TyEL-vuosi-ilmoituksen täyttöopas Vuosi-ilmoituksen täyttöohjeet, vuonna 2014 tai aikaisemmin maksetut palkat Pensions-Alandia tarvitsee eläkkeiden ja vakuutusmaksujen laskentaa varten työnantajalta vuosittain työntekijöiden työsuhde- ja palkkatiedot. Työnantajan ilmoittamien tietojen perusteella laskemme edellisen vuoden lopullisen TyEL-maksun. Vuosi-ilmoituksen voi tehdä esitäytetyllä vuosi-ilmoituslomakkeella, sähköisenä TYVI-ilmoituksena valitsemalla operaattoriksi ItellaTYVI tai Palkka.fi -palvelun kautta. TyEL-vuosi-ilmoitus tulee tehdä viimeistään 31.1.2015. Suoritamme ilmoittamiesi tietojen perusteella vuosilaskennan helmi-huhtikuussa. Tämän jälkeen toimitamme teille vuosilaskelman sekä työntekijäkohtaisen erittelyn. Koska vuosilaskelma sisältää luottamuksellisia henkilö- ja palkkatietoja, lähetämme sen kirjekuoressa, jossa on merkintä Konfidentiellt. Jotta luottamuksellisia tietoja käsittelisivät vain siihen oikeutetut henkilöt, suosittelemme kertaamaan luottamuksellisen postin käsittelyrutiinit aika ajoin. On tärkeää, että saamme vuosi-ilmoituksenne ajallaan. Tarvitsemme tietoja lopullisen vakuutusmaksun laskemisen lisäksi myös yrityksenne työntekijöiden työeläkeotteita varten. MITÄ TIETOJA VUOSI-ILMOITUKSELLA ILMOITETAAN? Työntekijän henkilötiedot Työntekijän nimi ilmoitetaan järjestyksessä sukunimi ja viralliset etunimet. Henkilötunnus on aina ilmoitettava. Jos henkilötunnusta ei ole, ilmoitetaan työntekijän syntymäaika ja sukupuoli (M = mies, N = nainen). Työntekijän palkka Vuosi-ilmoituksella ilmoitetaan työntekijälle vuoden 2014 aikana maksetut palkat. Palkka ilmoitetaan yhtenä summana. Ennakkoveroa tai työntekijän oman työeläkemaksun osuutta ei vähennetä palkkasummasta. Eläkkeen perusteena oleva palkka on yleensä sama kuin henkilön veron ennakonpidätyksen alainen palkka. Esitteen lopussa on yksityiskohtainen luettelo eläkkeeseen oikeuttavista palkkioista ja lisistä. Ilmoita vuosi-ilmoituksella myös määräaikaisille työntekijöille maksettu palkka. Ilmoitukset voi toki tehdä jo vuoden kuluessa, mutta viimeistään tilapäisten työntekijöiden palkkatiedot tulee kirjata vuosi-ilmoitukseen. Jos aikaisemmin ilmoitetuissa palkkatiedoissa on virheitä, voit korjata ne nyt tehtävällä vuosi-ilmoituksella. Jos sitä vastoin on kokonaan ilmoittamatta 2014 vanhempien vuosien palkkatietoja, ilmoitus on tehtävä aivan kuin kyseessä olisi uusi työsuhde. Eli ilmoita silloin työsuhteen alkamis- ja mahdollinen päättymispäivä sekä palkka vuosittain. Vakuutus on siirtynyt toisesta yhtiöstä Jos TyEL-vakuutus on siirtynyt Pensions-Alandiaan vuoden 2014 aikana, vuosi-ilmoituksella ei ilmoiteta koko vuoden palkkaa vaan vain se osa, joka on maksettu työntekijälle vakuutuksen astuttua voimaan yhtiössämme. Jos työntekijä on ollut palveluksessanne vakuutuksen siirtyessä, näkyy lomakkeella hänen kohdallaan sekä vakuuttamisen alkuperäinen alkamispäivä että vakuutuksen siirtymispäivä Pensions-Alandiaan. Tarkista, että tiedot pitävät paikkansa. Jos rekisteritiedoista puuttuu vakuutuksen siirtyessä palveluksessanne olleita henkilöitä, lisää heidän tietonsa vuosi-ilmoitukselle. Ilmoita työsuhteen alkamispäivä vakuutuksen siirtymispäivä Pensions-Alandiaan (1.1., 1.4., 1.7., tai 1.10) ja palkaksi vakuutuksen siirtymisestä vuoden loppuun saakka maksettu palkka. Jos työntekijän työsuhde on alkanut vasta vakuutuksen siirryttyä, ilmoita sekä työsuhteen alkamispäivä että palkka vuonna 2014.
