REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle
2 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Versio Muutokset 2.0 Heinäkuu 2012 Asiakirjan ulkoasu uusittu. Kuvat ja linkit päivitetty. 1.1 Marraskuu 2009 Asiakirjan ulkoasu ja tyyli uusittu, pieniä muutoksia tekstiin. 1.0 Lokakuu 2008 Ensimmäinen versio Osa 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Viite: ECHA-12-G-26-FI Julkaistu: heinäkuu, 2012 Kieli: FI Euroopan kemikaalivirasto, 2012 Etusivu Euroopan kemikaalivirasto Vastuuvapauslauseke: Tämä on työkäännös englanniksi julkaistusta alkuperäisasiakirjasta, joka on saatavilla ECHAn verkkosivustolla. Jäljentäminen on sallittua, kunhan lähde mainitaan muodossa Lähde: Euroopan kemikaalivirasto, http://echa.europa.eu/ ja kunhan jäljentämisestä ilmoitetaan kirjallisesti kemikaaliviraston viestintäyksikköön (publications@echa.europa.eu). Tämä asiakirja on saatavilla seuraavilla 22 kielellä: bulgaria, englanti, espanja, hollanti, italia, kreikka, latvia, liettua, malta, portugali, puola, ranska, romania, ruotsi, saksa, slovakki, sloveeni, suomi, tanska, tšekki, unkari ja viro. Asiakirjaa koskevat mahdolliset kysymykset tai huomautukset voi lähettää tietopyyntölomakkeella (mainitse viite ja julkaisuajankohta). Tietopyyntölomake on Euroopan kemikaaliviraston kotisivulla kohdassa Yhteydenotto: http://echa.europa.eu/about/contact_fi.asp Euroopan kemikaalivirasto Postiosoite: PL 400, 00121 Helsinki Käyntiosoite: Annankatu 18, Helsinki
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 3 Sisällysluettelo 1. Johdanto... 4 2. Vaiheittaiset ohjeet... 4 2.1 Rekisteröintinumeron hakemisen käynnistäminen ilmoitetulle aineelle... 5 2.2 Omistajavakuutuksen hyväksyminen... 5 2.3 Ilmoitetun aineen tietojen syöttäminen... 6 2.4 Ilmoittajan tietojen syöttäminen... 8 2.4.1 Perustapaus... 8 2.4.2 Yksinedustajaa ja uutta ainoaa edustajaa koskevat erityisvaatimukset... 9 2.5 Ulkopuolisen edustajan nimeäminen... 14 2.6 Rekisteröintinumerohakemuksen vahvistaminen... 16 2.7 Sisäisen viestilaatikon katsominen... 21 Kuvaluettelo Kuva 1: Claim Notified Substance -valikko... 5 Kuva 2: Vakuutussivu... 6 Kuva 3: Ilmoitetun aineen tietojen sivu... 6 Kuva 4: Virhesivu ilmoitetun aineen tiedot... 7 Kuva 5: Ilmoittajat... 9 Kuva 6: Täytetty ilmoittajien näyttö... 9 Kuva 7: Edustettava EU:n ulkopuolinen valmistaja... 10 Kuva 8: Liitä todisteita ainoaksi edustajaksi (OR) nimeämisestä... 11 Kuva 9: Todisteet nimeämisestä ainoaksi edustajaksi (OR) liitetty (PDF-tiedoston lataamisen jälkeen)... 11 Kuva 10: Todisteet ainoaksi edustajaksi (OR) nimeämisestä puuttuvat... 12 Kuva 11: Liitä aiemman yksinedustajan suostumus... 13 Kuva 12: Liitä aiemman yksinedustajan suostumus... 13 Kuva 13: Aiemman yksinedustajan suostumus puuttuu... 14 Kuva 14: Ulkopuolisen edustajan nimeäminen... 15 Kuva 15: Ilmoita ulkopuolisen edustajan UUID-tunnus... 15 Kuva 16: Ulkopuolisen edustajan nimeäminen (tiedot täytetty)... 16 Kuva 17: Valmistajan ja/tai maahantuojan vahvistussivu... 17 Kuva 18: Yksinedustajan vahvistussivu... 18 Kuva 19: Uuden ainoan edustajan vahvistussivu... 19 Kuva 20: Hakemus hyväksytty... 20 Kuva 21: Ilmoitetusta aineesta on jo jätetty hakemus... 20 Kuva 22: Väärät tiedot... 20 Kuva 23: Hakemus hyväksytty, viesti vastaanotettu... 21 Kuva 24: Sisäinen viesti Numeroa on jo haettu... 21 Kuva 25: Sisäinen viesti Väärä EC-numeron ja ilmoitusnumeron yhdistelmä... 22 Kuva 26: Sisäinen viesti Väärät tiedot... 22
