PAYREF EROTUOMARIMAKSU- JÄRJESTELMÄ Yleistä Seurojen ohjeet Päivitetty 13.9.2014
PayRef - erotuomarimaksujärjestelmä Erotuomarimaksutapojen yhdenmukaistaminen ja lain mukaan toimiminen Verokirjalla toimiminen, kuukausi- ja vuosi-ilmoitukset, ennakonpidätysten tilittäminen Maksujen maksaminen sovitulla tavalla Lajiliitot menossa kaikki tähän toimintatapaan Seurojen taloushallinnon keventäminen Liitto ottaa huolehtiakseen erotuomarimaksuista syntyvän taloushallinnon seurojen resurssien ohjaaminen urheiluun Kehitystyö aloitettu syksyllä 2012 valmista 31.8.2014 Ensimmäisessä vaiheessa luotiin järjestelmä määritykset ja haettiin kumppanit toteuttamaan projektia Syksyn 2013 aikana valmistui järjestelmän prototyyppi Käyttöliittymän koodaus talvella 2013-2014 valmista toukokuussa Manuaalien laadinta kevät-kesä 2014 ja käyttäjäkoulutukset elokuussa Järjestelmän parissa työskentelee kolme liiton virkailijaa sekä liiton muuta henkilöstöä tarvittaessa, kaksi testaajaa ja kaksi koodaajaa Järjestelmää varten hankitaan järjestelmävalvoja valvomaan maksujen oikeellisuutta ja siirtämään ne maksatukseen
Erotuomarimaksujärjestelmä Seuroilta kerätään ennakkomaksu sarjailmoittautumisten yhteydessä Kyseessä ei ole laina seuroilta liitolle vaan ennakkomaksu Seuroilta kerättävät maksut omalle tilille Ennakkomaksuilla varmistetaan maksujärjestelmän likviditeetti ei vaikutusta liiton likviditeettiin oman tilihallinnon vuoksi Järjestelmän kassavirta laskettu ja rahoitustarve on 210.000 Kerätyt ennakkomaksut palautuvat seuroille nollalaskuina ja tarvittaessa palautuksina kauden jälkeen Hallintomaksulla saadaan taloushallinto Maksu kattaa järjestelmästä syntyvät taloushallinnon kustannukset Kyseessä on läpikulkuraha ei liiton varainkeruuvero Kuukausittainen seuralaskutus Seuraa laskutetaan kuukausittain toteutuneista erotuomarikustannuksista hallintomaksuineen Kauden lopussa seuroille ns. nollalaskut sekä tarvittaessa palautukset Seura maksaa siis vain toteutuneista erotuomarimaksuista Seura saa erittelyn otteluista ja ottelusta syntyneistä kustannuksista Erotuomari saa kuukausittain palkkakuitin hänelle maksetuista maksuista Erotuomari saa vuosi-ilmoituksen kalenterivuoden vaihduttua Taloushallinnon palvelut toteuttaa Rantalainen Oy
Erotuomarijärjestelmä - kokonaisprosessi Erotuomari Nimeäjä Ottelu Joukkue Järjestelmä valvoja Hallinto Seura Yhteystiedot Verokortti Pankkitiedot Tietojen ylläpito Nimettävät tuomarit Nimetyt erotuomarit Reklamoi vääristä tiedoista Ottelutietojen kuittaaminen Vahvistaa muutokset Palkkioiden maksaminen Lakisääteiset ilmoitukset Maksu Ottelu- ja tuomaritiedot tarkistus Laskun tarkistus Virheellisen laskun korjaus Laskutus
Erotuomarimaksujärjestelmä Prosessiaikataulu Pelipäivä 1. päivä 2. päivä 3. päivä 4. päivä 5. päivä 6. päivä Ottelu pelataan Poissaolo- Ilmoitus - kotijoukkue - erotuomari Erotuomari tekee matkalaskun 48h kuluessa Nimeäjä ja joukkue tekee mahdolliset tarkistukset Maksu Valvoja tarkistaa laskun Korjaukset tuomarille Laskun tarkistus Lasku siirtyy maksuun
Organisaatio Kilpailutoimenjohtaja Tom Westerholm Prosessin omistajuus Hallinnollisten päätösten tekeminen ja esittäminen hallitukselle Kilpailupäällikkö Ulla Karlsson Järjestelmän toimivuus Järjestelmävalvoja Erotuomaripalkkioiden tarkistaminen Yhteistyö erotuomari nimeäjien kanssa Hallinto Rantalainen Oy Palkkioiden maksu Seuralaskutus Vuosi-ilmoitukset
Hallintomaksu
