Ulkomaisen työvoiman rekrytoinnin viranomaisasioinnin ideaalimalli

www.egoprise.eu Ulkomaisen työvoiman rekrytoinnin viranomaisasioinnin ideaalimalli Ideaalimallin esittely ja vertailu nykyisiin käytäntöihin Suomessa Projektipäällikkö Saara Leppänen Egoprise-hanke, Seinäjoen Ammattikorkeakoulu, Liiketoiminta Marraskuu 2012

Sisällysluettelo Ulkomaisen työvoiman rekrytoinnin viranomaisasioinnin ideaalimalli... 2 Kolmannen maan kansalaisen rekrytoinnin viranomaisprosessi... 5 Prosessimalli 1... 5 Prosessikuvaus 1... 6 EU/ETA kansalaisen rekrytoinnin viranomaisprosessi... 7 Prosessimalli 2... 7 Prosessikuvaus 2... 7 Ideaalimallin vertailu nykyisiin käytäntöihin sekä voimassa olevaan lainsäädäntöön... 9 Liite 1: Kolmannen maan kansalaisen & EU/ETA-kansalaisen tämänhetkiset viranomaisprosessit Liite 2: Egoprise-hanke: Lainsäädäntöselvitys osana hankkeen tulevaisuuden toimintasuunnitelmaa 1

Ulkomaisen työvoiman rekrytoinnin viranomaisasioinnin ideaalimalli Työhön tulevan maahanmuuttajan viranomaisprosessi alkaa työntekijän kotimaan lähetystössä ensimmäistä työntekijän a haettaessa (kolmannen maan kansalaiset) tai kun oleskeluoikeuden rekisteröintiprosessi aloitetaan (EU/ETA-kansalaiset), ja päättyy siihen kunnes kaikki tarvittavat viranomaisprosessit on käyty läpi. Tämä ideaalimalli kattaa vain ne työntekijät, joilla on jo työpaikka valmiina Suomessa. Malli ei ota huomioon perheenjäseniä. Tässä ideaalimallissa on otettu huomioon työnantajan, työntekijän sekä kulloinkin vastuussa olevan viranomaistahon työtaakka niin, että prosessi olisi kaikin mahdollisin tavoin tehokkaampi ja asiakasystävällisempi. Tämä ideaali prosessi perustuu tietojärjestelmien hyväksikäyttöön. Työhön tulevan maahanmuuttajan viranomaisprosessia parannettaessa tulee ottaa huomioon seuraavat seikat: 1. Työntekijän näkökulmasta (työntekijä hakee itse työperusteista a) Yksi hakemuslomake, jossa otetaan huomioon useiden viranomaisten tiedontarpeet: perustietoja käyttävät kaikki työllistymisprosessissa mukana olevat viranomaiset: Maahanmuuttovirasto, Työ- ja elinkeinotoimisto, väestötietojärjestelmää ylläpitävät viranomaiset, sekä Verotoimisto ja KELA, ilman erillisiä tietolomakkeita. Käynnit eri viranomaisten luona on minimoitu: kaikki viranomaiset käyttävät hyväkseen ensimmäisessä hakemuksen tietolomakkeessa olevaa tietoa ja tekevät päätöksen tämän tiedon perusteella. Prosessin kesto on kohtuullinen. 2. Työnantajan näkökulmasta Mahdollisuus saada nopeasti osaavaa työvoimaa yrityksen tarpeisiin, myös sesonkityöhön Prosessin tulisi olla sujuva: prosessi vaatii työnantajan aikaa ja resursseja minimaalisen määrän 3. Viranomaisten näkökulmasta Maahanmuuttovirasto: ulkomaalaisen henkilöllisyys tarkastetaan Työ- ja elinkeinotoimisto: ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeus tarkastetaan mikäli näin vaaditaan Väestörekisterikeskus ja maistraatti: ulkomaalainen rekisteröidään väestötietojärjestelmään, hänelle luodaan henkilötunnus ja kotikuntaoikeus tarkastetaan. Ulkomaalaisen yhdenmukaiset henkilötiedot sekä yhteinen yksilöintitunnus henkilöturvatunnuksen muodossa eri viranomaisrekistereissä vähentävät selvittelyjen tarvetta ja parantavat hallinnon asiakkaan oikeusturvaa yleisesti. Verohallinto: Työntekijä maksaa veroa lakien mukaan KELA: Työntekijän oikeus Suomen sosiaaliturvaan tarkistetaan 2

