Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda - info käyttöönotosta yksityisille varhaiskasvatustoimijoille Projektipäällikkö Kukka-Maaria Berg Erityisasiantuntija Elisa Alanen Erityisasiantuntija Laura von der Hagen
Esityksen kohderyhmä ja sisältö Webinaari on tarkoitettu yksityisille varhaiskasvatustoimijoille (yksityisille varhaiskasvatuksen tuottajille) päiväkodeille, ryhmäperhepäiväkodeille ja perhepäiväkodeille sekä varhaiskasvatusjärjestelmien järjestelmätoimittajille Webinaarin sisältö: mikä varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda on kuka on velvollinen tallentamaan tietoja Vardaan mikä Vardan käyttöönoton aikataulu on mitä tietoja Vardaan tallennetaan ja miten miten Opetushallitus määrää ja ohjeistaa yksityisiä varhaiskasvatustoimijoita Vardaan liittyen mihin Vardan tietoja käytetään mitä tarkoitetaan yhteisrekisterinpitäjällä mitä Vardan käyttöönotto yksityisen varhaiskasvatustoimijan osalta tarkoittaa miten Vardan käyttöönottoon kannattaa valmistautua mitä tehtäviä Opetushallitus Vardaan liittyen hoitaa 16/05/2019 mistä Opetushallitus Varda-aiheisiin kysymyksiin ja Vardan käyttöönottoon saa apua 2
Webinaarin tavoitteet Yksityisille varhaiskasvatustoimijoille muodostuu kuva Vardasta ja Vardan käyttöönotosta muodostuu kuva Vardaan liittyvistä tehtävistä, vastuista ja roolista sekä aikatauluista tulee tutuksi Vardaan tuotettava sisältö sekä tiedon tuottamisen tapa hahmottuu Opetushallituksen tehtävät ja Vardaan liittyvä Opetushallituksen määräys selkiytyy esiopetustietojen tuottamisen tapa, tehtävät ja vastuu hahmottuu Opetushallituksen käyttöönoton tuki varhaiskasvatustoimijoille 16/05/2019 Opetushallitus 3
Varhaiskasvatustiedot kootusti valtakunnallisessa palvelussa Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda kokoaa kansallisesti varhaiskasvatuksen tiedot yhteen paikkaan Vardan kautta saadaan yhteismitallista, vertailukelpoista ja laadukasta tietoa esim. lasten määristä varhaiskasvatuksen eri järjestämismuodoissa esim. henkilöstön määristä ja koulutustaustasta Vaatii tietojen tuottamista varhaiskasvatustoimijoilta varhaiskasvatuslain ja Vardan tietoluettelon mukaisesti. Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardasta säädetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018) 16/05/2019 Opetushallitus 4
Tietojen tallentajat ja Vardan sisällöt Varhaiskasvatuksen tietovarantoon tietoja tallentavat: kunnat kuntayhtymät yksityiset varhaiskasvatustoimijat 1.1.2020 lähtien Varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennetaan tiedot varhaiskasvatuksen järjestäjästä toimipaikoista varhaiskasvatuksessa olevista lapsista henkilöstöstä huoltajista 1.1.2020 käyttöönottoa varten yksityiskohtaiset tiedot varhaiskasvatuksen järjestäjän, toimipaikan ja varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietosisällöistä löytyvät tietoluettelosta tietoluetteloon tulossa päivitystä ennen 1.1.2020 käyttöönottoa tietoluettelon pohjalta valmistautuminen Vardaan 16/05/2019 Opetushallitus 5
Vardan kehittämisen kokonaisaikataulu Kunnalliset varhaiskasvatustoimijat Yksityiset varhaiskasvatustoimijat 1.9.2018 1.1.2019 1.9.2019 1.1.2020 1.9.2020 Uusi varhaiskasvatuslaki astuu voimaan järjestäjän tiedot toimipaikkojen tiedot lasten tiedot huoltajatiedot maksutiedot henkilöstötiedot järjestäjän tiedot toimipaikkojen tiedot lasten tiedot henkilöstötiedot huoltajatiedot maksutiedot 16/05/2019 Opetushallitus 6
Tiedon tuottajan velvollisuudet 70 Kunta/kuntayhtymä Palvelusetelitoimija Ostopalvelutoimija 1 mom (Toimipaikat ja järjestäjät) 2 mom (Henkilöstö) 3 mom (Lasta koskevat tiedot) 4 mom (Huoltajat) 5 mom (Palvelusetelivaka) Yksityisen hoidon tuella toimiva X X X X X X X X X X X Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 Kunta tai KY tallentaa Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 Kunta tai KY tallentaa 16/05/2019 Opetushallitus 7 X Kohta 1 ja 2 (3 ja 4 ei kerätä) Kunnan/KY:n on mahdollista tehdä tietojen siirtämis- /tallentamistehtävän toteuttamisesta Vardaan sopimus sen organisaation kanssa, jolta hankkii ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen. Tällöin kunnalla/ kuntayhtymällä on edelleen tietojen siirtämis-/ tallennusvastuu Vardaan.
