JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 1 Tarkastuslautakunta 2013-2016 Aika 25.10.2016 klo 14:00-19:40 Paikka Joensuun kaupungin talouspalvelut, Siltakatu 18, 3. kerroksen kokoushuone, Joensuu Käsitellyt asiat Sivu 80 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 81 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 82 Vastuunalaisen tilintarkastajan tarkastusraportit 25.10.2016 5 83 Hallintokuntien vastineet ja tarkastuslautakunnan lausunto vastineista vuoden 2015 arviointikertomuksen johdosta 6 84 Tarkastuslautakunnan hankintaselvitykset 8
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 2 Tarkastuslautakunta 2013-2016 Läsnä Savolainen Kari jäsen, puheenjohtaja Dannenberg Alia jäsen Kainulainen Antti jäsen Saapui klo 15 82 jälkeen Karttunen Eeva varajäsen Sallinen Sari jäsen Tielinen Ari jäsen Lehto Ari Manninen Timo jht, kht, vastuunalainen tilintarkastaja sihteeri, pöytäkirjanpitäjä Poistui klo 15.05 82 jälkeen Poissa Minguet Alain jäsen, varapuheenjohtaja Viiri Heli jäsen Allekirjoitukset Kari Savolainen puheenjohtaja Timo Manninen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu 28.10.2016. Ari Tielinen pöytäkirjan tarkastaja Alia Dannenberg pöytäkirjan tarkastaja Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Tarkastettu pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi 1.11.2016 Joensuun kaupungin sisäisen tarkastuksen yksikössä Koskikatu 7 A 3. kerros, Joensuu Pöytäkirjanpitäjä Timo Manninen
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 3 Tarkastuslautakunta 2013-2016 80 25.10.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKLK13 25.10.2016 80 Ehdotus: Puheenjohtaja päättää todeta kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Totesi.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 4 Tarkastuslautakunta 2013-2016 81 25.10.2016 Pöytäkirjan tarkastajien valinta TARKLK13 25.10.2016 81 Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta päättää valita pöytäkirjan tarkastajiksi Ari Tielisen ja Alia Dannenbergin. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 5 Tarkastuslautakunta 2013-2016 82 25.10.2016 Vastuunalaisen tilintarkastajan tarkastusraportit 25.10.2016 1480/00.03.00/2013 TARKLK13 25.10.2016 82 Vastuunalainen tilintarkastaja (jht, kht) Ari Lehto antaa selvityksen tehdyistä tarkastusraporteista. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta päättää merkitä raportit ja niistä annetut selvitykset tiedokseen. Päätös: Merkittiin tiedoksi.
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 6 Tarkastuslautakunta 2013-2016 83 25.10.2016 Hallintokuntien vastineet ja tarkastuslautakunnan lausunto vastineista vuoden 2015 arviointikertomuksen johdosta 7373/00.03.00/2016 TARKLK13 25.10.2016 83 Tarkastuslautakunta hyväksyi vuoden 2015 arviointikertomuksen kokouksessaan 24.5.2016 53. Kaupunginvaltuusto käsitteli arviointikertomuksen 20.6.2016 56, ja velvoitti kaupunginhallituksen, lautakuntien, liikelaitosten ja tytäryhtiöiden ryhtymään toimiin arviointikertomuksessa esitettyjen huomioiden johdosta, ja pyysi raportoimaan näistä tarkastuslautakunnalle syyskuun 2016 loppuun mennessä, jonka jälkeen tarkastuslautakunta antaa lausuntonsa vastineista kaupunginhallitukselle. Tämän jälkeen kaupunginhallitus antaa oman lausuntonsa valtuustolle toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta, saattaen myös tarkastuslautakunnan lausunnon vastineista valtuustolle tiedoksi. Liitteenä hallintokuntien antamat vastineet. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta ehdottaa kaupunginhallitukselle, että se saattaa kaupunginvaltuustolle tiedoksi hallintokuntien antamat vastineet vuoden 2015 arviontikertomukseen ja tarkastuslautakunnan antaman lausunnon vastineiden johdosta. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Tarkastuslautakunnan lausunto hallintokuntien arviontikertomukseen 2015 antamista vastineista: 3.3.2. Kaupunginhallitukselta ei ole saatu vastinetta arviointikertomukseen. 3.3.5. Sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunta. Sosiaali- ja terveyskeskuksen vastine: "Sosiaali- ja terveyskeskuksella ei ole tiedossa minkälainen sopimus Mediatrista on tehty, eikä sitä pyynnöistä huolimatta ole saatu nähtäväksi." Mediatrin toimivuudesta suhteessa sosiaali- ja terveyskeskukseen on vastuussa PTTK. Sama koskee myös muiden toimialojen tietojärjestelmäsopimuksia. Asiatarkastuksessa ja laskuja hyväksyttäessa tulee aina olla käytettävissä asiakirjat, joista selviää laskutusperusteet. Tämä koskee koko konsernia. Joensuun kaupunki ja sen eri yksiköt ovat sopimussuhteessa PTTK:een, jolloin P-K:n Tietotekniikkakeskus Oy:n ja kaupungin yksiköiden väliset sopimukset