4. Tietojärjestelmä(t): Tieto syötetään yhteen tietojärjestelmään, josta se välittyy automaattisesti sähköisten liitäntöjen kautta muiden viranomaisten tietojärjestelmiin reaaliajassa. Tieto syötetään sähköiseen järjestelmään vain kerran. Samoja tietoja ei kysytä kahteen kertaan eri viranomaisten taholta. Tietojärjestelmien tulee täyttää ne kriteerit, mitkä ovat tarpeen sähköisten liitäntöjen käyttämisessä. Henkilötunnus on tärkeä henkilöä yksilöivä tunniste, joka on välttämätön tietojärjestelmien väliseen tiedonvälitykseen. Henkilötunnus luodaan maahantulolupaprosessin alkuvaiheessa. Työntekijän a / EU/ETA-kansalaisen rekisteröintiä koskevat kaikenkattavat tiedot voidaan tallettaa tietojärjestelmään. 5. Lainsäädäntö Lainsäädäntö mahdollistaa ulkomaalaiseen työntekijään liittyvän tiedon välittämisen sähköisten liitäntöjen kautta kaikkien eri viranomaisten tietojärjestelmien välillä heti, kun tieto on syötetty ensimmäiseen järjestelmään. Tämä ideaali prosessi ehdottaa, että väestötietojärjestelmää käytettäisiin nk. kaikenkattavana tietojärjestelmänä, josta tieto välittyy muille tahoille (kuva 1). Vaihtoehtoisena nk. kaikenkattavan tietojärjestelmänä voisi toimia ulkomaalaisrekisteri (kuva 2). Kaikenkattavaan tietojärjestelmää ei kuitenkaan tarvita, mikäli kaikki tarvittavat ulkomaalaisen henkilön rekisteritiedot eri viranomaisrekistereissä ovat muiden viranomaisten saatavilla reaaliaikaisesti. Tällöin kaikissa viranomaisrekistereissä tulisi olla rajapinnat, jotka mahdollistaisivat muiden viranomaisten tekemät automatisoidut kyselyt ja reaaliaikaiset vastaukset. 3

Tietojärjestelmä 1 Maahanmuuttovirasto Ulkomaalaisrekisteri Tietojärjestelmä 2 Väestötietojärjestelmä Tietojärjestelmä 3 Verohallinto Tietojärjestelmä 4 KELA Kuva 1. Tieto lähetetään ensimmäisestä tietojärjestelmästä ulkomaalaisrekisteristä ensin väestötietojärjestelmään, jossa luodaan henkilötunnus. Mikäli väestötietojärjestelmä toimisi nk. kaikenkattavana tietojärjestelmänä, se välittäisi tiedot muihin tietojärjestelmiin sähköisten liitäntöjen avulla. Tietojärjestelmä 1 Maahanmuuttovirasto Ulkomaalaisrekisteri Tietojärjestelmä 3 Työ- ja Elinkeinotoimisto Tietojärjestelmä 4 Verohallinto Tietojärjestelmä 2 Väestötietojärjestelmä Tietojärjestelmä 5 KELA Kuva 2. Tieto lähetetään ensimmäisestä tietojärjestelmästä kaikkiin tarvittaviin tietojärjestelmiin. Ensimmäinen tietojärjestelmä, johon työntekijän tiedot tallennetaan, on ulkomaalaisrekisteri. Mikäli ulkomaalaisrekisteri toimisi nk. kaikenkattavana tietojärjestelmänä, väestötietojärjestelmä loisi ja toimittaisi henkilötunnuksen ulkomaalaisrekisterille erillisenä palveluna. Ilman henkilötunnusta henkilöitä ei pystytä yksilöimään eikä sähköinen tiedonvälitys ole mahdollista muille tahoille ulkomaalaisrekisteristä 4

Kolmannen maan kansalaisen rekrytoinnin viranomaisprosessi Prosessimalli 1 Prosessimalli 1: Kolmannen maan kansalaisen rekrytointiin liittyvät viranomaisprosessit Lähetystö Työntekijä Työnantaja ilmoittaa työpaikan avoimeen hakuun. Sopimus työntekijän ja työnantajan välillä. Työntekijän hakemuksen valmistelu 1b. Jätetään hakemus viranomaiselle. Lähetystö saa hakemuksen ja laittaa eteenpäin. 1a. 5. Työntekijän oleskeluluvan ja henkilötunnuksen vastaanottaminen Matka Suomeen 6a. 9. Käynti maistraatissa Vastaanotetaan KELA- ja verokortti postitse Maahanmuutovirasto 1c. Hakemus tarkastetaan Työntekijän oleskeluluvan myöntäminen ja ulkomaalaisen tietojen lisääminen ulkomaalaisrekisteriin. 3. Työ- ja elinkeinotoimisto 2. Työ- ja elinkeinotoimisto varmistaa työskentelyoikeuden. Väestötietojärjestelmä Ulkomaalaisen tiedot lisätään Väestötietojärjestelmään ja hänelle luodaan henkilötunnus 4. 6c. Kotikuntamerkintä Maistraatti 6b. Kotikuntaharkinta KELA Verohallinto 7. 8. Valmistellaan verokortti Päätetään Suomen sosiaaliturvaan kuulumisesta ja myönnetään KELA-kortti 5

