HELSINGIN YLIOPISTON MATKUSTUSOHJEET alkaen 1.1.2013
SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ... 4 1.1 Ohjeistuksesta... 4 1.2 Soveltamisala... 4 1.3 Yliopiston matkahallinto... 4 1.4 Matkustamiseen liittyviä määritelmiä... 5 1.4.1 Työmatka... 5 1.4.2 Työpaikka... 5 1.4.3 Matkakustannukset... 6 1.4.5 Matkavuorokausi sekä matkan alkaminen ja päättyminen... 6 2 ENNEN MATKAA... 6 2.1 Matkapyyntö... 6 2.2 Matkapyynnön hyväksyminen... 7 2.3 Matkaennakko... 7 2.4 Ulkopuolisten kustantamat matkat... 8 3 ONNISTUNEEN MATKAN OSASET... 9 3.1 Matkatoimistopalvelut... 9 3.2 Maksukortit... 9 3.3 Bonukset (esim. FinnairPlus)... 10 3.4 Matkavakuutus... 10 3.5 Terveys ja rokotukset... 11 4 MATKAN TOTEUTTAMISTAPA... 12 4.1 Työmatkan ja loman yhdistäminen... 12 4.2 Automatkat... 13 4.3.1 Yliopiston autojen käyttö... 13 4.3.2 Oman auton käyttö... 13 4.3.2.1 Tilapäinen oman auton käyttö... 13 4.3.2.2 Jatkuva oman auton käyttö... 13 4.3.4 Taksi... 15 4.4 Lentomatkat... 15 4.5 Junamatkat... 16 4.6 Laivamatkat... 16 4.7 Muut matkakustannusten korvaukset... 17 5 MAJOITTUMINEN... 17 5.1 Käytettävät hotellit... 17 2
5.2 Hotellivarausjärjestelmät... 17 5.3 Majoittumis- ja hotellikorvaus... 18 5.4 Korvattavat kustannukset... 18 5.5 Yliopiston järjestämä majoitus... 19 5.6 Majoittumis- ja hotellikorvausten enimmäismäärät... 19 6 PÄIVÄRAHAT... 20 6.1 Päivärahojen maksamisen edellytykset... 20 6.2 Päivärahojen suuruus... 20 6.2.1 Kotimaan päivärahat... 20 6.2.2 Ulkomaan päivärahat... 21 6.3 Maksuttomien aterioiden vaikutus päivärahoihin... 21 6.4 Yliopiston järjestämät tilaisuudet... 21 6.5 Muut korvaukset... 22 Ulkomaanmatkojen erilliskorvaukset... 22 Ulkopuolisille henkilöille suoritettavat päivärahat ja muut korvaukset... 22 6.6 Komennusmatkat ulkomaan työskentely... 23 7 MATKAN JÄLKEEN... 24 7.1 Matkalasku... 24 7.2 Matkalaskun hyväksyminen ja maksaminen... 25 8 YLIOPISTON MATKUSTUSSÄÄNNÖSTÄ POIKKEAMINEN... 25 Liitteet: Liite 1 Liite 2 Ulkomaan päivärahat ja hotellikorvausten enimmäismäärät Arean yliopiston palvelupisteen yhteystiedot 3
1 YLEISTÄ 1.1 Ohjeistuksesta Helsingin yliopistossa noudatetaan pääosin verottajan antamia ohjeita verottomiin matkakulukorvauksiin, jonka mukaan matkakustannusten enimmäiskorvaukset määräytyvät. Yliopiston matkustusohjeet täsmentävät ja ohjaavat edellä mainittujen soveltamista ja tulkintaa yliopiston matkustuskäytännössä. Nämä matkustusohjeet korvaavat kaikki yliopistolla aikaisemmin annetut ohjeet ja niihin mahdollisesti liittyneet yksikkökohtaiset tulkinnat. Tätä ohjetta noudatetaan kaikissa yliopiston yksiköissä. Näiden ohjeiden tarkoituksena on: - Tukea yliopiston tavoitteiden saavuttamista antamalla yliopiston työasioissa matkustaville se opastus ja palvelu, jota matkan tuloksellinen ja turvallinen toteuttamin edellyttää. - Varmistaa, että matka toteutetaan tarkoituksenmukaisella ja kokonaiskustannukset huomioiden edullisimmalla tavalla. Tavoitteet toteutuvat matkustuksen suunnittelulla, varauksia aikaistamalla, matkapalvelujen ostotoiminnan kehittämisellä sekä matkustuksen seurantaa tehostamalla. Matkaa suunniteltaessa on selvitettävä, onko matkaan yhdistettävissä myös muita tapaamisia tai hoidettavia asioita. Matkustusta koskevat samat kustannussäästö- ja tehokkuusvaatimukset kuin muutakin toimintaa. Työmatkat tehdään kustannusmielessä tehokkaasti ja pienimmällä henkilömäärällä, mikä tehtävien tehokkaan suorittamisen kannalta on mahdollista. Matkustamisen vaihtoehtona on harkittava muita tarkoituksenmukaisia vaihtoehtoja esimerkiksi videoneuvottelun mahdollisuutta. Päivärahat, ateriakorvaus, kilometrikorvaukset ja majoittumis- ja hotellikorvauksen enimmäismäärät sekä yömatkaraha päivitetään tähän ohjeeseen vuosittain. 1.2 Soveltamisala Näitä määräyksiä sovelletaan kotimaan ja ulkomaan yliopiston työmatkoihin. 1.3 Yliopiston matkahallinto Yliopistossa kvestuuri vastaa siitä, että yliopistolla on asianmukaiset matkustamista tukevat palvelusopimukset matkatoimiston, hotellien, vakuutus- ja korttiyhtiöiden yms. kanssa. Matkahallinnon toimintatapoja ja käytäntöjä kehitetään vastaamaan yksiköiden tarpeita yliopiston tavoitteiden saavuttamiseksi. Kvestuurissa Satu Lerssi (satu.lerssi@helsinki.fi) vastaa yliopiston matkustusohjeiden ylläpidosta ja neuvoo yksiköiden matkustajia ja matkayhdyshenkilöitä ohjeiden soveltamisessa. 4
Kvestuurissa SAP matkahallintajärjestelmän käytössä neuvoja antavat: SAP matkahallinnon pääkäyttäjä Riitta Nikula puh. 191 22277 (riitta-liisa.nikula@helsinki.fi). SAP matkapyyntöihin ja matkalaskuihin liittyvät kysymykset voi lähettää hänelle. Matkayhdyshenkilöt ja yliopiston sopimusmatkatoimisto vastaavat matkan vaihtoehtoisten toteuttamistapojen etsimisestä ja matkaan liittyvistä varauksista. Matkayhdyshenkilöt ja sopimusmatkatoimisto omalta osaltaan varmistavat, että matkustaminen on yliopiston matkustamisohjeiden mukaista. Matkustuksen välitön valvonta on yksiköiden vastuulla organisaation mukaisesti. Yliopiston henkilökunta on velvollinen noudattamaan annettuja matkustusohjeita. 1.4 Matkustamiseen liittyviä määritelmiä 1.4.1 Työmatka Työmatkalla tarkoitetaan matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityiselle työntekemispaikalle varsinaisen työpaikan ulkopuolelle. Mikäli palkansaajalla työn luonteen vuoksi ei ole varsinaista työpaikkaa, työmatkana pidetään matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työn suorittamiseksi asunnoltaan erityiselle työntekemispaikalle. Työmatkana ei pidetä palkansaajan asunnon ja varsinaisen työpaikan välistä matkaa eikä työkomennuksen kestäessä tehtyjä viikonloppu- ja muita vastaavia matkoja asunnon ja erityisen työntekemispaikan välillä. Työmatka voi olla myös sellainen matka, josta yliopisto ei maksa matkan kustannuksia tai korvaa vain osan niistä. Jos ulkopuolinen taho maksaa matkan kustannukset kokonaan tai osittain, pitää tämä mainita matkapyynnössä ja saattaa siten esimiehen tietoon. Yliopisto ei korvaa mitään matkan kustannuksia eikä päivärahoja, jos matkan kulut on merkitty korvattavaksi muualta. Esimies hyväksyy tai hylkää matkapyynnön. Jos yliopisto korvaa osan matkan kuluista tulee tämä eritellä matkapyynnöllä selvästi erikseen. Silloin kulut korvataan tämän erittelyn mukaisesti siltä osin, kun esimies on ne hyväksynyt. Työmatkan pituus voi olla enintään kuusi kuukautta. Yli kuusi kuukautta kestävät matkat käsitellään ulkomaan työskentelynä/komennusmatkoina. Päivärahat matkan ajalta maksetaan pääsääntöisesti vain alle kolme kuukautta kestäviltä matkoilta. 1.4.2 Työpaikka 5
