HelMet-kirjastojen RFID-selvitys

HelMet-kirjastojen RFID-selvitys 14.3.2006 Susanna Aakko, Helsinki Riitta Lehtinen, HelMet-kirjastot Robin Marcus, Espoo Samuli Nuotio, Vantaa

RFID-työryhmä 14.3.2006 2 HELMET-KIRJASTOJEN RFID-SELVITYS 1. Johdanto 3 2. RFID-teknologia 4 2.1 Mikä RFID on? 4 2.2 Mihin RFID:tä käytetään? 4 2.3 RFID-standardit 5 2.4 RFID-komponentit 7 2.5 RFID:n sovittaminen kirjaston laitteisiin ja järjestelmiin 8 3. RFID:n käyttö kirjastoissa 10 3.1 Puhtaat RFID-ratkaisut ja yhdistelmäratkaisut 10 3.2 RFID:n käytön mahdolliset hyödyt 11 3.3 RFID:n käytön mahdolliset ongelmat 12 3.4 RFID:n käyttökokemukset 14 4. RFID HelMet-kirjastoissa 15 4.1 HelMet-kirjastojen toimintaympäristö 15 4.2 RFID:n käyttömahdollisuuksien arviointi 16 4.3 RFID-käyttöönottoprojektin arviointi 16 4.4 RFID:n käyttöönoton kustannusten arviointi 18 5. Yhteenveto ja suositus jatkotoimenpiteiksi 19 Liitteet: 1. RFID-käsitteitä ja määritelmiä 20 2. RFID-tiedonlähteitä 25 3. Referenssikirjastot: tutustumiskäyntien muistiinpanot 31 4. Referenssikirjastot: yhteenveto kirjallisista vastauksista 36 5. RFID-komponentit ja niiden kustannusten suuruusluokka 39

RFID-työryhmä 14.3.2006 3 1. JOHDANTO HelMet-kirjastojen RFID-selvitys käynnistettiin maaliskuussa 2005. Selvityksen tavoitteena oli arvioida markkinatilannetta, selvittää RFID-teknologian kehitysvaihetta ja mahdollisuuksia RFID:n ja kirjastoissa nykyisin käytössä olevien teknologioiden integrointiin sekä koota RFID-käyttäjäkokemuksia kirjastoalalta. Selvityksen laatimiseen saatiin opetusministeriön avustus. Tässä RFID-työryhmän loppuraportissa esitellään RFID-teknologiaa ja RFID-standardeja yleisellä tasolla sekä arvioidaan RFID-teknologian käytön mahdollisia hyötyjä ja ongelmia toimittajilta, kirjastoilta ja kirjallisista lähteistä koottujen tietojen perusteella. Suppea RFID Journalista poimittu sanasto on raportin liitteenä 1. Liitteeseen 2 on koottu RFID-tiedonlähteitä: toimittajien yhteystietoja, internetosoitteita, standardeja, lehtiartikkeleita ja kirjastojen yhteystietoja. Selvitystyön vaiheet olivat: - taustatietojen kokoaminen - kotimaisten toimittajien tapaaminen - RFID-kysely toimittajille - kysymysten esittäminen referenssikirjastoille ja tutustumiskäynnit kirjastoissa. Keväällä 2005 työryhmä tapasi kotimaisten toimittajien (ATP, Finn-ID, Mikro-Väylä/3M, P.V. Supa) edustajat ja keskusteli heidän kanssaan RFID:n käyttömahdollisuuksista kirjastoissa. Huhtikuussa ryhmä osallistui Axiellin järjestämälle seminaarimatkalle Tanskaan. Matkalla tutustuttiin neljässä kirjastossa lainaus- ja palautusautomaatteihin sekä RFID:n käyttöön. Silkeborgin ja Lyngbyn kirjastoissa RFID on jo käytössä. Naestved suunnittelee RFID:n käyttöönottoa. Tanskan matkan muistiinpanot ovat liitteessä 3. Riitta Lehtinen ja Jouni Juntumaa osallistuivat toukokuussa 2005 Innovativen käyttäjäryhmän kokoukseen San Franciscossa. Matkalla perehdyttiin myös RFID:n käyttöön Millenniumjärjestelmän kannalta sekä San Francisco Public Libraryn RFID-suunnitelmiin. Ote matkaraportista on liitteessä 3. Kesäkuussa 2005 työryhmä lähetti kyselyn kymmenelle kotimaiselle ja ulkomaiselle toimittajalle. Vastaus elokuun puoliväliin mennessä saatiin seuraavilta toimittajilta: Akateeminen Tietopalvelu ATP Oy, Oy Axiell Ab, Mikro-Väylä Oy yhdessä 3M:n kanssa, P.V. Supa Oy yhdessä TagVision Aps:n kanssa, Bibliotheca RFID Library Systems AG yhdessä TopTunnisteen kanssa sekä TAGSYS Europe. Syksyllä 2005 työryhmä lähetti kyselyn kahdeksalle RFID:tä käyttävälle eurooppalaiselle referenssikirjastolle. Vastaus marraskuun loppuun mennessä saatiin seuraavilta kirjastoilta: Glasgow University Library, Norfolk and Norwich Millennium Library, London Borough of Sutton Library Services ja Amsterdam Public Library. Yhteenveto kirjastojen vastauksista on liitteessä 4. Tammikuussa 2006 työryhmä tutustui RFID:n käyttöön Nackassa Dieselverkstadenin kirjastossa. Ruotsin matkan muistiinpanot ovat liitteessä 3. Raportissa kuvataan RFID-tekniikan tarjoamia mahdollisuuksia ja RFID-tekniikan käyttöön liittyviä ongelmia kirjastoissa. RFID:n käyttömahdollisuuksia ja käyttöönoton kustannuksia HelMet-kirjastoissa arvioidaan yleisellä tasolla. Arvioinnissa on käytetty toimittajilta ja referenssikirjastoilta kerättyjen tietojen lisäksi Jouni Juntumaan (Helsinki), Tarja Hämäläisen (Espoo) ja Samuli Nuotion (Vantaa) syksyllä 2005 laatimaa HelMet-kirjastojen tietotekniikan yhtenäistämisselvitystä ja muuta kirjallista materiaalia. Arviot kirjastoissa tarvittavien RFID-komponenttien hinnoista ovat liitteessä 5.

RFID-työryhmä 14.3.2006 4 2. RFID-TEKNOLOGIA 2.1 MIKÄ RFID ON? RFID (Radio Frequency Identification) on yleinen nimitys tekniikalle, joka käyttää radioaaltoja yksittäisten esineiden tunnistamiseen. Kohteiden tunnistamiseen RFID:n avulla voidaan käyttää useita menetelmiä, mutta yleisin tapa on tallentaa kohteen tunnistenumero ja mahdollisesti muuta tietoa mikrosirulle, johon on liitetty antenni. RFID ei ole välttämättä parempi kuin viivakoodi. Ne edustavat eri teknologiaa ja niillä on erilaiset, osittain yhteneväiset, käyttötavat. Suurin ero niiden välillä on, että viivakoodi edellyttää esteetöntä näköyhteyttä lukijan ja viivakoodin välillä. Tästä syystä käyttäjän täytyy yleensä suunnata viivakoodi lukijaa kohti. RFID-tunniste sen sijaan ei edellytä näköyhteyttä. RFID-tunniste voidaan lukea, jos se on lukijan lukuetäisyyden sisällä eli lukualueella. RFID-tunnisteiden etuina viivakoodeihin nähden mainitaan yleensä seuraavat: - RFID-tunnisteeseen voidaan liittää varkaudenesto, jolloin erillistä elektromagneettista turvanauhaa ei tarvita - RFID-tunniste helpottaa ja nopeuttaa itsepalvelulainausta ja palautusta - kannettavan RFID-lukijan avulla inventoinnissa ei tarvitse käsitellä yksitellen jokaista nidettä 2.2 MIHIN RFID:TÄ KÄYTETÄÄN? RFID:tä käytetään teollisuudessa, kaupassa ja kuljetuksissa yksittäisten tuotteiden tai tuote-erien paikantamiseen ja niiden vaiheiden seurantaan tuotantoprosesseissa ja kuljetuksissa. Kirjastoissa RFID:tä käytetään: - lainauksessa ja palautuksessa sekä virkailijatyöasemalla että itsepalvelussa yksittäisen julkaisun tunnistamiseen, jotta sitä koskevat tiedot voidaan päivittää kirjastojärjestelmään - varkaudenestoon siten, että turvaportin lukija tarkistaa RFID-tunnisteesta, onko julkaisu lainattu vai ei - inventoinnissa hyllyssä olevien julkaisujen tunnistamiseen ja rekisteröintiin - halutun niteen/niteiden etsimisessä (niteen numero tallennetaan kannettavaan lukijaan, joka ilmoittaa kun haluttu nide on lukualueella) RFID:n käyttöön liittyviä laitteita ovat mm.: - RFID-tunnisteet (tarrat) aineistoon - RFID-tallentimet tietojen tallennukseen - RFID-lukijat / antennit - virkailijatyöasemille - lainausautomaatteihin - palautusautomaatteihin - lajittelijoihin - varkaudenestoportteihin

