1/2 TUTKIMUSLUPAHAKEMUS/PÄÄTÖS 1. Tutkimusluvan hakijan tiedot Sukunimi Etunimet Syntymäaika Lähiosoite Postinumero ja toimipaikka Puhelinnumero Sähköpostiosoite 2. Asiakirjat, joihin tutkimuslupaa haetaan Haen tutkimuslupaa käyttörajoituksen alaiseen arkistoon viranomaisen salassa pidettäviin asiakirjoihin (Sitoudun allekirjoittamalla hakemuksen siihen, etten käytä asiakirjoja Lain viran omaisen toiminnan julkisuudesta 621/99 27 :n 2. mom. vastaisesti) Asiakirjat, joihin tutkimuslupaa haetaan mahdollisimman tarkasti yksilöidysti, esim. arkistotunnusten tarkkuudella. 3. Tietojen käyttötarkoitus ja käyttötapa Tietojen käyttötarkoitus (Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/99 27 :n mukaan tietoja voidaan antaa tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten) Tietojen julkaiseminen opinnäyte, minkä tasoinen tietoja ei julkaista muu tieteellinen tutkimus, hakijan akateeminen oppiarvo: muu tarkoitus, mikä? tiedot julkaistaan. Millä tavoin? viranomaisen selvitystyö, tilastointi Yliopisto tai korkeakoulu ja laitos, jolle tutkimusta tehdään, tutkimuksen toimeksiantaja tai vastaava: Tutkimusaihe yksilöidysti, tarvittaessa eri liitteellä:
Vakuutan antamani tiedot oikeiksi. Sitoudun noudattamaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/99) ja henkilötietolain (523/99) määräyksiä sekä Kiinteistölaitoksen arkiston asiakirjojen käsittelystä antamia ohjeita. Sitoudun siihen, etten käytä saamiani tietoja vahingoittaakseni tai halventaakseni henkilöä, jota tiedot koskevat tai hänen läheisiään, tai sellaisten muiden etujen loukkaamiseksi, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty. Olen tietoinen siitä, että lain 621/99 35 :n mukaan tämän sitoumuksen rikkominen on rangaistava teko. 2/2 Päiväys Allekirjoitus 4. Ratkaisu Esittelijä / 20 Päättäjä / 20
N:o 621/ 1999 Annettu Helsingissä 21. päivänä toukokuuta 1999 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 27 Arkistoon siirrettyjen asiakirjojen antaminen Arkistolaissa säädetyssä järjestyksessä arkistoon siirretystä, salassa pidettäväksi säädetystä viranomaisen asiakirjasta saa antaa tietoja tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten, jollei asiakirjan siirtänyt viranomainen ole toisin määrännyt. Tietojen antamista harkittaessa on huolehdittava siitä, että tieteellisen tutkimuksen vapaus turvataan. Asiakirjan saaneen on annettava kirjallinen sitoumus siitä, ettei hän käytä asiakirjaa sen henkilön vahingoksi tai halventamiseksi, jota asiakirja koskee, tai hänen läheisensä vahingoksi tai halventamiseksi taikka sellaisten muiden etujen loukkaamiseksi, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty. 35 Rangaistussäännökset Rangaistus 22 :ssä säädetyn asiakirjan salassa pitämistä koskevan velvollisuuden sekä 23 :ssä säädetyn vaitiolovelvollisuuden ja hyväksikäyttökiellon rikkomisesta tuomitaan rikoslain 40 luvun 5 :n mukaan, jollei teko ole rangaistava rikoslain 38 luvun 1 tai 2 :n mukaan tai jollei siitä muualla laissa säädetä ankarampaa rangaistusta. Edellä 1 momentissa tarkoitettuna salassapitovelvollisuuden rikkomisena pidetään myös 27 :ssä tarkoitetun sitoumuksen sekä 28 :n 2 momentissa tarkoitetun määräyksen rikkomista.
