Sähköisen hallinnon oikeudelliset perusteet 12.-13.12.2012 Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen
Johdanto Luennot 12.12.2012, klo 08:00-14:00, C2 13.12.2012, klo 10:00-16:00, AU100 Tentit 7.1.2013, klo 16:00-20:00 22.3.2013, klo 8:00-12:00 Tenttikirjallisuus Voutilainen, Tomi: ICT-oikeus sähköisessä hallinnossa - ICT-oikeudelliset periaatteet ja sähköinen hallintomenettely 2009, s. 40 334. Helopuro Sanna, Ristola Juhapekka, Perttula Juha: Sähköisen viestinnän tietosuoja 2009, 2. uudistettu painos, s. 1-164, 191 214, 231 240 ja 269-303. Voutilainen, Tomi: Tietoteknologia hankintavälineenä ja -kohteena, Edilex 2011/20, http://www.edilex.fi/lakikirjasto/8071.pdf Laine, Juha Leinonen, Erika Parkkola, Mikko: Ketterien tietojärjestelmäprojektien sopimuksellinen hallinta, Edilex: http://www.edilex.fi/lakikirjasto/8032.pdf Lehto, Karolina: Sähköinen huutokauppa osana julkista hankintamenettelyä, Edilex 2012/8: http://www.edilex.fi/lakikirjasto/8686.pdf Säädösvaatimukset Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004) Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Laki julkisista hankinnoista (348/2007) Laki sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä (698/2011) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007) Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010)
Sisältö 12.12.2012, klo 8:15-14:00, Tomi Voutilainen Lainsäädäntökartta Tietohallinnon ja tiedonhallinnan ohjausrakenteet ICT-oikeudelliset periaatteet Sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa 13.12.2012, klo 10:15-16:00, Tommi Oikarinen Tietohallintolaki ja sen sisältö Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Tietoturvallisuus julkisessa hallinnossa
Sähköinen hallinto Sähköiset palvelut ja tietojärjestelmät Palveluiden käyttäjät Sähköinen hallinto Asian- ja palvelujenhallinta Tietoverkot Tietovarannot
Sähköisen hallinnon lainsäädäntökartta
Muuta lainsäädäntöä Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista; Verkkotunnuslaki; Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä; Laki paikkatietoinfrastruktuurista Laki sähköisestä lääkemääräyksestä; Laki julkisista hankinnoista; Laki sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä; Laki tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisesta; Sähköisen viestinnän tietosuojalaki; Laki yksityisyyden suojasta työelämässä; Asetus valtionhallinnon tietoturvallisuudesta Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta
Tietohallinnon ja tiedonhallinnan ohjausrakenteet Rekisterihallinto Tiedonhallinta Tietoturvallisuus Tietohallinto Asiakirjahallinto
Rekisterihallinto
Tietoturvallisuus Liikenne- ja viestintäministeriö Poliisi Valtiovarainministeriö Tietoturvallisuus Puolustusvoimat Ulkoasiainministeriö Tietosuojavaltuutettu Viestintävirasto
Tietohallinto Valtiovarainministeriö Ministeriöt ja keskusvirastot Keskus- ja aluehallintoviranomaiset Kunnat Kuntayhtymät
Asiakirjahallinto Oikeusministeriö Valtiovarainministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö/arkistolaitos Asiakirjahallinto
ICT-oikeudelliset periaatteet
ICT-oikeudelliset periaatteet Sähköisen muodon syrjimättömyysperiaate Käytettävyyden ja saavutettavuuden periaatteet Tietoturvallisuuden periaate Yhteentoimivuuden periaate Todennettavuuden ja läpinäkyvyyden periaate
Sähköinen asiointi