Prosessikuvaus 1 Ensimmäinen työperusteinen hakemus täytetään ja jätetään työntekijän kotipaikkaa lähinnä olevaan Suomen edustustoon. Viranomaiset tarkastavat hakemuksen ja sen liitteet sekä pyytävät toimittamaan puuttuvat liitteet. Hakijan henkilöllisyys tarkistetaan. Edustusto laittaa hakemuksen sähköisesti liitteineen eteenpäin maahanmuuttovirastolle. Mikäli maahanmuuttovirasto voi päättää työnteko-oikeudesta tai sitä ei tarvita, myönnetään (prosessimalli kohta 1abc). Mikäli Työ- ja elinkeinotoimiston Työlupayksikön tulee tarkistaa työnteko-oikeus, kulkevat hakemuksen tiedot maahanmuuttovirastosta sähköistä liitäntää pitkin Työlupayksikköön. Työ- ja elinkeinotoimiston osaratkaisun puoltaessa ulkomaalaisen työntekijän työskentelyä Suomessa, ulkomaiselle työntekijälle myönnetään (prosessimalli kohta 2,3). Tieto myönnetystä oleskeluluvasta sekä siinä mainitut tiedot lähetetään välittömästi sähköistä liitäntää pitkin väestötietojärjestelmään, jossa ulkomaalaiselle luodaan henkilötunnus. (prosessimalli kohta 4). Työntekijä hakee kortin sekä henkilötunnuksen edustustosta kotimaastaan henkilökohtaisesti ja matkustaa Suomeen (prosessimalli kohta 5) Työntekijä saapuu Suomeen ja käy henkilökohtaisesti tunnistautumassa ja ilmoittamassa asuinpaikkansa asuinpaikkansa mukaan määräytyvässä maistraatissa tai poliisilla määräajan kuluessa. Työntekijä tarvitsee kortin asuinpaikkansa merkitsemiseen väestötietojärjestelmään (prosessimalli kohta 6a). Maistraatti tekee kotikuntaharkinnan, ja kotikuntamerkinnän väestötietojärjestelmään, mikäli ehdot täyttyvät (prosessimalli kohta 6bc). Kun asuinpaikka ja mahdollisesti kotikunta on henkilökohtaisella käynnillä ilmoitettu ja merkitty väestötietojärjestelmään (ulkomaalainen on saapunut Suomeen ja asuu osoitteessa X), tiedot ulkomaalaisesta työntekijästä välittyvät sähköisesti väestötietojärjestelmästä KELA:an sekä Verohallintoon (prosessimalli kohta 7,8). KELA tekee päätöksen ulkomaalaisen oikeudesta Suomen sosiaaliturvaan ja lähettää tiedon päätöksestä työntekijälle väestötietojärjestelmään ilmoitettuun kotiosoitteeseen. Myös sairausvakuutuskortti voidaan lähettää postitse työntekijälle suoraan kotiin (prosessimalli kohta 9) Verohallinto laatii työntekijälle verokortin ja lähettää sen työntekijän väestötietojärjestelmään ilmoittamaan kotiosoitteeseen (prosessimalli kohta 9). Työntekijä avaa itselleen tilin pankkiin (henkilökohtainen käynti), jolloin hänelle luodaan pankkitunnukset. Tähän työntekijä tarvitsee henkilöllisyystodistuksen sekä henkilötunnuksen. Pankkitunnukset toimivat henkilöllisyyden varmentamisprosessissa viranomaisten sähköisissä palveluissa. Jos ensimmäinen hakemus jätetään Suomessa poliisille Jos ulkomaalainen on jo Suomessa ja löytänyt työpaikan, eikä hänellä ole vielä työntekijän a (on saapunut Suomeen esimerkiksi opiskelijan oleskeluluvalla tai viisumilla), sama ideaalitilanne on sovellettavissa kuin yllä on esitetty. Suomen edustuston roolissa toimii tuolloin poliisi. Suomessa poliisille hakemuksen jättävän viranomaisprosessista jäisi ideaalimallin mukaan kuitenkin pois käynti asuinpaikkaa lähimpänä olevassa maistraatissa henkilötunnuksen 6

