LOPPURAPORTTI Hiisi Fin5 2005
SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISKATSAUS...7 1.1 Yleistä... 7 1.2 Järjestelytoimikunnan toiminta... 8 1.3 Yleiset huomiot tapahtumasta... 8 2 VALVOJAN (TA) TOIMINTA JA KOMMENTIT...10 2.1 Valvontatoiminta... 10 2.2 Kommentit... 10 3 ORGANISAATIO...12 3.1 Johtoryhmä 2005... 12 3.2 Tekninen ryhmä... 12 3.3 Valvojat... 12 3.4 Järjestelytoimikunta... 12 3.5 Ratamestarit... 13 3.6 Ratavalvojat... 14 3.7 Muut... 14 4 OSAKILPAILUJEN JOHTAJIEN RAPORTIT...15 4.1 Kenraaliharjoitus... 15 4.2 Raasi... 15 4.2.1 Kilpailukeskus... 15 4.2.2 Paikoitus... 16 4.2.3 Rakentaminen ja purkaminen... 16 4.2.4 Luvat... 16 4.2.5 Kokoukset... 16 4.3 Sydänmaa... 16 4.3.1 Kilpailukeskus... 16 4.3.2 Paikoitus... 17 4.3.3 Rakentaminen... 17 4.3.4 Luvat... 17 4.3.5 Kyläyhdistys... 17 4.3.6 Välipäivä ke 13.7... 17 4.4 Ruukinpuisto... 19 4.4.1 Toimihenkilöt... 19 4.4.2 Kartta... 19 4.4.3 Radat ja ratojen tulostus... 19 4.4.4 Televisiointi... 19 4.4.5 Valvonta... 19 4.4.6 Liikenteenohjaus... 20 4.4.7 Muut järjestelyt... 20 4.4.8 Kutsuvieraat... 20 4.4.9 Tarkkuussuunnistuksen MM-katsastus... 20 4.4.10 Kuntosuunnistus... 21 4.5 Uotinmäki... 21 4.5.1 Kilpailukeskus... 21 4.5.2 Kartta ja lupa-asiat... 21 4.5.3 Kilpailu... 22 5 FIN5-KESKUS...22 5.1 Yleisjärjestelyt Fin5-keskus... 22 5.1.1 Tilaisuudet Fin5-keskuksessa... 22 5.1.2 Palkintojenjaot... 23 5.2 Tilaisuudet ja oheisohjelmat Fin5-keskuksessa... 23 5.2.1 Palkintojenjaot... 23 5.2.1.1 Päiväpalkinnot jaetaan Eurasssa, koulukeskuksen pihan juhlalavalla... 23 5.2.1.2 Ohjelmat/esiintyjät... 23 5.2.2 Kutsuvierastilaisuudet... 24 5.2.3 Johtoryhmän ohjelma Fin5-Suunnistusviikolla 2005... 25 5.3 Fin5-toimisto... 26 5.3.1 Toimiston tehtävät... 26
5.3.1.1 Hiisi-seurat sitoutuvat järjestelyihin... 27 5.3.2 Työskentely toimistossa ja järjestelytoimikunnan sihteerinä... 27 5.3.3 Työskentely toimistossa... 28 5.3.3.1 Talkoolaisten värväystä... 28 5.3.3.2 Kilpailukutsu... 28 5.3.3.3 Opastusmateriaalin valmistaminen... 28 3.3.3.4 Kutsuvierastilaisuudet... 28 5.3.3.5 Ilmoittautumisaika päättyi, kilpailijoiden määrä oli pettymys... 29 5.3.3.6 Kuinka talkoolaisia kertyi... 29 5.3.4 Toimistonhoitajan työskentely... 29 5.3.4.1 Ilmoittautumiset... 29 5.3.4.2 Talkoolaiset... 30 5.3.4.3 Muut tehtävät... 30 5.3.4.4 Yhteenveto... 30 5.4 Palvelut Fin5-keskuksessa... 30 5.4.1 Info Fin5-keskuksessa... 30 5.4.2 Info kilpailukeskuksissa... 31 5.4.3 Kilpailukeskusten infot... 31 5.4.4 Fin5-keskuksen infon/toimiston vastaavan huomioita kisaviikolta... 33 5.5 Tulostaulu... 33 5.6 Ravintolapalvelut... 34 5.7 ATK- ja lehdistöpalvelut... 34 5.7.1 Internet... 34 5.8 Lattiamajoitus... 34 5.8.1 Huomioita majoittumisesta... 35 5.8.2 Fin5-keskuksesta järjestetty muu majoitus... 35 5.9 Matkailuauto- ja -vaunualue... 35 5.10 Telttamajoitus... 35 5.11 Majoitusvälitys... 36 5.12 Ensiapu... 37 5.13 Hygieniapalvelut... 37 5.14 Liikennejärjestelyt ja pysäköinti Fin5-keskuksessa... 37 5.15 Muuta... 37 5.16 Harjoituskarttojen myynti... 37 5.17 Vapaa-ajan vietto Eurassa... 37 6 KILPAILUVALIOKUNTA...38 6.1 Yleistä... 38 6.2 Kartoitus, radat ja ratavalvonta... 39 6.3 Lähdöt... 40 6.3.1 Yleistä... 40 6.3.2 Tehtävä... 40 6.3.3 Toiminta... 40 6.3.4 Miehitys... 40 6.3.5 Erityishuomioita... 40 6.3.5.1 Kilpailukartat ja rastimääritteet... 40 6.3.5.2 Henkilöstön rekrytointi... 41 6.3.5.3 Viitoitukset... 41 6.3.5.4 Lähtökaaviot... 42 6.3.5.5 Yhteydenpito... 42 6.3.5.6 Lasten lähdöt... 42 6.3.5.7 Takaa-ajolähdöt... 42 6.4 Maalit... 43 6.4.1 Yleistä... 43 6.4.2 Toiminta... 43 6.4.3 Takaa-ajon erityispiirteet... 43 6.4.4 Arviointi... 43 6.5 Harrastesuunnistus... 43 6.5.1 Yleistä... 43 6.5.2 Radat... 44 6.5.3 Lähtö... 44 6.5.4 Maali ja tulospalvelu... 44 6.6 Tulospalvelu... 44
6.6.1 Yleistä... 44 6.6.2 Tulospalvelun tehtävät... 45 6.6.3 Fin5 2005 -suunnistusviikon tulospalvelun järjestäminen... 45 6.6.4 Tuloslaskentakalusto... 46 6.6.4.1 Tietokoneet ja käyttöjärjestelmät... 46 6.6.4.2 Kirjoittimet... 46 6.6.4.3 Verkkolaitteet ja verkko... 46 6.6.4.4 Tuloslaskentaohjelmisto ja muut ohjelmat... 47 6.6.5 Ennakkovalmistelut... 47 6.6.5.1 Rata- ja leimasintiedot... 47 6.6.5.2 Sarjatietojen määrittely... 47 6.6.5.3 Ilmoittautumiset... 47 6.6.5.4 Maksuseuranta... 47 6.6.5.5 Lähtökaaviot päivittäin... 47 6.6.5.6 Ilmoittautuneiden ja lainakorttinumeroiden syöttäminen Pirilän ohjelmaan... 48 6.6.5.7 Lähtöaikojen arvonta ja julkistaminen... 48 6.6.5.8 Järjestelmän suunnittelu, configurointi ja testaus... 48 6.6.6 Toiminta kilpailupäivien aikana... 48 6.6.6.1 Järjestelmän pystytykset ja purut kisapaikalla... 48 6.6.6.2 Henkilöstön määrä... 49 6.6.6.3 Tilat ja rakenteet... 49 6.6.6.4 Sähkönsaanti ja -varmistus... 50 6.6.6.5 Tietoliikenneyhteydet kilpailukeskukseen... 50 6.6.6.6 Väliaika- ja lähestymisrastit sekä OnLine-maali... 50 6.6.6.7 Takaa-ajolähtöjen arvonta ja numerolapputarrojen tulostus... 51 6.6.6.8 Varmistusajanotto... 51 6.6.6.9 Kenraaliharjoitus... 51 6.6.6.10 Kuntosuunnistus... 52 6.6.6.11 Kisapäivien rajapinnoista... 52 6.6.7 Henkilöstön koulutus... 53 6.6.8 Lopuksi... 53 6.7 Kuulutus... 53 6.7.1 Äänentoisto... 53 7 KENTTÄTOIMINNOT...54 7.1 Rakenteet... 54 7.2 Liikenne, paikoitus sekä linja-autokuljetukset... 54 7.2.1 Suunnitelmat... 55 7.2.2 Henkilöstö... 55 7.2.3 Opasteet... 56 7.2.4 Henkilö-/asuntoautojen parkkilippujen myynti... 57 7.2.5 Linja-autolippujen myynti... 58 7.2.6 Linja-autokuljetukset... 58 7.3 Materiaalikuljetukset... 59 8 HUOLTOVALIOKUNTA...60 8.1 Kilpailukeskusten ja fin5-keskuksen huoltojärjestelyt... 60 8.1.1 Pesu... 60 8.1.2 Vesihuolto... 60 8.2 Jätehuolto... 61 8.3 Ensiapu... 61 8.3.1 Yleistä... 61 8.3.2 Tarve... 62 8.3.3 Henkilöstö... 62 8.3.4 Varustus... 62 8.4 Ravintolat ja ruokahuolto... 62 8.4.1 Tilat... 63 8.4.2 Varustus... 63 8.4.3 Henkilökunta... 63 8.4.4 Aukioloaika... 63 8.4.5 Hinnat... 63 8.4.6 Myynti kilpailukeskuksissa... 63 8.4.7 Finn Spring -juomat... 64