Sähköisen asioinnin tavoitetiloja Kohti hallittua murrosta - julkiset palvelut uudella vuosituhannella: Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin toimintaohjelma 2002 2003, 31.12.2001 Vuoteen 2006 ulottuva visio on esitetty ns. visiokarttana, jossa on kuvattu tavoiteltava hallinnon rooli ja tehtävät tietoyhteiskunnassa sekä sitä täsmentävät kriittiset reunaehdot. Julkinen hallinto tietoyhteiskunnassa -visio on seuraava: Mahdollistamalla helppokäyttöiset ja turvalliset palvelut myös tietoverkon kautta julkinen hallinto osaltaan vähentää asiakkaiden vaivannäköä ja kustannuksia sekä parantaa näiden vaikutusmahdollisuuksia tukee yritysten kilpailukykyä. Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin strategia ja kehittämissuunnitelmia (VM 11a/2005): Strategian visiona on, että vuonna 2010 sekä valtion laitokset että kunnat ovat vieneet asiointipalvelunsa yleisesti verkkoon. Palvelujen kehittäminen perustuu toiminnan uudelleensuunnitteluun, jossa on otettu huomioon tieto- ja viestintätekniikan antamat mahdollisuudet uudistaa palveluprosessi ja määritellä uudet sähköiset palvelutarpeet. Sähköisen asioinnin kehittämisellä on saatu aikaan tuottavuutta sekä asiakasvaikuttavuutta. Kunnat ja valtion laitokset pystyvät tuottamaan asiointipalvelunsa nykyistä vähemmällä henkilötyömäärällä tieto- ja viestintätekniikan avulla. SADe-hankkeen loppuraportti 28.1.2009 (VM 3/2009): Suomessa on verkottunut julkinen hallinto, jossa hallinnon palvelut ovat monikanavaisesti saatavissa ja helposti löydettävissä kansalaisen elämäntilannetta ja yrityksen elinkaaren vaihetta tukevina. Kansalaiselle ja yritykselle julkinen hallinto näkyy yhtenä ja yhtenäisenä kokonaisuutena. Julkisen hallinnon ICT-strategia (VM luonnos, syksy 2012): Visio 2020: Käyttäjän tarvitsemat palvelut ja tiedot saatavilla ja käytettävissä helposti ja turvallisesti. Julkisen hallinnon organisaatioiden, yritysten ja käyttäjien yhteistyöllä kehityksen kärkeen Vision ytimessä on lupaus siitä, että palvelut ja tieto vastaavat käyttäjien tarpeita. Palvelujen kehittäminen ja käyttöönotto perustuvat käyttäjäkeskeiseen toimintamalliin, jossa palvelut ja niihin liittyvät tietojärjestelmät suunnitellaan käyttäjien tarpeista lähtien. Palvelujen kehittämisessä ennakoidaan käyttäjien tarpeita esimerkiksi seuraamalla kehitystä muilla aloilla ja muissa maissa.
SADe-hankkeen loppuraportti: VM/Hallinnon kehittäminen 6/2009
Informointi ASIAKASLÄHTÖISYYS Helppokäyttöisyys Tietoturvallisuus Kieli Tietosuoja
Asiakaslähtöinen sähköisen asioinnin kehittäminen Sähköinen palvelu Opintojen suorittaminen Opintososiaalisten etujen käsittely Oppilaitoksen hallintoprosessi
Lisäarvo asiakkaalle Toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen Suunnitelmallisuuden tarve (e-strategia) Asiakaslähtöinen verkkopalvelukulttuuri (e-hallinto) Verkkodemokratia -osallistuminen Asiakaslähtöiset verkkopalv. Integrointi taustajärjestelmiin Vuorovaikutteinen verkkoasiointi ja -palvelut Osaamisen tarve Vastuutuksen ja organisoinnin tarve Lomakkeet verkossa Kysely-/palaute sähköpostilla Tiedottava verkkopalvelu ja hakumahdollisuudet Läsnäolo (oma www-sivu) verkossa Aika Tiedotus Vuorovaikutus Asiointi Integrointi Muutos Alkuperäinen lähde muokattuna: Juna vislas jo pois! Juna-hankkeen matkaraportti 1.9.1999-31.12.2001
Käsitteistöä
Sähköinen asiointi Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan julkisen hallinnon palvelujen käyttämistä tieto- ja viestintätekniikan avulla.
Tietoyhteiskunnan palvelu, LTyP 2 Tietoyhteiskunnan palvelulla tarkoitetaan tässä laissa palvelua, joka toimitetaan: 1) etäpalveluna eli ilman, että osapuolet ovat yhtä aikaa läsnä; 2) sähköisesti eli lähettämällä ja vastaanottamalla palvelu tietoja sähköisesti käsittelevien laitteiden tai tietojen säilytyksen avulla ja siten, että palvelun lähettämiseen, siirtoon ja vastaanottamiseen käytetään yksinomaan johtimia, radioyhteyttä, optisia laitteita tai muita sähkömagneettisia laitteita; 3) palvelun vastaanottajan henkilökohtaisesta pyynnöstä tapahtuvana tiedonsiirtona; ja 4) tavallisesti vastiketta vastaan.
