Elina Koivumäki: Miten ottaa tietosuoja huomioon somessa Don t Mess With My Data! by Lexia 16.11.2016 / Twitter: @ElinaKoivumaki
Elina Koivumäki OTK Helsingin yliopisto 2000 asianajoalalla 3/2000 9/2016 yrittäjä / Lexperience myynnin, markkinoinnin ja asiakaskokemuksen juridiikka tietosuoja, sopimukset, palveluiden käyttöehdot, markkinointija viestintäaineistojen käsittely, sosiaalinen media, IPR-suojaus, tekijänoikeudet kouluttaja, puhuja, moderaattori hallitus- ja advisory board paikkoja Markkinointijuridiikka-teossarja Juridiikkaa ja asiakaskokemusta -blogi juridiikka Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 2
Käsiteltävät teemat / sosiaalinen media TYÖNHAKIJAT JA TYÖNTEKIJÄT työnhakijoiden ja työntekijöiden someaktiviteetit miten työnantaja voi niitä käsitellä? ASIAKKAAT JA POTENTIAALISET ASIAKKAAT asiakasdatan keruu sekä somessa annettava asiakaspalvelu Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 3
Työnhakijat ja työntekijät
Saako TH:n ja TT:n tietoja kerätä somesta? laki yksityisyyden suojasta työelämässä ensisijaisesti työntekijältä (tai hakijalta) itseltään jos TA kerää tietoja muualta, saatava TH:n / TT:n suostumus suostumusta ei tarvita, jos viranomainen luovuttaa tiedot työnantajalle lain mukaan henkilöluottotietojen tai ei saada somesta rikosrekisterimerkintöjen osalta Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 5
Saako TH:n ja TT:n tietoja kerätä somesta? laki yksityisyyden suojasta työelämässä työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 6
Työnhakijan tai tekijän googlaaminen TSV:n kannanotto 2006 Internetissä oleva tieto epäluotettavaa googlaamalla tapahtuva tietojen kerääminen ja tallettaminen kiellettyä, jos tapahtuu ilman lupaa sallittua, jos työnantaja vain etsii internetissä olevaa tietoa (lukee), ilman että niitä kerätään, talletetaan tai muuten käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa pystytkö lukemaan ja unohtamaan? Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 7
Työhakijan tai tekijän googlaaminen Sitaatti: Helsingin sanomat 16.8.2011
5 vinkkiä jos työhakemuksessa ei ole some-linkkejä (=suostumus), kysy hakijalta linkkejä työn kannalta relevantteihin some-kanaviin varmistu, että käsittelet oikean henkilön some-kanavia pohdi, mikä some-kanavista löytyvästä tiedosta on välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellista (= tiedot, jotka osoittavat hakijan pätevyyttä ja sopivuutta kyseiseen tehtävään) pohdi, liittyvätkö some-kanavista löytyvät tiedot työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin pohdi, liittyvätkö some-kanavista löytämäsi tiedot työtehtävien erityisluonteeseen Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 9
Miten EU:n tietosuoja-asetus muuttaa tilannetta? 88 artikla Käsittely työsuhteen yhteydessä jäsenvaltiot voivat antaa lakisääteisesti tai työehtosopimuksilla yksityiskohtaisempia sääntöjä työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä työsuhteen yhteydessä oikeuksien ja vapauksien suojan varmistamiseksi, erityisesti palvelukseenottamista tai työsopimuksen täytäntöönpanoa varten jäsenvaltioiden on toimitettava kansalliset säännökset tiedoksi EU:n komissiolle viimeistään 25.5.2018 Suomessa Oikeusministeriön työryhmässä työ käynnissä työryhmän tulee saada mietintönsä lainsäädännön muutosehdotuksista valmiiksi 31.5.2017 mennessä http://oikeusministerio.fi/fi/index/valmisteilla/lakihankkeet/informaatiooikeus/henkilotietojensuojakansallisenlainsaadannontarkistaminen_0.html Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 10
Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat
Mitä dataa saa kerätä somen kautta? huomioi sekä soveltuvan lainsäädännön rajoitteet että käyttämäsi some-kanavan sopimusehdot Kauppalehti 7.11.2016 tietosuojalainsäädäntö on teknologianeutraalia, ei ota kantaa konkreettisesti siihen, mistä eri teknisistä alustoista ihmisten henkilötietoja saa kerätä Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 12
Rekisterin -pitäjä Potentiaaliset asiakkaat Asiakkaat liiketoiminnan kannalta tarpeelliset tiedot Pysyvä suoramarkkinointirekisteri (B-to-C) nimi ja yhteystiedot, ikä tai syntymävuosi, arvo tai ammatti, sukupuoli ja äidinkieli + 1 hlöön liittyvä tunnistetieto Kampanjarekisteri (B-to-C) tietosisältöä ei ole rajoitettu, mutta ei saa vaarantaa kuluttajan yksityisyyden suojaa B-to-B suoramarkkinointirekisteri työtehtäviin ja asemaan liittyviä tietoja Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 13