4 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 1. Johdanto Teollisuuskäyttäjän opas (Industry User Manual, IUM) koskee kaikkia niitä REACH-ITjärjestelmän toimintoja, jotka ovat teollisuuden käytettävissä nyt ja tulevaisuudessa. IUM-opas on tarkoitettu kaikille teollisuuskäyttäjille, jotka tarvitsevat REACH-IT-järjestelmää tietojen lähettämiseen ja tarkastelemiseen. Sitä mukaa kun uusia toimintoja tulee käyttöön, tämän oppaan uudet tai päivitetyt osat tulevat saataville ECHA:n verkkosivuston kautta. On erittäin suositeltavaa, että käyttäjä ennen tämän osan 10 (Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle) käyttöä lukee osan 1 REACH-IT-työkalun käytön aloittaminen, jossa käsitellään tarkemmin seuraavia aiheita: tämän IUM-oppaan rakenne käytetyt merkintätavat, kuten kuvakkeet, tekstit, painikkeet, linkit jne. taustatietoa REACH-IT-työkalusta ja sen yhteydestä IUCLID 5 -sivustoon ja -sovellukseen osapuolten, käyttäjien, viestilaatikon, yhteydenottojen, oikeushenkilön jne. määritelmät. Osassa 1 kerrotaan myös, mistä saa lisätukea. Kaikki tämän IUM-oppaan myöhemmät osat sisältävät siis vaiheittaiset ohjeet niiden tehtävien suorittamiseksi, joita REACH-asetuksen mukaiseen tietojen lähettämiseen vaaditaan. 2. Vaiheittaiset ohjeet REACH-asetuksen 24 artiklassa säädetään, että uusia kemikaaleja koskevan lainsäädännön (direktiivi 67/548/ETY) mukaisesti ilmoitettuja aineita pidetään rekisteröityinä ja niille annetaan rekisteröintinumero. Tämän seurauksena ilmoitettujen aineiden hallinnolliset tiedot, jotka on luetteloitu uusien kemikaalien tietokantaan, on siirretty REACH-IT-järjestelmään. Tässä osassa kerrotaan, miten käyttäjä voi hakea rekisteröintinumeroa. Käyttäjän TÄYTYY kuulua yritykseen, jonka omaisuutta ilmoitettu aine on, tai tämän yrityksen on täytynyt valtuuttaa hänet toimimaan lukuunsa (joko kotimainen valmistaja tai maahantuoja tai direktiivin 67/548/ETY mukainen yksinedustaja tai uusi ainoa edustaja) rekisteröintinumeron hakemiseksi. Vain niillä yrityksen käyttäjillä, joilla on tavallinen tai järjestelmänvalvojan rooli, on valtuudet hakea rekisteröintinumeroa. Jos hakemus hyväksytään, hakijalle annetaan: - yksi rekisteröintinumero ja yksi toimitusnumero ilmoitusta kohti, mikäli ilmoituksen omistaja on kotimainen valmistaja ja/tai direktiivissä 67/548/ETY tarkoitettu maahantuoja - yksi rekisteröintinumero ja yksi toimitusnumero kutakin edustettua EU:n ulkopuolista valmistajaa kohti, mikäli ilmoituksen omistaja on direktiivissä 67/548/ETY tarkoitettu yksinedustaja - yksi rekisteröintinumero ja yksi toimitusnumero kutakin edustettua EU:n
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 5 ulkopuolista valmistajaa kohti, mikäli omistaja on uusi ainoa edustaja. Kun rekisteröintinumeropyyntö on hyväksytty, yritykset voivat pyytää alkuperäisen SNIF-tiedoston ja IUCLID 5 -järjestelmään muutetun tiedoston (joka sisältää salassa pidettävät tiedot) siltä jäsenvaltion toimivaltaiselta viranomaiselta, jolle aine on ilmoitettu. REACH-IT ei tue näitä toimenpiteitä. 2.1 Rekisteröintinumeron hakemisen käynnistäminen ilmoitetulle aineelle Käynnistä rekisteröintinumeron hakeminen valitsemalla <Registration/notification>-valikosta <Claim Notified Substance>. Kuva 1: Claim Notified Substance -valikko 2.2 Omistajavakuutuksen hyväksyminen Declaration-sivu aukeaa (Kuva 2). Lue teksti, ja jos hyväksyt vakuutuksen, valitse Vahvistan yllä esitetyn vakuutuksen -tekstin (I agree with the above-mentioned declaration) vieressä oleva valintaruutu.