Sähköinen tiedonsiirtomenetelmä (SAVL 4 1 k) telekopio ja telepalvelu, kuten sähköinen lomake, sähköposti tai käyttöoikeus sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muu sähköiseen tekniikkaan perustuva menetelmä, jossa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin, kuten tekstiviesti; ei kuitenkaan puhelu
Sähköinen viesti (SAVL 4 2 k) Sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetetty tarvittaessa kirjalliseen muotoon tallennettavissa oleva informaatio Kaikki viranomaiselle tullut sähköinen informaatio Sidos julkisuuslain asiakirjan käsitteeseen
Sähköinen asiakirja (SAVL 4 3 k) Sähköinen viesti, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon Hallintoasian käsittelyprosessiin sidoksissa Sidos viranomaisen asiakirjan käsitteeseen SAVL 9.1 : Vireillepanossa ja asian muussa käsittelyssä vaatimuksen kirjallisesta muodosta täyttää myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja. Sähköisen muodon syrjimättömyyden periaate
Vahva sähköinen tunnistaminen, VStAL 2 1 k Vahvalla sähköisellä tunnistamisella tarkoitetaan henkilön yksilöimistä ja tunnisteen aitouden ja oikeellisuuden todentamista sähköistä menetelmää käyttämällä perustuen vähintään kahteen seuraavista kolmesta vaihtoehdosta: a) salasanaan tai johonkin muuhun sellaiseen, mitä tunnistusvälineen haltija tietää; b) sirukorttiin tai johonkin muuhun sellaiseen, mitä tunnistusvälineen haltijalla on hallussaan; tai c) sormenjälkeen tai johonkin muuhun tunnistusvälineen haltijan yksilöivään ominaisuuteen;
Sähköisen allekirjoitukset muodot Sähköinen allekirjoitus, VStAL 2 9 k: sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan sähköisessä muodossa olevaa tietoa, joka on liitetty tai joka loogisesti liittyy muuhun sähköiseen tietoon ja jota käytetään allekirjoittajan henkilöllisyyden todentamisen välineenä; Kehittynyt sähköinen allekirjoitus, VStAL 2 10 k: kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan sähköistä allekirjoitusta: a) joka liittyy yksiselitteisesti sen allekirjoittajaan; b) jolla voidaan yksilöidä allekirjoittaja; c) joka on luotu menetelmällä, jonka allekirjoittaja voi pitää yksinomaisessa valvonnassaan; ja d) joka on liitetty muuhun sähköiseen tietoon siten, että tiedon mahdolliset muutokset voidaan havaita; Laatuvarmenteeseen perustuva sähköinen allekirjoitus Kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka perustuu laatuvarmenteeseen
Allekirjoituksen funktiot Tunnistusfunktio Todennusfuntio (tiedon alkuperäisyys vrt. allekirjoittaja) Viestinnällinen funktio Tahtofunktio Todistefunktio Oikeusvarmuusfunktio Julkisuusfunktio Oikeusfunktio (asianosaisten oikeus) Vastuufunktio
Sähköinen identiteetti
Viranomaisen velvollisuudet Sähköisten asiointipalveluiden tuottajana
Informointiperiaate sähköisessä asioinnissa Rekisteröidyn informointi, HetiL 10 ja 24 Rekisteriselosteet => tietosuojaseloste Hallinnon asiakkaan informointi (tiedon tuottaminen ja jakaminen mm. käytössä olevista palveluista), JulkL 20 Hallinnon asiakkaan neuvonta, HaL 8 Asianosaisen informointi asiankäsittelystä ja sen kestosta HaL 23.2 Palvelun käyttäjän informointi evästeiden käytöstä, SVTsL 7 Tiedotusvelvollisuus sähköisistä palveluista, SAVL 7.1 TYPL 7.1 :n 1 kohdan mukaan palveluntarjoajan on pidettävä palvelun vastaanottajien ja viranomaisten saatavilla helposti, välittömästi ja jatkuvasti muun muassa sähköpostiosoite sekä sellaiset muut yhteystiedot, joiden avulla palvelun tarjoajaan voidaan saada yhteys nopeasti, suoraan ja tehokkaasti.
Evästeiden käytöstä tiedottaminen, SVTsL 7 Viestintäverkkojen avulla toteutettu evästeiden tai muiden palvelun käyttöä kuvaavien tietojen tallentaminen käyttäjän päätelaitteelle ja näiden tietojen käyttö on sallittua palvelun tarjoajalle, jos palvelun tarjoaja antaa käyttäjälle ymmärrettävät ja kattavat tiedot tallentamisen tai käytön tarkoituksesta. Samalla palvelun käyttäjälle on annettava mahdollisuus kieltää edellä tarkoitettu tallentaminen tai käyttö. Palvelun tarjoajan tietojen antamisvelvollisuus ja käyttäjän kielto-oikeus ei koske tietojen sellaista tallentamista tai käyttöä, jonka ainoana tarkoituksena on toteuttaa tai helpottaa viestin välittämistä viestintäverkoissa tai joka on välttämätöntä sellaisen palvelun tarjoamiseksi, jota tilaaja tai palvelun käyttäjä on nimenomaisesti pyytänyt. Evästeiden tallentaminen ja käyttö on sallittua ainoastaan palvelun vaatimassa laajuudessa ja sillä ei saa rajoittaa yksityisyyden suojaa enempää kuin on välttämätöntä.
Verkkotiedottaminen, JulkL 20 Viranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tässä tarkoituksessa tarvittaessa laadittava oppaita, tilastoja ja muita julkaisuja sekä tietoaineistoja palveluistaan, ratkaisukäytännöstään sekä yhteiskuntaoloista ja niiden kehityksestä toimialallaan. Laatimisvelvollisuuden tarvetta arvioitaessa on otettava huomioon, missä määrin viranomaisen toiminnasta on saatavissa tietoja asiakirjojen julkisuuden avulla tai yleisen tilastotuotannon perusteella. Viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Viranomaisten on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen mukaan saatavissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla.
