Tapahtumien itsearviointityökalun perusteet Kun lähdetään miettimään kansainvälisen tapahtuman tai kongressin hakua ja järjestämistä Suomeen, on hyvä perehtyä tässä esityksessä esiin tuleviin asioihin ja kysymyksiin. Esityksessä haku- ja järjestämiskokonaisuutta kutsutaan tästä eteenpäin projektiksi tai tapahtumaksi. Esityksen tarkoitus on ensi sijassa tarjota työkalu hakijalle, joka mahdollistaa itse arvioinnin projektin tueksi ja antaa välineitä tutkia projektia mahdollisuuksien ja uhkien näkökulmilta. Täytettyänne itsearviointityökalun kyselyosion olette joutuneet ottamaan suurennuslasin alle suurimman osan niistä kysymyksistä, jotka tullevat vaikuttamaan tulevaan projektiinne. Useimmissa tapauksissa kaikkiin kysymyksiin ei tule löytymään yksiselitteistä vastausta, mutta jo eri vaihtoehtojen esiin ottaminen ja pohtiminen vahvistavat omaa käsitystänne projektin realismista ja ennemmin tai myöhemmin todennäköisesti eteen tulevista haasteista ja reagointia vaativista kohteista projektinne suhteen. Jo tässä vaiheessa on hyvä tuoda esiin, että projektin siirtäminen tai uudelleen arviointi kyselyn perusteella ei ole epäonnistuminen, jos kysely pelastaa teidät resursseja tuhlaavaan, liian haasteelliseen tai väärään ajankohtaan kohdistuvaan projektiin ryhtymiseltä. Itsearviointikysely toimii myös jatkossa OKM:n kumppanuuteen pääsemisen eräänä ennakkotyökaluna SLU Sport Finland toimiston konsultoinnin ohella. Työkalun avulla OKM:n liikuntaosasto pystyy arvioimaan tasapuolisemmin eri projektien kumppanuuspäätöksiä aikana, jolloin kumppanuushakemuksia tulee OKM:n käsittelyyn enemmän kuin koskaan.slu Sport Finland toimisto on aina käytettävissänne sekä itsearviointikyselyyn, että muihinkin tapahtumiin ja projekteihin liittyvissä kysymyksissä. Toimiston yhteystiedot löytyvät SLU:n verkkosivuilta. SLU Sport Finland toimiston ja itsearviointityökalun rooli on tässä päätöksenteossa puhtaasti konsultatiivinen projektien suhteen. Työkalun tarkoitus on auttaa projektien henkilöstöä tuottamaan OKM:lle mahdollisessa kumppanuushakutilanteessa materiaalia päätöksenteon tueksi. SLU Sport Finland toimiston konsultoinnista huolimatta OKM tekee viime kädessä kumppanuusavustuspäätökset.
Kansainvälistä tapahtumaprojektia suunnitellaan pääsääntöisesti seuran, seurayhtymien, lajijaostojen, kansallisen liiton, tai tapahtumasta kiinnostuneen kaupungin tai kunnan aloitteesta. Riippumatta siitä, mistä aloite on tullut, valtio, tapahtumapaikkakunta ja kansallinen liitto ovat ensiarvoisen tärkeitä perehdyttää projektiin alusta alkaen. Jos joku yllä olevasta kolmesta tahosta ei ole asian takana tai suoranaisesti vastustaa hakua, ovat onnistumisen mahdollisuudet jo lähtötilanteessa erittäin heikot. Tästä onkin käytännön esimerkkejä menneiltä vuosilta. Kansainvälisen tapahtumaprojektin rakenteesta Alla oleva kaavio osoittaa hiukan kärjistäen, miksi kansainvälisessä projektissa on hyvä ottaa huomioon kyselyn kaikki osa-alueet. Useimmiten idea kansainvälisestä projektista syntyy laji-ihmisten parissa, kuitenkin iso osa kansainvälisten tapahtumien toiminnoista on järjestämiseen liittyvää yleistä osaamista kuten majoitus, liikenne, turvallisuus jne. Kun jo projektin suunnitteluvaiheessa otetaan tämä huomioon, vahvistetaan mahdollisuuksia tehdä projektista kustannustehokas ja hyvin organisoitu. Joskus voikin osoittautua taloudellisemmaksi hyödyntää ulkopuolista osaamista kuin keksiä tapahtumissa esiintyvää tieto-taitoa itse uudestaan.