sekä kotikuntamerkinnän saamiseksi. Ideaalimalli esittää, että käynti poliisilla riittää sekä oleskeluluvan että henkilötunnuksen saamiseksi, sekä kotikuntaharkinnan vireille panemiseen (poliisi vastaanottaa pyynnön). Mikäli poliisilla olisi valtuudet suorittaa myös kotikuntaharkinta, voitaisiin kotikuntamerkintä tehdä myös poliisin toimesta. Vaihtoehtoisesti nämä toiminnot voisi poliisin sijaan hoitaa myös maistraatti, mikäli maistraatilla olisi oikeus ottaa vastaan oleskeluoikeuden rekisteröintejä. Olennaisinta käsillä olevan ideaalimallin kannalta on se, että ulkomaalainen työntekijä voi hoitaa velvollisuutensa yhdellä viranomaiskäynnillä. EU/ETA kansalaisen rekrytoinnin viranomaisprosessi Prosessimalli 2 Prosessimalli 2: EU/ETA-kansalaisen rekrytointiin liittyvät viranomaisprosessit Poliisi Työntekijä Sopimus työntekijän ja työnantajan välillä 2. Jätetään oleskeluoikeuden rekisteröimisilmoitus Oleskeluoikeuden rekisteröiminen Ulkomaalainen lisätään ulkomaalaisrekisteriin 1. 4. Vastaanotetaan rekisteröintitodistus ja henkilötunnus Vastaanotetaan KELA-kortti, verokortti ja kotikuntapäätös postitse. 7. Väestötietojärjestelmä 3. Ulkomaalainen rekisteröidään Väestötietojärjestelmään ja hänelle luodaan henkilötunnus. 5b. Kotikuntamerkintä KELA Verohallinto Masitraatti 5a. Kotikuntaharki nta 6a. Valmistellaan verokortti 6b Päätetään Suomen sosiaaliturvaan kuulumisesta ja myönnetään KELA-kortti Prosessikuvaus 2 Kun EU-kansalainen tai siihen rinnastettava haluaa työskennellä Suomessa yli 3 kk, tulee hänen rekisteröidä oleskeluoikeutensa poliisilla. EU-kansalainen tai siihen rinnastettava on suomalaiseen rinnastettava työntekijä, eikä erityistä työlupaa tarvita. Poliisille oleskeluoikeuden rekisteröintipyynnön jättävän EU-kansalaisen viranomaisprosessista jäisi ideaalimallin mukaan pois käynti asuinpaikkaa lähimpänä olevassa maistraatissa henkilötunnuksen sekä kotikuntamerkinnän saamiseksi. Ideaalimalli esittää, että käynti poliisilla riittää sekä oleskeluoikeuden rekisteröimiseksi että henkilötunnuksen saamiseksi, sekä myös kotikuntaharkinnan vireille panemiseen (poliisi 7

vastaanottaa pyynnön). Mikäli poliisilla olisi valtuudet suorittaa myös kotikuntaharkinta, voitaisiin kotikuntamerkintä tehdä myös poliisin toimesta. Vaihtoehtoisesti nämä toiminnot voisi poliisin sijaan hoitaa myös maistraatti, mikäli maistraatilla olisi oikeus ottaa vastaan oleskeluoikeuden rekisteröintejä. Olennaisinta käsillä olevan ideaalimallin kannalta on se, että ulkomaalainen työntekijä voi hoitaa velvollisuutensa yhdellä viranomaiskäynnillä. 8

Ideaalimallin vertailu nykyisiin käytäntöihin sekä voimassa olevaan lainsäädäntöön Alla oleva taulukko perustuu ideaalimallia tarkastelevaan lakiselvitykseen (liite 2, 33 sivua) 1. Lakiselvityksessä on tarkasteltu niitä lainsäädännön kohtia, jotka hankaloittavat ideaalimallin kaltaista, tietojärjestelmiin perustuvaa työhön tulevan maahanmuuttajan viranomaisprosessia. Taulukossa on myös lakiselvityksen pohjalta tehtyjen lisäselvitysten johtopäätöksiä. Lakiselvityksen mukaan suurimmat ongelmat Egoprise-hankkeessa luotua ideaalimallia tarkasteltaessa liittyvät ainakin epäsuorasti rekisterinpitäjien epäyhtenäisiin käytäntöihin. Maistraatteja koskevat omanlaisensa luotettavuusvaatimukset väestötietojärjestelmään talletettavalle tiedolle. Suurin lainsäädännöllinen este liittyy nimenomaisesti ulkomaan kansalaisen tiedon tallettamiselle väestötietojärjestelmään ja siten myös ulkomaan kansalaiselle annettavaan henkilötunnukseen, jonka saaminen tämänhetkisen lainsäädännön mukaan velvoittaa ulkomaalaisen työntekijän henkilökohtaista asiointia viranomaisella (maistraatissa). Ulkomaalaisen tietojen lisääminen ulkomaalaisrekisteriin ja väestötietojärjestelmään ovat tällä hetkellä kaksi erillistä prosessia, ja rekisterien ylläpitäjien käytännöt epäyhtenäisiä. Mikäli viranomaisten tietojärjestelmien välistä tiedonvälitystä halutaan tulevaisuudessa tehostaa työperäisen maahanmuuton viranomaisprosessissa, on henkilötunnuksen luominen prosessin alkuvaiheessa oleskeluluvan / oleskeluoikeuden rekisteröimisen yhteydessä välttämätön uudistus: Henkilötunnus mahdollistaa sen, että henkilöt ovat näin yksilöitävissä kaikissa tietojärjestelmissä. Taulukko 1. Ideaalimallin vertailu nykyisiin käytäntöihin sekä voimassaolevaan lainsäädäntöön. Yksityiskohtainen lakiselvitys liitteessä 2. Kohta ideaalimallissa Lainkohta Ideaalimallin vertailu nykyisiin käytäntöihin sekä voimassa olevaan lainsäädäntöön Sivut lainsäädäntöselvityksessä Prosessimalli 1 Kohta 1a Jätetään työntekijän hakemus viranomaiselle Nykyisessä prosessissa maahanmuuttovirastolle toimitettavan hakemuksen tiedot mahdollistavat ainoastaan työntekijän oleskeluluvan myöntämiseen liittyvän prosessin ja siihen liittyvien tietojen lisäämisen ulkomaalaisrekisteriin. Kolmannen maan kansalaisen tulee Suomeen saavuttuaan esittää pyyntö asuinpaikkaansa lähinnä olevalle maistraatille tietojensa tallentamisesta väestötietojärjestelmään henkilötunnuksen saamiseksi (nykyprosessi kts. liite 1). 8-10 1 Lakiselvitys toteutettiin kesä-heinäkuussa 2012 9

Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskukse n varmennepalveluista (21.8.2009/661): 9, 22, Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (21.8.2009/661) 9 mukaan henkilön tulee esittää pyyntö tietojensa tallentamisesta väestötietojärjestelmään. Jotta ulkomaalaisen tiedot voitaisiin oleskeluluvan myöntämisen yhteydessä tallentaa myös väestötietotietojärjestelmään henkilötunnuksen luomiseksi, voitaisiin hakemukseen sisällyttää lause, jossa hakijalle esitetään mahdollisuus pyyntöön henkilötietojen lisäämiseksi myös väestötietojärjestelmään. Laki ulkomaalaisrekisteristä (19.12.1997/1270): 1 Henkilötietolaki (22.4.1999/523): 8. Mitä tulee ulkomaalaisrekisteriin liittyvään lainsäädäntöön, ulkomaalaisrekisteriin sovellettava Henkilötietolaki (22.4.1999/523) mahdollistaa ulkomaalaisen tietojen eteenpäin välittämisen ulkomaalaisrekisteristä muiden viranomaisten käsittelyyn. Oleskelulupahakemuksessa voitaisiin kysyä ulkomaalaisen suostumus tietojen käsittelyyn kutakin tarkoitusperää varten erikseen yksilöidysti niin kuin yllä esitettiin väestötietojärjestelmää koskien. Prosessimalli 2 Kohta 1 Jätetään oleskeluoikeuden rekisteröinti-ilmoitus Laki ulkomaalaisrekisteristä (19.12.1997/1270): 1 Henkilötietolaki (22.4.1999/523): 8. Mitä tulee EU- ja siihen rinnastettavaan kansalaiseen, voitaisiin samaa käytäntöä soveltaa rekisteröintilomaketta jätettäessä kun kolmannen maan kansalaisten kohdalla hakemusta jätettäessä (kts. yllä). Oleskeluoikeuden rekisteröintilomake jätetään poliisille. EU- tai siihen rinnastettava kansalainen voisi esittää pyynnön henkilötietojensa väestötietojärjestelmään tallentamista varten oleskeluoikeuden rekisteröintilomakkeessa. 8-10 Mitä tulee yleisesti ulkomaalaisen tietojen eteenpäin lähettämiseen muille viranomaisille käsiteltäväksi ulkomaalaisrekisteristä, tämän mahdollistaa ulkomaalaisrekisteriin sovellettava Henkilötietolaki (22.4.1999/523). Rekisteröintilomakkeessa voitaisiin kysyä ulkomaalaisen suostumus tietojen käsittelyyn kutakin tarkoitusperää varten erikseen (esim. edellä mainittu tietojen tallentaminen väestötietojärjestelmään sekä sosiaaliturvan tarkastaminen). Kaikenkattavan tietojärjestelmän kaksi vaihtoehtoa, sivu 3 kuvat 1 Ideaalimallin edellyttämässä laajuudessa kaikenkattavia tietoja ei voitaisi ilman lakimuutosta tai valtioneuvoston asetusta tallettaa väestötietojärjestelmään (mikäli väestötietojärjestelmä olisi kaikenkattava 10-15 10