RFID-työryhmä 14.3.2006 5 - kannettavat lukijat / antennit - inventointiin - niteen/niteiden etsimiseen Kaikissa laitteissa tarvitaan lisäksi niiden toimintaan suunniteltuja ohjelmia. 2.3 RFID-STANDARDIT Tekniset standardit RFID-tekniikkaa käytetään jo runsaasti mm. teollisuudessa ja kaupassa sekä niihin liittyvässä logistiikassa. Arvokuljetuksia voidaan seurata satelliittipaikantimilla esim. kontteihin sijoitettujen RFID-tunnisteiden avulla. Eri alojen RFID-tekniikkaa koordinoimaan on perustettu kansainvälisiä organisaatioita, mm. Auto-ID Center, joka kehittää teollisuuden ja kaupan käyttämää EPC-koodiin (Electronic Product Code) perustuvaa tietojärjestelmää (EPCglobal network). Jotta RFID:n laaja yhtäaikainen käyttö eri aloilla olisi mahdollista, tarvitaan kattavaa standardointia. Radiotaajuudet on allokoitu eri aloille seuraavasti: low frequency (LF)128 khz / 135 khz: eläintunnistus, kulunvalvonta high frequency (HF)13,56 MHz: kirjastoaineisto, valmistus ja vähittäiskauppa ultra-high frequency (UHF) 865 868 MHz: Eurooppa: logistiikka ultra-high frequency (UHF) 915 MHz: Pohjois-Amerikka: logistiikka micro wave 2,45 GHz: ajoneuvotunnistus micro wave 5,8 GHz: ajoneuvotunnistus Kansainvälisen standardoinnin osalta RFID:tä koskeva standardointi kuuluu ISO/IEC JTC 1/SC31:lle. RFID-tekniikan käyttöön kirjastoaineiston käsittelyssä liittyviä standardeja ovat mm.: ISO/IEC 15961:2004 Information technology Radio frequency identification (RFID) for item management Data protocol: application interface ISO/IEC 15962:2004 Information technology Radio frequency identification (RFID) for item management Data protocol: data encoding rules and logical memory functions ISO/IEC 15963:2004 Information technology Radio frequency identification (RFID) for item management Unique identification for RFID tags ISO/IEC 18000 Information technology AIDC techniques RFID for item management Air interface: 18000-1 Part 1 Generic parameters for the air interface for globally accepted frequencies 18000-3 Part 3 Parameters for air interface communications at 13.56 MHz (ISO/IEC 18000:ssa on seitsemän osaa, kullekin taajuusalueelle oma)

RFID-työryhmä 14.3.2006 6 Edellä mainittujen RFID-tekniikkaan liittyvien standardien lisäksi on RFID-tunnisteen tietojen käsittelyssä huomioitava mm. seuraavat standardit: ISO/IEC 10646:2003 Information technology Universal multipleoctet coded character set (UCS) Amendment 2, 1966: Annex R (normative): UCS transformation format 8 (UTF-8) ISO 15511:2003 Information and documentation International standard identifier for libraries and related organizations (ISIL) ANSI/NISO Z39.83 2002 Circulation Interchange Part 1: Protocol (NCIP) Part 2: Protocol implementation 3M Standard interchange protocol (SIP) Sovellusstandardit Toistaiseksi ei ole kansainvälistä standardia kirjastoaineistoon liitettävän RFID-tunnisteen tietosisällöstä. Ensimmäiset kirjastot tallensivat tunnisteelle sellaista tietoa, jota arvelivat ehkä tarvitsevansa tulevaisuudessa. Myös tietojen keskinäinen järjestys oli kussakin kirjastossa erilainen. Tällöin ollaan useimmiten sidoksissa järjestelmän käyttöönottohetkellä käytössä olleisiin laitteisiin, ohjelmiin ja toimittajiin tai tiedot joudutaan tallentamaan uudelleen tunnisteisiin. Ensimmäisen version suosituksesta RFID-tunnisteen tietosisällöksi laati Alankomaissa Netherlands Association of Public Libraries (NBLC). Sen pohjalta ja yhteistyössä alkuperäisen suosituksen laatijan kanssa Tanskan, Ruotsin ja Norjan kirjastopalveluja tarjoavat yritykset laativat oman suosituksensa vuonna 2004: International Generic Set of RFID requirements for libraries / IALC International Association of Library Centres. Vuonna 2005 Tanskassa koottiin työryhmä laatimaan tietosisällöstä ehdotusta tanskalaiseksi standardiksi. Työryhmässä oli monia edustajia RFID-tuotteita ja ratkaisuja toimittavista yrityksistä (3M, Axiell, Bibliotheca, Dantek, Codeco, FKI Logistex, P.V. Supa, Tagsys, TagVision), kirjastopalveluja tarjoavista yrityksistä (DBC medier), laitteita ja tarvikkeita tarjoavista yrityksistä (Draupnir), kirjastosta (Tårnby Kommunebiblioteker) sekä konsultti Hein Information Tools yrityksestä. Ehdotus valmistui kesällä 2005 ja sen pohjalta ehdotetaan laadittavaksi myös kansainvälinen standardi. Asiaa käsitellään vuoden 2006 alussa ISO TC46/SC4 ryhmän kokouksessa. Tämä ehdotus (RFID Data Model for Libraries : Proposal for a Data Model / RFID Data Model for Libraries Working Group, affiliated to Danish standard S24/u4. Final document July 2005) odottaa nyt hyväksyntää tanskalaiseksi standardiksi. Suomessa Kansalliskirjaston organisoima KATVE-työryhmä nimesi keväällä 2005 RFIDtyöryhmän, jonka tehtävänä oli laatia suomalaisille kirjastoille suositus RFID-tunnisteen tietosisällöstä. Puheenjohtajana oli Juha Hakala. Ryhmä tutustui pikaisesti RFID-tekniikan periaatteisiin ja päätti ottaa suosituksen pohjaksi tanskalaisen standardiehdotuksen. Työ valmistui joulukuussa 2005 ja sen tulos lähetetään käsiteltäväksi SFS Tietohuoltokomiteaan. Suositus on KATVE:n sivulla osoitteessa http://www.lib.helsinki.fi/katve/toiminta/index.htm otsikolla RFID-tietomalli.