Varsinaisella työpaikalla tarkoitetaan paikkaa, jossa palkansaaja vakituisesti työskentelee. Jos palkansaajalla työn liikkuvuuden vuoksi ei ole paikkaa, jossa hän vakituisesti työskentelee, pidetään varsinaisena työpaikkana paikkaa, josta hän hakee työmääräykset, säilyttää työssä käyttämiään asusteita, työvälineitä tai työaineita, tai muuta työn tekemisen kannalta vastaavaa paikkaa. 1.4.3 Matkakustannukset Matkakustannuksia ovat verovelvolliselle Suomessa tai ulkomailla tehdystä työmatkasta aiheutuneet kustannukset. Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, jotka aiheutuvat työmatkasta. Ylimääräisistä menoista korvataan matkaan välittömästi liittyvät kustannukset. Työmatkasta suoritettavalla matkustamiskustannusten korvauksella tarkoitetaan korvausta matka-, paikka- ja makuupaikkalipuista sekä muista niihin verrattavista välttämättömistä varsinaiseen matkustamiseen kuuluvista maksuista. 1.4.5 Matkavuorokausi sekä matkan alkaminen ja päättyminen Matkavuorokaudella tarkoitetaan enintään 24 tunnin pituista ajanjaksoa, joka alkaa palkansaajan lähtiessä työmatkalle työpaikaltaan tai asunnoltaan. Matkavuorokausi päättyy palkansaajan palatessa työmatkalta työpaikalleen tai asunnolleen. 2 ENNEN MATKAA Matkustajan voi tarvittaessa kääntyä matkayhdyshenkilön puoleen, jotta matkalla voidaan hyödyntää erikois- ja sopimushintaisia lentolippuja ja hotellien hintoja. Matkustajan tulee tuntea yliopiston matkustusohjeet ja noudattaa annettuja ohjeita. Ohjeisiin perustumattomat matkakustannukset jäävät matkustajan itsensä maksettaviksi ja tällaisesta menettelystä mahdollisesti aiheutuvista seuraamuksista vastaa matkustaja. 2.1 Matkapyyntö Yliopisto korvaa vain matkapyynnön perusteella tehtävästä työmatkasta aiheutuvat matkakustannukset. Matkustaminen ennen matkapyynnön tekemistä tai hyväksymistä aiheuttaa kustannusriskin matkustajalle. Työmatkoille matkapyyntö on aina kirjallinen/sähköinen ja se tulee tehdä ennen matkan alkua. Matkapyynnön hyväksyjälle on annettava tiedot matkan tarkoituksesta ja toteutustavasta sekä työmatkasta aiheutuvien kustannusten ja mahdollisen matkaennakon perus- 6
teista. Nämä tiedot lisätään matkapyynnölle SAPin matkahallintaohjelmaan. Matkapyyntö hyväksytään sähköisesti. Matkapyyntö tehdään aina myös silloin, kun ulkopuolinen taho maksaa matkan kustannukset kokonaan tai osittain. Ulkopuolinen matkan maksaja pitää aina mainita matkapyynnössä ja saattaa siten esimiehen tietoon. Yliopisto ei korvaa mitään matkan kustannuksia eikä päivärahoja, jos matkan kulut on merkitty korvattavaksi muualta. Esimies hyväksyy tai hylkää matkapyynnön. Jos yliopisto korvaa osan matkan kuluista, tulee tämä eritellä matkapyynnöllä selvästi erikseen. Silloin kulut korvataan tämän erittelyn mukaisesti siltä osin, kun esimies on ne hyväksynyt. Kongressien ohjelma pitää liittää matkapyyntöön tai matkalaskuun SAPissa. Ohje liitteen lisäämiselle on SAP matkustajan ohjeessa (flamma). Jos kongressin ohjelma on hyvin pitkä, niin siitä lyhennelmä riittää hyvin. 2.2 Matkapyynnön hyväksyminen Matkapyynnön hyväksyjiä ovat tiedekunnan dekaani, laitoksen tai tiedekunnan alaisen erillisen yksikön johtaja, erillisen laitoksen johtaja, hallintovirastossa rehtori, vararehtori, hallintojohtaja ja osaston johtaja ja hallintojohtajan alaisen erillisyksikön päällikkö tai heidän määräämänsä. Projektien vastuulliset johtajat hyväksyvät matkapyynnöt oman projektinsa työntekijöille. Kanslerin ja rehtorin sekä dekaanien matkapyynnöt hyväksyy hallintojohtaja. Muiden esimiesasemassa olevien matkapyynnöt hyväksyy heidän esimiehensä. Yliopiston ulkopuolisten henkilöiden matkoista, jotka yliopisto maksaa, tehdään kirjallinen matkapyyntö. Matkapyynnön hyväksyjä vastaa matkan aiheellisuudesta ja matkapyynnön hyväksyminen tapahtuu matkan tarkoituksen perusteella. 2.3 Matkaennakko Matkaennakkoa voi tarvittaessa saada 80 % matkan kokonaiskustannuksista. Ennakkoa haetaan matkapyynnöllä ja se on tehtävä hyvissä ajoin (2 viikkoa) ennen työmatkaa. Matkaennakoita käytetään vain silloin, jos matka kohdistuu maahan, jossa maksukortin käyttö maksuvälineenä ei toimi. Yliopisto kustantaa työmatkoilla käytettäväksi tarkoitetun First Card maksukortin, jolla voidaan matkan aikana maksaa matkakustannuksia. Tällä järjestelyllä pyritään korvaamaan matkaennakot. Yksityisen maksuvastuun kortilla voi tarvittaessa nostaa käteistä ulkomailla sellaisissa tilanteissa, joissa kortti ei käy maksuvälineenä. Yliopiston maksuvastuun korteissa käteisnosto-oikeutta ei ole kuin erikseen pyydettäessä avaamaan sen väliaikaisesti matkan ajaksi (satu.lerssi@helsinki.fi). 7
Kvestuuri maksaa hyväksytyn ennakon henkilön pankkitilille yleensä muutamaa päivää ennen matkan alkua. Liikaa maksettu matkaennakko vähennetään henkilön seuraavan matkalaskun yhteydessä tai peritään takaisin pankkisiirrolla. Kvestuuri sopii menettelystä matkustajan kanssa. 2.4 Ulkopuolisten kustantamat matkat Yliopisto ei korvaa matkaan liittyviä kuluja toimihenkilölle, jolla on oikeus saada tehtävän suorittamisesta matkakustannusten korvauksia tehtävän suorittamista pyytäneeltä toimeksiantajalta. Ulkopuolisen kustantaman työmatkan vastaanottaminen on mahdollista vain, kun menettely ei vaaranna yliopiston asemaa puolueettomana ja riippumattomana asiantuntijaorganisaationa. Niissäkin tapauksissa, joissa matkasta aiheutuvat kustannukset maksaa joku muu kuin yliopisto, matkapyyntö tehdään yliopistolle, siitä on käytävä ilmi matkan rahoittaja. Ulkopuolisen tulee osoittaa tarjouksensa yliopistolle eikä sen yksittäiselle työntekijälle. Mikäli tarjous on tehty työntekijälle, tämän tulee saattaa asia yliopiston asianomaisen matkapyynnön hyväksyjä ratkaistavaksi. Tarjouksen vastaanottamisen edellytyksenä on, että matka on yliopiston toiminnan kannalta tarpeellinen. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota seuraaviin asioihin: mikä on rahoittajan suhde yliopistoon miten matkan vastaanottaminen vaikuttaa tasapuolisuuteen työtehtävän hoidossa onko kyseessä kilpailuasetelma matkan rahoittamisen syyt matkan rahallinen arvo matkan oheistarjonta ja muut vastaavat seikat mitä ulkopuolinen taho odottaa yliopistolta. Ulkopuolisilla varoilla toteutettuja matkoja koskevat asiakirjat on yksikössä säilytettävä siten, että kutakin matkaa koskeva matkapyyntö liitteineen ja matkakertomus ovat yhtenäisenä asiakirja-aineistona käytettävissä jälkitarkastusta varten. 8