Tietojen tallentamistavat Yksityisen varhaiskasvatustoimijan Y-tunnustasoisten tietojen tallentamiseksi toimija rekisteröityy Opetushallituksen Organisaatiopalveluun käyttöliittymän kautta Opetushallitus ohjeistaa rekisteröitymiseen syksyllä 2019 Tiedot Vardaan tallennetaan kahdella tavalla: automaattiset tiedonsiirrot suoraan varhaiskasvatustoimijan operatiivisesta tietojärjestelmästä yhteistyössä varhaiskasvatustoimijan IT-kumppanin kanssa tai varhaiskasvatustoimija tuottaa itse tiedot suoraan Vardaan käyttöliittymän avulla - Vardan käyttöliittymä sisältyy Opetushallituksen Opintopolku.fi palvelukokonaisuuteen ja löytyy osoitteesta https://virkailija.opintopolku.fi/varda tietojen tuottaja voi itse päättää, kummalla tavalla tietoja Vardaan tallentaa. tietoja tallennetaan Vardaan säännöllisesti ja ajantasaisesti. 16/05/2019 Opetushallitus 8
Opetushallituksen määräys ja ohje Vardasta Opetushallitus antaa Vardasta määräyksen ja ohjeen yksityisille varhaiskasvatustoimijoille syksyllä 2019 Määräyksessä tietosisältöjen ensimmäisen tallennuskerran viimeinen päivämäärä - esim. kuntien ja kuntayhtymien 1.1.2019 käyttöönoton osalta tietojen tallentamisen DL 30.4.2019 tietosisältöjen tallennusajankohdat - integraatioiden kautta 1 krt. vuorokaudessa - käyttöliittymän kautta kuukauden 15. päivään ja viimeiseen päivään mennessä tietojen tallennustavat Vardaan Ohjeessa ohjeistusta mm. rekisteröityjen informoimiseen Tutustu kunnille ja kuntayhtymille annettuun määräykseen ja ohjeeseen osoitteessa https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varda-ohjeistukset 16/05/2019 Opetushallitus 9
Tietojen tuottaminen Vardaan Varhaiskasvatustoimija (kunta, kuntayhtymä, yksityinen varhaiskasvatustoimija) Organisaatiotiedot Toimipaikat (päiväkodit, perhepäiväkodit, ryhmäperhepäiväkodit) Lapset Henkilöstö Huoltajat Tiedonsiirto integraation kautta Tallennus käyttöliittymän kautta Varhaiskasvatuksen tietovaranto VARDA virkailija.opintopolku.fi/varda Vardan julkiset tiedot Vipunenpalvelun käyttöliittymässä Käyttöliittymä rekisterinpitäjille Oma Opintopolku käyttöliittymä rekisteröidyille ja heidän huoltajilleen Tietojen luovutus viranomaisille Tietojen luovutus tutkimukseen 16/05/2019 Opetushallitus 10
Vardan kehittämisen tausta Ennen vuotta 2019: Varhaiskasvatukseen liittyvä tieto varhaiskasvatustoimijoiden omissa järjestelmissä Varhaiskasvatustoimijoille useita tietopyyntöjä esim. eri viranomaisilta Tietosisältöjen laatu vaihtelevaa -> Tietovarannon kehittämisen tarve esille opetus- ja kulttuuriministeriössä ja Vardan valmistelun aloittaminen. 16/05/2019 Opetushallitus 11
Tietojen hyödyntäminen Vardan kautta saadaan yhteismitallista, vertailukelpoista ja laadukasta tietoa, jota hyödynnetään varhaiskasvatuksen kansallisessa suunnittelu- ja ohjaustyössä kunnallisessa ja valtakunnallisessa varhaiskasvatuksen kehittämisessä viranomaisten lakiperusteisessa toiminnassa, esim. Kela varhaiskasvatuksen tutkimuksessa raportoinnissa ja tilastoinnissa kansallisesti ja kansainvälisesti Varhaiskasvatuksen sisältö kattavasti ja valtakunnallisesti Vardassa vuodesta 2021 lähtien 16/05/2019 Opetushallitus 12
Vardan tietojen käyttö viranomaistoiminnassa Vardasta tietoja luovutetaan vain viranomaiskäyttöön ja tutkimukseen Viranomaiskäyttö edellyttää sopimusta Opetushallituksen kanssa Vardasta tietoja viranomaiskäyttöön: Kela lastenhoidon tuen käsittely (laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)) Tilastokeskus THL Kun tietoja aletaan välittää muille viranomaisille, informoidaan rekisterinpitäjiä Kiinnostusta Vardan tietojen käyttöön tutkimustoimintaan on jo Lisätietoja tietojen luovutuksesta: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageid=78154135 16/05/2019 Opetushallitus 13
