1 (7) Lauta- ja johtokunnat sekä toimistot VUODEN 2009 TALOUSARVION JA VUOSIEN 2009 2012 TALOUSSUUNNITELMAN TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET Talousarvion ja taloussuunnitelman täytäntöönpanossa ja toteutuksessa on noudatettava kunnanvaltuuston 15.12.2008 hyväksymää talousarviota ja taloussuunnitelmaa perusteluineen ja päätösteksteineen sekä sen lisäksi seuraavia täytäntöönpano-ohjeita: 1. Talousarvion käyttösuunnitelmat ja sisäinen valvonta 1.1 Raportointi, seuranta ja arviointi Hallintokunnat laativat tarkennetun käyttösuunnitelman kunnanvaltuuston hyväksymän talousarvion perusteella. Sitovuustaso on määritelty talousarviossa. Asiaa käsiteltäessä on huomioitava hallintosäännön määräykset ja kunnanhallituksen antamat ohjeet erityisesti talouden tasapainottamiseksi. Hyväksytystä käyttösuunnitelmasta on toimitettava tieto kirjanpitoon maaliskuun 16. päivään mennessä. Hallintokuntien on huolehdittava seurannan, arvioinnin ja sisäisen valvonnan järjestämisestä. Kuukausittain tehtävä seuranta ja arviointi mahdollistavat poikkeamien varhaisen havaitsemisen. Lautakuntien tulee kattaa mahdolliset lisämäärärahatarpeet ensisijaisesti vastaavan suuruisilla säästöillä hallintoalansa sisällä. Mikäli sopeutus ei ole mahdollista, lisämäärärahaesitys on tehtävä valtuuston hyväksyttäväksi ennen talousarviovuoden päättymistä. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan mm. tuotteiden kustannusten, määrien ja laadun seurantaa, laskutettavien tulojen kertymistä, hankintojen oikeaa toteuttamista tarvittaessa kilpailuttamalla sekä ajantasaista raportointia. Tuloslaskelmat Hallintokunnat seuraavat toimialakohtaisten toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumista kuukausittain tuloslaskelmaraporttien perusteella. Kirjanpito toimittaa kuukausittain tulosraportin vastaaville viranhaltijoille. Hallintokuntien vastaava viranhaltija voi seurata kirjanpidon menoja ja tuloja pääteyhteyden kautta ja ottaa tarvitsemansa väliraportit itse.
Erityisesti on kiinnitettävä huomiota siihen, vastaavatko tulot ja menot hallintoyksikön toimintaa. Tulojen ja menojen kertymisen oikea-aikai-
suuteen on talousarvion seurannassa kiinnitettävä erityistä huomiota ja poikkeamat selvitettävä. Valtionosuuksien perusteet ja kertymät on tarkistettava ja poikkeamat raportoitava. Seuranta tulee tehdä ns. suoriteperusteen mukaisesti: raportin antamaa toteutumaa täydennetään niillä tuloilla ja menoilla, joiden tiedetään kuuluvan seurantajaksolle, vaikka ne eivät olisi sinne ehtineet kirjautua. Laskutusperusteet ja laskutuksen valvonta on päivitettävä helmikuun loppuun mennessä. Toiminnan ja talouden arviointi on käsiteltävä lautakunnassa tai johtokunnassa kuukauden kuluessa arviointijakson päättymisestä. Mikäli arviointi osoittaa, että toiminta ja/tai tulos osoittaa merkittävää poikkeamaa, arviointi ja poikkeaman oikaisemiseksi tehtävät toimenpiteet on saatettava seuraavan kuukauden puoliväliin mennessä kunnanhallituksen tietoon. Toiminnan ja talouden arviointi raportoidaan säännönmukaisesti kunnanhallitukselle neljännesvuosittain (1-3: 15.5.; 4-6: 15.8.; 7-9: 15.11.) ja kunnanhallitus saattaa asian edelleen tiedoksi kunnanvaltuustolle. Neljännesvuosiraportti sisältää sisäiset siirrot ja muut jaksotukset. Kunnanhallitus seuraa toiminnan ja talouden toteutumaa kuukausittain ottaen huomioon hallintokuntien ilmoittamat jaksotukset ja mahdolliset poikkeamat ja toimenpiteet. Kunnanhallitus raportoi toiminnan ja talouden toteutuman ja mahdollisista poikkeamista johtuvat toimet kunnanvaltuustolle vähintään neljännesvuosittain. 2 Suoriteraportointi Toimielin raportoi toimintaa kuvaavat suoritteiden kertymät neljännesvuosittain kunnanhallitukselle ja -valtuustolle toiminnan tulosraportin yhteydessä. Vastaava viranhaltija toimittaa keskustoimistoon raportointijaksoa toiseksi seuraavan kuukauden puoliväliin mennessä (1-3: 15.5., 4-6: 15.8., 7-9: 15.11.). Vuoden viimeisen neljänneksen raporttiin sekä toimintakertomukseen tuleva suoriteraportointi tulee olla tehty 31. tammikuuta 2010 mennessä. Jos suoritteiden raportointi edellyttää tietoja toiselta hallintokunnalta, on hallintokunnan annettava tiedot toiselle hallintokunnalle niin hyvissä ajoin, että määräaikoja voidaan noudattaa. Hallintoyksiköt raportoivat vähintään talousarviossa esitettyjen seurantanimikkeiden mukaisesti. Rahoitus Keskushallinto huolehtii toiminnan, investointien ja lainanlyhennysten rahoituksen riittävyydestä seuraamalla talousarvion rahoituslaskelmaan perustuvaa maksuvalmiussuunnitelmaa ja kassaraportteja. Tilinpäätös Talousarviovuoden tilinpäätös laaditaan seuraavan vuoden tammi-helmikuun ai-
kana, kunnanhallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen maaliskuun 2010 loppuun mennessä ja jättää tilintarkastajille.
