1 Äänestys- ja vaalijärjestys 1 Suomalaisen Lääkäriseuran Duodecimin valtuuskunnan vaalissa noudatetaan yhdistyslakia, seuran sääntöjä sekä tätä äänestys- ja vaalijärjestystä. 2 Hallitus määrää joka kolmas vuosi viimeistään toukokuussa valtuuskunnan vaalin ajankohdan. Samalla se päättää, suoritetaanko vaali postitse, teknistä apuvälinettä käyttäen (jäljempänä sähköinen äänestys) vai näiden yhdistelmänä sekä asettaa vaalilautakunnan toimittamaan vaalin. Ajankohtaa määrätessään hallitus päättää postiäänestyksen osalta, milloin äänestysliput on viimeistään lähetettävä äänioikeutetuille ja mihin mennessä äänestäjien lähettämien äänestyslippujen on oltava vaalilautakunnalla. Sähköisen äänestyksen osalta hallitus päättää, milloin äänestyksessä käytettävän teknisen apu välineen käyttöaika alkaa ja mihin mennessä sitä käyttäen tulee äänestää. Vaalitavasta riippumatta näiden päivämäärien välisen ajan on oltava vähintään 28 vuorokautta. Jos vaali toteutetaan yhdistelmävaalina, on ajankohta määrättävä samaksi sekä posti- että sähköisessä äänestämisessä. 3 Vaalilautakuntaan nimetään vähintään kolme jäsentä, joista yksi määrätään puheenjohtajaksi. Vaalilautakunta on päätösvaltainen, kun vähintään kaksi sen jäsenistä on saapuvilla. Vaalilautakunta voi ottaa nimettyjä avustajia. 4 Vaaliluetteloon merkitään seuran äänioikeutetut ja vaalikelpoiset jäsenet. Vaaliluettelo tulee pitää tarkistusta varten seuran jäsenten nähtävänä syyskuussa vähintään viikon ajan seuran Helsingin toimistossa. Luetteloa koskevat huomautukset tulee esittää vaalilautakunnalle viikon kuluessa nähtävänä oloajan päättymisestä. Vaalilautakunnan on ilmoitettava Aikakauskirja Duodecimissa vaaliluettelon nähtävänä pidosta ja huomautusten esittämisajasta. Vaaliluettelo tulee voimaan vaalilautakunnan käsiteltyä mahdollisesti tehdyt huomautukset. Voimaantulon jälkeen luettelosta voidaan poistaa ne henkilöt, jotka poistetaan jäsenrekisteristä ennen äänestyksen alkua kuoleman, seurasta eroamisen tai erottamisen johdosta. Muita muutoksia ei vaaliluetteloon saa tehdä. 5 Valitsijayhdistys asettaa ehdokkaan vaaliin allekirjoittamalla valitsijayhdistyksen perustamissopimuksen, jossa on ehdokkaan etu- ja sukunimet sekä kotipaikka samoin kuin vakuutus hänen suostumuksestaan ehdokkaaksi. Asiakirjassa on oltava myös ilmoitus siitä, kuka toimii valitsijayhdistyksen asiamiehenä. Asiamiehen on oltava seuran äänioikeutettu jäsen. Hän voi olla myös joku saman valitsijayhdistyksen allekirjoittajista.
