Kansallinen RDA-sovellusohje Versio 22.6.2016 Ohjeet työohjeiden tallentamiseen RDA Toolkitiin Käytettävä selain: o Työohjeita tehtäessä kannattaa käyttää Mozilla-selainta. Explorerselaimella ei välttämättä toimi tekstin kopiointi/liimaaminen tai linkkien muodostaminen. Työohjeiden sijainti: o Työohjeet tallennetaan RDA Toolkitin Työkalut-välilehdelle kohtaan Työohjeet. Aloitus: o Työohjeen luominen aloitetaan Luo työohje -toiminnolla. o Suomalaisten työohjeiden nimi kannattaa aloittaa lyhenteellä FI, jolloin kaikki suomalaiset työohjeet sijoittuvat samaan kohtaan eri maiden työohjeiden listassa. o Kaikki työohjeet, joista voi olla hyötyä myös muille suomalaisille kirjastoille, kannattaa julkaista globaalisti eli kaikille avoimina työohjeina. o Työohjeen nimeämisen ja muiden tietojen tallentamisen jälkeen pääsee editointialustalle, jolla työohjeen luominen tapahtuu. Työohjeen editointi: o Tekstiä voi kopioida editointialustalle esim. Word-dokumentista. o Wordissä tehdyt muotoilut eivät toimi Toolkitissa vaan teksti on muotoiltava uudestaan Toolkitin editointialustan muotoilutyökaluilla. o Ohjeeseen voi muodostaa linkkejä maapallo-kuvakkeen avulla. Linkityksen voi tehdä RDA Toolkitissä olevaan tekstiin tai Toolkitin ulkopuolelle. Työohjeen tallentaminen: o Työohjeen voi tallentaa Toolkitiin vain kirjautumalla omalla tai yhteisesti luodulla profiililla Toolkitiin. Ohjeet profiilin luomiseen löytyvät Ohje-linkin takaa (Ohje-linkki Toolkitin vasemmassa alakulmassa).
o Jos työohjetta päivittää useampi henkilö, on luotava ja kirjauduttava Toolkiin yhteinen profiili. Työohjeeseen palaaminen: o Työohjeen työstöä voi jatkaa Omat työohjeet -kohdasta painamalla työstettävän ohjeen nimen vieressä olevaa kynän kuvaa. Lisää neuvoja työohjeiden tekemiseen voi kysyä Kansalliskirjaston kuvailusääntöpalvelusta: kuvailusaannot[ät]helsinki.fi Johdanto Tämä RDA-sovellusohje selittää ja perustelee niitä RDA-sääntökohtia, joiden selkeyttämiseksi RDA-linjaus ei yksistään riitä. Sovellusohje on laajennus linjauksiin, jotka pyritään pitämään lyhyinä. RDA:n rakenne Ks. myös RDA 0.5 RDA:n sääntötekstin rakenne noudattaa RDA:n mukaista kuvailuprosessia. 1) Aineiston ja muiden kohteiden kuvailu Osio 1: Loogisinta on merkitä kuvailuun ensin ne kuvailutiedot, jotka voi ottaa suoraan aineistosta eli manifestaatioon liittyvät tiedot sekä aineiston kirjastokohtaiset tiedot (luvut 1-4). Osio 2: Aineiston kuvailua täydennetään ekspression ja teoksen kuvailutiedoilla (luvut 5-7). Osio 3: Aineiston kuvailun lisäksi RDA ohjeistaa aineistoihin liittyvien toimijoiden kuvailua (luvut 8-11). 2) Suhteiden eli viittausten merkitseminen kuvailun kohteiden välille: Aineiston ja toimijoiden kuvailut sidotaan toisiinsa suhteilla eli viittauksilla. Osiot 5 ja 8: Aineistojen välisten suhteiden merkitsemistä ohjeistetaan luvuissa 17 ja 24-28 sekä liitteessä J. Osio 9: Toimijoiden välisten suhteiden merkitsemistä ohjeistetaan luvuissa 29-32 sekä liitteessä K. Osio 6: Toimijoiden ja aineistojen välisiä suhteita käsitellään luvuissa 18-22 sekä liitteessä I. Osio 7: Aineiston ja aiheen välistä suhdetta käsitellään luvussa 23. RDA sisältää jokaiseen kuvailuosioon liittyviä yleisiä ohjeita: 0, 1, 5, 8, 12, 17, 18, 23, 24, 29 ja 33
