvike- sekä pesu- ja puhdistusaineet yhdessä Espoon seurakuntayhtymän kanssa. Kilpailutuksen on hoitanut Espoon seurakuntayhtymä. Tarjouslomake on liitteenä 124.1. Kilpailutuksen tavoitteena on tehdä kilpailutettavien tuotteiden hankinta mahdollisimman helpoksi seurakuntayhtymän työntekijöille (mm. vahtimestarit, emännät, siivoojat). Tavoitteena on myös ollut vähentää kemikaalivalikoimaa, koska nykyaikaisin siivousmenetelmin ammattikäyttöön tarkoitettuja siivousaineita tarvitaan vain muutama päivittäisessä ylläpitosiivouksessa. Siivoustarvikkeiden puitesopimus käsittää sekä keittiöissä että siivouksessa käytettävät pesu- ja puhdistusaineet ja siivousvälineet. Lisäksi sopimukseen kuuluvat henkilöhygieniatuotteet eli käsienpesuaineet ja käsihuuhteet sekä pehmopaperit. Laitosastianpesukoneiden automaattisen pesu- ja huuhteluaineannostelun säätö, pesuainepumppujen huolto sekä astianpesukoneiden pesu- ja huuhtelulämpötilojen mittaus omavalvontaa varten ovat sopimuksessa. Hankinnan tarjouspyyntö on ollut Hilmassa ensimmäisen kerran helmikuussa 2013. Kilpailutus jouduttiin keskeyttämään erityisesti käyttöliuoksen litrahintaan perustuneen tarjousvertailun vuoksi. Pesu- ja puhdistusaineiden vertailu muutettiin litra- tai kilohintaan perustuvaksi ja käyttökohteet ja aineiden enimmäisannostelu määritettiin. Myös tuotteiden määrittelyjä tarkennettiin. Uusi tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa 30.5.2013 avoimena EU-hankintamenettelynä. Tarjousten viimeiseen jättöaikaan (29.7.2013 klo 15.00) mennessä oli tullut neljä tarjousta kolmesta yrityksestä. Tarjouksen jättivät CC-tukku Oy (kaksi tarjousta: 1.KiiltoCleanin ainein ja 2. Diverseyn ainein), Kembek Oy ja Siisti-Piste Oy (1.9.2013 alkaen Papyrus Supplies Oy). Tarjoustenkäsittelyssä huomattiin, että CC-tukku Oy oli tehnyt ilmeisen kirjoitusvirheen hinnoitellessaan molempiin tarjouksiinsa käsipyyhepaperiarkin. Tarjouksen täsmentämisen mahdollisuus varmistettiin julkisten hankintojen neuvontapalvelusta, josta ohjeeksi saatiin, että ainoastaan pilkun paikka voi muuttua. CC-tukku Oy:ltä kysyttiin, onko yrityksen molempien tarjousten hinnoittelutaulukon ympäristötuotteet-välilehden positiossa 28 tarjotun Katrin Non Stop Classic M2-käsipyyhepaperiarkin 0,05115 euroa (ALV 0%) ilmeinen kirjoitusvirhe ja miten position tulisi yrityksen mukaan kuulua. Yritys vastasi sähköpostissaan, että hinnan oli tarkoitus olla 0,005115 euroa arkilta (ALV 0%). Näin nipun hinnaksi tulee 0,69 euroa ja säkin hinnaksi 14,5 euroa, jonka yritys olikin merkinnyt alkuperäisiin tarjouksiinsa.