2 Ehdokkaita asetettaessa on lisäksi otettava huomioon seuraavaa: Seuran jäsen saa ryhtyä vain yhden valitsijayhdistyksen ehdokkaaksi eikä hän saa olla allekirjoittajana eikä asiamiehenä siinä valitsijayhdistyksessä, joka on asettanut hänet itsensä ehdokkaaksi. Seuran jäsen saa olla vain yhden valitsijayhdistyksen allekirjoittajana ja yhden valitsijayhdistyksen asiamiehenä. 6 Jos valitsijayhdistykset haluavat yhtyä vaaliliitoiksi, on kunkin ilmoitettava siitä ehdokaslistan yhteydessä tai siitä on tehtävä kirjallinen sopimus, jonka allekirjoittavat valitsijayhdistysten asiamiehet. Vaaliliitolla tulee olla asiamies, joka on seuran äänioikeutettu jäsen. 7 Jos vaaliliitot haluavat keskenään tai valitsijayhdistykset vaaliliiton kanssa yhtyä vaalirenkaaksi, on kunkin ilmoitettava siitä vaaliliittosopimuksen tai ehdokaslistan yhteydessä tai siitä on tehtävä kirjallinen sopimus, jonka allekirjoittavat valitsijayhdistysten tai vaaliliittojen asiamiehet. Vaalirenkaalla tulee olla asiamies, joka on seuran äänioikeutettu jäsen. 8 Valitsijayhdistysten ehdokaslistaan saadaan merkitä tunnus, joka viittaa johonkin seuran jäsenten muodostamaan ryhmittymään. Kullakin vaaliliitolla ja vaalirenkaalla tulee olla omat tunnuksensa, jotka mainitaan niiden muodostamista koskevassa ilmoituksessa tai sopimuksessa. Tunnusten tulee erota riittävästi toisistaan. Niiden hyväksymisestä päättää vaalilautakunta. Jos vaalilautakunta ei hyväksy ehdotettua tunnusta, se voi antaa valitsijayhdistykselle, vaaliliitolle tai vaalirenkaalle tilaisuuden vaihtaa tunnuksensa. 9 Ehdokaslistoja, vaaliliittoja ja vaalirenkaita koskevat asiakirjat on toimitettava vaalilautakunnalle sen asettamaan määräaikaan mennessä, josta lautakunnan on ilmoitettava Aikakauskirja Duodecimissa. Vaalilautakunta tarkastaa asiakirjat sekä päättää ehdokaslistojen, vaaliliittojen ja vaalirenkaiden hyväksymisestä ehdokaslistojen yhdistelmään. 10 Ehdokaslistojen yhdistelmää laadittaessa hyväksytyt ehdokaslistat järjestetään siten, että vaaliliittojen ja valitsijayhdistysten keskinäinen järjestys vaalirenkaassa ratkaistaan arvalla. Vaaliliiton ehdokaslistat järjestetään ehdokkaiden nimien mukaisesti aakkosjärjestykseen, ellei vaaliliiton asiamies ole ilmoittanut vaalilautakunnalle muuta järjestystä. Samaan vaalirenkaaseen kuuluvat ehdokaslistat yhdistetään arvotussa järjestyksessä yhteisen otsakkeen alle ja erotetaan muista listoista siten, että selvästi ilmenee, mitkä ehdokaslistat kuuluvat kuhunkin vaalirenkaaseen. Vaalirenkaan piirissä samaan vaaliliittoon kuuluvat ehdokaslistat yhdistetään yhteisen tunnuksen alle ja erotetaan muista listoista. Vaalirenkaiden ja niihin kuulumattomien erillisten vaaliliittojen keskinäinen järjestys yhdistelmässä määrätään arvalla. Vaalirenkaiden tai erillisten vaaliliittojen ulkopuolelle jääneet ehdokaslistat otetaan yhdistelmään viimeisinä ja niiden keskinäinen järjestys ratkaistaan arvalla.