3 ONNISTUNEEN MATKAN OSASET 3.1 Matkatoimistopalvelut Yliopistolla on matkatoimistopalvelusopimus Arean kanssa. Matkakustannusten pienentämiseksi ja matkustusprosessien kehittämisen vuoksi kaikki yliopiston matkatoimisto-ostot keskitetään sopimuskumppanille. Tilattaessa matkustuspalveluita yliopiston laskuun on matkustajalla oltava matkasta matkapyyntö. Arean palvelupiste yliopistolle Matkatoimisto Area puh. 010 818 9580 faksi (09) 1605 5984 sähköposti: yliopisto@area.fi Pohjoinen Rautatiekatu 25 00100 HELSINKI palveluaika ma pe klo 8.00 17.00 Päivystyspalvelut, Arean 24H palvelu: puh. 010 818 9580 sähköposti: 24h@area.fi Matkustaja voi varata lentoja, hotelleja, junalippuja ja autoja niin koti- kuin ulkomailta myös Arean Pro online-varauspalvelun kautta (myös halpalentoyhtiöt sekä nettihintaiset lennot). Varauksia voivat tehdä joko matkustaja itse tai matkanvaraaja. Arean online-palveluun pääsee suoraan SAPin matkahallinnan kautta. Palvelun kautta voi tehdä itse varauksia sopimushintaisista lennoista, hotelleista ja autoista. Palvelumaksu on 6,90 euroa. Arean Pro Online-järjestelmään on valmiiksi viety yliopiston henkilökunnan profiilitiedot, jos henkilö ei ole kieltänyt tietojen siirtoja. Kiellosta voi ilmoittaa sähköpostilla Satu Lerssille (satu.lerssi@helsinki.fi), jolloin tietoja ei siirretä. Tiedot on hyvä tarkastaa ja täydentää, kun ensimmäisen kerran käyttää palvelua ja vahvistaa tiedot. Palveluun pääsee SAPin matkahallinnon kautta ilman erillistä kirjautumista. Palvelun käytössä opastaa Arean yliopiston palvelutiimi, jonka numerot yllä. 3.2 Maksukortit Kaikki työntekijät, joiden työtehtävät edellyttävät matkustamista hankkivat yliopiston kustantaman, henkilökohtaisella maksuvastuulla olevan First Card maksukortin matkakustannusten maksamiseksi. Maksukorttien käyttö pienentää matkustamiseen liittyviä hallintokustannuksia. 9
Yliopistolla on Nordean kanssa sopimus, jonka perusteella yliopiston henkilöstöllä on mahdollisuus saada maksukortti käytettäväksi työmatkaan liittyvien kulujen maksamiseen (hotellit, taksit, autovuokraamot ja huoltoasemat). Korttiin voidaan liittää myös rahannostotoiminto. Työmatkoilla käytettäväksi tarkoitettu First Card kortti on vuosimaksuton. Kortinhaltija vastaa sen käytöstä sekä huolehtii korttilaskuista ja sen liitteenä olevista kuiteista. Yliopisto ei korvaa laskun laiminlyönneistä aiheutuvia viivästysseuraamuksia. Maksukortin voi saada vain yliopiston työntekijä. Palvelussuhteen päättyessä kortti irtisanotaan Nordeaan (puh. 0200 52100, firstcard.fi@nordea.com) ja palautetaan kahtia leikattuna matkayhdyshenkilölle tai kvestuurin Satu Lerssille (PL 33), joka palauttaa leikatun kortin edelleen Nordeaan. Kortti myönnetään hakemuksen perusteella. Hakemukset ja ohjeet: Matkustamisen kotisivuilta ALMAsta tai Flammasta. Korttihakemuksen allekirjoittaa yliopiston puolesta hakijan laitoksen johtaja/esimies sekä kvestori. Hakemukseen tulee liittää mukaan kortin hakijan allekirjoittamat yliopiston kortinkäyttöehdot. Korttihakemus liitteineen toimitetaan kvestuuriin Satu Lerssille (PL 33). 3.3 Bonukset (esim. FinnairPlus) Yliopiston kustantamista työmatkoista saatu etu kuuluu yliopistolle ja mahdolliset ilmaiset liput sekä yöpymiset tulee aina hyödyntää työmatkojen yhteydessä. Ulkomaanmatkoja tekevät henkilöt voivat liittyä jäseniksi bonusohjelmaan esim. Finnair. Bonusohjelmaan liitetyn henkilön postitusosoitteeksi merkitään yliopiston osoite. Matkayhdyshenkilö voi tarvittaessa seurata pisteitä yhdessä matkustajan kanssa ja pisteet hyödynnetään työmatkojen yhteydessä. Tiedot pisteistä on toimitettava tarvittaessa yliopiston edustajan nähtäväksi. Työmatkojen bonuspisteille tulee olla oma kortti, jota ei voi käyttää omien henkilökohtaisten lomalentojen pisteiden keräämisessä. Esim. Finnair antaa henkilölle kaksi korttia toisen työmatkoihin ja toisen henkilökohtaisten lomalentojen bonuspisteiden hallinnointiin. 3.4 Matkavakuutus Yliopiston työntekijöillä on matkavakuutus voimassa kaikilla alle kuusi kuukautta kestävillä koti- ja ulkomaan matkoilla (sisältää sotariskialueet). Vakuutuksen piirissä ovat yliopistoon palvelussuhteessa olevat matkustajat sekä yliopistolta kirjallisen matkapyynnön saaneet henkilöt, joiden matkan yliopisto maksaa. Matkavakuutuksen voimassaolon edellytyksenä on aina se, että matkustajalla on matkalle kirjallinen/sähköinen matkapyyntö. Vakuutus on voimassa automaattisesti matkapyynnössä kuvatun matkan alkamis- ja päättymispäivän välisen ajan. Vakuutus kattaa myös matkatavarat (matkatavarat 1500 euroa per mat- 10
ka). Yliopiston yleisen matkavakuutuksen kustannukset (alle 6 kk kestäville matkoille) maksaa yliopisto keskitetysti. Vakuutusyhtiö on IF Vahinkovakuutusyhtiö. Yliopiston vakuutuksen numero on 0006881050. Helsingin yliopiton y-tunnus on 0313471-7. Vakuutusyhtiön yhteystiedot: Yritysten vapaaehtoiset henkilökorvaukset PL 2026 20025 IF Ryhmäkutsunumero: 010 514 2243 Sähköposti: personalclaims@if.fi Palveluaika arkisin klo 8-17 www.if.fi/matka Yliopisto ei maksa muita matkavakuutuksia, ei matkakohtaisia eikä henkilökohtaisia vuosivakuutuksia. Vahinkotapauksissa matkustaja itse hakee korvausta vakuutusyhtiöltä. Ohjeet ja lomakkeet voi pyytää suoraan vakuutusyhtiöstä. Hakemukseen liitetään kopio matkapyynnöstä ja alkuperäiset tositteet. Niistä otetut kopiot tulevat matkalaskun liitteeksi. Kun kysymyksessä on yliopiston maksamista kuluista, esim. matkalippukuluista, annetaan yliopiston pankkitilin numero korvauksen maksamista varten (Helsingin yliopisto, Nordea 166030-77720, FI23 166030 00077720). Kun kysymys on henkilökohtaisesta vahingosta, sairaudesta tai matkatavarasta, annetaan oma pankkitilin numero korvauksen maksamista varten. Vakuutuskortteja saa Keskustassa kvestuurista (satu.lerssi@helsinki.fi) Viikin kampuspalveluyksiköstä Meilahdessa kampuspalveluyksiköstä Kumpulan kampuspalveluyksiköstä Topelian kampuspalveluyksiköstä Komennusmatkoille lähtevien henkilöiden tiedot ilmoitetaan erikseen vakuutusyhtiöön. (katso tämän ohjeen luku 6.6.) Ylioston työmatkoja koskeva matkavakuutus ei ole voimassa opiskelijoiden opintoihin liittyvillä matkoilla. Matkavakuutus on voimassa vain yliopiston työmatkoilla. 3.5 Terveys ja rokotukset Työntekijä, joka onnettomuuden, sairauden tai muun vastaavan syyn vuoksi on kykenemätön suorittamaan työtehtäviään, ei myöskään saa lähteä työmatkalle. Tarvittaessa on oltava yhteydessä työterveysasemaan ennen matkaa. 11