Palkkatietojen ilmoitustapa on muuttunut Jos palkkatietojen ilmoitustapa on muuttunut kuukausi-ilmoituksesta vuosi-ilmoitukseksi vakuutuksen siirtyessä toisesta vakuutusyhtiöstä Pensions-Alandiaan, täydennä rekisteristä puuttuvien työntekijöiden tiedot vuosi-ilmoitukseen. Vakuutuksen siirtyessä jatkuvina olleiden työsuhteiden alkamispäiväksi ilmoitetaan päviä, jolloin vakuutus on siirtynyt Pensions-Alandiaan (mahdolliset siirtopäivät 1.1., 1.4., 1.7., ja 1.10.). Henkilön palkaksi ilmoitetaan se palkan osa, joka on maksettu TyEL-vakuutuksen astuttua voimaan Pensions-Alandiaan. Osa palkasta on ilmoitettu tilapäisenä työnantajana Jos työntekijöiden palkkoja on jo vuoden 2014 aikana ilmoitettu ns. tilapäisenä työnantajana, niin ei ilmoiteta uudelleen vuosi-ilmoituksella. Tällainen tilanne on voinut syntyä, esimerkiksi jos vakuutussopimus Pensions- Alandian kanssa on solmittu kesken vuotta. Tilapäinen työnantaja palkkaa työntekijöitä vain silloin tällöin ja maksaa työntekijöilleen puolen vuoden aikana palkkaa yhteensä alle 8 100 euroa (rajamäärä vuonna 2014). Työnantaja ei voi samanaikaisesti olla sekä sopimustyönantaja (ottanut TyEL-vakuutuksen) että tilapäinen työnantaja. Alkaneet ja päättyneet työsuhteet Vuosi-ilmoituksella ilmoitetaan sekä vuoden 2014 aikana alkaneet että päättyneet työsuhteet. Työsuhteen alkamispäivä on päivä, jolloin työntekijä tuli TyEL:n alaisuuteen tai josta lähtien työntekijä on kuulunut tähän vakuutukseen. Työsuhteen päättymispäiväksi merkitään työsuhteen viimeinen voimassaolopäivä tai viimeinen päivä, jolloin työntekijä kuuluu TyEL:n alaisuuteen, esim. työntekijän täyttäessä 68 vuotta. Ilmoita päättyneistä työsuhteista myös päättymisvuoden palkka. Työnantajan tiedot Pyydämme ilmoittamaan yrityksen nimi- ja osoitetietojen sekä yhtiömuodon tai omistajatietojen muutoksista meille mahdollisimman pian. Jos työnantajan yritys- tai yhteisötunnus (Y-tunnus) puuttuu tiedoistamme, lisää se vuosi-ilmoitukselle. Vakuutuksen päättäminen Vakuutuksen päättämisestä ilmoitetaan aina kirjallisesti. Päättymisilmoituksen voi tehdä lomakkeella (TyELtyösuhdeilmoitus), vuosi-ilmoituslomakkeella tai vapaamuotoisella kirjeellä. Ilmoita samalla myös vakuutuksen päättymisen syy, työsuhteiden päättymispäivät sekä päättymisvuoden aikana maksetut palkat. Vakuutusta ei tarvitse päättää, jos palvelukseenne on lähiaikoina tulossa uusia TyEL:n alaisia työntekijöitä. Viivästyneet tai laiminlyödyt ilmoitukset Jos vuosi-ilmoitus tehdään myöhässä tai jätetään kokonaan tekemätta, on seurauksena maksun korotus (TyEL 163 ). Vuosi-ilmoitus tulee tehdä tammikuun loppuun mennessä. TYEL-VAKUUTTAMINEN Ketkä vakuutetaan TyEL:n