& 2 tietojärjestelmä sivun 3 kuvan 1 mukaisesti). Ulkomaalaislaki (301/2004): 7 Ulkomaalaisrekisteriin puolestaan tallennetaan Ulkomaalaislain 7 pykälässä mukaisesti yleiset tiedot työnantajista ja teonteosta. Mikäli väestötietojärjestelmä vain toimittaisi henkilötunnuksen ulkomaalaisrekisterille (sivun 3 kuvan 2 mukaisesti), an liittyviä kaikenkattavia tietoja ei tarvitsisi väestötietojärjestelmään viedä prosessin loppuunsaattamiseksi, vaan perustiedot ulkomaalaisesta riittäisivät. Tällöin ulkomaalaisrekisteri toimisi nk. kaikenkattavana tietojärjestelmänä ja välittäisi tiedot ulkomaalaisesta ja tämän oleskeluluvasta muille tahoille, muun muassa KELA:an sosiaaliturvapäätöstä varten. Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskukse n varmennepalveluista (21.8.2009/661): 10 Työntekijän oleskeluluvan kaikenkattaville tiedoille väestötietojärjestelmässä voidaan nähdä Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain pykälää 10 tukeva tarkoitusperä siinä, että se tukee ulkomaalaisrekisterin ja väestötietojärjestelmän ulkomaalaisiin liittyvien tietojen yhdenmukaisuutta. Nykyisessä käytännössä maistraatin virkailijat merkitsevät ulkomaalaiset väestötietojärjestelmään ja joutuvat tarkistamaan ulkomaalaisen tiedot ulkomaalaisrekisteristä ennen tietojen järjestelmään tallentamista, jotta tiedot olisivat yhtenevät. Prosessimalli 1 Kohta 2 Työ- ja elinkeinotoimisto varmistaa työskentelyoikeuden Ulkomaalaislaki (301/2004): 71 ja 72 Ideaalimallin mukaan työhön tulevan ulkomaalaisen viranomaisprosessin tulisi olla sellainen, että se mahdollistaa ulkomaisen työvoiman saannin kohtuuajassa, ottaen huomioon työnantajien tarpeet. Työntekijän an kuuluva Ulkomaalaislain (301/2004) 71 ja 71 pykälän mukainen harkinta kuitenkin viivästyttää prosessia kohtuuttomasti Tampereen Työlupayksikössä. Viranomaishaastatteluista kävi ilmi, että hakemusten suuri määrä ruuhkauttaa palvelua. Muissa Työlupayksiköissä ruuhkautumista ei ole, ja harkinta saadaan suoritettua määräajassa. Jotta ulkomaisen työvoiman saatavuus saadaan tulevaisuudessa turvattua, työntekijän oleskeluluvan harkintaprosessia tulisi tehostaa niissä Työlupayksiköissä, joissa hakemuksia tarkastetaan suuri määrä, jotta pystytään takaamaan harkinnan suorittaminen määräajan puitteissa. 4-7 11

Prosessimalli 1 Kohta 3 Työntekijän oleskeluluvan myöntäminen ja ulkomaalaisen tietojen lisääminen ulkomaalaisrekisteriin Kohta 4 Ulkomaalaisen tiedot lisätään väestötietojärjestelmään ja hänelle luodaan henkilötunnus Kohta 6 a. Käynti maistraatissa b. Kotikuntaharkinta c. Kotikuntamerkintä Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskukse n varmennepalveluista (21.8.2009/661): 9 ja 22 Kotikuntalaki (11.3.1994/201): 1, 4 ja 7 Ideaalimallin mukaan myönnetty työntekijän on perusedellytys ja riittävä edellytys kolmannen maan kansalaisen tietojen lisäämiselle väestötietojärjestelmään sekä henkilötunnuksen luomiselle. Nykyprosessissa kolmannen maan kansalainen saa henkilötunnuksen vasta Suomeen saavuttuaan henkilökohtaisella käynnillä maistraatissa. Henkilötunnuksen luominen on Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 11 pykälän mukaan riippuvainen lainkohdan 9 pykälästä, jonka mukaan ulkomaalaisen tiedot voidaan tallettaa väestötietojärjestelmään, jos hänellä on kotikuntalain (201/1994) mukaan määräytynyt kotikunta. Maistraatilla on ulkomaalaisen tietojen väestötietojärjestelmään rekisteröinnissä harkintavalta silloin, kun ulkomaalainen rekisteröidään ilman kotikuntaa henkilötunnuksen saamista varten. Pyyntö kotikunnasta tai väliaikaisen oleskelun aiheuttama tietojen tallentamisen tarve esimerkiksi työskentelyn takia osoitetaan sille maistraatille, jonka virka-alueella ulkomaalainen asuu, ja se tulee tehdä henkilökohtaisesti. Lain 22 pykälässä määrätään muiden viranomaisten toimivallasta. Jotta henkilötunnus voitaisiin oleskeluluvan myöntämisen yhteydessä luoda, tulisi maahanmuuttovirasto sekä poliisi lisätä pykälään 22 viranomaiseksi, jolla on toimivalta kirjata ulkomaalaisia väestötietojärjestelmään ja antaa henkilötunnuksia 2. Verohallinto on lisätty lakiin jo aikaisemmin (tilapäisesti Suomessa työskentelevät ulkomaalaiset). Mitä tulee kotikuntaharkinnan suorittamiseen, ei ideaalimalli tässä muodossaan vaadi lakimuutoksia kolmannen maan kansalaisista puhuttaessa. Kolmannen maan kansalainen tulisi maahan saavuttuaan henkilökohtaiselle käynnille maistraattiin määräajan kuluessa. Tällöin tarkistettaisiin asuinosoitteen oikeellisuus sekä suoritettaisiin kotikuntaharkinta. 10-15 16,17 2 Myös poliisi myöntää tietyissä tapauksissa oleskelulupia 12

