Otto Osakkeenomistaja Tie 123 12345 Kaupunki hjkhjk Hyvä osakkeenomistaja Rovakaira Oy:n osakkeet liitetään arvo-osuusjärjestelmään Rovakaira Oy:n yhtiökokous 15.3.2017 on päättänyt liittää yhtiön osakkeet arvo-osuusjärjestelmään. Tämä tarkoittaa sitä, että yhtiön osake- ja osakasluettelon ylläpitäminen siirtyy Euroclear Finland Oy:n vastuulle ja osakekirjat vaihdetaan arvo-osuuksiksi. Arvo-osuudet säilytetään kunkin osakkeenomistajan henkilökohtaisella arvo-osuustilillä, ja osakekirjat poistuvat käytöstä. Yhtiön osakkeen liittäminen arvo-osuusjärjestelmään muun muassa mahdollistaa osakasluettelon ajantasaisen ylläpidon, helpottaa oleellisesti osakkeiden siirtoa omistajien välillä ja eliminoi osakekirjojen katoamisen riskin. Kun osakkeet on siirretty arvo-osuusjärjestelmään, tilinhoitajat, kuten esimerkiksi pankit ja Euroclear Finland, huolehtivat kaikista omistajiin ja omistuksiin liittyvistä kirjauksista, ja nämä tiedot välittyvät Euroclear Finlandin ylläpitämälle osakasluettelolle. Arvo-osuusjärjestelmään liittämisen järjestäjänä toimii Evli Pankki Oyj (Evli), joka vastaanottaa osakkeenomistajan paperiset osakekirjat ja huolehtii osakkeiden kirjaamisesta kunkin osakkeenomistajan suomalaiselle henkilökohtaiselle arvo-osuustilille. Arvo-osuusjärjestelmään siirtyminen alkaa 1.6.2017 ja päättyy 30.6.2017 (Ilmoittautumisaika), jona aikana osakekirjaa vastaavat arvo-osuudet kirjataan osakkeenomistajan arvo-osuustilille. Ilmoittautumisajan jälkeen osakkeeseen kuuluvat oikeudet määritellään Euroclear Finlandin ylläpitämän Rovakairan osakasluettelon mukaan. Mikäli et ehdi tekemään osakkeiden siirtoa arvo-osuusjärjestelmään ilmoittautumisaikana, voit tehdä sen ns. jälkivaihtoaikana, joka on osakeyhtiölain mukaan vähintään 10 vuotta. Huomioithan kuitenkin, että vain arvoosuustilille merkityillä osakkeilla on osakkeeseen kuuluvat oikeudet eli oikeus osinkoon ja oikeus käyttää äänioikeutta yhtiökokouksessa. Em. syystä osakkeet on syytä siirtää arvo-osuusjärjestelmään mahdollisimman pian. Jälkivaihtoon liittyvät toimenpiteet hoitaa Evli. Tämän kirjeen liitteenä on toimintaohje osakekirjojen siirtämiseksi arvo-osuusjärjestelmään sekä ohjeet, miten osakkeenomistaja voi avata arvo-osuustilin, mikäli sellaista ei vielä ole. Rovaniemellä 20.03.2017 Rovakaira Oy Tapio Jalonen, toimitusjohtaja Postiosoite Käyntiosoite Puhelin 040-660 5530 (osakeasiat) Y-tunnus 1637865-7 PL 8013 Kauppakeskus Revontuli, 4. kerros Sähköposti asiakaspalvelu@rovakaira.fi Kotipaikka Rovaniemi 96101 Rovaniemi Koskikatu 27 A tai etu.sukunimi@rovakaira.fi 96100 Rovaniemi Kotisivut www.rovakaira.fi
1 Osakkeenomistajan toimintaohje Osakkeenomistajan tulee noudattaa seuraavia ohjeita osakekirjojen vaihtamiseksi arvo-osuuksiksi. Arvo-osuustili ja sen avaaminen Jotta osakekirjat voidaan vaihtaa sähköisiksi arvo-osuuksiksi, osakkeenomistajalla tulee olla omalla nimellään avattu arvo-osuustili jossakin suomalaisessa tilinhoitajassa. Arvo-osuustiliin liitetään pankkitili, jolle jatkossa esimerkiksi osingot maksetaan. Suomalaisina tilinhoitajina toimivat esimerkiksi suomalaiset pankit ja Euroclear Finland. Jos sinulla ei ole arvo-osuustiliä, sinun tulee avata se jossakin Suomessa toimivassa tilinhoitajassa, esimerkiksi omassa pankissasi tai