Tulorekisteri - kunnat työnantajina Verkkoseminaari 11.4.2019
Agenda Yleistä tulorekisteristä Ilmoittaminen ja korjaaminen Ohjeita ilmoittamiseen 11.4.2019 2
Yleistä tulorekisteristä 10.4.2019 3
Tulorekisteri Tiedon käyttäjät Kela Työeläkelaitokset ja ETK Työllisyysrahasto Verohallinto Työnantaja Etuuden maksaja 2019 2019 2020 2020 2020 Työllisyysrahasto (aikuiskoulutusetuudet) Ahvenanmaa * Työttömyyskassat Vahinkovakuutusyhtiöt Kunnat ja kuntayhtymät TEM:n hallinnonala Työsuojeluviranomaiset Tilastokeskus Tapaturmavakuutuskeskus Potilasvakuutuskeskus 2019 2020 2020 2021 Ulosotto Palkansaaja Etuustulon saaja * Ahvenanmaan maakunta, sen viranomaiset ja kunnat 11.4.2019 4
Mitä tulorekisteriin ilmoitetaan ja kenen pitää ilmoittaa? Tulorekisteriin ilmoitetaan 1.1.2019 ja sen jälkeen maksetut palkka- ja ansiotulot. Tiedot ilmoittaa työnantaja tai muu suorituksen maksaja. Ilmoittamiselle ei ole euromääräistä alarajaa tai ikärajoja. Ilmoitetaan tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset Ei ilmoiteta verovapaita henkilökuntaetuja (kuten nettietu) matka- ja majoittumiskorvauksia, jotka työnantaja on maksanut tositteen perusteella Tulorekisteri ei muuta stipendien tai apurahojen ilmoittamisen menettelyä. 11.4.2019 5
Ilmoittamisen määräajat Tilanne Maksetut palkat ja muut rahasuoritukset Muuna kuin rahana annetut edut ja suoritukset, kun ei makseta rahasuorituksia Työnantajan ilmoitus sijaismaksajan maksamista palkoista Perusteeton etu eli liikasuoritus Takaisinperintä Tietojen korjaaminen Työnantajan erillisilmoitus Paperi-ilmoitus Määräaika Viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Viimeistään edun saamiskuukautta seuravan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidenteen päivään mennessä. Viipymättä, viimeistään kuukauden kuluessa sen jälkeen kun perusteeton etu on havaittu. Viimeistään viidentenä kalenteripäivänä sen päivän jälkeen, jona on saatu tieto takaisin perityn määrän maksamisesta, sen maksajasta ja siitä, mihin perusteettomaan etuun maksu liittyy Viipymättä sen jälkeen, kun virhe on huomattu. Viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Viimeistään kahdeksantena kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. 11.4.2019 6
Ilmoittamisen määräajat - esimerkkejä Maksupäivän jälkeiseen viiden kalenteripäivän laskemiseen otetaan mukaan lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä. Jos ilmoituksen määräpäivä on lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Henkilölle maksetaan päivärahaa 15.4.2019. Koska kyseessä on rahana maksettu suoritus, ilmoituksen määräpäivä on 22.4.2019. Henkilöllä on käytössään puhelinetu ja autoetu huhtikuussa, rahasuorituksia ei makseta. Ilmoituksen määräpäivä on 5.5.2019 ja ilmoituksen maksupäivä esimerkiksi 30.4.2019. Henkilölle maksetaan kuukausipalkka 15.4.2019. Hänellä on lisäksi puhelinetu. Ilmoituksen määräpäivä on 22.4.2019. Ilmoituksella ilmoitetaan kuukausipalkka ja puhelinetu. 10.4.2019 7
Ilmoittamisen kanavat Kanava Tekninen rajapinta Sähköinen asiointipalvelu - latauspalvelu Sähköinen asiointipalvelu - verkkolomake Paperilomake Kuvaus Ilmoittaminen tapahtuu suoraan palkkajärjestelmästä teknisen rajapinnan kautta. Ilmoittamiseen käytetään varmennetta. Sähköisen asiointipalvelun latauspalvelussa voidaan ladata palkkajärjestelmän muodostamia tiedostoja tulorekisteriin. Ilmoittamiseen käytetään valtuuksia. Verkkolomakkeella voidaan tehdä yksittäisiä ilmoituksia syöttämällä kaikki ilmoituksen tiedot. Ilmoittamiseen käytetään valtuuksia. Paperilomakkeita voi käyttää ilmoittamiseen vain erityisestä syystä. Julkishallinnon organisaatiot ja merityönantajat eivät voi ilmoittaa paperilomakkeella. (Keva ja MEK) 11.4.2019 8
Ilmoittaminen ja korjaaminen 10.4.2019 9
Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttö Tutustu sähköiseen asiointipalveluun (video, pituus 4:25 min, YouTube) Asiointipalvelu toimii lähes kaikilla internetselaimilla, mutta paras toimintavarmuus palvelussa on Google Chrome -selaimella. Lähetetyt ilmoitukset näet tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa sivulla Annetut ilmoitukset. Lähetetyt aineistot näet tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa sivulla Lähetetyt aineistot. Latauspalveluun pääset aloitusvalikosta. Latauspalvelussa näkyvät ladatun aineiston käsittelypalautteet. Tulorekisterin eri toimintoihin saat lisäohjeita painamalla i-painiketta tai avaamalla i- ohjeen sivun yläreunasta. 10.4.2019 10
Ilmoituksen antaminen asiointipalvelussa Kaikki asiakastunnukset pitää syöttää sellaisena kuin ne oikeasti ovat. Pienet kirjaimet, isot kirjaimet, Y-tunnuksessa olevat viivat on tärkeä syöttää oikein. Antaessasi ilmoitusta tiedot tarkistetaan lähetyksen jälkeen ja mahdolliset virheet tai puutteet kerrotaan lähetysikkunassa. Virhe estää tallennuksen. Latauspalvelussa ja rajapinnassa virheet tai puutteet selviävät käsittelypalautteesta Ilmoituksella pakollisia ja vapaaehtoisia, täydentäviä tietoja. Osa tiedoista valikon takana. Näin annat palkkatietoilmoituksen tulorekisteriin (video, pituus 6:03 min, YouTube) 10.4.2019 11
Annetun ilmoituksen hakeminen Lähetetty ilmoitus on näkyvissä annetuissa ilmoituksissa hetken kuluttua. Ilmoituksia haetaan aina yrityksen tai organisaation valitsemisen jälkeen. Valitse aloitusvalikossa, mitä yritystä tai organisaatiota edustat ja siirry annettuihin ilmoituksiin. Voit hakea asiointipalvelusta minkä tahansa kanavan kautta lähetettyjä ilmoituksia. Hakuehtoina on käytettävä vähintään yhtä aikaväliä Aikaväli voi koskea esim. maksu- ja ilmoituspäivää tai ansaintakautta. Käytössä on lukuisia tarkentavia hakuvaihtoehtoja. 12
Annetun ilmoituksen hakeminen Haun tuloksena näet aina ensin yhteenvetonäkymän, josta voit mennä tarkemmalle tasolle, aina yksittäisiin ilmoituksiin asti. Yhteenvetonäkymässä näet hakutuloksesi ilmoitukset yhteensä, esim. ilmoituksien lukumäärän, tulolajien yhteismäärän. Ilmoituksia haettaessa ole huolellinen, etteivät aiempien hakujen ehdot ole jääneet hakuikkunaan. Kun siirryt uuteen hakuun, vanha haku on aina pohjalla ja se on tyhjennettävä ennen kuin jatkaa seuraavaan hakuun. 13
Tietojen korjaaminen - korvaava menettely Suorituksen maksajan on korjattava antamansa virheellinen ilmoitus ilman aiheetonta viivytystä. Kaikki ilmoituksen tiedoissa olevat virheet on korjattava. Tulorekisterin tiedot korjataan pääsääntöisesti korvaavalla menettelyllä. Annetaan uudet, muuttuneet ja alkuperäisen ilmoituksen kaikki oikeat tiedot Tehdään samalle maksupäivälle alkuperäisen ilmoituksen kanssa Kohdennetaan aikaisempaan ilmoitukseen ilmoitusviitteellä Sama korjaustapa ilmoitustavoille 1 ja 2 Käytetty ilmoituskanava ei vaikuta ilmoituksen korjaamiseen 10.4.2019 14
Tietojen korjaaminen - mitätöinti Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus seuraavissa tilanteissa: Maksupäivän korjaus Palkanmaksukauden korjaus Suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus Tulonsaajan syntymäajan korjaus Eläkejärjestelynumeron korjaus Työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset: Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti. Tarkemmin korjaamisesta tulorekisterin ohjeessa: tietojen korjaaminen tulorekisterissä 10.4.2019 15
Ilmoituksen korjaaminen asiointipalvelussa Korjaaminen tapahtuu hakemalla korjattava ilmoitus ja painamalla korjaapainiketta. Ilmoitus aukeaa korjauksen pohjaksi. Muista tilanteet, joissa korjaaminen tapahtuu mitätöimällä. Huomioi, että osa ilmoituksen tiedoista voi olla jakajien alla piilossa ja ne saa esille klikkaamalla jakajan kolmiota. Tarkista korjattu ilmoitus esikatselunäkymässä ennen lähetystä varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat tiedot on varmasti annettu. 10.4.2019 16