Varhaiskasvatustoimija Vardassa yhteisrekisterinpitäjä Varhaiskasvatustoimija vastaa tietovarantoon tallentamiensa tietojen osalta niiden sisällöstä ja virheettömyydestä sekä tietojen ajantasaisuudesta huolehtii rekisteröityjen (ja heidän huoltajiensa) informoimisesta omalta osaltaan - Opetushallitus on jo tuottanut kunnille ja kuntayhtymille rekisteröityjen informoimiseen materiaalia, joka löytyy Opetushallituksen Varda-ohjeen liitteistä sivulta https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varda-ohjeistukset Jos varhaiskasvatustoimija rekisterinpitäjänä lakkaa, eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten Vardaan tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus. 16/05/2019 Opetushallitus 14
Yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden valmistautuminen Vardaan 1/2 1. Nimeä viimeistään 30.6.2019 Opetushallituksen viestintää varten Varda-yhteyshenkilöt (Varda-tietovastaava ja Vardajärjestelmävastaava), käytössänne oleva varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä/rekisteri ja valittu tietosisältöjen tallennustapa Vardaan osoitteessa https://link.webropolsurveys.com/s/791b15c7a3583948 2. Osallistu Opetushallituksen järjestämiin käyttöönoton koulutuksiin (webinaarit ja klinikat) syksyllä 2019. Opetushallitus tiedottaa aikataulusta 3. Tutustu organisaatiotiedot, toimipaikkatiedot ja lapsen tiedot sisältävään tietoluetteloon suomeksi tai ruotsiksi 4. Huolehdi, että käyttämänne varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä/rekisteri sisältää kaikki tietoluettelossa mainitut sisällöt vaaditussa muodossa ja ala tuottaa niitä järjestelmäänne/ rekisteriinne, jos ne puuttuvat. (Varda-tietovastaava) 16/05/2019 Opetushallitus 15
Yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden valmistautuminen Vardaan 2/2 5. Varmista, että integraatiolla tietoja siirrettäessä käyttämänne järjestelmä pystyy siirtämään kaikki Vardan vaatimat sisällöt. Päivitä järjestelmä tarvittaessa Varda-yhteensopivaksi hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta. (Varda-järjestelmävastaava) 6. Vastaanota ja perehdy Opetushallituksen yksityisiä varhaiskasvatustoimijoita koskevaan määräykseen ja ohjeeseen annetaan yksityisille varhaiskasvatustoimijoille syksyllä 2019 7. Huolehdi rekisterinpitäjänä rekisteröityjen informoimisesta Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan. Huolehdi henkilöstön koulutuksesta rekisteröityjen informoimiseen. 8. Järjestä Opetushallituksen marras-joulukuussa annettavan ohjeistuksen mukaan käyttöoikeudet Vardaan. 9. Tammikuu 2020: Aloita tiedonsyöttö Vardaan sekä varmista tiedon siirron onnistuminen (tiedon laadun testaus) Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan Tallenna ensimmäistä kertaa tiedot viimeistään viimeisenä tallennuspäivänä 16/05/2019 Opetushallitus 16 10.Tallenna säännöllisesti vaaditut tiedot Vardaan
