Maakunnan kehittämisraha Hankkeen aloitus Ohjeita hankkeen toteuttajalle Pohjois-Karjalan maakuntaliitto jakaa vuosittain valtioneuvoston myöntämää maakunnan kehittämisrahaa hakemusten perusteella erilaisiin hankkeisiin. Avustusten käyttöä valvovat Pohjois-Karjalan maakuntaliitto, työ- ja elinkeinoministeriö ja valtiontalouden tarkastusvirasto. Maakuntaliitossa on laadittu hankkeiden toteuttajia varten oheiset ohjeet, joiden tarkoituksena on vastata useimpiin esille tuleviin kysymyksiin. Mikäli toteuttajalle tulee esiin muita hankkeeseen liittyviä kysymyksiä tai asioita niin pyydämme ystävällisesti kääntymään sivulla viisi mainittujen henkilöiden puoleen. Päätöksen saajan on toimitettava päätös välittömästi tiedoksi kaikille hankkeen osapuolille. Hankkeen vastuullinen toteuttaja on velvollinen välittömästi ilmoittamaan hankkeen mahdollisista muutoksista Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle. Mikäli hankkeen toteuttajan rinnalla on muita avustuksen saajia, tulee laatia vastuunjakosopimus. Sopimuksessa määritellään avustuksen todelliset saajat ja rahoitusosuudet. Vastuunjakosopimus on jokaisen avustuksen saajan ja hankkeen todellisen toteuttajan allekirjoitettava ja toimitettava Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle. Vastuunjakosopimus on edellytys maksatuksille. Mikäli hanke ei toteudu sille asetetussa määräajassa, voidaan hankkeelle myöntää erityisistä syistä jatkoaikaa. Kirjallinen hakemus jatkoajasta on toimitettava Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle ennen hankkeen toteutusajan päättymistä. Liite 1: Malli vastuunjakosopimuksesta Hankkeen aloituspalaveri Ohjausryhmä Pohjois-Karjalan maakuntaliitolla on käytössä menettelytapa, jonka mukaan myönteisen hankepäätöksen jälkeen käydään hankkeen aloituspalaveri. Alle 25 000 euron hankkeissa toteuttaja arvioi itse aloituspalaverin tarpeellisuuden. Aloituspalaverissa käydään läpi mm. hankkeen toteutukseen ja taloudenhoitoon liittyviä käytännön järjestelyjä. Toteuttajatahon edustajina neuvottelussa ovat mm. hankkeen vetäjä(t) ja kirjanpitäjä. Hankkeen toteuttajan on varattava neuvotteluaika hankkeen yhteyshenkilöltä tai hallinto- ja talousjohtaja Jari Aholta puh. 0400 904 947, jari.aho(at)pohjois-karjala.fi. Hankkeelle on perustettava ohjausryhmä. Ensimmäinen ohjausryhmän kokous on pidettävä heti hankkeen käynnistyessä. Ohjausryhmä käsittelee hankkeen raportit ja toteutuneet kustannukset ja esittää ne hyväksyttäviksi Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle. 1 (5)
Hankkeen toteuttaminen Hankinnat Maksatus Alle 25 000 euron hankkeissa rahoittaja arvioi ohjausryhmän tarpeellisuuden. Liite 2: Ohjeita hankkeen ohjausryhmälle Hankkeen toteutuksen pohjana on rahoituspäätöksen mukainen hankesuunnitelma. Päätöksessä hyväksyttyä, menolajeihin perustuvaa kustannusarviota on tarvittaessa mahdollista muuttaa hankkeen aikana. Tarkistus voidaan tehdä, jos kokonaiskustannusarvio säilyy ennallaan ja jos tarkistus ei aiheuta oleellista muutosta hankkeen tavoitteisiin ja sisältöön. Kaikista muutoksista on sovittava etukäteen Pohjois-Karjalan maakuntaliiton kanssa Hankkeen kustannusten kohtuullisuuden varmistamiseksi hankintojen kilpailuttaminen on välttämätöntä. Hankkeessa ostettavat tai vuokrattavat tavarat ja palvelut on kilpailutettava ensisijaisesti toteuttajan omien hankintaohjeiden tai liitteessä 3 olevien ohjeiden mukaan. Kilpailuttamatta tehdyt hankinnat voidaan jättää joko kokonaan tai osittain hyväksymättä tukikelpoisiksi menoiksi. Kilpailutus koskee kaikkia julkisia organisaatioita. Yksityisiä yrityksiä ja organisaatioita kilpailutus koskee silloin, kun julkisyhteisöjen myöntämä tuki hankinnalle on yli 50 %. Julkista tukea on maakunnan kehittämisrahan lisäksi esim. kuntien myöntämä hankeavustus. Kilpailuttamista koskevat asiakirjat on säilytettävä ja pyydettäessä toimitettava maksatushakemusten yhteydessä Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle. Juridinen vastuu kilpailutuksesta on hankkeen toteuttajalla, mutta myös ohjausryhmässä on hyvä käsitellä hankinnat ja niiden kilpailuttaminen. Liite 3: Ohjeita hankintojen kilpailuttamisesta Avustus maksetaan hankkeen