N:o 621/ 1999 Annettu Helsingissä 21. päivänä toukokuuta 1999 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 Asiakirjan antamistavat Viranomaisen asiakirjan sisällöstä annetaan tieto suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle. Viranomaisen ratkaisuista automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidetyn rekisterin julkisista tiedoista on oikeus saada kopio teknisenä tallenteena tai muutoin sähköisessä muodossa, jollei erityisistä syistä muuta johdu. Tietojen antaminen vastaavassa muodossa muusta julkisesta asiakirjasta on viranomaisen harkinnassa, jollei toisin säädetä. Viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Henkilötietoja saa kuitenkin luovuttaa suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten vain, jos niin erikseen säädetään tai jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.
N:o 523/ 1999 Annettu Helsingissä 22. päivänä huhtikuuta 1999 Henkilötietolaki 8 Käsittelyn yleiset edellytykset Henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan: 1) rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella; 2) rekisteröidyn toimeksiannosta tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osallisena, taikka sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä; 3) jos käsittely yksittäistapauksessa on tarpeen rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi; 4) jos käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta; 5) jos rekisteröidyllä on asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus); 6) jos kysymys on konsernin tai muun taloudellisen yhteenliittymän asiakkaita tai työntekijöitä koskevista tiedoista ja näitä tietoja käsitellään kyseisen yhteenliittymän sisällä; 7) jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten; 8) jos kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä kuvaavista yleisesti saatavilla olevista tiedoista ja näitä tietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai tiedot saavan sivullisen oikeuksien ja etujen turvaamiseksi; tai 9) jos tietosuojalautakunta on antanut käsittelyyn 43 :n 1 momentissa tarkoitetun luvan. Henkilötietojen luovuttaminen voi tapahtua 1 momentin 5 kohdan nojalla vain, jos henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana kysymyksessä olevan toiminnan harjoittamiseen edellyttäen, että tarkoitus, johon tiedot luovutetaan, ei ole yhteensopimaton henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa ja että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta. Arkaluonteisten henkilötietojen ja henkilötunnuksen käsittelystä säädetään 3 luvussa. Henkilötietojen käsittelystä erityisiä tarkoituksia varten säädetään 4 luvussa. Oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään. 4 luku Henkilötietojen käsittely erityisiä tarkoituksia varten 14 Tutkimus Historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten saa henkilötietoja käsitellä muilla kuin 8 :n 1 momentissa säädetyillä perusteilla, jos: 1) tutkimusta ei voi suorittaa ilman henkilön yksilöintiä koskevia tietoja ja jos rekisteröityjen suostumusta ei tietojen suuren määrän, tietojen iän tai muun sellaisen syyn vuoksi ole mahdollista hankkia; 2) henkilörekisterin käyttö perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan ja tutkimuksella on vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä; 3) henkilörekisteriä käytetään ja siitä luovutetaan henkilötietoja vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille; sekä 4) henkilörekisteri hävitetään tai siirretään arkistoitavaksi tai sen tiedot muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä tunnistettavissa, kun henkilötiedot eivät enää ole tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi tai sen tulosten asianmukaisuuden varmistamiseksi.
Mitä 1 momentin 3 kohdassa säädetään, ei sovelleta, jos siinä tarkoitettu menettely henkilörekisteriin talletettujen tietojen ikä ja laatu huomioon ottaen on rekisteröityjen yksityisyyden suojan vuoksi ilmeisen tarpeetonta. Mitä 1 momentissa säädetään, sovelletaan täydentävästi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu 8 :n 1 momenttiin. 15 Tilasto Tilastotarkoituksia varten saa henkilötietoja käsitellä muilla kuin 8 :n 1 momentissa säädetyillä perusteilla, jos: 1) tilastoa ei voida tuottaa tai sen tarkoituksena olevaa tiedontarvetta toteuttaa ilman henkilötietojen käsittelyä; 2) tilaston tuottaminen kuuluu rekisterinpitäjän toimialaan; sekä 3) tilastorekisteriä käytetään vain tilastollisiin tarkoituksiin eikä siitä luovuteta tietoja siten, että tietty henkilö on niistä tunnistettavissa, ellei tietoja luovuteta julkista tilastoa varten.