RFID-työryhmä 14.3.2006 7 2.4 RFID-KOMPONENTIT RFID-tunnisteet RFID-tekniikassa kohdetta koskevat tiedot tallennetaan mikrosirulle (engl. chip) ja siru liitetään antenniin, joka mahdollistaa kommunikoinnin RFID-lukijan kanssa. Mikrosirun ja antennin yhdistelmää kutsutaan RFID-tunnisteeksi (engl. RFID tag). Aktiivisessa tunnisteessa on oma virtalähde, joka lähettää radiosignaalin lukijalle. Aktiiviset tunnisteet ovat n. 20 kertaa kalliimpia kuin passiiviset. Hinta riippuu muistin ja virtalähteen koosta. Passiiviset tunnisteet ovat halvempia. Ne toimivat siten, että lukijan signaali aktivoi sirun lähettämään tietosisältönsä lukijalle, kun siru joutuu lukijan lukualueelle. Passiivisten tunnisteiden hinta riippuu taajuusalueesta, muistin koosta ja antennin muodosta. RFID-tarra syntyy, kun tunniste (mikrosiru + antenni) kiinnitetään tarralle ja peitetään paperilla, johon voidaan painaa tilaajan haluama teksti, esim. kirjaston nimi ja/tai logo. Jos kirjasto ei voi varustaa koko kokoelmaansa saman tien RFID-tunnisteilla, on usein tarkoituksenmukaista peittää RFID-tunniste viivakooditarralla, jolloin tunnistetiedon voi lukea sekä RFID-lukijalla että viivakoodilukijalla. Tunnisteeseen tallennettu tieto voi olla kirjoitussuojattua (read only), jolloin sitä voidaan ainoastaan lukea eikä kukaan pääse muuttamaan sitä myöhemmin, tai tunnisteeseen voidaan tallentaa myöhemmin lisää tietoa tai muuttaa olemassa olevaa tietoa (read/write). RFID-tunnisteeseen tallennetaan kirjoitussuojattuna valmistusvaiheessa sirun valmistajan antama sarjanumero. Tunnisteen muisti jaetaan yleensä kenttiin (blokkeihin), joilla on osoitteet. Näin luku- ja kirjoitusohjelmat voidaan kohdistaa tietyssä kentässä olevaan tietoon. Keskeisin tieto on kohteen tunnistetieto, joka kirjastosovelluksissa on viivakoodillakin ilmaistu nidenumero. RFID-lukijat (antennit) Lukijassa on oma ulkoinen tai sisäänrakennettu antenni, joka on suurempi ja tehokkaampi kuin tunnisteen antenni. Yhdessä lukijassa voi olla useita antenneja ja niitä varten portteja. Lukijassa on myös portit tulevaa ja lähtevää yhteyttä varten. Vanhoissa lukijoissa on sarjaportit, uudemmissa Ethernet, Wi-Fi tai USB-portit. Lukija voi olla hyvin yksinkertainen tai se voi sisältää ohjelmia, jotka voivat suodattaa luettua tietoa, varastoida tietoa tai suorittaa komentoja. Lukijaan voidaan yhdistää myös kirjoitusominaisuus, jolloin esim. tietty tieto voidaan muuttaa toiseksi aina, kun lukija sen lukee. Yleensä lukija ohjelmoidaan lukemaan vain tiettyä taajuusaluetta, kirjastosovelluksissa 13.56 MHz. Lukija konvertoi RFID-tunnisteen palauttamat radioaallot muotoon, joka voidaan lähettää edelleen tietojärjestelmään. Taajuus ja teho Radiotaajuudet on jaettu kansainvälisillä sopimuksilla. Kirjastojen RFID-ratkaisuissa käytetään kaikkialla high frequency (HF) taajuutta 13.56 MHz. Tässä raportissa on otettu mukaan vain yleistä ja nimenomaan tätä taajuutta koskevaa tietoa. Kaupan alalla otetaan käyttöön UHF-taajuudella toimivat RFID-tunnisteet. Suurista valmistusmääristä johtuen tunnisteiden hinnat halpenevat todennäköisesti eniten tällä alueella, joidenkin arvelujen mukaan jopa 0,10 euroon. Tässä vaiheessa on vaikea ennustaa, mitä tämä merkitsee 13.56 MHz taajuudelle jääkö se kokonaan pois käytöstä tai tuleeko siitä liian kallis.

RFID-työryhmä 14.3.2006 8 RFID-lukijan teho vaikuttaa lukuetäisyyteen. Teholle on kuitenkin säädetty maksimi, yleensä teho on 2-4 wattia. Ohjelmistot RFID-tekniikkaa käyttävien tuotteiden toimittajat sisällyttävät laitteisiin ohjelmia (middleware), jotka suodattavat lukijoiden kokoamaa tietoa, muuntavat sitä ennen edelleen lähettämistä ja suorittavat erilaisia tarkistuksia tietojen oikeellisuudesta. Jos laitteita hankitaan eri toimittajilta, on varmistuttava niiden keskinäisestä yhteensopivuudesta (interoperability). Usein kirjastot valitsevat yhden päävastuullisen toimittajan, joka vastaa palapelin lopputuloksen toimivuudesta. Jos laitteistot ja ohjelmat noudattavat (samoja) kansainvälisiä standardeja eikä esim. tunnisteeseen tallennettua tietoa ole salattu (encrypted), on todennäköistä että myöhemmin mahdollisesti hankittavat uudemman sukupolven tuotteet toimivat oikein aikaisemmin hankittujen kanssa. Toisaalta on olemassa esimerkkejä siitä, että esim. vanhat tunnisteet eivät toimi uusilla lukijoilla. Kirjoittimet RFID-tarroituksen yhteydessä kirjastossa tallennetaan julkaisuun kiinnitettyyn RFIDtunnisteeseen sovitut tiedot julkaisusta. Tähän käytetään RFID-konvertointilaitetta ja ohjelmaa, jotka voidaan liittää tavalliseen työasemaan/tietokoneeseen. Uuden aineiston osalta tietojen tallennus RFID-tunnisteeseen tehdään niteiden rekisteröinnin yhteydessä. 2.5 RFID:N SOVITTAMINEN KIRJASTON LAITTEISIIN JA JÄRJESTELMIIN RFID:n käyttöönotto vaikuttaa varsin moniin kirjaston laitteisiin ja ohjelmiin: - lainaus- ja palautusautomaatteihin - virkailijatyöasemiin - suojausjärjestelmiin ja varkaudenestoportteihin - hyllylukijoihin / inventointilaitteisiin - kirjastojärjestelmään - langattomaan verkkoon Lainaus- ja palautusautomaatit Olemassa olevat lainaus- ja palautusautomaatit osaavat lukea viivakoodina ilmaistua tietoa sekä aktivoida/passivoida varkaudenestoon käytetyn elektromagneettisen suojauksen. Useimmiten on mahdollistaa vaihtaa viivakoodilukijan tilalle RFID-lukija ja ohjelmoida se muuttamaan tunnisteessa oleva tila tarpeen mukaan (lainassa/ei lainassa). Jos koko kokoelmaa ei saada samalla kertaa varustettua RFID-tarroilla tai jos kaikki kirjastoyksiköt eivät ole siirtyneet käyttämään pelkästään RFID:tä, tarvitaan vielä viivakoodeja RFID-tunnisteen rinnalle. Tällainen hybridiratkaisu edellyttää, että lainaus- ja palautusautomaatteihin sekä mahdollisiin lajittelijoihin asennetaan olemassa olevan viivakoodilukijan rinnalle RFID-lukija.