Verkkotiedottaminen ja tietosuoja Hyvä julkisuus ja salassapitorakenne Asiakirjojen rakenteen suunnittelu Toimielimien päätösasiakirjojen julkaiseminen viranomaisen www-sivuilla sairautta koskevat tiedot (myös välilliset) yksityiselämää koskevat tiedot säilytysajat verkossa Hyvän kielenkäytön vaatimus, HaL 9
Pöytäkirjojen julkaisu Internetissä EOA (441/2/05), antopäivä 28.3.2007. AOA (859/4/02), antopäivä 2.12.2002. Ks. myös vastaava tapaus AOKS (1415/1/02), antopäivä 18.5.2004. AOK (481/1/03), antopäivä 10.1.2005. AOK (168/1/04), antopäivä 7.2.2005 AOA (3590/4/06), antopäivä 11.6.2008 pöytäkirjojen julkaisussa tulee ottaa huomioon julkisuus- ja salassapitosäännökset sekä erityisesti tulee kiinnittää huomiota hyvään julkisuus- ja salassapitorakenteeseen henkilötietoja sisältävät päätökset ja esityslistat tulisi poistaa Internetistä, kun tällä tavalla toteutetun tiedottamisen tarvetta ei enää ole
Hyvän hallinnon vaatimukset Hyvän hallinnon takeet (PL 21 ) asianmukaisuus viivytyksettömyys julkisuus oikeus tulla kuulluksi oikeus saada perusteltu päätös Muutoksenhakuoikeus Hyvän hallinnon perusteet (HaL 2 luku) Hallinnon oikeusperiaatteet Tehokkuus ja laatu Palveluperiaate ja palvelun asianmukaisuusvaatimus Neuvontavelvollisuus Hyvän kielenkäytön vaatimus Viranomaisten yhteistyö
Sähköisten asiointipalveluiden tuottaminen (SAVL 5.1 ja 5.2 ) Tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet (on tarjottava näiden rajoissa) Sähköisiä asiakirjoja Ilmoituksia Selvityksiä (Selvityspyyntö ks. HaL) Muita viestejä, kuten tiedusteluja, neuvontapyyntöjä Viranomainen voi tarjota sähköisiä palveluja myös tehtävä- tai toimipaikkakohtaisesti.
Sähköisten asiointipalveluiden saatavuus (SAVL 6 ) Tavoitteena 24/7 -periaate periaatteessa Palvelutaso on riippuvainen palvelulupauksista/palvelu Lain tavoite -> muulloinkin kuin virastojen aukioloaikoina
Palveluiden helppokäyttöisyys (SAVL 5.3 ) Sähköisten asiointipalveluiden helppokäyttöisyys eli palvelun käytettävyys Käytettävyysattribuutteja Tyytyväisyys Tehokkuus Virheettömyys Opittavuus Muistettavuus
Sähköisten asiointipalveluiden saavutettavuus (SAVL 5.3 ja HaL 7, palveluperiaate) Saavutettavuus eli käytön esteettömyys Käytön esteettömyys Erityisryhmiä Vanhukset Näkövammaiset, heikkonäköiset Kuurot, heikkokuuloiset Motoriset vaikeudet Kognitiiviset vaikeudet Alueellinen ulottuvuus Tekninen ulottuvuus
Sähköisten asiointipalveluiden tietoturvallisuus (SAVL 5.3 ) Sähköisen asiointilain tarkoituksena on edistää sähköisen asioinnin tietoturvaa Tietoturvan järjestämistä edellytetään myös julkisuuslaissa (18 ) säädetyssä hyvässä tiedonhallintatavassa (mm. suunnitteluvelvollisuus) henkilötietolaissa (32 ) (suojaamisvelvollisuus) sähköisen viestinnän tietosuojalaissa (mm. 19 )
Sähköinen hallintomenettely viranomaistoiminnassa
Tunnistus - toteuttaa tietoturvaa Huomioitava palvelukohtaisuus Henkilön sähköisen identiteetin todentaminen Palvelutyyppi Tietopalvelut ja tiedottamispalvelut Asiakaspalaute ja kansalaisten osallistumispalvelut Tiedonkeruupalvelu Vireillepanopalvelu/yksisuuntainen sähköinen asiointi Tietojärjestelmien välinen tietojenvaihto Vuorovaikutteinen sähköinen asiointipalvelu, jossa asiakas voi: - kysyä viranomaiselta neuvoa hyödyntä mällä sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä; - tarkastella viranomaisen järjestelmässä olevia omia tietojaan; - täyttää hakemuslomakkeita niin, että osa tiedoista täydentyy lomakkeelle viranomaisen järjestelmästä; - seurata oman asiansa käsittelyn etenemistä; - saada päätöksen hakemukseensa sähköisesti (sähköinen tiedoksianto). Tunnistustapa(menettely) Ei edellytetä tunnistusta. Ei edellytetä tunnistusta. Yhteystietoja voidaan kerätä yhteydenottoja varten, jos asiakas niin haluaa. Passiivinen tunnistus tai aktiivinen tunnistus (heikko tunnistusmenetelmä). Pääsääntöisesti passiivinen tunnistus riittää. Edellyttää tietojärjestelmien todennusta esimerkiksi palvelinvarmenteiden avulla. Ei edellytetä tunnistusta. Yhteystietoja voidaan kerätä yhteydenottoja varten, jos asiakas niin haluaa. Aktiivinen tunnistus (vahva tunnistusmenetelmä). Aktiivinen tunnistus (vahva tunnistusmenetelmä). Aktiivinen tunnistus (kevyt tai vahva tunnistusmenetelmä). Aktiivinen tunnistus (vahva tunnistusmenetelmä).