mukaan? Kaikki yksityisen sektorin työntekijät voi vakuuttaa Pensions-Alandiassa työsuhteiden kestosta ja alasta riippumatta. Merimieslaissa tarkoitettu työskentely vakuutetaan kuitenkin merimieseläkelain mukaan. TyEL:n mukaan vakuutetaan työsuhteessa olevat henkilöt. TyEL:ssa työsuhde määritellään samalla tavoin kuin työsopimuslaissa, jonka mukaan työntekijä sitoutuu tekemään työtä työnantajan hyväksi tämän johdon ja valvonnan alaisena palkkaa tai muuta vastiketta vastaan. Jos vakuuttamisen edellytykset täyttyvät, palkka on vakuutettava riippumatta siitä, pidätetäänkö siitä veroa. Työnantajan on vakuutettava työntekijät, jotka ovat 18 67-vuotiaita ja joiden palkka yltää vähintään 56,55 euroon kalenterikuukaudessa (rajamäärä vuonna 2014). Myös eläkkeellä olevat työntekijät vakuutetaan, jos he täyttävät yllä mainitut ikä- ja palkkavaatimukset. Myös työntekijän työeläkemaksu on tällöin pidätettävä työntekijän palkasta. Vakuutusmaksuprosentit löytyvät verkkosivuiltamme www.alandia.com. Työntekijän kansalaisuus ei vaikuta TyEL- vakuuttamiseen eikä eläkkeen kertymiseen. Jos suomalainen työnantaja ottaa palvelukseensa ulkomaalaisia työntekijöitä Suomessa, heidät vakuutetaan samoin kuin suomalaiset työntekijät.
Jos ulkomaalainen työnantaja palkkaa työntekijöitä Suomessa, työntekijät on vakuutettava Suomessa TyEL:n mukaan. TyEL:iin ilmoitetaan myös työntekijät, joilla on oppisopimus. Muuhun työpaikkakoulutukseen kuin oppisopimuskoulutukseen osallistuva henkilö vakuutetaan, jos hän on työsuhteessa työnantajaan. Työelämävalmennuksessa olevaa työntekijää ei vakuuteta. PALKKAILMOITUS VAKUUTTAMISVELVOLLISUUDEN ALKAESSA TAI PÄÄTTYESSÄ Vakuuttamisvelvollisuus alkaa 18 vuoden iän täyttämistä seuraavan kuukauden alusta ja jatkuu 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun. Työntekijä täyttää 18 vuotta Vakuuttamisvelvollisuus alkaa 18 vuoden iän täyttämistä seuraavan kalenterikuukauden alusta. Jos työntekijä on työsuhteessa 18-vuotispäiväänä seuraavan kuukauden alkaessa, työsuhteen alkamispäiväksi ilmoitetaan 18 vuoden täyttämistä seuraavan kuukauden ensimmäinen päivä. Palkaksi ilmoitetaan samasta päivästä lähtien maksettu palkka riippumatta siitä, milloin se on ansaittu (palkkakausi). Esimerkiksi jos työntekijä on täyttänyt 18 vuotta 15.6.2014, ja hänelle on maksettu palkka sekä 30.6.2014 että 31.7.2014, vain 31.7.2014 maksettu palkka ilmoitetaan. Myös työntekijän omaa työeläkemaksua aletaan pidättää palkasta edellä mainitusta ajankohdasta lähtien. Työntekijä täyttää 68 vuotta Vakuuttamisvelvollisuus päättyy sen kalenterikuukauden viimeisenä päivänä, jonka aikana työntekijä täyttää 68 vuotta. Jos työntekijän