RFID-työryhmä 14.3.2006 9 Virkailijatyöasemat Virkailijatyöasemassa RFID-lukija on yleensä pöytälevyn alapinnalle asennettava kookas lukija/antenni, joka pystyy lukemaan pöytälevyn läpi lainattavien ja palautettavien julkaisujen tunnisteet. Ne julkaisut, joissa on pelkkä viivakoodi, käsitellään entiseen tapaan. Varkaudenestoportit Varkaudenestoon tarkoitettuja portteja on saatavana sekä elektromagneettiselle suojaukselle että RFID-tunnisteille sovitettuna. On myös mahdollista rakentaa portteja, joissa yhdistyvät molemmat menetelmät, mutta niitä ei ole vielä saatavana kysynnän puutteen takia. Ongelma voidaan tietenkin ratkaista pystyttämällä kaksi peräkkäistä porttia, mutta se lisää kustannuksia ja vie tilaa. Joissakin kirjastoissa RFID on käytössä vain tietyssä kokoelman osassa, joka on sijoitettu erilliseen suljettuun tilaan. Silloin ongelma hoituu sijoittamalla RFID:tä käyttävä portti tuon tilan ovelle ja muualla voidaan käyttää vanhoja portteja. Hyllylukijat / inventointilaitteet Inventoinnissa käytetään kannettavaa lukijaa, jota liikutetaan sopivalla nopeudella niin, että hyllyssä olevat julkaisut ehditään tunnistaa. Ongelmia saattaa aiheutua metallihyllyistä tai jos ohuet julkaisut ovat tiiviisti hyllyssä ja niiden RFID-tunnisteet ovat samalla kohdalla. Myös CD- ja DVD-levyissä sekä kirjankansikuvissa käytetty metalli aiheuttaa lukuongelmia. Kirjastojärjestelmä Useimmat RFID-ratkaisut on toteutettu niin, ettei niistä aiheudu muutoksia kirjastojärjestelmään. RFID-tunnisteen tiedot muunnetaan ennen järjestelmään lähettämistä. Kirjastojärjestelmän kannalta on yhdentekevää, onko nidenumero lähtöisin viivakoodista vai RFID-tunnisteesta. Lainaus- ja palautusautomaatit käyttävät SIPrajapintaa kuten ennenkin. Mahdollinen lisähyöty RFID:stä saadaan, kun palautusautomaatit voivat hyödyntää muuta RFID-tunnisteeseen tallennettua tietoa omistajakirjastosta aineiston lajittelussa. Langaton verkko Langatonta verkkoa ei pidä sijoittaa sellaiselle alueelle, jossa käytetään RFID:tä. Nämä kaksi tekniikkaa häiritsevät toisiaan. San Francisco Public Libraryssä on varauduttu RFID:n tuloon niin, että langaton verkko on vain rajatulla alueella tutkijahuoneiden läheisyydessä oleskelualueella, jossa ei ole kirjahyllyjä. Kirjastokortit ALA:n hyväksymän suosituksen (Berkeley Public Library, Best Practices for RFID Technology) mukaan RFID-tunnistetta ei pidä käyttää kirjastokorteissa. Tiukan suosituksen taustalla ovat tietoturvannäkökohdat (yksityisyyden suoja ja tietojen väärinkäyttö) ja niistä julkisuudessa käyty keskustelu.

RFID-työryhmä 14.3.2006 10 Nackassa Dieselverkstaden käyttää RFID-kirjastokorttia. Kaikille asiakkaille vaihdetaan uusi kortti, jossa on sekä viivakoodi että RFID-tunniste. Näitä kortteja voi käyttää kaikissa Nackan kirjaston toimipisteissä. Kirjastokorttiin tallennetaan vain asiakasnumero (sama numerosarja kuin viivakoodissa). Suomessa yleistynevät lähitulevaisuudessa henkilön sähköisen tunnistamisen mahdollistavat henkilökortit ja -todistukset, jotka perustuvat kosketusluettaviin siruihin. 3. RFID:N KÄYTTÖ KIRJASTOISSA 3.1 PUHTAAT RFID-RATKAISUT JA YHDISTELMÄRATKAISUT Puhdas RFID-ratkaisu Puhdas RFID-ratkaisu tarkoittaa ratkaisua, jossa kirjaston kaikki aineisto ja kaikki toimipisteet / kokoelmat tarroitetaan RFID-tunnistetarroilla. Lainaustapahtumat rekisteröidään kaikissa toimipisteissä RFID-tekniikkaa hyväksi käyttäen ja varkaudenestojärjestelmänä käytetään yksinomaan RFID-tekniikkaa. Käytännössä tällainen ratkaisu on mahdollinen pienissä kirjastoissa. Suuremmissa kirjastoissa RFID:n käyttöönotto tapahtuu aina vaiheittain. Yhdistelmäratkaisut Yhdistelmä- eli hybridiratkaisut perustuvat RFID-tekniikan sekä viivakooditekniikan ja elektromagneettisen suojaustekniikan rinnakkaiseen käyttöön. Mikäli päädytään yhdistelmäratkaisuun, on valittavissa useita etenemisvaihtoehtoja: - osassa toimipisteistä RFID käytössä, osassa viivakoodi - osassa aineistoa RFID käytössä, osassa viivakoodi - hybridi-itsepalveluautomaatit (RFID sekä viivakoodi) käytössä - hybriditunnistetarrat (RFID sekä viivakoodi) käytössä - hybridiportit (elektromagneettinen sekä RFID -varkaudenesto) käytössä (huom. ei vielä markkinoilla) Ensimmäinen vaihtoehto (RFID osassa toimipisteistä) tulee kysymykseen silloin, kun strategiaksi on valittu RFID-tekniikan asteittainen käyttöönotto: toimipiste / kirjasto kerrallaan siirtyy käyttämään RFID-tekniikkaa. Tällöin on huolehdittava siitä, että aineiston yhteiskäyttö ja kiertäminen eri tekniikkaa käyttävien toimipisteiden välillä eivät häiriinny eivätkä aiheuta ongelmia. Ongelmien poistamiseksi on kehitetty teknisiä ratkaisuja, jotka helpottavat eri tekniikoiden rinnakkaiskäyttöä: - itsepalveluautomaateissa myös viivakoodinlukija aineistolle, jossa ei ole RFIDtunnistetta - yhdistelmäportit, joissa on käytössä sekä elektromagneettinen että RFID varkaudenesto (huom. ei vielä markkinoilla) - yhdistelmätarrat, joissa on RFID-tunnisteen lisäksi viivakoodi. On myös varauduttava siihen, että lainaustoimistoissa on käytettävissä sekä viivakoodin lukijoita että RFID-lukijoita. Tätä edellyttää jo yksistään se seikka, että lainauskorttien tunnistus tulee näillä näkymin perustumaan vielä jonkin aikaa viivakoodien käyttöön.

RFID-työryhmä 14.3.2006 11 Toista vaihtoehtoa (RFID osassa aineistoa), joka voi olla rinnakkainen ensimmäisen kanssa ja joka perustuu siihen, että vain osaan aineistosta laitetaan RFID-tarrat, koskevat samat huomautukset ja tekniset ratkaisut kuin ensimmäistä vaihtoehtoa. Tässä vaihtoehdossa voidaan esimerkiksi CD- ja DVD-levyt tai varastossa oleva aineisto jättää RFID-tarroituksen ulkopuolelle tai RFID-tarroittaa ainoastaan CD- ja DVD-levyt. 3.2 RFID:N KÄYTÖN MAHDOLLISET HYÖDYT RFID:n käyttöönottoa on perusteltu näkökohdin, jotka voidaan ryhmitellä esimerkiksi seuraavasti: - ergonomiset näkökohdat - parantunut toiminnallisuus lainaustiskeillä - parantunut toiminnallisuus itsepalveluautomaateilla - kokoelmien hallintaan liittyvät näkökohdat - tehokkuuteen ja työn tuottavuuteen liittyvät näkökohdat. Osa perusteluissa esitetyistä asioista on toteutettavissa nykyisillä työvälineillä. RFID saattaa sujuvoittaa niiden hoitamista. Osa esitetyistä asioista on tulevaisuuden suunnitelmia ja kehittämisideoita, joista ei vielä ole kaupallisia sovelluksia. Ergonomiset näkökohdat Lainaustoimistoissa suoritettavien työtehtävien parantuneeseen ergonomiaan liittyvät näkökohdat korostuvat pohjoisamerikkalaisten kirjastojen perusteluissa siirtyä käyttämään lainaustapahtumien rekisteröinnissä RFID-tekniikkaa, joka tekee mahdolliseksi ja tuo mukanaan: - aineiston asennosta riippumattoman rekisteröinnin, - aineiston näköyhteydestä riippumattoman rekisteröinnin sekä - toistuvista työliikkeistä aiheutuvien vammojen vähenemisen. Parantunut toiminnallisuus lainaustiskeillä Nämä näkökohdat liittyvät lainaustoimistoissa suoritettavien työtehtävien nopeutumiseen ja virheettömyyteen: - nopeammat sekä virheettömämmät lainaus- ja palautustoiminnot - vähemmän vääriä hälytyksiä varkauden estossa - sisäänrakennettu varkaudenesto (ei erillistä aktivointi-/deaktivointitoimenpidettä) - vähemmän aiheettomia muistutuksia - useiden niteiden yhtaikainen rekisteröinti mahdollista. Parantunut toiminnallisuus itsepalveluautomaateilla Itsepalveluun liittyvissä perusteluissa korostuvat lajittelevien palautusautomaattien paremmat toimintaedellytykset:

RFID-työryhmä 14.3.2006 12 - virheettömämpi itsepalvelulainaus - useiden niteiden yhtaikainen rekisteröinti lainauksessa - virheettömämpi itsepalvelupalautus - parempi lajittelutarkkuus lajittelevissa palautusautomaateissa - sisällön tarkistus (liitteet, useamman levyn sisältävät CD-kotelot) lajittelevissa palautusautomaateissa - tieto aineistolajista RFID-tarrassa (mahdollistaa offline-palautuksen ja lajittelun) - mahdollistaa älykkään palautus(automaatti)hyllyn kehittämisen - mahdollistaa itsepalvelukirjastot / kylmät kirjastot, joissa asiakas tekee kaiken aineiston kiertoon liittyvän työn. Kokoelmien hallintaan liittyvät näkökohdat Hyllyjärjestyksen ylläpitoon, varatun aineiston löytymiseen sekä inventointiin on kehitetty RFID-tekniikkaa hyväkseen käyttävä hyllylukija. Se mahdollistaa mm.: - paremman hyllyjärjestyksen ylläpidon, - paremman varatun aineiston löytymisen, - helpomman ja nopeamman inventoinnin sekä - vähän lainatun aineiston paikantamisen. Tehokkuuteen ja työn tuottavuuteen liittyvät näkökohdat Tehokkuuteen, työn tuottavuuteen sekä kustannussäästöihin liittyvät perustelut RFIDtekniikkaan siirtymiseksi vaikuttavat tutuilta. Samoja perusteluja käytettiin jo silloin, kun kirjastot ottivat käyttöön automaattiseen tietojenkäsittelyyn pohjautuvia tietojärjestelmiä. Näitä ovat: - henkilökunnan vapautuminen vaativampiin palvelutehtäviin (lisäpalvelut) - henkilökunnan parempi työn tuottavuus - lainauksen kasvu ei edellytä lisähenkilökuntaa - henkilökunnan parempi työtyytyväisyys - aineiston kierron nopeutuminen - kustannussäästöt - logistiikka ja ohjausjärjestelmien parantunut tuottavuus. 3.3 RFID:N KÄYTÖN MAHDOLLISET ONGELMAT Tämänhetkisen tiedon valossa RFID-tekniikkaan liittyvät ongelmat johtuvat pääasiassa kahdesta tekijästä: - tunnistetarrojen mykistymisherkkyydestä niiden joutuessa metallin kanssa kosketuksiin tai alttiiksi kosteusvaurioille sekä tarrojen altistumisherkkyydestä tuhoamiselle ja manipuloinnille - tunnistetarroissa käytettävien standardien keskeneräisyydestä. Lisäksi RFID-tekniikassa käytettävien rekisteröintilaitteiden säätäminen optimaalisen toiminnan takaamiseksi on tarkkuutta vaativaa toimintaa ja edellyttää toimittajan asiantuntemusta.

RFID-työryhmä 14.3.2006 13 Tunnistetarrojen lukemiseen liittyvät ongelmat Tunnistetarrojen mekaanisesta herkkyydestä häiriötekijöille johtuu, että tällä hetkellä aineiston elektromagneettinen suojaus takaa varmemman varkaudeneston. RFID-tarra on helppo mykistää esimerkiksi palalla alumiinikalvoa, sijoittamalla aineisto metallipäällysteiseen kantokassiin, vahingoittamalla tarraa fyysisesti tai irrottamalla tarra. Oman ongelma-alueensa muodostaa metallipitoinen aineisto, CD- ja DVD-levyt, jonka rekisteröinti ilman erityistoimenpiteitä ei suju ongelmitta niihin sijoitetun tunnisteen lähettämän signaalin heikkoudesta johtuen. Ongelman ohittamiseksi on kehitetty useita teknisiä ratkaisuja ja niistä olisi valittava toimivin. Eri toimittajien ratkaisut tähän ongelmaan eivät välttämättä ole yhteensopivia. Tunnistetarrat on sijoitettava niteisiin hiukan eri kohtiin, jotta tietojen lukeminen onnistuu häiriöittä. Viivakoodien lukeminen puolestaan on sujuvinta, kun viivakooditarrat on sijoitettu samaan kohtaan aineistoon. Tästä syystä hybriditarrojen käyttö siirtymävaiheessa ei ole toimiva ratkaisu. Nykyisin käytössä oleva viivakoodi (code 39) on myös liian pitkä hybriditarraan, joten todennäköisesti aineisto olisi tarroitettava sekä viivakoodilla että RFID-tunnisteella. RFID:n avulla voidaan periaatteessa tunnistaa useita osia sisältävien CD- tai DVDpakkausten sisältö. Ongelmia kuitenkin aiheuttaa tunnistetarrojen sijoittuminen päällekkäin samaan pakkaukseen kuuluvissa levyissä. Tanskalaisissa kirjastoissa levyt on siirretty alkuperäisistä koteloista erillisiin muovitaskuihin. Levyt pystytään sijoittamaan niihin limittäin, jolloin tarrat eivät osu päällekkäin. Useiden niteiden lukeminen yhtä aikaa lainauksessa ja palautuksessa on periaatteessa mahdollista, mutta käytännössä esim. Silkeborgin kirjasto suosittelee enintään kolmen niteen yhtäaikaista lainausta. Lyngbyssä osassa aineistoa on viivakoodi ja osassa RFIDtunniste. Lainaus tapahtuu viivakoodin vaatimalla tavalla, yksi nide kerrallaan. Nykyisin käytössä oleviin lajitteleviin palautusautomaatteihin aineisto on syötettävä yksi kerrallaan. Standardeihin liittyvät ongelmat Standardien puute on hidastanut RFID-tekniikan yleistymistä. Tällä hetkellä kirjastoissa käytettävien tunnistetarrojen teknologiastandardit on hyväksytty ja käytössä kautta linjan eri toimittajilla. Tältä taholta ei näin ollen pitäisi syntyä yhteensopivuusongelmia eri toimittajien kesken. Tarrojen tietosisällön (tag memory map) määrittävien sovellusstandardien osalta työ on vielä kesken. Joitakin kansallisia standardeja on jo luotu, ja esimerkiksi Suomessa KATVE-ryhmä on saanut valmiiksi ehdotuksensa kansalliseksi standardiksi. Standardin noudattaminen vähentää tarvetta tarrojen konvertointiin ja uudelleen ohjelmointiin mahdollisessa toimittajan vaihtotilanteessa. Käyttöönoton ja siirtymävaiheen ongelmat RFID:n käyttöönoton haaste on aineiston häiriöttömän kierron varmistaminen siirtymävaiheen aikana. Viivakoodi ja elektromagneettinen suojaus saattavat olla pitkään aktiivisessa käytössä osassa toimipisteistä tai jäänteinä vanhemmassa aineistossa. Tanskan kokemusten mukaan virheellisiä hälytyksiä aiheutui, vaikka elektro-magneettinen suojaus oli de-aktivoitu RFID:n käyttöönoton yhteydessä. Vaikka RFID:n käytöllä pyritään