3 Tämän jälkeen ehdokaslistat numeroidaan siten, että järjestyksessä ensimmäiseksi tulleeseen vaalirenkaaseen tai erilliseen vaaliliittoon kuuluvat ehdokaslistat varustetaan aikaisemmin hyväksytyssä järjestyksessä ensimmäisillä numeroilla ja järjestyksessä toisen vaalirenkaan tai vaaliliiton listat samalla tavalla seuraavilla järjestysnumeroilla jne. sekä erillisiksi jääneet ehdokaslistat viimeisillä järjestysnumeroilla. Numerointi aloitetaan kahdesta. Ehdokaslistojen yhdistelmässä on mainittava, missä vaalissa sitä käytetään. Vaalirenkaan otsakkeeksi on merkittävä sana "vaalirengas" sekä renkaan aseman yhdistelmässä aakkosellisen järjestyksen mukaan osoittava kirjain. Erillisen vaaliliiton otsakkeeksi on merkittävä sana "vaaliliitto" sekä liiton aseman yhdistelmässä aakkosellisen järjestyksen mukaan osoittava kirjain. 11 Postiäänestystä varten vaalilautakunnan on laadittava vaalissa käytettävä äänestyslippu ja vaalikuori, joissa kummassakin on merkintä, missä vaalissa sitä käytetään, sekä äänestäjille tarkoitettu ohje. Ohjeessa on ilmoitettava samalla se ajankohta, mihin mennessä annettujen äänien on oltava vaalilautakunnalla. Mahdollisesta sähköisestä äänestämisestä tai näiden äänestystapojen yhdistelmästä on myös laadittava vastaavat ohjeet äänestäjille. Vaalilautakunnan on toimitettava ehdokaslistojen yhdistelmä ja äänestysohjeet jokaiselle vaaliluetteloon merkitylle jäsenelle. Siinä tapauksessa, että käytetään postiäänestystä tai posti- ja sähköisen äänestyksen yhdistelmää, on ehdokaslistan yhdistelmä, äänestyslippu ja vaalikuori sekä äänestysohjeet lähetettävä jäsenille kirjeessä. 12 Käyttäessään äänioikeuttaan postitse seuran jäsenen on merkittävä äänestyslippuun ehdokkaan numero tai hänen etu- ja sukunimensä. Muita merkintöjä äänestyslippuun ei saa tehdä. Äänestyslippu voidaan toimittaa vaalilautakunnalle myös antamalla se vaalilautakunnan jäsenelle tai sen nimeämälle avustajalle. Sähköisesti äänioikeuttaan käyttävä jäsen äänestää vaalilautakunnan määrittämällä teknisellä apuvälineellä ja annetun erillisen ohjeen mukaisesti. Äänestäjän henkilöllisyys varmistetaan tunnistamismenetelmällä. 13 Äänestysajan päättymisen jälkeen merkintöjä äänioikeuden käyttämisestä ryhdytään tekemään vaaliluetteloon vaalilautakunnan määräämänä aikana ja sen valvonnassa seuraavasti: 1) Jos on käytetty postiäänestystä, merkinnän äänioikeuden käyttämisestä tekee vaaliluetteloon vaalilautakunnan jäsen tai sen nimeämä avustaja yliviivaamalla äänestäjän nimen luettelossa. Samalla on myös leimattava suljettu vaalikuori. Tällöin katsotaan valitsijan käyttäneen äänioikeuttaan. Vaalikuoret säilytetään suljettuina äänten laskennan alkamiseen saakka. Ne vaalikuoret, joista ei selvästi ilmene äänestäjän henkilöllisyys, säilytetään eri ryhmänä tekemättä niitä koskevia merkintöjä vaaliluetteloon. 2) Jos on käytetty sähköistä äänestystä, merkinnät äänioikeuden käyttämisestä tehdään vaaliluetteloon äänestystunnistuksen perusteella teknistä apuvälinettä käyttäen.
