Aika Perjantai 5.4.2013 klo 10.00 Paikka Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, kokoustila Puistikko, Toripuistikko 5-7 (3. krs.), 96200 Rovaniemi Tarkastuslautakunta Jäsen Antti Paananen, puheenjohtaja Jaakko Huttunen, varapuheenjohtaja Sari Arponen Sakari Karkkola Ulla Karttunen Pirita Nenonen Varajäsen Seija Karvo Eini Marja Tennilä Sarita Helttunen Antti Laukkanen Pentti Rytisalo Rauno Jaakola Muut osallistujat Arto Ylitalo, kuntayhtymän johtaja, kuultavana Eeva-Maija Knuuti, talousjohtaja, kuultavana Yliviivattu= pois ALLEKIRJOI- TUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Antti Paananen KÄSITELLYT ASIAT 1-6 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Allekirjoitus PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Aika ja paikka: Aika ja paikka:.. 2013 Kuntayhtymän hallintopalvelujen ilmoitustaulu 1 / 7
Aika Perjantai 5.4.2013 klo 10.00 Paikka Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, kokoustila Puistikko, Toripuistikko 5-7 (3. krs.), 96200 Rovaniemi / Liite nro 1 2 3 / 1 3 4 / 4 6 5 6 Käsiteltävät asiat: Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Asialistan hyväksyminen ja pöytäkirjan tarkastajan valinta ja kokouksen sihteerin valinta Tarkastuslautakunnan työskentelyn yksityiskohdista sopiminen ja päättäminen Kuntayhtymän hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen tilintarkastusyhteisön valinta vuosille 2013 2016 Kokouksessa tiedoksi annettavat asiat ja muut mahdolliset asiat Seuraavan kokouksen ajankohta Puheenjohtaja Antti Paananen 2 / 7
1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 2 ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN JA PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAN VALINTA JA KOKOUKSEN SIHTEERIN VALINTA Kokouksen järjestäytymistoimista on tarpeen mm. hyväksyä asialista ja valita pöytäkirjan tarkastaja ja kokouksen sihteeri. Suoritetaan kokouksen järjestäytymistoimet. 3 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖSKENTELYN YKSITYISKOHDISTA SOPIMINEN JA PÄÄT- TÄMINEN Tarkastuslautakunnan työn käytännön järjestelyt on tarpeen sopia ja todeta niiltä osin kuin se on mahdollista, mm: Tarkastussäännön toteaminen (Liite 1) Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen Käyttösuunnitelman hyväksyminen (Liite 2) Laskujen hyväksyjä ja varahyväksyjä Tarkastuslautakunnan esittelijästä päättäminen Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat Tarkastuslautakunnan jäsenten mahdollinen työnjako Tarkastuslautakunnan jäsenten palkkiot (Liitteenä palkkiosääntö, Liite 3) Tarkastuslautakunnan jäsenten pysyvät esteellisyydet Tarkastuslautakunnan tiedottaminen Tarkastuslautakunnalle jaettava materiaali Kuntayhtymän tilintarkastajaa ei ole vielä valittu kaudelle 2013 2016, joten uuden lautakunnan ne järjestäytymisasiat niiltä osin kuin niistä ei vielä ole päätetty ja jatkotyös- 3 / 7
kentelystä sopiminen sekä työsuunnitelmasta päättäminen on tarkoituksenmukaista siirtää seuraavaan kokoukseen mm. seuraavat asiat: Tarkastuslautakunnan asioiden valmistelijasta ja esittelijästä päättäminen Tarkastuslautakunnan sihteeristä päättäminen Lautakunnan työsuunnitelmasta päättäminen Todetaan tarkastussääntö (Liite 1) Kokouskutsu lähetetään liitteineen postitse varsinaisille jäsenille ja lisäksi kokouskutsu toimitetaan varsinaisille jäsenille ja varajäsenille sähköpostilla Hyväksytään käyttösuunnitelma (Liite 2) Tarkastuslautakunnan laskut hyväksytään Hallintopalveluissa siihen saakka kunnes toisin päätetään (hyväksyjä hallintojohtaja ja varahyväksyjä kehitysjohtaja) Lautakunnan esittelijänä toimii puheenjohtaja siihen saakka kunnes lautakunta erikseen toisin päättää Todetaan lautakunnan jäsenten tietojensaantioikeus ja että jäsenille toimitetaan valtuuston ja hallituksen pöytäkirjat. Näiden perusteella lautakunnan jäsenet voivat tehdä esityksen lautakunnan puheenjohtajalle mahdollisista esille otettavista asioista lautakunnan käsiteltäväksi Päätetään lautakunnan jäsenten mahdollisesta työnjaosta Todetaan lautakunnan jäsenten palkkiot (Liite 3) Todetaan lautakunnan jäsenten pysyvät esteellisyydet Todetaan, että puheenjohtaja tiedottaa tarvittaessa tarkastuslautakunnan päätöksistä Todetaan, että Hallintopalvelut toimittaa mm. säännöt, talousarvion ja suunnitelman 2013 ja kuntayhtymän muuta tietoaineistoa jäsenille ja huolehtii materiaalin hankkimisesta tarpeen mukaan jäsenille Tarkastuslautakunnan mahdolliset muut lautakunnan ne järjestäytymisasiat niiltä osin kuin niitä ei tässä kokouksessa sovita tai päätetä sekä jatkotyöskentelystä sopiminen ja työsuunnitelmasta päättäminen siirretään seuraavaan kokoukseen. 