6AIKA - AVOIMET JA ÄLYKKÄÄT PALVELUT-STRATEGIA KUUTOSKAUPUNGIT Espoo, Helsinki, Oulu, Tampere, Turku, Vantaa Muistio Ohjausryhmän kokous 6/2014 Aika: 17.10.2014, 10.00-13.00 Paikka: Tampereen kaupungintalo, Aleksis Kivenkatu 14-16 C, 5.krs, Kaupunginhallituksen kokoushuone, Tampere Osallistujat Jukka Järvinen, Tampereen kaupunki (puheenjohtaja) Teuvo Savikko, Espoon kaupunki Päivi Sutinen, Espoon kaupunki Seppo Haataja, Tredea Anna-Mari Sopenlehto, Turun kaupunki Marko Puhtila, Turku Science Park Oy Kimmo Viljamaa, Vantaan kaupunki Mirka Järnefelt, Vantaan Innovaatioinstituutti Oy Outi Rouru, Oulun kaupunki (etäyhteydellä) Juha Sirviö, Oulun kaupunki Santtu Von Bruun, Helsingin kaupunki (estynyt) Kimmo Heinonen, Helsingin kaupunki Olli Voutilainen, TEM (estynyt) Mari Kuparinen, Uudenmaan liitto Jarmo Eskelinen, Forum Virium Helsinki (estynyt) Sari Luostarinen, 6Aika-strategiatoimisto (esittelijä) Ville Meloni, 6Aika-strategiatoimisto (esittelijä) Minna Sikiö, 6Aika-strategiatoimisto (sihteeri)
1. Kokouksen avaus ja edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Puheenjohtaja Järvinen avasi 6Aika-ohjausryhmän kokouksen klo 10.10. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja, jossa ei ollut huomauttamista. Puheenjohtajan esityksestä päätettiin käsitellä kohta kuusi kokouksen aluksi. 6. Ohjausryhmän toimintaperiaatteet keskustelu äänestyskäytännön käyttöönotosta Päätettiin, että jokaisella kaupungilla on äänestystilanteessa yksi ääni ja tasatilanteessa puheenjohtajan ääni ratkaisee. Konsensukseen kuitenkin pyritään aina ja äänestystilannetta yritetään välttää. 2. Hankehaun pisteytyksen ja perustelujen yhteenveto Esitys johtoryhmän päätettäväksi Sari Luostarinen esitteli strategiatoimiston laatiman pisteytysyhteenvedon logiikan. Keskusteltiin siitä, voivatko kaupunkikohtaiset perustelut näkyä esiteltävässä pisteytysyhteenvedossa. Mari Kuparinen oli sitä mieltä, että kaupunkikohtaiset perustelut ovat selkeitä ja hyviä ja, että niitä ei tarvitse tiivistää yhteiseksi perusteluksi jokaisen valintakriteerin kohdalle. Mietittiin kuitenkin sitä, pitäisikö pisteytysyhteenvedon pistemäärän viereen kirjoittaa tiivistetty, kokoava kommentti kaupunkien perusteluista. Kuparinen myös huomautti, että valmisteluaineistot tulevat kaikille julkisiksi rahoittajan hyväksyttyä tai hylättyä hakemuksen, joten pisteytysten perustelujen tulee olla selkeitä. Todettiin, että kahdelle nyt käsittelyssä olevalle pisteytykselle (strategiatoimistohanke sekä avoimen datan kärkihanke) on koostettua perustelua vaikea muodostaa tämän kokouksen aikana. Päätettiin kuitenkin, että jatkossa jokainen kaupunki koostaa oman perusteluyhteenvetonsa heidän antamansa yhteispistemäärän viereen ja näistä kootaan yhteinen koottu arvio jokaiseen kuuden kaupungin pisteytysyhteenvetoon. Keskusteltiin kaupunkien pisteytystiimien koosta. Todettiin, että pisteytystiimeissä on hyvä olla riittävän laaja asiantuntemus ja sovittiin, että arviointiryhmän koko jätetään kaupunkien itsensä päätettäväksi. Keskusteltiin siitä, miten ohjausryhmän jäsenet voivat parhaiten valmistella kaupunkinsa johtoryhmän jäsentä pisteytysprosessista ennen johtoryhmän kokousta 29.10. Sovittiin, että strategiatoimisto laatii ensi viikon ohjausryhmän kokoukseen johtoryhmän materiaalit pisteytyksen lopputuloksesta. 2
3. 6Aika prosessi, hallinto ja päätöksenteko Johtoryhmän puheenjohtaja Tuula Antola on pyytänyt rautalankamallia 6Aikastrategiaprosessista, hallinnosta ja päätöksenteosta. Strategiatoimisto on laatinut alustavat versiot materiaaleista, jotka lähetettiin osallistujille ennen kokousta. Tässä vaiheessa on kuvattu hankkeiden haku, valmistelu, arviointi ja päätöksentekoprosessi. Mari Kuparinen ehdotti, että prosessin kuvauksessa olisi hyvä olla viittaukset prosessia ohjaaviin ohjelma-asiakirjaan ja säädöksiin. Teuvo Savikko toivoi, että prosessin kuvaukseen voitaisiin liittää jonkinlainen viikkotai kuukausi-aikataulu jokaisen vaiheen toteuttamiseen suunnitellusta ajankäytöstä. Sari Luostarinen kertoi, että strategiatoimisto ottaa mielellään vastaan yksityiskohtaisia kommentteja liittyen prosessin kuvaukseen. Sen valmistelua jatketaan edelleen. Päätettiin, että johtoryhmälle esitellään prosessista tässä vaiheessa vielä karkean tason esittely, koska kaikkia prosessin yksityiskohtia ei ole vielä valmisteltu ja käsitelty ohjausryhmässä. 