Yliopisto korvaa työmatkoihin liittyvät rokotuskustannukset. Matkalle lähtijän tulee kuitenkin itse huolehtia tarvittavien rokotusten ottamisesta. Rokotuksista saa tietoa oman paikkakunnan terveyskeskuksista tai Mehiläisen työterveysasemilta. Lisätietoja kannattaa tiedustella riittävän ajoissa ennen matkaa, koska joissakin tapauksissa rokotusohjelma aloitetaan 1-2 kuukautta ennen matkaa. Lisätietoja eri maihin suositeltavista rokotuksista löytyy myös ulkoasiainministeriön kotisivulta osoitteesta www.formin.fi. 4 MATKAN TOTEUTTAMISTAPA Työmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin hoidettavaksi annetut tehtävät huomioiden on tarkoituksenmukaista ja mahdollista. Matkakustannusten korvausperusteisiin ei vaikuta henkilön asema tai muu vastaava peruste. Työmatkasta aiheutuvat matkustamiskustannukset maksetaan kussakin tapauksessa yliopistolle taloudellisimman ja tarkoituksenmukaisimman matkustustavan mukaan. Yleensä julkisilla liikennevälineillä (linja-auto, juna tai lentokone) tehty työmatka täyttää mainitut edellytykset. Muu menettely perustellaan matkalaskussa. Jos on käytetty ilman pätevää syytä kalliimpaa matkustustapaa, suoritetaan korvaus kuitenkin halvimman julkisen kulkuneuvon mukaan. Edullisemmuusperiaatteen mukaisesti henkilöstön tulee erityisesti lentomatkoja tehdessään ja majoituspalveluja käyttäessään valita aina halvin, soveltuva vaihtoehto. Matkan kokonaiskustannuksia arvioitaessa on otettava huomioon paitsi matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha, majoittumis- tai hotellikorvaus, työntekijän mahdollinen matkaajan palkka ja muut matkakustannusten korvaukset, myös kulkuneuvon käyttämisellä mahdollisesti saavutettu ajan säästö. Matkustustapaa valittaessa on huomiota kiinnitettävä matkan välittömien kustannusten ohella myös muihin kokonaiskustannuksiin vaikuttaviin seikkoihin, muun muassa matkan vaikutuksista työajan käyttöön. Vertailua suoritettaessa voidaan työajan säästön lisäksi ottaa huomioon myös vapaa-ajan merkittävä säästö. 4.1 Työmatkan ja loman yhdistäminen Loman yhdistäminen työmatkaan ilman erityistä syytä ei ole sallittua. Jos työmatkan ja loman yhdistämiseen on painavia perusteita ja matkapyynnön antaja ne hyväksyy, lomapäivät on eriteltävä jo matkapyynnöllä. Loma-aikaan ajoittuvia matkustamiskustannuksia ei korvata. Jos työmatkaan perustellusta matkan kokonaiskustannuksia alentavasta syystä (esimerkiksi ulkomaanmatkoilla ns. matkapaketin edullisuuden johdosta) sisällytetään sellaista ylimää- 12
räistä matka-aikaa, jota matkaohjelma ei sinänsä edellytä, on tämä matka-aika korvattavaa vain, jos se on sisällytetty matkapyynnölle. Ylimääräisen matka-ajan matkapyynnölle sisällyttämisen edellytyksenä on aina, että matkan kokonaiskustannukset alenevat merkittävästi ja että matkan piteneminen on kohtuullisessa suhteessa saavutettuun säästöön nähden ja matka siten kokonaisuutena suoritetaan yliopistolle edullisimmalla tavalla. Loman ja työmatkan yhdistämistä tulee välttää. Jos työmatkan ja loman yhdistämiseen on poikkeuksellisesti erityisen painavia perusteita ja asianomainen on saanut yhdistämiseen matkapyynnön hyväksyjän suostumuksen, tulee lomapäivät eritellä matkapyynnössä. Lomaaikaan ajoittuvia matkustamisen kustannuksia ei tällöin korvata. Yliopiston käytännön mukaan päivärahaa maksetaan työmatkan matkustuspäiviltä ja perilläoloajalta varsinaisilta työmatkan päiviltä sekä enintään yhdeltä ylimääräiseltä päivältä (esim. kokousvalmisteluihin käytetyltä päivältä). 4.2 Automatkat 4.3.1 Yliopiston autojen käyttö Yliopiston yksiköillä on yksiköiden käyttöön hankittuja paketti- ja henkilöautoja. Autot ovat työntekijöiden käytettävissä työtehtävien edellyttämillä matkoilla. Yliopiston autojen käytöstä on erilliset ohjeet. 4.3.2 Oman auton käyttö Lähtökohtaisesti omaa autoa voi käyttää työmatkalla silloin, kun se on edullisin ja tarkoituksenmukaisin tapa matkustaa. Vertailua tehtäessä voidaan kustannusten lisäksi huomioida matkaan kuluva kokonaisaika, vaikutus työajan käyttöön sekä merkittävä vapaa-ajan säästö. Kokous- ja koulutusmatkat on suositeltavaa tehdä julkisilla kulkuvälineillä. Oman auton käyttö on aina perusteltava. Oman auton käytöstä lyhyellä matkalla ei korvausta makseta ilman erityisen painavaa syytä. 4.3.2.1 Tilapäinen oman auton käyttö Toimihenkilö, jolla ei ole ns. jatkuvaa oman auton käyttölupaa, voi perustelluista syistä yksittäistapauksissa käyttää omaa autoa työmatkalla. Toimihenkilön omalla tai hallitsemallaan autolla tehdystä työmatkasta aiheutuvien kustannusten korvaaminen kilometrikorvausten mukaisesti ratkaistaan tilapäisissä oman auton käyttötapauksissa pääsääntöisesti matkapyyntöä hyväksyttäessä. 4.3.2.2 Jatkuva oman auton käyttö 13
Jos työntekijän työ on laatunsa ja laajuutensa puolesta sellaista, että työmatkat muodostavat pysyvästi siitä oleellisen osan, voi yliopisto antaa asianomaiselle luvan jatkuvaan oman auton käyttöön. Jatkuva oman auton käyttö edellyttää ajopäiväkirjan pitämistä. Myönnetty lupa jatkuvaan oman auton käyttöön työmatkoilla, ei oikeuta poikkeamaan työmatkan tarkoituksenmukaisesta ja kokonaisedullisesta toteuttamistavasta. Myös jatkuvan oman auton käyttöluvan saanut henkikö pitää ajopäiväkirjaa ja tekee sen perusteella matkalaskun. Jatkuvan oman auton käyttöluvan myöntää henkilön esimies tai yksikön johtaja/päällikkö. Myönnetty oman auton käyttölupa ei oikeuta käyttämään omaa autoa sellaisella työmatkalla, joka yleisiä kulkuneuvoja käyttäen on tarkoituksenmukaisempaa ja kokonaiskustannuksiltaan yliopistolle edullisempaa. Jos henkilö kuitenkin oma-aloitteisesti tekee työmatkan omalla autolla, korvataan sen kustannukset halvimman julkisen kulkuvälineen taksan mukaan. Kulkuneuvojen käyttämisestä maksettavat korvaukset: Kilometrikorvaukset Oman auton käyttö 45 senttiä kilometriltä Korvauksen enimmäismäärä Käyttöetuauton kilometrikorvaus 13 senttiä kilometriltä, jos palkansaaja, jolla on auton käyttöetu, käyttää tällaista autoa työmatkan suorittamiseen ja maksaa itse tästä matkasta aiheutuvat polttoainekulut Kilometrikorvausta korotetaan: - henkilöt 3 senttiä kilometriltä kutakin mukana seuraavaa henkilöä kohden, jos