Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 1 (24) Aika 21.02.2018, klo 08:05-10:58 Paikka Kokoushuone 2, Kiiruna, Hallituskatu 7, 1. krs Käsitellyt asiat 10 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä työjärjestyksen hyväksyminen 11 Pöytäkirjan tarkastus 12 Ajankohtaiset asiat 13 Ruoka- ja puhtauspalvelujen tilinpäätös 2017 14 Ruoka-ja puhtauspalvelujen talousarvion tarkistaminen vuodelle 2018 15 Ruoka- ja puhtauspalvelujen sisäisen valvonnan ja riskienhallintasuunnitelman raportointi vuodelta 2017 ja suunitelma vuodelle 2018 16 Tilaliikelaitoksen kertapoistot 17 Tilaliikelaitoksen riskienhallinta vuonna 2018 18 Tilaliikelaitoksen sisäisen valvonnan toimenpiteet ja arviointi 2018 19 Raportointi asiantuntijapalvelusta 20 Tilaliikelaitoksen toiminta- ja talouskatsaus 21 Viranhaltijoiden päätösten otto-oikeus Lisäpykälät 22 Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohje
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 2 (24) Saapuvilla olleet jäsenet Maarit Simoska, puheenjohtaja Nina Teräs, 1. varapuheenjohtaja Erkki Helistekangas Erkki Virtanen Leena Jääskeläinen Miikka Keränen Seija Hiltunen Ari Rantala Muut saapuvilla olleet Irja Hast, talous-ja hallintosihteeri, sihteeri Martti Anttila, toimialajohtaja Marja-Kaisa Mäntylä, ruoka-ja puhtauspalvelupäällikkö Pekka Latvala, Tilaliikelaitoksen johtaja Maria Granberg, hallinto- ja talouspäällikkö Harri Rapo Jaakko Raivio Poissa Markus Korjonen Ameli Piippola, varajäsen Helena Lääkkö, varajäsen Jenniina Heikkilä, varajäsen Jonna Jakkila, varajäsen Jorma Kuistio, varajäsen Jukka Vaara, varajäsen Kalle Juntunen, varajäsen Timo Haapa-aro, varajäsen Allekirjoitukset Maarit Simoska Puheenjohtaja Irja Hast Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty 21.02.2018 Miikka Keränen
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 3 (24) Pöytäkirjan nähtävänäolo Tämä pöytäkirja on 22.02.2018 viety nähtäväksi yleiseen tietoverkkoon www.rovaniemi.fi
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 4 (24) 10 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä työjärjestyksen hyväksyminen Liikelaitoksen johtokunta toteaa kokouksen laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi ja hyväksyy työjärjestyksen. Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. Jaakko Raivion valinnasta Jarmo Juntusen tilalle ei ole vielä lainvoimainen. Liikelaitoksen johtokunta myönsi hänelle läsnäolo-oikeuden tähän kokoukseen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 5 (24) 11 Pöytäkirjan tarkastus Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Miikka Keränen. Liikelaitoksen johtokunta tarkastaa pöytäkirjan välittömästi kokouksessa. Pöytäkirja toimitetaan tarkastuksen jälkeen tiedoksi kaupunginhallitukselle ja kuulutetaan kaupunginhallituksen pöytäkirjan yhteydessä. Liikelaitoksen johtokunta valitsi tämän pöytäkirjan tarkastajaksi Miikka Keräsen. Liikelaitoksen johtokunta tarkisti pöytäkirjan välittömästi kokouksessa. Pöytäkirja toimitetaan tarkastuksen jälkeen tiedoksi kaupunginhallitukselle ja kuulutetaan kaupunginhallituksen pöytäkirjan yhteydessä.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 6 (24) 12 Ajankohtaiset asiat Valmistelija / lisätiedot: Martti Anttila martti.anttila@rovaniemi.fi toimialajohtaja Esittelijän katsaus ajankohtaisista ja valmistelussa olevista asioista. Ajankohtaiset asiat esitellään kokouksessa. - Valtuustoseminaari - Maakunta-asiat - Sote - Henkilöstöjohtajan valinta loppusuoralla - Toinen tilahallintoseminaari pidetään kevään aikana Liikelaitoksen johtokunta merkitsi tiedoksi toimialajohtaja Martti Anttilan esittelemät ajankohtaiset asiat.