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 7 Tarkastuslautakunta 2013-2016 83 25.10.2016 pitää olla kunnossa. Kodin ulkopuolelle sijoitetut lapset: Sosiaali -ja terveyskeskuksen vastineessa on selvitetty lastensuojelun sijoitukset. Tämä olisi voitu esittää tilinpäätöksessä. 3.3.8. Vapaa-aikalautakunta: "Talousarvion ylityksestä neuvoteltiin talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden 2015 mukaisesti tilaajan kanssa. Neuvottelun lopputulos oli, että talousarviomuutos ei ole tarpeen." Menettely talousarvion ylityksessä ei ole kaupungin talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukainen: "Talouden toteutumista on arvioitava kokonaisuutena. Mikäli talousarvio uhkaa ylittyä, on ryhdyttävä toimenpiteisiin talousarviossa pysymiseksi. Ennen talousarviomuutosesityksen esittämistä on käytävä viranhaltijatasolla tilaaja-tuottaja -neuvottelu ja etsittävä säästöjä ko. tulosalueen tai hallintokunnan sisältä. --- Talousarviomuutosesitys on valmisteltava lautakunnan hyväksymällä talousarvion sitovuustasolla. Muutosesityksen yhteydessä on arvioitava myös tilauksen toteutumista ja esitettävä niihin tarpeelliset muutokset. Kaupunginhallitus ei esitä toimintakatteen heikentämistä koskevaa asiaa valtuustolle, mikäli hallintokunnalla on kaupunginhallituksen käsityksen mukaan ollut mahdollisuus pysyä valtuuston hyväksymässä talousarviossa omilla päätöksillään." Liitteet 1 Vastineet arviointikertomukseen 2015 Jakelu Kaupunginhallitus
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 8 Tarkastuslautakunta 2013-2016 84 25.10.2016 Tarkastuslautakunnan hankintaselvitykset 5842/00.03.00/2015 TARKLK13 25.10.2016 84 Tarkastuslautakunta päätti 13.10.2016 kokouksessa, että hankintaselvitysten valmistelua jatketaan vielä 25.10.2016 kokouksessa ja että hankintaselvityksistä annetaan kaupunginvaltuustolle arviointikertomus. ARVIOINTIKERTOMUS Tilakeskuksen sähkötyötilaukset Tilakeskus on vuonna 2012 kilpailuttanut sähköurakoitsijoita saadakseen puitesopimuksen sähkötöiden tilaamiseksi vuosille 2012 2013 sisältäen optiomahdollisuuden jatkaa sopimusta vuodelle 2014. Sopimukset on päivätty 4.5.2012, mutta tarjoajilta oli noudettu allekirjoitukset niihin 23. helmikuuta 2016 jälkeen, kun tarkastuslautakunta oli ryhtynyt toimenpiteisiin arvioidakseen puitesopimusmenettelyä. Tarjouspyynnöstä, hankintapäätöksestä tai puitejärjestelyn sopimuksista ei käy ilmi ehdot, joiden perusteella hankinnat olisi voitu tehdä ilman kilpailuttamista. Keväällä 2016 tilakeskus käynnisti uuden puitejärjestelykilpailutuksen, jonka perusteella uudet sopimukset on allekirjoitettu 20.7.2016. Hankintalain 76 :n mukaan hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Näin ollen kaupunki on ollut puitejärjestelyssä tarkoitettujen hankintojen osalta sopimuksettomassa tilassa ainakin 4.5.2012 20.7.2016, eli yli neljä vuotta. Edellä mainittuna aikana sähkötöitä on tilattu ilman kilpailutuksia ja hankintasopimuksia yhteensä 974 986 :n arvosta, josta yhdestä yrityksestä 671 920 :n arvosta. Hankintalain 32 : Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat on tehtävä joko puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista tai, jos kaikkia ehtoja ei ole järjestelyssä vahvistettu, kilpailuttamalla puitejärjestelyyn otetut toimittajat puitejärjestelyn ja tarvittaessa tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Hankintalain 73 : Päätöksessä, joka koskee puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan kilpailuttamista, on riittävää todeta seikat, jotka osoittavat, että tarjousten valinta- ja vertailuperusteita on sovellettu 32 :ssä edellytetyllä tavalla. --- Puitejärjestelyyn perustuvassa hankinnassa hankintayksikön ei tarvitse tehdä tässä pykälässä tarkoitettua päätöstä, jos hankinta tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista... Koska tarjouspyynnöstä, hankintapäätöksestä eikä hankintasopimuksesta käy ilmi, miten tarjouspyynnössä esitettyjen ja hankintapäätöksessä vahvistettujen ehtojen mukaisesti tarjoajat on laitettu hankintajärjestykseen, olisi jokainen tämän puitejärjestelyn perusteella tehty hankinta kuulunut minikilpailuttaa. Tarkastuslautakunnan arvio:
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 9 Tarkastuslautakunta 2013-2016 84 25.10.2016 Sähkötöiden hankinnat on tehty ilman voimassaolevia sopimuksia 4.5.2012 20.7.2016. Opiskelija-asunnot Oy Joensuun Elli Selvitys koski noin 70 miljoonan euron rakennushankkeiden suunnittelua sekä Suvikuja 6-8 rakennuskohteen KVR-urakointia. Opiskelija-asunnot Oy Joensuun Elli on tilannut noin 70 miljoonan arvoisten rakennuskohteiden suunnittelutyön puitejärjestelyssä mukana olevalta arkkitehtitoimistolta. Tarkastuslautakunnan arvio: Suunnitteluhankinnan puitejärjestelyasiakirjoissa ei ole asetettu toimittajia hankintajärjestykseen, jolloin minikilpailutus olisi tullut tehdä.vastaisuudessa tulee hankintalaki ottaa huomioon tältäkin osin. Suvikuja 6-8:Tilaajan hallussa olevat vakuudet ovat YSE:n mukaiset. Tilaajavastuulain edellytykset on huomioitu. Lopuksi tarkastuslautakunta toteaa, että yhteistyö Ellin kanssa on ollut avointa ja asiallista. Tarkastuslautakunnan arvio sisäisestä tarkastuksesta Puitesopimusasioita arvioitaessa tarkastuslautakunta havaitsi, että prosessikaaviot, riskimatriisit ja systemaattiset prosessien testaukset puuttuvat. Tältä osin kaupungin sisäisen tarkastuksen järjestelmä ei ole tarkoituksenmukainen. Toimintamenetelmien kehittäminen antaisi mahdollisuuden oikaista tahattomat virheet ajoissa ja puuttua mahdollisiin väärinkäytöksiin. Sisäisen tarkastuksen resurssien vähyydestä johtuen on vain rajallinen mahdollisuus tarkastuksiin. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto velvoittaa 1.kaupunginhallituksen selvittämään onko Tilakeskuksen sähkötöiden hankinnoissa noudatettu hankintalakia ja kaupungin hankintaohjeita sekä täyttyykö rikoksen tunnusmerkistö sähkötöiden puitesopimusten allekirjoitusmenettelyssä ja raportoimaan asian vaatimista lain ja hyvän hallintotavan edellyttämistä toimenpiteistä kaupunginvaltuustolle. 2. konsernin kaikki toimijat käyttämään Joensuun seudun hankintatoimea tarjouskilpailutusten järjestämisessä, ellei asiallisesta ja painavasta syystä ole perustelua toimia toisin. 3. kaupunginhallituksen omistajaohjausjaoston selventämään hankintaohjeistusta ja kehittämään kaupunkikonsernin tytäryhtiöiden
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 10 Tarkastuslautakunta 2013-2016 84 25.10.2016 hankintaosaamista. Tarkastuslautakunnan arvioon perustuen tarkastustoimen resurssit eivät ole riittävät. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Jakelu Kaupunginvaltuusto
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 11 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS Tarkastuslautakunta 25.10.2016 80-84 :t MUUTOKSENHAKUKIELLOT JA NIIDEN PERUSTEET Seuraavista päätöksistä ei kuntalain (17.3.1995/365) 91 :n mukaan saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, kos ka päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. 80-84 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain (17.3.1995/365) 89 :n mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin pää töksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Hallintolainkäyttölain 5 :n 2 momentin tai muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valit ta mal la. ja valituskieltojen perusteet OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusviranomainen ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, käyntiosoite, postiosoite, telefaksi ja sähköposti: Joensuun kaupungin tarkastuslautakunta Käyntiosoite: Rantakatu 20, 80100 JOENSUU Postiosoite: PL 59, 80101 JOENSUU Telefaksi: (013) 267 5000 Sähköposti: tarkastuslautakunta@jns.fi Oikaisuvaatimus on tehtävä neljäntoista (14) päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimusaikaa las kettaes sa tiedoksisaantipäivää ei oteta lukuun. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on ase tet tu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päi vän kuluttua siitä, kun päätöstä koskeva pöytäkirjaote on lähetetty hänelle kirjeellä. Mikäli tiedoksianto on toimitettu saan ti to dis tus ta vastaan tai luovuttamalla asiakirjat asianosaiselle, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon saan ti to distuk sen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimuksessa, joka on osoitettava Joensuun kaupunginhallitukselle, on ilmoitettava oikaisuvaatimuksen tekijän nimi ja kotikunta postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset oikaisuvaatimuksen tekijälle voidaan toimittaa päätös, johon haetaan oikaisua miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi perusteet, joilla oikaisua vaaditaan