8.4.8 Mitä muuta pitää huomioida... 64 8.4.9 Yleistietoa kahviosta ja ruokalinjasta... 65 8.5 Muksulat... 65 8.5.1 Yleiset ruusut ja risut... 66 8.5.1.1 Risut... 66 8.5.1.2 Ruusut... 66 8.5.2 Raasin muksulan ruusut ja risut... 66 8.5.2.1 Risut... 66 8.5.2.2 Ruusut... 67 8.5.3 Hoitajille kutsukirje... 67 8.5.4 Sydänmaan muksulan toiminnasta... 67 8.5.4.1 Plussaa... 67 8.5.4.2 Miinusta... 68 8.5.5 Uotinmäen muksulan toiminnasta... 68 8.6 Ympäristöasiat... 68 9 TALOUSVALIOKUNTA...69 9.1 Talousarvio... 69 9.2 Kirjanpito ja tilinpäätös... 69 9.3 Vakuutukset... 69 9.4 Kassatoiminnot... 69 9.4.1 Kassakoneet ja maksupäätteet... 70 9.4.2 Kassakoneiden ohjelmointi... 70 9.5 Pankkitoiminta... 71 9.6 Palkinnot... 71 9.6.1 Päiväpalkinnot... 71 9.6.2 Huippuliigan Sprintin palkinnot... 71 9.6.3. Viikkopalkinnot... 71 9.7 Henkilöstötarve... 71 10 MARKKINOINTI JA TIEDOTUS...72 10.1 Markkinointi 72 10.1.1 Kuntayhteistyö 72 10.1.2 Osallistujamarkkinointi 72 10.1.3 Kuntosuunnistusmarkkinointi 72 10.1.4 Sponsorimarkkinointi 73 10.1.5 Yleisömarkkinointi 73 10.2 Tuotemyynti ja kisa-asut 74 10.2.1 Tuotemyynti 74 10.2.2 Kisa-asut 74 10.2.3 Huomioitavaa 75 10.3 Tiedotus 76 10.3.1 Henkilöstö, tiedotustilaisuudet ja tiedotteet 76 10.3.2 Tekniikka 77 10.3.3 Median tulospalvelu 78 10.3.4 Muutamia huomioita 79 LIITTEET...80 LIITE 1: Organisaatiokaavio, yleinen LIITE 2: Raasin kilpailukeskus LIITE 3: Sydänmaan kilpailukeskus LIITE 4: Uotinmäen kilpailukeskus LIITE 5: Fin5-keskus LIITE 6: Sähkösuunnitelma, Uotinmäki LIITE 7: Huippuliigan kilpailukartta D21E LIITE 8: Huippuliigan kilpailukartta H21E LIITE 9: Opastus Fin5-keskukseen LIITE 10: Muistio opaskylttien asennuksista LIITE 11: Liikennevastaavan toimenkuva LIITE 12: Liikennevastaavan työjärjestyksen muistio LIITE 13: Tulospalvelun toimintakaavio LIITE 14: Viikon ruokalista LIITE 15: Aukioloajat LIITE 16: Fin5-siirtokalustoluettelo
1 YLEISKATSAUS Ilkka Koota, 0500 563 046 1.1 Yleistä Fin5-suunnistusviikon ohjelma: Kolme vuotta sitten Suomen Suunnistusliitto myönsi Fin5 2005 -suunnistusviikon järjestelyoikeudet Hiisirastille ja sen jäsenseuroille Eura-Kauttuan Urheilijoille, Eurajoen Veikoille, Kiukaisten Urheilijoille, Köyliön Lalleille, Säkylän Varuskunnan Urheilijoille ja Vallan Suunnalle. Järjestelysopimus allekirjoitettiin 8.9.2003. Fin5 2005-suunnistusviikko järjestettiin nyt ensimmäisen kerran Satakunnassa. Koimme tämän Suunnistusliitolta luottamuksen osoituksena satakuntalaiselle suunnistukselle ja järjestäville seuroille suurten suunnistuskilpailujen järjestäjinä. Tapahtuman vaativuutta lisäsi vielä sen kansainvälisyys, sillä meillä oli kilpailijoita kaikkiaan 18 maasta. Kolme vuotta sitten olimme hakeneet normaalin Fin5-suunnistusviikon järjestelyoikeuksia. Suunnitelmat maastoineen ja kilpailukeskuksineen oli tehty tältä pohjalta. Matkan varrella tapahtuma Suunnistusliiton toivomuksesta laajeni laajenemistaan ja tehtävät sekä niiden haasteellisuus lisääntyivät. Suunnistusviikon yhteydessä järjestettiin lisäksi kaikkiaan neljät MM-katsastukset Japanin elokuussa pidettäviin suunnistuksen MM-kilpailuihin. Ensimmäisenä kilpailupäivänä pidettiin keskimatkan ja toisena normaalimatkan MM-kat-
sastukset. Välipäivän järjestettiin sprintin huippuliigan osakilpailu ja sen yhteydessä sprintin MM-katsastus. Samana päivänä järjestettiin vielä tarkkuussuunnistuskilpailu ja sen yhteydessä myös MM-katsastus. Katsastuksista johtuen jouduimme alkuperäisestä suunnitelmasta poiketen siirtämään kahden ensimmäisen päivän kilpailukeskuksen yli 60 kilometrin päähän Fin5-keskuksesta MM-katsastuksille riittävän vaativaan kilpailumaastoon. Tästä aiheutui huomattavia logistisia lisäkustannuksia henkilöiden, tavaroiden, ruuan ym. kuljetuksista. Lisänä mukaan tulleiden sprintin ja tarkkuussuunnistuksen kilpailukeskuksen rakentamisesta ja kilpailun läpiviemisestä televisiointeineen aiheutui paljon ylimääräistä työtä ja kustannuksia normaaliin Fin5-suunnistusviikkoon verrattuna. Fin5-suunnistusviikko on yksi maamme suurimmista massaurheilutapahtumista millä tahansa tunnusluvulla mitattuna. Meillä oli suunnistajia päivittäin noin 3000 ja lisäksi vähän yli 200 kuntosuunnistajaa. Kilpailusuorituksia tehtiin viikon aikana yhteensä noin 16000. Osanottajatavoitetta emme saavuttaneet. Kaikissa kilpailumaastoissa tehtiin laajat kartoitustyöt. Niin kartoittajat kuin ratamestaritkin olivat kilpailijoiden mielestä tehneet hyvää työtä. Toteuttamisessa oli vaikeuksia ainoastaan viimeisen, Uotinmäen kilpailun osalta. Maastossa oli joitakin lehtojen suojeluun varattuja alueita ja aluksi ratojen vieminen näille alueille kiellettiin. Ympäristöviranomaisten kanssa käytyjen katselmusten ja neuvottelujen jälkeen osa radoista voitiin ulottaa myös näille alueille. Ainoastaan Metsähallitus kielsi lehtoalueille menon. On itsestään selvää, ettei Fin5-suunnistusviikon kaltaisen tapahtuman läpivienti onnistunut pelkästään järjestelytoimikunnan voimin vaan lisäksi tarvittiin valtava määrä talkoolaisia. Meillä oli talkoolaisia noin 700, mutta läpivienti olisi onnistunut ehkä noin 400:lla. Runsas talkoolaisten määrä johtui siitä, kun jokaisessa kilpailukeskuksessa oli suurimmalta osin omat talkoolaiset. Ainoastaan eri toimintojen ydinjoukko oli mukana koko viikon ajan. Kilpailijat antoivat ainoastaan hyvää palautetta maastoista, radoista, kartoista ja kisajärjestelyistä yleensä. Erityisen hyvää palautetta saimme ruuasta ja peseytymisjärjestelyistä. Negatiivista palautetta tuli oikeastaan ainoastaan ensimmäisen kilpailukeskuksen etäisyydestä kauimmaisimmasta parkkipaikasta. Ehkä koko viikon ajan vallinnut aurinkoinen ja lämmin sää korvasi pienimmät puutteet ja epäkohdat, eivätkä näin tulleet tietoomme. 1.2 Järjestelytoimikunnan toiminta Fin5 2005-suunnistusviikkohanketta veti aluksi Hiisirastin puheenjohtaja Kauko Hakala apunaan järjestävien seurojen edustajista koottu työryhmä. Lokakuussa 2002 hyväksyttiin organisaatio jossa oli kuusi päävaliokuntaa. Valiokuntien vetäjistä muodostettiin järjestelytoimikunta lisättynä puheenjohtajalla ja sihteerillä. Organisaatiossa ei ollut varsinaista pääsihteeriä, joka selvästi osoittautui puutteeksi. Välittömästi alettiin myös etsiä henkilöitä valiokuntien eri vastuutehtäviin ja näin muodostui vähitellen lopullinen organisaatio. Pääorganisaation lisäksi kullakin osakilpailulla oli oma organisaatio. Päävastuu eri valiokuntien toiminnoista oli pääorganisaation valiokunnan vetäjällä, joka kuului järjestelytoimikuntaan. Järjestelytoimikunta kokoontui pääsääntöisesti kuukausittain. Aluksi kokoonnuttiin Nordean tiloissa, kunnes saimme omat toimistotilat Euran kunnalta. Järjestelytoimikunnan kokouksiin osallistui valiokuntien vetäjien lisäksi myös muita vastuuhenkilöitä organisaation eri tasoilta tarpeen mukaan. Osallistujia kokouksissa oli noin 12-15 henkilöä. Kokoukset venyivät useasti kovin pitkiksi vilkkaista ja joskus turhistakin keskusteluista johtuen. Näin jälkikäteen pidän kuitenkin hyvänä, että järjestelytoimikunnan jäsenet osallistuivat aktiivisesti keskusteluun, koska