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 7 (24) 13 Ruoka- ja puhtauspalvelujen tilinpäätös 2017 ROIDno-2018-401 Valmistelija / lisätiedot: Janne Juotasniemi, Marja-Kaisa Mäntylä janne.juotasniemi@rovaniemi.fi, marja-kaisa.mantyla@rovaniemi.fi talouspäällikkö, ruoka-ja puhtauspalvelupäällikkö Liitteet 1 Ruoka - ja puhtauspalvelut tilinpäätös 2017 Kaupunginhallituksen 28.11.2016 474 hyväksymien Vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan: "2.4 Tulosohjaus I Kuntalain mukaan kaupunginhallitus johtaa kaupungin toimintaa, hallintoa ja taloutta valtuuston hyväksymän kaupunkistrategian mukaisesti. Osana kaupunkistrategian toimeenpanoa talousarvion käyttötalousosioon on sisällytetty kaupunginhallituksen, aluelautakuntien sekä toimialalautakuntien tuloskortit, joissa asetettujen tavoitteiden ja toimenpiteiden seurannasta kaupunginhallitus vastaa. Tavoitteiden etenemistä ja toimenpiteiden toteutumista raportoidaan osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöksessä. Tästä kokonaisuudesta muodostuu tulosohjaus I." "2.5 Tulosohjaus II / käyttösuunnitelmat Lautakunnat ja kaupunginhallitus kohdentavat talousarvion tuloskorttien tavoitteiden ja toimenpiteiden vaatimat määrärahat käyttösuunnitelmissaan. Lisäksi niissä päätetään palvelujen järjestämisestä. Tästä muodostuu tulosohjaus II. Käyttösuunnitelmassa päätetään koko toimielimen määrärahojen käytöstä ja niiden ohjaamisesta joko omaan toimintaan tai ulkoisiin ostopalveluihin. Käyttösuunnitelmassa tehdään talousarviota tarkempi selvitys tehtäväalueiden määrärahojen käytöstä ja investoinneista." "3.1 Toiminta- ja talousraportointi Liikelaitosten johtokunnan esittelijä vastaa siitä, että johtokunta käsittelee talousarvion toteutumista koskevan toiminta- ja talousraportin vähintään kaksi kertaa vuodessa. Raportin yhteydessä on annettava selvitys myös mahdollisten investointihankkeiden toteutumisesta ja niistä toimenpiteistä, joihin raportti antaa aihetta, jotta asetettu tulostavoite saavutetaan. Jokaisen talousarvion toteuttamisesta vastaavan on seurattava talousarvion ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista ja ryhdyttävä tarvittaessa asian vaatimiin toimenpiteisiin. Vuonna 2017 ruoka- ja puhtauspalvelujen toimintatulot toteutuivat 98,80 %, toimintakulut 97,56 % ja tilikauden ylijäämä toteutui 136 749,13.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 8 (24) Kaupunginhallitus käsittelee tilinpäätöstä 28.3.2018 ja kaupunginvaltuusto 18.6.2018. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyy ruoka- ja puhtauspalvelujen tilinpäätöksen vuodelta 2017 ja esittää sen edelleen kaupungin tilinpäätökseen liitettäväksi. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 9 (24) 14 Ruoka-ja puhtauspalvelujen talousarvion tarkistaminen vuodelle 2018 ROIDno-2018-450 Valmistelija / lisätiedot: Janne Juotasniemi, Marja-Kaisa Mäntylä janne.juotasniemi@rovaniemi.fi, marja-kaisa.mantyla@rovaniemi.fi talouspäällikkö, ruoka-ja puhtauspalvelupäällikkö Liitteet 1 Ruoka- ja puhtauspalvelut talousarviokortti 2018 2 Ruoka- ja puhtauspalvelujen tuloslaskelma 2018 3 Talousarvion täytäntöönpano-ohjeet vuodelle 2018 Kaupunginhallitus on 8.5.2017 215 hyväksynyt talousarvion laadintaohjeet ja määrärahakehyksen vuodelle 2018. Laadintaohjeen mukaisesti ruoka- ja puhtauspalvelut -yksikölle laaditaan nettobudjetti tuloslaskelman muotoon. Ruoka- ja puhtauspalvelujen tuottamat palvelut huomioidaan toimialojen määrärahoissa menoina ja vastaavasti ruoka- ja puhtauspalvelujen sisäisinä tuloina. Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt kokouksessaan 13.11.2017 141 talousarvion vuodelle 2018 ja taloussuunnitelman vuosille 2019 2020. Kaupunginhallitus on kokouksessaan 27.11.2017 566 hyväksynyt vuoden 2018 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet. Lautakunnat ja kaupunginhallitus ovat kohdentaneet talousarvion tuloskorttien tavoitteiden ja toimenpiteiden vaatimat määrärahat käyttösuunnitelmissaan. Käyttösuunnitelmassa päätetään koko toimielimen määrärahojen käytöstä ja niiden ohjaamisesta joko omaan toimintaan tai ulkoisiin ostopalveluihin. Käyttösuunnitelmassa tehdään talousarviota tarkempi selvitys tehtäväalueiden määrärahojen käytöstä. Toimialojen lopullisten käyttösuunnitelmien valmistuminen on aiheuttanut korjaustarpeen ruoka-ja puhtauspalvelujen tuloslaskelmaan ja talousarviokorttiin vuodelle 2018. Toimialojen ruoka-ja puhtauspalveluista aiheutuvat menot ovat ruoka- ja puhtauspalvelujen sisäisiä tuloja. Sisäisten erien eroavuudet on syytä tarkistaa vastaamaan toimialojen varaamia määrärahoja. Muutokset eivät koske valtuuston päättämiä sitovia eriä. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyy ruoka- ja puhtauspalvelujen vuoden 2018 talousarviokortin ja tuloslaskelman/talousarvion vuodelle 2018. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 10 (24) 15 Ruoka- ja puhtauspalvelujen sisäisen valvonnan ja riskienhallintasuunnitelman raportointi vuodelta 2017 ja suunitelma vuodelle 2018 ROIDno-2018-452 Valmistelija / lisätiedot: Marja-Kaisa Mäntylä marja-kaisa.mantyla@rovaniemi.fi ruoka-ja puhtauspalvelupäällikkö Liitteet 1 Ruoka- ja puhtauspalvelut sisäinen valvonta 2017 ja suunnitelma vuodelle 2018 Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 33 liikelaitoksen johtokunnan tehtävä on vastata ruoka- ja puhtauspalveluista. Ruoka ja puhtauspalvelujen riskienhallinta Kuntalaki edellyttää kunnalta riskienhallinnan varmentamista. Rovaniemen kaupunginvaltuuston 15.6.2015 56 hyväksymässä kaupungin riskienhallintapolitiikassa määritellään kaupungin riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet. Kaupunginhallitus on 10.8.2015 263 hyväksynyt Rovaniemen kaupungin riskienhallinnan yleisohjeen, jossa määritellään yksityiskohtaisemmin riskienhallinnan organisointi, tehtävät, käsitteet, liittyminen muihin toimintoihin ja toimintaohjeet tulosyksiköiden riskienhallintasuunnitelmien laatimiseen ja raportointiin. Vuoden 2018 talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa (KH 27.11.2017 566) asia on käsitelty luvussa 5.1 Sisäinen valvonta ja riskien hallinta. Sisäisen valvonnan toimenpiteet ja arviointi 2017 sekä suunnitelma vuodelle 2018 Vuoden 2018 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen kohdan 5. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta sekä varautuminen mukaisesti: Kuntalain ( 115) mukaan tiedot sisäisen valvonnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä tulee sisällyttää toimintakertomukseen. Rovaniemen kaupungin hallintosäännössä määritellään sisäisen valvonnan tehtävät. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyy liitteenä olevan ruoka- ja puhtauspalvelun riskienhallintaraportin vuodelta 2017 ja riskienhallintasuunnitelman vuodelle 2018. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyy ruoka- ja puhtauspalvelun liitteenä olevan sisäisen valvonnan toteutumisen 2017 ja suunnitelman vuodelle 2018. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 11 (24) Tiedoksi Turvallisuuspäällikkö Jani Brännare, sisäinen tarkastaja Sirpa Salminen