palkansaajan omistamassa tai hallitsemassa kulkuneuvossa matkustaa muita henkilöitä, joiden kuljetus on työnantajan asiana - koira 3 senttiä kilometriltä, jos palkansaaja työhönsä kuuluvien tehtävien vuoksi kuljettaa autossa koiraa - koneet ja esineet 3 senttiä kilometriltä sellaisista autossa kuljetettavista koneista tai muista esineistä, joiden paino ylittää 80 kiloa tai joiden koko on suuri - perävaunu 7 senttiä kilometriltä perävaunun kuljettamisesta autoon kiinnitettynä - asuntovaunu 11 senttiä kilometriltä silloin, kun työn suorittaminen edellyttää asuntovaunun kuljettamista autoon kiinnitettynä - taukotupa tms. 21 senttiä kilometriltä silloin, kun työn suorittaminen edellyttää taukotuvan tai vastaavan raskaan kuorman kuljettamista autoon kiinnitettynä - metsäautotie, tienrakennustyömaa tms. 9 senttiä kilometriltä silloin, kun työn suorittaminen edellyttää liikkumista autolla metsäautotiellä tai muulta liikenteeltä suljetulla tienrakennustyömaalla, kyseisten kilometrien osalta 14
Kilometrikorvaus; muut kulkuneuvot moottorivene, enintään 50 hv moottorivene, yli 50 hv moottorikelkka mönkijä moottoripyörä mopo muu kulkuneuvo Korvauksen enimmäismäärä 78 senttiä kilometriltä 112 senttiä kilometriltä 105 senttiä kilometriltä 99 senttiä kilometriltä 33 senttiä kilometriltä 17 senttiä kilometriltä 10 senttiä kilometriltä 4.3.4 Taksi Taksin käyttö on sallittua, jos matkustaja ei ole voinut kohtuulliseksi katsottavalla tavalla käyttää julkisia liikennevälineitä tai niiden käyttö ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista. Taksin käyttö voidaan korvata matkalla lentoasemalle taikka lentoasemalta tai milloin se on ilmeisen välttämätöntä, taloudellista tai olosuhteisiin nähden tarkoituksenmukaista. Taksin käyttö voi olla perusteltua myös tuntemattomassa kohteessa, tai kun on matkatavaroita mukana niin, että niiden kuljettaminen julkisessa kulkuneuvossa ei ole järkevää. Taksikuitista tulee aina käydä ilmi päivämäärä, maksettu summa ja ajettu matka (mistämihin). Lisäksi matkalaskuun täytyy lisätä kyydissä olleiden henkilöiden nimet ja perustelu taksin käyttämiseen. 4.4 Lentomatkat Hansel on tehnyt lentoyhtiöiden kanssa koskevan puitesopimuksen, johon yliopisto on liittynyt. Sopimuksen perusteella yliopistolla on käytössä sopimushintoja, joita on mahdollisuus varata matkatoimisto Areasta tai Pro online-varausjärjestelmästä. Työmatkoista kertyneet bonusedut (mm. Finnair Plus -järjestelmä ja SAS Euro Bonus- järjestelmä) kuuluvat yliopistolle ja mahdolliset ilmaiset liput ja yöpymiset hyödynnetään työmatkoilla. Vain poikkeuksellisesti voidaan käyttää business-luokkaa, kun siihen on saatu etukäteen asianmukainen lupa ja joku seuraavista edellytyksistä täyttyy: - matkustajan fyysinen vamma, sairaus tai pitkälle edennyt raskaus, joka edellyttää suurempaa tilaa matkustajan käyttöön. Syy tulee tarvittaessa osoittaa lääkärintodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla. - pakollinen matka, jota ei voi lykätä, vaikka turistiluokan lippuja ei ole saatavilla - erikoishintaisen lipun käyttöön sisältyviä rajoituksia ei ole mahdollista noudattaa (esim. varaus ja lipun lunastus X päivää ennen matkaa tai viipymisvaatimukset matkakohteessa) 15
Business-luokan käyttöön pitää aina olla perustelut. Ns. liputtomalla lennolla tehtyä työmatkaa koskevat samat säännöt kuin muitakin matkoja. Jos matkustaja on itse maksanut lentolipun, tulee hänen liittää tosite maksusta matkalaskuun. Liputtomasta lennosta saatu vahvistus tulee laittaa matkalaskun liitteeksi. 4.5 Junamatkat Yliopisto on liittynyt Hanselin junamatkustamisen puitesopimukseen, jonka perusteella yliopiston työntekijät saavat työmatkoillaan VR:n junamatkoista 15 % alennuksen. Helsingin yliopiston VR asiakasnumero on 1102693. Työmatkalla ei tarkoiteta kodin ja työn välisiä matkoja eikä henkilökunnan vapaa-ajan matkoja. Näitä alennus ei koske. 1.10.2012 alkaen lippuja on voinut varata Arean Pro online palvelun kautta. Tällöin lasku tulee suoraan Areasta. Lipun voi varata onlinen kautta ilman palvelumaksua. 15 prosentin alennus tulee automaattisesti lipulle tämän palvelun kautta varatuille junalipuille. VR:n kautta alennuksen saa, kun ilmoittaa yllä olevan numeron lippuja varatessa tai ostaessa niitä VR:n lipunmyynnistä. Maksutapa on maksukortti tai käteinen. Laskutus ei ole mahdollinen VR:n kautta eli kaikki liput on maksettava joko kortilla tai käteisellä. Liput korvataan matkalaskulla tai ne tulevat First Card korttilaskulle. Junalippuja voi ostaa VR:n asiakaspalvelusta tai yritysmyynnistä (yhteystiedot alla). Junalippu toimitetaan matkustajan matkapuhelimeen tai sähköpostiin. Varauksen yhteydessä ilmoitetaan maksukortin numero. VR:n lipunmyynnissä lippu voidaan maksaa myös käteisellä ja lipun saa suoraan mukaan paperisena. VR Asiakaspalvelukeskus puh. 0600 41900 VR yritysmyynti puh. 0307 23702 4.6 Laivamatkat Yliopisto on liittynyt Hanselin laivamatkustamisen puitesopimukseen. Hinnastot löytyvät AL- MAn ja Flamman matkustaminen-sivuilta sekä sopimusmatkatoimisto Areasta. Varauksia voi tehdä myös suoraan laivayhtiöltä. Varaajan tulee mainita, että on kyseessä Helsingin yliopiston matkanvaraus ja käytössä Hansel-puitesopimus, jolloin sopimushinnat saadaan käyttöön. Suurista kokousristeilyistä suositellaan pyytämään erillistä tarjousta suoraan laivayhtiöistä tai matkatoimistosta. 16
4.7 Muut matkakustannusten korvaukset Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton pysäköintimaksu korvataan tositteen mukaisesti. Lentoyhtiöiden lisämaksut maksetaan vain silloin kuin ne ovat tarpeellisia työmatkan suorittamiseksi. Tällaisia voivat olla lähtöselvitys- tai matkatavaramaksut (pääsääntöisesti yksi laukku). Lennon aikana tarjottavia maksullisia aterioita yliopisto ei maksa. Taksilla, tilauslentokoneella, vuokra-autolla tai muulla tavalla suoritetusta matkasta korvataan maksettu, kuitenkin enintään kohtuulliseksi katsottava maksu tositetta vastaan. Linja-auto, metro tai raitiovaunu voidaan korvata matkakustannuksena kuittia vastaan. Esimerkiksi lentokenttäbussi on korvattava kulu silloin, kun matkasta on kuitti. Omalla matkakortilla maksettuja matkoja ei korvata, koska näistä puuttuu tosite. Varsinaisen työpaikan ja kodin välisiä matkoja ei kuitenkaan koskaan korvata. Päästömaksut Päästömaksuja ei suoriteta. Ympäristönäkökohdat voidaan huomioida matkapäätöstä harkittaessa käyttämällä päästölaskureita. Näillä voidaan katsoa matkan aiheuttama kuorma ympäristölle. 5 MAJOITTUMINEN 5.1 Käytettävät hotellit Yliopisto on liittynyt Hanselin kotimaan majoitus- ja kokouspalveluiden puitesopimukseen. Hinnasto löytyy ALMAn ja Flamman sivuilta sekä sopimusmatkatoimisto Areasta. Varauksia voi tehdä suoraan hotelleista. Hinnat ovat myös Arean Pro Online varausjärjestelmässä sekä Hotelzonissa. Hotellimajoitukset suositellaan maksettavan First Card maksukortilla. Varattaessa yliopiston työmatkoille hotellihuoneita puhelimitse tulee mainita, että on Helsingin yliopistosta. Näin varattu hotellihuone saadaan sopimushinnalla. Myös muiden kuin sopimushotellien käyttö on sallittua. 5.2 Hotellivarausjärjestelmät 17