Perustermistöä Ks. myös RDA Sanasto Entiteetti: Kuvailun kohde, esim. henkilöentiteetti on kuvailun kohteena oleva henkilö. Elementti: Kuvailun kohteen osa, esim. päänimeke on manifestaation kuvailuelementti, jonka avulla manifestaatiosta tulee tunnistettava ja erottuva. Elementti voi olla attribuutti tai suhde: o Attribuutti on kuvailun kohteen ominaisuus, joka merkitään kuvailuun, esim. päänimeke. o Suhde on viittaus kuvailun kohteesta toiseen, esim. viittaus teoksesta sen tekijään. Henkilö RDA:ssa: Ihmisyksilö Fiktiivinen hahmo Eläin Linjaus: Linjaus sisältää lisätietoa sääntötekstin moniselitteisestä kohdasta tai tietoa vaihtoehtoisten tekstikohtien valinnasta. Jokaiseen sääntötekstin kohtaan vaihtoehto on tehty suomalaisten kirjastojen linjaus. Sääntötekstin kohtiin lisäys ja poisjättäminen ei ole pääsääntöisesti tehty linjausta. Kaikkia suomalaisia kirjastoja koskevien linjausten lisäksi on tehty kansallisbibliografiseen kuvailuun tai Melinda-yhteisluetteloon liittyviä linjauksia. Nämä linjaukset tunnistaa linjauksen alussa olevasta viittauksesta. Linjauksissa on mainittu ns. lisäydinelementit eli kuvailuelementit, jotka ovat pakollisia suomalaisten kirjastojen kuvailussa kansainvälisesti määriteltyjen ydinelementtien lisäksi. Painos/versio/laitos: Uusi tai uusintapainos, jossa ei ole sisällöllisiä muutoksia, ei ole uusi manifestaatio, ekspressio tai teos eikä siten vaadi uutta kuvailua. Uudistetusta painoksesta, jossa on sisällöllisiä muutoksia, käytetään RDA:ssa termiä uudistettu versio, sillä kyseessä on uusi ekspressio. Uusi ekspressio edellyttää uutta kuvailua. Laitos-termiä ei käytetä vanhahtavuutensa vuoksi RDA-tekstissä, vaikka termi voi esiintyä kuvailtavassa aineistossa. Sisällönkuvailu ja sisällön kuvaaminen: Sisällönkuvailu RDA:ssa on viittaus aineistosta aiheena olevaan entiteettiin. Aiheena oleva entiteetti kuvaillaan aineistosta erillään (vrt.
asiasana-auktoriteettitietue). Aineistosta viitataan aiheeseen usein auktorisoidulla hakutiedolla (esim. kontrolloitu sanastotermi). Sisällön kuvaaminen (luku 7) tarkoittaa teokseen ja ekspressioon liittyvien ominaisuuksien merkitsemistä, esim. kohderyhmän merkitsemistä kuvailuun. Teos, ekspressio, manifestaatio ja kappale: Aineistokokonaisuus on jaettu neljään osakokonaisuuteen. Teos sisältää kuvailuelementtejä, jotka ilmaisevat aineiston muodon, alkuperäisen nimekkeen ja muita alkuperään liittyviä tietoja. Ekspressio sisältää kuvailuelementtejä, jotka kertovat aineiston sisältötyypin, kielen ja esitysmuotoon liittyviä tietoja. Manifestaatio sisältää kuvailuelementtejä, jotka liittyvät aineiston tallenteeseen sekä aineiston julkaisemiseen ja saatavuuteen. Kappale