Prosessimalli 2 Kohta 2 Oleskeluoikeuden rekisteröiminen. Ulkomaalainen lisätään ulkomaalaisrekisteriin Kohta 3. Ulkomaalainen rekisteröidään väestötietojärjestelmään ja hänelle luodaan henkilötunnus Kohta 5. a. Kotikuntaharkinta b. Kotikuntamerkintä Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskukse n varmennepalveluista (21.8.2009/661): 9 ja 22 Kotikuntalaki (11.3.1994/201): 9 Ideaalimallin mukaan poliisilla käynti riittää EU- ja siihen rinnastettavan kansalaisen oleskeluoikeuden rekisteröimiseksi, henkilön tietojen väestötietojärjestelmään lisäämiseksi, henkilötunnuksen saamiseksi sekä myös kotikuntaharkinnan vireille panemiseen (poliisi vastaanottaa pyynnön). Tällä hetkellä prosessi vaatii ulkomaalaisen henkilökohtaista käyntiä sekä poliisilla (oleskeluoikeuden rekisteröiminen, henkilön tiedot tallennetaan ulkomaalaisrekisteriin) että maistraatissa (tietojen väestötietojärjestelmään lisääminen, henkilötunnuksen luominen sekä kotikuntaharkinta). Henkilön henkilöllisyys tulee tarkistaa kummankin viranomaisen toimesta erikseen ja tiedot kirjataan kahteen erilliseen järjestelmään kahden viranomaisen toimesta. Viranomaisten välistä yhteistyötä voidaan edistää seuraavilla tavoilla: 1) Mahdollistamalla poliisille verohallinnon ja maistraatin ohella rinnakkainen toimivalta kirjata väestötietojärjestelmään Suomeen töihin tulevia ulkomaalaisia ja antaa heille henkilötunnuksia. Tämä vaatisi sitä, että poliisi lisättäisiin väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 22 pykälään yhdeksi toimivaltaiseksi viranomaiseksi. Kun EU tai siihen rinnastettavan tiedot on lisätty väestötietojärjestelmään, maistraatti tekee kotikuntaharkinnan ja lähettää päätöksen postitse kotiosoitteeseen. 2) Poliisilla on rinnakkainen toimivalta kirjata väestötietojärjestelmään Suomeen töihin tulevia EU- ja niihin rinnastettavia kansalaisia niin kuin edellä on mainittu kohdassa 1. Poliisilla on lisäksi toimivalta tehdä EU- ja siihen rinnastettavan kansalaisen kotikuntaharkinta. Tämä vaatisi myös muutosta Kotikuntalain (11.3.1994/201) 9 pykälään. 10-15 16,17 Vaihtoehtoisesti nämä toiminnot voisi poliisin sijaan hoitaa myös maistraatti, mikäli maistraatilla olisi oikeus ottaa vastaan oleskeluoikeuden rekisteröintejä. Olennaisinta käsillä olevan ideaalimallin kannalta on se, että ulkomaalainen työntekijä voi hoitaa velvollisuutensa yhdellä viranomaiskäynnillä. 13

Prosessimalli 1 Kohta 7 Valmistellaan verokortti Kohta 8 Päätetään Suomen sosiaaliturvaan kuulumisesta ja myönnetään KELA-kortti Kohta 9 Vastaanotetaan KELA- ja verokortti postitse Laki asumiseen perustuvan sosiaaliturvalainsäädännön soveltamisesta 30.12.1993/1573 15 Laki verotusmenettelystä (18.12.1995/1558) 18 Ideaalimallissa ehdotetaan, että ulkomaalaisen sosiaaliturva tarkastetaan automaattisesti osana maahantuloprosessia. Nykyinen käytäntö prosessissa on se, että ulkomaalainen asiakas on itse vastuussa oman sosiaaliturvansa tarkastamisesta maahan saavuttuaan. Ideaalimallin mukaan kun ulkomaalainen on käynyt paikallisviranomaisilla (maistraatti tai poliisi) ja ulkomaalaisen tiedot (myös osoitetiedot) on tallennettu väestötietojärjestelmään, tieto ulkomaalaisen oleskelusta ja työn ehdoista välittyy automaattisesti eteenpäin muille viranomaisille (KELA ja verohallinto) joko väestötietojärjestelmästä tai ulkomaalaisrekisteristä (siitä järjestelmästä, jota pidettäisiin kaikenkattavan tiedon järjestelmänä ja josta liittymillä siirretään tietoa eteenpäin). Nykyinen lainsäädäntö mahdollistaa työnantajatietojen siirtymisen ulkomaalaisrekisteristä KELA:an sekä Verohallinnolle. 9-10 Prosessimalli 2 Samat prosessit kohdissa 6ab ja 7. 14