3 2. Virkojen ja toimien täyttäminen Palvelujen rakenteen, väestön ikärakenteen muutos ja kunnallinen ja/tai seutukunnallinen yhteistyön vaikutus tulee ottaa huomioon virkojen ja toimien täyttämisessä ja suoritettava tarvearviointi. Jos toiminnoissa on tapahtunut huomattavaa vähennystä, henkilöstön työaika mitoitetaan työtehtävien vaatimaa aikaa vastaavaksi. Virkojen ja toimien täyttäminen toteutetaan ensisijaisesti sisäisillä siirroilla. 3. Vuoden 2009 toiminta Lautakunnat ja esittelijät ovat vastuussa siitä, että lautakunnan normaalin toiminnan lisäksi talous arvioon varatut hankkeet ja kuntasuunnitelmaan ote tut selvitykset tulevat tehdyiksi määräaikoihin men nessä. Perustamishankkeiden, joihin haetaan valtionosuutta tai muuta rahoitusta, suunnittelussa tulee ottaa huomioon hankkeiden rahoitusta ja suunnittelumenet telyä koskevat säännökset. Taksa- ja maksuesityksissä hallintokunnan tulee huolehtia siitä, että esitykseen sisältyy arvonlisävero silloin kun se peritään asiakkaalta. 4. Lautakuntien kokoukset ja muu tiedottaminen Lautakunnat tiedottavat kuntalaisille erilaisista toimintaansa kuuluvista asioista. Kunnan virallisista ilmoituksista on voimassa, mitä kunnanvaltuusto vuoden 1. kokouksessa ja/tai lautakunnat asiasta päättävät. KuntaL 64 :ssä tarkoitetusta tiedottamisesta vastaa hallintokunnan vastaava viranhaltija yhdessä kunnanjohtajan nimeämän kunnan tiedotusryhmän kanssa. Tiedottamista hoidetaan mm. kunnan kotisivujen ja kuntatiedotteen kautta. Toimielimen esittelijän ja/tai sihteerin tulee toimittaa jäljennös pöytäkirjasta kunnansihteerille otto-oikeussäännön mukaisesti. Lisäksi kunnanhallitukseen ja -valtuustoon menevät asiat on erikseen toimitettava kopiona kunnansihteerille. Toimielinten vahvistamat päätösvallan siirrot ja muutokset päätösvallassa tulee tiedottaa toimielimen vastaavan viranhaltijan toimesta asianosaisille. 5. Viranhaltijapäätökset Viranhaltijapäätöksistä on pidettävä päätöspöytäkirjaa ja päätökset tulee saattaa tiedoksi asianosaisille sekä kuntalain mukaisen otto-oikeu-den omaavalle viranomaiselle (kunnanjohtajan ja kunnansihteerin 26.2.2001 antama ohje päätöksestä ja otto-oikeudesta).
Viranhaltijapäätökset laaditaan asianhallintajärjestelmällä tai Web-tallennuksen kautta.