4 KUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUJEN TILINTARKAS- TUSYHTEISÖN VALINTA VUOSILLE 2013 2016 Kuntalain 71 :n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm. valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Tarkastuslautakunnan valtuustolle valmisteltaviin asioihin kuuluu tilintarkastajan valinta. Ehdotuksen valtuustolle tilintarkastajan valinnasta tekee uusi, vuonna 2013 valittava tarkastuslautakunta. Valtuusto valitsee kuntalain 72 :n mukaan hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajat voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT -tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT -yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT -tilintarkastaja. 4 / 7
Kuntayhtymän vuosien 2009 2012 tarkastuslautakunta on kokouksessaan 19.12.2012 56 hyväksynyt tarjouspyynnön kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosille 2013-2016 ja päättänyt, että tarjouspyyntö julkaistaan HILMA:ssa (julkaistu 2.1.2013). Tarjouksen ovat jättäneet määräaikaan 31.1.2013 klo 15.00 mennessä seuraavat viisi tilintarkastusyhteisöä: BDO Audiator Oy Ernst &Young Oy KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Pohjolan Tilintarkastustoimisto Oy PWC Julkistarkastus Oy Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) Hinta: 40 % Kokonaishinta vuodessa (max.40 pistettä). Vertailussa halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut tarjotut hinnat suhteutetaan tähän: halvin hinta /tarjottu hinta *maksimipistemäärä Muut arviointikriteerit: 60 % Vastuullisen JHTT- tilintarkastajan kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta 40 % (max.40 pistettä) Vastuullisen JHTT- tilintarkastajan % -osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 10 % (max.10 pistettä) Tarkastuskohteessa tehtävän työn % -osuus tarkastuksesta 10 % (max.10 pistettä) Liite 4: Tarjouspyyntö liitteineen (sis. 2 liitettä). Liite 5: Tarjousten avausmuistio. Liite 6: Tarjousten edullisuusvertailu ja pisteytystaulukko (Julkisuuslaki 7 2 mom.). Tarkastuslautakunta päättää esittää kuntayhtymän valtuustolle, että Rovaniemen koulutuskuntayhtymän vuosien 2013 2016 tilintarkastusyhteisöksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin palvelun tuottaja liitteessä 6 olevan vertailun ja hankintaesityksen mukaisesti. Tarkastuslautakunta oikeutetaan hyväksymään palvelun tuottajan kanssa tarjoukseen perustuvan sopimuksen sen jälkeen kun valtuusto on valinnasta päättänyt. 5 / 7
5 KOKOUKSESSA TIEDOKSI ANNETTAVAT ASIAT JA MUUT MAHDOLLISET ASIAT Kokouksessa voidaan käsitellä kokouskutsussakin mainitsematon asia. Laajakantainen asia on kuitenkin syytä valmistella ennakkoon ennen päätöksentekoa. Todetaan tiedoksi annettavat asiat ja käsitellään muut mahdolliset asiat. 6 SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA Päätetään seuraavan kokouksen ajankohta. 6 / 7
Muutoksenhakuohjeet Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Kokouspäivämäärä 5.4.2013 Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimusohje Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valmistelua tai täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea oikaisua. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään: Tarkastuslautakunta, Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Toripuistikko 5-7, 3 krs, 96200 Rovaniemi. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivä kuluttua kirjeen lähettämisestä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Valitusosoitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen on Rovaniemen hallinto-oikeus. Postiosoite on PL 8112, 96101 Rovaniemi. Muu valitusviranomainen: pykälä Valitusaika on kolmekymmentä (30) päivää. Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet Valituskirja on valittajan tai laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 90 euroa. 7 / 7