ohjausryhmän esityksen ja maksatushakemuksen perusteella. Maksatusta voidaan hakea esim. puolivuosittain toteutuneiden kustannusten perusteella. Avustusten maksamista on haettava Pohjois-Karjalan maakuntaliitolta maksatushakemuksella viimeistään neljän (4) kuukauden kuluessa hankkeen toteutusajan päättymisestä. Myöhästyneen maksatushakemuksen perusteella ei tukea voida maksaa. Maksatushakemuksen liitteet mainittu liitteessä 4. Viimeinen avustuserä maksetaan vasta, kun loppuraportti on toimitettu ja hyväksytty. Maksatuksen edellytyksenä on myös se, että avustuksen saaja on toimittanut määräajassa hankkeen viimeisimmän seurantalomakkeen Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle. Liite 4: Maksatuksen hakemisen ohjeet Liite 5: Tukikelpoiset kustannukset Liite 6: Maksatusyhteenvetotaulukko 2 (5)
Raportointi Kirjanpito Tiedotus Valvonta Maksatushakemuksen yhteydessä tuen saajan on aina toimitettava Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle väliraportti hankkeen etenemisestä ja selvitys hankkeesta syntyneistä kustannuksista. Pohjois-Karjalan maakuntaliitto lähettää esitäytetyn seurantalomakkeen hankkeille rahoituspäätöksen yhteydessä (ota riittävä määrä kopioita). Lomake on palautettava tammi- ja elokuun loppuun mennessä (raportointikaudet 1.1. - 30.6. ja 1.7. - 31.12.). Hankkeen päättyessä seurantalomake tulee toimittaa viimeisen maksatushakemuksen mukana. Hankkeesta on laadittava loppuraportti, jossa kuvataan tehty kehittämistyö ja saavutetut tulokset. Loppuraportti on toimitettava Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle maksatushakemuksen yhteydessä viimeistään neljän (4) kuukauden kuluessa hankkeen toteutusajan päättymisestä. Loppuraportti on edellytys viimeisen avustuserän maksamiselle. Ennen viimeistä maksatusta on tuen saajan annettava Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle selvitys siitä miten, ja millä resursseilla tuen avulla alkuunsaatua toimintaa on tarkoitus jatkaa. Liite 7: Raportointiohjeet Hankkeesta on pidettävä erillistä kirjanpitoa kirjanpitolain mukaan. Hankkeen kirjanpito on pidettävä omalla tilillään tai kustannuspaikallaan siten, että kustannukset voidaan helposti todentaa. Hankkeen toteuttamiseen liittyvät tositteet on säilytettävä niin, että niitä voidaan vaikeuksitta valvoa. Kaikki asiakirjat on dokumentoitava siten, että niiden liittyminen kyseiseen hankkeeseen on selvää. Avustuksen saajan tulee säilyttää hankkeeseen liittyvä aineisto ja tositteet kirjanpitolain mukaisesti. Kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet ym. aineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilivuoden päättymisestä (katso tarkemmat ohjeet kirjanpitolaista). Tiedotus tekee hankkeet tutuiksi suurelle yleisölle ja edistää yhteistyötä. Tiedotuksen tarkoituksena on kertoa hankkeen tuloksista, levittää hyviä käytäntöjä ja lisätä hanketoiminnan avoimuutta ja näkyvyyttä. Hankkeesta tiedotettaessa on hyvä tuoda esille rahoittaja ja käyttää Pohjois-Karjalan maakuntaliiton logoa esimerkiksi julkaisuissa ja painotuotteissa. Pohjois-Karjalan maakuntaliiton tunnukset löytyvät osoitteesta www.pohjois-karjala.fi (tietopalvelu, logot). Avustusten käyttöä valvovat Pohjois-Karjalan maakuntaliitto, työ- ja elinkeinoministeriö ja valtiontalouden tarkastusvirasto. 3 (5)
Edellä mainittujen viranomaisten edustajilla on oikeus suorittaa valtionavustuslain (688/2001) 16 mukaisesti hankkeeseen liittyviä tarkastuksia. Viranomainen voi päätöksellään valtuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen tilintarkastajan suorittamaan tarkastuksen. Valvontaa varten tuen saaja on velvollinen esittämään kaiken tiliaineiston, asiakirjat ja selvitykset sekä tarpeellisen muun aineiston ja muutoinkin avustamaan tarkastuksissa. Tarkastuksia on oikeus suorittaa myös avustuksen saajien tiloissa. Tarkastustoimintaa voidaan kohdistaa myös hankkeen alihankkijoihin, mikä rahoituksen saajan tulee sopimuksin tehdä alihankkijoilleen tiettäväksi. Avustuksen maksamisen lopettaminen ja takaisinperintä Oikeusohjeet Pohjois-Karjalan maakuntaliiton on päätöksellään määrättävä avustuksen maksaminen lopetettavaksi sekä jo maksettu avustus