Helsingin Yliopisto ja Hotelzon Finland Oy ovat solmineet hotellivaraustoimintaa koskevan sopimuksen. Varausjärjestelmästämme löytyy kaikki Suomen hotellit ja lisäksi yli 70 000 hotellia ulkomailla. Varauksia voi tehdä 12 eri kielellä. Huonevarauksia voit tehdä osoitteesta: www.hotelzon.fi. INTERNETIN KAUTTA TEHDYT VARAUKSET OVAT PALVELUMAKSUTTOMIA. Kotimaan hotellit maksetaan hotellissa maksukortilla, käteisellä tai pyydetään hotellia lähettämään lasku. Ulkomaan hotellit maksetaan hotellissa maksukortilla tai käteisellä. Hotelzon avaa jokaiselle käyttäjälle käyttäjätunnuksen. Tunnuksen voi tilata www.hotezon.fi etusivulta tilauslomakkeella. Tunnuksen saa omaan sähköpostiin pian tilauksen jälkeen. Tunnustilauksessa tulee mainita organisaatio Helsingin yliopisto ja yksikön kohdalle oma tiedekunta. Kaikista varauksista tulee vahvistus sähköpostitse, faksitse tai SMS-viestinä. Kotimaan hotellivarauksia voi tehdä myös Arean Pro Hotel-varausjärjestelmän kautta. Linkki ohjelmaan on SAPin matkahallintojärjestelmässä. 5.3 Majoittumis- ja hotellikorvaus Majoittumiskorvaus maksetaan matkalaskuun liitettävän majoitusliikkeen antaman tai muun luotettavan tositteen mukaisesti. Milloin majoittumismaksuun sisältyy aterioita, suoritetaan korvaus vain huoneen hinnan osalta. Mikäli aamiainen sisältyy hotellihuoneen kokonaishintaan, eikä asiakas voi itse valita sitä, maksaako hän aamiaisesta erikseen, ei aamiaisen osuutta majoittumismaksusta kuitenkaan vähennetä. Jos aamiaisesta kuitenkin peritään majoittumismaksuun sisältymätön erillinen maksu, ei sitä korvata erikseen. Henkilölle voidaan korvata luotettavaa kirjallista selvitystä vastaan yhden hengen huoneen hinta, vaikka hän olisi majoittunut kahden hengen huoneessa. Ulkomaanmatkoilla hotellikorvaus käsittää huoneen perushinnan, mahdollisen veron ja kiinteän palvelusrahan. Yhden hengen huoneen hinta voidaan korvata esim., jos henkilö esittää muun kuin sopimushotellin osalta hotellin hinnaston. 5.4 Korvattavat kustannukset Korvattaviin matkakustannuksiin eivät kuulu hotellien huoneen hinnan yhteydessä perimät viihde- tai mukavuuspalvelut. Korvattavia kustannuksia eivät ole esimerkiksi maksut saunan tai urheilutilojen käytöstä, eivätkä television katselumaksut. Jos majoittumismaksuun sisältyy, aamiaista lukuun ottamatta, aterioita, majoittumiskorvaus suoritetaan vain huoneen hinnan osalta. 18
Jotta pelkät majoittumiskustannukset eivät sekaantuisi päivärahalla korvattaviin kustannuksiin, pidetään asianmukaisena, että majoitusliikkeen laskusta ilmenevät eriteltyinä siihen sisältyneet ateriat sen mukaan kuin niistä on asianomaista veloitettu. 5.5 Yliopiston järjestämä majoitus Yliopiston järjestäessä majoituksen on sitä sopimuksen mukaan käytettävä, mikäli se täyttää kohtuulliset vaatimukset. Seuraamuksena osoitetun majoituspaikan ulkopuolelta valitun majoituspaikan käyttämisestä on, että yliopisto suorittaa majoittumiskorvausta enintään siihen määrään asti, minkä se olisi perinyt majoituksesta järjestämässään majoituspaikassa. 5.6 Majoittumis- ja hotellikorvausten enimmäismäärät Majoittumiskorvausten enimmäismäärät kotimaassa matkavuorokautta kohti ovat seuraavat: Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit 141 e/vrk Muut kunnat 100 e/vrk Ulkomaan majoittumiskorvausten enimmäismäärät ovat liitteessä 1. Mikäli työntekijä on erityisistä hänestä riippumattomista syistä, kuten hotellipulasta tai muusta syytä johtuen matkalla suorittamaan majoittumiskustannuksia enemmän kuin mitä enimmäismäärät ovat, on matkalaskulle lisättävä selite perusteluksi. 19
6 PÄIVÄRAHAT 6.1 Päivärahojen maksamisen edellytykset Päivärahalla tarkoitetaan korvausta kohtuullisesta ruokailu- ja muiden elinkustannusten lisäyksestä, joka palkansaajalle aiheutuu työmatkasta. Päivärahaan ei lueta matkustamisesta eikä majoittumisesta suoritettavaa korvausta. Päivärahan suorittaminen edellyttää, että erityinen työntekemispaikka on yli 15 kilometrin etäisyydellä joko palkansaajan varsinaisesta työpaikasta tai asunnosta, riippuen siitä, kummasta matka on tehty. Erityisen työntekemispaikan on lisäksi oltava yli 5 kilometrin etäisyydellä sekä varsinaisesta työpaikasta että asunnosta. 6.2 Päivärahojen suuruus 6.2.1 Kotimaan päivärahat Työmatkan kestoajasta riippuen kotimaan päivärahojen tuntirajat ovat: Työmatkan kestoaika yli 6 tuntia yli 10 tuntia Päivärahan enimmäismäärä osapäiväraha kokopäiväraha Kun matkaan käytetty aika ylittää viimeisen täyden matkavuorokauden - vähintään 2 tunnilla osapäiväraha - yli 6 tunnilla kokopäiväraha Korvausten määrät kotimaassa tehdystä työmatkasta ovat: Päivärahat Korvauksen enimmäismäärä Kokopäiväraha Osapäiväraha Ateriakorvaus Yömatkaraha 38 euroa 17 euroa 9,50 euroa 12 euroa 20