RFID-työryhmä 14.3.2006 14 yhdenmukaisiin käytäntöihin sekä sujuvampaan asiakaspalveluun ja työmenetelmiin, niin siirtymävaiheen aikana järjestelmien ja laitteiden kirjavuus pikemminkin lisääntyy. 3.4 RFID:N KÄYTTÖKOKEMUKSET Referenssikirjastoista saadut tiedot antoivat myönteisen kuvan RFID:n käyttömahdollisuuksista. RFID:hen liittyvä standardointi on pitkällä ja tekniset yksityiskohdat on pääosin ratkaistu. Laitteistojen ja tarrojen osalta tuotekehitys jatkuu edelleen. Referenssikirjastojen kokemusten mukaan RFID-tunnisteet ovat kestäviä eikä niitä juurikaan ole jouduttu uusimaan. RFID:n käyttöönottoprojektit ovat yleensä onnistuneet hyvin pienissä ympäristöissä. Siirtymävaiheessa käytössä ovat sekä viivakoodit että RFID-tunnisteet. Kahden tekniikan yhtäaikainen käyttö, siirtymävaihe viivakoodista RFID:hen tulee kuitenkin pitkittyessään kalliiksi. Näyttää siltä, että RFID:n käyttöönotto on usein yhdistetty: - itsepalveluautomaattien käyttöönottoon - suojauksen käyttöönottoon - remontin tai muun sulkemisen yhteyteen - palvelukulttuurin ja työtapojen muutokseen. Kirjastoissa on käytössä erilaisia ratkaisuja: - aineisto lainataan viivakoodilla, suojaus hoidetaan RFID:llä - aineisto lainataan ja suojaus hoidetaan RFID:llä - RFID-tunnistusta käytetään vain osakokoelmassa (esim. lainattavassa kurssikirjakokoelmassa) - osa aineistosta suojataan edelleen sijoittamalla se tiskin taakse. RFID:n käyttäjät ovat pääosin tyytyväisiä tekemäänsä ratkaisuun. Kyseessä on toisenlainen tapa hoitaa aineiston lainaus ja suojaus. Samat toiminnot voidaan hoitaa myös viivakoodilla ja elektromagneettisella suojauksella, mutta RFID:n tulevaisuuden käyttömahdollisuudet vaikuttavat laajemmilta. Näistä uudistuksista ei kuitenkaan ole vielä kovin paljon konkreettisia kokemuksia. Kustannuksista ja käynnistysvaiheen ongelmista huolimatta RFID:n käyttö näyttää lisääntyvän kaikkialla myös kirjastoissa. Suomessa RFID on (osittain) käytössä muutamissa yleisissä kirjastoissa ja erikoiskirjastoissa. Ensimmäiset RFID:n käyttöönottaneet kirjastot olivat pioneereja, joiden kokemuksista on ollut hyötyä seuraaville. RFID-tunnisteiden hinnat ja standardoinnin puute ovat hidastaneet liikkeelle lähtöä, mutta nyt tilanne on parempi niidenkin osalta. RFID:n käyttöönotto edellyttää kuitenkin kirjastoilta hyvää suunnittelua ja valmistautumista sekä luotettavan ja osaavan toimittajan valintaa, muuten riskit ovat suuret ja epäonnistumisesta koituu suuret kustannukset.

RFID-työryhmä 14.3.2006 15 4. RFID HELMET-KIRJASTOISSA 4.1 HELMET-KIRJASTOJEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ HelMet-kirjastojen laaja toimintaympäristö asettaa erityisen haasteen RFID:n mahdolliselle käyttöönotolle. HelMet-kirjastoihin kuuluu yli 60 toimipistettä, 6 kirjastoautoa, laitoskirjastoja ja kotipalvelu. Käytössä on yhteinen Millennium-kirjastojärjestelmä ja yhteisessä tietokannassa on noin 4 000 000 nidetietuetta. Monentyyppinen aineisto (kirjat, lehdet, kartat, nuotit, kasetit, videokasetit, CD- ja DVD-levyt jne.) kiertää vapaasti toimipisteiden välillä. Selvityksessä referensseinä käytetyt kirjastot ovat pienempiä (esim. Silkeborg 250 000 nidettä & puhdas RFID-ratkaisu, Amsterdam 1,7 miljoonaa nidettä & hybridiratkaisu toistaiseksi). Kaupunginkirjastot vastaavat omasta teknisestä ympäristöstään (tietoverkoista, työasemista, tulostimista, lukijoista, lainaus- ja palautusautomaateista ja lajittelijoista) sekä suojausjärjestelmistä ja varkaudenestoporteista. RFID-työryhmän kesällä 2005 kokoamien tietojen mukaan tilanne kaupungeittain oli seuraava: Espoo: - 14 kirjastoa - 39 lainausautomaattia - 7 lajittelevaa palautusautomaattia - suojausjärjestelmä/portit 7 kirjastossa Helsinki: - 38 kirjastoa - lainausautomaatit 27 kirjastossa - palautusautomaatit 5 kirjastossa - 2 suurta lajittelevaa palautusautomaattia - lajittelija lähettämössä - suojausjärjestelmä/portit 12 kirjastossa Kauniainen: - 1 kirjasto - 1 lainausautomaatti - 1 lajitteleva palautusautomaatti - suojausjärjestelmä/portit kirjastossa Vantaa: - 11 kirjastoa - 19 lainausautomaattia - 1 lajitteleva palautusautomaatti - suojausjärjestelmä/portit 8 kirjastossa Syksyllä 2005 valmistuneeseen HelMet-kirjastojen tietotekniikan yhtenäistämisselvitykseen on koottu yksityiskohtaisempaa tietoa esim. käytössä olevista automaateista. Selvityksen mukaan kaupunginkirjastojen tietotekniset ratkaisut ovat sidoksissa kunkin kaupungin ratkaisuihin. Automaatio- ja ohjelmistoratkaisuissa tulisi sen sijaan pyrkiä yhtenäisiin valintoihin.