näin kaikki tiesivät omien asioidensa lisäksi myös muiden osa-alueiden asiat ja rajapintaerimielisyydet jäivät vähäisiksi 1.3 Yleiset huomiot tapahtumasta Koko viikon kestävä suunnistustapahtuma on laajuudessaan ja monitahoisuudessaan vailla vertaa. Se ei ole pelkkien suunnistuskilpailujen järjestäminen, vaan se on lisäksi usean tuhatpäisen kansainvälisen suunnistusperheen, vauvasta vaariin, kokonaisvaltaista huolehtimista ja auttamista koko viikon ajan. Siihen liittyy niin pienten kuin suurempienkin, mitä ihmeellisinten asioiden järjestämistä ja huolehtimista, jotka tulee ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Näin jälkeenpäin varmasti moni järjestelyissä mukana ollut tekisi asiat toisinkin. Parannusehdotuksia varmasti löytyy tämän raportin valiokuntakohtaisista osioista. Kokonaisuuden kannalta saamastamme hyvästä palautteesta päätellen onnistuimme järjestelyissä hyvin, joten mitään suurempaa parannettavaa ei ollut. Nykyinen tapa avajaisten pitämisessä ei ole mielestäni hyvä. Nythän ne pidetään ensimmäisen päivän palkintojenjaon yhteydessä. Paikalla on noin puolet palkinnon saajista ja joitakin heidän huoltajiaan ja hekin pääasiassa venäläisiä. Paikkakunnan ihmisiä ei tilaisuus kiinnosta etukäteismainonnastakaan huoli-
matta. Kokonaisyleisömäärä jää yleensä alle sadan. Puitteet Fin5-suunnistusviikon avajaispuheille ovat liian vaatimattomat, kun vielä otetaan huomioon, että suojelijat yleensä ovat ministeri- tai pääjohtajatason henkilöitä. Juuri heille suunnistusviikkoa tulisi markkinoida Suunnistusliiton ykköstuotteena. Ehdottaisin avajaisten pitämistä jatkossa ensimmäisessä kilpailukeskuksessa ennen kilpailun alkua korokkeella loppuviitoitusaukiolla. Paikalla olisi kaikki median edustajat, lähes kaikki kilpailijat, huoltohenkilöt ja järjestelyissä olevat sadat talkoolaiset. Näin saataisiin Fin5-suunnistusviikon arvolle, yleisölle ja suojelijalle kuuluvat oikeat puitteet. Edellä jo mainitsin jokapäiväisen palkintojen jakotilaisuuden arvostuksen puutteesta. Palkintojenjakotilaisuuden arvostuksen kohottamiseksi ja suuremman joukon saamiseksi tilaisuuteen, ehdottaisin harkittavaksi palkintojen jakotilaisuuden järjestämistä siten, että jaettaisiin aina kahden kilpailupäivän palkinnot yhdessä ja viimeisenä päivänä koko viikon palkinnot. Markkinoinnin ja sponsorihankinnan kannalta järjestämämme suunnistusviikko sattui vähän tiukkaan aikaan. Vuoden aikana Satakunnassa järjestettiin lähes kaikki suunnistuksen suurtapahtumat kuten Jämi-Jukola 2004, Finnspring, Fin5 2005 ja Nuorten Jukola. Samalla viikolla oli myös Kalevan Kisat Porissa ja vielä elokuussa yleisurheilun MM-kilpailut Helsingissä. Eli yhteenvetona, yritysten markkinointiosastoilla oli tungosta. Meillä markkinointi teki lujasti töitä ja pääsi edellä mainituissa olosuhteissa aivan tyydyttävään tulokseen. Suunnistusviikon kasvavat järjestämiskustannukset sekä yhteistyökumppaneilta saatavan tuen määrä huomioiden Fin5-suunnistusviikon järjestäminen alle 3000 osallistujan määrällä ei ole kannattavaa. Fin5-suunnistusviikko on Suomen Suunnistusliiton ykköstuote, joka on kohdistettu koko suunnistavalle Suomen kansalle. Jotta tätä koko suunnistusperheiden hienoa suunnistustapahtumaa voitaisiin edelleen kehittää, tunnettavuutta lisätä ja osanottajamäärää kasvattaa, niin tulee sen markkinointia ja taloudellisia satsauksia lisätä. Tässä asiassa on haastetta juuri Suunnistusliitolle. Suunnistaja-lehti on mitä oivallisin väline juuri tunnettavuuden ja mielenkiinnon lisäämiseksi käyttämällä huomattavasti enemmän palstatilaa suunnistusviikosta niin jo valmisteluista kuin varsinaisesta tapahtumastakin. Tämä on viime vuosina jäänyt kovin vähäiseksi. Hiisi Fin5 2005 -suunnistusviikon toteuttaminen on vaatinut saumatonta yhteistyötä ja tukea kilpailualueiden maanomistajilta, alueen kunnilta, yrityksiltä ja muilta yhteisöiltä. Teidän tukenne eri muodoissaan oli ehdoton edellytys koko hankkeen toteutumiselle, josta lausun mitä suurimmat kiitokset. Lopuksi haluan kiittää kaikki teitä noin 700 talkoolaista noin 50000 talkootyötunnin uurastamisesta lähes kolmen vuoden aikana. Te mahdollistitte Hiisi Fin5-suunnistusviikon toteutuksen ja onnistumisen. Kiitos! Ilkka Koota järjestelytoimikunnan puheenjohtaja
2 Valvojan (TA) toiminta ja kommentit Pekka Linnainmaa, 0400 834 274 2.1 Valvontatoiminta Huhtikuussa 2004 käytin yhden päivän Eurassa tutustuakseni lopullisiin valittuihin kilpailukeskuksiin ja Fin5-keskuksen paikkoihin, sekä vieraillakseni järjestelytoimikunnan kokouksessa. Tapahtumapaikoista oli alustavat suunnitelmat olemassa, joten niiden arviointiin ajankohta oli hyvä. Annoin ohjeita pysäköintialueiden riittävyyden ja toimivuuden suhteen sekä kilpailukeskusten maalisuora-yleisö-ravintola-myymälät alueen toimivuudesta. Raasissa todettiin alueet kestäviksi ja riittäviksi, mutta toiminnallisesti vaikeiksi. Sydänmaalle vaadin lisää pysäköintialuetta ja varman suunnitelman peltojen pettämisen varalle. Uotinmäessä todettiin lisä-pysäköintialueen tarve, lastenratojen vaatima liikennejärjestelyn tai sillan rakentaminen sekä päätettiin tuoda maalisuora-yleisö-ravintolat-myymälät -alue pienemmälle alueelle tien ja pysäköintialueen lähelle. Järjestelytoimikunnan kokouksessa käytiin läpi kaikkien toimialojen tilanne. Suunnitelmat todettiin toteuttamiskelpoiseksi mm. tulospalvelun ulkoistamisen ja ravintolatoiminnan ammattilaisten ja ruokien toimittajayhteistyön kautta. Em. kilpailukeskuksia koskevien vaatimusten lisäksi todettiin, että sopimukset maanomistajien kanssa erityisesti kilpailukeskusten mutta myös maastojen osalta on saatava pikaisesti paperille. Lisäksi todettiin Uotinmäen moninaiset neuvottelutarpeet Museoviraston, metsähallituksen ja luonnonsuojelun kanssa mitä Fin5:n johto vie eteenpäin. Todettiin, että syyskuuhun mennessä kaikki esille tulleet asiat tulee olla selvitetty. Syyskuussa 2004 olin puhelinyhteydessä järjestelytoimikunnan puheenjohtajaan järjestelyjen etenemisestä. Viranomaisluvat sekä maanomistajien luvat oli pääasiassa saatu. Raasin kartoitus oli alkuhankaluuksien jälkeen aikataulussa ja vain Uotinmäen maaston rajoituksia koskevat neuvottelut olivat edelleen auki. Lokakuussa valmistui toimintasuunnitelma, missä esiteltiin hyvin sektorikohtaiset suunnitelmat ja paljon odotettuja päätöksiä yksityiskohtien ratkaisuista. Marraskuun järjestäjäkokouksessa käytiin asioita normaalin laajasti läpi. Marraskuussa todettiin Uotinmäen kartoituksen olevan jaljessä aikataulusta, ja