4 6. Laskujen hyväksyminen Toimielimen on vuosittain määrättävä henkilöt, jotka sen puolesta tekevät hankintoja ja hyväksyvät tositteita, jollei hankinnan suorittajaa tai hyväksyjää ole määrätty johtosäännössä tai muissa ohjeissa. Laskut käsitellään sähköisesti Rondo-järjestelmässä. Laskutusosoite: Yli-Iin kunta, Teollisuustie 1, 93100 Pudasjärvi. Lisäksi toimielinten on päätettävä, kuka tavarat ja työsuoritukset tilaa sekä vastaanottaa. Vastaanottajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu. Tilaajan on ennen tilaamista varmistettava, että hankinnalle on määräraha. Tositteiden hyväksyminen tulee keskittää johtavassa tai itsenäisessä asemassa oleville henkilöille ja vain erityistapauksessa toimielimen puheenjohtaja tai edellä mainittuja viranhaltijoita alempi viranomainen hyväksyy laskut. Laskun hyväksyjä vastaa siitä, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty vastaanotetuksi (esim. lähetyslista), lasku on varustettu oikealla tilimerkinnällä (menokohta, jolla talousarviossa on tarkoitukseen varattu määräraha) ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha. Hyväksyjän on siirrettävä laskut asianmukaisesti tarkastettuina ja hyväksyttyinä viivytyksettä järjestelmän sisällä maksatettavaksi, jotta kunta saa maksuehtojen mukaiset kassa- ym. alennukset ja että viivästyskorkojen maksuilta vältytään. Asiatarkastajaksi ei saa määrätä henkilöä, joka ei tosiasiallisesti voi todeta tavaraa, työsuoritusta ym. kunnalle tulleen. Asiatarkastajana ja laskun hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö, mikä merkitsee sitä, että jokaisessa laskussa tulee olla vähintään kahden eri henkilön käsittelymerkintä. Päätöksistä (tavarat ja työsuoritukset tilaa, vastaanottaa ja hyväksyy) on tehtävä ilmoitukset erillisellä lomakkeelle keskustoimistoon. 7. Hankintojen suorittaminen Hankinnoilla tarkoitetaan raaka- ja tarveaineita, valmiita tavaroita, vuokralle ottamista, rakennustöiden teettämistä, vakuutusten suunnittelu- ja asiantuntijatehtävien ja muiden palvelujen hankkimista. Yleishankinnoissa noudatetaan kunnanvaltuuston 19.12.2002 hyväksymää hankintayhteistyön toimintasääntöä ja hankintayhteistyösopimusta. Kunnan yhdyshenkilönä yhteishankinta-asioissa toimii sivistystoi-
menjohtaja. Hankinnoissa on erityisesti kiinnitettävä huomiota lakiin julkisten hankintojen kilpailuttamisesta. Sivistystoimenjohtaja ohjaa ja ohjeistaa hankintojen kilpailuttamisen.
Kunnan erillishankinnoissa noudatetaan hankintaohjeita, jotka kunnanhallitus on hyväksynyt 19.6.2001. Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti siten, että hankinta on kokonaisvaikutuksiltaan kunnalle edullisin. Hinnaltaan halvin ei ole aina edullisin. Jotta muut kuin halvimman hankinta on mahdollista, on tarjouspyynnön tai hankinnan perusteluihin sisällytettävä asianmukaiset hankintakriteerit. Oulun kaupungin hankintalautakunnan ohjeiden mukaan tilataan ne tarvikkeet, jotka lautakunta on yhteisissä kokouksissaan hyväksynyt hankittavaksi. Kunnan yhdyshenkilö tiedottaa yhteisistä hankinnoista hallintokunnille. 5 8. Matkalaskut Viranhaltijat ja työntekijät (tai hallintokunnittain tehtävään nimetyt ohjelman käyttäjät heidän puolestaan) laativat matkalaskunsa Web -Travel ohjelmaa käyttäen. Virkamatkat: Korvauksen saaminen virkamatkoista aiheutuneisiin kustannuksiin edellyttää aina kunnallisen viranomaisen päätöstä. Mikäli virka-ajalla tehtävästä matkasta seutukunta tai muu vastaava yhteistyöelin suorittaa matkakorvauksen, tulee asiasta toimittaa tieto omaan palkanlaskentaan. Virkamatkan kustannukset maksetaan kokonaiskustannuksiltaan edullisimman matkustustavan mukaan. Virantoimitusmatka: Virantoimitusmatkat hyväksyy asianomainen osastopäällikkö alaistensa osalta ja osastopäälliköiden osalta virantoimitusmatkat hyväksyy kunnanjohtaja. 9. Luottamushenkilöiden matkakorvaukset Luottamushenkilöiden palkkiosäännön mukaan luottamushenkilöiden kokousmatkoista ja muista luottamustoimen hoitamiseksi tehdyistä matkoista suoritetaan matkakustannusten korvausta, päivärahaa, ateriakorvausta, majoittumiskorvausta, yömatkarahaa ja kurssipäivärahaa soveltuvin osin kunnallisen yleisen virkaehtosopimuksen mukaan. Virkaehtosopimuksen mukaisesti matkalasku on esitettävä välittömästi matkan päätyttyä. Matkakustannusten korvausten suorittamisen edellytyksenä on, että matkalasku esitetään viimeistään kuu-
den kuukauden kuluessa matkan päättymisestä sille henkilölle, jolle voimassa olevien määräysten mukaan laskun hyväksyminen kuuluu.