työskentely päättyy sen kuukauden aikana, jolloin hän täyttää 68 vuotta, työsuhteen päättymispäiväksi ilmoitetaan 68 vuoden iän täyttämiskuukauden viimeinen päivä. Palkaksi ilmoitetaan kyseiseen päivään mennessä maksettu palkka. Jos työntekijälle kuitenkin on työsuhteen päättyessä maksettu ns. lopputili hänen jo täytettyään 68 vuotta, myös se ilmoitetaan vuosi-ilmoituksella. Jos työsuhde jatkuu sen kuukauden jälkeen, jolloin työntekijä on täyttänyt 68 vuotta, ilmoitetaan työsuhteen päättymispäiväksi 68 vuoden iän täyttämiskuukauden viimeinen päivä, ts. päivä jolloin vakuuttamisvelvollisuus päättyy. Vuosi-ilmoituksella ilmoitetaan myös tähän samaan päivään mennessä maksettu palkka. Vakuuttamisvelvollisuuden päättymisen jälkeen maksettua palkka ei ilmoiteta. Jos työskentely alkaa 68-vuotispäivää seuraavan kuukauden aikana tai myöhemmin, maksettua palkkaa eikä työsuhteen alkamis- ja päättymispäiviä ei tarvitse ilmoittaa meille. Myöskään työntekijän eläkemaksua ei tällöin pidätetä. PALKATTOMIEN POISSAOLOJEN ILMOITTAMINEN Jos työntekijä on palkattomalla vapaalla, esimerkiksi lomautettuna, opintovapaalla tai äitiysvapaalla, ilmoitetaan tämä vuosi-ilmoituksella eri tavoin riippuen siitä, sijoittuuko poissaolo kokonaisuudessaan vuoteen 2014 vai ei. Jos kyseessä on lyhyt, vuoden 2014 aikana alkanut ja päättänyt palkaton poissaolo, vuoden 2014 kokonaispalkan ilmoitus riittää. Jos taas palkaton poissaolo on alkanut vuonna 2014, mutta ei vielä päättänyt, ilmoitetaan työsuhteen päättymispäiväksi työntekijän viimeisen työssäolopäivän vuonna 2014. Ilmoita myös hänelle vuonna 2014 maksettu palkka. Kun työntekijä myöhemmin palaa töihin palkattomalta vapaalta, ilmoita meille hänen ensimmäinen työskentelypäivänsä vapaan jälkeen. Palkattoman poissaolo kestoa ei tarvitse ilmoittaa. Huomaa, että jos työntekijälle maksetaan palkkaa palkattoman poissaolon aikana (esim. lomapalkkaa) on kyseinen palkka vakuutettava. Palkka ilmoitetaan sen vuoden vuosi-ilmoituksella, jolloin palkka on maksettu. Jos vuoden aina ei ole maksettu muuta palkkaa, palkattoman poissaolon aikana maksettu palkka ilmoitetaan aivan kuin työntekijä olisi ollut työssä maksukuukauden ajan. Työsuhteen alkamispäiväksi ilmoitetaan palkanmaksukuukauden ensimmäinen päivä ja päättymispäiväksi kuukauden viimeinen päivä. ELÄKKEELLE JÄÄNEEN HENKILÖN PALKAN ILMOITTAMINEN Pyydämme tarkistamaan eläkkeelle jääneille työntekijöille vuonna 2014 maksetun palkan määrän. Jos työsuhde on päättänyt eläkkeeseen 2014 (vanhuus- tai työkyvyttömyyseläkeeseen), työsuhteen päättymispäiväksi on merkitty ns. eläketapahtumapäivä ja palkaksi eläköitymisen yhteydessä meille ilmoitettu palkka.