vuodenvaiheessa asetettiin Uotinmäen maaston käytön ja kartan valmistumisesta kriittinen aikataulu, jonka toteutumista valvotaan. Uotinmäen ratamestarityötä koskevat maasto- ja karttakysymykset etenivät aikataulullisesti kriittistä polkua, mutta pysyvät siinä ja onnistuivat. Talven ja kevään aikana olin yhteydessä puhelimitse järjestelytoimikunnan puheenjohtajaan, kilpailunjohtajiin, kilpailutoiminnan johtajaan, kartoista ja radoista vastaavaan pääratamestariin sekä ratavalvojiin, joiden kanssa seurasin järjestelyjen etenemistä. Tapahtuman lähestyessä yhteydenpito luonnollisesti virkistyi ja tarkistettavien asioiden sekä hyväksyttävien ongelmanratkaisujen määrä lisääntyi. Järjestelyohjeen liitteenä oleva valvonta-aikataulu toimi hyvänä työkaluna. Menin Euraan perjantaina kaksi päivää ennen kisojen alkua, jolloin tutustuin jo avattuun Fin5-keskukseen. Lauantaina kävin läpi 1. kilpailukeskuksen ja lähtöpaikat viitoituksineen ennen kenraaliharjoitusta. Perjantaina-lauantaina sain myös viimeiset tilanneraportit kilpailunjohtajilta ja ratavalvojilta kaikista osakilpailuista. Lauantaina tutustuin ensimmäisen kerran sprinttikilpailun järjestelyihin. Kohteissa tehtiin pieniä muutoksia mutta pääosin kaikki oli ajankohtaan nähden suunnitelmien mukaista. 1. kilpailukeskuksessa käytiin pysäköintialueiden riittävyydestä palaveri, jossa todettiin ne hyvin suunnitelluiksi, mutta päätettiin vielä vara-alueen ottamisesta valmiuteen. Lisäksi nostettiin organisaatiosta kokeneempia henkilöitä lähtöpaikoille varmistamaan onnistunutta toiminnan käynnistämistä. 2.2 Kommentit Yhteistyö järjestäjän kanssa toimi hyvin. Perusteellinen tutustuminen puitteisiin, suunnitelmiin ja avainhenkilöihin jo tapahtumaa edeltävän vuoden keväällä antoi mahdollisuuden avoimeen keskusteluun varhaisessa vaiheessa. Varmasti se osittain vaikutti siihen, että yhteistyö järjestäjän kanssa oli lähes poikkeuksetta rakentavaa. Asiakirjojen muodossa yhteydenpito järjestäjien kanssa internetin välityksellä oli sen sijaan vaikeaa, koska itselläni ei ollut kunnon kalustoa. Järjestäjältä oli vaikea saada materiaalia paperilla, mikä oli siten ongelma. Yhteydenpito-ongelman viime kädessä aiheutti valvojan vaikea oman ajankäytön tilanne: muutto, remontti, vauva ja yrittäjyyden aloittaminen näitä ei kaikkia voi ennakoida kahta vuotta etukäteen 10
Ehkä juuri intranet-sivujen lukematta jäämisen vuoksi mm. kilpailukutsun teksti ja kilpailukeskusten muutokset tulivat valvojan tietoon vasta paikan päälle tullessa, mikä on valvontatyön kannalta kiusallista. Raasin kilpailukeskuksen suunnitelmien muutokset keväällä ja rakennusvaiheessa aiheuttivat huomaamatta jääneen ylimääräisen kilometrin pysäköintipaikoilta kilpailukeskukseen (oikopolkua ei märkyyden vuoksi käytetty), minkä vuoksi kilpailijoita myöhästyi lähdöstä. Toteutus oli merkittävästi ristiriidassa kilpailukutsun kanssa, joten onneksi virallisilta valituksilta vältyttiin. Kun suuri osa juuri ensimmäisen osakilpailun henkilöstöstä oli kokemattomia lajin suhteen, syntyi ongelmia ja riskejä erityisesti lähtöihin. Tämä häiritsi myös kenraaliharjoituksen toteutusta. Raasin kilpailut kuitenkin onnistuivat ilman suurempaa dramatiikkaa ja osallistujille taisi jäädä päällimmäiseksi mieleen Raasin loistavat suunnistuskokemukset. Sydänmaalla paikoitusalueet vaihtoivat peltoa maanomistajien vuoksi, mutta lopulta saatiin paremmat kuin suunnitelmissa oli. Kilpailukeskusta kehuttiin juuri sellaiseksi kuin sen tulisikin olla. Myös Uotinmäen kilpailu ja -keskus toimi erinomaisesti. Fin5-keskuksen järjestelyt toimivat hyvin ja paikat olivat direktiivien mukaan rakennettuja. Sprinttikisana kehuttiin nähdyn kokonaisuutena eräs parhaista. Valvojan olisi pitänyt vaatia enemmän yksityiskohtaista suunnittelumateriaalia hyväksyttäväksi. Kun työskennellään pienillä resursseilla talkoohengessä, lienee hyväksyttävä joustaminen aikatauluissa ja sopimusyksityiskohdissa. Tulisi jatkossa paremmin tiedostaa, että valvonta-aikataulun toteutuminen on ensi sijassa järjestäjän vastuulla. Valvontajärjestelmä on myös järjestäjän oikeusturva johtoryhmän tai SSL:n viime hetken vaatimuksia vastaan. Moni hermoja kiristänyt ja lopulta onnistunutta kokonaisuuttakin varjostava murhe olisi jäänyt syntymättä, jos yksityiskohtaiset suunnitelmat niihin liittyvät päätökset ja sitovat sopimukset olisi tehty valvonta-aikataulun edellyttämällä tavalla. Suunnitelmat nytkin etenivät hyvin, mutta ne eivät aina tulleet ajoissa valvojan tietoon. Olen toimittanut Fin5-johtoryhmälle mietittäväksi iltapalkintojenjakotilaisuuksia, nuorten eliittisarjojen osanottorajoituksia, ja kokonaiskilpailun palkintosääntöjä (ilmoittautumisvaatimukset) koskevat kehittämiskysymykset. 11
3 Organisaatio 3.1 Johtoryhmä 2005 Fin5-suunnistusviikon järjestämistä johtaa ja valvoo Suomen Suunnistusliiton nimeämä johtoryhmä yhteistyössä kilpailun valvojan kanssa. Johtoryhmä käsittelee järjestämisoikeuksia, ohjaa tuotteistamista, osanottomaksuja ja tapahtuman laatuun olennaisesti vaikuttavia järjestelyjä sekä kouluttaa järjestäjiä. Puheenjohtaja Mikko Salonen SSL, Radiokatu 20, 00093 SLU 040 541 0295 mikko.salonen@ssl.fi Kilpailupäällikkö Raimo Laitinen SSL, Radiokatu 20, 00093 SLU 040 719 0892 raimo.laitinen@ssl.fi Kilpailukeskukset, yleisjärjestelyt Kassu Grönlund Poikamiehenpolku 6, 21530 Paimio (02) 470 5005 (k), (02)477 0023 (t) kassu.gronlund@amomatic.com Maastot, kartat, radat ja sihteeri Jorma Ake Kirsikkapolku 4, 21600 Parainen 040 533 0863 mapake@netti.fi 3.2 Tekninen ryhmä Johtoryhmän apuna toimii Fin5-kilpailujohtajista muodostuva tekninen ryhmä. Sen tehtävänä on siirtää tietoja ja sopia kaluston siirroista eri vuosien Fin5-suunnistusviikojen kesken. Fin5 2004 Veikko Kostiainen Taistelukoulu 8 A 6, 04310 Tuusula 0400 706 504 veikko.kostiainen@clinet.fi Fin5 2005 Ilkka Koota Viljamaankuja 3, 27400 Kiukainen 0500 563 046 ilkka.koota@luukku.com Fin5 2007 Raimo Hannukainen, Kankaanpään Suunnistajat Rannankatu 10, 38840 Niinisalo 040 552 1785 raimo.hannukainen@dnainternet.net Fin5 2007 Markku Joensuu, Länsi-Lavian Loiske Kelokatu 4, 38700 Kankaanpää 040 505 7820 jmarkku@nic.fi Fin5 2006 Kari Jylhä Merimiehenkatu 38, 80100 JOENSUU kari.jylha@kalevanrasti.fi 3.3 Valvojat Fin5 2004 TA Unto Kanerva Havukoskenkatu 8, 01960 Vantaa (09) 874 4112 unto.kanerva@untok.pp.fi 3.4 Järjestelytoimikunta Puheenjohtaja Ilkka Koota Viljamaankuja 3, 27400 Kiukainen 0500 563 046 ilkka.koota@luukku.com Fin5 2005 TA Pekka Linnainmaa Kissalammintie 23, 36660 Laitikkala 0400 834 274 pekelinnainmaa@hotmail.com Sihteeri Päivi Mäkilä Madetie 9, 27500 Kauttua 050 595 7017 paivi.makila@dnainternet.net Fin5-keskuksen johtaja Kalevi Lehmus Pehkutehtaantie 53, 27510 Eura 050 358 5717 kalevi.lehmus@pp.inet.fi 12