Luottamushenkilöiden tulee itse laatia matkalaskunsa, mikäli kyseisessä tilaisuudessa ei ole ollut erillistä sihteeriä, jolle matkakustannusten kirjaaminen kuuluisi. Kaikissa toimikunnissa ja työryhmissä otetaan sihteerin toimesta käyttöön kokouspalkkiolistat, joille kokousmatkat merkitään (lomake löytyy G:/ntkunta/data/yhteinen/lomakkeet kansiosta). Kokouksen sihteeri tai hallintokunnan toimistotyöntekijä tallentaa kokoustiedot Pegasos henkilöstöhallinto-ohjelmaan. 6 10. Tulojen perintä Laskutus Hallintokunnat tekevät vuosittain päätöksen laskutuksesta vastaavista henkilöistä (liite 1.) ja tiedottavat päätöksen keskushallinnolle. Jos kesken tilikauden tulee uusia laskutettavia kohteita, ne on vastuutettava ja tiedotettava vastaavasti. Tulojen kantamiseksi kukin hallintoyksikkö toimit taa laskutettavista palveluista, työsuorituksista yms. laskutustiedot keskustoimistoon viimeis-tään kunkin kuukauden 10. päivä niiltä osin kun laskutuk sesta huolehtii keskustoimisto. Hallintoyksiköiden tehtävänä olevat laskutukset tulee tehdä kuukausit tain 10. päivään mennessä edelliseltä kuukaudelta annetuista palveluista. Taloushallinnon myyntireskontran yhteydessä seurataan saatavien kertymistä. Muutoksista saataviin on ilmoitettava heti laskutukseen. Muistutus lasku jen maksamatta jättämisestä on tehtävä maksuunpanoa seuraavan kuukauden aikana. Eräpäivästä kahden kuu kauden kuluttua on ryhdyttävä toimenpiteisiin saa tavan perimiseksi ulosottotoimin, mihin mennessä pe rintää koskevat asiakirjat tulee toimittaa keskus toimistoon. Pakkoperintätoimista päättää kunnansihteeri yhdessä hallintokunnan kanssa. On huomioitava, että velka vanhenee viidessä vuodessa, ellei vanhentumisaikaa uudisteta. Kaikista laskutuksista on ilmoitettava heti laskutusvastaavalle. Tulojen laskutus ja sen ajantasaisuudesta huolehtiminen on erittäin tärkeää erityisesti sosiaali- ja terveystoimessa, jossa asiakaskunta tai asiakkaan edunvalvoja voi vaihtua tai tapahtua muita muutoksia. Ostoreskontran täsmäytys tehdään kuukausittain ja tiedonvälitykseen maksetuista laskuista tulee kiin nittää huomiota niin taloushallinnossa kuin hallin tokunnissa. Hallintokunnat tekevät vuosittain poistoesitykset luottotappioiksi kirjat-
tavista saatavista. Kassat Kunnanhallituksen hyväksymää kassaohjetta noudatetaan maksujen käteisperinnässä ja tilityksissä. Kassaohjetta tarkistetaan tarpeen mukaan mm. kassavastaavan vaihtuessa.
7 11. Kirjanpitolain säännökset Kirjanpitolaki määrää (13.7.2001/629), että tositteet on kirjattava kirjanpitoon seuraavasti: Käteisellä rahalla suoritetun maksun tosite kirjataan aikajärjestykseen viivytyksettä päiväkohtaisesti (maksuperusteinen kirjaustapa). Muut tositteet kirjataan kuukausikohtaisesti tai neljän viikon jaksolta neljän kuukauden kuluessa kalenterikuukauden tai jakson päättymisestä (suoriteperusteinen kirjaustapa). Koska raportoinnin seurantajaksot ovat kolmen kuukauden jaksoissa, tulee kirjaukset kirjanpitoon tehdä viimeistään kolmen kuukauden kuluessa edellisen seurantajakson päättymisestä. Määräaikojen noudattaminen on muistettava erityisesti kiinteän omaisuuden ostoissa ja myynneissä, koska kirjanpitoon tehtävät kirjaukset sisältyvät kauppakirjoihin tai hankintasopimuksiin, jotka edellyttävät toimielinten päätöksiä. Mikäli kirjattava tapahtuma edellyttää tase-erien arvostuksen muutoksia, arvostustosite on toimitettava samanaikaisesti kirjanpitoon. Näissä menettelyissä hankinta- tai myyntiasiakirjojen esittelijän tulee huolehtia siitä, että hän toimittaa asiakirjoista (kauppakirja ja päätösasiakirja) kopion kirjanpitoon viipymättä, jotta suoriteperusteinen kirjaus on mahdollinen.