Vireillepanoasiakirjan allekirjoittaminen, SAVL 9.2 Viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Jos viranomaiselle toimitetussa sähköisessä asiakirjassa on selvitys asiamiehen toimivallasta, asiamiehen ei tarvitse toimittaa valtakirjaa. Viranomainen voi kuitenkin määrätä valtakirjan toimitettavaksi, jos viranomaisella on aihetta epäillä asiamiehen toimivaltaa tai sen laajuutta.
Asiakirjan lähettäminen (SAVL 8 ) Sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. HaL 17 : Asiakirja toimitetaan asiassa toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen lähettäjän omalla vastuulla. Jos asiakirjan toimittamiselle on asetettu määräaika, lähettäjän onhuolehdittava siitä, että asiakirja saapuu viranomaiseen määräajassa. Asiakirjan lähettäjälle on pyynnöstä annettava todistus asiakirjan kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä.
Vastaanottokuittaus (SAVL 12 ) Viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta lähettäjälle. Ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin. Vastaanottamisesta ilmoittaminen ei vaikuta asian käsittelyn edellytyksiin, joista säädetään erikseen. Ei sovelleta telekopiona tai vastaavalla tavalla saapuneeseen asiakirjaan.
Vastaanottokuittaukset Oikeuskansleri on kiinnittänyt huomiota siihen, että viranomaiset eivät yleisesti noudata lainsäädännössä asetettua velvollisuutta lähettää vastaanottokuittausta viranomaiselle tai virkamiehelle saapuneisiin sähköpostiviesteihin, jotka ovat sähköisiä asiakirjoja, ks. OKA (1085/1/06, 677/1/07, 1165/1/07, 1349/1/07), antopäivä 16.1.2008
Asiakirjan vastaanottaminen (SAVL 10 ) Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Poikkeustilanteet viranomaisen järjestelmissä Hallintolaki 20 : Hallintoasia tulee vireille, kun asian vireille panemiseksi tarkoitettu asiakirja on saapunut toimivaltaiseen viranomaiseen tai kun asia on sille suullisen vireillepanon yhteydessä esitetty ja käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu.
Sähköisen asioinnin määräajat (SAVL 11 ) Viranomaisen asian käsittelyssä pyytämän lausunnon, selityksen, vastineen tai muun vastaavan asiakirjan katsotaan saapuneen määräajassa, jos asiakirja saapuu viimeistään määräajan viimeisen päivän aikana, jos se viranomaisen käsiteltävissä tuolloin. Määräajoista on voitu säätää myös erikseen, jolloin pääsääntö on, että asiakirjan on saavuttava virkaaikana.
Asian rekisteröinti ja asiakirjan kirjaaminen Kirjaaminen (rekisteröinti) asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta (SAVL 13.2 ) Arkistolaitoksen ohje: Suostumus siitä, että päätös voidaan antaa sähköisesti
Asian rekisteröinti ja asiakirjan kirjaaminen Yleisesti kirjaamisesta JulkA 6 : asian vireille saattaja, asiakirjan saapumispäivä, tai, milloin asiakirja on viranomaisen laatima, sen laatimispäivästä, asian laadusta (ts. Mikä asia;) Muusta rekisteröimisestä Rekisteröitävä tiedot mm. suoritetuista välitoimenpiteistä, kuten toimituksista sekä selvitysja lausuntopyynnöistä ja niitä koskevista asiakirjoista; asian lopputoimenpiteistä ja niitä koskevista asiakirjoista.
Muita säännöksiä vireillepanoon liittyen Viranomainen voi teknisesti muokata sähköistä viestiä, jos se on tarpeen viestin saattamiseksi luettavaan, tallennettavaan tai arkistoitavaan muotoon, SAVL 14 ; Sähköisen asiakirjan siirtäminen, SAVL 15 Viranomaiselle erehdyksessä toimitettu asian vireillepanoa tai muuta käsittelyä koskeva sähköinen asiakirja on viipymättä siirrettävä sille viranomaiselle, jolle asiakirja on osoitettu. Siirrosta on ilmoitettava asiakirjan toimittaneelle. Hallintoasiassa ja hallintolainkäyttöasiassa sovelletaan lisäksi, mitä asian siirtämisestä toimivaltaiselle viranomaiselle erikseen säädetään. Siirretyssä asiassa määräaikaa katsotaan noudatetun, jos toimivaltainen viranomainen saa asiakirjan määräajan kuluessa.