13 (22) Koska Espoon seurakuntayhtymällä on kirkon ympäristödiplomi, siivoustarvikehankinnassa ympäristöä vähemmän kuluttaville tuotteille luotiin oma ympäristökori ja ympäristötuotteita painotettiin vertailussa 15 prosentilla. Julkinen hankintayksikkö voi vaatia tuotteen täyttävän tietyn ympäristömerkin myöntämisen vaatimukset, muttei voi edellyttää tuotteella olevan ympäristömerkkiä. Hyväksyttäviksi ympäristömerkkien kriteereiksi asetettiin Pohjoismainen ja EU-ympäristömerkintä. Sopimusluonnokseen asetettiin vaatimus siitä, kuinka yrityksen tulee toimia, jos se tarjoaa ympäristökoriin tuotetta, jolla ei ole ympäristömerkkiä mutta se tarjoajan mukaan täyttäisi ympäristömerkin myöntämisen vaatimukset. CC-tukku Oy tarjouksessa nro 1 ja Kembek Oy olivat tarjonneet ympäristötuotekoriin positioon 13 kotitalousastianpesukoneisiin tarkoitettua Kiilto Oy:n Powder Green-pesujauhetta, jolle ne olivat esittäneet ainevalmistajan oman laboratorion lausunnon ympäristömerkin vaatimusten täyttymisestä. Kiilto Powder Green-jauhetta ei hyväksytä vertailuun, koska lausunto ei täytä sopimusluonnoksen kohdan 7 vaatimusta puolueettoman tahon antamasta lausunnosta. CC-tukku Oy:n tarjouksessa numero 2 ja Siisti-Piste Oy:n tarjoamaa Diverseyn Jontec 300 free-puhdistusainetta ei hyväksytä ympäristökorin positioihin 1 ja 2, koska aineen tuotekortissa ei ole mainintaa soveltuvuudesta painehuuhtelumenetelmään. Ympäristökorin positioon 7 oli pyydetty tarjoamaan polymeeripitoista, suojakalvon muodostavaa lattianhoitoainetta vahakalvon tai pintamateriaalin esim. linolin hoitoon ja suojaukseen. Kaikki ympäristökorin aineet oli pyydetty tarjoamaan hajustamattomina. Tarjousten perusteella voi arvioida, ettei tarjoajien valikoimassa ole hajustamatonta, ympäristökorin ja position vaatimukset täyttävää tuotetta, koska CC-tukun kakkostarjouksen ja Siisti-Piste Oy:n tuotteet eivät sisällä polymeerejä. Toisaalta CCtukku Oy ykköstarjouksessaan ja Kembek Oy ovat tarjonneet positioon kevyesti hajustettua, polymeeripitoista Kiilto EasyCare-puhdistus- ja hoitoainetta. Ympäristökorin positiossa 6 pyydettiin polymeeritonta ja vahatonta puhdistus- ja hoitoainetta lattiapinnoille, joten tarjoajien tuli ymmärtää, että tuotteen polymeeripitoisuus on positiossa 7 merkitsevämpi tekijä kuin tuotteen hajustamattomuus. Tämän vuoksi CCtukun kakkostarjouksessa ympäristökorin positioon 7 tarjottu Kiilto Optimal hylätään, koska aineen tuotekortista ei käy ilmi, että se sisältäisi polymeerejä. Siisti-Piste Oy:n ympäristökorin positioon 7 tarjoama Kiilto Deili ei tuotekortin mukaan sisällä polymeerejä, joten sitä ei hyväksytä positioon. CC-tukku Oy:n ykköstarjouksen ja Kembek Oy:n positioon tarjoama kevyesti hajustettu Kiilto EasyCare polymeeripitoisena hyväksytään positioon edellä kuvatuista syistä. Ympäristökorin positioon 27 pyydettiin tarjoamaan paksua ja imukykyistä mikrokuituista kalustepyyhettä. Tähän positioon ei saatu yhtään vaatimukset täyttävää tuotetta, joten kaikki tarjotut mikrokuituiset kalustepyyhkeet hyväksytään. Aineet-välilehden position 7 alumiinisten astioiden koneastianpesuaineen enimmäisannostelu oli määritetty 0,5