Jos työntekijälle on ilmoitetun palkkasumman lisäksi maksettu vastiketta (esim. bonusta) vuoden 2014 aikana, pyydämme korjaamaan summan vuosi-ilmoituksella. Jos ilmoitat palkan esitäytetyllä lomakkeella, ilmoita summa sekä mistä vastikkeesta on kyse. Jos työntekijä aloittaa yrityksessänne uudessa työsuhteessa jäätyään jo eläkkeelle, ilmoita uuden työsuhteen alkamis- ja mahdollinen päätymispäivä sekä maksettu palkka. SIIRROT OSASTOJEN TAI ELÄKERYHMIEN VÄLILLÄ Työnantaja ja Pensions-Alandia voivat sopia, että TyEL-vakuutuksen työsuhteet jaotellaan vakuutuksessa osastoittain. Jaon avulla työnantaja voi esimerkiksi seurata vuosilaskelmasta eri henkilöstöryhmien TyELkustannusten kehitystä. Työsuhteet jaetaan vakuutuksessa myös eläkeryhmittäin, jos vakuutukseen on liitetty parannettuja eläke-etuja. Jos työntekijä on siirtynyt vuoden 2014 aikana osastosta tai eläkeryhmästä toiseen, palkka ilmoitetaan erikseen jokaiseen osastoon tai eläkeryhmään kuulumisen ajalta. LUOTTAMUSTOIMIPALKKIOT Luottamustoimipalkkiot ilmoitetaan vain, jos luottamustoimen haltija on työsuhteessa palkkioiden maksajaan. Tällöin luottamustoimesta saadut palkkiot lisätään muuhun palkkaan (eikä niitä siis vakuuteta erikseen). Myös päätoimista hallituksen puheenjohtajaa voidaan pitää työsuhteessa olevana; erityisesti mikäli hän on siirtynyt tehtävään suoraan toimitusjohtajan työstä. Luottamustoimen haltija ei ole työsuhteessa maksajaan Luottamustoimessa olevat henkilöt, jotka eivät ole työsuhteessa palkkion maksajaan, ilmoitetaan vuosiilmoituksella vain, jos heille on otettu erillinen TyEL-vakuutus. Muussa tapauksessa luottamustoimipalkkioita ei ilmoiteta. Yrityksesi voi halutessaan järjestää TyEL:n mukaisen eläketurvan myös niille 18-67 -vuotiaille luottamustoimeen valituille henkilöille, jotka eivät ole työsuhteessa yritykseesi. Tällöin heille on otettava erillinen TyEL-vakuutus. Edellytyksenä on, että vakuutukseen kuuluvan henkilön luottamustoimipalkkiot ovat vähintään 56,55 euro kuukaudessa. Vakuutuksen kuuluvista luottamushenkilöistä maksetaan myös TyEL-vakuutusmaksua tavalliseen tapaan. Myös työntekijän eläkevakuutusmaksu pidätetään luottamustoimen haltijalle maksetusta palkkiosta samojen sääntöjen mukaan kuin työsuhteessa olevailta työntekijöiltä. Vakuutusmaksu määräytyy kullekin ajankohdalle vahvistetun TyEL-vakuutusmaksuprosentin mukaan. Vakuutusta ottaessa on otettava kantaa siihen, mistä ajankohdasta alkaen luottamustoimen haltijalle maksetut palkkiot lasketaan eläkkeeseen oikeuttaviksi ansioiksi eli mistä alkaen ne on vakuutettava. Palkkiot voidaan vakuuttaa takautuvastikin, mutta enintään vakuutuksen ottamisvuotta edeltävän kalenterivuoden aikana maksetut palkkiot. KOTITALOUS TYÖNANTAJANA TyEL:n mukaista vakuuttamisvelvollisuuden säännöt koskevat myös kotitalouksia, jotka palkkaavat lastenhoitajia, siivousapulaisia tai muita työntekijöitä. Jos työnantajana toimivaa kotitalous on ottanut TyELvakuutuksen ja valinnut vuosi-ilmoitustavan, vuosi-ilmoitus on tehtävä samaan tapaan kuin muidenkin työnantajien. Yksityisen lastenhoidon tuki Palkatun lastenhoitajan osalta sekä se palkka, jonka perhe itse maksaa hoitajalle, että Kelan suoraan hoitajalle maksama tuki ilmoitetaan palkkana vuosi-ilmoituksella. Vuosi-ilmoituksella ilmoitetaan siis näiden yhteissumma. Jos hoitajalle maksettavan palkan on sovittu osittain koostuvan yksityisen hoidon tuesta ja osittain kunnallisesta hoitolisästä, myös kunnallinen hoitolisä on eläkkeen perusteena olevaa ansiota ja se ilmoitetaan hoitajan palkkaan kuuluvaksi, myös vaikka kunta maksaisi tuen suoranaan hoitajalle. Hoitajan palkannut perhe vastaa työeläkevakuutusmaksun maksamisesta sekä perheen itsensä maksaman palkan että Kelan tuen osalta. Perhe myös pidättää työntekijän eläkemaksun hoitajan saamasta kokonaistulosta, johon lasketaan myös mahdollisen tuen perusteella määräytyvä osa. Kela tai kunta ei pidätä työntekijän eläkemaksua maksamastaan tuesta.