6.2.2 Ulkomaan päivärahat Ulkomailla tehdystä työmatkasta suoritettavien päivärahojen enimmäismäärät ovat liitteessä 1. Päiväraha lasketaan matkavuorokausittain. Matkavuorokausi on 24 tuntia työmatkan alkamisesta tai edellisen matkavuorokauden päättymisestä. Päivärahan enimmäismäärä määräytyy sen maan tai alueen mukaan, missä matkavuorokausi ulkomailla päättyy. Jos matkavuorokausi päättyy laivalla tai lentokoneessa, määräytyy päiväraha sen maan tai alueen mukaan, josta laiva tai lentokone on viimeksi lähtenyt tai jonne se Suomesta lähdettäessä ensiksi saapuu. Suomeen palattaessa palkansaajalla on oikeus puoleen viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksetusta ulkomaanpäivärahasta, jos työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella tai sieltä lähteneessä laivassa tai lentokoneessa päättyneen täyden matkavuorokauden yli kahdella tunnilla. Jos työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella tai sieltä lähteneessä laivassa tai lentokoneessa päättyneen täyden matkavuorokauden yli kymmenellä tunnilla, palkansaajalla on oikeus viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksettuun ulkomaanpäivärahaan. Kotimaahan paluun jälkeen alkaneelta matkavuorokaudelta tai sen osalta maksettavan päivärahan enimmäismäärä määräytyy kotimaan päivärahojen mukaan. Palkansaajalla on oikeus kysymyksessä olevaa maata varten vahvistettuun päivärahaan, jos ulkomaille tehty työmatka on kestänyt vähintään 10 tuntia. Mikäli työmatkaan käytetty kokonaisaika jää alle 10 tunnin, suoritetaan päiväraha kotimaan matkojen säännösten ja määrien mukaisesti. Jos palkansaaja jonakin matkavuorokautena on saanut ilmaisen tai matkalipun taikka hotellihuoneen hintaan sisältyneen ruoan, päiväraha maksetaan 50 prosentilla alennettuna. Ilmaisella ruoalla tarkoitetaan ulkomaanpäivärahan kysymyksessä ollen kahta ilmaista ateriaa. Laivaseminaareista sekä kokous- ja koulutusristeilyistä suoritetaan päiväraha kotimaan matkojen säännösten ja euromäärien mukaisesti. 6.3 Maksuttomien aterioiden vaikutus päivärahoihin Jos palkansaaja jonakin matkavuorokautena saa ilmaisen tai matkalipun hintaan sisältyneen ruoan, päivärahan enimmäismäärä on puolet päivärahan määrästä. Ilmaisella ruoalla tarkoitetaan kokopäivärahan kysymyksessä ollen kahta ja osapäivärahan kysymyksessä ollen yhtä ilmaista ateriaa. 6.4 Yliopiston järjestämät tilaisuudet 21
Henkilölle, joka osallistuu yliopiston järjestämään koulutus- tai vastaavaan tilaisuuteen, ei suoriteta päivärahaa. Yliopisto huolehtii tällaisen tilaisuuden majoitus- ja ateriointikustannuksista. Jos koulutustapahtuma on järjestetty selvästi normaalin työpaikan ulkopuolella, (esimerkiksi, jos on kyse Tvärminnessä, Lammilla tai Hyytiälässä toimivan yksikön työntekijästä, joka tulee pääkaupunkiseudulle tai päinvastoin), maksetaan matkan ajalta päiväraha. Päivärahoja ei makseta tilaisuuksista, joiden pääasiallisena tarkoituksena on yhteishengen luonti, virkistys tms. eikä niinkään henkilöstön koulutus. 6.5 Muut korvaukset Ateriakorvaus Ateriakorvauksen maksaminen edellyttää, että työmatkasta ei suoriteta päivärahaa ja että palkansaajalla ei työn vuoksi ole mahdollisuutta ruokailutauon aikana aterioida tavanomaisella ruokailupaikallaan. Ateriakorvauksen enimmäismäärä on 9,50 euroa. Yömatkaraha Yömatkarahan suorittaminen edellyttää, että päivärahaan oikeuttavasta matkavuorokaudesta vähintään 4 tuntia on kello 21.00-07.00 välisenä aikana ja että työnantaja ei järjestä palkansaajalle ilmaista majoitusta eikä suorita majoittumiskorvausta tai korvausta makuupaikasta. Yömatkarahan enimmäismäärä on 12 euroa. Ulkomaanmatkojen erilliskorvaukset Ulkomaan työmatkasta aiheutuvina kuluina korvataan edellä mainittujen lisäksi tositteiden mukaisesti seuraavat kulut: 1) lentokenttävero, 2) passi- ja viisumimaksut sekä välttämättömät lääke- ja rokotusmaksut, 3) välttämättömät työmatkan järjestelyihin ja työasioihin liittyvät puhelin- ja telekopiokulut asiallisin perusteluin, 4) hotellimajoituksen yhteydessä perittävä tallelokerovuokra, sekä 5) muut pakolliset edellisiin verrattavat maksut. Ulkopuolisille henkilöille suoritettavat päivärahat ja muut korvaukset 22
Yliopiston ulkopuolisille henkilöille maksetaan matkakustannusten korvaukset tässä ohjeessa ilmoitettuja periaatteita noudattaen. Korvattavien kustannusten suuruus ja menettelytavat määräytyvät tämän ohjeen mukaisesti. Yrityksille voidaan maksaa korvauksia laskutuksen mukaan. Yliopisto voi maksaa verovapaita kulukorvauksia, kuten päivärahoja, kilometrikorvauksia ja vastaavia, kaikille sellaisille henkilöille, joilla on koti- tai ulkomainen työnantaja. Veroton kulukorvaus ei siis enää edellytä palkan tai palkkion maksamista yliopistolta. Verottomia korvauksia ei voi edelleenkään maksaa henkilöille, joilla ei ole työnantajaa eli käytännössä esim. eläkeläisille ja yksityisyrittäjille tai apurahansaajille. Heille korvaus on verollinen, mutta he voivat omassa verotuksessaan saada vastaavan kuluvähennyksen, kun sitä vaativat. Lisätietoja ja tarkemmat ohjeet verotukseen liittyvistä asioista saa palkanlaskennasta. 6.6 Komennusmatkat ulkomaan työskentely Komennusmatkavakuutus koskee tilanteita, jolloin työntekijä lähtee ulkomaille työskentelemään yli 6 kuukauden ajaksi. Ulkomaantyöskentelyllä tarkoitetaan tilanteita, joissa työnantaja ja työntekijä sopivat työntekijän varsinaisten opetus- tai tutkimustehtävien tekemisestä ulkomailla. Ulkomaantyöskentelystä sovitaan aina kirjallisesti henkilöstöasioiden lomakkeella numero 28 Sopimus tutkimustehtävien tekemisestä ulkomailla (ohjeet ja lomakkeet ulkomaantyöskentelytilanteisiin Almassa ja Flammassa). Sopimus ulkomaantyöskentelystä allekirjoituksin varustettuna toimitetaan oman kampuksen henkilöstöpalveluihin. Yli 6 kk:n pituisen ulkomaantyöskentelyn ajan työntekijä kuuluu Helsingin yliopiston komennusmatkavakuutuksen piiriin. Kvestuuri ilmoittaa henkilöt vakuutusyhtiöön komennusmatkavakuutuksen piiriin lomakkeessa ilmoitetulle ajalle. Kvestuuri toimittaa työntekijälle englanninkielisen todistuksen sähköpostilla (Certificate of Insurance) vakuutusturvasta. Komennusmatkavakuutuksesta ei aiheudu laitoksella kustannuksia. Myös Suomen sosiaaliturvaan kuulumattomat Helsingin yliopiston työntekijät voidaan lisätä Helsingin yliopiston komennusmatkavakuutuksen piiriin. 1-6 kk:n mittaisen ulkomaantyöskentelyn aikana työntekijä on yliopiston normaalin työmatkavakuutuksen piirissä. (katso tämän ohjeen kohta 3.4. Matkavakuutus) 23