Sähköinen päätöksenteko (HetiL 31 ) Automatisoidun päätöksenteon kielto Automatisoidun päätöksentekojärjestelmän tunnusmerkkejä ovat Prosessissa arvioidaan rekisteröidyn henkilökohtaisia ominaisuuksia Prosessissa ei ole inhimillistä kontrollia mukana Prosessista aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla Sallittu vain jos siitä on säädetty erikseen laissa
Päätöksenteon yleisiä periaatteita Päätöksen muoto (HaL 43) Hallintopäätös on annettava kirjallisesti. Päätös voidaan antaa suullisesti, jos se on välttämätöntä asian kiireellisyyden vuoksi. Suullinen päätös on viipymättä annettava myös kirjallisena oikaisuohjeineen tai valitusosoituksineen. Määräaika oikaisuun tai muutoksenhakuun alkaa kirjallisen päätöksentiedoksisaannista siten kuin siitä erikseen säädetään. Päätöksen sisältö (HaL 44 ) päätöksen tehnyt viranomainen ja päätöksen tekemisen ajankohta; asianosaiset, joihin päätös välittömästi kohdistuu; päätöksen perustelut ja yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu; sekä sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi pyytää tarvittaessa lisätietoja päätöksestä Annettaessa suullinen päätös asianosaiselle on ilmoitettava, miten asia on ratkaistu, ja selostettava ratkaisun perustelut Päätös on perusteltava. Perusteluissa on ilmoitettava, mitkä seikat ja selvitykset ovat vaikuttaneet ratkaisuun sekä mainittava sovelletut säännökset. (HaL 45 )
Päätösasiakirja (SAVL 16+17 ) Päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Allekirjoitukseksi käy ainakin laatuallekirjoitus Sähköinen allekirjoitus on eri asia kuin koneellinen allekirjoitus Käsitteet sotkeutuvat helposti Koneellisesta allekirjoituksesta säädetään erikseen asiakohtaisesti (SAVL 20.1 ) Päätösasiakirjan jäljennös Asianosaisella on päätösasiakirjassa olevan viranomaisen sähköisen allekirjoituksen voimassaoloajan päätyttyä oikeus pyynnöstä saada maksutta päätösasiakirjan jäljennös.
Päätösasiakirjan allekirjoittaminen, SAVL 16 Päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Viranomaisen on allekirjoitettava asiakirja siten kuin vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetun lain 5.2 :ssä tarkoitetaan. Jos oikeustoimeen vaaditaan lain mukaan allekirjoitus, vaatimuksen täyttää ainakin sellainen kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka perustuu laatuvarmenteeseen ja on luotu turvallisella allekirjoituksen luomisvälineellä. Sähköiseltä allekirjoitukselta ei tule kuitenkaan evätä oikeusvaikutuksia yksinomaan sen vuoksi, että se on tehty muulla kuin edellä mainitulla tavalla. Koneellinen allekirjoitus, SAVL 20 Haastehakemus, haaste sekä sähköisenä viestinä lähetettävä tuomioistuimen toimituskirja ja muu oikeudenkäyntiasiakirja voidaan allekirjoittaa koneellisesti. Hallintoviranomaisen toiminnassa syntyneiden asiakirjojen samoin kuin ulosoton asiakirjojen koneellisesta allekirjoittamisesta säädetään erikseen.
Sähköinen tiedoksiantomenettely Todisteellinen sähköinen tiedoksianto, SAVL 18 Asiakirja, joka lain mukaan toimitetaan postitse saantitodistusta vastaan tai muuten todisteellisesti, voidaan asianosaisen suostumuksella antaa tiedoksi myös sähköisenä viestinä, ei kuitenkaan telekopiona tai vastaavalla tavalla. Viranomaisen on tällöin ilmoitettava, että asiakirja on asianosaisen tai tämän edustajan noudettavissa viranomaisen osoittamalta palvelimelta, tietokannasta tai muusta tiedostosta. Asianosaisen tai tämän edustajan on tunnistauduttava asiakirjaa noutaessaan. Tunnistautumisessa käytetään vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetussa laissa tarkoitettua tunnistusvälinettä tai laatuvarmennetta taikka muuta tunnistautumistekniikkaa, joka on tietoturvallinen ja todisteellinen. Asiakirja katsotaan annetuksi tiedoksi, kun asiakirja on noudettu viranomaisen 1 momentin mukaisesti osoittamalta yhteydeltä. Jos asiakirjaa ei ole noudettu seitsemän päivän kuluessa viranomaisen ilmoituksesta, tiedoksiannossa noudatetaan, mitä siitä muualla laissa säädetään. Tavallinen sähköinen tiedoksianto, SAVL 19 Muu kuin 18 :ssä tarkoitettu asiakirja voidaan antaa tiedoksi asianomaiselle sähköisenä viestinä hänen suostumuksellaan. Jos kuitenkin asianomaisen yksityisyyden suojaaminen, muu erityinen suojan tai suojelun tarve taikka oikeuksien turvaaminen sitä edellyttää, asiakirjan tiedoksiantoon on sovellettava, mitä 18 :ssä tai tiedoksiannosta muutoin säädetään. Asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.