Ohjeita ilmoittamiseen 10.4.2019 17
Eläkejärjestelynumero ja palvelussuhteen rekisteröinnin tiedot Eläkejärjestelynumero on työnantajan vakuutuksen numero, jonka eläkelaitos on antanut sopimustyönantajalle. 11 merkkiä pitkä, ilmoitetaan kokonaisuudessaan. Eläkejärjestelynumeron tulee olla voimassa maksupäivänä. Maksajan pitää ilmoittaa palkkatietoilmoituksessa eläkejärjestelynumero (ns. vakuutusnumero), jos tulonsaaja on työeläkevakuutettu. Kun tulonsaaja on vakuutettu JuEL:n (julkisten alojen eläkelain) mukaan, tulonsaajan palvelussuhteesta ilmoitetaan lisäksi palvelussuhteen voimassaoloaika palvelussuhteen päättymisen syy ammattiluokka ja muut ammattia koskeva tiedot rekisteröinnin peruste 18
Ammattiluokan ilmoittaminen JuEL:n mukaan vakuutetusta tulonsaajasta annetaan kaksi ammattiluokkaa. Tilastokeskuksen ammattiluokitus TK10 tapaturmavakuuttajia varten. Tulorekisterissä käytössä oma versio TK10-koodistosta. Koodit ilmoitetaan 5-numeroisina. Koodin valinnassa neuvoo ilmoittajan tapaturmavakuutusyhtiö. Kevan ammattinimikkeistön koodi Kevaa varten. Koodit eläketurvakohtaisia. 19
Esimerkki palvelussuhdetiedoista ja työeläkevakuutuksen tiedoista Maksajan aliorganisaatiot Kevan ilmoittajakoodisto 20XXXX Ammattiluokat Kevan nimikkeistö: 20 72411 Tietopalvelupäällikkö Tilastokeskuksen ammattiluokitus TK10: 25220 Tietojärjestelmien ylläpitäjät Palvelussuhdetiedot Palvelussuhteen tyyppi: Kokoaikainen Palvelussuhteen kesto: Toistaiseksi voimassa oleva Palvelussuhteen voimassaolo: 21.5.2018 Palvelussuhteen rekisteröinti: Kevan rekisteröinnin peruste 20 01 virka-/työsuhde Vakuutustiedot Tieto työeläkevakuutuksesta: Työntekijän työeläkevakuutus Työeläkelaitos: 20 Kevan jäsenyhteisöt Eläkejärjestelynumero: 20-020XXXXX 20
Työkorvauksen ilmoittamisen eri tilanteet Jos suorituksen maksaja maksaa sekä sellaista työkorvausta, joka kuuluu JuEL:n piiriin, että sellaista, joka ei kuulu, on suorituksen maksajan ilmoitettava tiedot tulorekisteriin kahtena erillisenä aineistona. Jos työkorvaus kuuluu JuEL:n piiriin, ilmoitetaan Kevaa varten eläkevakuuttamista koskevat tiedot. Yhtiötunnus Eläkejärjestelynumero Kevan ilmoittajakoodiston mukainen aliorganisaation tunniste Kevan ammattinimikkeistön mukainen tunniste Kevan rekisteröinnin peruste Palvelussuhdetietoina ilmoitukselle voi ilmoittaa palvelussuhteen alkamispäivänä ja päättymispäivänä suorituksen maksupäivän. Palvelussuhteen päättymisen syynä käytetään Kevan koodiston mukaista päättymisen syytä. 21
Vakuuttamisen poikkeustilanteet JuEL:n mukaiset palkkatietoilmoitukset, joissa tulonsaajaa ei iän perusteella tarvitse vakuuttaa, voi antaa tulorekisteriin kahdella eri tapaa: Tiedot annetaan erillisenä aineistona: ilmoituksessa ei anneta eläkejärjestelynumeroa eikä Kevan ilmoittajakoodiston mukaisia aliorganisaation tietoja. Tulonsaajalle annetaan vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi, esimerkiksi "Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)". Tiedot annetaan JuEL-aineiston mukana: ilmoituksessa on annettava eläkejärjestelynumero ja soveltuvat vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypit, esimerkiksi "Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)". Valtiotyönantajan on ilmoitettava tieto: "Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)". 22