4 14 3) Jos on käytetty postiäänestyksen ja sähköisen äänestyksen yhdistelmää, merkinnät ääniokeuden käyttämisestä tehdään ensin sähköisesti äänestäneiden perusteella ja sen jälkeen postitse äänestäneiden perusteella. Jos äänioikeutettu on yrittänyt äänestää molemmilla tavoilla, hyväksytään vain sähköisesti annettu ääni. Kun äänioikeuden käyttämistä koskevat merkinnät on tehty vaaliluetteloon, vaalilautakunta kokoontuu toimittamaan ääntenlaskennan ja toteamaan vaalin tuloksen. Lautakunnan on tällöin oltava päätösvaltainen. Ääntenlaskennasta laaditaan pöytäkirja, jonka allekirjoittavat seuran puheenjohtaja ja laskentaan osallistuneet vaalilautakunnan jäsenet. 15 Ääntenlaskenta suoritetaan seuraavasti: 1) Jos on käytetty postiäänestystä, ratkaistaan ennen varsinaisen laskennan aloittamista vaaliluettelomerkintöjen tekeminen 13 :n 1. kohdassa tarkoitettujen epäselvien vaalikuorten osalta. Sen jälkeen lasketaan vaalikuorien lukumäärä sekä vaaliluettelon merkintöjen mukaan postitse äänioikeuttaan käyttäneiden lukumäärä. Lukumäärätiedot merkitään pöytäkirjaan. Vaalikuoret, joita ei ole leimattu, erotetaan eri ryhmäksi ja pidetään suljettuina. Niissä olevat äänestysliput katsotaan mitättömiksi. Muut vaalikuoret avataan ja äänestysliput tarkastetaan. Jos vaalikuoressa on kaksi äänestyslippua, molemmat liput hylätään. Äänestyslippu katsotaan mitättömäksi, jos siitä ei selvästi ilmene, ketä äänestäjä on tarkoittanut tai jos sillä on äänestetty henkilöä, joka ei ole vaalikelpoinen. Vaalilautakunnalla on oikeus hylätä äänestyslippu, jossa on asiattomia merkintöjä. Pöytäkirjaan on merkittävä ääntenlaskennasta pois jätettävien äänestyslippujen lukumäärät syineen. Hyväksytyt äänestysliput järjestetään siten, että kunkin ääniä saaneen ehdokkaan hyväksi annetut liput järjestetään omaksi ääniryhmäkseen. Pöytäkirjaan merkitään äänestyslippujen kokonaismäärä ja kunkin ehdokkaan saamat äänimäärät. 2) Jos on käytetty sähköistä äänestystä, vaalilautakunta saa teknisen apuvälineen ylläpitäjältä tiedon äänioikeuttaan sähköisesti käyttäneiden lukumäärästä sekä tiedot kunkin ehdokkaan saamasta äänimäärästä. Nämä merkitään pöytäkirjaan. 3) Jos on käytetty postiäänestyksen ja sähköisen äänestyksen yhdistelmää, pöytäkirjaan merkitään kummallakin tavalla saatujen äänien yhteismäärä ja kunkin ehdokkaan saamien äänien yhteismäärä. 16 Vaalin tulos todetaan seuraavasti: Samassa vaaliliitossa olevat ehdokkaat järjestetään heidän äänimääriensä suuruuden mukaan. Vaaliliitossa eniten ääniä saaneelle ehdokkaalle annetaan vertausluvuksi vaaliliiton äänestyslippujen koko lukumäärä, toiselle puolet siitä, kolmannelle kolmasosa jne. Jos ehdokas ei kuulu vaaliliittoon, on vertauslukuna hänen saamansa äänimäärä. Kunkin vaalirenkaan ehdokkaat järjestetään heidän 1 momentin mukaan saamiensa vertauslukujen suuruuden mukaan. Tämän jälkeen annetaan ensimmäiselle ehdokkaalle lopulliseksi
5 vertausluvuksi vaalirenkaan äänien koko lukumäärä, toiselle puolet siitä, kolmannelle kolmasosa jne. Vaalirenkaaseen kuulumattoman vaaliliiton ehdokkaan lopullisena vertauslukuna pidetään 1 momentin mukaista vertauslukua. Vaalirenkaaseen tai vaaliliittoon kuulumattoman ehdokkaan lopullisena vertauslukuna pidetään hänen saamaansa äänimäärää. Ehdokkaita järjestettäessä saman äänimäärän tai vertausluvun saaneiden välillä ratkaisee arpa. Kaikki ehdokkaat järjestetään lopullisten vertauslukujen suuruuden mukaan ja valtuuskunnan jäseniksi valitaan suurimman vertausluvun saaneesta lähtien yhteensä 40 jäsentä. 17 Vaalilautakunnan on ilmoitettava valinnasta kirjeitse valtuuskunnan jäseniksi valituille ja tiedotettava vaalin tulos Aikakauskirja Duodecimissa. Ääntenlaskentaa koskeva pöytäkirja on säilytettävä seuran arkistossa pysyvästi. Vaalissa syntyneet asiakirjat ja äänestysliput on säilytettävä valitun valtuuskunnan toimikauden ajan. ***** Hyväksytty valtuuskunnan kokouksessa 16.12.2011