Sarja- ja ennakkomaksu laskutus IKÄLUOKKA SARJA ENNAKKO ENNAKKO- 1.SEURA- LASKUTUS MAKSU LASKUTUS LASKUN LASKUN YHTEENSÄ PVM PVM A- ja B-nuoret 180 250 430 10.9.2014 10.10.2014 C-nuorten I-, II- ja III-divisioonat 180 200 380 10.9.2014 10.10.2014 Minit, I-, II- ja III-divisioonat 180 150 330 10.10.2014 10.11.2014 Mikrot, I-, II- ja III-divisioonat 180 150 330 10.10.2014 10.11.2014 Supermikrot 165 100 265 10.10.2014 10.11.2014 Miesten II-divisioona 410 500 910 10.9.2014 10.10.2014 Miesten III-divisioona 310 300 610 10.9.2014 10.10.2014 Miesten IV-divisioona 210 200 410 10.9.2014 10.10.2014 Miesten V-divisioona 200 200 400 10.9.2014 10.10.2014 Miesten kuntosarja 130 150 280 10.10.2014 10.11.2014 Naisten I divisioona 800 (1.6.) 400 400 10.9.2014 10.10.2014 Naisten II-divisioona 290 400 690 10.9.2014 10.10.2014 Naisten III-divisioona, muut naisten sarjat 210 200 410 10.9.2014 10.10.2014 Naisten IV divisiooa 190 200 390 10.9.2014 10.10.2014 naisten kunto- ja mammasarja 110 100 210 10.10.2014 10.11.2014 A-nuorten SM-sarja ja I-divisioona 265 500 765 10.10.2014 10.11.2014 B-nuorten SM-sarja ja I-divisioona 265 400 665 10.10.2014 10.11.2014 Senioreiden SM-sarjat 155 200 355 10.9.2014 10.10.2014
Joukkueen tehtävät 1) Ilmoita poissaollut erotuomari erittäin tärkeää, että poissaolot ilmoitetaan heti, että ne saadaan selvitettyä 2) Ilmoita eri erotuomari kuin nimetty erotuomari erittäin tärkeää, että saadaan oikeat erotuomarit pelattuihin peleihin 3) Tarkista erotuomarin lasku maksujärjestelmässä voi tehdä n. 72 tuntia ottelun päättymisen jälkeen mahdolliset isoimmat virheet heti valvojalle 4) Tarkista seuralasku seuran edustajan kanssa
Joukkueen näkymää Ilmoita poissaollut erotuomari tai eri kuin nimetty erotuomari
Ilmoita poissaollut erotuomari (ketään ei ollut tilalla) Ilmoita eri tuomari paikalla kuin nimetty
Joukkueen näkymä Joukkue näkee kaikki omien otteluidensa erotuomareiden hyväksytyt laskut PayRef-välilehdellä
JOUKKUEEN NÄKYMÄÄ Yhteenveto = lyhyt yhteenveto tuomarin matkalaskusta
Joukkueen näkymä Tarkat tiedot = yksityiskohtainen raportti erotuomarin kuluista, tämän voi printata (A4)
Joukkueen näkymä Muutetut tiedot = muutoshistoriassa näkyy, jos erotuomarin matkalaskussa on tehty jotakin muutoksia Valvoja muuttaa/korjaa matkalaskua
Joukkueen näkymä Make reclamation = tee ilmoitus valvojalle erotuomarin virheellisestä laskutuksesta
Seuran tehtävät laskun tarkistaminen yhdessä joukkueiden kanssa tarvittava reklamointi Valvojalle SEURALASKUTUS laskut seuralle kuun 10. päivä, mahdollinen reklamointi eräpäivä 14 vrk SEURATUNNUKSET BASKETHOTELLIIN - PAYREF Seuran virallinen edustaja voi hakea seurakohtaisia tunnuksia baskethotelliin, lomake tällä sivulla: http://www.basket.fi/asiakaspalvelu/sarjatoiminta/payreferotuomarin-maksujarjeste/
Seuran näkymää => Erotuomarien laskut
Helpdesk kuka auttaa ketä? toimija Helpdesk kuka auttaa? Seura Tähän helpdesk kaavio => Yleinen asia kokonaisuudesta Tom Westerholm => Seuralaskun reklamaatio valvoja Timo Nieminen Joukkue => Laskun reklamaatio Valvoja Timo Nieminen => erotuomarimuutos erotuomarinimeäjät => Järjestelmä ei toimi Ulla Karlsson => ottelusiirto sarjavastaavat Sarjavastaava => ottelusiirto joukkue ja kenttäpäälliköt => yleisiä asioita kenttäpäälliköt ja Ulla Karlsson Kaikki PayRef järjestelmän materiaalit löytyy tästä linkistä http://www.basket.fi/asiakaspalvelu/sarjatoiminta/payreferotuomarin-maksujarjeste/
Helpdesk kuka auttaa ketä? toimija Helpdesk kuka auttaa? Erotuomari => tuomarimuutos erotuomarinimeäjät => Matkalaskun korjaus Valvoja Timo Nieminen => Apua, miten teen matkalaskun? erotuomarinimeäjä tai kouluttaja sekä valvoja => Järjestelmä ei toimi Ulla Karlsson Erotuomarinimeäjä => Järjestelmä ei toimi Ulla Karlsson => Tuomarimuutos erotuomari ja valvoja Timo Nieminen => selvitetty tuomarin poissaolo valvoja ja kurinpitopäällikkö/-ryhmä Kenttäpäällikkö => järjestelmä ei toimi Ulla Karlsson =>