Varhaiskasvatustoimijan yhteyshenkilöt Opetushallitukseen 1. Varda-tietovastaava: koordinoi ja vastaa siitä, että Vardan vaatimat tietosisällöt löytyvät varhaiskasvatus-toimijan rekisteristä/käytössä olevasta varhaiskasvatuksen järjestelmästä Vardan vaatimassa muodossa huolehtii, että Vardan vaatimat tietosisällöt tallennetaan/siirretään Vardaan tietoluettelon, määräyksen ja ohjeistuksen mukaan. tekee Vardaan tallennettujen tiedon laadun testauksen eli vertaa järjestelmässä ylläpidettyjen tietojen ja Vardaan syötettyjen yksityisen varhaiskasvatustoimijan tietojen oikeellisuuden Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan 2. Varda-järjestelmävastaava: koordinoi ja vastaa Vardan käyttöönoton teknisestä valmistelusta yhdessä varhaiskasvatusjärjestelmän toimittajan kanssa ja koordinoi yhteydenpitoa järjestelmätoimittajaan, jos käytössä on varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä toimii Varda-käyttöoikeuksien ylläpitäjänä 3. Yksi henkilö voi tarvittaessa hoitaa molempien yhteyshenkilöiden tehtäviä 16/05/2019 Opetushallitus 17
Organisaatiopalvelun vaatimat tietosisällöt Yksityinen varhaiskasvatustoimija rekisteröityy Vardaa varten Opetushallituksen Organisaatiopalveluun Y-tunnustason tietojen tallentamiseksi Suurin osa tiedoista tulee Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) integraatiolla, jota käytetään Organisaatiopalvelun ja YTJ:n välillä Y-tunnus (manuaalisesti toimijan lisättävä) Yritysmuoto Organisaatiotyyppi (automaattisesti: Varhaiskasvatuksen järjestäjä) Organisaation nimi (valintalistalta) Voimassaolo Kotipaikka Maa Opetuskieli (= hallinnollinen kieli, valittavissa vaihtoehdoista suomi, ruotsi, saame, englanti, suomi/ruotsi) Yhteystiedot - Huom. esim. sähköpostiosoite on pakollinen tieto, mutta ei aina löydy YTJ:stä 16/05/2019 Opetushallitus 18 Opetushallitus ohjeistaa rekisteröitymiseen syksyllä 2019
Vardan vaatimat tietosisällöt järjestäjän tiedot 1. Y-Tunnus 2. Järjestäjän nimi 3. Kuntakoodi 4. Yhteystiedot - Sähköposti - Tilinumero - IP-osoite - Osoitetiedot (käyntiosoite ja postiosoite) - Puhelinnumero 5. Alkamis- ja päättymispäivämäärä 16/05/2019 Opetushallitus 19
Vardan vaatimat tietosisällöt toimipaikan tiedot 1/2 1. Toimipaikan nimi 2. Yhteystiedot - Osoitetiedot (käyntiosoite ja postiosoite) - Puhelinnumero - Sähköposti 3. Toimipaikan järjestämismuoto - Kunnan tai kuntayhtymän järjestämä - Kunnan tai kuntayhtymän ostopalvelu - Palvelusetelillä järjestetty - Yksityisen hoidon tuella järjestetty 4. Toimipaikan toimintamuoto - Päiväkoti, perhepäiväkoti, ryhmäperhepäiväkoti 16/05/2019 Opetushallitus 20
Vardan vaatimat tietosisällöt toimipaikan tiedot 2/2 1. Toimipaikan asiointikieli 2. Toimipaikan painotukset varhaiskasvatuksessa - Kasvatusopillisen järjestelmän mukaan - Toiminnallinen painotus - Kielipainotus 3. Varhaiskasvatuspaikkojen määrä 4. Alkamis- ja päättymispäivämäärä 16/05/2019 Opetushallitus 21
Vardan vaatimat tietosisällöt lapsen tiedot 1. Henkilötunnus 2. Etunimet, kutsumanimi, sukunimi 3. Äidinkieli 4. Sukupuoli 5. Kotikunta 6. Yhteystiedot (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka) 7. Lapsen oppijanumero 8. Varhaiskasvatushakemuksen toimittamispäivämäärä 9. Varhaiskasvatuspäätös alkamis- ja päättymispäivineen 10. Varhaiskasvatusoikeuden perusteen toteutuminen i. Tuntimäärä viikossa ii. Vuorohoito iii. Päivittäinen vai osaviikkoinen iv. Kokopäiväinen varhaiskasvatus (yli 5.01 h päivässä) vai osa-päiväinen (5.0 h tai alle päivässä) 16/05/2019 Opetushallitus 11. Varhaiskasvatuksen järjestämismuoto 22