Asian ja asiakirjan arkistointi (SAVL 21 ) Sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa. SÄHKE -hanke määritellyt pysyväisarkistoinnin vaatimuksia Pysyväisarkistointi on mahdollista vain arkistolaitoksen erillisellä päätöksellä
Sähköisen arkistoinnin ohjausta (Kehittämisen näkökulma) Organisaation toimintaprosessien kuvaamisen yhteydessä on suunniteltava asioihin liittyvät työnkulut, asioiden ja asiakirjallisten tietojen tilasiirtymät sekä asioiden ja asiakirjallisten tietojen käyttöoikeudet. Prosessien kuvaamisessa käydään läpi, miten asiat tulevat vireille, mitä toimenpiteitä käsittelyvaiheisiin liittyy, miten asiat päätetään, kuka osallistuu mihinkin prosessin vaiheeseen ja mitä asiakirjoja missäkin vaiheessa syntyy ja kertyy ja miten asiakirjoja käsitellään.
Muutoksenhaku Muutoksenhaussa noudatetaan samoja menettelyitä kuin hallintoasian sähköisen asioinnin osalta Muutoksenhaun vireilletulomenettely on yhtenäinen Tiedoksiantomenettely on yhtenäinen Oikeudenkäyntiasiakirjat voidaan allekirjoittaa Oikeudenkäyntiasiakirjat voidaan allekirjoittaa koneellisesti
Yleinen ohjaus ja toimivalta SAVL 22 Valtiovarainministeriö antaa ohjeita ja suosituksia sähköisen asioinnin yhteentoimivuuden ja tietoturvallisuuden varmistamisesta sekä sähköisten asiointipalvelujen järjestämisestä. Arkistolaitos antaa tarkempia määräyksiä ja ohjeita sähköisen asioinnin kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä sekä arkistoinnista. Valtioneuvosto voi edellyttää asetuksella, että valtion viranomaiset osallistuvat useammalle viranomaiselle yhteiseen yleisen tietoverkon avulla toteutettavaan asiakaspalvelujärjestelmään (JulkL 18.2 2k)
Sähköpostiasioinnin ongelmat
Sähköpostiviesteihin vastaaminen OKA (416/1/01), Kanteluasian käsitteleminen ja kirjeisiin vastaaminen, antopäivä 10.3.2003; OKA (1101/1/03), Viranomaisen menettely asiakkaan lähettämiin kirjoituksiin, antopäivä 21.12.2004; OKA (845/1/99), Poliisin käyttäytyminen ja kielilainsäädännön noudattaminen, antopäivä 7.5.2001; OKA (326/1/99), Sähköisestä asioinnista viranomaisen kanssa, antopäivä 31.8.2000; AOK (1168/1/04), Viranomaisen velvollisuus vastata tiedusteluun, antopäivä 7.8.2006; AOA (1125/4/03), Painovapauslain mukainen oikeuspaikka ja viivyttely asian käsittelyssä sekä tiedusteluun vastaaminen, antopäivä 14.12.2004; AOA (383/4/06), Sähköpostitiedusteluun vastaaminen, antopäivä 27.6.2006; AOA (383/4/06), Sähköpostitiedusteluun vastaaminen, antopäivä 27.6.2006; EOA (2173/4/04), Toimeentulotukihakemuksen viivytyksetön käsittely, antopäivä 29.12.2004; AOKS (695/1/07), Tiedusteluun vastaaminen, antopäivä 8.7.2008; AOKS (837/1/07), Viranomaiselle toimitettuun tiedusteluun vastaamatta jättäminen, antopäivä 28.4.2008; AOKS (389/1/05), TE-keskuksen menettely tiedusteluihin vastaamisessa, antopäivä 3.5.2007, AOA (3718/4/07), Päätös käräjätuomarin henkilökohtaiseen työsähköpostiosoitteeseen saapuneiden viestien käsittelyä koskevaan kanteluun, antopäivä 17.12.2008 Sähköpostia ei mielletä viranomaisissa viralliseksi viestintävälineeksi
Sähköpostiviesteihin vastaaminen Apulaisoikeusasiamies on myös todennut, että yksittäisen virkamiehen sähköpostin käytössä tulee ainakin tiettyyn määrään saakka ottaa huomioon hyvän hallinnon ja kielellisten perusoikeuksien asettamat vaatimukset, AOA (2575/4/06 ja 63/4/07), antopäivä 9.5.2008
Sähköposti asiointiongelmana Viranomaissähköpostiosoitteiden ja virkasähköpostiosoitteiden erillisyys Vastaanottotoimenpiteet ja sähköisten asiakirjojen kirjaaminen Sähköpostiviestien suojaaminen lähettämisen aikana Sähköpostiin vastaaminen Sähköpostien arkistointi muuttumattomana
Sosiaalinen media viranomaistoiminnassa
Sosiaalisen median käyttökohteita Viranomaisen viestintä, JulkL 20.2 Viranomaisen sähköinen asiointipalvelu, SAVL ja HaL 7 Neuvontapalvelu, HaL 8 Markkinointikanava, SVTsL 7 luku