Luontoisedun ja luontoisedusta perityn korvauksen ilmoittaminen Vaikka työnantaja olisi perinyt tai työntekijä muutoin olisi maksanut luontoisedusta työnantajalle luontoisedun raha-arvoa vastaavan korvauksen, luontoisetu ja peritty korvaus ilmoitetaan täysimääräisinä tulorekisteriin erikseen. Luontoisedun määrä on ilmoitettava täysimääräisenä siis silloinkin, kun työntekijä on maksanut luontoisedusta työnantajalle luontoisedun raha-arvoa vastaavan korvauksen, eikä verotettavaa etua ole jäänyt lainkaan. Luontoisetu ja peritty korvaus ilmoitetaan samalla ilmoituksella. Osa luontoiseduista voidaan ilmoittaa kahdella tavalla Asuntoetu (301), Puhelinetu (330) ja Ravintoetu (334) tai Muu luontoisetu (317) ja lisätieto edun tyypistä Työsuhdematkalippuedulla oma käsittelytapa 23
Luontoisedun ja luontoisedusta perityn korvauksen ilmoittaminen - esimerkki Työntekijä on saanut työnantajalta asuntoedun, jonka arvo on 1000, autotalliedun, jonka arvo on 1000 sekä ravintoedun, jonka arvo on 100. Työnantaja perii työntekijältä saadun luontoisedun määrää vastaavan osuuden, näin ollen asuntoedusta peritty korvaus on 1000, autotalliedusta peritty korvaus on 1000, ravintoedusta peritty korvaus on 100. Työnantaja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin seuraavasti: Ilmoittamisen vähimmäistapa Muu luontoisetu (317): 2000 euroa Edun tyyppi: Asuntoetu Edun tyyppi: Muu etu Ravintoetu (334): 0.00 tai 100 euroa Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa: Kyllä Muusta luontoisedusta peritty korvaus (407): 2000 euroa Täydentävä ilmoitustapa Muu luontoisetu (317): 1000 euroa Edun tyyppi: Muu etu Asuntoetu (301): 1000 euroa Ravintoetu (334): 0.00 tai 100 euroa Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa: Kyllä Muusta luontoisedusta peritty korvaus (407): 2000 euroa 24
Kunta sijaismaksajana Sijaismaksajana toimiva kunta ilmoittaa tiedot tulorekisteriin kunnan oikealla Y- tunnuksella viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Erillistä Y- tunnusta tietojen ilmoittamiseen sijaismaksajana ei voi hakea. Kunta voi rajata tietojen näkyvyyttä tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa aliorganisaation tunnisteilla. Alaikäisen avustettavan kohdalla ilmoitetaan varsinaisen työnantajan tietoina avustettavan tiedot, ei huoltajan tietoja. Huoltajan kanssa tehty sopimus ei muuta tilannetta. 25
Perhehoitajien tietojen ilmoittaminen Jos perhehoitajalla on toimeksiantosuhde kuntaan tai kuntayhtymään, usein hoitajan palkan maksaa ja palkkatietoilmoitukset tekee ulkoinen toimija, joka ei ole Kevan asiakas. Ulkoinen toimija antaa ilmoitukset kunnan tai kuntayhtymän eläkejärjestelynumerolla ja käyttää perhehoitajille varattua Kevan ilmoittajakoodiston mukaista maksajan aliorganisaation tunnistetta. Ulkoinen toimija ilmoittaa perhehoitajalle maksamansa suoritukset tulorekisteriin. Maksaja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin seuraavasti: Suorituksen maksaja on ulkoinen toimija. Tulonsaaja on perhehoitaja, jolle suoritus on maksettu. Eläkevakuutustietoina ilmoitetaan JuEL:n mukaiset pakolliset tiedot: ilmoituksessa annetaan varsinaisen työnantajan eli kunnan tai kuntayhtymän eläkejärjestelynumero ja Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaation tunniste. 26
Ohjeita työnantajille Kevan verkkosivuilta https://www.keva.fi/tyonantajalle/elakemaksut/tulorekisteri/ Tulorekisterin ohjeistuksia täydentävät ohjeet julkisten alojen eläkelain erityistilanteista (esimerkiksi luottamustoimet, eläinlääkärit, kunta-alan vai valtion eläketurva, perhe- ja omaishoitajat) Kevan tulorekisteriaikainen koodisto (eläketurvakohtainen koodisto: rekisteröinnin peruste, palvelussuhteen päättymisen syy, ammattinimikkeet) Ajankohtaista tulorekisteristä ja eläkemaksuista -uutiskirje Etkö löytänyt etsimääsi tietoa? Lisätietoja sähköpostitse Kevan rekisteritiimiltä: palvelussuhderekisteri@keva.fi.
Tulorekisteri.fi Seuraa tulorekisteriä Twitterissä ja Facebookissa! 10.4.2019 28