Datan keruu somesta vaikka henkilötiedot löytyisivät verkosta, tulee rekisterinpitäjällä olla aina henkilötietolain mukainen oikeus kerätä ja käsitellä näitä tietoja keskeisimmät perusteet keräämiselle asiakas- / jäsensuhde toimeksianto tai sopimuksen täytäntöönpano henkilön lisääminen kerääjän suoramarkkinointirekisteriin käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa tietojenkäsittelyä varten (esim. erilaiset digimarkkinoinnin palveluntarjoajat) kytketäänkö kerättävä data tunnistettuun rekisteröityyn? Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 14
Informoi datan keruusta yritysten some-sivuilla näkee edelleen hyvin vähän informaatiota tiedonkeruusta jos kerätään somesta henkilötietoja, on siitä annettava informaatiota rekisteröidyille linkki yrityksen tietosuojaselosteeseen some-kanavan about tietokohtaan kaupallisten kampanjoiden osallistumisehtoihin informaatiota muista selvittää evästeiden käyttö + antaa evästeinformaatio TYK 205 Evästeiden tai muiden palvelun käyttöä kuvaavien tietojen tallentaminen käyttäjän päätelaitteelle ja näiden tietojen käyttö on sallittua palvelun tarjoajalle, jos käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa ja palvelun tarjoaja antaa käyttäjälle ymmärrettävät ja kattavat tiedot tallentamisen tai käytön tarkoituksesta. Suomessa info OK, ei tarvitse ruksia hyväksynnälle Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 15
Esimerkki: Rovion tietosuojaseloste Ota huomioon, että tietyt Palveluiden ominaisuudet voivat yhdistää sinut käyttämillesi sosiaalisen median yhteisöpalvelusivustoille kerätäkseen sinusta lisätietoja. Tällaisissa tilanteissa Rovio voi kyetä keräämään tiettyä informaatiota sosiaalisessa mediassa käyttämästäsi profiilista, jos yhteisöpalvelu sallii tämän ja jos olet antanut yhteisöpalvelulle suostumuksesi tietojesi luovuttamiselle Roviolle. Tähän informaatioon voi lukeutua muun muassa, nimesi, profiilikuvasi, sukupuolesi, käyttäjätunnuksesi, sähköpostiosoitteesi, tieto kotimaastasi, kielesi, aikavyöhykkeesi, järjestösi ja linkit profiilisi sivuilla, yhteisöpalveluissa olevien "kaveriesi" nimet ja profiilikuvat sekä muut tiedot, jotka olet sisällyttänyt yhteisöpalvelun profiilisi. Rovio voi liittää ja/tai yhdistellä yhteisöpalveluista saamiaan tietoja muutoin keräämiinsä tietoihin sekä käyttää näitä tietoja yhdessä. Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 16
Miten EU:n tietosuoja-asetus muuttaa tilannetta? lisää suunnitelmallisuutta syvemmällä tavalla suunniteltava datan kerääminen somesta, mm. suostumuspyynnön selkeys ja erillisyys suostumukseen perustuvassa käsittelyssä lisää dokumentaatiovelvoitteita yrityksen sisäistä materiaalia, sopimuksia yhteistyökumppaneiden kanssa (mm. digimarkkinointikumppanit, somesisältökumppanit), dokumentteja tietosuojaviranomaisille, dokumentteja rekisteröidyille lisää läpinäkyvyyttä ja informaatiota somen käyttäjien saatava entistä enemmän ja selkeämpää informaatiota tietojen käytöstä + somen käyttäjän oikeudet laajenevat (mm. oikeus tulla unohdetuksi) Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 17
Yksityisyyden suoja some-asiakaspalvelussa tunnista, liittyykö some-asiakaspalvelussa käsiteltävä asia asiakkaan omaan asiaan (esim. reklamaatio) vai yleiseen neuvontaan (esim. tieto lentojen myöhästymisestä tai postipakettien hinnoista) ohjaa asiakkaan oma asia yksityisiin kanaviin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa jos some-asiakaspalveluun liittyy henkilötietojen käsittelyä henkilötietolainsäädäntö soveltuu sosiaalisen median alustat eivät välttämättä ole tietoturvallisia alustoja ohjaa dialogi tietoturvallisiin kanaviin Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 18
Sitaatti: Facebook.com 1/2015 Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 19
Sitaatti: Facebook.com 2015 Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 20
Sitaatti: Facebook.com 11.11.2016 Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 21
Some-asiakaspalvelun nyrkkisääntö pysähdy pohtimaan, ennen kuin ryntäät tuottamaan mahdollisimman nopeaa digitaalista asiakaskokemusta saanko käsitellä asiaa julkisesti? saanko käsitellä asiaa kyseisen some-palvelun yksityisviestillä? miten viestin some-yleisölle asian käsittelystä? miten informoin henkilötietojen mahdollisesta keräämisestä ja käsittelystä somekanavissani sekä muussa materiaalissani? Elina Koivumäki / Lexperience 2016 Twitter: @ElinaKoivumaki 22
KIITOS AJASTANNE! Elina Koivumäki yrittäjä, lakimies, tietokirjailija, bloggaaja, ammattipuhuja / Lexperience p. 040 555 35 79 elina@elinakoivumaki.com www.elinakoivumaki.com Twitter: https://twitter.com/elinakoivumaki LinkedIn: https://fi.linkedin.com/in/elinakoivu maki