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 12 Oikaisuvaatimuskirjelmä on oikaisuvaatimuksen tekijän, hänen laillisen edustajansa tai asiamiehensä allekirjoitettava. Jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oi kai su vaa ti muskir jel män laatijana on muu henkilö, oikaisuvaatimuskirjelmässä on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Oikaisuvaatimuksen toimittaminen Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Omalla vastuul la voi oikaisuvaatimusasiakirjat lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille viimeistään oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen oi kai su vaa ti mus vi ran omaisen aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi lähettää omalla vastuullaan myös telefaksina tai säh kö pos ti vies tinä. Tällöin oikaisuvaatimuksen on oltava perillä viimeistään oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen oi kai su vaa timus vi ran omai sen aukioloajan päättymistä. Jos oikaisuvaatimus on toimitettu telefaksina tai sähköpostilla, alkuperäinen oi kai su vaa ti mus on toimitettava viipymättä oikaisuvaatimusviranomaiselle. VALITUSOSOITUS Valitusviranomainen ja valitusaika Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun pää tökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oi kai su vaa timuk sen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen, käyntiosoite, postiosoite, telefaksi ja sähköpostiosoite: Itä-Suomen hallinto-oikeus Käyntiosoite: Puistokatu 29, Kuopio (1.9.2016 alkaen Minna Canthin katu 64) Postiosoite: PL 1744, 70101 Kuopio Puhelin: 029 56 42500 (vaihde) Faksi: 029 56 42501 ita-suomi.hao@oikeus.fi Valitusaika 30 päivää, jollei pykälän kohdalla muuta ilmene. Kunnallisvalitus Hallintovalitus Muu valitusviranomainen, osoite ja postiosoite: Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valitusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää ei oteta lukuun. Kunnan jäse nen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saa neen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluttua siitä, kun päätöstä koskeva pöy tä kir jaote on lähetetty hänelle kirjeellä. Mikäli tiedoksianto on toimitettu saantitodistusta vastaan tai luovuttamalla asiakirjat asian osai sel le, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tie dok si saan tito dis tuk seen merkittynä aikana. Valituskirjelmä Valituskirjelmässä, joka osoitetaan valitusviranomaiselle, on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa päätös, johon haetaan muutosta miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
JOENSUUN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 16/2016 13 perusteet, joilla muutosta vaaditaan Valituskirjelmä on valittajan, hänen laillisen edustajansa tai asiamiehensä allekirjoitettava. Jos muutoksenhakijan pu heval taa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituskirjelmän laatijana on muu henkilö, va li tus kir jelmäs sä on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Valituskirjelmään on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai jäljennöksenä ja todistus siitä, minä päivänä pää tös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta sekä ne asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaa ti muk sen sa tueksi. Valitusasiakirjojen toimittaminen Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla voi va li tus asia kirjat lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille viimeis tään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Valitusasiakirjat voi lä hettää omalla vastuullaan myös telefaksina tai sähköpostiviestinä. Tällöin valituksen on oltava perillä viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Valitusasiakirjat voi toimittaa myös: nimi, osoite ja postiosoite Valitusasiakirjat on toimitettava (jos toimitettava muulle kuin valitusviranomaiselle): Lisätietoja Yksityiskohtainen oikaisuvaatimusohje/valitusosoitus liitetään pöytäkirjanotteeseen. Liitetään pöytäkirjaan