6 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Kuva 2: Vakuutussivu Napsauta <Continue>. 2.3 Ilmoitetun aineen tietojen syöttäminen Notified substance details -sivu aukeaa (Kuva 3). Täytä kaikki pakolliset kentät (jotka on merkitty tähtimerkillä *), ks. Kuva 3. Kuva 3: Ilmoitetun aineen tietojen sivu Jatka napsauttamalla <Next>.
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 7 Anna ilmoitusnumero (vakiomuodossa) ilman kahta viimeistä, ilmoitusversiota koskevaa numeroa. Jos siis ilmoitusnumerosi on esim. XX-XX-XXXX-YY, ilmoita REACH-IT-järjestelmään XX-XX-XXXX. Jos hakijalla on saman ilmoitetun aineen osalta useita rooleja, rekisteröintinumeron hakemuksia on tehtävä yhtä monta kuin on rooleja. Huomaa, että hakijoiden on rekisteröidyttävä REACH-IT-järjestelmään kunkin edustamansa roolin osalta ja jätettävä NONS-hakemus käyttämällä asianmukaista REACH-IT-tiliä. Tämän lisäksi ainoiden edustajien on rekisteröidyttävä REACH-IT-järjestelmään kunkin edustamansa yhteisöön sijoittautuneen valmistajan osalta ja jätettävä NONS-hakemus käyttämällä asianmukaista tiliä. Esimerkiksi yrityksen, joka on tietyn ilmoituksen osalta samanaikaisesti kotimainen valmistaja ja direktiivin 67/548/ETY mukainen yhden EU:n ulkopuolisen valmistajan yksinedustaja, täytyy tehdä kaksi hakemusta kahta eri REACH-IT-tiliä käyttämällä: ensimmäinen kotimaisena valmistajana ja toinen yksinedustajana. Näin yritys saa kaksi rekisteröintinumeroa. Jos pakollisia tietoja puuttuu tai ne eivät ole vaaditussa muodossa tai jos yritetään hakea useampia samaan ilmoitukseen liittyviä rekisteröintinumeroita (sen jälkeen, kun on jo onnistuneesti haettu yhtä) käyttämällä samaa REACH- IT-tiliä (samaa UUID-tunnusta) (Kuva 4), Kuva 4: Virhesivu ilmoitetun aineen tiedot
8 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Virhesivu jatkoa 2.4 Ilmoittajan tietojen syöttäminen 2.4.1 Perustapaus Notifiers-sivu aukeaa (Kuva 5). Syötä ilmoittajan tiedot (*). Jos yrityksesi REACH-ITrekisteröitymistiedot ovat täsmälleen samat kuin ilmoituksen tiedot, napsauta linkkiä <Same as company currently logged in>, jolloin tiedot tulevat täytetyiksi automaattisesti. Muussa tapauksessa pakolliset tiedot (*) on täytettävä käsin juuri sellaisina kuin ne ovat ilmoituksessa. Lisäksi huomautusalueella (Remark) voidaan antaa tietoja tai perusteluja sille, miksi yrityksen tiedot REACH-IT-järjestelmässä eivät vastaa ilmoittajan tietoja (Kuva 6). Jatka napsauttamalla <Next>.
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 9 Kuva 5: Ilmoittajat Kuva 6: Täytetty ilmoittajien näyttö Linkki <Same as company currently logged in> ei ole käytettävissä, jos hakija on uusi ainoa edustaja. 2.4.2 Yksinedustajaa ja uutta ainoaa edustajaa koskevat erityisvaatimukset Alla on kuvattu kolme erityisvaihetta. Jos hakija toimii direktiivin 67/548/ETY mukaisena entisenä yksinedustajana (Sole Representative, SR) tai uutena REACH-asetuksen mukaisena ainoana edustajana (Only Representative, OR), hänen on ilmoitettava seuraavat tiedot kunkin edustamansa EU:n ulkopuolisen valmistajan osalta, joita varten rekisteröintinumeroa haetaan: edustetun EU:n ulkopuolisen valmistajan nimi
10 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 edustetun EU:n ulkopuolisen valmistajan kaupunki ja valtio edustetun EU:n ulkopuolisen valmistajan ilmoitetun aineen tonnimäärä. Napsauta <Add> ja täytä vaaditut tiedot (*) taulukkoon (Kuva 7) Kuva 7: Edustettava EU:n ulkopuolinen valmistaja Lisäksi hakijan on liitettävä edustamansa EU:n ulkopuolisen valmistajan yksilöllinen kirje tai sopimus, jossa todetaan, että hakija on nimetty aiemmin ilmoitetun aineen osalta REACHasetuksen mukaiseksi ainoaksi edustajaksi (OR). Kirjeen tai sopimuksen voi liittää napsauttamalla <View>. Näytölle avautuu sivu, jolla asiakirja voidaan ladata järjestelmään (Kuva 8). Napsauta <Browse>, anna liitettävän kirjeen tai sopimuksen hakemistopolku ja napsauta <Upload>. EU:n ulkopuolisen valmistajan yksilöllisen kirjeen tai sopimuksen on oltava PDFmuodossa ja kirjoitettu jollakin yhteisön kielistä. Napsauta <Browse>, anna liitettävän kirjeen tai sopimuksen hakemistopolku ja napsauta <Upload>.