Markkinointi- ja tiedotuspäällikkö Kauko Hakala 0400 834 085 kauko.hakala@pp2.inet.fi Kilpailupäällikkö Risto Lehtonen 040 774 8229 lehtonen.risto@dnainternet.net Kenttäpäällikkö Antti Narmio 050 558 8424 antti.narmio@dnainternet.net Kilpailunjohtaja 1. ja 2. osakilpailu Erkki Lehmus 050 520 5650 erkki.lehmus@luukku.com Kilpailujohtaja 5. osakilpailu Sipi Erkkilä 044 059 1141 erkkila.s@suomi24.fi Talouspäällikkö Antti Tuuppa 050 549 1004 antti.tuuppa@nordea.fi Ratamestariryhmän vetäjä Mikko Halonen 044 425 2108 mikko.halonen@empower.fi Huoltopäällikkö Pekka Simula 044 552 0054 pekka.simula@tvo.fi Kilpailunjohtaja 3. ja 4. osakilpailu Ossi Valtonen 0500 811 842 ossiva@jippii.fi Kuntosuunnistus Tapio Touru 040 825 0123 tapio.touru@alko.fi Tulospalvelu Risto Kivinen (Result Fellows) 044 058 3583 risto.kivinen@resultfellows.com 3.5 Ratamestarit Osakilpailut 1 ja 2 Pääratamestari Markku Virtala 044 030 0062 markku.virtala@luukku.com Ratamestariryhmä osakilpailut 1 ja 2 Päivi Autio 050 541 4518 autio2@saunalahti.fi Petteri Vuorinen 040 506 5959 petteri.vuorinen@ssl.fi Lasten radat Jari Lintunen 040 705 7497 jari.lintunen@pp3.inet.fi Sari Koskinen Josuantie 25, 27800 Säkylä 040 528 2518 Pekka Kaski Sarkiantie 100, 38300 Kiikka 044 342 1090 Teemu Nukki 050 342 3583 teemu.nukki@dnainternet.net Osakilpailut 3 ja 4 Pääratamestari Esa Helin 0400 823 123 esa.helin@luukku.com Lasten radat Jouko Koskialho 040 549 8808 jouko.koskialho@luukku.com Ratamestariryhmä osakilpailut 3 ja 4 Saku Asikainen 040 524 7846 saku.asikainen@tut.fi Hannu Rintala 040 530 5626 hannu.rintala@upm-kymmene.com Kari Sinikallas 044 377 5031 skallas@nic.fi 13
Osakilpailu 5 Pääratamestari Jyrki Routsi 040 745 9074 jyrki.routsi@lp.poliisi.fi Lastenradat Johannes Pohjala 044 561 3504 heikki.pohjala@dnainternet.net 3.6 Ratavalvojat Osakilpailut 1 ja 2 Olli Mäkipää Kustaantie 2 23100 Mynämäki 0500 808 946 (t) tai 0400 782 890 metsanhoitoyhdistys.tuki@kolumbus.fi Osakilpailu 5 Jari Turto Aakulantie 36 32810 Peipohja 0400 590 394 jari.turto@modultek.com Osakilpailut 3 ja 4 Pekka Nurmi Koivulankatu 9 E 26100 Rauma 040 080 8040 Lastenradat Asko Vainio Valtolantie 5 23800 Laitila 0400 535 928 info@askovainio.com Kuntosuunnistusradat Esa Tarkiainen Tamppikuja 23 28400 Ulvila 0400 229 953 esa.tarkiainen@luukku.com 3.7 Muut Pääemäntä Riitta-Liisa Järviö Lännen Tehtaat Oyj Kivenhakkaajantie, 27820 Säkylä (02) 8397 4046 050 521 4046 amica@lannen.fi Liikenne Kari Aalto 044 292 7349 Majoitus Fin5-keskus Virpi Lilja 044 730 7420 virpi.lilja@eura.fi Tilaisuudet Harri Lehtonen 0400 017 003 harri.lehtonen@eura.fi Rakenteet Matti Leppimäki (02) 554 1364 Tuotemyynti, Asusteiden ja painotuotteiden suunnittelu Mari Aarikka 050 566 1388 mari.aarikka@alasatakunta.fi Suojelu Juha Suonpää 050 591 3292 Ympäristö Heli Nukki 050 342 3576 heli.nukki@dnainternet.net Ensiapu Timo Lehtimäki 044 544 7701 timolehtimaki@msn.com Vesi/pesu Lasse Lahti 050 551 4287 14
4 OSAKILPAILUJEN JOHTAJIEN RAPORTIT 4.1 Kenraaliharjoitus Risto Lehtonen, 040 774 8229 Näin suurten kilpailujen järjestelykoneiston testaamiseksi on välttämätöntä järjestää kernaaliharjoitus ennen varsinaisia kilpailuja. Meidän kenraaliharjoitus pidettiin ensimmäistä osakilpailua edeltävänä päivänä (klo 15 alkaen) ensimmäisen osakilpailun kilpailukeskuksessa. Paikalla oli lähes jokaisen osa-alueen henkilöitä. Kenraaliharjoituksessa oli tarkoitus testata jokainen osa-alue, mutta huonon suunnittelun (kiireessä tehtiin vain suullinen yleissuunnitelma) takia tämä ei aivan toteutunut. Kenraaliharjoitukseen olisi kannattanut nimetä kilpailunjohtaja ja tehdä huolellinen ennakkosuunnitelma harjoituksen läpiviennistä. Meidän kenraali saatiin vietyä läpi, mutta paremminkin se olisi voinut sujua. Kenraaliharjoituksessa juoksi 20-30 kilpailijaa, jotka testasivat erityisesti infon, lähdön, maalin ja tulospalvelun toimintakyvyn. Myös opastus, paikotus ja muita osa-alueita testattiin. Osana kenraaliharjoitusta oli myös talkooväen tutustuttaminen kilpailukeskukseen ja heidän tuleviin tehtäviinsä. Paljon jäi tässä vaiheessa vielä parannettavaa varsinkin lähtöjen ja tulospalvelun porukoille, eikä aikaa niiden korjaamiseen ollut kuin loppupäivä ja seuraava aamu. Jos kenraali olisi ollut lauauntaina aikaisemmin, niin olisi korjaaviin toimenpiteisiin jäänyt hieman lisää aikaa. Onneksi vanha sanonta Huono kenraali onnistunut ensi-ilta piti paikkansa meidänkin kohdalla ja koko viikon kilpailut saatiin vietyä onnistuneesti läpi. 4.2 Raasi Erkki Lehmus, 050 520 5650 4.2.1 Kilpailukeskus Suunnistusviikon 1. ja 2. osakilpailu kilpailtiin Yläneen Raasinkorven maastoissa Varsinais-Suomessa. Kilpailukeskusalue oli Metsähallituksen omistama ja Porin Prikaatin hallinnoima Raasin harjoitusalue. Kilpailukeskus oli kooltaan runsas kymmen hehtaaria. Keskusalueella oli yksi isompi kenttä (noin yksi hehtaari), tiestöä ja pääosin metsämaata. Alueen käyttö sovittiin suullisesti Porin Prikaatin kanssa vuoden 2003 lopulla ja lopullinen kirjallinen sopimus alueen ja tilojen käytöstä tehtiin kesäkuussa 2005. Kilpailukeskukseen sijoitettiin kaikki kilpailun toiminnot pl paikoitus. Kilpailukeskusalueen lopullinen käyttösuunnitelma tehtiin helmikuussa 2005. Paikalla olivat kaikki tilaa vaativat tahot (maali, ravintola, toimisto, kaupat, yms). Suunnitelmaa muutettiin kuitenkin viimeisinä päivinä markkinoiden tarpeista johtuen. Toimitsijoiden mielenrauhan säilyttämiseksi tämänkaltaisten viimetipan muutosten tekemistä kannattaa välttää. 15