sisältää kuvailuelementtejä, jotka liittyvät aineiston tiettyyn yksikköön, aineiston käyttöön ja jotka ovat kirjastokohtaisia. Ydinelementti: ks. myös RDA 0.6 Ydinelementti tarkoittaa elementtiä, jonka merkitseminen kuvailuun on pakollista aina, kun elementti on saatavilla ja varmistettavissa. Listaus Suomalaisten kirjastojen ydinelementeistä on tämän sovellusohjeen lopussa. Yhtenäistetty nimeke: RDA:ssa ei esiinny ilmausta yhtenäistetty nimeke. Teoksen nimeke kattaa myös yhtenäistetyn nimekkeen tyyppiset nimekkeet. RDA:n ja ISBD:n eroja RDA:ssa: tietoja otetaan enemmän aineistossa esiintyvässä muodossa, esim. julkaisutiedot, kuin ISBD:ssä hakasulkeiden käyttö vähenee, kun koko julkaisu on usein tiedonlähteenä lyhenteet avataan merkitään kuvailuun kaikki tiedonlähteessä esiintyvät vastuullisuudet viitattaessa teoksesta tekijään tekijät merkitään, vaikka niitä on useampi kuin 3 eli niitä ei korvata nimekkeellä tallenteen kuvailun ohjeistus (sisältäen mm. tallennetyyppitermit) on tarkempaa kuin ISBD:ssä sarja-aineiston manifestaation kuvailu muuttuu, jos teoksen identiteettiin vaikuttava vastuullisuus muuttuu valmistus- ja tuotantotietoelementit, joita ei ole ISBD:ssä musiikin päävastuullinen tekijä ei voi olla esittäjä, joka on RDA:ssa ekspression tekijä henkilöiden kuvailua päivitetään, kun nimi muuttuu sisältötyypin ja mediatyypin termien eroavat jonkin verran ISBD:n vastaavista termeistä
Välimerkitys RDA noudattaa ISBD:n mukaista välimerkitystä MARC21-formaatin bibliografisissa tietueissa (katso liite D) AACR2:n mukaista välimerkitys MARC21-formaatin auktoriteettitietueissa (katso liite E). Kielen valinta RDA-elementtien sisäinen välimerkitys näkyy esimerkeissä. Suurin osa manifestaation elementeistä merkitään kuvailuun kuvailtavan aineiston kielellä. Ks. myös RDA 1.4 Suurin osa teoksen ja ekspression elementeistä merkitään käyttämällä kuvailevan yhteisön kieltä. Ks. myös RDA-linjaus 5.4 Poimittujen metatietojen erikielisiä huomautuksia ei poisteta. Translitterointi Ks. myös RDA-linjaus 1.4 Kansainvälinen translitterointistandardi ISO 9 toimii siltana eri kansallisten muotojen välillä. Suomalainen translitterointistandardi SFS 4900 on Kotuksen suosittelema standardi. Kansallisbibliografia käyttää kyrillisten sanojen translitterointiin kansainvälistä translitterointisääntöä, paitsi henkilöiden ja teosten kuvailussa, jossa käytetään suomalaista translitterointia. Sarja-aineiston ja monografian tunnistaminen Ks. myös RDA 2.1 ja 2.12 Päivittyvän aineiston tunnistaminen: 1. Kun pyritään erottamaan sarja-aineisto päivittyvästä aineistosta, toimitaan seuraavasti: a) Jos aineistossa on numeromääre painostietona, on aineisto sarja-aineisto. b) Muussa tapauksessa kyseessä on päivittyvä aineisto. 2. Kun pyritään erottamaan monografia päivittyvästä aineistosta, toimitaan seuraavasti: a) Jos aineisto voi odottaa päivittyvän niin että päivittyvät osat integroituvat kokonaisuuteen, on kyseessä päivittyvä aineisto.