Euroclear Finlandissa. Euroclear Finlandin säilytyspalvelu on yksityishenkilölle pääosin maksutonta. Lisätietoja Euroclear Finlandin säilytyspalvelusta löytyy Euroclear Finlandin internet-sivuilta www.euroclear.fi > Palvelut arvo-osuustiliasiakkaille. Muiden tilinhoitajien tarjoamat palvelut ja niistä perittävät palkkiot vaihtelevat tilinhoitajien välillä. Tarkempia tietoja kunkin tilinhoitajan palveluista ja niihin liittyvistä palkkioista saat tilinhoitajilta. Voit avata arvo-osuustilin myös Evlissä osoitteessa www.evli.com. Saat arvo-osuustilin numeron ja muut asiakkuuteesi liittyvät tiedot käyttöösi välittömästi asiakkuuden avauksen yhteydessä. Asiakkuuden avaamiseksi Evlissä tarvitset jonkin suomalaisen pankin verkkopankkitunnukset. Asiakkuuden ja arvoosuustilin avaus Evlissä on maksuton. Erilaisista säilytykseen liittyvistä palveluista Evli veloittaa kulloinkin voimassaolevan palveluhinnastonsa mukaiset maksut (min. 3 /kk). Evlin hinnastoon voit tutustua osoitteessa www.evli.com. Jos arvo-osuustili avataan yhteisön nimissä, tulee yhteisön puolesta toimivan henkilön esittää yhteisön toimivaltaisen elimen päätös tilin avaamisesta, mahdollisesti tarvittava rekisteriote ja henkilön toimivaltuus asiassa. Tarkemmat tiedot kunkin tilinhoitajan tilin avaamiseen edellyttämistä asiakirjoista saat kultakin tilinhoitajalta. Jos arvo-osuustilin avauksen hoitaa tulevan tilinomistajan puolesta joku muu, tulee tilin avauksen hoitavalla henkilöllä olla tarvittava valtuutus tilin avausta varten. Varmista omalta tilinhoitajaltasi tarkemmat tiedot arvoosuustilin avaamiseksi valtakirjalla.
2 Mallit vaihdettavissa olevista osakekirjoista Osakkeet kirjataan arvo-osuustilille vuonna 2001 painettua osakekirjaa vastaan. Alla on esitetty kuvat arvoosuuksiksi vaihdettavista osakekirjoista. Rovakairalla on kolme osakesarjaa: A-, B- ja K-osakkeet. Kaikki nämä osakkeet liitetään arvo-osuusjärjestelmään. Vanhat osakekirjat Jos sinulla on hallussasi Rovakairan vanhoja osakekirjoja, joita et ole vielä vaihtanut vuonna 2001 painettuihin osakekirjoihin, saat yhtiöltä vanhoja osakekirjoja vastaan uudet osakekirjat, jotka voit vaihtaa arvoosuuksiksi. Kadonneet osakekirjat Kadonneet osakekirjat on ennen arvo-osuustilille siirtoa kuoletettava. Mikäli sinulla on hallussasi osakekirjoja, jotka on annettu aiemmin kadonneiden osakekirjojen tilalle sitoumusta vastaan, sitoumuksesta on merkintä osakekirjan sisäsivulla. Tässä tapauksessa ota yhteyttä Rovakairaan. Osakekirjat on pantattu Jos osakekirjasi ovat esimerkiksi pantinhaltijan hallussa, tulee osakekirjojen haltijan toimittaa ne toimintaohjeen mukaan Evlille. Jäljempänä esitettävien omistusoikeuden osoittavien dokumenttien lisäksi haltijan tulee osoittaa tarvittavat selvitykset osakkeisiin kohdistuvasta oikeudesta ja sen oikeudenhaltijasta. Omaisuudenhoitajan hoidossa olevat osakkeet Jos osakkeesi ovat jonkin pankin tai muun omaisuudenhoitajan arvopaperisäilytyksessä, ei arvoosuusjärjestelmään siirtyminen välttämättä aiheuta sinulle toimenpiteitä. Tässä tilanteessa omaisuudenhoitajasi voi huolehtia osakkeiden vaihdosta arvo-osuuksiksi. On kuitenkin hyvä varmistaa, että omaisuudenhoitajasi huolehtii asiasta ja toimittaa tarvittavat tiedot Evlille ilmoittautumisajan kuluessa.