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 11 Kuva 8: Liitä todisteita ainoaksi edustajaksi (OR) nimeämisestä Kun kirje tai sopimus on ladattu, napsauta <Back> palataksesi Notifiers-sivulle (Kuva 7). Kuva 9: Todisteet nimeämisestä ainoaksi edustajaksi (OR) liitetty (PDFtiedoston lataamisen jälkeen) Jos liite (edustamasi EU:n ulkopuolisen valmistajan kirje tai sopimus) puuttuu, näytölle avautuu virhesivu (Kuva 10).
12 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Kuva 10: Todisteet ainoaksi edustajaksi (OR) nimeämisestä puuttuvat Jos hakija toimii uutena ainoana edustajana (OR), hänen on liitettävä aiemman yksinedustajan (SR) antama kirje tai sopimus, jossa todetaan, ettei hän enää toimi yksinedustajana ja että hän suostuu velvollisuuksiensa siirtämiseen hakijalle ilmoitetun aineen REACH-asetuksen mukaisena ainoana edustajana (OR). Aiemman yksinedustajan kirjeen tai sopimuksen voit liittää napsauttamalla <Manage letters of agreement> (Kuva 11). Näytölle avautuu sivu, jolla asiakirja voidaan ladata järjestelmään (Kuva 12). Napsauta <Browse>, anna liitettävän kirjeen tai sopimuksen hakemistopolku ja napsauta <Upload>. Kun kirje tai sopimus on ladattu, napsauta <Back> palataksesi Notifierssivulle.
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 13 Kuva 11: Liitä aiemman yksinedustajan suostumus Aiemman yksinedustajan (SR) kirjeen tai sopimuksen on oltava PDF-muodossa ja kirjoitettu jollakin yhteisön kielistä. Kuva 12: Liitä aiemman yksinedustajan suostumus
14 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Jos liite (aiemman yksinedustajan kirje tai sopimus) puuttuu, näytölle avautuu virhesivu (Kuva 13) Kuva 13: Aiemman yksinedustajan suostumus puuttuu 2.5 Ulkopuolisen edustajan nimeäminen Voit nimetä ulkopuolisen edustajan (Third Party Representative, TPR) edustamaan itseäsi ilmoitettua ainetta koskevissa tietojen yhteiskäyttöön liittyvissä keskusteluissa. Jos olet nimennyt ilmoitetulle aineelle ulkopuolisen edustajan, hänen nimensä, yhteystietonsa ja yrityksensä nimi on annettava muiden potentiaalisten rekisteröijien saataville tietojen yhteiskäyttöön liittyviä asioita varten. Third Party Representative -välilehti aukeaa (Kuva 14). Napsauta <Add representative>linkkiä.
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 15 Kuva 14: Ulkopuolisen edustajan nimeäminen Näytölle avautuu uusi sivu (Kuva 15), jolla pyydetään syöttämään (REACH-IT-järjestelmään jo rekisteröityneen) ulkopuolisen edustajan UUID-tunnus. Syötä tiedot ja napsauta <Add>. Kuva 15: Ilmoita ulkopuolisen edustajan UUID-tunnus Ellei ulkopuolisen edustajan UUID-tunnusta löydy REACH-IT-järjestelmästä, näytölle avautuu virhesivu. Jos ulkopuolisen edustajan UUID-tunnus löytyy REACH-IT-järjestelmästä, näytölle avautuvat ulkopuolisen edustajan tiedot (Kuva 16).