Jos hoitajan palkka koostuu yksinomaan Kelan maksamasta tuesta (sekä mahdollisesta kunnallisesta hoitolisästä), perhe ei voi pidättää työntekijän eläkemaksua, vaan maksaa itse sekä työnantajan että työntekijän eläkevakuutusmaksun. MIKÄ PALKKA VUOSI-ILMOITUKSELLA ILMOITETAAN? Pääsäännön mukaan eläkkeen perusteena olevaksi ansioksi lasketaan ja TyEL:n mukaan vakuutetaan työsuhteessa suoritetusta työstä korvauksena maksettu tai maksettavaksi sovittu pakka tai muu vastine. Suorituksen nimike ei yksinään ole ratkaiseva, vaan suorituksen kuuluminen eläkkeen perusteena oleviin ansioihin ratkaistaan suorituksen todellisen luonteen mukaisesti. Seuraavalle sivulle olemme koonneet erimerkkejä työntekijälle maksettavista suorituksista sekä niiden ilmoittamisesta vuosi-ilmoituksella. Mieltä saat henkilökohtaista ja ammattitaitoista palvelua työeläkevakuutuksiin liittyvissä asioissa! Försäkringsaktiebolaget Pensions-Alandia Puh 018-29000 pension@alandia.com
ESIMERKKEJÄ: MITÄ KUULUU TYEL-PALKKAAN? PITÄÄKÖ TYÖNTEKIJÄN ELÄKEMAKSU PIDÄTTÄÄ JA ANSIO ILMOITTAA VUOSI-ILMOITUKSELLA? Esinelahja, verovapaa... Ei Henkilökuntaetu, kun kyse ei ole työstä saadusta vastikkeesta... Ei Henkilöstörahastoon maksetut suoritukset... Ei Irtisanomisajan palkka lakisääteiseltä ajalta... Kyllä Ky:n äänettömälle yhtiömiehelle maksettu palkka... Kyllä Lahjarahat ja kortit... Kyllä Laittomasta irtisanomisesta saatu korvaus... Ei Lisäpäiväraha, sairauskassan maksama... Ei Lisät ja korotukset (esim. ylityölisä, sunnuntaityölisä, vapaavuorokorvaus, varallaolokorvaus)... Kyllä Lomaraha, lomaltapaluuraha, vuosilomakorvaus ja palkka... Kyllä Lomautuksen aikaisesta irtisanomisesta maksettu korvaus... Ei Luontoisedusta kokonaisuudessaan muodostuva ansio... Kyllä Luontoisedut (asuntoetu, ravintoetu, autoetu, puhelinetu yms.)... Kyllä Luottamushenkilölle tai työsuojeluvaltuutetulle maksetut korvaukset... Kyllä Luottamustoimen kokouspalkkio, jos ei työsuhteessa palkkion maksajaan... Ei Luottamustoimen kokouspalkkio, jos työsuhteessa palkkion maksajaan... Kyllä Odotusajan palkka... Ei Oppisopimus- tai koulutussopimusajalta maksettu palkka... Kyllä Osingonjako ja voitto-osuus... Ei Palvelu- ja lahjarahat, yleisöltä saadut... Kyllä Peruspalkka (aika- ja suoritepalkka sekä ylityökorvaukset)... Kyllä Provisio, jos työsuhteessa... Kyllä Päivärahat ja korvaukset, verovapaat... Ei Päivärahat, veronalaiset... Kyllä Rojalti (korvaus teoksen tekijälle)... Ei Sairausajan palkka... Kyllä Sijaismaksajan maksama palkka (konkurssipesä, palkkaturvaviranomainen tai muu maksaja)... Kyllä Tantieemi tai bonus, jos työsuhteessa... Kyllä Vakuutuspalkka ulkomaan työstä... Kyllä