14 (22) grammaksi vesilitraa kohden. Kaikkien tarjottujen aineiden annostus lähtee 1 grammasta vesilitraa kohden, joten kaikki tarjotut aineet hyväksytään. Välineet-välilehden/tuotekorin positio 10 poistetaan, jolloin tarjouspyynnössä on 118 vertailtavaa tuotetta 119 sijasta. Positioon 10 oli pyydetty tarjoamaan kaksipuolista, 75 cm leveää moppia, jossa on kierteiset, pitkät mikrokuitulangat yhdellä pitkällä ja kahdella lyhyellä sivulla sekä pohjaosat lyhytnukkaista mikrokuitua. Tällaista tuotetta ei tarjoajien mukaan ole markkinoilla. Tarjouslomakkeessa oli ilmaistu, että tarjottujen tuotteiden laadun varmistamiseksi tuotteita voidaan pyytää tarkistettaviksi. Laitoshuoltosuunnittelija pyysi muun muassa välinevarsia, suojakäsineitä, siivouskoneiden laikkoja, moppeja sekä biojätepusseja nähtäväkseen. Tarkastettaessa tuotteita koekäyttämättä niitä tuotteiden havaittiin täyttävän niille asetetut vaatimukset. Tarjouksen vertailukriteereiksi asetettiin viisi eri kohtaa eli tilaaminen tilausohjelmalla, ympäristötuotteiden määrä, tuotevalikoiman kattavuus, hinta ja laskutus verkkolaskulla (katso liite B, tarjouslomakkeen sivu 4). Tarjoajien tarjouslomakkeeseen toteutuviksi merkitsemien ohjelman ominaisuuksien (kymmenen kohtaa) lisäksi yrityksiltä pyydettiin mahdollisuutta koekäyttää ohjelmia annettujen tietojen todentamiseksi. CC-tukku Oy esittää, ettei pisteitä annettaisi tuotteiden varastosaldon näkymisestä asiakkaalle tai siitä, että ohjelma siirtää puuttuvan tuotteen jälkitoimitukseen. Tilausohjelman pisteytettävät ominaisuudet ovat tuotteita tilattaessa tilaajalle tärkeitä ominaisuuksia, koska hän saa tiedon, että tarvittu tuote on varastossa tilattavissa tai se toimitetaan myöhemmin. Kyseiset, kuten muutkin tähän kohtaan laaditut kriteerit ovat käytännössä koeteltuja ja tarpeellisiksi havaittuja työkaluja vähentämään turhaa työtä. Esitystä ei siis noteerata. Koekäytettäessä CC-tukku Oy:n tilausohjelmaa yrityksen toteutuviksi merkitsemät kohdat voitiin todentaa, kun taas Kembek Oy:n ei. Kembek Oy:ltä pyydettiin lisäselvitystä asiasta ja yritys vastasi sitoumuksella kehittää ohjelma vaatimusten mukaiseksi sopimuksen alkamiseen mennessä, mikäli yritys voittaa kilpailun. Tämä hyväksytään. Myös Siisti-Piste Oy:ltä pyydettiin selvitystä toteutuviksi merkittyjen ominaisuuksien toteutumisesta, koska niitä ei kaikkia voitu testattaessa todentaa. Selvitys hyväksytään muilta osin mutta ei kohdan kaksi osalta Ohjelma ohjaa valitsemaan ensimmäiseksi sopimustuotteita. Tällä tarkoitetaan sitä, että valittaessa esimerkiksi mikä tahansa käsipyyhepaperi ohjelma näyttää ensimmäiseksi sopimustuotteen. Siisti-Piste Oy ilmoittaa tähän kohtaan sopimustuote- ja perusvalikoimatuoteluetteloiden olevan vierekkäin e-kaupassa, mikä ei vastaa tarkoitettua. Tarjoajat täyttävät soveltuvuusvaatimukset, joten kaikki tarjoukset on vertailtu. Vertailu on liitteessä 124.2. Vertailussa tarjoukset saivat pisteitä seuraavasti: CC-tukku Oy (1) 4,47, CC-tukku Oy (2) 4,55, Kembek Oy 4,97 ja Siisti-Piste (Papyrus Supplies Oy) 4,69.