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 12 (24) 16 Tilaliikelaitoksen kertapoistot ROIDno-2018-456 Valmistelija / lisätiedot: Maria Granberg maria.granberg@rovaniemi.fi hallinto- ja talouspäällikkö Liitteet 1 Kertapoistot 2017 Kirjanpitolain 5 luvun mukaisesti sellaisen aineelliseen omaisuuteen kuuluvan hyödykkeen, jonka arvioidaan tuottavan tuloa useana tilikautena, hankintameno poistetaan merkitsemällä se suunnitelman mukaan kuluksi kullekin tilikaudelle hyödykkeen vaikutusaikana (poisto). Käyttöomaisuus täytyy kertapoistaa, mikäli käyttöomaisuus ei enää tuota tuottoa alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Kertapoistoja on valmistelu yhdessä hallinnon toimialan kanssa ja toimenpiteelle on kysytty hyväksyntä tilintarkastajalta. Tilaliikelaitoksen käyttöomaisuusluettelo on käyty läpi ja kertapoistoja tullaan tekemään liitteen mukaisesti, perusteena on mm. tilojen käyttökelvottomuus, rakennusten tulevat purut. Poistot tullaan tekemään 31.12.2017 jäljellä olevasta tasearvosta, lopullinen poistosumma vahvistuu tilinpäätöksen yhteydessä. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyy Tilaliikelaitoksen ylimääräiset poistot n. 2,4 M 31.12.2017. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen. Tiedoksi Taitoa Oy; Anneli Tapio, Talous- ja kehittämispalvelut; Jussi Päkkilä ja Sirkka Lankila
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 13 (24) 17 Tilaliikelaitoksen riskienhallinta vuonna 2018 ROIDno-2018-473 Valmistelija / lisätiedot: Maria Granberg maria.granberg@rovaniemi.fi hallinto- ja talouspäällikkö Kuntalaki edellyttää kunnalta riskienhallinnan varmentamista. Rovaniemen kaupungin-valtuuston 15.6.2015 56 hyväksymässä kaupungin riskienhallintapolitiikassa määritellään kaupungin riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet. Kaupunginhallitus on 10.8.2015 263 hyväksynyt Rovaniemen kaupungin riskienhallinnan yleisohjeen, jossa määritellään yksityiskohtaisemmin riskienhallinnan organisointi, tehtävät, käsitteet, liittyminen muihin toimintoihin ja toimintaohjeet tulosyksiköiden riskienhallintasuunnitelmien laatimiseen ja raportointiin. Kaupunginhallitus on hyväksynyt 27.11.2017, 566 vuoden 2018 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet. Riskienhallinta on käsitelty kohdassa 5.1. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä varautuminen. Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 10 luku 83: Kaupunginjohtaja sekä toimialojen johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta toimialallaan ja palvelualueellaan, ohjeistavat alaisiaan toimintayksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Toimintayksiköiden esimiehet vastaavat yksikön riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Riskienhallintaraportti tulee toimittaa turvallisuuspäällikkö Jani Brännarelle 1.3.2018 mennessä. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyy Tilaliikelaitoksen riskienhallintaraportin 2018. Liikelaitoksen johtokunta palautti asian uudelleen valmisteltavaksi. Tiedoksi Turvallisuuspäällikö Jani Brännare