Liite 1: Kolmannen maan kansalaisen & EU/ETA kansalaisen tämänhetkiset viranomaisprosessit Työhön tulevan kolmannen maan kansalaisen nykyinen viranomaisprosessi Prosessi Tarvittavat dokumentit Tietojärjestelmä Viranomainen Tulos Sähköinen lomake? Vaihe 1: Suomen lähetystössä tai paikallisella poliisilla Suomessa Ulkomailta: Ulkomaalaisrekisteri Työntekijän -Passi -Hakemus -Tarvittavat liitteet työntekijältä sekä työnantajalta -Lähetystön virkailija -Maahanmuuttoviraston virkailija -Työntekijän myönnetään -Ulkomaalainen merkitään ulkomaalaisrekis -teriin Opiskelijoiden sähköisten lomakkeiden pilointi 2012 Henkilökohtai nen käynti Kyllä Suomessa: Työntekijän -Passi -Hakemus -Tarvittavat liitteet työntekijältä sekä työnantajalta Ulkomaalaisrekisteri Paikallinen poliisi ottaa vastaan hakemuksen ja välittää maahanmuuttovirastolle -Työntekijän myönnetään -Ulkomaalainen merkitään ulkomaalaisrekis -teriin Opiskelijoiden sähköisten lomakkeiden pilointi 2012 Kyllä Vaihe 2: Maistraatti -Asuinpaikkailmoitus -Työntekijän -Passi -Henkilötunnus -rekisteröinti- lomake Vaihe 4: KELA KELA-kortti -Passi -Työntekijän -Henkilötunnus -Työsopimus Väestötietojärjestelmä Vaihe 3: Verotoimisto Verokortti -Passi -Työntekijän -Henkilötunnus Verohallinnon tietokanta KELA:n tietojärjestel -mä Maistraatin virkailija Veroviranomai nen KELA:n virkailija -Ulkomaalaiselle myönnetään kotikunta (jos ehdot täyttyvät) -Ulkomaalainen merkitään Väestötietojärjestelmään -Ulkomaalaiselle luodaan henkilötunnus -Ulkomaalainen rekisteröidään verohallinnon tietokantaan -Verokortti -Oikeus Suomen sosiaaliturvaan tarkastetaan -KELA-kortti myönnetään Ei Verokortti voidaan hakea sähköisesti, mutta lähdeverokortti alle 6kk työsuhteisiin tulee hakea henkilökohtaisella käynnillä Voidaan hakea sähköisesti (liitteet vielä postitse toukokuussa 2012) Kyllä Kyllä, jos työsuhde kestää alle 6kk Ei, jos työsuhde kestää yli 6kk Ei

Liite 1: Kolmannen maan kansalaisen & EU/ETA kansalaisen tämänhetkiset viranomaisprosessit EU/ETA kansalaisen rekrytoinnin nykyinen viranomaisprosessi Prosessi Tarvittavat dokumentit Tietojärjestelmä Viranomainen Tulos Sähköinen lomake? Vaihe 1: Paikallisella poliisilla Suomessa Oleskeluoikeuderekisteri Ulkomaalais- Poliisi rekisteröimi -nen -Henkilöllisyystodistus - Rekisteröintilomake ja vaaditut liitteet Vaihe 2: Maistraatti -Asuinpaikkailmoitutodistus -Henkilöllisyys- -Henkilötunnukeuden -Oleskeluoi- rekisteröimisto distus -Lomake Vaihe 4: KELA KELA-kortti -Passi -Työntekijän -Henkilötunnus -Työsopimus Väestötietojä rjestelmä Vaihe 3: Verotoimisto Verokortti -Passi -Työntekijän -Henkilötunnus Verohallinnon tietokanta KELA:n tietojärjestel -mä Maistraatin virkailija Veroviranomai nen KELA:n virkailija -Ulkomaalainen merkitään ulkomaalaisr ekisteriin -Oleskeluoikeuden rekisteröimis todistus -Ulkomaalaiselle myönnetään kotikunta (jos ehdot täyttyvät) -Ulkomaalainen merkitään Väestötietojärjestelmään -Ulkomaalaiselle luodaan henkilötunnus -Ulkomaalainen rekisteröidään verohallinnon tietokantaan -Verokortti -Oikeus Suomen sosiaaliturvaan tarkastetaan -KELA-kortti myönnetään On olemassa sähköinen lomake Ei Verokortti voidaan hakea sähköisesti, mutta lähdeverokort-ti alle 6kk työsuhteisiin tulee hakea henkilökohtaisella käynnillä Voidaan hakea sähköisesti (liitteet vielä postitse toukokuussa 2012) Henkilökoht ainen käynti Kyllä Kyllä Kyllä, jos työsuhde kestää alle 6kk Ei, jos työsuhde kestää yli 6kk Ei