4. 2015 arvioitu kokonaisbudjetti 6Aika-hankkeisiin sekä arvioitu kuntarahoitus Todettiin, että strategiatoimistossa on valmisteltu vuoden 2015 kokonaisbudjettitaulukon 6Aika-hankkeisiin kuntarahoitusosuuksien osalta. Taulukko on lähetetty osallistujille kokouksen esitysmateriaalien joukossa tiedoksi ja työvälineeksi rahoituksen seurantaan. Strategiatoimistossa on valmisteltu samanlaista taulukkoa myös EU- ja valtionrahoituksen osalta. Taulukoita päivitetään sitä mukaa, kun uusia hanketoteutuksia on tiedossa. Budjetti- ja rahoitustaulukot löytyvät Dropboxista kansiosta Budjetti ja rahoitus. Mari Kuparinen totesi, että heillä on Uudenmaan liitossa valmistelussa vuoden 2015 osalta ESR-rahoitustaulukko, joka lähetetään sen valmistuttua ohjausryhmän jäsenille. Ensi vuoden yhteispotti (sisältäen ESR-osuuden + valtionrahoituksen + kuntarahoituksen) on 1 418 000. 5. Avoin osallisuus kärkihankkeen budjettivaraus Anna-Mari Sopenlehto kertoi osallistujille, miten avoimen osallisuuden kärkihankkeen valmistelu on edennyt. Syksyn 2015 aikana järjestetään kolme 3
kärkihankkeen työpajaa. Kärkihankehakemus on tarkoitus jättää hakuun 15.01.2015 mennessä. Keskusteltiin siitä, voidaanko kärkihanke valmistella neuvottelumenettelyllä. Mari Kuparisen mielestä tämä on perusteltua, joten päätettiin, että myös avoimen osallisuuden kärkihanke valmistellaan neuvottelumenettelyllä. Keskusteltiin avoimen osallisuuden kärkihankkeen budjetista, jonka pitäisi hankkeen vetäjän Turun esityksestä nousta samalle tasolle kuin kahden muun kärkihankkeen. Mari Kuparinen huomautti, että koska rahoitusosuudet kärkihankkeille on linjattu euromääräisesti strategiassa, tulisi niitä noudattaa ainakin suurilta osin. Sari Luostarinen muistutti, että laskennalliset budjettilinjaukset strategiassa on laadittu silloin, kun ei ollut vielä käsitystä koko 6Aika-strategialle osoitettavasta ESRrahoituksesta ja sen käytettävyydestä kärkihanketoteutukseen. Päätettiin, että Anna-Mari Sopenlehdon pohjaesityksen mukaisesti esitetään seuraavan viikon ohjausryhmän kokouksessa, että 6Aika-strategiaa päivitetään avoimen osallisuuden painopisteen EAKR-budjetin osalta. Kärkihanke rahoitetaan EAKR-rahoituksella, ja on suuruudeltaan linjassa muiden painopisteiden kärkihankkeiden kanssa. Koska ESR-rahoitus on kohderyhmälähtöistä, käytetään sitä pääosin pilottien rahoittamiseen. Johtoryhmälle myös esitetään päätettäväksi voidaanko vuodelta 2014 säästynyttä budjettia kohdentaa avoimen osallisuuden kärkihankkeelle. 7. Muut asiat Puheenjohtaja Järvinen ja johtoryhmän puheenjohtaja Tuula Antola kävivät neuvottelukokouksen TEM:in kanssa ja puheenjohtaja luki keskustelumuistion osallistujille. Muistio laitetaan kokouksen jälkeen jakoon kaikille osallistujille. Mari Kuparinen kertoi viime viikolla järjestetystä EU:n komission ensimmäisestä Urban Development Network ITI-tapahtumasta. Jatkossa kuutoskaupunkien edustajat ovat tervetulleita verkoston tapahtumiin. Mari Kuparinen lähettää 6Aikastrategian ohjausryhmän ja johtoryhmän yhteystiedot eteenpäin kontaktilleen Merja Haapakalle (DG REGIO). Sovittiin, että ohjausryhmän ja johtoryhmän jäsenet välittävät saamaansa verkostoon liittyvää tietoa eteenpäin omassa kaupungissaan. Ville Meloni esitteli ehdotuksen 6Aika-strategian englanninkielisestä nimestä The Six City Strategy. Ehdotus englanninkieliselle nimelle hyväksyttiin. Anna-Mari Sopenlehto painotti osallistujille, että kaupungit miettivät tarkkaan oikeat henkilöt työstämään avoimen osallisuuden kärkihanketta ja osallistumaan työpajoihin. Kärkihankeen sisältönä ei ole kuntalaisdemokratian edistäminen vaan monikanavaiset kuntalaispalvelut. 4
Seuraavat kokoukset: - 22.10. Helsingissä klo 10.30-11.11. Vantaalla klo 12.00-3.12. Espoossa klo 11.00-9.1.2015 Oulussa klo 09.00 (sovittiin tässä kokouksessa) - 6.2.2015 Turussa klo 11.00 (sovittiin tässä kokouksessa) Kokous päättyi klo 12.10. 5