b) Jos aineistoa ei todennäköisesti päivitetä, on kyseessä monografia. Monografian ja sarja-aineiston erottaminen toisistaan: Epäselvät tilanteet: Monena osana ilmestyvä aineisto on todennäköisesti sarjaaineisto (eikä moniosainen monografia) jos A. Elektroniset aineistot B. Irtolehtiaineistot. 1. ilmestymistiheys a) on ilmoitettu aineistossa. b) on vähintään yksi tai kaksi kertaa vuodessa. Jos aineisto ilmestyy kahden tai kolmen vuoden välein voi kyseessä olla monografiatyyppinen aineisto. 2. numerointi a) esiintyy päänimekkeen yhteydessä tai muualla aineistossa ja aineistolle ei ole etukäteen määriteltyä loppumisaikaa. b) esiintyy ensimmäisen osan jälkeisissä osissa. c) esiintyy painostietojen yhteydessä. 3. aineistolle ei ole etukäteen määritelty päättymistä. Päättymättömyys on ilmaistu päänimekkeessä tai osan nimekkeessä. 1. Sarja-aineistona kuvaillaan: a) verkkoaineistot, joiden päivitetyt osiot pysyvät erillisinä numeroina. Aineistolla voi olla myös arkisto aikaisemmista osista tai saatavilla voi olla vain uusin aineiston osa. b) tallenteet, jotka ilmestyvät peräkkäisinä osina. 2. Päivittyvänä aineistona kuvaillaan: verkkoaineistot, joiden lisätyt, poistetut tai muutetut osiot eivät jää erillisiksi vaan integroituvat kokonaisuuteen. 3. Monografiana kuvaillaan: verkkoaineistot ja tallenteet, jotka ilmestyvät yhtenä osana tai rajallisena määränä erillisiä osia. 1. Sarja-aineistona kuvaillaan: a) aineistot, joiden uudet päivitykset pysyvät erillisinä osioinaan irtolehtikansiossa.
C. Konferenssijulkaisut. D. Suplementit. E. Uudelleenjulkaisut. b) aineistot, joiden kansiot ilmestyvät peräkkäisinä osina vaikka kunkin kansion sisältö päivittyy integroituvasti. 2. Päivittyvänä aineistona kuvaillaan: kansio/t, joiden sivuja poistetaan tai korvataan uusilla kunnes aineisto on täydellinen. 3. Monografiana kuvaillaan: aineistot, jotka ilmestyvät täydellisenä tai täydentyvät rajallisella määrällä erillisiä osia. 1. Sarja-aineistona kuvaillaan: toistuvan konferenssin julkaisut. Konferenssia pidetään toistuvana, julkaisun nimekkeessä esiintyvät sanat ensimmäinen tai vuosittainen tai jos siitä on jo julkaistu peräkkäisiä osia. 2. Monografiana kuvaillaan toistumattoman konferenssin julkaisut tai julkaisut: a) joiden ensisijaisessa tiedonlähteessä esiintyvä nimeke on ainutkertainen. b) jotka ilmestyvät numeroidun monografiasarjan osina. Jos suplementti ilmestyy pääaineistosta erillisenä ja itsenäisenä aineistona, kuvaillaan se erillisenä ja sen oman julkaisutavan mukaisesti. Epäitsenäisestä suplementista tehdään vain huomautus pääaineiston kuvailuun. 1. Sarja-aineiston uudelleenjulkaisu kuvaillaan sarjaaineistona, paitsi seuraavissa tapauksissa se kuvaillaan monografiana: a) Yhden tai muutaman osana uudelleenjulkaisu. b) Bibliografisesti toisistaan riippumattomien sarjaaineistojen tai artikkelien kokoelma. 2. Monografian uudelleenjulkaisu: Kuvaillaan monografiana. 3. Päivittyvän aineiston uudelleenjulkaisu: Kuvaillaan monografiana tai päivittyvänä aineistona uudelleen julkaisun julkaisutavan perusteella.
4. Kirjan painos tai kopio: Kirjaa pidetään uutena painoksena, jos a) kirjassa on mainittu sisällön muutokset b) päänimekkeessä, painostiedossa, ulkoasussa tai sarjatiedoissa on tapahtunut muutos. Kirjaa pidetään edellisen kopiona, jos yksikin seuraavista ehdoista toteutuu a) muutos liittyy vain painos- tai copyrightajankohtaan, ei julkaisuajankohtaan. b) julkaisijan nimi varioi vähäisesti. c) sidosasu muuttuu. Kuvailun muuttaminen monografia- ja sarjakuvailun välillä: Aiemmin monografiana kuvailtu aineisto kuvaillaan sarjaaineistona, jos 1. aineistossa on numeroinniksi tulkittava määrite. 2. ilmestymisen väli on enintään kaksi vuotta. Sarjojen ja sarjanomaisten aineistojen tunnistaminen: Esimerkkejä sarjojen ja sarjanomaisten aineistojen (esim. kustantajan sarjojen) erottelusta: 1. Jos julkaisevan yhteisön nimen sisältämän sarjanomaisen tiedon yhteydessä ei aineistossa esiinny numerointia, ei tietoa merkitä sarjaksi kuvailuun. Sarjanomainen tieto voidaan merkitä huomautuksiin lainausmerkeissä. 2. Jos julkaisevan yhteisön nimen sisältämän sarjanomaisen tiedon yhteydessä esiintyy numerointi eikä julkaiseva yhteisö ole kaupallinen kustantaja, merkitään tieto kuvailuun sarjatiedoksi. 3. Jos sarjanomainen tieto sisältää luentosarjan nimen ja nimen voidaan olettaa toistuvan sarjan osissa, merkitään nimi kuvailuun sarjatiedoksi. Jos nimen toistumisesta osissa ei ole varmuutta, jätetään nimi merkitsemättä kuvailuun sarjatiedoksi. Tieto voidaan merkitä huomautuksiin lainausmerkeissä. 4. Aineistossa esiintyvää numerointia, jota ei voida yhdistää sarjan nimekkeeseen, ei merkitä sarjatietoihin. Numerointitieto voidaan merkitä huomautuksiin lainausmerkeissä.