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 14 (24) 18 Tilaliikelaitoksen sisäisen valvonnan toimenpiteet ja arviointi 2018 ROIDno-2018-472 Valmistelija / lisätiedot: Maria Granberg maria.granberg@rovaniemi.fi hallinto- ja talouspäällikkö Liitteet 1 Tilaliikelaitoksen sisäinen valvonta Vuoden 2018 talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa jotka kaupunginhallitus on hyväksynyt 27.11.2017, 566 käsitellään sisäistä valvontaa kohdassa 5. Kohta 5. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta sekä varautuminen: Kuntalain ( 115) mukaan tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä tulee sisällyttää toimintakertomukseen. Rovaniemen kaupungin hallintotosäännössä määritellään sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan tehtävät (luku 10). Tarkastustoiminnasta vastuullisena viranhaltijana kaupunkikonsernissa toimii sisäinen tarkastaja kaupunginjohtajan alaisuudessa. Sisäisen tarkastuksen toiminnon tarkoitus, tehtävät ja vastuu määritellään kaupunginhallituksen hyväksymässä sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa. Esimiehet vastaavat jatkuvasta valvonnasta omissa toimintaprosesseissaan. Konserniohjeilla KV 16.5.2016 48 varmennetaan sisäisen valvonnan toimia konserniyhteisössä. Kaupunginjohtajalla on oikeus sisäisen tarkastuksen järjestämiseen kaupungin tytäryhteisöissä. Kaupunginjohtaja voi myös määrätä nimeämälleen viranhaltijalle kutakin konserniyhteisöä koskevan valvonta- ja seurantavastuun. Yhteisöjen hallituksen tulee sitoutua noudattamaan konserniohjeita omassa toiminnassaan. Kaupunginhallitus voi toimintavuoden kuluessa antaa tarkempia määräyksiä sisäisen valvonnan menettelyistä sekä peruskaupungin että konserniyhteisön osalta. Yhteisöjen hallituksien tulee sitoutua noudattamaan konserniohjeita omassa toiminnassaan. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyy liitteenä olevan Tilaliikelaitoksen sisäisen valvonnan toimenpiteiden ja arvioinnin 2017 sekä suunnitelman 2018 lähetettäväksi sisäiselle tarkastajalle sisäisen valvonnan selonteon valmisteluun. Liikelaitoksen johtokunta palautti asian uudelleen valmisteltavaksi. Tiedoksi Sisäinen tarkastaja
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 15 (24) Tarkastuslautakunta, 148, 20.12.2017 Liikelaitoksen johtokunta, 19, 21.02.2018 19 Raportointi asiantuntijapalvelusta ROIDno-2017-270 Tarkastuslautakunta, 20.12.2017, 148 Valmistelijat / lisätiedot: Jari Kotimäki Tarkastuslautakunta päätti 25.10.2017 118 hankkia toimeksiantona tilintarkastusta täydentävää asiantuntijapalvelua KMPG Julkishallinnon palvelut Oy:ltä tilintarkastussopimuksen mukaisesti. Tarkastuslautakunta pyysi asiantuntijalta yksityiskohtaisempaa tietoa sisäisestä laskentatoimesta sekä tietoa toimitilojen vuokrasopimuksista. Tiedon tarve painottuu tilaliikelaitokseen, sillä se on kaupungin toimitilaoperaattori (HS 33). Liikelaitoksella on merkittävät vuokratuotot, talousarviossa 2017 ne ovat yhteensä 21,6 milj. euroa. Tarkastuslautakunta tulee käyttämään tietoa arviointinsa tukena. Lautakunta sai ennakkotietoa ja selvitystä valmistelussa olevasta raportista kokouksessaan 29.11.2017 132. Raportin odotetaan valmistuvan lautakunnan 20.12.2017 pidettävään kokoukseen. Raportin esittelee kokoukselle KPMG Oy:n vastuullinen tilintarkastaja JHT, KHT Tapio Raappana. Esittelijä: Jari Kotimäki Tarkastuslautakunta kuulee vastuullista tilintarkastajaa Tapio Raappanaa KMPG Julkishallinnon palvelut Oy:ltä hankitusta asiantuntijapalvelusta. Kokoukselle esiteltävä asiantuntijaraportti liitetään pöytäkirjaan. Esittelijän täydennetty päätösehdotus. Tarkastuslautakunta saattaa tilintarkastajan Kohdennetun tarkastuksen raportin tilaliikelaitos tiedoksi liikelaitoksen johtokunnalle ja KH:lle. Tarkastuslautakunta pyytää 28.2.2018 mennessä KH:lta ja liikelaitoksen johtokunnalta lausunnon raportista huomioonotettavaksi valtuustolle annettavassa vuoden 2017 arviointikertomuksessa. Lautakunta päätti esitelijän ehdotuksen mukaisesti ja päätti merkitä tilintarkastajan asiantuntijaraportin pöytäkirjaan salaisena liitteenä. (JulkL 24 1mom 15k). Sanna Luoma oli poissa tämän pykälän käsittelyn aikana klo 12.14-12.25.