Kansainvälinen urheilu- tai kulttuuritapahtuma Suomessa 30% Lajin oma substanssiosaaminen 70% Kansainvälisen tapahtuman järjestämiseen liittyvät yleiset tekijät: - Logistiikka - Majoitus - Turvallisuus - Lipunmyynti ja oheismyynti - Hospitality palvelut - Sopimusrakenteet - Budjetti - Olosuhteet - Rakenne ja toiminnot - Viestintä - Vapaaehtoiset - Markkinointi - Tapahtuman imago ja promootio Kansainvälisen projektin vaikutus ylittää aina oman yhteisön Projektin suunnittelussa on hyvä ottaa ympäröivä yhteisö alusta alkaen voimavaraksi. On muistettava, että kansainvälisten projektien suhteen ei Suomessa nykypäivänä mikään taho voi toimia ilman ympäröivän yhteisön tukea ja panosta, koska kyseisillä tapahtumilla mittakaavasta riippumatta on vaikutuksia ympäröivään yhteiskuntaan. Tapahtumapaikkakunnan muut toimijat ja olosuhteet tulevat olemaan projektin vaikutusten piirissä, niin hyvässä kuin pahassakin. Täten tiedonkulusta sekä projektin vaikutuksista keskustelu ja viestiminen ovat olennaisia tekijöitä alusta alkaen. Jos projekti ei itse ole aktiivinen viestijä ja keskustelija, tulee sen paikan täyttämään joku muu taho. Jos sen tekee projektista tietämätön ulkopuolinen taho, saattaa seurauksena olla kriittisten kannanottojen kautta lähtevät keskustelut, josta voi syntyä negatiivinen julkisuuskuva.
Alla oleva kuva ilmentää yhden esimerkin avulla, miten yhteisön eri toimijoiden saaminen saman pöydän ääreen virallisesti tai epävirallisesti, täyttää useassa tapauksessa tiedonkulun tarpeen stakeholdereiden välillä. Näin kaikille stakeholdeldereille syntyy yhteinen käsitys projektista ja sen tavoitteista ja parhaimmillaan ne tuottavat aktiivisesti omilla toimillaan projektille lisäarvoa. Mitä vaikutuksia tapahtumalla voidaan saavuttaa? Stakeholdereiden välinen toimiva ja keskusteleva yhteistyö liikunta ja urheilu turvallisuus kauppa ja elinkeino Majoitus ja ravintola Tavoitteena on uusien yhteistyötapojen löytäminen Kuljetus ja liikenne Tapahtuman maineenhallinta Koulutus ja kulttuuri Yhteydenpidon merkitystä ei tule aliarvioida olosuhteet Julkinen sektori media ympäristö Lisäarvo on kansainvälisten projektien perusvoimavara Projektilla tulee tavoitella aina lisäarvoa, muuten ei sen perustelu ole kestävällä pohjalla. Nykyiset trendit osoittavat, että kansainvälisten tapahtumien myöntäjätahot ovat yhä enemmän keskittymässä oman edunsaannin ohella kannustamaan paikallista organisaatiota miettimään projektista saatavaa lisäarvoa. Tämä johtunee siitä, että kansainvälisten projektien myöntäjät eivät toisaalta halua huonon tapahtuman tuomaa maineen tahrautumista itselleen, ja toisaalta voivat perustella omat intressinsä (lajin näkyvyys,
yleisön kiinnostuneisuus, talous jne.), kun kyseiset tahot voivat osoittaa tapahtumaorganisaatiolle tulevia hyötyjä. Lisäarvon ei suinkaan tarvitse olla aina rahassa mitattavaa, vaan se voidaan nähdä lajin harrastajamäärien kasvuna, olosuhteiden kehittymisenä, yleisen mediahuomion saavuttamisena tai jonakin muuna mitattavana parannuksena. Tärkeintä on kuitenkin lisäarvoa tuottava tavoiteasettelu, jota myös järjestävän tahon ulkopuolelta tulevan kiinnostuksen kuten esim. median on mahdollista ymmärtää ja tarvittaessa seurata. On olemassa useita tapoja ajatella tapahtumakonseptin kehittämistä, kuten: - Osallistuvien maiden tai osallistujamäärän kasvattaminen - Tulostason ja ennätysten lisääminen - Katsojamäärien nostaminen - Medianäkyvyyden laajentaminen - Sponsoreiden määrän ja sopimusten koon suurentaminen - Vapaaehtoisten ja virkailijoiden tietotaidon kehittäminen - Olosuhteiden parantaminen tai uusien harrastuspaikkojen luominen - Seuran tai lajin pariin sitouttaminen - Haluttujen yhteiskunnallisten arvojen esilletuonti - Ympäristöarvojen tietoisuuden lisääminen Kansainvälistä projektia suunnitellessanne lisäarvojen tuottamisen kannalta hyviä peruskysymyksiä ovat: - Kuinka tapahtuma tukee liittonne/järjestönne tulevaisuuden suunnitelmia ja strategioita? - Kuinka saatte tavoiteltua tapahtumastanne ainutlaatuista tai Parasta koskaan? - Onko teillä projektin onnistuessa resursseja palvella laadukkaasti uusia lajin pariin saapuvia alueellisesti ja valtakunnallisesti? Alla oleva kuva osoittaa traditionaalista tapaa ajatella tapahtuman tuottamaa lisäarvoa ja nykyistä trendiä, jossa olennaisinta on lisäarvosuunnittelun läpileikkaavuus koko projektin ajalle.