Esiopetustiedot KOSKI-palveluun Opetushallituksen KOSKI-palvelu kerää yhteen tiedot kunkin oppijan koulutuksista yksittäisestä opintosuorituksesta suoritettuihin tutkintoihin asti. Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) mukaan esiopetustiedot tallennetaan KOSKI-palveluun. Esiopetustietojen tallentamisesta KOSKI-palveluun vastaa se toimija, jolla on esiopetuksen järjestämislupa. Tietosisällöt tallennetaan KOSKI-palveluun integraation tai käyttöliittymän kautta Velvollisuus tallentaa esiopetustietoja KOSKI-palveluun on alkanut 1.1.2019 Yksityisten esiopetusta järjestävien varhaiskasvatustoimijoiden osalta tiedot tallennetaan 1.1.2020 lähtien sen jälkeen, kun varhaiskasvatuksen toimipaikat on ensin siirretty Vardaan Lisätietoa KOSKI-palvelusta: Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017): https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2017/20170884 Verkossa: https://www.oph.fi/koski 16/05/2019 Opetushallitus 23 KOSKI-palvelun asiakaspalvelu: koski@opintopolku.fi
Opetushallituksen tehtävät Vardassa Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda on Opetushallituksen palvelu. Opetushallitus mm. vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta (palvelun ylläpito ja siihen liittyvä asiakaspalvelu ja koulutus sekä raportointi ja tilastointi) kehittää palvelua yhdessä OKM:n ja Vardan teknisen toteuttajan kanssa vastaa tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä määrää miten tiedon tallentajien on pidettävä tallennettavat tiedot ajantasaisina kerää lokitietoa palvelun käytöstä ja toimii lokitietorekisterin rekisterinpitäjänä tuottaa tietovarantoon tallennetuista tiedoista tietoaineistoja viranomaisille, rekisterinpitäjille sekä tilastoja julkiseen käyttöön (Opetushallituksen Vipunen-palvelu) vastaa ohjelmointirajapinnoista tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten sekä tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta ja ohjelmointirajapintojen avaamisen edellytysten tutkimisesta vastaa tutkimusluvan antamisesta tietojen luovutusta varten 16/05/2019 Opetushallitus 24 Vardan ohjaus opetus- ja kulttuuriministeriöstä (ohjausryhmä)
Vardan asiakaspalvelu Opetushallituksessa Sähköpostitse virka-aikana arkisin osoitteessa varda@opintopolku.fi Klinikka-toiminta verkossa 16.8. - 31.12.2019 perjantaisin klo 10.30-11.30, ks. https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varda-klinikat Webinaarit (infot, koulutukset) ja tapahtumat, ks. https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/webinaarit+ja+koulutukset Verkossa: oph.fi/varda oph.fi/utvecklingsprojekt/varda ja https://beta.oph.fi/fi/palvelut/varhaiskasvatuksen-tietovaranto-varda (OPH:n uusi verkkopalvelu) confluence.csc.fi/display/ophpalv/varhaiskasvatuksen+tietovaranto - Usein kysytyt kysymykset: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/usein+kysytyt+kysymykset - Ohjeistukset: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varda-ohjeistukset - Ajankohtaista: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/ajankohtaista Tallenteet: youtube.com/playlist?list=plsbm4tvhwd2h88oorgjh2ozjka5i_zeu3 16/05/2019 Sähköpostiviestintä Opetushallitus tietojen tallentajille 25 Uutiskirje n. 1 kerran kuukaudessa
Webinaarimateriaalit verkossa Materiaalit (dia-esitys ja tallenne) löytyvät webinaarin sivulla suomeksi ja ruotsiksi https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/webinaari+16.5.2019 https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/webinaari+20.5.2019 Ruotsinkielinen materiaali sekä tallenne tulevat jakoon yleensä n. 2 viikon kuluttua webinaarista 16/05/2019 Opetushallitus 26
Kiitos varda@opintopolku.fi