4.2.2 Paikoitus Autojen paikoitukseen varattiin yhteensä noin kymmenen hehtaaria kovapohjaista (tie, kenttä, yms) tilaa. Toimitsijoiden, lastenvaunuilla liikkuvat, kutsuvieraiden paikoitus oli kilpailukeskuksen välittömässä läheisyydessä. Linja-auton (Euran kisakeskus Raasi) pysäkki oli aivan kilpailukeskuksen välittömässä läheisyydessä. Varsinaisilta parkkipaikoilta oli matkaa 400 1800 metriä. 4.2.3 Rakentaminen ja purkaminen Kilpailukeskuksen rakentaminen aloitettiin suunnitelman mukaisesti viikolla 26. Osa rakenteista oli tuotu alueelle jo kesällä 2004. Kaikki rakentamiseen tarvittava materiaali (pl osa viitoitusnauhoista) oli kilpailukeskusalueella jo viikon 26 aikana. Rakentamisen päävastuun kantoi kenttäryhmä. Toimitsijat osallistuivat kenttäryhmän mukana oman toimipaikkansa rakentamiseen. Kaikki rakenteen olivat valmiina 9.7.2005 pidettyyn kenraaliharjoitukseen mennessä. Rakenteet purettiin pääosin jälkimmäisen kilpailupäivän loppuun mennessä. Koko alue oli saatettu alkuperäiseen kuntoon viikon 28. loppuun mennessä. 4.2.4 Luvat Maanomistajia kilpailualueella oli kaikenkaikkiaan 39. Metsästysoikeuksien haltijoita oli kolme. Heidän kanssaan tehtiin kirjalliset sopimukset alueiden käytöstä heinäkuun 2004 loppuun mennessä. Maanomistajien ja metsästysoikeuksien haltijat suhtautuivat poikkeuksetta positiivisesti alueiden käyttöön. Kilpailukeskusalueella olevien rakennusten käytöstä tehtiin sopimukset Porin Prikaatin sekä Turun ja Porin Sotilasläänin Esikunnan kanssa kesäkuussa 2005. 4.2.5 Kokoukset Toimitsijoiden ydinjoukko kokoontui vuonna 2004 kaksi kertaa ja vuonna 2005 kuusi kertaa. Tämän lisäksi oli muutamia osa-alueiden toimitsijoiden kokoontumisia. 4.3 Sydänmaa Ossi Valtonen, 0500 811 842 4.3.1 Kilpailukeskus Suunnistusviikon 3. ja 4. osakilpailu kilpailtiin Eurajoen Sydänmaan maastoissa. Kilpailukeskuksena toimi Hannu Rauvolan pelto, kooltaan alue oli 1,1 ha. Pelto saatiin veloituksetta käyttöön, ja sitä oli kylvetty 16
heinälle jo toista vuotta. Sopimus tehtiin suullisesti keväällä 2003 ja kirjallisesti syksyllä 2004. Kilpailukeskukseen sijoitettiin kaikki kilpailuun tarvittavat toiminnot varsin pienelle, mutta toimivalle alueelle. Ainoastaan muksula siirrettiin pois keskuksesta paikoitusalueen tuntumaan, ajatellen mahdollista vesisadetta sekä koululla jo valmiina olevia leikkikenttiä ja sisätiloja. Rastiralli vietiin myös muksulan läheisyyteen. Alueesta valmistui uusi kartta myöhempiä koulun tarpeita varten. 4.3.2 Paikoitus Autojen paikoitukseen varattiin yhteensä n. 15 ha peltoa, josta sitten tarvittiin kuitenkin kilpailijoita varten 7 ha. Talkooparkki sijaitsi toisaalla ja se alue n. 0,5 ha, omistaja Heimo Nikula. Paikoitukset olivat myös Hannu Rauvolan omistamilla pelloilla sekä vara-alueella mm. asuntoautoja varten varattu laidunpelto Sirkka Rihtimäen omistuksessa. Pellot olivat käytössä korvauksetta. Sadeilmoja varten varaparkki sijaitsi 7 km: n päässä Eurajoen Lavilan liikuntakeskuksessa, josta bussikuljetukset olivat suunniteltu. Ilmojen haltija suosi kisoja, joten näitä toimintoja ei tarvittu. 4.3.3 Rakentaminen Kilpailukeskuksen rakentaminen aloitettiin Ossi Valtosen suunnitelman pohjalta ma 4.7. Tavoitteena oli jo toimintasuunnitelmassa, että kaikki mahdollinen rakennetaan edellisellä viikolla valmiiksi, koska ma 11.7 illalla tulee siirtokalusto Raasista ja sen pystyttämiseen varattiin koko ilta ja alkuyö. Talkoot jatkuivat viikon jokaisena päivänä klo 8-22. Keskipäivällä pidimme pari kolme tuntia huilia, koska lämpötila kohosi jo yli 30 asteen. Illalla jaksoi pidempään. Huipennus rakentamisessa oli ma 11.7, jolloin tehtiin viimeinen silaus ennen omaa osakilpailua. Omaa rakentamista haittasi osan seuran väestä osallistuminen Kalevan Kisojen järjestelyihin, jotka sitten jatkuivat näiden kisojen jälkeen. Talkooväkeä olisi saanut olla huomattavasti enemmän. Nyt vahvuus parhaimmillaan oli 8-10 henkeä. Sydänmaan valiokunta kokoontui ainoastaan kaksi kertaa kokonaisuudessaan huhti-, kesäkuun aikana -05. Tärkeimmät tehtävät sovittiin kahden kesken osa-alueiden vetäjien kanssa. Mielestäni tämä oli onnistunut tapa hoitaa asiat, kenenkään ei tarvinnut kuunnella ylimääräistä. Rakentamisessa huomioitavaa: Pitää saada ajoissa selville keskukseen tulevien kauppojen tarvitsema tila. Miten esim. teltta tai myyntikoju tulee sijoittumaan alueelle. Selvät metriluvut ja sopimuksista EI poiketa! 4.3.4 Luvat Maanomistajia kilpailualueella oli 38, joiden kanssa tehtiin kirjallinen sopimus kesän 2004 ja syksyn aikana. Puhelinsoittoja ja suullisia sopimuksia oli jo vuonna 2003. Paikoitusalueen ja kilpailukeskuksen välillä kulkee rautatie, mikä aiheutti väliaikaisen sillan rakentamisen, johon tarvittiin lupa Ratahallintokeskukselta. Luvan saaminen itsessään oli mittava projekti, joskin sillan kokoon nähden aivan liian työläs ja hintava. Byrokratiaa tässäkin ja virkateitä aivan ylimitoitetusti. No, silta täytti tehtävänsä. (Vartiomies ei). Rata AB Pori valvoi sillan rakentamista, sekä kisapäivinä vartiomies valvoi ylitystä junan kulusta varoittaen, ei siinä kuitenkaan aivan onnistunut. Vahinkoa ei kuitenkaan sattunut. 4.3.5 Kyläyhdistys Kesällä 2004 kokoonnuimme Sydänmaan kyläyhdistyksen kanssa yhteiseen palaveriin koululle. Esitimme kisaorganisaation suunnitelmat ja ehdotuksia kyläyhdistyksen mahdollisuuksista hyödyntää tulevaa ihmisjoukkoa. Mielestäni tämä asia pitää vastaisuudessakin hoitaa erittäin huolella, siltä varalta, että saamme vastaisuudessakin tulla ja järjestää kilpailuja HEIDÄN maillaan. Tässä asiassa onnistuttiin ja uskon, että Sydänmaan kylän väki muistaa nämä kilpailut vielä pitkään. Sekä suunnistusväen, joka hoitaa jälkensä aina esimerkillisesti hienoon kuntoon. 4.3.6 Välipäivä ke 13.7 Tämä niin sanottu välipäivä pitää saada pyhitettyä kisajärjestäjille. Painotan tällä sitä, että ne hyvähenkiset talkoomiehet ja naiset, jotka ovat sitoutuneet koko viikoksi hoitamaan tehtävänsä, heille pitää suoda hengähdystauko. Me saimme osittain järjestettyä kisakohtaisen organisaation, mutta kun pieniä seuroja ollaan, niin mistä teet vapaaehtoisia ja suunnistuksen kanssa missään tekemisissä olevia ihmisiä viettämään kesäloman parasta aikaan johonkin kuumaan koppiin tai metsään paarmojen sekaan. Kisan pyörittämiseen päivittäin tarvitaan kuitenkin n. 130-150 henkilöä. Mielestäni kuitenkin onnistuttiin järjestämään toimiva kilpailukeskus, sekä toimiva kisakoneisto, niin kilpailijan kuin talkoolaisten näkövinkkelistä. 17
18