15 (22) Tarjousvertailun perusteella siivoustarvikkeiden toimittajaksi tulee valita Kembek Oy. Kirkkonummen seurakuntayhtymä tekee hankinnasta oman sopimuksen. Sopimusluonnos on liitteenä 124.3. Liitteet 124.1 Tarjouslomake 124.2 Vertailutaulukko 124.3 Puitesopimusluonnos Talousjohtajan esitys päättää valita Kembek Oy:n siivoustarvikkeiden toimittajaksi ja tehdä puitesopimuksen toimittajan kanssa. Puitesopimus voidaan allekirjoittaa, kun Espoon seurakuntayhtymän hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen allekirjoittavat talousjohtaja ja kiinteistöpäällikkö. Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
16 (22) 125 SEURAKUNTAYHTYMÄN LUKITUSJÄRJESTELMIEN UUSIMINEN, HANKINTA Valmistelu Talousjohtaja Sirkkaliisa Cavonius Hallintoassistentti Riitta Kaijansinkko Kirkkonummen seurakuntayhtymän kiinteistöjen lukitusjärjestelmät ovat jo jonkin aikaa vaatineet ajantasaistamista. Lukitusjärjestelmät on kilpailutettu ja tarjouspyyntö (liite 125.1) on julkaistu Hilmassa (julkisten hankintailmoitukset) 15.8.2013 ja tarjousten viimeinen jättöaika oli 13.9.2013 klo 12.00. Määräaikaan mennessä tuli kolme tarjousta, Turvaykköset Oy:ltä, Turvatalo - Tapiolan Yleishuolto Oy:ltä ja Megalock Oy:ltä. Liitteet 125.1 Tarjouspyyntö Talousjohtajan ehdotus Kirkkonummen seurakuntayhtymän kiinteistöjen lukitusjärjestelmät ovat jo jonkin aikaa vaatineet ajantasaistamista. Lukitusjärjestelmät on kilpailutettu ja tarjouspyyntö (liite 125.1) on julkaistu Hilmassa (julkisten hankintailmoitukset) 15.8.2013 ja tarjousten viimeinen jättöaika oli 13.9.2013 klo 12.00. Määräaikaan mennessä tuli kolme tarjousta, Turvaykköset Oy:ltä, Turvatalo - Tapiolan Yleishuolto Oy:ltä ja Megalock Oy:ltä. Vertailussa (liite 125.2) on otettu huomioon tarjouspyynnön mukaiset ehdot ja painoarvot. Kaikilta tarjoajilta on pyydetty tarjouskilpailun päättymisen jälkeen arvioita yhden lukon asennukseen kuluvasta ajasta. Tämä on kuitenkin kunkin tarjoajan arvio, joka ei sido heitä eikä arviota ole pyydetty tarjouspyynnössä. Tehdyn vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto on Megalock Oy. Liitteet 125.1 Tarjouspyyntö 125.2 Vertailutaulukko Talousjohtajan esitys päättää, että Kirkkonummen seurakuntayhtymän lukitusjärjestelmien toimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto, Megalock Oy. Sopimuksen allekirjoittavat seurakuntayhtymän puolesta talousjohtaja ja kiinteistöpäällikkö. Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
17 (22) 126 MUUT ASIAT 1. Viranhaltijapäätökset Hyväksyttiin kiinteistöpäällikön viranhaltijapäätökset 86, 95 ja 96 ajalta 27.8 23.9.2013. 2. Keskustan seurakuntatalon takkahuoneen takka Päätettiin selvittää, voitaisiinko keskustan seurakuntatalon takkahuoneen takka saada käyttökuntoon. 3. Valitusosoitus KL 24 luvun mukaisesti.
18 (22) OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen perusteet Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat muutoksenhakukiellot Seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24 luvun 5 :n mukaan saa tehdä kirkollisvalitusta eikä hallintolainkäyttölain 5 :n 1 momentin nojalla hallintovalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Julkista hankintaa koskevasta päätöksestä ei saa tehdä julkisista hankinnoista annetun lain mukaista valitusta, koska päätös koskee yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua. Pöytäkirjan pykälät: 118-124 Oikaisuvaatimusoikeudesta aiheutuva valituskielto Koska päätöksestä voidaan tehdä kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 mom. mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pöytäkirjan pykälät: Alistusasiaa koskeva muutoksenhakukielto Kirkkolain 24 luvun 3 :n 2 mom. mukaan oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka alistetaan tuomiokapitulin tai kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Pöytäkirjan pykälät: Erikseen säädetyt muutoksenhakukiellot 1. Kirkkolain 24 luvun 14 :n 2 mom:n, 2. hallintolainkäyttölain 5 :n 2 mom:n, 3.kirkon virkaehtosopimuslain 19 :n, tai 4.muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pöytäkirjan pykälät ja valituskieltojen perusteet:
19 (22) Hankintoja koskevat muutoksenhakukiellot Hankintaa koskevista seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24 luvun 8a :n 2 mom. nojalla saa tehdä kirkkolain mukaista oikaisuvaatimusta eikä kirkollisvalitusta, jos asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan. Asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 15 :n mukaisen kynnysarvon 1. Pöytäkirjan pykälät: OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusviranomainen ja aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään ja yhteystiedot: / seurakuntaneuvosto / yhteinen Käyntiosoite: Postiosoite: Telekopio: Sähköposti: Pöytäkirjan pykälät: Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon päätöksestä. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Seurakunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Oikaisuvaatimuksen voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti (telekopioilla tai sähköpostilla). Oikaisuvaatimuksen on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi: oikaisuvaatimuksen tekijän nimi ja tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi tiedot oikaisuvaatimuksen kohteena olevasta päätöksestä millaista oikaisua päätökseen vaaditaan millä perusteilla oikaisua päätökseen vaaditaan 1 Kansallisen kynnysarvon suuruus on 30.000 (tavarat ja palvelut), 100.000 (terveydenhoito ja sosiaalipalvelut) ja 150.000 (rakennus ja käyttöoikeusurakat)