3 Osakkeiden omistusoikeus Osakkeiden kirjaamiseksi arvo-osuustilillesi, sinun tulee osoittaa osakkeiden omistusoikeutesi. Omistusoikeus tulee todentaa jollakin seuraavista tavoista: 1. Nimesi on merkitty Rovakaira Oy:n osakekirjaan osakkeenomistajaksi. Tässä tapauksessa muita omistusoikeiden todentavia asiakirjoja ei tarvita. 2. Rovakaira Oy:n osakekirja on siirretty nimellesi ja Rovakaira Oy on rekisteröinyt siirron osakeluetteloon. Tässä tapauksessa muita omistusoikeuden todentavia asiakirjoja ei tarvita. 3. Olet saanut Rovakaira Oy:n osakekirjan jollakin seuraavista tavoista omistukseesi, mutta omistuksen siirtoa ei ole rekisteröity osakasluetteloon: a. Ostettu osake -> tarvitaan kauppakirja tai muu selvitys sekä tosite varainsiirtoveron maksusta; b. Peritty osake -> tarvitaan rekisteröity tai osakastiedoiltaan vahvistettu perukirja tai perukirja liitteineen ja sukuselvitys vainajasta sekä lainvoimainen perinnönjakokirja; c. Testamentin perusteella saatu osake -> tarvitaan edellä mainittujen asiakirjojen lisäksi testamentti, mahdollinen valvontapöytäkirja ja selvitys testamentin lainvoimaisuudesta; d. Osituksessa saatu osake -> tarvitaan lainvoimainen ositussopimus; tai e. Lahjana saatu osake -> tarvitaan lahjakirja. Valtakirjat Jos osakkeiden vaihtoa arvo-osuuksiksi hoitaa osakkeenomistajan puolesta joku muu, tulee kyseessä olevan henkilön osoittaa toimivaltuus asiassa. Valtakirja tarvitaan esimerkiksi tilanteessa, jos osakkeenomistaja on alaikäinen tai edunvalvonnassa. Jos osakkeenomistaja on yhteisö, tulee esittää asiaan liittyvä valtuutus ja/tai ote päättävän elimen pöytäkirjasta sekä jäljennös rekisteriotteesta. Osakekirjojen vaihto arvo-osuuksiksi Osakekirjojen vaihtamiseksi arvo-osuuksiksi sinun tulee toimia seuraavasti: 1. Jos sinulla ei ole arvo-osuustiliä, avaa se jossakin tilinhoitajana toimivassa pankissa tai Euroclear Finlandissa. 2. Täytä tämän ohjeen liitteenä oleva toimeksiantolomake huolellisesti. 3. Tarkista, että omistusoikeutesi Rovakaira Oy:n osakkeisiin voidaan todeta jonkin kohdassa Osakkeiden omistusoikeus esitettyjen vaihtoehtojen mukaisesti. Hanki tarvittaessa omistusoikeuden osoittavat asiakirjat, jos et ole merkitty osakkeenomistajaksi osakekirjaan ja/tai yhtiön osakeluetteloon. 4. Tarkasta, että osakekirjat ovat mallin mukaiset v. 2001 painetut osakekirjat. 5. Tarkasta, että osakekirjoja ei ole annettu kadonneiden tilalle sitoumusta vastaan (osakekirjan sisäsivulta).
4 6. Kun kaikki edellä todetut ehdot täyttyvät, voit toimittaa asiakirjat a. Postitse oheisessa palautuskuoressa: i. täytetty ja allekirjoitettu toimeksiantolomake ii. osakekirjasi (v. 2001 painettu osakekirja) iii. kopio henkilöllisyystodistuksestasi iv. omistusoikeuden osoittavat muut mahdolliset asiakirjat. TAI b. Viemällä asiakirjat Rovakaira Oy:n toimitiloihin (osoite; Kauppakeskus Revontuli, Koskikatu 27, A-hissi, 4. krs, 96100 Rovaniemi) 2.5.-30.6.2017 arkipäivisin klo 9-15. Ota mukaan i. täytetty ja allekirjoitettu toimeksiantolomake ii. osakekirjasi iii. henkilöllisyystodistus iv. omistusoikeuden osoittavat muut mahdolliset asiakirjat. Pyydämme, että ilmoitat tulostasi etukäteen ja varaat ajan (puh. 040-660 5530), tällöin vältyt jonottamiselta ja saat asian parhaiten hoidettua yhdellä käynnillä. Seuraavissa tapauksissa ota ensin yhteyttä Rovakairaan: 1. Osakekirjat eivät ole mallin mukaiset v. 2001 painetut osakekirjat 2. Osakekirjat on annettu sitoumusta vastaan kadonneiden tilalle 3. Et löydä omistamiasi osakkeita 4. Osakkeiden siirrossa arvo-osuustilille on muita sinua askarruttavia kysymyksiä, jotka haluat selvittää henkilökohtaisella käynnillä Omistusten siirto arvo-osuustilille Huomioithan, että sinulla tulee olla arvo-osuustili, kun luovutat osakkeet vaihdettaviksi ja että osakkeiden vaihto arvo-osuuksiksi voidaan tehdä vain, kun kaikki tarvittavat asiakirjat on toimitettu. Kun kaikki tarvittavat asiakirjat ja tiedot on vastaanotettu, Evli kirjaa arvo-osuudet arvo-osuustilillesi välittömästi ilmoittautumisajan alkamisen jälkeen 1.6.2017 alkaen. Evli palauttaa toimittamasi omistusoikeuden osoittavat alkuperäiset asiakirjat postitse toimeksiantolomakkeessa annettuun osoitteeseen. Osakekirjoja ei palauteta. Osakkeiden vaihto arvo-osuuksiksi on osakkeenomistajalle maksuton. Osakkeiden vaihto arvo-osuuksiksi voidaan tehdä ainoastaan edellä esitettyjen ohjeiden mukaisesti Evlissä.