takaisinperittäväksi, jos: 1) avustuksen myöntämistä, maksamista tai valvontaa varten on annettu virheellisiä tai harhaanjohtavia tietoja taikka rahoituksen myöntämistä, maksamista tai valvontaa varten annettavia tietoja on salattu ja virheellisten tai harhaanjohtavien tietojen antamisella tai tietojen salaamisella on ollut vaikutusta rahoituksen saamiseen 2) avustuksen maksamista tai valvontaa varten on kieltäydytty antamasta tarvittavia tietoja, asiakirjoja tai muuta aineistoa taikka tarkastusta suoritettaessa kieltäydytty täyttämästä muita rahoituksen saajalle tarkastuksen suorittamiseksi laissa säädettyjä velvollisuuksia 3) avustusta on käytetty muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty 4) avustuksen saaja on olennaisesti laiminlyönyt avustuspäätöksessä määrättyjä ehtoja 5) avustus tai sen osa on myönnetty tai maksettu väärin perustein 6) sellaisen omaisuuden omistus- tai hallintaoikeus, jonka hankkimiseen avustus on myönnetty, on luovutettu ennen kuin viisi vuotta on kulunut avustuksen maksamispäivästä taikka avustuksen saaja on lopettanut avustuksen kohteena olleen toiminnan tai supistanut sitä olennaisesti. Pohjois-Karjalan maakuntaliitto voi päätöksellään määrätä avustuksen maksamisen lopetettavaksi taikka avustuksen osittain tai kokonaan takaisinperittäväksi, jos: 1) avustuksen saaja ei ole noudattanut avustuspäätöksessä määrättyjä ehtoja 2) avustuksen saaja on joutunut ulosottotoimenpiteen kohteeksi, selvitystilaan, konkurssiin taikka yrityksen saneerauksesta annetussa laissa (47/1993) tarkoitetun saneerausmenettelyn tai yksityishenkilön velkajärjestelystä annetussa laissa (57/1993) tarkoitetun velkajärjestelyn kohteeksi ja jollei tuen käyttötarkoituksesta muuta johdu. Takaisinperittävää määrää voidaan korottaa enintään 20 prosentilla tai jos menettely on ollut erittäin törkeää, enintään 100 prosentilla edellä mainittujen takaisinperintäperusteiden 1-6 kohdissa. Avustuksen saajan on maksettava palautettavalle tai takaisin perittävälle määrälle korkoa avustuksen maksupäivästä lukien. Korko on korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin ja 12 :n mukainen vuotuinen korko lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä. Jos takaisinperittävää määrää ei makseta viimeistään asetettuna eräpäivänä, on sille maksettava vuotuista viivästyskorkoa korkolain 4 :n tarkoitetun korkokannan mukaan. Rikollisiksi epäillyissä tapauksissa ryhdytään tarpeellisiin toimenpiteisiin. Kansalliset säädökset: - laki alueiden kehittämisestä (1651/2009) 4 (5)
Muutoksenhaku Tiedustelut Liitteet - valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisestä (1837/2009) - laki eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1652/2009) - valtioneuvoston asetus eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1695/2009) - valtionavustuslaki 688/2001. Lisäksi tulee noudattaa seuraavia määräyksiä ja toimintaperiaatteita: - kirjanpitolaki (1336/1997, A1339/1997) ja sen muutokset - laki julkisista hankinnoista (321/2010)) - valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007). Lisätietoja myös: www.hankinnat.fi ja www.hankintailmoitukset.fi Rahoitus- ja maksatuspäätökseen haetaan muutosta ko. päätöksestä ilmenevin tavoin. Avustuksen myöntämistä koskeviin kysymyksiin vastaa suunnittelujohtaja Risto Poutiainen, aluekehitysasiantuntija Pia Pitkänen tai hankepäätöksessä mainittu yhteyshenkilö. Maksatuksiin liittyviin kysymyksiin vastaa hallinto- ja talousjohtaja Jari Aho. Hankkeen tiedot ovat Pohjois-Karjalan maakuntaliiton ja työ- ja elinkeinoministeriön käytössä seurantaa varten. Pohjois-Karjalan maakuntaliitto pidättää itsellään oikeuden tarkistaa tarvittaessa näitä ohjeita. 1. Malli vastuunjakosopimuksesta 2. Ohjeita hankkeen ohjausryhmälle 3. Ohjeita hankintojen kilpailuttamisesta 4. Maksatuksen hakemisen ohjeet 5. Tukikelpoiset kustannukset 6. Maksatusyhteenvetotaulukko 7. Raportointiohjeet Liitteet 1-7 noudettavissa myös Pohjois-Karjalan maakuntaliiton internet -sivuilta osoitteesta: www.pohjois-karjala.fi > Rahoitus > Maakunnan kehittämisraha Lisätietoja hankeohjeista: Hallinto- ja talousjohtaja Jari Aho, jari.aho(at)pohjois-karjala.fi, 0400 904 947 5 (5)