20 (22) HANKINTAOIKAISU Hankintaoikaisun tekeminen Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön asianosainen voi tehdä hankintayksikölle kirjallisen hankintaoikaisun (Hankintalaki 80-83 ). Toimitusosoite Hankintaoikaisu toimitetaan hankintayksikölle. Hankintayksikön yhteystiedot: Kirkkonummen seurakuntayhtymä Käyntiosoite: Seurakunnantie 1, 02400 Kirkkonummi Postiosoite: PL 26, 02401 Kirkkonummi Sähköposti: kirkkonummen.seurakuntayhtyma@evl.fi Hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Hankintaoikaisun voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä sähköistä tiedoksiantoa viestin katsotaan saapuneen vastaanottajalle sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä siitä, että sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Hankintaoikaisun on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Hankintaoikaisun sisältö Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi: oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi tiedot hankintaoikaisun kohteena olevasta päätöksestä millaista oikaisua päätökseen vaaditaan millä perusteilla oikaisua päätökseen vaaditaan Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivät ne jo ole hankintayksikön hallussa.
21 (22) VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen ja valitusaika Valitus markkinaoikeuteen Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut kirjallisesti tiedon asemaansa vaikuttavasta ratkaisusta tai tarjousmenettelyn ratkaisusta ja sen perusteista sekä kirjallisen ohjeen asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi (valitusosoitus). Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä sähköistä tiedoksiantoa viestin katsotaan saapuneen vastaanottajalle sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä siitä, että sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Hankinta-asiaan muutosta hakevan on lisäksi kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön ilmoittamaan osoitteeseen viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Hankintayksikön yhteystiedot ovat edellä hankintaoikaisua koskevassa kohdassa. Markkinaoikeuden yhteystiedot Valitusaika 14 päivää Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle osoitettuna osoitteeseen: Postiosoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki Telekopio: 029 56 4 3314 Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi Muutoksenhakuajan laskeminen Valitus- ja oikaisuvaatimusaika lasketaan päätöksen tiedoksisaannista, tiedoksisaantipäivää lukuun ottamatta. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.
22 (22) Valituskirjelmä Valituskirjelmässä on ilmoitettava: valittajan nimi ja kotikunta postiosoite ja puhelinnumero, joihin asian käsittelyä koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa päätös, johon haetaan muutosta miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi perusteet, joilla muutosta vaaditaan Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä taikka jos valituksen laatijana on muu henkilö, on valituskirjelmässä ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Valituskirjelmään on liitettävä: päätös, johon haetaan muutosta, alkuperäisenä tai jäljennöksenä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisajankohdasta asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Asiamiehen, jollei hän ole asianajaja tai julkinen oikeusavustaja, on liitettävä valitukseen valtakirja. Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella voidaan saattaa hankintalaissa (548/2007) tarkoitettu hankintayksikön päätös tai hankintayksikön muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan. Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua. Asia voidaan saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 15 :n mukaisen kynnysarvon. Valitusasiakirjojen toimittaminen Oikeudenkäyntimaksu Valitusasiakirjat on toimitettava valitusajassa päätöksessä mainitulle valitusviranomaiselle. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille valitusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/1993) 3 :n nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksu hallinto-oikeudessa 90 euroa ja markkinaoikeudessa 226 euroa, jollei lain 6 tai 7 :stä muuta johdu. Yksityiskohtainen valitusosoitus liitetään pöytäkirjanotteeseen.