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 16 (24) Liikelaitoksen johtokunta, 21.02.2018, 19 Valmistelija / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Liikelaitoksen johtokunta käy läpi Kohdennetun tarkastuksen raportin kokouksessa 21.2.2018. Liikelaitoksen johtokunta merkitsee Kohdennetun tarkastuksen raportin - tilaliikelaitos tiedoksi ja antaa raportista liitteenä olevan lausunnon. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen ja lisäksi liikelaitoksen johtokunta päätti, että Lappia-talon vuokra tarkistetaan oikealle tasolle 1.1.2018 alkaen. Tiedoksi Tarkastuslautakunta
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 17 (24) 20 Tilaliikelaitoksen toiminta- ja talouskatsaus ROIDno-2017-362 Valmistelija / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Liitteet 1 Toiminta ja talouskatsaus 2/2018 Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 65 Toiminnan ja talouden seuranta mukaan toimielimet seuraavat talousarvion toteutumista kuukausittain. Liikelaitoksen johtokunta merkitsee tiedoksi Tilaliikelaitoksen johtajan antaman toiminta- ja talouskatsauksen. Liikelaitoksen johtokunta merkitsi tiedoksi Tilaliikelaitoksen johtajan antaman toiminta- ja talouskatsauksen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 18 (24) 21 Viranhaltijoiden päätösten otto-oikeus Valmistelija / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Tilaliikelaitoksen johtaja Pekka Latvalan viranhaltijapäätökset Tilaliikelaitoksen johtaja Hankintapäätös: 3 Puhtaudenhallinnan asiantuntijapalveluiden pienhankinta, 22.01.2018 4 Kiinteistönvälityspalveluiden pienhankinta/pohjolan OP-Kiinteistökeskus Oy LKV, 22.01.2018 5 Kiinteistönvälityspalveluiden pienhankinta/rovaniemen Kodit Oy LKV, 22.01.2018 6 Kiinteistönvälityspalveluiden pienhankinta/koti-tiikeri Oy, 22.01.2018 8 Saarenkylän terveyskeskuksen alakattotarvikkeet, 06.02.2018 9 Vaihdekatu 2:n rakennusten purku-urakka, 09.02.2018 12 Rautiosaaren päiväkodin haitta-ainekartoituksen pienhankinta, 09.02.2018 Muu päätös: 7 Vuokrasopimuksen irtisanominen, 31.01.2018 Tilanvuokrauspäätös: 10 Tilojen vuokraaminen Kauppakeskus Revontulesta nuorisopalveluiden käyttöön, 12.02.2018 11 Väliaikaisten tilojen vuokraaminen päivähoidolle, 13.02.2018 Liikelaitoksen johtokunta merkitsee tiedoksi Tilaliikelaitoksen johtaja Pekka Latvalan viranhaltijapäätökset ja päättää, ettei käytä otto-oikeutta edellä oleviin päätöksiin. Viranhaltijapäätökset pidetään nähtävillä pöytäkirjan kuulutuksen yhteydessä kaupungin kirjaamossa, Hallituskatu 7. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 19 (24) Liikelaitoksen johtokunta, 54, 26.04.2017 Kaupunginhallitus, 246, 15.05.2017 Liikelaitoksen johtokunta, 22, 21.02.2018 22 Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohje ROIDno-2017-1703 Liikelaitoksen johtokunta, 26.04.2017, 54 Valmistelijat / lisätiedot: Pekka Latvala Liitteet 1 Tilahankkeiden valmistelu ja toteutusohje 2 Tarveselvityksen runko ja ohje 3 Hankesuunnitelman runko ja ohje 4 Tilahankkeen vaiheet kaavio Tilaliikelaitos on laatinut vuonna 2014 Tilahankkeiden valmisteluja toteutusohjeen, jonka kaupunghallitus hyväksyi kokouksessaan 31.3.2014 141. Tilaliikelaitos on päivittänyt Tilahankkkeiden valmistelu- ja toteutusohjeen yhteistyössä