16 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Kuva 16: Ulkopuolisen edustajan nimeäminen (tiedot täytetty) Valitse ulkopuolinen edustaja napsauttamalla sen yrityksen nimen vieressä olevaa valintanappia (vasen sarake). Click on <Next>. 2.6 Rekisteröintinumerohakemuksen vahvistaminen Validation-sivu aukeaa (Kuva 17 - Kuva 20). Tarkista, että syöttämäsi tiedot ovat oikein. <Notified substance details>-, <Notifiers>- ja <Third Party Representative>-linkkien avulla voit palata takaisin edellisille sivuille muokkaamaan tietoja. Hakijalle annetaan rekisteröintinumero ja toimitusnumero edellyttäen, että hakemuksen sisältö vastaa ilmoituksen sisältöä. Jos hakija on valmistaja ja/tai maahantuoja, hänen tietonsa näkyvät Notifier details -kohdassa (Kuva 17).
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 17 Kuva 17: Valmistajan ja/tai maahantuojan vahvistussivu Jos hakija on yksinedustaja tai uusi ainoa edustaja, näytetään myös edustettavien yritysten tiedot (Kuva 18 ja Kuva 19). Jos yritykselle on nimetty ulkopuolinen edustaja, hänen tietonsa näkyvät sivun alareunassa.
18 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Kuva 18: Yksinedustajan vahvistussivu
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 19 Kuva 19: Uuden ainoan edustajan vahvistussivu Jos hakija edustaa useampaa kuin yhtä EU:n ulkopuolista valmistajaa samalla ilmoitusnumerolla, hänen on haettava rekisteröintinumeroita yksi kerrallaan käyttämällä niihin eri REACH-IT-tilejä. Esimerkki: Ainoa edustaja A edustaa EU:n ulkopuolisia valmistajia, Yritystä 1 ja Yritystä 2 samalla ilmoituksella XX-XX-XXXX. Ainoan edustajan A on luotava REACH-IT-tili 1 hakeakseen rekisteröintinumeroa, joka koskee Yritystä 1. Sen jälkeen hänen on luotava REACH-IT-tili 2 hakeakseen rekisteröintinumeroa, joka koskee Yritystä 2.
20 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Kun hakemus jätetään napsauttamalla <Submit claim>, voi seurauksena olla kolme erilaista tilannetta. Jos hakemus hyväksytään, seuraava sivu avautuu (Kuva 20). Kuva 20: Hakemus hyväksytty Napsauta <Message box> nähdäksesi asiaan liittyvän viestin sisäisessä viestijärjestelmässä (Kuva 23). Jos hakemasi ilmoitettuun aineeseen liittyvä(t) rekisteröintinumero(t) on jo annettu, näytölle avautuu seuraava sivu (Kuva 21). Kuva 21: Ilmoitetusta aineesta on jo jätetty hakemus Napsauta <Message box> nähdäksesi asiaan liittyvän viestin sisäisessä viestijärjestelmässä (Kuva 24). Elleivät hakemuksessa annetut ilmoittajan tiedot vastaa ilmoituksessa annettuja tietoja, näytölle avautuu seuraava sivu (Kuva 22). Kuva 22: Väärät tiedot Napsauta <Message box> nähdäksesi asiaan liittyvän viestin sisäisessä viestijärjestelmässä (Kuva 25 tai Kuva 26).
Ova 10 Rekisteröintinumeron hakeminen ilmoitetulle aineelle Julkaisuajankohta: heinäkuu, 2012 21 2.7 Sisäisen viestilaatikon katsominen Kun rekisteröintinumeroa koskeva hakemus on hyväksytty, hakija saa viestin sisäiseen viestilaatikkoon (Kuva 23). Registration number successfully claimed -viestissä ilmoitetaan myönnetyt toimitus- ja rekisteröintinumerot. Kuva 23: Hakemus hyväksytty, viesti vastaanotettu Jos rekisteröintinumeroa on jo haettu, hakijalle lähetetään seuraava viesti (Kuva 24). Kuva 24: Sisäinen viesti Numeroa on jo haettu Jos joko EC-numero tai ilmoitusnumero tai molemmat olivat virheellisiä, hakijalle lähetetään seuraava viesti (Kuva 25):
22 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Kuva 25: Sisäinen viesti Väärä EC-numeron ja ilmoitusnumeron yhdistelmä Elleivät ilmoittajan tiedot vastaa ilmoituksen tietoja, hakijalle lähetetään seuraava viesti (Kuva 26): Kuva 26: Sisäinen viesti Väärät tiedot
EUROPEAN CHEMICALS AGENCY ANNANKATU 18, P.O. BOX 400, FI-00121 HELSINKI, FINLAND ECHA.EUROPA.EU