RFID-työryhmä 14.3.2006 16 4.2 RFID:N KÄYTTÖMAHDOLLISUUKSIEN ARVIOINTI RFID:n käyttöä perustellaan yleensä itsepalveluun siirtymisellä ja sen tuomilla kustannussäästöillä. HelMet-kirjastoissa itsepalvelu on jo varsin laajasti käytössä, joten suurta hyötyä RFID ei enää tältä osin tuo. RFID-lainaus on asiakkaan kannalta hieman helpompaa, koska aineistoa ei tarvitse asetella yhtä tarkasti automaattiin, mutta lainaus (ja palautus) on varsin sujuvaa nykyisilläkin automaateilla. Henkilökunnan kannalta ergonomiset edut on pääosin jo saavutettu, kun itsepalvelulainauksen ja palautuksen osuus on kasvanut. HelMet-kirjastojen kannalta RFID:n käytöllä mahdollisesti saavutettavia etuja olisivat: - kokoelmien parempi hallinta. Hyllylukijat saattavat nopeuttaa kerran vuodessa tehtävää inventointia ja niille voidaan kehittää muitakin käyttömahdollisuuksia. - tulevaisuuden kehittämisideat (esim. älyhyllyt, kylmäasemat, palautusluukut). Vaikka RFID saattaa pitkällä aikavälillä tuoda joitakin parannuksia (esim. yhtenäisemmän suojauskäytännön), niin siirtymävaiheen aikana kirjavuus tulee pikemminkin lisääntymään. RFID-tunnisteet, viivakoodit ja nykyiset suojausjärjestelmät ovat todennäköisesti pitkään käytössä rinnakkain. Viivakoodin ja elektromagneettisen suojauksen käyttö voidaan teoriassa lopettaa, kun kaikki 4 miljoonaa nidettä on tarroitettu ja kaikkien kirjastojen kaikki laitteet päivitetty. Viivakooditarrat vanhassa aineistossa eivät aiheuta haittoja, mutta elektro-magneettisen suojauksen täydellinen de-aktivointi ei ilmeisesti ole mahdollista RFID ei tuo suoraa hyötyä myöskään HelMet-kirjastojen logistiikkaan. Kuljetuslaatikoiden sisältö vaihtelee eikä niiden liikkumisen seuranta RFID:n avulla vaikuta tässä vaiheessa tarpeelliselta. Yksittäiset niteet taas lajitellaan joko koneellisesti tai manuaalisesti. Koneellinen lajittelu voidaan toteuttaa joko viivakoodilla tai RFID:llä. Manuaalisessa lajittelussa kummastakaan ei ole hyötyä. 4.3 RFID-KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTIN ARVIOINTI Siirtyminen RFID:n käyttöön tapahtuisi HelMet-kirjastoissa todennäköisesti toimipiste kerrallaan. Kokemuksia RFID:n käytöstä voidaan koota pilottiprojektin avulla, mutta toisaalta RFID-pilottia ei kannata toteuttaa vain käyttökokemusten keräämisen vuoksi. Niitä voidaan kysyä muista kirjastoista. RFID-pilotin käynnistys on järkevää sitten, kun tavoitteena on kaikkien toimipisteiden siirtäminen RFID:hen. Ennen pilottihankkeen käynnistämistä on tärkeää pohtia, mitä hyötyjä RFID:n avulla haetaan. Koska itsepalvelu on HelMet-kirjastoissa jo varsin kattavasti toteutettu tavoitteena voi olla esim. suojauksen käyttöönotto kirjastossa, jossa sitä ei ennestään ole tai kokoelman hallinnan parantaminen hyllylukijoiden avulla. Tavoitteiden perusteella: - valitaan sopiva pilottikirjasto - valitaan tarroituskäytäntö (tarroitetaanko kaikki aineistotyypit, tarroitetaanko olemassa oleva kokoelma takautuvasti, tarroitetaanko muiden kirjastojen aineisto) - mietitään kokoelmapolitiikka (avokokoelma, varastoaineisto, poistot). Työryhmän mielestä pilotiksi sopii tavallinen keskikokoinen kirjasto, jossa ennestään ei ole varkaudenestojärjestelmää käytössä. Näin saadaan kokemuksia, jotka ovat sovellettavissa mahdollisiin jatkohankkeisiin. Elektro-magneettisen varkaudeneston de-aktivointi jää hankkeen ulkopuolelle.

RFID-työryhmä 14.3.2006 17 RFID-toimittaja valitaan tarjouskilpailun perusteella. Referenssikirjastojen kokemusten perusteella paras etenemistapa on valita kokonaisvastuullinen toimittaja, jonka kautta hoidetaan uusien laitteiden hankinta, vanhojen laitteiden päivitys, tarrojen hankinta ja käyttäjäkoulutus. Käytännössä toimittajilla on yhteistyösopimuksia muiden toimittajien kanssa (esim. tunnistetarrojen valmistajat). Valittu toimittaja joutuu tekemään yhteistyötä myös kirjaston nykyisten laite- ja ohjelmistotoimittajien kanssa. Käyttöönottoprojektin aikana selvitetään varsinaiset toiminnalliset yksityiskohdat esim. tarrojen tietosisältö ja sijoittelu aineistoon, laitteiden optimointi, viivakoodien käyttö ja aineiston kierron varmistaminen siirtymävaiheessa. Lisäksi on huolehdittava normaaleista projektitehtävistä: projektin hallinnasta, työn organisoinnista, dokumentoinnista, henkilökunnan koulutuksesta ja tiedotuksesta. Pilottiprojektin avulla voidaan selvittää RFID:n sovittamista HelMet-ympäristöön, RFID:n käyttöönoton ja käytön kustannuksia sekä RFID:n vaikutuksia henkilökunnan työhön ja palveluiden sujuvuuteen. Pilottikirjasto joutuu käyttämään pitkään sekä RFID-tunnisteita että viivakoodeja. HelMet-kirjastojen kokoisessa ympäristössä viivakoodeista ei ehkä koskaan päästä kokonaan eroon (esim. varastoaineisto) vaan kaikissa toimipisteissä on jatkossakin oltava mahdollisuus viivakoodien käsittelyyn.

RFID-työryhmä 14.3.2006 18 4.4 RFID:N KÄYTTÖÖNOTON KUSTANNUSTEN ARVIOINTI Työryhmän on arvioinut mahdollisen pilottihankkeen kustannusten muodostumista. Kustannuksia syntyy tunnistetarrojen hankinnasta, uusien laitteiden ja ohjelmistojen hankinnasta, nykyisten laitteiden päivityksestä, kokoelmien tarroituksesta ja muusta käyttöönottoprojektin henkilötyöstä. Hinta-arviot perustuvat liitteen 4 mukaisiin selvityksen aikana saatuihin tietoihin. Pilottina esimerkissä on keskikokoinen kirjasto, jossa ennestään ei ole käytössä suojausjärjestelmää. RFID-tunnisteet: RFID-tunnisteet kirjoihin ym. (40 000 nidettä): 20 000 RFID-tunnisteet CD- ja DVD-levyihin (10 000 nidettä): 20 000 Uutuushankinnat vuodessa RFID-tunnisteet kirjoihin ym. (4 000 nidettä): 2 000 RFID-tunnisteet CD- ja DVD-levyihin (1000 nidettä): 2 000 (Viivakooditarrat tarvitaan edelleen kaikkiin uutuuksiin.) Laitteet ja ohjelmistot: 2 uutta virkailijatyöasemaa, joissa konvertointiohjelma: 5 000 6 virkailijatyöaseman päivitys lukija/antennilla: 6 000 Uuden lainausautomaatin hankinta: 8 000 Vanhan lainausautomaatin päivitys: 4 000 Palautusautomaatin päivitys: 4 000 Hyllylukija 8 500 RFID-portti 2 käytävää 10 000 Yhteensä: 89 500 Käyttöönottoprojektin kustannukset: Toimittajan laskuttamat kulut Kirjaston projektityöntekijöiden kulut Kokoelmien tarroitus, henkilötyö - 3 kpl 2 3 hlön työryhmiä / yht. 1 000 kirjaa tunnissa - 3 kpl 2 3 hlön työryhmiä / yht. 300 CD/DVD-levyä tunnissa Muut mahdolliset tehtävät (aineiston siirto, koteloiden vaihto, infotarrat yms.) Koulutus ja tiedotus