Näkökulmia sosiaalisessa mediassa Rekisterinpito ja vastuut Sosiaalisen median palveluntarjoaja Palvelunkäyttäjät yhteisöt ja yksityishenkilöt Luottamuksellinen viestintä, asiointi, markkinointi ja tiedottaminen Luottamuksellinen viestintä vrt. viranomaisen asiakirja Tiedottaminen vrt. markkinointi Valvonta ja sen jakautuminen sekä ulottuvuudet Tietosuojavaltuutettu Viestintävirasto Kuluttajavirasto Poliisi
Sähköinen asiointi hankinnoissa Case
Sähköisessä hankintamenettelyssä noudatettavat keskeiset periaatteet Hankintalaki, tasapuolisuus 51 : Hankintamenettelyyn liittyvät ilmoitukset ja tietojenvaihto on toimitettava hankintayksikön valinnan mukaan joko kirjeitse, telekopiolla tai sähköisiä välineitä käyttäen. Valittujen viestintävälineiden on oltava yleisesti käytettävissä, eivätkä ne saa rajoittaa toimittajien mahdollisuutta osallistua hankintamenettelyyn. Hankinta-asetus (614/2007) : Luottamuksellisuus 18 : Hankintamenettelyyn liittyvässä tiedottamisessa, tietojenvaihdossa ja tietojen tallentamisessa on Hankintamenettelyyn liittyvässä tiedottamisessa, tietojenvaihdossa ja tietojen tallentamisessa on varmistettava, että tietojen eheys sekä osallistumishakemusten, tarjousten sekä suunnittelukilpailun suunnitelmien luottamuksellisuus säilyy. Hankintayksikön on varmistettava, ettei tarjousten, osallistumishakemusten tai suunnitelmien sisältö paljastu ennen tarjousajan, osallistumishakemusten tai suunnitelmien esittämisen määräajan päättymistä. Hankintayksikön on ilmoitettava hankintailmoituksessa tiedonvaihtoa koskevista mahdollisista vaatimuksista. Syrjimättömyys ja yhteentoimivuus 19 : Kansallisten ja EU-kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa tietojen toimittamisessa käytettävien sähköisten välineiden ja niiden teknisten vaatimusten on oltava syrjimättömiä, yleisesti saatavilla ja yhteensopivia yleisesti käytössä olevan tieto- ja viestintäteknologian kanssa.
Sähköinen allekirjoitus hankinnoissa Hankinta-asetus 19.2 : Hankintayksikkö voi edellyttää, että tarjousten, osallistumishakemusten, hakemusten toimittajarekisteriin ja suunnitelmien sähköisten allekirjoitusten tulee olla sähköisistä allekirjoituksista annetun lain vaatimusten mukaisia.
Sähköisen hankintamenettelyn vaatimukset asiakirjahallinnolle hankinta-asetus 19.3 tarjousten ja osallistumishakemusten sähköiseen toimittamiseen tarvittavat eritelmät, myös salausta koskevat tiedot, ovat tarjoajien ja ehdokkaiden käytettävissä; tarjoajat tai ehdokkaat toimittavat ennen tarjousten ja osallistumishakemusten esittämiselle asetetun määräajan päättymistä sellaiset vaaditut asiakirjat, todistukset, vakuutukset ja ilmoitukset, joita ei ole saatavilla sähköisessä muodossa; tarjousten, osallistumishakemusten, sekä lähetettyjen suunnitelmien ja hankkeiden saapumisajankohta on määriteltävissä; sähköisesti toimitettuihin tietoihin ei ole pääsyä ennen tietojen toimittamiselle varatun määräajan päättymistä; ennen määräajan päättymistä tapahtuva pääsy tietoihin on selkeästi havaittavissa; ainoastaan valtuutettu henkilö voi vahvistaa tai muuttaa vastaanotettujen tietojen avaamista koskevia päivämääriä; jos valtuutettuja henkilöitä on useita, he voivat ainoastaan samanaikaisesti toimimalla sallia pääsyn kaikkiin toimitettuihin tietoihin tai osaan niistä hankintamenettelyn tai suunnittelukilpailun eri vaiheissa taikka käytettäessä toimittajarekisteriä; valtuutetut henkilöt voivat samanaikaisesti toimimalla sallia pääsyn vasta määrätyn päivämäärän jälkeen toimitettuihin tietoihin; sekä vaatimusten mukaisesti vastaanotettuihin ja avattuihin tietoihin on pääsy ainoastaan niihin perehtymiseen valtuutetuilla.
Kiitos! Tomi.Voutilainen@uef.fi