7 MATKAN JÄLKEEN 7.1 Matkalasku Korvausta matkan kustannuksista on haettava kirjallisella/sähköisellä matkalaskulla. Lasku on jätettävä kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä uhalla, että oikeus korvaukseen ja mahdollisesti maksettuun ennakkoon muutoin menetetään. Matkalasku tehdään SAPin matkahallinnassa. Matkustajan tulee esittää kuitti tai muu luotettava selvitys kaikista matkasta aiheutuneista kuluista, joista haetaan korvausta tai joilla on merkitystä korvausten määrään. Myöhästymisen seurauksena päivärahat jätetään maksamatta kokonaan tai osittain ja vain matkasta aiheutuneet suoranaiset kulut korvataan. Vähentäminen tehdään seuraavasti: vähennys päivärahoista 25 %, kun matkan päättymisestä on kulunut yli 2 kuukautta ja 50 %, kun matkan päättymisestä on kulunut yli 6 kuukautta. Kun matkan päättymisestä on kulunut yli kaksi kuukautta, korvataan muita kuluja vain kvestorille esitetyn hakemuksen perusteella. Poikkeuksellisesti voidaan hakemuksesta myöntää lupa korvauksen maksamiseen, vaikka korvausta ei ole haettu määräajassa. Hakemus tulee esittää kvestorille kirjallisesti. Matkalaskuun liitetään: kuitit kaikista matkasta aiheutuneista kuluista lentolipun kannat ja muut tositteet (liputtomasta lennosta vahvistus), joilla on merkitystä matkalaskun korvausten kannalta konferenssiohjelma tai vastaava kuitti osallistumismaksusta Kotimaassa taksimaksut tulee ensisijaisesti suorittaa maksukortilla. Kuitti suorituksesta liitetään matkalaskuun, jos on käytetty yksityisen maksuvastuun First Card-korttia. Ilman kuittia matkakustannukset korvataan enintään sen mukaan, mitä matka olisi tullut maksamaan julkisia liikennevälineitä käyttäen. Yliopiston maksuvastuun First Card-kortilla maksettujen taksimatkojen kuitit liitetään First Card-korttilaskuun. Jos ulkopuolinen taho maksaa osan matkan kuluista on matkalaskussa kerrottava muu rahoittaja sekä selvitys niistä kustannuksista (kopiot lentolipun kannoista tai elektronisen lentolipun vahvistus), jotka he korvaavat. Esimerkiksi päivärahojen maksamisen edellytyksenä on, että nämä on selvitetty matkalaskussa. 24
7.2 Matkalaskun hyväksyminen ja maksaminen Yliopiston taloussäännössä määrätään menojen hyväksymisen yleisistä periaatteista. Työntekijä ei voi hyväksyä omia matkalaskujaan. Matkoihin liittyvien edustusmenojen osalta noudatetaan taloussäännössä määrättyjä periaatteita. Matkalaskujen numerotarkastus ja asiatarkastus tehdään yksiköissä hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Numerotarkastuksessa todetaan laskutoimitusten oikeellisuus ja liitteitä verrataan matkalaskuun. Asiallisessa tarkastuksessa tarkastetaan, että matka on toteutettu matkustusohjeiden mukaisesti ja maksettavaksi tulevat korvaukset ovat sopimusten mukaiset. Matkalaskun numero- ja asiatarkastus tehdään SAPissa. Kvestuuri maksaa tarkastetut ja hyväksytyt matkalaskut henkilön pankkitilille. 8 YLIOPISTON MATKUSTUSSÄÄNNÖSTÄ POIKKEAMINEN Näistä ohjeista voidaan poiketa vain erityisestä syystä. Kaikista yliopiston matkustusohjeesta poikkeavista käytännöistä vastaa laitoksen johtaja ja niistä on sovittava kirjallisesti. Helsingissä 21.12.2012 Marjo Berglund kvestori Satu Lerssi projektipäällikkö 25
Liite 1 Ulkomaan päivärahat ja hotellikorvausten enimmäismäärät / Euroa 2013 MAA TAI ALUE / Country Päiväraha Maximum reimbursement Hotellikorvauksen enimmäismäärä maximum reimbursement for accommodation expenses Afganistan 56 215 AF Alankomaat* 63 250 NL Albania 50 180 AL Algeria 69 250 DZ Andorra 58 130 AD Angola 87 320 AO Antigua ja Barbuda 74 205 AG Arabiemiirikunnat 67 220 AE Argentiina 53 210 AR Armenia* 46 160 AM Aruba 49 150 AW Australia* 68 280 AU Azerbaidžan* 69 250 AZ Azorit 59 150 Bahama 69 340 BS Bahrain 67 220 BH Bangladesh 45 240 BD Barbados 60 330 BB Belgia 61 230 BE Belize 41 190 BZ Benin 44 130 BJ Bermuda 67 290 BM Bhutan 34 280 BT Bolivia 29 120 BO Bosnia ja Hertsegovina* 49 140 BA Botswana 41 150 BW Brasilia 68 390 BR Britannia* 69 200 GB Lontoo ja Edinburgh 74 300 Brunei 41 120 BN Bulgaria 50 140 BG 26
Burkina Faso 38 130 BF Burundi 37 120 BI Chile* 56 230 CL Cookinsaaret 64 215 CK Costa Rica 48 200 CR Curaçao 42 140 CW Djibouti 54 250 DJ Dominica 49 120 DM Dominikaaninen tasavalta 53 190 DO Ecuador* 49 140 EC Egypti 54 180 EG El Salvador 46 130 SV Eritrea 35 110 ER Espanja* 62 250 ES Etelä-Afrikka 52 310 ZA Etelä-Sudan 54 200 SS Etiopia 36 200 ET Fidži 46 155 FJ Filippiinit 53 180 PH Färsaaret 53 150 FO Gabon 73 180 GA Gambia 36 120 GM Georgia* 50 250 GE Ghana 46 240 GH Grenada 58 200 GD Grönlanti 53 150 GL Guadeloupe 50 190 GP Guatemala 45 150 GT Guinea 46 150 GN Guinea-Bissau 35 100 GW Guyana* 36 130 GY Haiti 48 130 HT Honduras 43 130 HN Indonesia 48 200 ID Intia 45 250 IN Irak 58 200 IQ Iran 49 190 IR Irlanti 66 200 IE Islanti 65 170 IS Israel 67 320 IL 27
Italia* 64 250 IT Itä-Timor 46 120 TL Itävalta 62 200 AT Jamaika 52 155 JM Japani 80 310 JP Jemen 50 120 YE Jordania 69 220 JO Kambodža 50 200 KH Kamerun 47 230 CM Kanada 70 230 CA Kanarian saaret 60 170 Kap Verde 41 160 CV Kazakstan 63 320 KZ Kenia 52 230 KE Keski-Afrikan tasavalta 39 110 CF Kiina* 64 250 CN Hongkong* 67 360 HK Macao* 63 160 MO Kirgisia 47 270 KG Kolumbia 60 220 CO Komorit 44 180 KM Kongo 47 120 CG (Kongo-Kinshasa) 68 210 CD Korean demokraattinen kansantasavalta (Pohjois-Korea) 66 170 KP Korean tasavalta (Etelä-Korea) 78 210 KR Kosovo 44 120 Kreikka 60 230 GR Kroatia 58 200 HR Kuuba 53 130 CU Kuwait 64 220 KW Kypros* 61 200 CY Laos 41 180 LA Latvia 51 140 LV Lesotho 35 150 LS Libanon 66 220 LB Liberia 45 200 LR Libya 53 310 LY Liechtenstein 69 240 LI Liettua 49 160 LT 28
Luxemburg 63 270 LU Madagaskar 38 160 MG Madeira 58 200 Makedonia* 49 155 MK Malawi 50 150 MW Malediivit 51 340 MV Malesia 55 150 MY Mali 41 130 ML Malta 61 180 MT Marokko 61 210 MA Marshallinsaaret 46 120 MH Martinique 51 190 MQ Mauritania 49 130 MR Mauritius 48 230 MU Meksiko 58 200 MX Mikronesia 46 115 FM Moldova* 48 170 MD Monaco 67 300 MC Mongolia 49 130 MN Montenegro 52 160 ME Mosambik 49 200 MZ Myanmar (Burma) 55 120 MM Namibia 39 180 NA Neitsytsaaret (USA)* 41 150 VI Nepal 37 160 NP Nicaragua 40 140 NI Niger 43 130 NE Nigeria 70 290 NG Norja* 71 220 NO Norsunluurannikko 69 200 CI Oman 60 320 OM Pakistan 35 240 PK Palau 56 320 PW Palestiinalaisalue* 56 150 PS Panama 48 190 PA Papua-Uusi-Guinea 64 290 PG Paraguay 31 130 PY Peru 58 200 PE Portugali* 60 200 PT Puerto Rico 50 150 PR 29
Puola 55 160 PL Qatar 62 220 QA Ranska* 66 290 FR Romania 52 170 RO Ruanda 40 210 RW Ruotsi* 66 250 SE Saint Kitss ja Nevis 61 140 KN Saint Lucia 76 200 LC Saint Vincent ja Grenadiinit 72 290 VC Saksa 61 190 DE Berliini 61 180 Salomonsaaret 47 220 SB Sambia 50 300 ZM Samoa 51 140 WS San Marino 55 130 SM São Tome ja Principe 49 130 ST Saudi-Arabia 63 230 SA Senegal 48 200 SN Serbia* 53 160 RS Seychellit 69 420 SC Sierra Leone 41 130 SL Singapore 70 290 SG Slovakia 56 190 SK Slovenia 56 190 SI Somalia 40 100 SO Sri Lanka 40 135 LK Sudan 54 200 SD Suriname 40 140 SR Swazimaa 40 160 SZ Sveitsi 74 420 CH Syyria 58 190 SY Tadžikistan 47 180 TJ Taiwan 57 170 TW Tansania 41 230 TZ Tanska* 68 245 DK Thaimaa 56 220 TH Togo 47 150 TG Tonga 47 170 TO Trinidad ja Tobago 70 205 TT Tšad 46 190 TD 30