laki- ja hankintayksikön, strategisen hallinnon sekä teknisen toimialan ja sivistystoimialan johtavien viranhaltijoiden kanssa. Tavoitteena on ollut laatia selkeä ja yksiselitteinen ohjeistus hallintokunnille toimitilahankkeiden valmisteluun. Tilahankeohjeiden tarkoitus on yhteen sovittaa kaupungin palvelustrategian mukaiset toiminnot kaupungin toimitilastrategian mukaisiin toimitiloihin. Tilahankeohjeilla ohjataan tilahankkeiden tarveselvitystä, hankesuunnittelua, rakennussuunnittelua, rakentamista ja tilojen käyttöönottoa. Ohjeilla vaikutetaan siihen, että tilahankkeen laajuus, tarpeellisuus, taloudelliset vaikutukset, tilatarpeiden vaihtoehtoiset järjestämistavat ja mahdolliset muut vaikutukset ovat selvitetty päätöksentekoa varten. Esittelijä: Martti Anttila Liikelaitosten johtokunta hyväksyy osaltaan Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohjeen tiedoksi ja saattaa kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi. Liikelaitosten johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen. Kaupunginhallitus, 15.05.2017, 246 Valmistelijat / lisätiedot: Pekka Latvala
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 20 (24) Liitteet 1 Tilahankkeiden valmistelu ja toteutusohje 2 Tarveselvityksen runko ja ohje 3 Hankesuunnitelman runko ja ohje 4 Tilahankkeen vaiheet kaavio Esittelijä: Esko Lotvonen Kaupunginhallitus päättää tässä vaiheessa merkitä liitteissä 1 ja 2 olevat ohjeet tiedoksi. Kaupunginhallitus kuuli asiassa johtaja Pekka Latvalaa. Kaupunginjohtaja poisti asian esityslistalta. Liikelaitoksen johtokunta, 21.02.2018, 22 Valmistelija / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Liitteet 1 Tilahankkeiden valmistelu ja toteutusohje 2 Tilahankkeen vaiheet kaavio 3 Tarveselvitys runko ja ohje 4 Tilahankkeiden valmistelu ja toteutusohje_kalvot Tilaliikelaitos päivitti vuonna 2014 laaditun Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohjeen yhteistyössä laki- ja hankintayksikön, strategisen hallinnon sekä teknisen toimialan ja sivistystoimialan johtavien viranhaltijoiden kanssa keväällä 2017. Tavoitteena on ollut laatia selkeä ja yksiselitteinen ohjeistus hallintokunnille toimitilahankkeiden valmisteluun. Tilahankeohjeiden tarkoitus on yhteen sovittaa kaupungin palvelustrategian mukaiset toiminnot kaupungin toimitilastrategian mukaisiin toimitiloihin. Tilahankeohjeilla ohjataan tilahankkeiden tarveselvitystä, hankesuunnittelua, rakennussuunnittelua, rakentamista ja tilojen käyttöönottoa. Ohjeilla vaikutetaan siihen, että tilahankkeen laajuus, tarpeellisuus, taloudelliset vaikutukset, tilatarpeiden vaihtoehtoiset järjestämistavat ja mahdolliset muut vaikutukset ovat selvitetty päätöksentekoa varten. Liikelaitosten johtokunta hyväksyi osaltaan Tilahankkeiden valmisteluja toteutusohjeen päivityksen kokouksessaan 26.4.2017 54 ja esitti kaupunginhallitukselle uuden ohjeen hyväksymistä. Kaupunginhallitus ei kuitenkaan kokouksessaan 15.5.2017 246 ottanut asiaa käsittelyyn (esittelijä poisti asian listalta), koska ohjeessa oli vielä puutteita. Tilaliikelaitos on päivittänyt liitteenä olevan Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohjeen
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 21 (24) ja keskeisin muutos on tullut Tarveselvityksen runkoon ja ohjeeseen. Kun tilahankkeita valmistellaan, ensimmäinen vaihe on perusteellisen tarveselvityksen laatiminen, jossa tulee huolellisesti selvittää kaikki tilojen järjestämisvaihtoehdot. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyy osaltaan päivitetyn Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohjeen ja saattaa kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi. Liikelaitoksen johtokunta siirsi tämän asian käsittelyn seuraavaan kokoukseen. Tiedoksi Kaupunginhallitus, Antti Lassila, Ville Vitikka, Jussi Päkkilä, Kaisa Laitinen, Pekka Rouhiainen