4.4 Ruukinpuisto Olli Mattila, 0400 380 927 Sarjojen H21E ja D21E kolmas osakilpailu suunnistettiin keskiviikkona 13.7. klo 13 alkaen Euran Ruukinpuistossa. Kilpailu oli samalla myös Huippuliigan osakilpailu ja sprintin MM-katsastus. 4.4.1 Toimihenkilöt Kilpailunjohtaja: Harri Lehtonen, Kilpailun TA: Pekka Linnainmaa, Ratamestari: Olli Mattila, Ratavalvoja: Asko Vainio (MS Parma), Tulospalvelu: Risto Kivinen. 4.4.2 Kartta Kilpailussa käytettiin tulostekarttaa mittakaavassa 1:5 000. Käyräväli kartassa oli 2 m. Kartoituksen oli tehnyt Martti Kemppi syksyllä 2004. Kartan koko oli A4. Ratamestarin saatua sähköisen kartta-aineiston ilmeni, että ilman merkittäviä korjauksia ei kartalla voisi tasapuolista ja hyvää suunnistuskilpailua järjestää. Ratamestari teki ratasuunnittelun yhteydessä tarvittavat korjaukset siten, että juoksusektoreiden osalta kartasta tuli käyttökelpoinen. Erityisesti muutoksia tuli kulkukelpoisuuden ja kulku-urien kuvaukseen. Lähtökynnyksellä oli nähtävillä kilpailua koskevia erityisohjeita mm. sprinttikartan merkeistä. Tästä huolimatta osa kilpailijoista, mukaan lukien maajoukkuesuunnistajia, ei tiennyt mitkä ovat kiellettyjä alueita ja mitkä sallittuja. Suomalaisen sprinttisuunnistuksen tulevaisuutta silmällä pitäen voisi Suunnistaja -lehdessä joskus keväällä ennen kauden alkua olla juttu sprintistä, sen säännöistä ja siinä käytettävistä karttamerkeistä. 4.4.3 Radat ja ratojen tulostus Ratojen tulostus tehtiin muutamaa päivää ennen kilpailua, joten viimeisetkin korjaukset/muutokset saatiin mukaan kilpailukarttaan. Tulostus suoritettiin Nakkilan suunnistustarvikkeessa. Ratamestari oli etukäteen käynyt testaamassa tulostusjäljen, minkä yhteydessä tehtiin viimeiset säädöt väritiedostoihin, jotta tulostimen jälki saatiin optimaaliseksi. Karttojen pussituksen yhteydessä tarkistettiin jokaisen kilpailukäyttöön tulleen kartan tulostusjälki. Jotta kaikille kilpailijoille saatiin kohtuullisen tasapuoliset olosuhteet, toteutettiin maastossa heinän ja muun ruohokasvillisuuden niitto oletetuilta juoksu-urilta. Varsinkin nokkonen olisi saattanut aiheuttaa hankaluuksia alkupään lähtijöille. 4.4.4 Televisiointi Huippuliigan osakilpailu televisioitiin, mistä johtuen radalla oli televisioitavia väliaikarasteja. Yleisöllä oli mahdollisuus seurata kilpailua kaikkialla Ruukinpuiston alueella. Rastimiehille oli annettu ohjeet pitää yleisö pois kuvaussektoreilta. Kameroita oli maastossa ja maalialueella kaikkiaan viisi kappaletta. Urheilukanavan TV-tuotanto saapui kilpailupaikalle kisa-aamuna. Aikataulullisesti TV-yhteydet saatiin rakennettua hyvissä ajoin, koska tuotannosta vastaavat olivat käyneet paikalla kolmesti ennen kilpailua (Mäkäräinen 3x ja Härkki1x) ja tutustuneet perusteellisesti toimintaympäristöön sekä järjestelyihin. Rakentamista edesauttoi se, että järjestäjien puolesta oli varattu nuoria varusmiehiä 5 kpl kaapeleiden vetoon. Lisäksi TV-rastit sijaitsivat lähellä kilpailukeskusta. Televisiointi aiheuttaa suuria vaatimuksia järjestelyihin aina ratasuunnittelusta kilpailukeskuksen rakentamiseen ja kilpailun aikatauluun. 4.4.5 Valvonta Kilpailun rastit vietiin maastoon kilpailupäivän aamuna. Rastipukkeina käytettiin Silvan alumiinisia siirrettäviä telineitä, jotka oli helppo viedä maastoon. Noin puoli tuntia ennen kilpailun alkua jokaiselle rastille saapui rastimies, jonka tehtävänä oli huolehtia ettei ilkivaltaa pääse tapahtumaan. Tämä olikin tarpeen, sillä kilpailun alettua tapahtui rastin hävitysyritys, jonka rivakka rastimies esti. Taajamien läheisyydessä juostessa rastimiesten tuleekin olla pakollisia, sillä käytännössä kilpailu olisi ollut pilalla, mikäli nuorisojoukosta koostuneet vahingontekijät olisivat onnistuneet aikeissaan. Rastimiesten lisäksi kilpailualueella oli yleisöä ohjaavia järjestysmiehiä, mikä oli tarpeen kilpailijoiden juostessa useampaan kertaan kilpailukeskusalueen läpi. Kilpailun seurattavuuden lisäämiseksi yleisölle oli annettu mahdollisuus sijoittua kaikkialle Ruukinpuiston alueelle. Suurempia vaaratilanteita tai kilpailua haittaavia tapahtumia ei tapahtuman aikana tapahtunut, luukuun ottamatta aiemmin mainittua rastin vahingoittamisyritystä. 19
Järjestäjien tulee valvoa myös ettei kilpailijoita liiku ennen kilpailua suljetulla kilpailualueella. Kaikki Suomen huiput eivät kunnioita kiellettyjä alueita ja pyrkivät kilpailukeskukseen tiedustelumatkalle kilpailua edeltävänä päivänä tai jopa kilpailuaamuna. 4.4.6 Liikenteenohjaus Kilpailualue suljettiin liikenteeltä aamupäivällä reilusti ennen kilpailun alkua. Samoin yleisön ja kilpailijoiden paikoitus järjestettiin kilpailualueen ulkopuolella, joten liikenteestä ei ollut haittaa/vaaraa kilpailijoille. 4.4.7 Muut järjestelyt Tuloslaskenta, maali, lähtö (poislukien lähtökynnys), lehdistöpalvelut, kilpailukeskusrakenteet ja info tulivat Fin5-pääorganisaation kautta. Kilpailukeskusrakenteet tehtiin edellisenä päivänä ja viimeisteltiin kilpailupäivän aamuna. Maalikarsinoissa ja viitoituksissa käytettiin samoja rakenteita kuin muissakin osakilpailuissa, mikä oli onnistunut ratkaisu. Televisiolähetyksessä tiivis ja hyvin jäsennelty kilpailukeskusalue näytti hyvältä. Tuloslaskentajärjstelmät rakennettiin vasta kilpailupäivän aamuna, koska tulospalveluporukka tarvitsi lepoa edellisen illan/yön pitkästä muutto-operaatioista. Yleisesti ottaen sprintin järjestelyt olisivat voineet olla tiiviimmin koko viikon järjestelyissä nyt tapahtumaa järjestettiin aikalailla erillisenä tapahtumana mikä vaikeutti hieman tiedonkulkua ja ennakkosuunnittelua. Yleisenä huomiona todettakoon, että Huippuliigan osakilpailujen järjestelyjä ohjaa vahvasti Huippuliigan järjestelyohje. Ohjeisiin kannattaa tutustua huolellisesti ja hyvissä ajoin, jotta järjestelyissä ei tulisi ongelmia. 4.4.8 Kutsuvieraat Kutsuvieraille järjestettiin omaa ohjelmaa läheisessä Kauttuan Klubin tiloissa. Klubin takapihan terassilta kutsuvierailla oli mahdollisuus seurata kilpailijoiden toimintaa sananmukaisesti kosketusetäisyydellä. 4.4.9 Tarkkuussuunnistuksen MM-katsastus Ensio Salomaa, 044 256 3801 Fin5-sprinttikilpailun maastossa pidettiin tarkkuussuunnistuksen MM-katsastuskilpailu sprintin jälkeen. Allekirjoittanut saatiin ylipuhuttua kilpailun ratamestariksi, vaikka en tiennyt ko. kilpailumuodosta yhtään mitään. Aluksi luulin kilpailun olevan tarkoitettu vain liikuntarajoitteisille, mutta se olikin kaikille avoin ikään, sukupuoleen ja liikuntakykyyn katsomatta. Kun haaste oli otettu vastaan, piti opiskella kilpailun perusideat, jotka tukeutuivat toki normaalin suunnistukseen. Hienouksina olivat itse tarkkuustehtävien sijoittaminen rastipisteisiin. Nyt voisi sanoa tavallisen suunnistuksen olevan karkeaa työskentelyä rastilla, kun taas tarkkuussuunnistuksen ratkaisujen etsimiseen tarvitaan maastomuotojen, ympärillä olevien maastokohtien vertailun ja rastimääritteen hienosäännön yhteensovittamista. Kaiken edellä mainittujen tavoitteiden sijoittaminen rastitehtävään oli kaikkein hankalin ratamestarin tehtävistä. Ilman asiantuntevan valvoja Hannu Niemen tiivistä mukanaoloa en olisi tehtävästä selvinnyt. Rastilippujen sijoittelu (3-5 lippua rastia kohden) vaatii pohdiskelua monelta kantilta. Joillakin rasteilla piti saada kilpailijan huomio kiinnitettyä