5. Jos kustantajan aineistojen listausta luokittelevat otsikot esiintyvät aineistoissa, ei niitä merkitä kuvailuun sarjan nimekkeiksi paitsi, jos a) sama otsikkofraasi esiintyy aineistossa myös sarjanimekkeenä. b) otsikkofraasi sisältää sarjaan, kokoelmaan jne. viittaavia sanoja. c) otsikkofraasin alla luetellut nimekkeet on peräkkäin numeroitu. Erikseen julkaistut sarja-aineiston osat: Jos kustantaja julkaisee esim. sekä kovakantisen että pehmeäkantisen version joistakin sarja-aineiston osista, ei näitä eri versioita pidetä sarja-aineiston peräkkäisinä numeroina. Kuvailuun merkitään huomautus eri versioista. Suplementit ja erikoisnumerot: Numeroitu suplementti merkitään kuvailuun sarjaaineiston suplementtisarjaksi. Erikoisnumerot ja numeroimattomat suplementit merkitään sarja-aineiston kuvailun huomautuksiin. Jos suplementin numerointi liittyy vain johonkin sarjaaineiston osaan, ei sitä lasketa suplementin numeroinniksi. Kielellisesti sarjan osan päänimekkeeseen yhdistetty sarjanimeke: Kielellisesti sarjan osan päänimekkeeseen yhdistettyä sarjanimekettä ei merkitä kuvailuun sarjanimekkeeksi. Sarjanimeke merkitään sarjatietoihin vain, jos se esiintyy erikseen aineistossa. Toimijoiden kuvailu Henkilön ensisijaisen nimen muuttuminen ei edellytä uuden kuvailun tekemistä henkilöstä, vaan henkilön ensisijaista nimeä päivitetään uuden nimen mukaiseksi. Tällöin myös viittaukset aineistosta henkilöön joudutaan muuttamaan takautuvasti. Ks. myös RDA 9.2.2.7 Yhteisön ensisijaisen nimen muutos edellyttää usein myös uuden kuvailun tekemistä yhteisöstä. Ks. myös RDA 11.2.2.6 Samoin toimitaan suvun nimen muuttuessa. Ks. myös RDA 10.2.2.7. Muutos ei aiheuta muutoksia ennen RDA:n käyttöönottoa tehtyihin viittauksiin aineistosta yhteisöön tai sukuun.