RFID-työryhmä 14.3.2006 19 5. YHTEENVETO JA SUOSITUS JATKOTOIMENPITEIKSI Yhteenveto RFID (Radio Frequency Identification) on yleinen nimitys tekniikalle, joka käyttää radioaaltoja yksittäisten esineiden tunnistamiseen. RFID:tä käytetään teollisuudessa, kaupassa ja kuljetuksissa yksittäisten tuotteiden tai tuote-erien paikantamiseen ja niiden vaiheiden seurantaan tuotantoprosesseissa ja kuljetuksissa. Kirjastoissa RFID:tä käytetään viivakoodin sijasta niteiden tunnistukseen lainauksessa ja palautuksessa ja inventoinnissa sekä varkaudenestoon. RFID-järjestelmän komponentteja ovat niteiden RFID-tunnistetarrat, lukijat/antennit, kirjoittimet ja niiden toimintaan liittyvät ohjelmistot. RFID-lukija/antenni on sijoitettava virkailijatyöasemiin, lainaus- ja palautusautomaatteihin ja varkaudenestoportteihin. Inventointia varten on kehitetty kannettavia hyllylukijoita. RFID:n käyttöönoton yhteydessä on varmistettava myös yhteensopivuus kirjastojärjestelmän ja kirjaston verkkoratkaisujen (langattomat verkot) kanssa. RFID-tunnisteita voidaan käyttää sekä kirjaston aineistossa että kirjastokorteissa. Tällä hetkellä on käytössä sekä puhtaita RFID-ratkaisuja (pienissä kirjastoissa) että erilaisia yhdistelmäratkaisuja. Kirjastot perustelevat RFID:n käyttöä yleensä ergonomisilla näkökohdilla, palveluiden ja itsepalvelun sujuvuudella, kokoelmien hallinnan tehostamisella ja tehokkuuden lisäämisellä. RFID:n käyttöönottoa kirjastoissa ovat kuitenkin hidastaneet standardien keskeneräisyys ja tunnistetarrojen käyttöön liittyvät ongelmat. Tällä hetkellä standardointi on jo pitkällä ja tekniset yksityiskohdat on pääosin ratkaistu RFID:n käyttöönotto HelMet-kirjastoissa olisi mittava hanke (käyttöönottoprojekti, tunnistetarrojen hankinta, laitteiden ja ohjelmistojen päivitys ja yhteensovittaminen, henkilötyö). Siirtyminen RFID:n käyttöön kirjasto kerrallaan olisi käytännössä ainoa vaihtoehto, mutta aineiston häiriötön kierto eri toimipisteiden välillä olisi samalla varmistettava. RFID-tunnisteet, viivakooditarrat ja nykyiset suojausjärjestelmät olisivat joka tapauksessa pitkään käytössä rinnakkain. Jo pilottihankkeen käynnistäminen tarkoittaa pitkäaikaista sitoutumista RFID-tekniikkaan, eikä pilottia kannata käynnistää vain käyttökokemusten keräämiseksi. Itsepalvelu on jo toteutettu HelMet-kirjastoissa varsin hyvin nykyisiä tekniikoita käyttäen. RFID voisi kuitenkin helpottaa ja lisätä itsepalvelua ja tuoda hyötyä kokoelmien hallintaan. RFID:n käyttö kirjastoissa näyttää tällä hetkellä lisääntyvän, mutta ainakin toistaiseksi sitä käyttävät Suomessa (osaratkaisuina) vain pienet yleiset kirjastot ja erikoiskirjastot. Suositus jatkotoimenpiteiksi Työryhmän arvion mukaan HelMet-kirjastojen ei heti kannata käynnistää omaa RFIDhanketta. Mahdollisia jatkotoimenpiteitä ovat: - tavoitteiden asettaminen: mitä hyötyjä mahdollisella RFID-yhdistelmäratkaisulla haetaan, mitä nykyisiä ongelmia halutaan ratkaista, miten ratkaisu vaikuttaa toimintaan HelMet-ympäristössä - kustannus-hyötyanalyysin teettäminen konsultilla tarvittaessa - tilanteen seuraaminen: laitteiden kehittyminen, standardien vakiintuminen, hintakehitys, muiden kirjastojen käyttöönottoprojektit Pilottihanke voidaan käynnistää myöhemmin tämän raportin ja jatkoselvitysten perusteella.

RFID-työryhmä 14.3.2006 20 Liite 1. RFID-käsitteitä ja -määritelmiä Riitta Lehtinen Tiedot on poimittu RFID Journalista (Glossary), www.rfidjournal.com/article/glossary active tag An RFID tag that has transmitter to send back information, rather than reflecting back a signal from the reader as a passive tag does. Most active tags use a battery to transmit a signal to a reader. They are expensive (typically more than US$20 each). They are used for tracking expensive items over long ranges. air interface protocol The rules that govern how tags and readers communicate ANSI antenna American National Standards Institute The tag antenna is the conductive element that enables the tag to send and receive data. The RF energy from the reader antenna is harvested by the antenna and used to power up the microchip, which then changes the electrical load on the antenna to reflect back its own signals. anti-collision A general term used to cover methods of preventing radio waves from one device from interfering with radio waves from another. Anti-collision algorithms are also used to read more than one tag in the same reader s field. chip, microchip = siru, mikrosiru compatibility Two RFID systems are considered compatible if they use the same protocols, frequencies and voltage levels and are able to operate together within the same overall application (see interoperability). concentrator A device connected to several RFID readers to gather data from the readers. The concentrator usually performs some filtering and then passes only useful information from the readers on to a host computer. conductor A material, such as aluminum and copper, which readily conducts electricity. Conductors have a significant impact on the performance of RFID tags. Conductors near tags can reflect RF energy in a way that reduces tag performance, and they can also detune the tag. contactless smart card A credit card or loyalty card that contains an RFID chip to transmit information to a reader without having to be swiped through a reader. Such cards can speed checkout, providing consumers with more convenience.

RFID-työryhmä 14.3.2006 21 data field An area of memory in RFID microchips that is assigned to a particular type of information. Data fields may be protected (see below) or they may be written over, so a data field might contain information about where an item should be sent. When the destination changes, the new information can be written to the data field. data field protection The ability to prevent data stored in a specific area of memory of an RFID microchip from being overwritten. Companies might want to protect the data field that stores an Electronic Product Code, which doesn't change during the life of the product it's associated with. data retention The ability of a microchip to maintain the information stored in EEPROM. RFID tags and other microchips can typically retain data for 10 years or more, but data retention depends on temperature, humidity and other factors. EAS See electronic article surveillance electromagnetic interference (EMI) Interference caused when the radio waves of one device distort the waves of another. Cells phones, wireless computers and even robots in factories can produce radio waves that interfere with RFID tags. electronic article surveillance Simple electronic tags that can be turned on or off. When an item is purchased (or borrowed from a library), the tag is turned off. When someone passes a gate area holding an item with a tag that hasn't been turned off, an alarm sounds. EAS tags are embedded in the packaging of most pharmaceuticals. They can be RF-based, or acousto-magnetic. encryption The scrambling of data in such a way that it can be unscrambled and read only by those for whom it is intended. In RFID systems, encryption is used to protect information store on a transponder's microchip or to prevent the interception of communications between the tag and reader. field programming Tags that use EEPROM, or non-volatile memory, can be programmed after it is shipped from the factory. That is, users can write data to the tag when it is placed on a product. high-frequency This is generally considered to be from 3 MHz to 30 MHz. HF RFID tags typically operate at 13.56 MHz. They can be read from less than 3 feet away and transmit data faster than low-frequency tags. But they consume more power than low-frequency tags. hybridiportti portti, johon on asennettu lukijat sekä elektromagneettisia että RFID:hin perustuvia hälytystapoja varten

RFID-työryhmä 14.3.2006 22 inlay An RFID microchip attached to an antenna and mounted on a substrate. Inlays are essentially unfinished RFID labels. They are usually sold to label converters who turn them into smart labels. They are also sometimes called inlets. intelligent reader A generic term that is sometimes used to describe a reader that has the ability to filter data, execute commands and generally perform functions similar to a personal computer. interoperability In computing, the term refers to the ability to exchange and use information among disparate software systems. In RFID, the term generally refers to the ability of tags and readers from different vendors to communicate. inventory reader, shelf reader = inventointilukija, hyllylukija lukija, jota käytetään kokoelmissa olevan aineiston paikantamiseen tai inventointiin ISO 18000 A series of international standards for the air interface protocol used in RFID systems for tagging goods within the supply chain. low-frequency From 30kHz to 300 khz. Low-frequency tags typically operate at 125 khz or 134 khz. The main disadvantages of low-frequency tags are, that they have to be read from within three feet and the rate of data transfer is slow. But they are less subject to interference than UHF tags. memory The amount of data that can be stored on the microchip in an RFID tag. It can range from 64 bits to 2 kilobytes or more on passive tags. memory block Memory on the microchip in an RFID tag is usually divided into sections, which can be read or written to individually. Some blocks might be locked, so data can't be overwritten, while others are not. microwave tags A term that is sometimes used to refer to RFID tags, that operate at 5.8 GHz. They have very high transfer rates and can be read from as far as 30 feet away, but they use a lot of power and are expensive. (Some people refer to any tag that operates above about 415 MHz as a microwave tag.) null spot Area in the reader field that does not receive radio waves. This is essentially the reader s blind spot. It is a phenomenon common to UHF systems. one-time programmable Memory that can be written to, or programmed, only once and is afterwards write protected. After the memory is written to, it is like read-only memory.