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 22 (24) Muutoksenhakukielto 16, 17, 18 Muutoksenhakukielto MUUTOKSENHAKUKIELTO Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee kuntalain 136 :n mukaan valmistelua tai täytäntöönpanoa; työ- ja virkaehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista; tai työnjohto- ja valvontaoikeuden käyttämistä.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 23 (24) Oikaisuvaatimus 19, 22 Oikaisuvaatimusohje OIKAISUVAATIMUSOHJE Oikaisuvaatimusoikeus Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 :n mukaan tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä tarkoituksenmukaisuus- tai laillisuusperusteella. Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksentiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus on toimitettava Rovaniemen kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen muoto ja toimittaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Oikaisuvaatimus on tekijän, laillisen edustajan tai asiamiehen allekirjoitettava. Siinä tulee mainita tekijän ja jos hän ei ole allekirjoittaja, myös allekirjoittajan nimi, osoite, asuinkunta sekä puhelinnumero, johon asiaa koskevat ilmoitukset voidaan toimittaa. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite. Oikaisuvaatimuksessa on mainittava päätös, jota vaaditaan oikaistavaksi sekä vaatimuksen sisältö ja perusteet. Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin tekijä vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, oikaisuvaatimuksen saa tehdä ensimmäisenä arkipäivänä tämän jälkeen. Oikaisuvaatimus on toimitettava viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Mikäli oikaisuvaatimus lähetetään postitse, on se jätettävä postiin niin ajoissa, että se ehtii perille viraston aukioloaikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Sähköisen asiakirjan (telekopio tai sähköposti) tulee olla määräaikana viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös faksina tai sähköpostitse. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 2/2018 24 (24) Oikaisuvaatimuksia, jotka sisältävät arkaluonteisia henkilö- tai salassa pidettäviä tietoja, ei tule lähettää suojaamattomassa sähköpostiyhteydessä, suojaamattomalla verkkolomakkeella tai niiden liitteenä. Oikaisuvaatimus lähetetään aina lähettäjän omalla vastuulla. Oikaisuvaatimuksen maksu Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta. Oikaisuvaatimusviranomainen ja yhteystiedot Oikaisuvaatimusviranomainen: Rovaniemen kaupunki, Liikelaitoksen johtokunta Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi Käyntiosoite: Hallituskatu 7, Rovaniemi Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi Telefax: (016) 322 6450 Puhelin: (016) 3221 Virka-aika: ma - pe kello 8.00 16.00 Pöytäkirja tä koskevia pöytäkirjanotteita ja liitteitä voi pyytää Rovaniemen kaupungin kirjaamosta. Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi Käyntiosoite: Hallituskatu 7, Rovaniemi Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi Telefax: 016 322 6450 Puhelin: 016 3221 Virka-aika: ma - pe kello 8.00-16.00 Pöytäkirjan tarkastus- ja allekirjoituspäivä sekä pöytäkirjan verkkoon julkaisupäivä esitetään kunkin pöytäkirjan allekirjoitussivulla.