Hakutietojen merkitseminen Muutos teoksen auktorisoidussa hakutiedossa tarkoittaa uuden kuvailun tekemistä teoksesta, paitsi jos kuvailun kohde on päivittyvä aineisto. Suhteiden merkitseminen Tulevaan (MARCin jälkeiseen) tietomalliin siirtymisen kannalta entiteettien väliset suhteet olisi hyvä merkitä mahdollisimman rakenteisessa muodossa eli suosia auktorisoitujen hakutietojen käyttöä viitattaessa teoksiin, ekspressioihin ja toimijoihin. RDA ei edellytä kuvailun tekemistä viitattavista entiteeteistä eli esim. toiseen manifestaatioon voi viitata ilman sen kuvailua. Ydinelementit Kansainväliset ydinelementit Kansalliset lisäydinelementit RDA-teos Teoksen ensisijainen nimeke Teoksen tunniste Teoksen muoto (esim. näytelmä, elokuva) Teokseen liittyvä ajankohta tai ajanjakso Teoksen alkuperään liittyvä paikka Teoksen muut erottavat ominaispiirteet Esityskokoonpano Musiikkiteoksen numerointi Sävellaji Pituus- ja leveysasteet Oppiarvon myöntävä yhteisö tai tiedekunta Oppiarvon myöntämisvuosi Käytetty lähde Tunnistamistaso RDA-ekspressio Ekspression tunniste Sisältötyyppi Ekspression kieli Ekspressioon liittyvä ajankohta tai ajanjakso Ekspression muut erottavat ominaispiirteet Kartan horisontaalinen mittakaava Kartan vertikaalinen mittakaava Sisällön kieli
Kirjoitusjärjestelmä Nuottikirjoituksen tyyppi Kuvitus Nuottiaineiston muoto Kesto Lisätieto mittakaavasta Karttaprojektio Käytetty lähde Tunnistamistaso RDA-manifestaatio Päänimeke Päänimekkeeseen liittyvä vastuullisuustieto Painostiedot Tieto nimetystä uudistetusta painoksesta Ensimmäisen tai ainoan numerointijakson ensimmäisen numeron tai osan numero ja/tai kirjain Ensimmäisen tai ainoan numerointijakson ensimmäisen numeron tai osan aikamäärite Viimeisen tai ainoan numerointijakson viimeisen numeron tai osan numero ja/tai kirjain Viimeisen tai ainoan numerointijakson viimeisen numeron tai osan aikamäärite Julkaisemattoman aineiston tuotantoaika Kustannuspaikka Kustantajan nimi Julkaisuaika Sarjan päänimeke Sarjan numerointi Alasarjan päänimeke Alasarjan numerointi Manifestaation tunniste Tallennetyyppi Laajuus Rinnakkainen päänimeke Muu nimeketieto Aiempi päänimeke Myöhempi päänimeke Sarjan ISSN-tunnus Alasarjan ISSN-tunnus Mediatyyppi RDA-toimija Henkilön ensisijainen nimi Henkilön arvonimi Syntymäaika
Kuolinaika Muu henkilöön liittyvä määrite Henkilön ammatti tai ala (jos nimestä ei käy ilmi että kyseessä on henkilö) Henkilön tunniste Suvun ensisijainen nimi Suvun tyyppi Sukuun liittyvä aika Suvun tunniste Yhteisön ensisijainen nimi Konferenssin tms. paikka Konferenssin tms. ajankohta Konferenssiin tms. liittyvä laitos Konferenssin tms. numero Muu yhteisöön liittyvä määrite (kun nimestä ei käy ilmi että kyseessä on yhteisö) Yhteisön tunniste Käytetty lähde Nimen täydellisempi muoto Henkilön toimintaan liittyvä ajanjakso Sukuun liittyvä paikka Suvun tunnettu jäsen Muu yhteisöön liittyvä paikka Perustamisajankohta Lopettamisajankohta Yhteisön toimintaan liittyvä ajanjakso Toimintaan liittyvä laitos Aineiston ensisijaiset suhteet Manifestaatioon sisältyvä teos Manifestaatioon sisältyvä ekspressio Aineistojen väliset suhteet Viittauksen kohteena oleva teos sarja-aineistossa Kokonaisuus-osa-suhde kokoomateoksissa Viittauksen kohteena oleva ekspressio (kokoomateos) Viittauksen kohteena oleva manifestaatio (jäljenne) Aineiston ja toimijan väliset suhteet Teoksen tekijä Teokseen liittyvä muu henkilö, suku tai yhteisö (jos tämän henkilön, suvun tai yhteisön auktorisoitua hakutietoa on käytetty teoksen auktorisoidun hakutiedon muodostamisessa) Ekspression tekijä (toimittaja, sovittaja, kääntäjä, sanoittaja)
Toimijoiden väliset suhteet Käytetty lähde Viittauksen kohteena oleva henkilö (toinen identiteetti) Viittauksen kohteena oleva yhteisö (hierarkkiset ja temporaaliset suhteet) Aiheen ja teoksen väliset suhteet Yksi aihetta osoittava suhde