loppujen lopuksi epäoleelliseen, siis pois oikeasta ratkaisusta. Piti panna kilpailijan tarkkuus ja havannointikyky todelliseen koetukseen oikean ratkaisun löytämiseksi. Kun samassa maastossa suoritettiin myös sprintin MM-katsastus, se aiheutti vaikeutta rastipisteiden valinnassa ja liian suurta kiirettä rastilippujen sijoittelun vasta Sprintin jälkeen. Sprintin ratamestari Olli Mattilan kanssa yhteistyö sujui täysin ongelmitta, mutta Sprintin ja tarkkuussuunnistuksen välinen aikaero oli liian vähäinen. Suurin ongelma rastien valinnassa oli alueen runsas kasvillisuus, joka esti rastilippujen näkyvyyttä. Koska kilpailumaasto oli kulttuurimaisemaa, ei suuriin raivauksiin ollut mahdollisuutta. Varhainen kevät tai myöhäinen syksy olisi ollut otollisempi kilpailun suorittamiseen tässä maastossa. Paljon parempi maasto olisi ollut rautatien ja ohitustien välinen maasto. Osanotto jäi odotetun kaltaiseksi, vaikka yritettiin saada Fin5:n kilpailijoita välipäivänä osallistumaan tähän suunnistusmuotoon, mutta vain muutama käytti tilaisuutta hyväkseen. Ehkä pelättiin munauksia tehtävien ratkaisuissa, jotka eivät toki olleet helppoja. Kilpailujen järjestelyissä pitäisi olla ainakin kaksi jalkaa ratamestarityöskentely ja kilpailun tekninen läpivieminen. Nyt tästä kilpailusta puuttui jälkimmäinen, joka valitettavasti näkyi kilpailun aikana. Apua sain järjestelyihin vajaat viikkoa ennen kilpailua. Syytä siihen en tiedä, mutta vastaisuudessa tämä sektori on hoidettava kunnolla. Mielestäni muu organisointi ei kuulu ratamestarin tehtäviin. Suurin puute oli invavc:n sijoittaminen paikkaan, josta sitä ei tiedetty hakea. Kaiken kaikkiaan tarkkuussuunnistus eli Trail-O on suunnistusmuoto, joka voi kerätä samalle radalle myös hikistä suunnistusta karttavat ja koko perheen jäsenet rastitehtäviä selvittelemään. 20
4.4.10 Kuntosuunnistus Kilpailun jälkeen katsastusradoilla järjestettiin kuntosuunnistus. Osallistujia oli vähän (n. 30), mikä johtui todennäköisesti kuumasta ilmasta ja pitkästä, lähes kahden tunnin, tauosta kilpailun loppumisen ja kuntosuunnistuksen alkamisen välissä. Ennakkomarkkinointia ja toteutusta haittaisi hieman se, että sprintin kuntosuunnistus ei ollut Fin5-suunnistusviikon kuntosuunnistusvastaavan alaisuudessa vaan erillinen porukka hoiti tapahtuman. 4.5 Uotinmäki Sipi Erkkilä, 0440 591 141 Viimeinen osakilpailu juostiin Nakkilan, Kiukaisten ja Harjavallan rajamailla. Maasto oli hyvin peitteistä, osin jopa risukkoista. Ratamestari Jyrki Routsi onnistui hyvin tekemään jokaiselle sarjalle tasonsa mukaiset radat. Pääsarjojen ratoja kehuttiin jopa koko viikon vaativimmiksi. 4.5.1 Kilpailukeskus Kilpailukeskus ja pysäköintialue olivat Pasi Uusikraapon pellolla. Yhteistyö hänen kanssaan onnistui hyvin ja saatiin monenlaista konetyöapua. Alueen pinta-ala oli n. 8 ha. Parkkipaikan osuus oli n. 5 ha. Tämä riitti, kun autojen sijoittelu ja ohjaus oli suunniteltu hyvin. Vieressä oli varattuna 3 ha:n varapaikoitusalue, jota kuitenkaan ei tarvittu. Paikoituksen hoiti paikalliset kyläläiset. Mikäli runsas sade olisi pehmentänyt peltopaikotusalueen, kilpailijat olisi kuljetettu linja-autoilla Harjavallasta. Kilpailukeskuksen rakentaminen aloitettiin n. 1,5 viikkoa ennen kilpailupäivää. Rakennusmiehiä oli vähän, mutta sitäkin parempia. Osa tavaroista tuotiin Raasista ja osa Sydänmaasta. Ainoat viivytykset tulivat siitä, kun tavarakuljetukset eivät saapuneet suunnitelmien mukaan. (Sydänmaissa kuorma-auto hajosi keskelle tietä ja muut kuljetukset jäivät sen taakse). Kilpailukeskuksen purku sujui hyvin, mutta tavaroitten järjestely ja pakkaaminen jäi liian pienen porukan hoidettavaksi. 4.5.2 Kartta ja lupa-asiat Kartta valmistui vähän myöhässä. Myös kisojen pitopaikasta oli pitkään epävarmuutta (ensin kilpailukeskuksen ja sitten maastonkäytön osalta). Kilpailukeskus sijaitsi esihistoriallisella asuinalueella. Siihen tarvittiin museoviraston lupa. Maastosta taas osa kuului luonnonsuojeluohjelman piiriin. Metsähallituksen omistama osa jouduttiin merkkaamaan kielletyksi alueeksi. Harmi sinänsä, sillä parhaat rastipisteet olisivat sijainneet näillä alueilla. Yksityiset maanomistajat ja kyläläiset suhtautuivat kisoihin hyvin myönteisesti, vaikka seudulla ei ole järjestetty suunnistuksia vuosikymmeniin. 21
4.5.3 Kilpailu Varsinainen kilpailu onnistui hyvin ja rutinoidusti. Tulospalvelun, lähtöjen ja maalin toimitsijat olivat harjoitelleet tehtäviään jo aikaisempina päivinä. Kiellettyjen alueitten valvontaan olisi pitänyt kiinnittää enemmän huomiota. Varsinkin junnusarjoissa tapahtui oikaisuja kiellettyjen alueitten läpi joihin ei pystytty puuttumaan, koska yhtään henkilöä ei oltu varattu kiellettyjen alueiden valvojiksi. Palkintojen jako vei paljon aikaa sarjojen runsaudesta johtuen. Palkintojen jaossa oli käytössä toinen pienempi kuulutusjärjestelmä, joten pääkuulutus pystyi keskittymään kokonaan kilpailun seurantaan. Liikenteen ohjaus onnistui hyvin vaikka etukäteen pelättiin ruuhkautumista, koska aamulla ennen kilpailun alkua kylätien liikenne kulki yksisuuntaisena ja osa tiestä suljettiin kilpailun ajaksi. Myös ravintola toimi hyvin. Ruokaa ei tarvinnut jonottaa. Muksulassa kävi paljon lapsia, ja se sai sekä järjestäjien että lasten osalta paljon kiitosta. Tässä kilpailukeskuksessa olisi voinut kyllä järjestää kaksikin kilpailua, koska rakentaminen vaatii paljon työtä ja rahaa. 5 Fin5-KESKUS 5.1 Yleisjärjestelyt Fin5-keskus Fin5-keskus perustettiin Euran koulukeskukseen, Euran Urheilutalolle ja Euran urheilukeskukseen. Näiden toimipaikkojen välinen etäisyys oli enimmillään kilometri. Koulukeskuksessa sijaitsivat: info, internetpalvelut lehdistölle ja yleisölle, tulostaulu, juhlalava, koulumajoitustilat, ruokala, tuotemyynti ja Suunnistajan kaupan myyntiauto. Koulukeskuksen pihassa oli riittävästi pysäköintipaikkoja ja linja-autoliikenteemme päätepiste oli keskuksen pihassa. Keskusta juhlisti kahdenkymmenen lipun lippurivistö. Urheilutalon piha-alueella oli asuntovaunut ja -autot. Urheilukeskuksessa majailivat telttailijat. Fin5-keskuksen kartta liitteessä. 5.1.1 Tilaisuudet Fin5-keskuksessa Esiintymislavana toimi kuorma-auton jalkalava, jonka sivu aukaistiin tilaisuuksien ajaksi ja suljetulla lavalla säilytettiin yhtyeen soittimet. Äänentoisto hoidettiin soittajien vahvistimilla ja langattomalla mikillä. Yleisön istuimiksi tuotiin n. 50 tuolia. Tuolit vietiin tilaisuuden loputtua varastoon. Helteisellä pihalla yleisö viihtyi parhaiten rakennusten varjossa. 22