5 Lisätietoja asiakirjojen postittamisesta Lomakkeen ja osakekirjojen toimitus palautuskuoressa on osakkeenomistajalle maksutonta. Evli ei vastaa postitse lähetettyjen lomakkeiden, osakekirjojen tai muiden asiakirjojen saapumisesta perille. Evli suosittelee, että otat osakekirjoista sekä muista postitse lähetettävistä asiakirjoista itsellesi kopiot ennen niiden lähettämistä. Halutessasi voit lähettää asiakirjat Evliin kirjattuna tai postivakuutettuna lähetyksenä osoitteeseen Evli Pankki Oyj, Operations, PL 1081, 00101 Helsinki. Osakkeenomistaja vastaa itse kirjatun ja postivakuutetun lähetyksen kustannuksista. Yhteystiedot: Autamme mielellämme kaikissa osakkeiden vaihtoa koskevissa kysymyksissä Rovakaira Oy (osakeasiat) Puh. 040-660 5530 (klo 9-15) osakeasiat@rovakaira.fi Osakekirjojen vaihdosta arvo-osuuksiksi Evli Pankki Oyj, Merkintäpiste Puh. 09 4766 9991 (klo 9.00 16.00) operations@evli.com Euroclear Finland Oy:n arvo-osuustileistä Asiakastilipalvelut, puh. 0800 180 500 arkisin klo 9-16 Evli Pankki Oyj:n arvo-osuustileistä ja palveluista Evli Pankki Oyj, Sijoittajapalvelu Puh. (09) 4766 9701 (arkisin klo 9.30 16.30) sijoittajapalvelu@evli.com www.evli.com
TOIMEKSIANTOLOMAKE/VALTAKIRJA Rovakaira Oy:n yhtiökokous 15.3.2017 päätti liittää Rovakaira Oy:n osakkeet arvo-osuusjärjestelmään. Arvoosuusjärjestelmään liittämiseen järjestäjänä toimii Evli Pankki Oyj (Evli). Tällä lomakkeella osakkeenomistajan tulee antaa tarvittavat tiedot arvo-osuuksien kirjaamiseksi osakkeenomistajan arvo-osuustilille. Tutustu toimintaohjeessa annettuihin ohjeisiin ja täytä kaikki lomakkeen kohdat huolellisesti. Lomakkeen lisäksi sinun tulee esittää ja/tai toimittaa Evlille: Henkilöllisyystodistus tai kopio siitä Osakekirjat Muut mahdolliset omistusoikeuden osoittavat asiakirjat Mahdollinen valtuutus/valtakirja Osakkeenomistajan tiedot Osakkeenomistajan nimi Henkilötunnus, Y- tai X-tunnus Jakeluosoite Postinumero ja toimipaikka, maa jos muu kuin Suomi Kansalaisuus, jos muu kuin Suomi Verotusmaa, jos muu kuin Suomi Puhelin virka-aikana Sähköpostiosoite Osakkeiden määrä ja arvo-osuustilin tiedot A-osakkeiden kpl-määrä B-osakkeiden kpl-määrä Tilinhoitaja Arvo-osuustilin numero (19 merkkiä) Valtuutus Valtuutan Evlin vastaanottamaan ja vaihtamaan yllä mainitut omistamani Rovakaira Oy osakekirjat arvoosuuksiksi sekä tekemään osakevaihtoon liittyvät kirjaukset yllä mainitulle arvo-osuustililleni. Lisäksi annan suostumukseni sille, että Evli tallentaa henkilötietoni osakevaihdon yhteydessä Evlin rekisterijärjestelmään. Jos omistamani osakkeet eivät ole rekisteröity nimelleni Rovakaira Oy:n osakasluettelolla, toimitan muut omistusoikeuden osoittavat asiakirjat ja tarvittaessa tositteen varainsiirtoveron maksusta Evlille. Allekirjoitus Paikka ja aika Allekirjoitus Liitteet (esim. kaupparekisterinote, valtakirja) Nimenselvennös