KRIISIVIESTINTÄÄ, MITÄ MUKA MEILLE SATTUISI? Nina Paloheimo Seuraseminaari 23.11.2013
Professori Jaakko Lehtosen mukaan kriisin tuntomerkit ovat seuraavat: siihen liittyy asian paisumisen uhka sen kohde joutuu joko tiedotusvälineiden, viranomaisten tai muun merkityksellisen tahon erityisen tarkkailun kohteeksi se häiritsee normaaleja toimintoja se on uhka maineelle se uhkaa organisaation menestystä ja taloudellista tulosta
Kriisissä on pyrittävä viestinnässä nopeuteen, vilpittömyyteen ja dialogiin toisen osapuolen kanssa Kriisissä viestimisen tulee olla avointa ja pysyä AINA vain jo tiedettävässä faktoissa. Älä spekuloi, älä vastaa spekulointeihin. Pyydä anteeksi tarvittaessa, anna tietoa, myönnä virhe yleisö näkee organisaation haavoittuvana ja nöyränä älä ole ylimielinen, älä kiellä faktoja ole rehellinen
Organisaation täytyy tietää: Kuka tai ketkä puhuvat kukaan muu EI puhu Mitä puhuu viestin täytyy olla täysin yhteneväinen Milloin puhutaan milloin annetaan asia ulos, milloin tiedotustilaisuus vaiko tiedote Ole nopea- koska media on.
Millainen on teidän lähtötilanteenne? Varaudu mitä voi tulla eteen Jos jotain tapahtuu, seuralla on siihen selkeä ohjeistus Kuka silloin johtaa tilannetta ja kuka puhuu Kenellä on valmiudet esiintyä rauhallisesti ja selkeästi Koulutus ja perehdyttäminen keskeisille henkilöille Yhteinen läpikäyntitreeni, vähintään kerran vuodessa
Suunnitelma kuntoon! 1. Kriisien kartoitus mitä kaikkea voikaan tapahtua? Niin, lähes ihan kaikkea anna negatiivisuuden lentää tällä kertaa
Sisäiset ja taloudelliset ongelmat Luottamushenkilöaseman väärinkäyttö Varojen väärinkäyttö Sisäiset ristiriidat Valintaprosessit ja riidat Erotapaukset Valmentajien ja urheilijoiden väliset eettiset kysymykset
Ulkoiset ongelmat Yhteistyökumppanin tai sponsorin konkurssi Yhteistyökumppanin eettinen/moraalinen kyseenalaistus Yhteistyökumppanin kriisi/skandaali
Toiminnan häiriöt Dopingtapaukset Menestyksen äkillinen romahtaminen Henkilöstön/lh-toiminnassa äkkiero/äkillinen vaje resurssien puute Ympäristöriski Tulipalo venevajassa
Fyysiset kriisit Onnettomuus seuran satamassa Onnettomuus seuran saaritukikohdassa Kuolemantapaus merellä tai seuran alueella Liiton tai seuran keskeisen toimijan, työntekijän äkillinen poismeno tai onnettomuus
Skandaalit - Seuran johtohahmon juorijuopumus tai onnettomuus juopuneena Seuran johtohahmon rikostuomio Hyväksikäyttötapaukset Törttöilyjähän tapahtuu, mutta liian pitkälle ei kannata mennä
Mitä muuta voi tapahtua? Mikä on meidän seurallemme ominaista toimintaa, joka voi johtaa kriisiin -Eihän se kivaa ole näitä pohtia mutta joskus kannattaa antaa pessimistin nostaa päätä ylös mutta vain hetkeksi.
2. Kriisinhallintaryhmä ketä kuuluu ja kuka puhuu Kriisinhallintaryhmä ennakoi yllä olevan. Mitä voi tapahtua. Se luo strategian mitä pahassa paikassa tehdään ja luo toimintaohjeet ja niitä noudetaan aina! Se antaa yleisohjeet ja neuvot
2. Kriisinhallintaryhmä Vastuulliset henkilöt: Seuran mahdollinen toiminnanjohtaja Puheenjohtaja Viestintävastaava Hallituksen jäseniä tai toimikuntien puheenjohtajia
3. Toimintasuunnitelma - Prosessin kuvaus, mitä tehdään kun alkaa tapahtua - Kuka viestii ja mitä kanavia käyttää - Tieto on oltava saatavilla - Ryhmän on päästävä koolle - Yksi johtaa. YKSI johtaa Suunnitelma: Ennen kriisiä Kriisin aikana Kriisin jälkeen
Kriisin aikana Muistakaa tiedottamisen hierarkia Kun kriisi on päällä (onnettomuus, tulipalo, hukkuminen jne) vain pelastuslaitos tiedottaa. Vasta kriisin lauettua tai kun pelastustoimijoiden kanssa erikseen sovitaan, vastuuta ottaa myös seura
4. Kohderyhmä Kenelle onnettomuuden, skandaalin tai toiminnallisen ongelman edessä viestitään. Miettikää jokainen case kerrallaan. Onnettomuus pelastushenkilöt, seuran jäsenet, (liitto) media Skandaali hallitus, (liitto) media
5. Tilat ja välineet Mieti tila, missä ryhmä työskentelee Mihin se kutsuu myös median tai muut kohderyhmät joille pitää puhua
6. Toiminta kriisitilanteen jälkeen Palaaminen päiväjärjestykseen Keskustelu mitä tapahtui, miten hoidettiin, onnistuimmeko tilanteen viemisessä Tarviiko joku vielä apua.
7. Valmiudesta huolehtiminen Käykää kriisisuunnitelma läpi vuosittain Onko jotain uutta uhkaa, joka tulisi huomioida tai siihen varautua Simuloikaa ja harjoitelkaa tiukkoja tilanteita sitä varten on olemassa apua!
8. Kriisien ennaltaehkäiseminen - Huolehtikaa turvallisuudesta - Pysykää tilanteen tasalla Jos uhkia näkyy, tarttukaa tilanteeseen. Jos joku vähättelee uhkaa, joka on sinusta todellinen puhu muille ryhmän jäsenille.
Kriisivalmiutta löytyy - Liitosta Valosta Viestinnän konsulteilta